Den gode præsentation EN VEJLEDNING FRA SELSKAB FOR MEDICINSK STUDENTERFORSKNING DET SUNDHEDSVIDENSKABELIGE FAKULTET AARHUS UNIVERSITET

Transkript

1 Den gode præsentation EN VEJLEDNING FRA SELSKAB FOR MEDICINSK STUDENTERFORSKNING DET SUNDHEDSVIDENSKABELIGE FAKULTET AARHUS UNIVERSITET

2 Den gode præsentation - en vejledning fra Selskab for Medicinsk Studenterforskning 1. udgave, 1. oplag 2011 Fotograf: Søren Kjeldgaard / AU-Foto Selskab for Medicinsk Studenterforskning, Aarhus, 2011 Senest opdateret den 30. maj Besøg for den senest opdaterede udgave af vejledningen. 2

3 Forfatter Thomas Lass stud.med. Formand

4 INDHOLD Introduktion...5 Inden din præsentation...5 Udformning af præsentationen...6 Slides...6 Struktur...9 Manuskript...11 Forberedelse...11 Selve præsentationen...11 Sprog...13 Påklædning...14 Egen bærbar...14 Gem til CD/memory stick

5 Introduktion Mange af de råd, som vil blive præsenteret i det følgende, kan måske synes banale. Desværre ses der alt for ofte uhensigtsmæssigheder som forstyrrer, forvirrer og fjerner fokus fra ens budskab - og de kan nemt undgås. Hvis du virker ustruktureret, har stavefejl eller andre formelle fejl i din præsentation, giver du de tilhørende et uprofessionelt indtryk. Med andre ord, du og dit budskab bliver ikke taget seriøst! Formålet med denne guide er at komme med vores bud på, hvordan man med fordel kan bygge sin præsentation op, og hvad man kan gøre for levere sit budskab på en overbevisende måde. Der er dog ikke tale om en endelig facitliste. Der er mange uskrevne regler for, hvad en god præsentation er. Overordnet skal det dog siges, at det vigtigste er, at man som foredragsholder holder fokus på det emne, man vil fortælle om, og ikke forvirrer sit publikum. Hold derfor din præsentation så enkel som muligt - både mht. indhold og layout. Keep it simple! Inden din præsentation Inden du begynder forberedelsen af din præsentation, er det vigtigt, at du gør dig klart, hvem din målgruppe er. Det har betydning for, hvordan præsentationen skal struktureres, hvilke elementer der evt. kan undlades og i hvilket sprog du skal tale - fagsprog eller i lægmandstermer. Når du skal formidle dit budskab er det vigtigt at din introduktion starter med noget der er kendt for alle. Kun herefter kan du introducere noget ny dvs. gå fra kendt til ukendt. Til fagkolleger kan det mest basale introviden ofte udelades, mens til andre grupper, som ikke beskæftiger sig med det samme som med dig, kan det være nødvendigt at tage mere med. Det er vigtigt, at man ikke taler over hovedet på folk, men ej heller i for simple termer. 5

6 Du skal også orientere dig i programmet for den kongres eller det møde du skal præsentere ved. For at dosere sin introduktion rigtigt er det vigtigt at vide om man er den første taler om et givent emne. Eksempelvis behøver man ikke at introducere leptin-receptor, som begreb, hvis de 5 forudgående foredrag har omhandlet netop denne receptortype. Husk endelig, at din præsentation blot er et hjælpemiddel til at formidle dit budskab. Ufornuftig brug af slides som fyld, kan i værste tilfælde blot tjene til at forvirre tilhørerne og fjerne fokus. Udformning af præsentationen I langt de fleste sammenhænge vil du kun få begrænset tid til at præsentere din forskning - ofte 10 minutter eller mindre. Du kan derfor ikke nå at fortælle alt om dit projekt, men kun det mest essentielle. Da folk kan som regel ikke huske mere end 3 budskaber fra en præsentation, skal du tænke derfor over, hvilke 3 budskaber, der er særligt vigtige, og formidle disse. Alt andet skal skæres bort! Gå derefter i gang med at lave din præsentation. Det kræver at du udformer selve præsentationen, samt et sideløbende manuskript til indøvning af foredraget. Slides Du skal finde det layout, du synes fungerer for dig, og holde dig til det gennem hele præsentationen. Det fjerner fokus, hvis du midt i præsentationen skifter layout. Undgå forstyrrende billeder, animationer eller andre elementer på dine slides, som ikke har noget med dit budskab at gøre. Hellere en ensfarvet, neutral baggrund. Unødige elementer fjerner fokus. 6

