WAN udbud Udbudsbetingelser vedr. udbud af WAN netværksinfrastruktur til Læsø Kommune. Læsø Kommune. Version 1.0 Dato

Transkript

1 Udbudsbetingelser vedr. udbud af WAN netværksinfrastruktur til Læsø Kommune Læsø Kommune Version 1.0 Dato

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsform Delkontrakter Udbudsmaterialets bestanddele Overordnet beskrivelse af de udbudte ydelser Tilbuddets disposition Generelt Prissætning af leverancer og ydelser Forbehold, alternative bud og terminologi Forbehold og alternative bud Terminologi anvendt i specifikationen Minimumskrav (MK) Prioriterede Krav (PK) Krav (K) Obligatoriske optioner (Obligatoriske optioner) Aflevering af tilbud Tildelingskriterium Underkriterier Spørgsmål i udbudsfasen Kontraktmæssige forhold Tidsplan for udbudsforretningen Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Tilbudsåbning, omkostninger mv Fortrolighed Politisk beslutningsproces Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen Læsø Kommune Side 2 af 14

3 1. Den ordregivende myndighed Læsø Kommune Doktorvejen Læsø Telefon: Mailadresse: kommunen@laesoe.dk CVR-nr.: Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal rettes til: Netplan A/S Hedeager 3 Att: Mette Dalsgaard 8200 Aarhus N Telefon: Mailadresse: md@netplan.dk 2. Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til lov nr af 15. december Udbudsformen er: Offentligt udbud 2.1 Delkontrakter Ordregiver har valgt ikke udbyde kontrakten i særskilte delkontrakter. Dette valg begrundes i at en Kommune udelukkende kan stille krav til erhvervsfremme med hjemmel i Lov om erhvervsfremme og regional udvikling i sammenhæng med udbud om en Kommunens egne behov. Ordregiver vurderer, at et samlet udbud vil sikre den bedst mulige konkurrencesituation. 3. Udbudsmaterialets bestanddele Udbudsmaterialet stilles elektronisk til rådighed for tilbudsgivere og omfatter: Udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2016/S Nærværende udbudsbetingelser (det dokument, der regulerer processen indtil kontraktunderskrivelse) Det øvrige udbudsmateriale, bestående af Hovedkontrakt med Kontraktbilag, herunder Kontraktbilag, der skal udfyldes af Tilbudsgiverne: Hovedkontrakt ESPD (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 0 Støtteansøgning Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 1b Spørgsmål og svar fra udbuddets spørgerunde Kontraktbilag 2 Løsningsbeskrivelse (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 3a Lokationer Læsø Kommune Side 3 af 14

4 Kontraktbilag 3b Adresseliste Kontraktbilag 4a Prisark (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 5 Tidsplan og Implementering (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 6 Drift, vedligeholdelse og support Kontraktbilag 7 Serviceorganisation (udfyldes af Tilbudsgiver) Tilbudsgiverne opfordres til omhyggeligt at kontrollere, at de har modtaget det komplette udbudsmateriale. 4. Overordnet beskrivelse af de udbudte ydelser Læsø Kommune skal anskaffe datakommunikationsforbindelser, der skal sammenbinde administration, skoler, plejecentre, dagtilbud m. fl. med kommunens centrale driftscenter. Herudover vil kommunen tilkøbe et antal linjer til eksempelvis turist WIFI. Kommunen ønsker i den forbindelse samtidig at understøtte forberedelse af infrastruktur, der muliggør Leverandørens udbud af højhastighedsprodukter til erhvervsliv og borgere. Formålet er at forbedre grundlaget for erhvervsudvikling og regional udvikling i området. Kommunen ønsker at understøtte forberedelse af infrastruktur gennem et direkte tilskud i de dele af kommunens geografi, som ikke allerede er forsynet på konkurrencemæssige vilkår. Projektet er omfattet af gruppefritagelsesforordningen (Kommissionens forordning (EU) nr. 651/2014) Jf afd 10, artikel 52 stk 2). Øvrige detailspecifikationer vil fremgå af Hovedkontrakten og de øvrige Kontraktbilag. 5. Tilbuddets disposition 5.1 Generelt Tilbuddet skal affattes på dansk. Tilbud skal struktureres efter nedenstående disposition. Alle besvarelser af udbudsmaterialet skal udarbejdes på dansk, dog accepteres enkeltstående følgebilag på engelsk. ESPD (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 2 Løsningsbeskrivelse (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 4a Prisark (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 5 Tidsplan og Implementering (udfyldes af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 7 Serviceorganisation (udfyldes af Tilbudsgiver) Tilbudsgiver opfordres til at være yderst omhyggelig ved udfyldelsen af de nævnte bilag, og herunder påse særligt i relation til udfyldelsen af Kontraktbilag 2, 5 og 7 at besvarelsen ikke strider mod minimumskrav (MK) og hovedkontraktens bestemmelser, jf. også nærmere neden for punkt 6.1. Tilbudsgiver opfordres til ikke at vedlægge tilbuddet eksempelvis standardvilkår, standard licens-, salgs- og leveringsbetingelser m.v., da disse vil kunne betragtes som et forbehold over for Hovedkontrakten og øvrige ufravigelige dele af udbudsmaterialet. Læsø Kommune Side 4 af 14

