GRUNDLAG FOR KOMMUNAL ELEKTRONISK SAGS- OG DOKUMENTHÅNDTERING

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "GRUNDLAG FOR KOMMUNAL ELEKTRONISK SAGS- OG DOKUMENTHÅNDTERING"

Transkript

1 KL EMNESYSTEMATIK SOM FÆLLES SEMANTISK GRUNDLAG FOR KOMMUNAL ELEKTRONISK SAGS- OG DOKUMENTHÅNDTERING Eksplorativt studie af ontologien som et aktiv for informationskulturen med By- og Kulturforvaltningen i Odense Kommune som case Ordtælling: Rikke Graff & Søren Brodersen, årgang 03 Vejleder: Niels Ole Pors Speciale afleveret ved Danmarks Biblioteksskole, Kbh. 2010

2 Abstract With the introduction of the e-governance system ProFile in the municipality of Odense and the transition from paper based case records to electronic documentation of case management, the traditional expert role of the journalfører goes extinct as an organizational race. The implementation of the e- Governance solution democratizes the case management process so heterogeneous groups of administrative staff who are now registering their own cases by using KL Emnesystematik (KLE). This study examines the impact of the IT technical solution on the information culture in the Administration for City and Culture at the municipality of Odense and concludes that the topic systematic (KLE) is overlooked as an expert language and an important asset in the information culture, as a consequence of a data- and IT infrastructure-oriented rationale. In an exploratory approach to ontology it is examined how the common municipal semantic basis, KL Emnesystematik can be made explicit as a conceptual model for a formal ontology. Moreover it is concluded that the phasing out of the role of journalfører, makes a formal explicitation of the knowledge inherent in that expert role appropriate. ii

3 Forord Forord Dette speciale har været et par år undervejs grundet fuldtidsarbejde og skiftende problemformuleringer. Oprindeligt lå der en mundtlig aftale med Sygehus Fyn omkring opbygning af en akkrediteringsdatabase til brug for at håndtere et udsnit af de krav den igangværende sygehusreform stiller. Aftalen annulleredes medio feb.08 pga. administrative omlægninger mellem Sygehus Fyn og OUH. Herefter fulgte en periode med fuldtidsstillinger og problemformuleringer uden hjerte. I dec.08 forkastede vi definitivt det daværende teoriapparat, fordi det stod klart, at det ikke kun var pga. af fuldtidsarbejde, at der ikke blev skrevet speciale. Vi var simpelthen i gang på et for uinteressant grundlag, fordi der manglede en case. På jagt igen, og med skelen til vores oprindelige interesse, fik vi i sidste halvdel af feb.2009 etableret en kontakt til Odense Kommunes By- og Kulturforvaltning. Vi brugte den følgende måned på at konstituere kontakten og opbygge grundlaget for et videre samarbejde. Vi fik her mulighed for en anden indgang til organisationen via kommunens it-afdeling. Efter strategisk vurdering erstattede vi medio mar.09 den foreliggende problemformulering med tilhørende opgavestruktur til fordel for en ny vinkel på opgaven omhandlende enterprise search og folksonomy, hvilket var både arbejdsområde og interessefelt. Dette var desværre en fejlsatsning. I aug.2009 reviderede vi endnu engang problemformulering og struktur. Vi fik åbnet en dør til Kommunernes Landsforening omkring kommunernes anvendelse af KL Emnesystematik i forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Redaktionen bag KLE har været yderst imødekommende overfor ideen om ontologiens anvendelse i forhold til KLE. Specialet er således blevet til i samarbejde med KLE-redaktionen og By- og Kultur Forvaltningen, sidstnævnte som afsæt for den case, der indgår som del af specialet. Vi vil gerne takke alle, der har brugt tid på os og vores spørgsmål. Især er det gået ud over Flemming Nielsen og Nikolaj Skovmann fra KLE-redaktionen, Rune Stilling fra RDFined, samt Malene Jensenius Truelsen og Helle Jensen fra BKF. Undervejs har det ikke været muligt for den ene halvdel af forfatterskabet at få direkte adgang til Odense Kommunes ESDH-system. Fordi forfatterskabets anden halvdel er ansat ved Odense Kommune, har det været nogenlunde at overkomme det forhold. I forhold til at opnå førstehåndserfaring med ESDHsystemet har dette været akavet, og har givet begrænsninger i forhold til, hvordan casen, kunne have været grebet an. iii

4 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Bilagshæfte... vi Indledning [RG,SB]... 1 Problemformulering [RG,SB]... 3 Analysestrategi [RG,SB]... 4 Afgrænsning af fagligt fokus [RG,SB]... 5 Indhentning af empiri [RG,SB]... 5 Interviews afholdt som møder [RG,SB]... 6 Overblik over møder [RG,SB]... 6 Ændringer i metodens afsæt [RG,SB]... 8 Teoretisk baggrund for analysen... 9 Informationskultur - et diffust begreb [RG]... 9 Hvorfor er informationskultur interessant? [RG]... 9 Opbrydning af begrebet informationskultur [RG] Distinktion mellem data, information og viden [RG] En arbejdsdefinition for informationskultur [RG] Model for informationskultur - strategiske indsatsområder [RG] Typer af informationskultur [RG] Organisatorisk videndannelse og SECI modellen [RG] Ba japansk for et fælles oplevet rum [RG] Informationskultur - begrebets akademiske snitflade [RG] Repræsentation af information i IT-systemer [SB] Knowledge level modelling [SB] Videnrepræsentation i ontologier [SB] Ontologityper [SB] Klasser i ontologien [SB] Relationer i ontologien [SB] Relationernes karakter [SB] Restriktioner [SB] Designstrategi for ontologier [SB] Klassifikationssystemer udtrykt som ontologier [SB] Præsentation af Casen [RG] Odense Kommunes IT-ambitioner [RG] Organisationsstruktur i relation til ESDH [RG] ESDH-systemet ProFile [SB] KL Emnesystematik [SB] KLE i et informationskulturelt perspektiv [RG] Analyse af handlingsfacetterne [RG] Kortlægning af gældende handlingsfacetter [RG] Handlingsfacetternes anvendelse i BKF [RG] Informationskulturelle betragtninger [RG] Det tabte sprog [RG] Viden i BKF og fælles oplevede rum [RG] Informationskulturelle indsatsområder Fagprofessionelle miljøer [RG] Kommunikationsstrømme og informationers flow [RG] Partnerskab og samarbejde på tværs af kommunen [SB] Miljøet internt i BKF i relation til ESDH [SB] Informationsstyring og informationssystemer [SB] iv

5 Indholdsfortegnelse Processer og procedurer [SB] Definition af informationskultur i BKF [RG,SB] Knowledge level modelling af domænet KLE Videnstrukturer [RG] Generalisering og konceptualisering af domænet [RG] Ontologiens interessenter [RG] Ontologiens domæneafgrænsning [RG] Ontologiens formål og anvendelse [RG] Formel specifikation af koncepter i KLE domænet [SB] Relationerne i opgavetaksonomien [SB] Konceptuel model for emnehierarkiet [SB] Konceptuel model for handlingsfacetterne [SB] Topic neighborhoods i KLE [SB] Overvejelser om ontologiske forpligtelser i KLE [SB] Perspektivering og metodekritik [RG,SB] Konklusionen [RG,SB] Litteratur N.B! initialer i overskrifterne for de enkelte afsnit angiver ansvarsfordelingen. Initialer: RG = Rikke Graff og SB = Søren Brodersen v

6 Bilagshæfte Bilagshæfte By- og Kulturforvaltningen Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Dataark for anvendte handlingsfacetter i BKF. Bemærk: datamaterialet forligger som elektronisk version på vedlagt Cd-rom. Diagram over anvendelsesfrekvens for handlingsfacetter i BKF (dataark nr.4 fra elektronisk version) Interviewspørgsmål til Malene Jensenius Truelsen og Helle Sørensen fra Odense Kommunes By- og Kulturforvaltning Organisationsstruktur for Odense Kommune Transskribering af interview med Malene Jensenius Truelsen og Helle Sørensen fra Odense Kommunes By- og Kulturforvaltning Uddrag af ESDH-teamet : opgaver og orientering Uddrag af ESDH organisation i BKF Uddrag af Uddannelse i ProFile - ESDH Emnesag KLE-redaktionen Bilag 9 Bilag 10 Bilag 11 Interviewspørgsmål til Flemming Nielsen og Nikolaj Skovmann Malkov fra Kommunernes Landsforenings Center for IT-arkitektur og Arbejdsgange (KLE-redaktionen) Mailkorrespondance: Flemming Nielsen KL s Center for ITarkitektur og Arbejdsgange (KLE-redaktionen) Transskribering af interview med Flemming Nielsen og Nikolaj Skovmann Malkov fra Kommunernes Landsforenings Center for IT-arkitektur og Arbejdsgange (KLE-redaktionen) KL Emnesystematik Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Oversigt over gældende handlingsfacetter i KL Emnesystematik Projektbeskrivelse : øget brugervenlighed af KL Emnesystematik Projektafslutning : brugervenlighed af KL Emnesystematik Bilag 15 Servicetekstsider og emnehierarki for klassen Bilag 16 Servicetekstsider og emnehierarki for klassen vi