7 Undlad for megen brug af tekst-animation. Det vil ofte distrahere publikum. Man kan dog med fordel lade sine tekst-punkter vises ét ad gangen, således publikum ikke kan læse fremad, og du derved holder fokus på det aktuelle punkt. Det samme gælder skift mellem de enkelte slides. Der vil kun sjældent være brug for specielle animationer. Brug dem med stor tilbageholdenhed og omtanke, og undgå et festfyrværkeri af tekst og billeder som flyver ind over skærmen. Lav altså få, præcise slides med en kort og klar tekst. Husk du kan sjældent nå mere end 1-2 slides pr. minut således ca. 15 slides til et oplæg på 10 minutter. Skyd hellere lidt under målet tidsmæssigt, idet man mange steder vil blive afbrudt hvis man går over tiden. Desuden vil en lidt kortere præsentation blot give mere plads til en (forhåbentlig) spændende og udfordrende diskussion med publikum. Tommelfinger-regler Du skal generelt have så lidt på dine slides som muligt: - Ikke mere end 2 skrifttyper - Ikke mere end 3 budskaber - Ikke flere end 4 farver - Ikke flere end 5 bullits - Ikke mere end 6-7 linier - Ikke mere end 8-9 ord pr. sætning. Brug gerne stikord frem for at skrive hele sætningen ud, og forklar dit budskab mundtlig. På den måde holder du fokus på dig selv og ikke på dine slides - de er der kun som støtte. 7

8 Skrifttyper Ikke alle typer er velegnede til dias. Vælg ikke typer med fødder som eksempelvis Times New Roman. Brug i stedet eksempelvis Arial eller tilsvarende. Særligt skal du helt undgå mystiske skrifttyper da disse forvirrer mere end de gavner. Husk også at brug af STORE BOGSTAVER og kursiv tekst tager længere tid at læse end almindelig opsætning. Du kan dog bruge disse virkemidler til at skabe særlig opmærksomhed omkring enkelt-elementer. Vælg en farve på din tekst, som skaber god kontrast på dine slides. I lokalet hvor du præsenterer, kan der være lyst og dine slides derfor ofte vil se anderledes ud på det store lærred, end de gør på computer-skærmen. Hvid på sort baggrund, sort på neutral (grå/hvid) eller blå på gul baggrund fungerer som udgangspunkt i de fleste situationer. Vælg den, der passer dig bedst. Undlad at bruge eksempelvis gul på hvid baggrund eller tilsvarende! Grafer og billeder Nogle gange siger et billeder mere end 1000 ord, men brug dem med omtanke. Grafer skal som udgangspunkt bearbejdes særligt til præsentationer, og vil aldrig kunne kopieres direkte fra artikler etc. Vær særlig opmærksom på at såvel grafer som aksebenævnelser mm. skal kunne ses på lang afstand. Ved gennemgang husk at forklare aksetitlerne og grafen grundigt. Alle elementer fra den publicerede form af figurerne, som ikke bruges i præsentationen skal fjernes. Dette gælder også legends to figures. Evt. kan graferne animeres for at højne det pædagogiske niveau. Husk altid at kreditere forfatterne til de grafer du bruger, hvis det ikke er dit eget materiale. 8

9 Vær opmærksom på, at dine billeder sjældent vil være så tydelige på det store lærred, som de måtte fremstå på computerskærmen. Sørg derfor at vælge billeder, hvor der er skabt god kontrast, således man kan se det du ønsker at vise. Indret baggrunden så det passer til billedet. Hvis man eksempelvis viser mange fluoroscens-billeder vil det være nødvendigt at have en sort/meget mørk baggrund. Det kan nogle gange være en fordel at vise billedet på fuld skærm uden tekst. Marker eventuelt den detalje i billedet, du ønsker, publikum skal fokusere på. Film Film er en særlig udfordring, som ofte volder store problemer. Det er særligt vigtigt at sørge for, at den film, man ønsker at vise også ligger tilgængeligt på den computer, hvorfra man kører sin præsentation. Vær opmærksom på, at PowerPoint blot laver en genvej til den film, man vil vise, mens Keynote laver en kopi i selve præsentationsfilen. Test derfor altid din præsentation på den aktuelle computer præsentationen skal køres fra! Ved brug af film er det vigtigt, at denne bliver introduceret inden den afspilles. Evt. skal filmes vises mere end én gang, hvis tiden tillader dette. Husk eventuelt at forklare, hvad der blev set, også efter filmen er afspillet. Struktur Din præsentation vil bestå af flere elementer: begyndelse - midte - slutning. Hvert afsnit har sit specifikke formål, som du skal være opmærksom på. Det er ikke nødvendigt at skitsere hvad du vil tale om. Dette er spild af den sparsomme tid, du har til rådighed. Brug i stedet kræfter på at få præsentationen til at glide, således der er en naturlig sammenhæng mellem de forskellige slides - den røde tråd. Start bredt - snævr ind - slut bredt. 9