5 Ordregiver vil ikke tage bilagsmateriale eller andet materiale vedhæftet tilbuddet, i betragtning ved vurderingen af tilbuddene. Der må ikke ændres i den fortrykte tekst i de redigérbare Kontraktbilag. 5.2 Prissætning af leverancer og ydelser Leverandøren skal prissætte samtlige tilbudte leverancer og ydelser i Kontraktbilag 4a. Kontraktbilag 4a indeholder en liste over produkter og ydelser, der ønskes priser på. Er et felt ikke udfyldt eller udfyldt med tekst, betragtes prisen for produktet eller ydelsen som indeholdt i tilbuddet i øvrigt. Der er ikke tilladt at indsætte eller slette rækker. Alle ydelser for Leverancen og for Drift, vedligeholdelse og support skal være indeholdt i de foruddefinerede rækker. Priser kan alene reguleres i henhold til Hovedkontraktens punkt 13.2 Alle priser skal være i danske kroner og eksklusiv moms, og evt. kursudsving skal være indarbejdet i prisen. 6. Forbehold, alternative bud og terminologi 6.1 Forbehold og alternative bud Hver Tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for bestemmelser i Hovedkontrakten samt Kontraktbilag 6. Tilbudsgiver kan heller ikke tage forbehold over for de ufravigelige dele af Kontraktbilagene, som er markeret med "MK" og Obligatoriske - optioner, jf. nedenstående punkt 6.2. Ved udarbejdelsen af Hovedkontrakt og Kontraktbilag har Ordregiver søgt at nå frem til formålstjenlige og rimelige bestemmelser og krav i forhold til de efterspurgte ydelsers karakter. Da Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiverne skal afgive tilbud på ens vilkår, er der ikke ved tilbudsafgivelsen mulighed for at tage forbehold for Hovedkontrakt, Kontraktbilag 6 eller ufravigelige dele af øvrige Kontraktbilag. Såfremt Tilbudsgiver opfatter elementer i Hovedkontrakt og/eller Kontraktbilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt 9. I sådanne spørgsmål bedes Tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver vil foreslå som erstatning i stedet for. De konkrete formuleringer skal angives på dansk. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om Ordregiver vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle Tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. Læsø Kommune Side 5 af 14

