Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Randers den 23. maj 2011 kl i Aalborg

Transkript

1 Referat organisationsmøde 23. maj 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Randers den 23. maj 2011 kl i Aalborg Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Lars Bak, Frantz Thaning, Carsten Gylling, Boye Sørensen og Marchen Møller Busk. Fra administrationen deltog adm. direktør Palle Adamsen, økonomichef Henrik Engstrøm, forretningsfører Helge Larsen, direktionssekretær Inge Burmeister samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Formand Lars Bak åbnede mødet og bød velkommen. Dagsorden for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Udlejningssituationen 4. Nybyggeri/renovering 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt Valg af formand og næstformand 7. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen oplyste, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er klar med ITmodellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database er der for hver enkelt afdeling og boligorganisation et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal ikke bare være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer, såsom økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle disse områder. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er gået i gang. Det sker typisk ved, at der først holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer. Efterfølgende holdes det egentlige dialogmøde, hvor der fra kommunens side typisk kun medvirker embedsmænd, men hvor vi fra Lejerbos side så vidt muligt møder med både organisationsformand og forretningsfører. Der har været afholdt dialogmøde med Randers kommune. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra

2 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år. Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten en mia. kr. Helt præcist for 949,8 mio. kr. Samtidig har vi renoveringsarbejder under udførelse for godt 526 mio. kr. og sager under projektering for 687 mio. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive. Efterårets boligaftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebærer, at der de kommende 3 år sættes ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Herudover er der afsat 500 mio. kr. til fondens andel af kapitaltilførsel ved evt. nedrivning i udsatte områder. Endelig fastholdes beløbsrammen til de boligsociale projekter på 440 mio. kr. årligt. En del af boligaftalen handler om indsatsen mod de såkaldte ghettoer. Ghettoområder er nu et officielt begreb - defineret i lovgivningen, og Socialministeriet har endda opstillet en liste med angivelse af 26 ghetto-områder. I Lejerbo er 5 afdelinger eller områder med på listen. Ud over de nævnte økonomiske støttemuligheder til renovering, nedrivning og boligsociale projekter, er der gennemført en række lovændringer på udlejningsområder, der skal medvirke til at reducere antallet af ghettoer. Vi er i administrationen i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift og vedligeholdelse samt byggestyring - over på SAPløsninger. Fra midten af 2010 har vi gennemført første fase og fastsat kravene til de nye systemer og godkendt løsningsmodellerne. Nu går næste fase med den egentlige tilpasning og udvikling af systemerne i gang. Vi gennemfører herefter omfattende tests, planlægger overgangen til de nye systemer nøje og gennemfører undervisning af alle brugere. Vi håber herved at kunne sikre, at der bliver mindst mulige gener og driftsforstyrrelser. Hele projektet er planlagt til at slutte i april I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2011) kr til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Randers. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at beløbet skal fordeles med 50% til formanden og 50% til fordeling mellem de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Henrik Engstrøm henviste til det udsendte regnskabsmateriale omfattende regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/1 til 31/ , forvaltningsrevision for regnskabsåret 2010 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/1 til 31/ Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/1 til 31/ , dels budget for afdelingerne for perioden 1/1 til 31/ og dels tilstandsrapport for afdelingerne.