7 Indledning Indledning [RG,SB] I 2004 indfører Odense Kommune det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem ProFile som afløser for den papirbaserede journalisering af kommunens sager. (Bilag 5, p.7) Journaliseringen overgår med systemets indførelse fra at være en arbejdsopgave for nogle få journalførere til at skulle varetages af de fleste brugere af kommunens intranet. 1 Implementeringen af ProFile betyder samtidig at sager, der tidligere har ligget i et arkivskab i den enkelte afdeling, nu bliver decentralt tilgængelige for kommunens medarbejdere. Profile implementeres som en del af kommunens intranet-løsning Lotus Notes, og alle med adgang hertil får i princippet adgang til at oprette sager. Denne demokratisering af journaliseringsprocessen omfatter hovedsagligt kommunens emnesager, dvs. sager, der ikke drejer sig om f.eks. enkeltpersoner, men kun kan identificeres som omhandlende en bestemt kommunal opgave. Hos Odense Kommune har man i forbindelse med ESDH-løsningen igangsat forsøg med søgeteknologier bl.a. Googles Enterprise søgemaskine, for at lette genfindingen af især emnesager. Man er desuden igang med at implementere software, der skal fungere som sammenstillingslag mellem kommunens forskellige fagsystemer, således at borgere og virksomheder i en portalløsning, kan få adgang til egne informationer. De fleste af landets kommuner journaliserer sager efter KL Emnesystematik (KLE), der er et taksonomisk journalsystem udviklet i 1970 erne med henblik på at give kommunerne en standardiseret måde at registrere deres sager på. KLE-redaktionen under Kommunernes Landsforening (KL) vedligeholder og opdaterer løbende systematikken, både i takt med indførelse af ny terminologi og i takt med teknologiske fremskridt. I øjeblikket arbejdes der på en elektronisk version af KLE opmærket i det XML baserede OWL-format. (Bilag 11, pp.5-6). OWL bruges til udvikling og repræsentation af ontologier. Ontologier er videntrukturer, der kan bruges til at definere forskellige domæners terminologi. Det semantiske værktøj har i sin moderne form afsæt i Artificial Intelligence feltet. Udgangspunktet er et fokus på maskinprocesbare formater med mulighed for komplekse relationsstrukturer og høj grad af logisk for- 1 Før indførslen af ProFile havde der været andre sagsrelaterede systemer i drift i Odense Kommune. Sager blev registreret (ikke opbevaret) i Sag2000 og ESDH-systemet GoPro havde kørt som pilotprojekt i to af kommunens forvaltninger siden Se bilag 5 side VII - VIII 1

8 Indledning malisering. Formålet er populært sagt at få maskiner til at forstå den dybere mening bag de ord, der anvendes i IT-systemer i forsøget på at levere det korrekte indhold til brugerne. Ved formelt at definere terminologien indenfor et bestemt domæne, kan terminologien efterfølgende anvendes i intelligente systemer til at drage slutninger om f.eks. betydningen af udsagn i naturligt sprog eller til automatisk at identificere emnet for en tekst. Med den begyndende konvertering af KL Emnesystematik til OWL, er der således åbnet for at udnytte disse muligheder for at modernisere det fælles opgavesprog med nye semantiske sammenhænge. Dette speciale tager de ovennævnte problematikker og muligheder op i en analyse af informationskulturen i By- og Kulturforvaltningen (BKF) ved Odense Kommune, og kobler den til en analyse af det fælleskommunale semantiske grundlag KL Emnesystematik. Første del af analysen tager udgangspunkt i en kritisk vinkel på overgangen til elektronisk sags- og dokumenthåndtering i Odense Kommune, hvor det undersøges hvilke konsekvenser, det har haft for informationskulturen, at journalførerens ekspertise er forsvundet, mens selve journalførerrollen er blevet demokratiseret. Der tages udgangspunkt i en arbejdsdefinition af informationskultur for BKF. Anden del af analysen undersøger mulighederne for at modernisere klassifikationssproget for den kommunale opgaveløsning med henblik på en formalisering af det semantiske grundlag i ontologi. 2

9 Problemformulering Problemformulering [RG,SB] Det ønskes at foretage en analyse af informationskulturen i By- og Kulturforvaltningen ved Odense Kommune med udgangspunkt i den elektroniske sagsog dokumenthåndtering, der baserer sig på det fælles kommunale journaliseringssprog KL Emnesystematik (KLE). I forbindelse med journaliseringen af emnesager, har det vist sig som en udfordring, at påføre korrekt journalnummer på forvaltningens emnesager efter omlægning til og implementering af ESDHsystemet Profile. Som del af analysen af informationskulturen, ønskes det at gentænke det semantiske grundlag for journaliseringen af emnesager ved at undersøge, hvordan emnesystematikken kan moderniseres til en formaliseret og maksinprocesbar ontologisk videnstruktur. Hvilken betydning har det for informationskulturen i By- og Kulturforvaltningen ved Odense Kommune at: o Man anvender ProFile som ESDH-system? o Journaliseringen er blevet demokratiseret? Hvordan kan semantikken i KLE ekspliciteres til brug for en konceptuel model af emnesystematikken? 3

10 Analysestrategi Analysestrategi [RG,SB] Informationskultur bliver interessant, når informationer betragtes som aktiver, der kan bidrage til organisationens effektivitet som offentlig myndighed. På samme måde som informationer og it-systemer er konkurrencedygtige aktiver for private virksomheders konkurrenceevne. For en analyse af informationskulturen i By- og Kulturforvaltningen ved Odense Kommune anvendes teori om informations- og organisationskultur. Informationskultur betragtes i denne opgave som et afgrænset aspekt af den organisationskultur, der generelt består i Odense Kommune. Præmissen for at betragte informationskultur afgrænset er en antagelse om, at der allerede består en egentlig kultur i organisationen omkring det at håndtere informationer, og at en sådan kan identificeres. Analytisk behandles informationskultur som selvstændigt undersøgelsesfænomen, men i praksis vil informationskultur fungere i dynamisk indlejret samspil med organisationskulturen. Informationskultur er som analytisk begreb interessant, netop fordi begrebet i praksis har snitflader til hele en organisations forretning og strategiske formål. Da informationskultur er et uklart begreb, er det intentionen først at udarbejde en arbejdsdefinition for begrebet, der herefter præciseres og tilpassses BKF. I analysen af den kommunale informationskultur benyttes den konceptuelle model for The evolution of information culture fra Assessing information culture an exploratory model. Som del af informationskulturen omkring journalisering af BKF s emnesager findes KL Emnesystematik som det helt centrale redskab til dokumentation af kommunens opgaveløsning og forvaltning. En af de helt store udfordringer i journaliseringen af emnesager er, vha. emnesystematikken at udtrykke forvaltningshandlingen dvs. den måde kommunen forvalter en opgave på. Dette aspekt demonstreres ved indsamling af data for den faktiske anvendelse af handlingsfacetter i BKF. Som klassifikationssprog er emnesystematikken udviklet i en tid, hvor sagerne skulle opbevares fysisk. Spørgsmålet er, hvordan man moderniserer en traditionel taksonomisk videnstruktur som KLE til en maskinprocesbar ontologi? Det eksplorative studie af ontologien foretages på et knowledge level modelling niveau, dvs. løsrevet fra implementeringshensyn. Analysen har teoretisk afsæt i Ontology-based Multi-Agent Systems: design Methodology for Integrated Systems, der indeholder et sæt designkriterier, der som minimum kan identificeres for at opbygge en maskinprocesbar ontologi. Til selve arbejdet med semantikken og de verbale strukturer i KLE anvendes et analyseredskab, der betegnes Topic Neighborhoods. Metoden anvendes med henblik på at eksplicite- 4