6 Kontraktbilag 2, 4a, 5 og 7 skal udfyldes af Tilbudsgiver. Det bemærkes i den forbindelse, at Tilbudsgivers udfyldelse af disse Kontraktbilag ikke betragtes som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af de nævnte bilag og af udbudsmaterialet i øvrigt. Det er vigtigt, at Tilbudsgiver sikrer sig, at Kontraktbilagene udfyldes i overensstemmelse med de anførte retningslinjer, dvs., at Tilbudsgiver alene udfylder de relevante punkter og sikrer sig, at udfyldelsen ikke strider mod minimumskrav. Ordregiver er forpligtet til at udelukke tilbud, som indeholder forbehold over for minimumskrav. 6.2 Terminologi anvendt i specifikationen Ordregivers krav til Tilbudsgiver er i kontraktbilagene klassificeret i nedenstående tre kategorier benævnt som følger: Minimumskrav (MK) Minimumskrav (MK) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Tilbudsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige det i minimumskravet (MK) anførte. Tilbudsgiver kan ikke besvare minimumskrav (MK), og afgivelse af tilbud opfattes som en accept af samtlige minimumskrav (MK). Minimumskrav skal som hovedregel ikke besvares, der er dog enkelte minimumskrav der medfører en beskrivelse eksempelvis krav om udarbejdelse af tidsplan. Dog vil tilbudsgiverne skulle afgive pris på enkelte af de stillede minimumskrav, hvilket vil fremgå af Kontraktbilag 4A Prioriterede Krav (PK) Ordregivers krav formuleret som et Prioriteret Krav (PK) kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af Prioriterede Krav (PK), som fremgår af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i Kontraktbilag 2, 5, 6 og 7, vil blive evalueret i henhold til underkriterierne Kvalitet og service og Implementering og tidsplan og Kvalitet Erhvervsfremme på baggrund af de evalueringstekster, der fremgår for hvert enkelt Prioriteret Krav (PK) i Kontraktbilag 1. Opfyldelsen af Prioriterede Krav (PK) vil i evalueringen af underkriterierne Kvalitet og service og Implementering og tidsplan og Kvalitet Erhvervsfremme, som er besvaret i Kontraktbilag 2, 5 og 7 blive tillagt større betydning end opfyldelsen af "krav (K)". "Prioriterede krav (PK)" vægtes således 3 gange højere end "krav (K)" i underkriterierne Kvalitet Krav (K) Ordregivers krav formuleret som et Krav (K) kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af Krav (K), som fremgår af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i Kontraktbilag 2 vil blive evalueret i henhold til underkriterierne Kvalitet og service og Implementering og tidsplan og Kvalitet Erhvervsfremme på baggrund af de evalueringstekster, der fremgår for hvert enkelt Krav (K) i Kontraktbilag 1. Læsø Kommune Side 6 af 14

7 Opfyldelsen af Krav (K) vil i evalueringen af underkriteriet underkriterierne Kvalitet og service og Implementering og tidsplan og Kvalitet Erhvervsfremme blive tillagt mindre betydning end opfyldelsen af Prioriterede Krav (PK). Prioriterede krav (PK) vægtes således 3 gange højere end Krav (K)" i underkriteriet Kvalitet. Tilbudsgivers opfyldelse af kravspecifikationens Krav (K) skal alene fremgå af Kontraktbilag Obligatoriske optioner (Obligatoriske optioner) Krav formuleret som Obligatoriske optioner (Obligatorisk option) tilbydes og prissættes særskilt i Kontraktbilag 4a. Obligatoriske optioner indgår i tilbudsvurderingen. Funktioner eller krav, der har relation til en Obligatorisk option, er beskrevet i kravspecifikationen (Kontraktbilag 1). Krav formuleret i de Obligatoriske optioner er klassificeret som enten minimumskrav (MK) eller prioriterede krav (PK). Efterspørger Ordregiver en Obligatorisk option med minimumskrav (MK), skal Tilbudsgiver således: 1) tilbyde optionen og 2) overholde de fastsatte minimumskrav (MK), for at tilbuddet er konditionsmæssigt i sin helhed. Ordregiver kan i kontraktperioden frit vælge, om en Obligatorisk option skal indgå i den endelige løsning. Oversigt over Obligatoriske optioner der skal prissættes, findes herudover i Kontraktbilag 4a. 7. Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres elektronisk på en USB-nøgle samt i 3 papirkopier i henhold til de betingelser, som fremgår af nærværende materiale. Tilbud sendes til: Netplan A/S Hedeager Aarhus N Att: Mette Dalsgaard I tilfælde af at der er forskel på den elektroniske aflevering og papirkopierne er det den elektroniske kopi, der tages for gældende. Standarder for de elektroniske kopier er Microsoft Office (minimum 2003/2007) og/eller Adobe Acrobat PDF. Kontraktbilag 4a skal dog afleveres i Microsoft Excel (minimum 2003/2007) format. Svardokumenter bedes afleveret uden skrivebeskyttelse. Læsø Kommune Side 7 af 14

