BRUG AF VIDEOKONFERENCE I PSYKIATRIEN OG PÅ DET SOCIALE OMRÅDE I REGION MIDTJYLLAND - Evaluering af fem pilotprojekter

Transkript

1 BRUG AF VIDEOKONFERENCE I PSYKIATRIEN OG PÅ DET SOCIALE OMRÅDE I REGION MIDTJYLLAND - Evaluering af fem pilotprojekter 1

2 Indhold Indhold Introduktion Baggrund Formål med evalueringen Præsentation af projekterne Projekt om supervision Projekt om fremskudt ambulatorium Projekt om patientbehandling i eget hjem Projekt om vidensdeling mellem administratorer Projekt om undervisning og konferencer Metode Teknologi Videokonferenceløsninger i projekterne Support og undervisning i forbindelse med pilotprojekterne Den fysiske placering af videokonferenceudstyr Erfaringer fra pilotprojekterne Projektet om supervision Projekt om patientbehandling i eget hjem Projekt om fremskudt ambulatorium Projekt om vidensdeling mellem administratorer Projekt om undervisning og møder Økonomi Etableringsomkostninger Transportbesparelser Projektet om supervision Projekt om patientbehandling i eget hjem Projekt om fremskudt ambulatorium Projekt om videndeling mellem administratorer Projekt om møder og konferencer Konklusion

3 1 Introduktion 1.1 Baggrund MedCom har i samarbejde med Psykiatri og Social gennemført en række pilotprojekter om brugen af videokonference. Pilotprojekterne er en del af det nationale Teletolkeprojekt, der er støttet af Fonden for Velfærdsteknologi. Psykiatri og Social har siden 2008 satset målrettet på brugen af videokonference. Denne indsats førte i 2009 til et samarbejde med MedCom om en række pilotprojekter, der skal undersøge potentialet i brugen af videokonference både i det administrative og kliniske arbejde. Pilotprojekterne er blandt andet udsprunget af et inspirationskatalog, som Psykiatri og Social udarbejdede i foråret Inspirationskataloget giver eksempler på, hvordan videokonference kan bruges i hverdagen. De pilotprojekter, der er omtalt i evalueringen, omhandler brugen af videokonference i forbindelse med videovisitation, undervisning, supervision, patientbehandling, møder og konferencer. Der er gennemført i alt fem pilotprojekter. Det varierer fra projekt til projekt, hvor mange deltagende videoenheder, der har været koblet op samtidigt og hvor mange deltagere, der har været bag hver videoenhed. Det var inden projektopstart også intentionen, at afprøve videokonference i andre sammenhænge, fx i forbindelse med fristforlængelser i samarbejde med domstolsstyrelsen, i samarbejdet mellem region og kommuner og i pårørendearbejdet. Organisationsændringer, manglende ressourcer i egen organisation og hos samarbejdspartnere har været medvirkende årsager til, at disse projekter ikke er blevet afviklet. Erfaringerne fra pilotprojekterne har løbende bidraget til den nationale satsning for udbredelse af videokonference i psykiatrien. 1.2 Formål med evalueringen Formålet med evalueringen er, at afdække de fordele og ulemper, der har været i forbindelse med at bruge videokonference i de enkelte pilotprojekter Evalueringen søger at besvare spørgsmål om de tekniske og organisatoriske udfordringer og gevinster ved at bruge videokonferenceudstyr og etableringsomkostningerne ved videokonferenceudstyr. Evalueringen indeholder ikke en dybdegående økonomisk analyse af omkostninger og gevinster ved brugen af videokonference sammenlignet med et fysisk møder. Det er vurderet, at pilotprojekterne har været for korte og for små i patientunderlag til at konkludere på dette. 3

4 2 Præsentation af projekterne 2.1 Projekt om supervision Projektets formål er at spare transporttid i forbindelse med supervision. Målet med projektet har været at øge antallet af supervisioner fra to til seks gange om året uden at bruge mere transporttid til og fra supervisors bopæl. Dette er sket ved hjælp af videokonferencer med supervisor. Videosupervisionen er placeret på dage med planlagt mødetid. Inden projektopstart brugte fire behandlere en hel dag på supervision to gange om året, da supervisor bor i den anden ende af landet. 2.2 Projekt om fremskudt ambulatorium Formålet med projektet er at tilbyde ambulant behandling over video til patienter, der bor langt væk fra behandlingsstedet. Projektet er dels sat i gang for at øge kvaliteten i behandlingen, dels for at spare patienter og pårørende for unødig transporttid. Formålet er desuden at udnytte knappe speciallægeressourcer mere effektivt. Tidligere har patienterne ofte fravalgt at snakke med en læge, da transporttiden til afdelingen var for lang. Patienterne har i stedet snakket med den sygeplejerske, der er rejst til det fremskudte ambulatorium. I projektet har alle samtaler med lægen været erstattet af video, mens sygeplejersken forsat rejser til det fremskudte ambulatorium og sidder sammen med patienten i videorummet. Succeskriteriet for pilotprojektet er, at patienter, pårørende og personale skal opleve videokonsultationerne som en forbedring af behandlingsforløbet. Endelig skal projektet forbedre mulighederne for akut vurdering. 2.3 Projekt om patientbehandling i eget hjem Formålet med projektet er at reducere den tid, behandlerne og patienterne bruger på transport i forbindelse med et hjemmebesøg eller et besøg i distriktspsykiatrien. Samtidig er formålet at øge antallet af samtaler med patienterne, så målet med at se patienterne mindst en gang om ugen opretholdes. I projektperioden har det været målet, at hvert andet besøg skulle være via videokonference, mens de øvrige besøg er afholdt som ansigt-til-ansigt konsultationer. 2.4 Projekt om vidensdeling mellem administratorer Målet med projektet er, at videokonference bliver brugt til afholdelse af planlagte møder mellem de lokale administratorer af et IT-system, så der spares tid i forbindelse med kørsel. De lokale administratorer mødes fast en gang om måneden og mange af administratorerne bruger i gennemsnit to timer hver vej for at deltage i et møde på 4 timer. Målet er desuden, at brugen af videokonference til afholdelse af møder skal sikre et bedre samarbejde og en større grad af vidensdeling mellem de lokale administratorer. Endelig er målet, at videokonferenceudstyret bliver en integreret del af hverdagen, så det også anvendes til andre formål end det, der er skitseret i pilotprojektet. 4