10 Begyndelse Begyndelsen bruges til at udstikke baggrunden samt formålet for ens projekt. Derudover anvendes den til to vigtige elementer: (1) fang tilhørernes opmærksomhed og (2) få styr på din egen nervøsitet. Ofte vil man på det første slide skrive sit navn og titel på det forskningsprojekt, man vil præsentere. Begge dele vil typisk blive præsenteret af den udpegede chairman i din session - brug derfor ikke tid på at gentage dette. Midterdel Det er her du kommer med dine vigtigste budskaber - max 3! Derfor skal du netop finde de tre mest essentielle pointer ved dit projekt og byg midterdelen op over disse. Årsagen er at man lettere husker ting i trefold: - for det første, for det andet, for det tredje! Slutning Nu er det tid til at runde din præsentation af og komme med en opsummering. Desuden bruges slutningen til at sætte ens forskning ind i et større perspektiv. Vær opmærksom på, at folk generelt bedst husker det, de hører til sidst. Gør desuden klart når du er færdig med at tale - evt. med et separat slide. Acknowledgements Ved det 10 minutters foredrag bør der ikke være acknowledgements til sidst. I stedet præsenterer man de der har medvirket til studiet på titel-slidet i starten. 10

11 Manuskript Når dit første udkast til en præsentation er færdig udformes dit manuskript. Skriv i taleform fuldstændig som du vil sige det - med en tekst der passer til hvert lysbillede. Skriv det i et separat dokument (tekstbehandlingsprogram) - ikke i note-muligheden i præsentationsprogrammet. Hvis du af uforudsete årsager er nødt til at forlade præsentations-modus af programmet under præsentationen vil publikum i så fald kunne se dine noter. Herefter tester du dit manuskript ved at læse det højt mens du gennemgår præsentationen. Det giver dig mulighed for at justere din præsentation for tid og logisk sammenhæng. Forberedelse Indøv foredraget til du kan det uden ad, hvorefter du lægger manuskriptet væk! Læg særlig vægt på levering af dine hovedpointer og eventuelle punch-lines. Når du selv er tilfreds, holder du foredraget for dine kolleger eller vejleder således, at du sikrer et tilpas højt fagligt niveau og får feedback på din facon. Inden du præsenterer, er det vigtigt, at du har gennemlæst nøglelitteraturen indenfor netop dit emne. Derudover kan du med fordel bruge lidt kræfter på at forestille dig, hvilke spørgsmål, der kan blive stillet fra salen - for det vil der sandsynligvis komme. Du kan få hjælp til dette ved din vejleder eller dem, du har øvet din præsentation for. Selve præsentationen Selvom du måske kun har kort tid til rådighed, så er det vigtigt, at du holder korte pauser undervejs. Særligt ved skift af slides. Tal tydeligt og i et roligt tempo, og undgå at gå for hurtigt frem. 11

12 Opstart af præsentation Dette vil ofte være et af de første indtryk, man giver tilhørerne. Nogle gange vil der være personale til stede til at starte din præsentation, men ofte vil du selv skulle sørge for dette. I Microsoft PowerPoint startes præstationen nemmest ved at trykke på F5 på PC, mens Mac bruger cmd+enter. I Apple Keynote bruges genvejstast-kombinationen alt+cmd+p. Brug disse genvejstaster frem for at rode med musen - alle kan se, hvad du laver! Således kan du nemt, elegant og professionelt komme i gang med din præsentation. Levering af præsentationen Hvis du skal rejse langt, er det en stor fordel at ankomme dagen før, således du kan være udhvilet, og den værste jet-lag er væk, inden du skal præsentere. Kom i god tid og orienter dig om eventuelle hjælpemidler, mikrofoner og andet udstyr. Ofte vil der være mulighed for brug af pegeredskaber - enten laserpointere eller den klassiske pegepind. Brug dem kun når det er nødvendigt! Eksempelvis hvis du ønsker at rette fokus på en bestemt detalje på et billede eller graf. Alternativt kan du lave en markering på billedet som enten er der fra start, eller som animeres ind efterfølgende. Vær særligt opmærksom på, at især laserpointeren tydeligt viser din eventuelle nervøsitet ved at den røde prik ryster på lærredet. Her man kan evt. holde pointeren med begge hænder eller støtte albuen mod hoftekammen når man peger. Det er vigtigt, at du optræder i en høflig tone. Tak derfor arrangørerne for, at du har fået mulighed for at præsentere din forskning. Der er mange forskellige måder at gøre dette afhængigt af den pågældende kultur. Dette bør imidlertid holdes til et minimum, så det ikke tager karakter af en award speach. Vælg din egen måde, og gør det enkelt og kort. Læg det ind i din indøvning præsentation således det kommer naturligt. 12