8 8. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, vurderet efter nedenstående fem underkriterier. Alle underkriterier bliver vurderet på baggrund af en karakterskala fra 0-5. Den afgivne karakter for hvert underkriterie vægtes til slut sammen til en samlet karakter i forhold til den relative vægt det enkelte underkriterie har jf. nedenstående skema. 8.1 Underkriterier Det bedste forhold mellem pris og kvalitet vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier: Underkriterier Relativ vægt 1. Pris WAN 20 % 2. Kvalitet og serviceorganisation 10 % 3. Tidsplan og Implementering 10 % 4.Pris Erhvervsfremme 30% 5. Kvalitet Erhvervsfremme 30% Sum 100 % Underkriterierne er uddybende beskrevet i det følgende. Ad. 1) Pris WAN Totaløkonomi på den samlede WAN leverance over 7 år (5 år plus 2 x 1 optionsår) på grundlag af de priser der er angivet i Kontraktbilag 4.a, faneblad WAN Priser, rabat + totalpris. Til brug for tilbudsvurderingen foretager Ordregiver en opgørelse af en evalueringsteknisk TCO WAN 7 år (Evalueringspris), jf. Kontraktbilag 4A, der fremkommer ved en sammentælling af de tilbudte priser og rabatter, som indgår i beregningen med de vægte som fremgår af Kontraktbilag 4A. Primær evalueringsmetode: Evaluering af tilbuddene i forhold til underkriteriet Pris WAN foretages ved en lineær interpolation. Den lavest tilbudte pris forstået som den laveste evalueringstekniske kontraktsum som ifølge Ordregiver er udtryk for den bedst tænkelige pris tildeles 5 point. En pris som er 50 % højere end laveste pris får 0 point. De øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste evalueringstekniske pris og ud fra følgende formel: (1-((tilbudte pris laveste pris) / ((1,5 x laveste pris) laveste pris))) x 5 = pointtal. Sekundær evalueringsmetode: Ordregiver forbeholder sig retten til at ændre bedømmelsesintervallet for det tilfælde, at et eller flere konditionsmæssige tilbud ligger mere end 50 % over den laveste pris. I så fald ændres prisintervallet på den måde, at den laveste pris tildeles 5 point, og den højeste tilbudte pris tildeles 0 point, mens de øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra tilbuddenes respektive afstand. Ad. 2) Kvalitet og Serviceorganisation Den tilbudte kvalitet vurderes på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Læsø Kommune Side 8 af 14

9 Udfyldt Kontraktbilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse ved besvarelse af de deri anførte PK eller K krav vedr. Kvalitet og Serviceorganisation: 4.1, 4.2, og Udfyldt Kontraktbilag 7 - Serviceorganisation ved besvarelse af følgende PK eller K krav: 7.1.1, 7.2.1, , , , og En beskrivelse af de forhold Ordregiver lægger vægt på i vurderingen, fremgår af Kontraktbilag 1 - Kravspecifikation. Ordregiver foretager en selvstændig evaluering af hvert enkelt PK og K, idet Ordregivers evaluering for hvert krav er understøttet af en pointtildeling ved anvendelse af følgende pointskala: Bedømmelsesskala - karakter 0: Krav opfyldt utilfredsstillende 1: Krav opfyldt med væsentlige mangler 2: Krav opfyldt med mangler 3: Krav opfyldt tilfredsstillende 4: Krav opfyldt med mindre anmærkninger 5: Krav opfyldt uden anmærkninger Alle Prioriterede krav (PK) vægter lige og alle Krav (K) vægter lige. Prioriterede krav (PK) vægtes 3 gange højere end Krav (K)" i underkriteriet Kvalitet og Serviceorganisation. Ad. 3) Tidsplan og Implementering Den tilbudte kvalitet vurderes på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Udfyldt Kontraktbilag 5 Tidsplan og Implementering ved besvarelse af følgende PK eller K krav: 6.1.3, 6.1.4, 6.1.5, 6.2.1, 6.4.2, og En beskrivelse af de forhold Ordregiver lægger vægt på i vurderingen, fremgår af Kontraktbilag 1 - Kravspecifikation. Ordregiver foretager en selvstændig evaluering af hvert PK og K, idet Ordregivers evaluering for hvert krav er understøttet af en pointtildeling ved anvendelse af følgende pointskala: Bedømmelsesskala - karakter 0: Krav opfyldt utilfredsstillende 1: Krav opfyldt med væsentlige mangler 2: Krav opfyldt med mangler 3: Krav opfyldt tilfredsstillende 4: Krav opfyldt med mindre anmærkninger 5: Krav opfyldt uden anmærkninger Alle Prioriterede krav (PK) vægter lige og alle Krav (K) vægter lige. Prioriterede krav (PK) vægtes 3 gange højere end Krav (K)" i underkriteriet Implementering ogtidsplan. Læsø Kommune Side 9 af 14