5 2.5 Projekt om undervisning og konferencer Formålet med projektet er at bruge videoudstyr som en integreret del af dagligdagen i forhold til undervisning og visitations- og behandlingskonferencer mellem forskellige matrikler, sengeafsnit og ambulatorier i en regionspsykiatri. Inden projektopstart er der blevet brugt en del tid på transport - specielt mellem de forskellige matrikler. Projektet er sat i gang dels for at spare transporttid, dels for at opnå større fleksibilitet mellem de enkelte matrikler. Endelig er projektet sat i gang for at skabe større tilgængelighed til speciallæger samt at øge muligheden for monofaglig sparring. 5

6 3 Metode Som nævnt i indledningen er ønsket med pilotprojekterne at undersøge potentialet i brugen af videokonference både i det administrative og kliniske arbejde. Der er i dataindsamlingen anvendt både kvantitative og kvalitative metoder. Evalueringen er baseret på data fra de gennemførte projekter. 28 medarbejdere har besvaret et spørgeskema og der er gennemført otte semistrukturerede interviews. Til interviewene er der udarbejdet en interviewguide, som er inddelt i teknik og organisation. Interviewene er transskriberede og efterfølgende godkendt af den interviewede. Det var også intentionen at sende spørgeskema til de deltagende patienter for at få deres oplevelse med. Det viste sig dog ikke at være helt så enkelt, som først antaget. I stedet er de klinikere, der har involveret patienter i pilotprojekterne, blevet spurgt om, hvordan de har oplevet, at patienterne har taget imod anvendelsen af videokonference. Der er en ligelig fordelingen af besvarelser fra klinikere og personer en administrativ baggrund. Der er i evalueringen desuden anvendt data fra logbøger, som deltagerne har udfyldt samt oplysninger fra en gennemført midtvejsevaluering. Dataindsamlingen er foregået i perioden februar 2011 til april Alle data i evalueringen er anonymiseret. De indhentede erfaringer fra pilotprojekterne skal betragtes som vejledende. Projekterne har ikke haft en størrelse, der har gjort det muligt at konkludere generelt, men kun at fremhæve tendenser. Endvidere er der i evalueringen heller ikke inddraget litteraturstudier, der kan underbygge eller afvise de tendenser pilotprojekterne viser. 6

7 4 Teknologi Dette kapitel beskriver den tekniske del af pilotprojekterne. Først gives en kort beskrivelse af de anvendte videokonferenceløsninger i projekterne. Dernæst beskrives brugernes oplevelse af videokonferenceløsningerne og de gevinster og barrierer, der har været ved brugen af dem. Formålet med kapitlet er at belyse deltagernes holdning til anvendelse af videokonferenceudstyr i forskellige sammenhænge og de udfordringer og positive effekter, der har været med at bruge teknikken. 4.1 Videokonferenceløsninger i projekterne Det har fra starten ligget fast, at de videokonferenceløsninger, der skulle anvendes i pilotprojekterne, skulle være fra Tandberg. Tandberg er standardudstyr i Region Midtjylland og regionens videoinfrastruktur er opbygget omkring disse løsninger. Der har i pilotprojekterne været anvendt forskellige varianter af videokonferenceudstyr - dels større videokonferencesystem og dels en pc-baseret løsning. Det store videokonferencesystem er en Tandberg C20 eller en Tandberg Edge 95/85/75 MXP. Det indeholder storskærm, videokamera, mikrofoner, højtalere og computer. Systemet kræver en internetopkobling for at kunne fungere. Tandberg C20 og Tandberg Edge 95/85/75 MXP anvender de internationale standarder H.323 og SIP. Til de webbaserede løsninger er det lille fleksible konferencesystem Tandberg Movi blevet anvendt. Dette system anvender den samme videokonferenceteknologi som Tandbergs store systemer. Tandberg Movi installeres på en pc. Det er med Tandberg Movi muligt at kalde op til alle andre videokonferencesystemer uanset mærke, der overholder udvekslingsstandarderne H323. og SIP. Et enkelt projekt har anvendt det webbaserede program Skype. Det skyldes, at samarbejdspartneren i projektet anvendte dette og ikke i projektperioden ville installere Tandberg Movi. Det er ikke muligt at kommunikere mellem Skype og Tandberg Movi, da Skype ikke understøtter standarderne H323. og SIP. I pilotprojekterne har pc-løsningen haft forskellige udformninger. Nogle har anvendt en bærbar pc med indbygget webkamera. Andre har benyttet en stor fladskærm, et eksternt HD kamera og en stationær eller bærbar pc. Alle deltagerne i pilotprojekterne har anvendt fastnetforbindelse. Der er til alle videokonferencesystemer i Region Midtjylland tegnet en servicekontrakt med leverandøren. I kontrakten er der inkluderet licensopdateringer, telefonsupport fra 8-16 i hverdage og en ombytningsservice ved defekt hardware indenfor 24 timer. Server- og netværksmanagement driftes internt i Region Midtjylland. Tandberg Movi supporteres af regionens eget supportteam. Deltagerne i pilotprojekterne har været omfattet af samme support som alle andre medarbejdere ansat i Region Midtjylland. 7