11 Analysestrategi re semantikken og emneklasserne idet dette er nødvendigt i forhold til en fuldt formaliseret ontologi. Metoden demonstreres med eksempler hentet fra emnesystematikkens hovedgruppe 02 Bygningsregulering mv. og hovedgruppe 07 Affald og genanvendelse Afgrænsning af fagligt fokus [RG,SB] Der er tale om et synkront studie, der drejer sig om den del af dokumentproduktionen, der elektronisk opbevares i kommunens generelle ESDH system Profile, og er karakteriseret som emnesager. Undersøgelsen vil fremstå som et enkeltstående bidrag med viden om et udsnit af organisationens informationskultur. Analysens afgrænsning til emnesager i ESDH-systemet, skal ses i forhold til at Profile tillige indeholder de såkaldte Borgersager. Sager, der er knyttet op på et personnummer og entydigt ID. Ontologiens interesse set med bibliotekariske kompetencer, er slægtskabet med semantiske værktøjer, der kan anvendes til at kontrollere naturligt sprogs tvetydigheder. Især tesaurussen har på det semantiske niveau et vist slægtskab. De semantiske værktøjer kan beskrives ved graden af de betydningsmæssige restriktioner, man ønsker at påføre det naturlige sprog. Det er ikke opgavens fokus at lave en dybdegående komparativ analyse af semantiske værktøjer, men der gives en kortfattet oversigt i skemaform for på generelt niveau at illustrere karakteristika mellem fagets mest almindelige semantiske værktøjer og ontologien, der opstår af feltet Artificial Intelligence. Indhentning af empiri [RG,SB] Den metodiske argumentation er bygget op dels af egen empiri indsamlet ved møder og korrespondance med strategisk udvalgte medarbejdere med specialroller og ledelsesbeføjelser i Odense Kommune, samt med to medarbejdere fra KLE-redaktionen i Kommunernes Landsforenings Center for ITarkitektur og Arbejdsgange. Dels empiri i form af et selektivt udvalg af strategiske dokumenter relateret til it-governance i kommunen, samt snapshots af ESDH-systemets brugergrænseflade og åbne emnesager i kommunens By- og Kulturforvaltning. Ovennævnte metodiske argumentation repræsenterer empiri, der skal muliggøre analyse af informationskulturelle aspekter, herunder organisatoriske forhold, der influerer måden, man anvender informationer på. Perspektivet er en tolkning af et udsnit af den informationskultur, som medarbejderne virker i. 5

12 Analysestrategi Samtidig har forfatterne, på et wild card, deltaget i en præhøringskonference for nationale standarder for at få indblik i udviklingen af moderniseringen dansk forvaltning inden for sagbehandling. Konferencen er interessant, idet den giver et aktuelt indblik i de udfordringer, man på nationalt niveau forsøger at løse ved en fælles referencearkitektur for sags- og dokumentområdet. Interviews afholdt som møder [RG,SB] Tilgangen til møderne har været det ustrukturerede interview. Dels fordi formen er mindre stram end et egentligt interview med interviewguide, dels fordi det skønnes, at denne interviewform informativt, vil være den mest berigende. Respondenterne er strategisk valgte ud fra deres rolle i organisationen, og tilgangen er valgt for at få medarbejderne til så vidt muligt i egne ord at besvare spørgsmål, og samtidig frit kunne inddrage arbejdsrelaterede erfaringer. Rent praktisk kan interviewformen fungere, fordi der ikke er tale om et større antal respondenter. (Hellevik,1999 kap.4) Overblik over møder [RG,SB] Møde 1 ( ) : er kommet i stand efter forfatternes henvendelse til kommunen med en mail, hvor et udkast til en problemstilling er blevet præsenteret, som afsæt for et samarbejde. Mødet er afholdt med Sekretariatschef Malene Jensenius Truelsen og Fuldmægtig Helle Sørensen fra Ledelsessekretariatet i Odense Kommunes By- og Kulturforvaltning, hvor udgangspunktet for mødet er helt basalt at få afklaret, om det vil være muligt at få etableret et samarbejde. Mødets karakter kan beskrives som yderst informativt, omkring hvilke udfordringer organisationen skal håndtere i forhold til den elektroniske sagsog dokumenthåndtering. Udgangspunktet efter dette møde har ikke været at finde en problemstilling, men at kunne sortere for at lokalisere den væsentligste kerne. Da dette var et indledende møde, der egentlig skulle afklare, hvorvidt et samarbejde overhovedet kunne etableres, fandt vi det for påtrængende at spørge om, vi måtte optage mødet idet vi jo ikke vidste, om der ville blive et samarbejde. Møde 2 ( ) : er blevet afholdt med Carsten Bengaard, der er ansat i ESDH Team, der er en stabsfunktion med tekniske kompetencer specifikt for ESDH systemet Profile og servicerer kommunens ansatte via en helpdesk. 6

13 Analysestrategi Spørgsmålene er til dels af it-teknisk karakter, men også tilrettelagt med henblik på at få indhentet information om, hvordan den ansatte i sin rolle oplever den organisatoriske hverdag. Det første skal bidrage til større indsigt i ESDH systemet, mens det sidste bidrager til indsigt i informationskulturen. Møde 3 ( ) : er blevet afholdt med deltagelse af to ansatte fra afdelingen IT Kompetencecenter, dette er ligeledes en stabsfunktion, og fungerer som kommunens it-strategiske udviklingsafdeling. Det drejer sig om rollerne it funktionsleder og projektleder. Dette møde bidrager med afgørende informationer omkring det at tænke ESDH systemer. Det viser sig at der er sket et paradigmeskift, og bevirker, at den første problemformulering forkastes, fordi den viser sig at være en gammeldags måde at tænke elektronisk sag- og dokumenthåndtering på. Møde 4 ( ) : er blevet afholdt med Flemming Nielsen og Nikolaj Skovmann Malkov fra KLE-redaktionen i Kommunernes Landsforenings Center for IT-arkitektur og Arbejdsgange. Drift, vedligeholdelse og udvikling af KL Emnesystematik er centraliseret hos KLE-redaktionen. Mødet har bidraget til generel information om emnesystematikkens historie og nutidige udvikling, samt indsigt i de udfordringer der er forbundet med anvendelsen af KL Emnesystematik. Møde 5 ( ) : er blevet afholdt med Malene Jensenius Truelsen og Helle Sørensen fra Odense Kommunes By- og Kulturforvaltning. Mødet er en opfølgning på det indledende møder, der var så informativt, at det har været nødvendigt at få dokumenteret mange af disse oplysninger. Begge personer har en central rolle i forbindelse med ESDH-systemets anvendelse i BKF. Mødet har bidraget med central information omkring de udfordringer, der i dag er med anvendelsen af systemet og journalisering efter KLE. De afholdte møder er suppleret med mailkorrespondance, der indeholder opfølgende spørgsmål. Møderne 1-3 er ikke transskriberede idet disse mere fungerer som baggrundsviden og inspiration til det videre arbejde. Møderne 4-5 er optaget efter aftale med de involverede parter og efterfølgende dokumenteret ved transskribering. Transskriberinger og et udvalg af mailkorrespondancer er vedlagt som bilag. 7

14 Ændringer i metodens afsæt [RG,SB] Analysestrategi Under specialeskrivningen har det været nødvendigt at revidere analysestrategien. Analysen har tidligere inddraget Borgerforvaltningen. Men fordi kommunikationen ikke i tilstrækkelig grad har været tilstede med, efter forfatternes vurdering, strategisk nødvendige medarbejdere, har det været nødvendigt at skifte fokus. Under samarbejdet med KompetenceCenter IT i Odense Kommunes Borgmesterforvaltning, har det været et ønske at gennemføre en survey blandt udvalgte medarbejdere med henblik på at få afklaret, hvorvidt tagging og tagcloud med succes vil kunne indlejres, som del af informationskulturen. Det har været nødvendigt at fravige dette, fordi manglende svar på, hvorvidt det vil kunne lade sig gøre eller ej at få lov at gennemføre undersøgelsen, har sænket specialeprocessen unødvendigt. Af hensyn til den forventede afleveringsfrist for specialet, som allerede på dette tidspunkt én gang har været overskredet, er der valgt et nyt fokus, der gør specialet mindre afhængigt af kommunikation med organisationen. 8