10 Ad. 4) Kvalitet Erhvervsfremme Den tilbudte kvalitet vurderes på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Udfyldt Kontraktbilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse ved besvarelse af de deri anførte PK eller K krav vedr. Erhvervsfremme: 9.1.1, 9.1.4, 9.2.1, 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, og 9.4. En beskrivelse af de forhold Ordregiver lægger vægt på i vurderingen, fremgår af Kontraktbilag 1 - Kravspecifikation. Ordregiver foretager en selvstændig evaluering af hvert PK og K, idet Ordregivers evaluering for hvert krav er understøttet af en pointtildeling ved anvendelse af følgende pointskala: Bedømmelsesskala - karakter 0: Krav opfyldt utilfredsstillende 1: Krav opfyldt med væsentlige mangler 2: Krav opfyldt med mangler 3: Krav opfyldt tilfredsstillende 4: Krav opfyldt med mindre anmærkninger 5: Krav opfyldt uden anmærkninger Alle Prioriterede krav (PK) vægter lige og alle Krav (K) vægter lige. Prioriterede krav (PK) vægtes 3 gange højere end Krav (K)" i underkriteriet Kvalitet Erhvervsfremme. Ad. 1) Pris Erhvervsfremme Den samlede projektsum for forberedelse af infrastruktur som angivet i Kontraktbilag 4.a, faneblad Erhvervsfremme_områder. Primær evalueringsmetode: Evaluering af tilbuddene i forhold til underkriteriet Pris Erhvervsfremme foretages ved en lineær interpolation. Den maksimale pris der er anført som et MK krav sættes til 1 point. Den lavest tilbudte pris forstået som den laveste evalueringstekniske kontraktsum som ifølge Ordregiver er udtryk for den bedst tænkelige pris tildeles 5 point. De øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste evalueringstekniske pris. NB! Minimumskrav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen 9. Spørgsmål i udbudsfasen Tilbudsgiver kan afklare eventuelle spørgsmål eller uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål). Alle spørgsmål skal stilles enkeltvis og skal indeholde en entydig reference til, hvilket afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål skal afgives på dansk. Tilbudsgiver anmodes om løbende at sende spørgsmål, således at svar kan komme ud så tidligt i udbudsprocessen. Læsø Kommune Side 10 af 14

11 Spørgsmål sendes pr. til: Mette Dalsgaard senest den 23. August 2016 kl. 12:00. Efterfølgende stillede spørgsmål vil kun blive besvaret i det omfang, at det er tidsmæssigt muligt. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form løbende være tilgængelige via ethics og senest den 24. August Kontraktmæssige forhold Ordregiver har medtaget den Hovedkontrakt, som skal ligge til grund for aftalen mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Der kan ikke tages forbehold over for kontraktvilkårene, jf. oven for punkt 6.1. For Kontraktbilag 6 gælder samme vilkår. Kontrakt anses først for endeligt indgået, når begge parter har underskrevet kontrakten uanset hvordan meddelelsen fra Ordregiver om kontrakttildelingen måtte være formuleret. Læsø Kommune Side 11 af 14