8 De enkelte videokonferenceløsninger, der er benyttet i pilotprojekterne kan ses nedenfor. Stor videokonferenceløsning PC med Tandberg Movi og webkamera Tandberg Movi med stor skærm og webkamera 4.2 Support og undervisning i forbindelse med pilotprojekterne Mange af de videokonferenceløsninger, der findes i psykiatrien og på det sociale område i Region Midtjylland er sat op i 2008 og Der er ved opsætningen blevet undervist i den tekniske brug af udstyret. I flere tilfælde er det opsatte udstyr først kommet i brug i forbindelse med pilotprojekterne, hvilket har betydet, at flere af deltagerne har haft behov for at få genopfrisket, hvordan man bruger udstyret. Dette har resulteret i en del opkald til supportafdelingen hos leverandøren. Generelt ved deltagerne i pilotprojekterne, at de skal ringe til leverandørens supportteam for at få teknisk support til de store anlæg og at de skal kontakte Region Midtjyllands it-afdeling, hvis de skal have support til Tandberg Movi. Flere af deltagerne har også haft kolleger, de kunne spørge til råds og det har mange også brugt som løsning, hvis de har oplevet tekniske problemer. Ingen er undervist i brugen af Tandberg Movi. Der følger med installeringen en skriftlig instruktion om opsætning og hvordan man kalder op. Nogle af deltagerne i projekterne er blevet sidemandsoplært af en kollega i at bruge Tandberg Movi og andre har prøvet sig frem. Det er deltagernes oplevelse, at anvendelse af Tandberg Movi ikke kræver megen oplæring. Brugerne af Skype har ikke fået undervisning, da det ved projektopstart ikke er et program, som Region Midtjylland bruger. 4.3 Den fysiske placering af videokonferenceudstyr Deltagerne i pilotprojekterne har ikke haft mange overvejelser om lys- og lydforhold i det lokale, hvor videokonferencerne er blevet afholdt. De fleste deltagere har trukket gardinet for, hvis lyset har været generende. Akustikken i lokalet bliver af en enkelt deltager nævnt som et opmærksomhedspunkt. Nogle af deltagerne nævner også at støj i form af tavler og plancher kan virke forstyrrende for videokonferencen, især hvis disse indeholder information, der er uvedkommende for videomødet. Det fanger deltagernes opmærksomhed og afleder fokus. Selve lokalets indretning er nævnt som et område, der kan ses på fremadrettet ved anvendelse af videokonferencer. I pilotprojektet med fremskudt ambulatorium har man skullet overveje patientens og de pårørendes placering omkring bordet i forhold til videoudstyret. Deltagerne i pilotprojektet med supervision oplevede et dårligt indeklima, da de sad fire personer i et lille lokale, hvor de ikke kunne åbne vinduer og døre på grund af støj. 8

9 5 Erfaringer fra pilotprojekterne I kapitlet beskrives brugernes oplevelse af videokonferenceløsningerne i forskellig kontekst. Formålet med kapitlet er at belyse deltagernes holdning til anvendelse af videokonferenceudstyr i forskellige sammenhænge og de udfordringer og positive effekter, der har været med at bruge teknikken. Flere af deltagerne har i forbindelse med evalueringen udtrykt, at pilotprojekterne har været for korte til at udtale sig om, hvorvidt de organisatoriske ændringer fx har påvirket afdelingernes struktur og arbejdsmiljø. Derfor er erfaringerne i kapitlet kun vejledende. 5.1 Projektet om supervision I interviewet med deltagerne i projektet om supervision kom det frem, at de i projektet har haft store udfordringer med teknikken. Deltagerne oplever blandt andet, at pc en er svær at tilslutte til netværk. Desuden har deltagerne store problemer med at få installeret Skype, som er det videoprogram, der bruges i projektet, på pc en. Dette bevirker, at starttidspunktet for supervisionen mange gange bliver forsinket, når den skal foregå som videosupervision. Endelig er der under anvendelsen tekniske problemer med udstyret i form af dårlig billede og lyd og deltagerne har en generel oplevelse af, at lyd og billede har været af ringe kvalitet ved anvendelsen af Skype. Den dårlige lydkvalitet resulterede i, at der blev indkøbt en ekstern mikrofon. De fleste af deltagerne oplever også, at det er en forstyrrende forsinkelse mellem lyd og billede, som medfører ufrivillig afbrydelse af hinanden. Også i forhold til skærmbilledet har der været udfordringer. Alle fire behandlere kan ikke være i skærmbilledet på en gang og deltagerne har byttet plads undervejs. Det er ikke oplevet som en optimal løsning. Det skal bemærkes, at ingen af deltagerne inden projektopstart har modtaget undervisning, hverken i forhold til det tekniske eller i forhold til adfærd foran skærmen. Det må antages, at undervisning i brugen af videokonference vil kunne have løst flere af de problemer, deltagerne er stødt ind i undervejs. Noget af det deltagerne fremhæver, er at det er vigtigt at have klare aftaler omkring formen for videosupervision, fx at have en mødekultur for at stille og få svar på spørgsmål. Det har især haft betydning for det gruppedynamiske element i supervisionen, som deltagerne opleverbliver slået i stykker, fordi de ufrivilligt får afbrudt hinanden. Dette er også begrundelsen for, at deltagerne mener, at videosupervision kun skal være et supplement til ansigt-til-ansigt supervision. Adspurgt om de positive effekter ved projektet fremhæver deltagerne, at videosupervision giver lettere adgang til supervision og at varigheden af supervision er kortere. Det betyder blandt andet, at pludseligt opståede problemstillinger hurtigere kan løses sammen med supervisor. Deltagerne mener desuden, at den faglige sparring er blevet styrket med projektet. Generelt er deltagerne trygge ved at anvende videokonference og har undervejs oplevet, at de har en kollega at spørge til råds. Flertallet har lyst til at anvende videokonference i andre sammenhænge også. Alle deltagerne er enige om, at de sparer tid til transport ved anvendelse af videokonference til supervision, og at det frigiver tid til andet arbejde. 5.2 Projekt om patientbehandling i eget hjem 9