15 Teoretisk baggrund for analysen Teoretisk baggrund for analysen Informationskultur - et diffust begreb [RG] At arbejde med begrebet informationskultur kræver i akademisk forstand om ikke en definition, så i hvert fald en begrebsafgrænsning. I denne opgave, arbejdes der med begrebet informationskultur ud fra en arbejdsdefinition for begrebet, samt et teoretisk afsæt i forfatterne Adrienne Curry og Caroline Moore s artikel Assessing information culture an exploratory model. Anvendelsen af en arbejdsdefinition, synes formålstjenstlig idet informationskultur som fænomen er diffust. Samtidig er kultur og subkulturer specifikke for den enkelte organisation. Tanken med arbejdsdefinitionen for informationskultur, er derfor at opnå en forståelse af begrebet med udgangspunkt i BKF i relation til elektronisk sagsbehandling. Hvorfor er informationskultur interessant? [RG] Informationskultur har interesse fordi informationer både berører en organisations tekniske, sociale og administrative dimension. Det er en organisatorisk og it-systemmæssig interesse for informationerne ud fra den betragtning, at dette er aktiver, der kan bidrage til organisationens effektivitet som offentlig myndighed. På samme måde som informationer og it-systemer er aktiver for private virksomheders konkurrenceevne i en videnøkonomi. (Kristensen,2008 ; Frøslev Christensen&Maskell,2003 ; Garud&Kumaraswamy,2002 ; Huizing&Bouman,2002 ; Neef,1998 ; Sampler,1998) og hvor organisationer overlever ved at være videnproducerende. (Nonaka,2008 ; Grant,2002 ; Nonaka,2002 ; Zack,2002 ; Davenport&Prusak,2000 ; HarvardBusinessReview,1998) samt at robuste informationer er altafgørende for at kunne træffe beslutninger, bliver det således interessant at fokusere på informationer som et særegent kulturelt aspekt indeholdt i den mere omfattende organisationskultur. Det er således også en strategisk tilgang til anvendelsespotentialet for organisationens informationer, der ligger til grund for det kulturelle aspekt og arbejdsdefinitionen. Samtidig ses det også ofte at ejerskab af it-projekter, som del af organisationskulturen, nærmest pr. automatik forankres i en it-deling, hvilket kan give et uheldigt fravær af brugernes perspektiv dvs. de personer, der rent faktisk skal anvende it-løsningen. En lignende tankegang ses hos Curry&Moore, der henviser til studier, der foreslår en sammenhæng mellem fejlslagne it-systemløsninger og den kulturelle kløft, der eksisterer mellem personer, der udvikler og implementerer en it-systemløsning, og de der skal anvende systemet. Med dette afsæt udarbejder Curry&Moore den begrebsmodel for informationskultur, som præsenteres senere i opgaven. 9

16 Teoretisk baggrund for analysen the context for considering information culture is one which information systems (IS) projects have tended all too often to fail or remain sub-optimized. (Curry&Moore, 2003) Citatets mening er ganske klar. Når en organisation vælger at implementere en eller anden form for informationssystem, er det efterfølgende sandsynligt at informationssystemet i en eller anden grad ikke fungerer hensigtsmæssigt. I forhold til den elektroniske sags- og dokumenthåndtering af emnesager i BKF må dette også siges at være tilfældet. Opbrydning af begrebet informationskultur [RG] Begrebet informationskultur er ikke bare diffust, men også komplekst. Derfor brydes begrebet informationskultur for et øjeblik op. For en foreløbig arbejdsdefinition af informationskultur tages der afsæt i betydningsforklaringer af begrebets enkeltord information og kultur. Hvor information anskues i relation til management og kultur i relation til organisation. INFORMATION: Ved opslag i Informationshåndbogen på information ses betydningen nedfældet eller formidlet viden. For den strategiske anvendelse af information, findes begrebet information management, der præsenteres som ledelsesfilosofi hvor man interesserer sig for hvordan virksomheden styrer sine informationer integreret. I forlængelse af dette ses begrebet videnstyring eller knowledge management, der præsenteres som ledelsesfilosofi hvor man interesserer sig for hvordan virksomheden internt administrerer sin viden. Viden er her de bearbejdede informationer, inklusive regelsæt for deres benyttelse, som virksomheden besidder. Jf. IRM. Ved opslag på IRM ses følgende forklaring: [IRM: information resources management] Begrebsdannelse som fremhæver det forhold at information er en resurse som der under mange forskellige former er brug for alle steder i en virksomhed. IRM ser information som en resurse på lige fod med arbejdskraft, kapital, og råvarer Der ligger i ovennævnte betydningsopslag i Informationshåndbogen en implicit forståelse af information og viden, som en fremadskridende proces, hvor der 2 Det bemærkes, at der i Informationshåndbogen ikke er indførsler på hverken data eller informationskultur. 10

17 Teoretisk baggrund for analysen sker en berigelse i form af bearbejdning af information for at danne viden. Grundlaget for nedfældet og eller formidlet information er data i en eller anden form. Implicit ligger der i forklaringerne en forståelse af, at data har gennemgået en proces for at kunne nedfældes eller formidles. Denne implicithed, er også en skelnen mange mennesker intuitivt foretager mellem disse begreber uden yderligere præcision. Man kan kalde det for en common sense forståelse af begrebernes indbyrdes snitflader. Følgende citat viser med al tydelighed vigtigheden af at gøre en skelnen. Confusion about what data, information, and knowledge are how they differ, what those words mean has resulted in enormous expenditures on technology initiatives that rarely deliver what the firms spending the money needed or thought they were getting. Often firms don t understand what they need until they invest heavily in a system that fails to provide it (Davenport&Prusak, p.1) Samme tilgang til nødvendigheden af at behandle data, information og viden som selvstændige begreber ses hos forfatterne Boisot&Canals. Med begrebet economics of information anses denne skelnen som afgørende for i praksis at kunne tilpasse organisationen til at være konkurrencedygtig i en videnøkonomi. Den strategiske tilgang til informationer som aktiver for organisationen, skal samtidig ses som en integreret del af organisationens processer. Dermed anskues informationer snarere som et Forretningsperspektiv forankret i forretningens og brugernes behov. (Boisot&Canals, 2004) Et sådant perspektiv vil organisatorisk kunne understøttes ved en implementeringstilgang for it-løsninger, der forankrer projektejerskabet i en forretnings- og procesorienteret organisatorisk enhed udenfor it-afdelingen. KULTUR: Ved opslag i Den store danske Encyklopædi ses kultur afledt af den latinske betydning colere, i betydningen at dyrke. 3 Begrebet kulturs oprindelige betydning ses anvendt i betydningen dyrkning, pasning, plejning, forædling og bearbejdning, først og fremmest af jorden, planter og husdyr. Denne betydning 3 Danmarks Nationalleksikon (1998). Den store danske Encyklopædi, bind 11 pp Det bemærkes, at ordet kultur i høj grad også anvendes i betydningen åndelig dannelse, men for opgaven her, er det ordets oprindelige betydning der er mest interessant. 11

18 Teoretisk baggrund for analysen antyder, at man har kultiveret dvs. dyrket de aktiver, som har haft betydning for den samtids overlevelse og velstand. Fra Jacobsen&Thorsvik ses en forståelse af organisationskultur, der ligeledes tager afsæt i det latinske ord colere. Organisationskultur ses i betydningen: at bearbejde indtryk, erfaringer og viden, og danne meninger om os selv og den tilværelse vi deler med andre. (Jacobsen&Thorsvik, 2002 p.120 ) Organisationskultur opfattes bredt, som det, at medarbejdere internaliserer en organisations værdier og normer, som den enkelte socialiseres til at begå sig i. Her igennem skabes orden, identitet og mening for det enkelte individ i organisationen. Ved studier af organisationskultur ses en ofte anvendt definition på organisationskultur baseret på Edgar Shein. (Jacobsen&Thorsvik, kap.4 ; Choo, 2006) Definitionen har afsæt i en lineær forståelse af organisationskulturen mellem det, Edgar Shein betragter som organisationskulturens tre bærende elementer: artefakter, værdier og normer samt et sæt fælles grundlæggende antagelser. Kulturen består i det underliggende lag af fælles grundlæggende antagelser, der manifesteres i et sæt af værdier og normer, der igen kan aflæses som repræsentationer, de såkaldte artefakter. (Shein,1984) Denne lineære opfattelse af organisationskulturen kritiseres for at mangle en dynamisk tilgang til forståelsen af organisationskultur. (Hatch,1991 ; Gleerup,1998) Edgar Sheins antagelse ser ydermere kulturen som en konsensusorienteret fælles forståelse i alle områder af en organisation. En sådan integration på alle organisatoriske niveauer er snarere et udtryk for en idealverden. (Choo,2006 p.99) Edgar Sheins organisationskulturelle forståelse tager således ikke hensyn til subkulturer dvs. grupperinger i organisationen med divergerende sæt af fælles forståelser af kulturelle normer og værdisæt. En sådan tilgang anskuer organisationskultur med afsæt i et konfliktorienteret perspektiv, dog stadig med en bestående konsensus i den enkelte subkultur. (Choo,2002 p.100 ) Yderligere ses en fragmenteret organisations kulturel opfattelse, der anskuer kultur som noget, der består i relationerne mellem organisationens ansatte og temporært bundet sammen af de til en hver tid bestående opgaver og informationer, der er til rådighed. 4 (Martin, 1992 I: Choo,2002 p.100) Til den sidste opfattelse af organisationskultur bør det bemærkes, at man her antager et så dynamisk perspektiv, at det måske ikke længere giver mening at betegne kultur som indlejret socialiseret praksis baseret på et fælles sæt af værdier. Den fælles værdi- og normopfattelse vil snarere netop være det temporære aspekt: værdien af at samhørighed går i op- 4 Joanne Martin Cultures in Organizations, 1992 beskriver tre organisationskulturelle perspektiver: det integrerede perspektiv, det differentierede perspektiv og det fragmenterede perspektiv. 12