12 11. Tidsplan for udbudsforretningen Hovedaktiviteter og tidsplan for udbudsforretningen fremgår i den nedenstående tabel. Punkterne er opgjort kronologisk. Aktivitet Tidsplan Uformel markedsafdækning Uformel dialog med inviterede leverandører: Februar marts 2016 Teknisk høring Offentlig høring af Erhvervsfremmedelen af kravspek. hos potentielle leverandører. Offentliggjort på Læsø Kommunes hjemmeside den : Offentliggjort på TED og udbud.dk den : Udvalgte leverandører gøres desuden opmærksomme på høringen via mail. 30. marts 2016 Frist for svar på teknisk høring 20. april 2016 Kortlægning Kortlægnings forespørgsel udsendt til de leverandører, som Erhvervsstyrelsen har udpeget som aktører i området = TDC Offentliggjort på Læsø Kommunes hjemmeside den : Offentliggjort på TED og udbud.dk den : marts 2016 Frist for svar på kortlægning 20. april 2016 Supplerende kortlægning Offentliggjort på Læsø Kommunes hjemmeside den : juni 2016 Læsø Kommune Side 12 af 14

13 Offentliggjort på TED og udbud.dk den : xxxx Frist for svar på kortlægning 16. juni 2016 Gennemførelse af udbud /(evt. prækvalifikation) Udsendelse af udbudsmateriale (evt. prækvalifikation)/udbudsbekendtgørelse - Offentliggøres på Læsø Kommunes hjemmeside og udbud.dk 24. Juni 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål til udbud 23. august 2016 Frist for modtagelse af tilbud 29. august 2016 Tilbudsvurdering og kontraktindgåelse Vurdering og afklaring af tilbud Ultimo august 2016 Politisk beslutningsproces Primo september 2016 Valg af leverandør Primo september 2016 Stand-still periode Medio september 2016 Kontraktindgåelse Ultimo September Tilbudsfrist og vedståelse Seneste frist for aflevering af tilbud er den 29. august 2016 kl. 12:00. Tilbud skal afleveres på den i punkt 7 foreskrevne måde. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks måneder fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver bekræfter således ved afgivelse af tilbud, at vedståelsesfristen accepteres. 13. Behandling af tilbud mv Tilbudsåbning, omkostninger mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at være til stede ved åbningen af sit tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Ordregiver har ikke pligt til at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiveren eller slette dette. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkommende. Læsø Kommune Side 13 af 14

14 13.2 Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, herunder virksomheder der også deltager i udbudsprocessen, vil blive behandlet i henhold til reglerne i Offentlighedsloven eller Forvaltningsloven Politisk beslutningsproces Den endelige tildelingsbeslutning skal godkendes i det politiske system i Læsø Kommune. Det sker ved indstilling til Økonomiudvalget, som derefter indstiller til anbefaling til beslutning i byrådet i Læsø Kommune. I tilfælde af at der sker uforudsete hændelser der hindrer kontraktindgåelse betinger Læsø Kommune sig retten til at annullere udbuddet Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen Når Ordregiver har truffet sin tildelingsbeslutning, vil alle tilbudsgiverne samtidigt blive skriftligt underrettet herom. Underretning vil ske via mail. Underskrivelse af kontrakt vil tidligst kunne ske efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage beregnet fra dagen efter Ordregivers afsendelse af underretning om tildelingsbeslutning. Valget af leverandør offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) i henhold til gældende regler for offentliggørelse af indgåede aftaler. Tilbudsgiverne gøres opmærksomme på, at tildeling og endelig indgåelse af aftale er betinget af kommunalbestyrelsens godkendelse. Kommunalbestyrelsen vil således kunne afvise at godkende udbudsforretningen med henvisning til eksempelvis økonomien eller kvaliteten i det vindende tilbud, eller at den vindende løsning i øvrigt ikke svarer til kommunens behov mv. Opregningen er ikke udtømmende. Såfremt kommunalbestyrelsen ikke kan godkende aftalen (det vindende tilbud), vil udbuddet blive annulleret. Læsø Kommune Side 14 af 14