10 Oplevelsen af patientbehandling over video har i dette projekt været blandet både for behandlere og patienter. Det skyldes især en del tekniske udfordringer i opstartsfasen. Blandt andet er der problemer med at få installeret Tandberg Movi på en af patienternes egen pc, så det ender med at patienten må låne en pc af Region Midtjylland i projektperioden. En anden patient har fra start lånt en pc, men der passede den medfølgende strømforsyning ikke til stikkontakten. Behandlerne fremhæver i interviewene at det gav anledning til en del frustrationer både hos dem selv og ved patienten. De fleste tekniske udfordringer har primært været i forbindelse med installering af videokonferenceløsningen. Generelt set har det været problemfrit at kalde op til en videokonference. Behandler og patient har haft en klar aftale om, hvem der skulle kalde op til hvem. Nogle gange har det været nødvendigt at have et telefonopkald inden videokonferencen, da tidspunkter kan være svære at overholde for patienten. I selve videosessionerne oplever både behandlere og patienter, at billedkvaliteten har været ringe. Lyden har været lidt mere stabil end billedet, men der har ofte været en forstyrrende forsinkelse mellem lyd og billede, som har været generende for samtalen. En patient mente, at det var internetforbindelsen, der var for dårlig. Den oplevelse sad behandleren også med. Den dårlige videoforbindelse bevirkede da også, at den ene patient valgte at træde ud af projektet undervejs. I projektperioden har behandlerne som udgangspunkt valgt at se patienten via videokonference ved hver anden konsultation. Det har dog altid beroet på en faglig vurdering om behandlingen kunne gennemføres over video og behandlerne har lagt vægt på, at kontakten til patienten skal være god for at anvende videokonference. Behandlerne har ikke oplevet at anvendelse af videokonference ændrer på tilliden mellem behandler og patient. Behandlerne udtrykker i interviewene, at videokonference til patientbehandling altid skal være et supplement til den eksisterende arbejdsgang og ikke en erstatning. Dels har patienterne brug for den personlige kontakt i forhold til at træne færdigheder, dels er der signaler og observationer, som ikke fanges via videokonference. Noget af det som behandlerne har oplevet som sværest ved at kommunikere via video, er manglende øjenkontakt, fordi man typisk ser på skærmbilledet i stedet for at kigge ind i kameraet, der sidder ovenover skærmbilledet. Behandlerne giver ligeledes udtryk for at videosamtalerne er kortere end ved almindelige ansigt-til-ansigt konsultationer. For at dele viden omkring anvendelse af videokonference, har deltagerne i pilotprojektet kaldt op til hinanden og er på den måde blevet fortrolig med det nye arbejdsredskab, inden de skulle anvende videokonference med patienten. Den ene af behandlerne oplever at spare tid på transport og at det frigiver tid til andet arbejde. Oplevelsen har været afhængig af, hvor langt væk patienten bor. 5.3 Projekt om fremskudt ambulatorium Anvendelsen af videokonference mellem afdelingen og det fremskudte ambulatorium har givet lægen mulighed for at se patienten oftere og mere kontinuerligt. Det oplever både patienter og behandlere som en positiv effekt. Inden anvendelse af videokonference valgte flere patienter besøg i afdelingen fra på grund af en meget lang transporttid. Hverken behandlere og patienter oplever uønskede effekter ved at anvende videokonference. Faktisk oplever behandlerne, at den faglige sparring mellem sygeplejersken, der sidder sammen med patienten i det fremskudte ambulatorium og lægen, der sidder i afdelingen, er blevet styrket. 10

11 Både de patienter, der har deltaget i projektet og deres pårørende har været meget begejstrede for behandling via videokonference. Flere patienter har udtrykt, at de faktisk foretrækker videokonferencerne frem for den lange transporttid til og fra ambulatoriet. De har samtidig fuld tillid til, at den behandling, de får over video, er lige så god som den, de får ved fysisk fremmøde. Behandlerne er enige om, at den bedste løsning er at mødes med patienten rigtigt, men hvor det ikke kan lade sig gøre i det ønskede omfang, er videokonference bestemt at foretrække. Som en af lægerne i interviewet udtrykker det: Jeg får mulighed for at se flere patienter, der bor langt ude. Det er et løft for patienter, som har svært ved at komme frem. I projektet har man anvendt et stort videokonferencesystem på begge de matrikler, videokonferencerne er foregået fra. Deltagerne har oplevet at teknikken har fungeret tilfredsstillende under videosessionerne og billedet har været klart og roligt. Lyden har været lidt varierende, men har ikke været generende i forhold til opgaven. Behandlerne fremhæver i den forbindelse, at det er vigtigt at have klare regler for, hvornår man taler, så man ikke ufrivilligt får talt i munden på hinanden. Deltagerne har i projektopstarten brugt tid på at lære videokonferenceanlægget at kende. Ikke kun i forhold til teknikken, men også på, hvordan de agerer foran skærmen. De oplevede blandt andet, at det kræver tilvænning at se sig selv på skærmen. Også det at holde øjenkontaktet opleves svært. Undervejs har de haft en kollega at spørge til råds, hvilket de har været glade for. Behandlerne fortæller, at det kun har medført ganske få ændringer i arbejdsrutinerne at behandle patienter over video i projektet. Det har primært drejet sig om at få booket videokonferenceudstyret både i afdelingen og i det fremskudte ambulatorium, da lokalerne hvori det står, kan bruges af andre. 5.4 Projekt om vidensdeling mellem administratorer Videokonferenceudstyret har i dette projekt været anvendt til interne møder mellem administratorerne af et af regionens IT-systemer. Kendetegnende for projektet er, at der ved hver videosession har været flere videoenheder opkoblet samtidigt. Administratorerne oplever generelt, at teknikken fungerer tilfredsstillende i projektperioden og der har ikke været problemer med at kalde op. Det bliver fremhævet, at der er nogen forsinkelse mellem lyd og billede, men det har ikke været i så høj grad, at det har været generende. Administratorernes forudsætninger i forhold til at bruge videokonference har inden projektopstart været forskellige og det har givet en række udfordringer. Fx har det, at få indstillet anlægget til videokonference, hvis det har været brugt som almindeligt tv, voldt de mindre rutinerede brugere problemer. En af de største udfordringer relaterer sig til selve videomødet. De fleste administratorer fremhæver, at det er svært at styre talerækken, når der er mange deltagere i et videomøde. Det kræver mere disciplin, så man ikke ufrivilligt kommer til at tale i munden på hinanden. En deltager har også oplevet, at han ikke kan markere ønsket taletid, da der er flere opkoblede enheder end det virtuelle møderum kunne vise på skærmen. Dette gav ham en følelse af, at føle sig udenfor. Ingen af deltagerne mener dog, at anvendelse af videoudstyr har medført uønskede effekter. De fleste oplever, at den faglige sparring og gennemførelse af møder er blevet styrket ved 11