19 Teoretisk baggrund for analysen løsning for igen at opstå andetsteds i nye relationer. Den moderne organisations orientering mod projektet kan anskues som artefakt i den fragmenterede organisationskulturelle forståelse. Det ligger i projektet, at det etableres for at bestå i en tid for dermed at afsluttes. Det samme gør deltagerne i projektet: man består i en temporær relation. Hos Allen Batteau ses en antropologisk tilgang til organisationskultur, hvor han identificerer grundbestanddelen i organisationskultur: at organisere, det er det organisationer gør. Her forstås organisationer som: a social form defined by goal-orientated instrumental rationality, hvor det at organisere, er en vedvarende strategisk indsats for organisering af sociale aktiviteter i forsøget på at opnå bestemte mål. Ved en sådan organisering afgrænses et felt for sociale aktiviteter ud fra et strategisk rationale. Denne afgrænsning fungerer som et slags ideal af orden for aktiviteterne, der uden denne rationalitet ville se anderledes ud. Dette ideal af orden, er dog facade. Den organisatoriske virkelighed er snarere, at organisationerne er bedre til at sprede budskabet om velorganiseret aktivtet end til at opretholde en sådan orden i de sociale aktiviteter: organizational life seldom lives up to the facade of order it projects organizations are more successful in propagating the ideology of rationalized order than they are in sequestering and distributing the resources required for creating and maintaining order (Batteau, 2003 p.728). Kultur anskues som et sæt af aktiviteter, der er genstand for en altid igangværende forhandling af bestående praksis. Det kan forsøges at navigere kultur, men kultur kan aldrig kontrolleres. Som eksempel kan nævnes værdibaseret ledelse, som et forsøg på at navigere organiseringen af de sociale aktiviteter i bestemt retning, men organisationen vil ikke kunne kontrollere at værdierne rent faktisk lejres og fungerer efter den rationelle målsætning. Kulturer virker som meningsbærende strukturer, der fungerer som dynamiske referencerammer for deltagende aktører. Sådanne meningsbærende referencerammer kan medvirke ikke bare til forståelse, men også misforståelse. Disse kulturelle tvetydigheder fortolkes af aktører i forsøget på at skabe meningsfuldhed, og muliggør derved fortsættelse af sociale aktiviteter. (Batteau,2000) Kultur indeholder således en gensidigt socialt virkende dobbelthed: dels ved sæt af mentale modeller aktører styrer efter, dels fungerende som koordinerende rammer i organisatorisk aktivitet. 13

20 Teoretisk baggrund for analysen Distinktion mellem data, information og viden [RG] Eksponent Begreb DATA INFORMATION VIDEN EPISTEMOLOGISKE BEMÆRKNINGER DAVEN- PORT&PRUSAK Pragmatisk tilgang til viden, erfaret ved konsulentarbejde i organisationer Data is a set of discrete objective facts about events. Structured records of transactions. There is no inherent meaning in data, no judgement or interpretation. Rawmaterial for the creation of information. pp.2-3 Information is data that makes a difference. A message in the form of a document or an audible or visible communication. Information is ment to change the way the receiver persives something, to have an impact on judgement and behavior. Information has meaning, It is organized to some purpose. pp.3-4. The medium is not the messages though it may strongly affect the message p.4 Working definition: knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations it oftens becomes embedded in documents, repositories, organizational routines processes, practices, and norms. p.5 Knowledge assets are hard to pin down p.5 Meget fokuseret på praksis og det at viden eksisterer i praksis. Viden er situationelt betinget og derfor vanskeligere at generalisere på et teoretisk niveau. Kommenterer på skelnen mellem news, intelligence, meaning og wisdom. Bifalder ikke denne skelnen jf. praksis i forvejen viser, at det er svært nok i sig selv at skelne mellem de tre indbyrdes begreber data, information og viden. Laver i stedet en arbejdsdefinition, hvor intelligence, meaning og wisdom fremstår som egenskaber, der baserer sig på viden. Knowledge derives from information as information derives from data p.6 Knowledge can also move down the value chain, returning to information and data. Most common reason for what we call deknowledging is too much volume.p.7 MEADOW [et.al] kap.2 A datum is a string of elementary symbols, such as The word information has no universally accepted Knowledge seems to represent a higher Den systemtekniske og systematiserede tilgang gør viden afhængig af, at 14

21 Teoretisk baggrund for analysen Information retrieval tilgang til viden, systematisk behandling af informationer som grundlag for viden digits or letters It is the value of an attribute It may not have meaning to everyone, but it must be clear of what attribute a datum is a value meaning, but generally it carries the connotation of evaluated, validated, or usefull data Operational definition of information is data that changes the state of a system that persives it, whether a computer or a brain A decision maker is faced with a set of alternatives, is uncertain which to select, and needs information to make the choice degree of certainty and validity than information Knowledge also has the characteristic of information shared and agreed upon within a community Knowledge in most cases has the quality of being an integrated assemblage of information received from multiple sources en sådan rationel tænkning og planlægning af data og informationer forefindes. Skelner mellem news, intelligence, meaning og wisdom. Med et analytisk formål kan det være en teoretisk fornuftig øvelse. En bemærkning til Davenport&Prusak angående information has meaning, It is organized to some purpose. pp.3-4. Det kan muligvis lyde som om data ikke er organiserede. Data er i høj grad organiserede i f.eks. databaser og filstrukturer. Det, der menes er, at informationer indeholder en organisering foretaget af den person, der har kreeret informationen. Det, at informationen er nedfældet eller formidlet jf. opslag i Informationshåndbogen. For at undgå misforståelser anskues data som lagrede og informationer som organiserede. Endvidere kan der tales om at informationer kan repræsenteres på en given måde, når organiseringen af informationsbeskeden knyttes til et medium. En sådan repræsentation vil være afhængig af de data, der er til rådighed, og datas validitet. Når data ikke er konsistente, betyder det ofte redundante informationer. En bemærkninger til Meadow et.al, der som de eneste af de nævnte eksponenter medtager begreberne relevans og værdi, som noget informationer skal vurderes i forhold til. Dette vil altid afspejle et aktuelt informationsbehov og dermed foreligger der også et dynamisk aspekt i forhold til informationer som et aktiv. Et sådan aspekt ses ikke direkte kommenteret hos Davenport&Prusak. Værdi aspektet berøres dog implicit i påstanden Information is ment to change the way the receiver persives something, to have an impact on judgement and behavior, der nævnes af Davenport&Prusak. 15