13 Som sagt er det vigtigt, at du taler tydeligt og i et tilpas roligt tempo. Derudover skal du være opmærksom på dit kropssprog, og på hvordan du gebærder dig på scenen - står du bag en talerstol eller går du frit rundt på scenen? Er der en mikrofon så brug den. Prøv at stille dig op på talerstolen inden præsentation og få en fornemmelse af rummet. Husk at rette din opmærksomhed mod tilhørerne således de føler, at du taler netop til dem. Det er ganske uinspirerende at skulle lytte til en person, som kigger enten kun på lærredet eller ned i sine papirer. Vis at du synes, at netop dit projekt er det mest spændende og vigtigste i hele verden! En engageret foredragsholder fastholder sit publikum. Når du er færdig med din præsentation skal du gøre dig selv til tilgængelig for spørgsmål. Træd evt. lidt frem på scenen og kig på publikum. Ofte vil chairman stille det første (eller sidste) spørgsmål. Desuden vil charman som regel styre spørgerunden. Lyt til spørgsmålene fra salen, og tænk over dit svar inden du begynder at tale - hold evt. en kort pause. Det er ofte god kutyme at takke for spørgsmål, fx. det er en vigtigt pointe du påpeger... eller tak for dit spørgsmål.... Skulle der komme spørgsmål, som du ikke kan svare på, så vær ærlig og sig det ved jeg ikke eller det har vi ikke undersøgt - (men det kunne naturligvis være interessant... ). Det er meget bedre at være ærlig end at komme med en lang søforklaring, som ikke holder! Husk at spørgsmål skal tages som en kvittering for et godt foredrag ikke som en kritik! Sprog Vær opmærksom på, hvilket sprog din præsentation skal holdes på - dansk/udenlandsk, fagsprog/lægmandssprog. Øv udtalen af eventuelle fag- eller fremmedord inden du skal holde dit oplæg. Bruge samme sprog/terminologi gennem hele din præsentation. Brug så få forkortelser som muligt, og forklar dem du bruger. Husk at tjekke dine slides grundigt efter for stavefejl, da disse fjerner fokus! 13

14 Påklædning Der er store kulturelle forskelle når det kommer til påklædning. Særligt i angelsaksiske lande er det kutyme med jakkesæt + slips til herrer og business-outfit til damer. Generelt skal ens påklædning dog være neutral for ikke at stjæle fokus - det er din forskning og din faglighed folk skal huske dig på. Klæd dig formelt - hellere mere formel end det modsatte. Du kan jo altid tage jakken af - men har du det ikke med, så er den svært at tage på. Gør livet lettere for dig selv ved at fjerne unødige ting du kan blive viklet ind i. Ofte skal du have mikrofon påsat tøjet. Hvis man også har navneskilt, halskæder, tørklæder, brillesnorer mm. øger man risikoen for en strangulations-episode. Så inden man går op til sin præsentation fjernes alt dette, man smider sit tyggegummi ud, fjerner sine nøgler og mobiltelefon fra lommerne - og sidstnævnte er naturligvis på lysløs! Egen bærbar Skal du bruge din egen medbragte computer, skal du huske på, at alle kan se hvad der ligger på dit skrivebord, når den er sat til projektoren. Sørg derfor at rydde op på dit skrivebord, tænk over navngivningen af eventuelle mapper/filer og vælg evt. en neutral skrivebordsbaggrund. Husk også at alle kan se, hvad du laver, mens du leder efter din præsentation. For ikke at skulle rode for meget rundt, kan du have fundet din præsentation frem i forvejen. Husk desuden eventuelle adaptorer - særligt hvis du ønsker at bruge Mac. 14

15 Gem til CD/memory stick Hvis du ikke skal bruge din egen computer, er det vigtigt, at du gemmer din præsentation på den rigtige facon - særligt hvis du anvender film. Gem den gerne flere steder, fx. på en memory-stick, i din mailbox, dropbox, cd/dvd etc. PowerPoint gemmer IKKE dine film i selve præsentationen, men laver blot en genvej fra dit videoarkiv. Derfor vil filmen ikke komme med, hvis du blot kopierer selve præsentationsfilen. Derfor skal du, når din præsentation er færdig, vælge filer > pak til cd (eller tilsvarende). PowerPoint generer derved en mappe med alle de filer, du skal bruge. Dette er dog ikke nødvendigt hvis din præsentation kun indeholder billeder og tekst. Ved brug af Keynote har du ikke problemer med at film etc. ikke kommer med, når du kopierer din fil. Keynote kopierer dine film ind i præsentationsfilen (som bliver tilsvarende større). Du kan derfor blot medbringe en kopi af filen. Vi håber at du kan bruge disse råd til næste gang du skal præsentere din forskning - måske for allerførste gang. På vegne af Selskab for Medicinsk Studenterforskning Thomas Lass Stor tak til Helle Prætorius, professor, ph.d., læge for hjælp og inspiration til denne guide. 15

16 Kontakt Selskab for Medicinsk Studenterforskning