12 brugen af videokonference og at informationen lettere videregives, især fordi den sparede tid til transport har gjort det lettere at prioritere, at flere personer fra samme sted har kunnet deltage i videomødet. I projektet har videomøderne været en erstatning for møder med fysisk fremmøde. Deltagerne har meget forskellige holdninger til, om de fysiske møder kan erstattes af møder via video. Flere deltagere oplever, at mødets type og størrelse er medvirkende parametre for at beslutte, om mødet skal afholdes som videomøde eller være et møde med fysisk fremmøde. Møderne mellem administratorer har i projektperioden været afholdt hyppigere end normalt og de har været af kortere varighed. Alle er enige om, at anvendelse af videokonference i forbindelse med projektet giver en tidsbesparelse på transport, som derved frigør tid til andet arbejde. Dette angiver deltagerne også som et klart incitament for at anvende videokonference. 5.5 Projekt om undervisning og møder Videoudstyret er i projektet anvendt til undervisning og møder. Det har i projektet givet deltagerne en oplevelse af øget tilgængelighed. Deltagerne fremhæver, at det er lettere at flere medarbejdere deltager i fx undervisning og at information derved hurtigere spredes i organisationen. Deltagerne i projektet har generelt oplevet, at teknikken har fungeret tilfredsstillende, og har ikke oplevet at anvendelse af videokonferenceudstyr, har forsinket opstarten af møder. Billedet har været klart og roligt, mens lyden har været mere svingende i kvalitet. Som en deltager siger: Det kan være svært at høre når flere taler! Alle deltagere i projektet er enige om, at anvendelse af videokonference i forbindelse med projektet giver en tidsbesparelse på transport, som derved frigør tid til andet arbejde. Dette er også et klart incitament for at anvende videokonference. Kun meget få arbejdsrutiner opleves som ændret i forbindelse med anvendelse af videokonference og det drejer sig primært om at der ligger en ekstra opgave i at få booket udstyr. Generelt mener deltagerne, at videokonference skal anvendes som et supplement til møder og konferencer med fysisk fremmøde, da der er reaktioner og signaler, der ikke opfanges via videokonference. 12

13 6 Økonomi I dette kapitel præsenteres de omkostninger, der har været i forbindelse med etableringen af videokonferenceløsninger i de enkelte pilotprojekter. Endvidere belyser kapitlet de besparelser, der har på transport. 6.1 Etableringsomkostninger De deltagende pilotprojekter har inden projektopstart haft et stort videokonferenceanlæg til rådighed. Dette er i projektperioden blevet suppleret med yderligere videokonferenceløsninger. Det er forskelligt, hvor meget udstyr de enkelte projekter har anskaffet. Udgifter til opkobling til internet, etablering af videoinfrastrukturen og licenser til Tandberg Movi er ikke medtaget i beregningerne, da dette allerede var tilgængeligt for deltagerne i pilotprojekterne inden projektopstart. Endvidere er prisen for bredbånd til patientens hjem heller ikke medtaget. Tabellen nedenfor viser anskaffelsesomkostningerne ved de forskellige videokonferenceløsninger. Alle priser er inklusiv moms. Omkostninger ved etablering af videokonference i en afdeling Stor videokonferenceløsning Pc, tv og webkamera Pc og eksternt webkamera Pc med indbygget webkamera Tv og webkamera (har selv pc) Serviceaftale vedr. stort videokonferencesæt (pr. år) Pris kr kr kr kr kr kr. Undervisning, estimeret ½ time af en sygeplejerske 115 Support, estimeret ½ time af en sygeplejerske Transportbesparelser De fleste deltagere oplever i projekterne, at brugen af videokonference giver en tidsbesparelse på transport. Nedenfor vises de anslåede besparelser på transport i de enkelte projekter Projektet om supervision Afdelingen har ikke opnået en konkret besparelse på deres udgifter til supervision i afdelingen, da de har valgt at bibeholde ansigt-til-ansigt supervision to gange om året som vanligt. Til gengæld har de fået fire ekstra videosupervisioner årligt. Dette giver ingen reelle besparelser på transport, da der ikke tidligere har været transportudgifter til seks årlige supervisioner. I alt er der gennemført 16 videosupervisioner i projektperioden. Nedenstående skema viser de beregnede transportbesparelser er for en afdeling med fire deltagere, hvis en supervision erstattes af en videosupervision. Kr. Bemærkninger Kilometer Antaget, der er 342 km tur/retur pr. supervision. Km-taksten er 3,65 kr. Minutter 240 Antaget det tager 240 minutter at køre 1 Beløbet tager udgangspunkt i en årlig sygeplejerskeløn på kr. inkl. pension og 1560 timer pr. år. (effektive timer, da ferie mv. er trukket ud) 13