22 Teoretisk baggrund for analysen Forfatterne tilslutter sig vigtigheden af at foretage en afgrænsning af begreberne data, information og viden, samt at skelne mellem begreberne netop pga. begrebernes indbyrdes dynamiske forhold i praksis. Verbalt kan det f.eks. være ret nemt at udtale, at man behøver viden om noget, når det man i virkeligheden mener, er at man har brug for informationer. I opgaven skelnes der mellem data som det råmateriale, der muliggør bearbejdelse og formidling af information til noget meningsfyldt. Information er data selekteret til et formål, som derved giver grundlaget for videndannelse. Endvidere antages det i opgaven, at det er kontekstafhængigt, hvad der gør data interessante. Bearbejdelsen af data foranlediges af et dynamisk informationsbehov, der opstår i en spontan situation eller som følge af strategiske beslutningsprocesser. Dette informationsbehov gør det konstruktivt at selektere data for en videre formidlingsproces jf. Meadows relevans og værdi aspekt. Ellers vil data blot bestå som en grumset suppe af ligeværdige oplysninger. En arbejdsdefinition for informationskultur [RG] Fraværet af en egentlig konsensus om, hvad man skal forstå ved informationskultur, har gjort det nødvendigt at argumentere for en begrebsafklaring. For en foreløbig arbejdsdefinition på informationskultur sammenstilles ovenstående til en forståelse af begrebet som en social, dynamisk og koordinerende organisatorisk aktivitet, der kan navigeres, men ikke kontrolleres, og som spænder over, hvordan informationer kultiveres som strategiske aktiver for organisationen (artefakt), hvordan informationer håndteres og selekteres ved meningsfulde mentale modeller (normer og værdier), der lejrer informationskultur som meningsbærende referencerammer for praksisser i en organisation (sæt af grundlæggende antagelser). Det informationskulturelle perspektiv tager i opgaven her et strukturelt afsæt: dels ved at se på, hvordan informationer kultiveres i BKF ved Odense Kommune, dels ved at se på elementer i organisationsstrukturen for Odense Kommune og BKF, dels ved at se på hvordan informationer i den elektroniske sagsog dokumenthåndtering af emnesager repræsenteres, som noget der influerer på organisatorisk videndannelse. 16

23 Teoretisk baggrund for analysen Model for informationskultur - strategiske indsatsområder [RG] Det altafgørende for en hensigtsmæssig informationskultur, er en fælles forståelse af informationer, som en kritisk ressource for organisationen. Curry&Moores arbejde med en begrebsmodel for informationskultur når frem til følgende brugbare definition af begrebet informationskultur: A culture in which the value and utility of information in achieving operational and strategic success is recognised, where information forms the basis of organizational decision making and Information Technology is readily exploited as an enabler for effective Information Systems (Curry&Moore, 2003) Som en præcisering af ovennævnte begrebsafklaring, benyttes denne definition for informationskultur. Det er en definitionen, der ønsker at gøre informationskulturen til et grundlæggende omdrejningspunkt for den organisatoriske aktivitet. Dog synes definitionen på informationskulturen at nedtone det kulturelt sociale aspekt i en organisation. Derfor bør definitionen suppleres med ovennævnte forståelse af kultur som en social, dynamisk og koordinerende organisatorisk aktivitet, der kan navigeres, men ikke kontrolleres. Ifølge Curry&Moore må der bestå en vis modenhed i organisationskulturen for at en egentlig informationskultur kan udvikles. (Curry&Moore, 2003 p.99) Samtidig kan en informationskultur ikke udvikles udelukkende som en ledelsesmæssig top down proces af hensyn til accepten fra organisationens øvrige medarbejdere. (ibid.) En informationskultur udvikles nærmest trinvist gennem 1) organisationens erkendelse af et behov for at opbyge og udvikle en informationskultur, der 2) efterfølgende legitimeres gennem kommunikative moralske argumenter og omstruktureringer, der skal understøtte elementer i en organisatorisk informationskultur. Dette er en dynamisk proces, der vil lejre informationskulturen som noget efterhånden uadskilleligt fra den øvrige organisationskultur. (Curry&Moore, 2003 pp.95-96) Det må her tilføjes at, uanset om organisationen erkender behovet for en informationskultur eller ej, vil der altid bestå en eller anden form for praksis omkring håndtering af informationer. Det, der snarere er tale om, er erkendelsen af nødvendigheden af strategiske tiltag for at identificere informationskulturelle elementer, og derigennem forsøge at navigere organisationskulturen mod en 17

24 Teoretisk baggrund for analysen egentlig anerkendelse af informationskulturen som vigtigt konkurrenceparameter. Denne justering i forståelsen af informationskulturen harmonerer med Gunilla Widen-Wulfs typer af informationskulturer, hvor de åbne typer fra start er baseret på vigtige elementer der styrker en informationskultur, dvs. organisationen er så at sige født med en strategisk erkendelse af vigtigheden af informationer som konkurrenceparameter. Hvorimod de lukkede og de hybride typer, som ikke er født med en sådan organisatorisk informationserkendelse, må navigere en organisationskultur med alle dens aspekter hen i mod en sådan informationserkendelse. Informationskultur består af mange faktorer og elementer, hvoraf individer og deres fortolkninger af de organisatoriske aktiviteter spiller en afgørende rolle incl. ledelse på alle niveauer. Den organisatoriske erkendelsesproces Curry&Moore beskriver, antager en tilsyneladende systematiseret organisatorisk proces, nærmest som et sæt rationelle tiltag, der som endemål opnår en konkurrencedygtig informationskultur. Men som tidligere nævnt kan kultur navigeres, men ikke kontrolleres. Netop fordi rationalitetsbegrebet snarere er den story telling, der løbende pågår i organisationen, mens de organisatoriske aktiviteter i virkeligheden er af langt mere kaotisk og ukontrollabel karakter. Derfor kan man heller ikke påregne at legitimeringen af strategiske tiltag omkring informationer faktisk lejrer en informationskultur, der er konkurrencedygtig. Herudover beskrives informationskulturen overvejende som strategiske tiltag mod én fælles forståelse i organisationen. Men det står uklart, hvordan det er muligt at opbygge én informationskultur, når man samtidig anerkender et hav af elementer, der indvirker på etableringen af informationskulturen. Specielt når man i den organisationskulturelle forståelse medgiver, at der oftest vil bestå stærke fagprofessionelle miljøer med egne kulturer rundt omkring i organisationen. (Curry&Moore, 2003 p.96) Begrebsmodellen for informationskultur forudsætter ledelsesmæssig forankring på højeste niveau, hvor der skal udstikkes strategiske retningslinjer for her igennem at artikulere og demonstrere vigtigheden af en informationskultur overfor medarbejderne. (Curry&Moore, 2003 p.98) 18

25 Participative leadersship Participative leadersship Teoretisk baggrund for analysen Nedenfor ses den udarbejdede model for hvilke elementer, der indvirker op en informationskultur. (Curry&Moore, 2003 p.95) Curry&Moore, 2003 p.95 Modellens sigte er at vise den kompleksitet, der består i forhold til strategisk at arbejde med en organisations informationskultur. Det strategiske arbejde er markeret med en stiplet cirkel, således at de indholdselementer, der er angivet inden for cirklen, er de aspekter som Curry&Moore identificerer for en informationskultur. Bl.a. ses her angivelsen af organisatoriske subkulturer i form af det der benævnes professional culture og professional environment. Det er her retorikken omkring én informationskultur synes selvmodsigende med modellen og i forhold til en organisatorisk virkelighed. Det, der muligvis kan være tale om er, at udarbejde én fælles strategi for arbejdet med informationskultur generelt, men som med stor sandsynlighed etablerer sig som divergerende praksisser. Dette synes især sandsynligt med markante fagprofessionelle miljøer, der ikke vil have samme syn på hverken information eller informationers anvendelse og formål. 19