3 Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra de afdelinger der har afdelingsbestyrelse og/eller afholdt afdelingsmøde. I afdeling har afdelingsbestyrelsen ikke godkendt regnskabet. Der har efterfølgende været afholdt afdelingsmøde, hvor man ikke godkendte budgettet. Bestyrelsen er alle pårørende udpeget af Randers kommune. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til regnskab og budget for afdelingen. Afdeling er serviceareal (fælleslokale) og godkendes af kommunen. I beretningen forrest i regnskabet - side 2 til 5 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 171 bemærkning omkring et meget lille underskud i boligorganisationen og på siderne 172, 173 og 174 dels forbehold og dels supplerende oplysninger til forhold i afdeling 13-0, 37-0, 104-0, 229-0, 323-0, 641-0, 692-0, 714-0, og På side 4 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Formanden oplyste, at bestyrelsen på sit møde den 4. maj har drøftede de afdelinger, der har negativ egenkapital og hvad der skal gøres. Der var enighed om, at der skal holdes et godt øje med at få hævet henlæggelserne. På mødet godkendte bestyrelsen, at boligorganisationen fortsat yder garanti for de berørte afdelinger. Formanden orienterede om, at der har været repræsentation fra organisationsbestyrelsen til alle afdelingsmøder bortset fra 1 afdeling, hvor mødetidspunktet var blevet flyttet. Ligeledes deltager man i afdelingernes markvandringer. Organisationsbestyrelsen er således helt klar over, hvordan det går i alle afdelinger og har stor fokus på afdelingernes økonomiske situation. Henrik Engstrøm nævnte, at Randers har en udfordring i forhold til huslejeniveauet. Der har været store underskud i år og var det også sidste år. Boligorganisationens egenkapital er i en positiv udvikling og man har derfor behov for at understøtte de afdelinger, der har problemer. Han omdelte en oversigt over udviklingen i egenkapitalen over en 10 årig periode og anbefalede, at man bruger denne som redskab til en drøftelse af budgetstrategi for afdelingerne. Formanden oplyste, at organisationsbestyrelsen på sit møde den 5. maj besluttede at bevillige kr til afdeling 37 til renovering af trapperne. Organisationsbestyrelsen har ligeledes taget en principbeslutning om, at de afdelingerne der etablere underjordiske containere kan få et rentefrit lån af boligorganisationen. Nedenstående oversigt, som viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode, er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter. Afd. nr. Afd. navn Gældende Kommende Ændring pr. Ændring i

4 leje leje m² % 13-0 Jyllandsgade 502,27 532,80 30,53 6, Rindsvej 736,63 777,09 40,46 5, Husarvej 590,77 600,74 9,97 1, Løvenholmvej 680,10 710,98 30,88 4, Grundfør & Vitten 769,90 800,29 30,39 3, Adonisvej, 772,61 803,40 30,79 3,98 Paderup Vedøvej 899,59 908,66 9,07 1, Simonsens Have 935,85 990,10 54,25 5, Søften Erhverv Tøjhushavevej/ Niels Ebben- Sensgade Lene Bredahls Gade Dronningensgade/ Prinsessegade Marienlundsgade/ Niels Brock Gade 885,00 910,00 25,00 2,82 926,54 963,94 37,40 4, , ,26 36,24 3,34 907,40 932,93 25,53 2,81 824,97 852,68 27,71 3,36 Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 714-0, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling Ad 3. Udlejningssituationen Helge Larsen meddelte, at der i Lejerbo, Randers er 630 personer opnoteret på venteliste til boligorganisationens familieboliger og 39 opnoteret til en ungdomsbolig. Vedrørende familieboliger søger flere af disse personer på forskellige rumtyper, og der er således i alt ansøgere opnoteret til de enkelte boligtyper. Heraf søger 27 personer en 1-rums bolig, 227 søger en 2-rums bolig, 470 søger en 3-rums bolig, 272 søger en 4-rums bolig og 34 søger en 5-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret har været 94 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 690 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 13,62. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,27.