14 strækningen tur/retur. Personaleløn 323 Gns. årlig løn på kr. for sygeplejerske., kr. for psykolog, for læge. inkl. pension og timer om året (effektive timer). Afdelingens transportbesparelse i lønkroner og kilometertakst pr. supervision Fire deltagere bruger fire timer på transport i en bil og kører 342 km Projekt om patientbehandling i eget hjem Afdelingen opnår en besparelse på transport, hvor besøg hos patienten erstattes af en videokonference. Der er i projektperioden gennemført otte videokonferencer til patienter i eget hjem, hvilket i alt giver en besparelse på transport på kr. i pilotprojektet. Nedenstående skema viser de beregnede transportbesparelser er for en sygeplejerske. Kr. Bemærkninger Kilometer 91,25 Der er kørt 25 km tur/retur pr. besøg. Km-taksten er 3,65 kr. Minutter 26 Antaget det tager 26 minutter at køre den gennemsnitlige strækning tur/retur. Personaleløn 231 Gns. årlig løn på kr. for sygeplejerske inkl. pension og timer om året (effektive timer). Afdelingens transportbesparelse i lønkroner og kilometertakst pr. besøg hos patienten 191,25 En deltager bruger 26 minutter på transport i bil og kører 25 km Projekt om fremskudt ambulatorium I projektet spares der transportudgifter til lægen, der behandler patienten over video. Der er ingen besparelser på transport for sygeplejersken, da denne fortsat tager frem og tilbage til det fremskudte ambulatorium. I projektet har der været gennemført fem videokonferencer med patienter i det fremskudte ambulatorium. Det giver en samlet besparelse på kr. i projektperioden. Nedenstående skema viser de beregnede transportbesparelser er for lægen. Kr. Bemærkninger Kilometer 314 Der er 86 km tur/retur pr. kørsel. Km-taksten er 3,65 kr. Minutter 206 Antaget det tager 206 minutter at køre strækningen tur/retur inkl. færgetid Færgebillet 814 Færge inkl. Bil Personaleløn 345 Gns. årlig løn på for læge. inkl. pension og timer om året (effektive timer). Afdelingens transportbesparelse i lønkroner, færgebillet og kilometertakst tur/retur til det fremskudte ambulatorium Lægen bruger 3 timer 26 minutter på transport og kører 314 km. 14

15 6.2.4 Projekt om videndeling mellem administratorer I pilotprojektet har alle møderne været afholdt som videomøder. Det er ikke oplyst hvor mange deltagere, som har været med over video. I pilotprojektet er der gennemført seks videomøder. I gennemsnit har der deltaget fem videoenheder pr. møde. Besparelserne for et videomøde er i gennemsnit kr. hvis fem afdelinger hver medtager en person. Afstanden og tidsforbruget er et gennemsnit af repræsenterede enheder tur/retur til regionshuset i Viborg ifølge Krak.dk Nedenstående skema viser de beregnede transportbesparelser er for en afdeling med en deltager. Kr. Bemærkninger Kilometer 529 Der er i gennemsnit kørt 145 km tur/retur pr. deltager pr. møde. Km taksten er 3,65 kr. Minutter 135 Antaget det tager 135 minutter at køre den gennemsnitlige strækning tur/retur. Personaleløn 231 Gns. årlig løn på kr. for en sekretær inkl. pension og timer om året (effektive timer). Afdelingens transport besparelse i lønkroner og kilometertakst pr. møde En deltager bruger i gennemsnit 135 minutter på transport i bil og kører 145 km Projekt om møder og konferencer I pilotprojektet er der afholdt en undervisning og 12 videomøder. Deltagerne er fra afdelingsledelsen, psykologer, IT koordinator, sekretærer, og sygeplejersker. Det er ikke oplyst hvor mange deltagere, der har været med via video, og heller ikke afstandene mellem de enkelte afsnit. Beregningerne tager afsæt i videomøder mellem sengeafsnittet og de tilhørende ambulatorier. Tre lokalpsykiatrier er tilknyttet sengeafdelingen. Beregningerne tager udgangspunkt i en deltagende person pr. videoenhed. Afdelingen sparer kr. på et videomøde mellem alle tre lokalpsykiatrier og sengeafdelingen. Nedenstående skema viser de beregnede transportbesparelser er for en afdeling med en deltager. Kr. Bemærkninger Kilometer 175 Der er i gennemsnit 48 km tur/retur pr. mellem sengeafsnit og lokalpsykiatri. Km-taksten er 3,65 kr. Minutter 44 I gennemsnit tager det 44 minutter at køre strækningen tur/retur Personaleløn 231 Gns. årlig løn på for spl/sekretær inkl. pension og timer om året (effektive timer). Afdelingens transportbesparelse i lønkroner og kilometertakst tur /retur ved en deltager fra en lokalpsykiatri. 344 En person bruger 44 minutter på transporten og kører 48 km. 15