26 Teoretisk baggrund for analysen Foruden de fagprofessionelle kulturer identificeres følgende indholdselementer, som værende af strategisk betydning for informationskultur, alle angivet i cirklen, dog ses at internal environment tangerer den stiplede linje. Dette må forstås som organisationens samlede aktiviteter, der udgør en organisationskultur, hvor der ud af denne opstår en informationskultur. Tvær-organisatorisk samarbejde, kommunikationsstrømme, processer og retningslinjer, information management og information systems management er alle faktorer, der peger ind på informationskultur, mens den fagprofessionelle kultur peger ind på organisationskultur. Den ledelsesmæssige forankring, der er angivet med pile på hver side af cirklen, igangsætter det strategiske arbejde, der har til hensigt at konvergere organisationskultur og informationskultur. I modellen er organisationskultur og informationskultur angivet med modsatrettede pile, der angiver den dynamik, hvormed Curry&Moore forestiller sig det strategiske arbejdes afsmittende effekter i forsøget på at navigere mod en informationskultur. Det tilstedeværende informationsgrundlag og det tilstedeværende norm og værdisæt indvirker på hinanden. Derigennem lejres der ideelt set nogle grundlæggende antagelser, der først og fremmet er præget af ændrede indstillinger til informationer som kritisk ressource for organisationen. Disse grundlæggende antagelser lejres som praksisser, man ikke stiller spørgsmålstegn ved, og her opnår organisationen et nyt stadie idet organisationskulturen jf. Curry&Moore overlejres af en egentlig informationskultur. Det er her, antagelsen om organisationens modenhed kommer i spil: at organisationen bevæger sig fra et udviklingstrin til et højere. Er dette tilfældet, er der tale om en opfattelse af organisatorisk udvikling som lineært fremadskridende, idet det antages at organisationen gennemgår et udviklingsstadie for at nå til et nyt. Modellens nyttighed for opgavens formål, er dog at identificere strategisk ledelsesmæssige indsatsområder, organisationen kan arbejde med for at navigere informationskulturen. Professional culture and environment pp o Professionals can be an asset to an organization in times of stability but a potential threat in times of organizational or professional change. Communication flows p.97 o Effective use of vertical and horisontal flows suggest an organization in which employees are well informed and feel valued. o Downward flows communicate managerial decisions. 20

27 Teoretisk baggrund for analysen o Upward flows represent employees ability to provide feedback and participate in decision-making. o Effective horizontal flows relate to the co-ordination of activities and information sharing. Cross-organizational partnerships p.97 o Departmental integration and interdepartmental collaboration tends to reduce rivalry and empire building. Internal environment p.97 o An information culture requires co-operative working practices and open access to relevant information where appliciable. o Human resource function plays a critical role in the shaping of organizational culture and therefore also of information culture Information systems management p.98 o The IS (information system) strategy needs to be closely linked to the business strategy. o Implementation is a key element and user acceptance a critical success factor. o The design of IS / IT affects how organizational members interact. Information management p. 98 o The implementation of technology to enable the free flow of information does not itself constitute an information culture. o The enthusiasm, support and co-operation of key personnel are indispensable elements of a successful information culture. o Information policies need to be managed and a common organizational terminology adopted. The importance of common linguistic understanding is an intrinsic part of the ability to behave as community members. o Relevant and valuable information can only be derived from robust data. o Effective data management is a key component of an information culture. o Information and data should be viewed as a corporate resource. 21

28 Teoretisk baggrund for analysen o An information culture does not require that utopian view of universal accessibility to all information. The key is that all employees are able to access that information which is necessary for the successful execution of their daily tasks. Processes and procedures p.98 o Documentation should be limited to critical success areas and not be overly bureaucratic. o Particularly for an information culture are clear guidelines and documentation for IS management, information and data management. o Information and IS management ensure the provision of a service with information as the product. Disse strategiske indsatsområder vurderes nyttige for en konkurrencedygtig informationskultur. Mange organisationer vil i større eller mindre grad allerede have gjort tiltag i forhold til ovenstående. Kigger man på indsatsområderne som en slags tjekliste, kan denne betegnes som en ambitiøs målsætning for gorvernance. Typer af informationskultur [RG] Fra Gunilla Widen-Wulffs studie omkring informationskulturen som drivkraft for organisationen fremgår det, at de organisationer, der bedst formår at udnytte deres informationer og viden, er virksomheder med åbne organisationskulturer. Studiet er foretaget blandt finske forsikringsselskaber, der i høj grad er afhængige af kvalitative beslutninger hos den enkelte medarbejder. 5 Der er selvfølgelig forskel på et forsikringsselskab og en kommune, samt på en finsk og dansk organisation. Men selve den principielle afhængighed af vidende medarbejdere, der kan træffe kompetente beslutninger, kan siges at være et medarbejderaktiv enhver organisation ønsker, uanset privat eller offentlig virksomhed og uanset finsk eller dansk kontekst. At håndtere forsikringssager kan siges at være den type virksomheds måde at sagsbehandle på. På samme måde vil sagsbehandleren i BKF, der skal håndtere forvaltningens emnesager ligeledes skulle træffe kompetente beslutninger inden for et sagsområde. 5 Gunilla Widen-Wulff empiriske studie Informationskulturen som drivkraft i företagsorganisationen : en kvalitativ studie i finlandske försäkringsbolag fra

29 Teoretisk baggrund for analysen Studiet identificerer tre former for informationskulturer, der hver især tenderer til at være repræsenteret i en bestemt type af organisationskultur. (Gunilla Widen- Wulff,2001) Informationskulturtyperne de åbne, de hybride og de lukkede præsenteres herunder kolonnevis med tilhørende sæt af karakteristika baseret på studiets resultater. Rækkevis præsenteres Forandring, Samarbejde og Udvikling af kompetencer, som er det empiriske snit, der er lagt i organisationerne i studiet af informationskulturerne. De to sidste rækker Fokus og Type er tilføjet som kategorier for overblikket skyld, og fungerer som opsamling forhold til studiets resultater. Type DE ÅBNE DE HYBRIDE DE LUKKEDE YNGRE ETABLEREDE Empirisk snit ORGANISATIONER ORGANISATIONER FORANDRING Informationskultur præges af store forandringer i både processer og Organisationens strukturer. Dette medfører krav om øget fleksibilitet i organisationen. Informationskultur bærer præg af intensitet i omstillinger. Organisationen er i en aktiv forandringsproces. Informationskultur præges af stivhed, og med en forandringstilbøjelighed som i de lukkede kulturer. Informationskulturen i organisationen er præget af stivhed. Den organisatoriske alder er 60+ Forandringer opstår oftest som interne omorganiseringer i forbindelse med kvalitetsprojekter. Ikke en systematisk aktivitet. SAMARBEJDE Der er et udpræget samarbejde afdelinger imellem. Samarbejde anses som grundlæggende forudsætning for organisationens udvikling. I yngre organisationer har tankegangen om samarbejde i teams eksisteret fra begyndelsen, og findes derfor som naturlig del af organisationen. Har et større fokus på øget samarbejde og organisering i teams Stærkt fokus på afdelingen. Samarbejde foregår internt i afdelingen, mens, tværgående samarbejde afdelinger i mellem ligger fjernt for. UDVIKLING AF KOMPE- TENCER Udvikling er en planlagt aktivitet, og understøttes i organisationen. Netværkstankegangen er dominerende, der anses for at fremme fælles målsætninger Alderen virker hæmmende for aktivt systematiseret samarbejde, udvikling af kompetencer og fælles målsætninger. Stræber efter målsætninger, der sætter fokus på øget samarbejde og kompetenceudvikling Mellemledere opfattes oftest som arbejdsledere, som informationskanal og skabere af motivation. Udvikling er oftest koncentreret til produktforbedring og udgiftsbesparelser. 23

30 Teoretisk baggrund for analysen FOKUS Fokus på forandringsparathed og fleksibilitet. Fokus på kernekompetencer, systematik og klar ansvarsfordeling. Fokus på tryghed og tradition. TYPE Innovativ informationskultur Bureaukratisk informationskultur Opstøttende informationskultur På trods af risikoen ved at overføre empiriske konklusioner på tværs af landekultur og virksomhedstype, synes studiet brugbart også i en dansk offentlig kommunal forvaltningskontekst. Studiets pointe omkring udnyttelse af informationskulturen som et aktiv for succesfuld drift af virksomheden fokuserer på den lærende organisation og information som ressource som vigtige aspekter i en informationskultur. Studiet anskuer information som ressource ud fra de organisationskulturelle elementer forandring, samarbejde og udvikling af kompetencer, men undersøger ikke informationer, som selve det værktøj videnmedarbejderen gør brug af. I en BKF sammenhæng ønskes det tillige at inddrage repræsentation af informationer som et undersøgelsesparameter i relation til den elektroniske sags- og dokumenthåndtering. Dette gøres ud fra den betragtning at informationer er et værktøj for den kompetente videnmedarbejder. I den optik bliver den it-systemmæssige indpakning dvs. den måde man har valgt at repræsentere informationer på i en informationsteknologisk løsning, også et aktiv at tage hensyn til i en informationskulturel kontekst. Organisatorisk videndannelse og SECI modellen [RG] I forhold til videndannelse tages der teoretisk afsæt i japansk ledelsesfilosofi omkring viden, og hvordan videndannelse kan faciliteres, så organisationen kan anvende viden som konkurrenceparameter. 24