5 Der har i alt været 120 fraflytninger af boligorganisationens i alt 865 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 13,87. Landsgennemsnittet er her 18,39. Generelt er ventelisterne stigende i Randers. Hvis der ingen er på venteliste, bliver de som ofte hurtigt udlejet, når de sættes på nettet/boligportalen. Der har ikke været lejetab i en meget lang periode. En opgørelse pr. 9. maj om udlejningssituationen i Randers ser således ud: Afd. 13.0, 37.0 og Der er en lille venteliste til boligerne. Vi har stadig problemer med, at der er ikke mange på venteliste, men som regel bliver de udlejet inden de går i tomgang. Ellers kommer de på nettet, og så er de hurtigt udlejet. (Boligerne på 4. sal i afdeling 13.0 er ikke så populære da der ikke er elevator) Afd og Der er aldrig udlejningsproblemer i disse afdelingerne, idet det er tæt/lav bebyggelse, og utrolig mange forespørger på netop dette. P.t. er der ventelister på ½-3 år. Afd og Der er aldrig tomme boliger i disse afdelinger. Har få på venteliste til afdelingerne, men der er altid en, som tager boligerne, når de er i tilbud. Afd , 758.0, Der er lille venteliste i disse afdelinger, da boligerne er i den dyre ende af udlejningsboligerne i Randers. Alligevel er det som regel en fra ventelisten, der får boligen. Der kommer pænt med henvendelser, når boligerne sættes på nettet. Har dog pt to stk. 3 værelses boliger, vi ikke kan få lejet ud i afdeling De er på nettet og har været annonceret. De er i tomgang pr. 1. juli 2011, men vi håber, at de bliver udlejet inden da. Afd De 60 nye ungdomsboliger i Paderup v/randers, som er klar til udlejning 1. juli 2011, er der 35 stk. på venteliste. De er på nettet og boligportalen, så vi tror meget på, at de fleste bliver udlejet inden udlejningsstart 1/7. Formanden oplyste, at der er officielt aflevering den 21. juni. Man drøftede afdelingernes hjemmesider, som blev omtalt på landsrepræsentantskabsmødet i Nyborg Strand. Det blev aftalt, at man en gang om året skal have en gennemgang af de tekster, der står på de lokale hjemmesider. Palle Adamsen nævnte, at vi har taget kritikken til os og vil støtte op om det. Ad. 4. Nybyggeri / renovering Palle Adamsen orienterede om: Afd. 13-0, Jyllandsgade forbedringssag - facader, udskiftning af vinduer & yderdøre, udsugning/ ventilation af lejemål m.v. Sagen køre, der er vedtaget en plan med organisationen og der er afsat kr. til udvikling af et projekt.

6 Arkitekt Peter Krogh er ansat til at fremkomme med et projektet samt de økonomiske beregninger så byggeafdelingen kan beregne skema A. Der er aftalt besigtigelse med Landsbyggefonden i maj 2011, hvor man ønsker at få LBF s støtte til en nedrivningssag på afd. 13 for efterfølgerne at opføre ca. 100 familieboliger på grunden. Formanden orienterede om, at Landsbyggefonden ikke var meget for at rive ejendommen ned. Der er indkaldt til første møde i renoveringsudvalget (bestående af formanden, Frantz Thaning og Carsten Gylling fra organisationsbestyrelsen samt repræsentant fra afdelingsbestyrelsen, projektleder Michael Friis Nielsen og arkitekt Peter Krogh) den 7. juni. Helge Larsen nævnte vedrørende: Afd Paderup 60 ungdomsboliger De 60 ungdomsboliger er afleveres den 1. juli Formanden orienterede om, at der den 14. juni er arrangeret en besigtigelse af et byggeri, som NCC har lavet Regnbuen i det nordlige København. Ad 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt 22 Formanden orienterede om, at vi i forbindelse med organisationsmødet sidste år gjorde opmærksom på, at driftsbekendtgørelsen var blevet ændret, således at regnskaber skulle indsendes til kommunen 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Driftsbekendtgørelsen er imidlertid nu ændret tilbage igen til, at indsendes af regnskabsmateriale til kommunen igen er 6 måneder. Som følge af ovenstående skal der i vedtægterne ske følgende ændringer: I 6 skal stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. I 14, stk. 4, skal der stå 5 måneder i stedet for 4 måneder. I 22 skal der stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. Vedtægterne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde. Man vil dog fortsat bestræbe os på at kunne indsende det godkendte regnskab til kommunen inden for de 5 måneder, da det alligevel er fristen for indberetning af regnskabet til Landsbyggefonden. Ad 6. Valg af formand og næstformand Palle Adamsen meddelte, at i henhold til boligorganisationens vedtægter skal der hvert andet år vælges formand og næstformand. Formand og næstformand vælges af bestyrelsens midte, og mindst 1 af disse skal være beboer i boligorganisationen. På et møde i juni 2009 blev Lars Bak valgt som formand og Carsten Gylling valgt som næstformand. Begge er på valg i år.

7 Lars Bak blev genvalgt som formand og Carsten Gylling blev genvalgt som næstformand. Begge er valgt for en ny 2 årig periode. Ad 7. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet hævet.