16 7 Konklusion Overordnet vurderes anvendelse af videokonference i psykiatrien som en brugbar løsning, der kan anvendes bredt i psykiatrien og som et godt supplement til møder med fysisk fremmøde. Desuden ligger der en økonomisk gevinst på sparet transporttid og på transportudgifter i størstedelen af de gennemførte pilotprojekter. Det må antages, at der med den reducerede transporttid vil være en potentiel gevinst i form af mere patientrettet tid og dermed øget aktivitet. Dette aspekt uddybes dog ikke nærmere i denne evaluering. Langt de fleste deltagere i projekterne har udtrykt tilfredshed med anvendelse af videokonference. Det er dog afgørende at billedet i en videokonference er klart og tydeligt og at lyden er god, så det ikke generer samtalen. I pilotprojekterne har al videokonference foregået via fastnet forbindelse, da trådløs forbindelse aktuelt vurderes for ustabil. Erfaringerne fra projekterne viser, at der skal være tilstrækkelig båndbredde i både down- og up load for at billed- og lydkvalitet opleves god. De projekter, hvor der har været direkte patientkontakt har ikke oplevet, at der har været ændringer i tilliden mellem patient og behandler, når der anvendes videokonference. Det pointeres dog i de pilotprojekter, der har haft patientkontakt, at det altid skal bero på en vurdering, hvornår der anvendes videokonference. Set ud fra et økonomisk perspektiv bør det overvejes hvilke patienter, der har størst glæde af videobehandling i eget hjem og med hvilken videoløsning. Den videoløsning, der er brugt i pilotprojektet om behandling af patienter i eget hjem, vil fx være dyr, hvis den skal etableres hos mange patienter. Projekterne har vist, at videokonference er let at anvende og at det ikke har krævet megen undervisning. Det er vigtigt for brugerne at have en person tæt på, som kan vejlede og hjælpe omkring anvendelsen af udstyret, indtil det er kendt og brugerne har opnået sikkerhed i at anvende videokonference. Det er vigtigt at have fokus på de fysiske rammer, når der bliver gennemført en videokonference. Lysindfald og baggrundsstøj har større indflydelse på om videokonferencen oplevelses som værende god. Det anbefales, at overveje videorummenes indretning, så det er der ikke er forstyrrende elementer i baggrunden, som tager fokus. Anvendelse af videokonference har i pilotprojekterne ikke medført mange ændringer i arbejdsrutinerne. Deltagerne har oplevet at møder over videokonference er af kortere varighed og lettere kan gennemføres med kortere interval. Desuden åbner de muligheden for at prioritere, at flere deltager i et møde. Hvor der er flere deltagere, anbefales det at aftale en mødekultur så utilsigtede afbrydelser undgås og alle bliver hørt. Det vurderes meget vigtigt, at der er sat tid og ressourcer af til implementeringen. At både ledelse og motiverede medarbejdere er foregangsmænd i implementeringsprocessen, dels med information og dels med handling. Deltagerne i de enkelte pilotprojekter bruger i dag videokonference til andre formål, end det de havde i pilotprojektet. Flere anvender blandt andet videoudstyret til både planlagte og mere behovsopståede møder og videovisitation mellem sengeafsnit og ambulatorium. En afdeling satser fremadrettet på at afholde udskrivningskonferencer mellem lokalpsykiatrien og sengeafsnit og det er intentionen, at patienter på sigt skal deltage. 16

17 Skal brugen af videokonference styrkes i psykiatrien de kommende år, er der behov for ændringer i forhold til registrering af aktivitet ved ambulante ydelser, der foregår som videokonference. I pilotprojekterne, hvor patienter har deltaget, har det i projektperioden ikke været muligt at registrere aktivitet på de ydelser, der er leveret som videokonference, da telepsykiatriske ydelser skal ifølge Sundhedsstyrelsens Fællesindhold for basisregistrering af sygehuspatienter registreres som en ydelse uden besøg. Det betyder, at telepsykiatriske ydelser ikke tæller med i regionens opgørelser over den ambulante aktivitet, da disse opgørelser anvender ambulante besøg og hjemmebesøg som nøgletal. Langsigtede og grundlæggende ændringer af aftalesystemer, tværsektorielle reguleringer og incitamentsstrukturer, vil blive adresseret i det videre arbejde med digitaliseringsreformen af velfærdsområderne. Behovet for langsigtede og grundlæggende ændringer af incitamentsstrukturer er fremhævet som en forudsætning for udbredelse af telemedicin i den nationale telemedicinske handlingsplan, der er besluttet i 2020-aftalerne i foråret 2011 og som efterfølgende er aftalt med KL og Danske Regioner i den fælles offentlige digitaliseringsstrategi. 17

18 Bilag 1: Interviewguide til medarbejdere i pilotprojekterne Hvem har anvendt videokonferenceudstyret? Hvilke faggrupper? Antal? Teknik Hvordan har det tekniske fungeret? Opkald, undervejs, og afslutningsvis? Har I har opstartsproblemer? i så fald hvilke? Har udstyret været sluttet til? Hvis nej, hvem har sluttet til? og har det givet problemer? Har I anvendt trådløst tilslutning eller fastnetstik? Har I haft brug for ekstra mikrofon? Anvendes videoudstyret til andet fx pc/tv? Hvis ja, giver det problemer? Har du haft adgang til support? Hvem har givet support? Kender du eget opkaldsnummer? Har du oplevet tekniske barriere, som har vanskeliggjort gennemførelse af videokonference? Hvis ja, - hvilke? Hvilke gevinster og/eller uønskede effekter ser du anvendelse af videokonference kan medføre? Er der flest gevinster eller uønskede effekter ved anvendelse af videokonference? Organisation Hvordan har anvendelse af videokonference ændret jeres arbejdsgang? Flere / færre deltagere end vanligt? Hvorfor, tror du? Kortere / længere tidsforbrug? Årsag? Ændres dine arbejdsrutiner? eller arbejdsfordelingen mellem faggrupper? Hvordan har anvendelse af videokonference haft indflydelse på afdelingens struktur? Har det medført ændringer ift. samarbejdspartnere? Er kriterierne for anvendelse af videokonference ændret undervejs? Hvordan har anvendelse af videokonference haft indflydelse på arbejdsmiljø? Har videokonference har konsekvenser for dit arbejdsmiljø? Fx mister du noget i forhold til kollegaer/patienter? Oplever du det er trygt at anvende videokonference? Er det legalt at vælge video frem for fremmøde? Hvordan har du oplevet det at kommunikere via en skærm? Hvordan oplever du at se dig selv på skærmen? de andre deltagere? Kræver det tilvænning? Kræver det oplæring? Har du modtaget undervisning? Har du overvejet lys- og lydforhold inden opstart? Er videokonferenceudstyret anvendt til andre formål end beskrevet i pilotprojektet? Hvis ja, hvilke? Hvis nej, hvorfor ikke? 18

19 Har videokonferenceudstyret været et supplement eller en erstatning for den tidligere arbejdsgang? Hvorfor? Hvilke barrierer er I støt på i forbindelse med at anvende videokonferenceudstyret? Patient Hvordan har patienten været inddraget i projektet? Oplever du at videokonference ændrer på tilliden mellem behandler og patient? Hvordan? Hvad er dit indtryk af patientens oplevelse ved at anvende videoudstyr? Økonomi Oplever du en tidsbesparelse ved at anvende videokonference? Fremover Hvilket incitament får dig til at anvende videokonferenceudstyr? Forsætter I med at anvende videokonference i dagligdagen? Hvorfor / hvorfor ikke? Hvad skal til for at anvende videokonference endnu mere? 19

20 Bilag 2: Spørgeskema brugt i evalueringen Baggrund MedCom gennemfører i øjeblikket evaluering af projektet Anvendelse af videokonferenceudstyr i region Midtjylland Psykiatri og Social. Formålet er at vurdere, hvordan man bedst bruger video i forbindelse med behandlinger, møder, undervisning, samarbejdet på tværs af sektorer, samt med pårørende. Vi skal indsamle viden og erfaringer indenfor anvendelse af video i psykiatrien til gavn nationalt. Det vil derfor være en stor hjælp, hvis du vil afse tid til at udfylde dette spørgeskema. Sådan gør du Du besvarer spørgsmålene ved at sætte kryds i den boks, som svarer bedst til din oplevelse. For hvert afsnit har du mulighed for at uddybe dine svar. Får du sat et kryds forkert, streger du det bare over og sætter et nyt. Spørgeskemaet skal udfyldes, når projektperioden er slut. Skemaet udfyldes af alle, der har deltaget i projektet. Dine svar vil blive behandlet af MedCom, og du vil være anonym overfor dine kollegaer på afdelingen og i den efterfølgende evalueringsrapport. Det udfyldte spørgeskema sendes senest d. [dato] til: MedCom Att: Lone Høiberg Rugårdsvej Odense Har du spørgsmål til undersøgelsen, kan du kontakte: Konsulent Lone Høiberg, MedCom på mail LHO@medcom.dk eller på mobil På forhånd tak 20

21 Baggrundsoplysninger Hvilken faggruppe tilhører du? Sæt ét kryds 1 Læge 2 Praktiserende læge 3 Sygeplejerske 4 Social og sundhedsassistent 5 Fysio/Ergoterapeut 6 Psykolog 7 Pædagog 8 Lærer 9 Ledelse 10 Social rådgiver 11 Andet Har du deltaget i en videokonference før dette projekt? Sæt ét kryds Ja Nej Hvilket udstyr anvendes? Sæt ét kryds 1 WebCam/Moviklient 2 Videotelefon/E20 3 Storskærm Din vurdering af bookning af videoudstyr I det følgende er der en række udsagn, som vi vil bede dig markere, hvor enig eller uenig du er i, ud fra dine oplevelser. På en skala fra 1 til 5 hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn (Sæt et kryds per linje) Meget uenig 1 Uenig 2 Hverken /eller 3 Enig 4 Meget enig 5 Ved ikke Ikke relevant Booking af videoudstyr fungerer godt 21

22 Der er en procedure for booking af videoudstyr Der er altid udstyr til rådighed på det tidspunkt, jeg ønsker at anvende det Den information, jeg har fået omkring anvendelse af nyt videoudstyr, har været god Din vurdering af anvendelse af videoudstyr På en skala fra 1 til 5 hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn (Sæt et kryds per linje) Videoudstyret er placeret tæt på, hvor jeg skal bruge det Hvis du har skullet tilslutte et mobilt udstyr: Udstyret var let at tilslutte netværk Udstyret var ikke årsag til forsinkelse Meget uenig 1 Uenig 2 Hverken /eller 3 Enig 4 Meget enig 5 Ved ikke Ikke relevant Udstyret var let at betjene (brugervenligt) Der var ikke tekniske problemer med udstyret under anvendelse Billedet på skærmen var klart og roligt Lyden var klar og tydelig Jeg oplevede ikke en forstyrrende forsinkelse mellem lyd og billede Teknikken virkede ikke generende i forhold til opgaven Jeg ved, hvor jeg skal henvende mig, hvis der er problemer med teknikken Hvis du har flere kommentarer, forslag eller gode ideer i forhold til anvendelse af videoudstyr, kan du notere dem her: (Notér) 22

23 Din vurdering af arbejdsgangen På en skala fra 1 til 5 hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn (Sæt et kryds per linje) Anvendelse af videokonference i forbindelse med projektet giver en tidsbesparelse på transport Anvendelse af videokonference i forbindelse med projektet frigør tid til andet arbejde Samarbejde via videoudstyr styrker den faglige sparring Samarbejde via videoudstyr styrker gennemførelse af møde / konsultation Anvendelse af videoudstyr har medført uønskede effekter beskriv nedenfor hvilke Anvendelse af videoudstyr kan stort set erstatte møder med fysisk tilstedeværelse Meget uenig 1 Uenig 2 Hverken /eller 3 Enig 4 Meget enig 5 Ved ikke Ikke relevant Hvis du har flere kommentarer, forslag eller gode ideer i forhold til den ændrede arbejdsgang, kan du notere dem her: (Notér) Samlet vurdering og afsluttende kommentarer På en skala fra 1 til 5 hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn (Sæt et kryds per linje) Anvendelse af videokonference har givet mig lyst til at bruge videokonferenceudstyr i andre sammenhænge Jeg føler mig tryg nu ved anvendelse af videoudstyret Jeg har opnået sikkerhed i anvendelse af videoudstyret Meget uenig 1 Uenig 2 Hverken /eller 3 Enig 4 Meget enig 5 Ved ikke 23

24 Jeg har en kollega, som jeg altid kan spørge omkring anvendelse af videoudstyr Min arbejdsplads har en fast procedure for anvendelse af videokonferenceudstyr Er der noget ved anvendelse af video, som du gerne vil fremhæve som godt? (Notér) Er der noget ved anvendelse af video, som du synes er dårligt, eller som kan blive bedre? (Notér) Må MedCom kontakte dig, hvis vi har uddybende spørgsmål? Sæt ét kryds Ja Nej Hvis ja: Udfyld navn og telefonnummer Navn: Telefon i dagtimerne: Det var alt. Tak for hjælpen! 24