31 Teoretisk baggrund for analysen Videndannelse beskrives som a spiraling proces of interactions between explicit and tacit knowledge. (Nonaka&Konno, 1998 p.42) Den efterhånden velkendte model, udarbejdet af Ikujiro Nonaka i 1994, ses nedenfor. Nonaka, Nonaka, 2002 p p.444 Choo&Bontis Choo&Bontis Den grundlæggende tankegang er, at der består to væsensforskellige typer af viden: Tavs viden, er yderst individ-afhængig, og dette forhold gør videntypen vanskelig at formalisere. Tavs viden er vanskelig at artikulere, og derfor også vanskelig at kommunikere. Denne videntype ses ofte som individuelle kompetencer, der er vanskelige at dokumentere. Tavs viden indeholder tillige de mentale modeller og omverdensforståelser som individet navigerer efter, og er ofte så indlejrede meningsstrukturer, at der ikke umiddelbart reflekteres over disse. (Nonaka, 2008 pp.14-15) Den eksplicitte viden, kan beskrives som tavs viden omdannet til en systematiseret form, der gør videntypen mulig at formidle og distribuere. (Nonaka,2002 pp ) Det kan f.eks. være en telefonsamtale, der nedfældes i et notat og lagres i en eller anden form. Herved kan den viden, der opstår i forbindelse med samtalen dokumenteres og tilgås af andre personer. Det kan også være en instruktionsbog eller manual for en given arbejdsproces. Det afgørende for videndannelse i en organisation, er en kontinuerlig udveksling mel- 25

32 Teoretisk baggrund for analysen lem tavs og eksplicit viden. Denne udveksling faciliterer et læringskredsløb på organisatorisk niveau i form af en spiral for viden. (ibid pp ) Udveksling af tavs og eksplicit viden sker, når individer interagerer. Udvekslingen mellem tavs og eksplicit viden beskrives som videns epistemologiske dimension. (ibid p.438) Videns ontologiske dimension refererer til det niveau social interaktion foregår på i en organisatorisk kontekst f.eks. individer der interagerer i et samarbejde eller et team, der præsenterer et projekt for ledelsen. Med denne skelnen identificerer Nonaka fire former for udveksling af viden. Jf. Nonaka har ny viden altid afsæt i individet. (Nonaka, 2008 p.10) Det gælder, at alle fire videnformer skal være til stede i en kontinuerlig proces for at organisationen mest hensigtsmæssigt skaber ny viden. (Nonaka, 2002 p.443) De fire former for udveksling af viden præsenteres i følgende model. Fra tavs til tavs viden (Socialization). Her udveksles viden i form af socialisering ved at individer interagerer i fælles aktiviteter f.eks. observation, imitation og praktisering af arbejdsmetode. Det følger i dette, at der ikke forekommer en egentlig systematisering af videndannelsen, og fordi udvekslingen af viden ikke ekspliciteres er den socialiserende videndannelse vanskelig at udnytte på organisatorisk niveau. (Nonaka, 2008 p.16) Nonaka, 2002 p.442 Fra tavs til eksplicit viden (Externalization). Den tavse personafhængige viden artikuleres dvs. det er muligt at formulere dele af tavs viden, således at viden, bliver tilgængeligt uden for det enkelte individs mentale modeller. (Nonaka, 2008 p.18) Fra eksplicit til eksplicit viden (Combination). Viden udveksles ved at eksisterende viden kombineres i nye sammenhænge. Individer kan, når viden er ekspliciteret, sammenstille videnstumper og kombinere disse til f.eks. en rapport. Der er således tale om en systematiseret videnform, der kan distribueres. (Nonaka, 2008 p.17) 26

33 Teoretisk baggrund for analysen Fra eksplicit til tavs viden (Internalization). Når tavs viden artikuleres, bliver det muligt for den øvrige organisation at tilgå denne ekspliciterede viden, og dermed handle på den. Herved internaliserer individer den ny viden ved optage den ny viden i egne mentale modeller. (Nonaka, 2008 p.18) Det er en organisatorisk anerkendelse af tavs viden, og selve udvekslingen mellem videntyperne tavs og ekspliciteret viden, der er afgørende for organisatorisk videndannelse. Den kontinuerlige proces igangsættes ofte ved at danne et felt af interaktion f.eks. en projektgruppe. Feltet muliggør medlemmernes udveksling af tavs viden og kompetencer. Herved udvides individernes tavse videnhorisonter dvs. socialsiering af viden. Eksternalisering sker ved gentagne dialoger, hvorved ny viden efterhånden indlejres og anvendes dvs. internaliseres. I denne spiralproces løftes viden fra individniveau til gruppeniveau. Det bliver herigennem muligt at løfte dannelsen af ny viden til organisatorisk niveau. (Nonaka, 2002 p ) Ba japansk for et fælles oplevet rum [RG] Da videndannelse har afsæt i individet, er det interessant at se på de organisatoriske sammenhænge individet interagerer i. Der findes fire grundlæggende typer af Ba, der hver især korresponderer med de fire videnformer beskrevet ovenfor. Ba er et rum for opbygning af fælles relationer og fælles oplevelser mellem individer. Det kan være et fysisk rum såvel som et medieret rum f.eks. en videokonference. Samtidig er rummet en mulighed for at underbygge og udvide viden på individ- såvel som på organisatorisk niveau. Ba er eksistentialistisk i den forstand, at det faciliterer det at finde mening med tingene. (Nonaka, 1998 p.40) Ba indgår i det Nonaka&Konno udvikler som SECI-modellen, der er en videreudvikling af de epistemologiske og ontologiske videndimensioner. 27

34 Teoretisk baggrund for analysen Det interessante ved Ba, er forsøget på at operationalisere de fire videnformer socialisering, eksternalisering, kombinering og internalisering i nogle konkrete tiltag i organisationen, der kan understøtte videnspiralen. Nonaka&Konno, 1998 p.46 Originating Ba individer deler mentale modeller og fælles emotionelle oplevelser, en slags eksistentielt samvær, der virker synkroniserende for sociale aktiviteter. Det er under sådanne uformelle forhold at videnspiralen startes. Dette Ba svarer til socialiseringsprocesen. (Nonaka&Konno, 1998 p.46) Interacting Ba udtrykker et mere systematiseret samvær, idet individer her er strategisk sammensat. Her opbygges fælles forståelse og fælles sprog hos en sammensat gruppe af individer. Interacting Ba faciliterer eksternalisering ved at omdanne tavs viden til eksplicit viden. (ibid p.47) Cyber Ba er et virtuelt rum, hvor individer systematisk kan interagere enten alene eller i samarbejde med andre. Dette rum understøttes af informationsteknologiske løsningsmodeller f.eks. databaser, videokonferencer, instant messaging mv. Dette Ba svarer til at kombinere ekspliciteret viden. (ibid p.47) Exercising Ba udtrykker gentagne mønstre af øvelser baseret på eksplicit viden, der indlejres som tavs viden hos individet. Exercising Ba ses f.eks. 28

35 Teoretisk baggrund for analysen praktiseret som en fokuseret øvelse mellem en seniormedarbejder og en nyansat. Dette Ba svarer til internalisere ekspliciteret viden. (ibid p.47) Her kunne der tilføjes en hybrid Ba idet simulatorbaseret læring, forstået som det at tillære sig ny viden gennem en simuleret verden i samarbejde med en person, der giver instrukser og anvisninger, falder midt imellem Excercising Ba og Cyber Ba. Der kan f.eks. være tale om en flysimulator eller robotoperation. Selve det at lære simulatoren eller robotten at kende kan siges at foregå i Cyber Ba fordi, det her handler om at blive fortrolig med teknologien. Hvorimod det at lære at operere med robot, kan siges at indeholde dels teknologiaspektet, men også et fællesskab med en mentor eller coach, der som erfaren person artikulerer sin viden om en bestemt type operation og dens mulige komplikationer. Herved internaliseres formaliseret viden efter bestemte ønskelige mønstre, patienten overlever og helst uden men. Informationskultur - begrebets akademiske snitflade [RG] At der i organisations- og informationskultur består lejrede praksisser, man bliver socialiseret til en forståelse af dvs. internalisering af tavs viden, gør også viden som begreb interessant: at man erfarer gennem praksis for at opnå forståelse for forskellige organisatoriske aspekter. I et strategisk perspektiv bliver det for organisationen interessant i forhold til, hvordan viden dannes, samt hvordan man organisatorisk kan understøtte viden med henblik på at skabe læring og dermed forandring i organisationen. Der består således nære snitflader mellem information management og knowledge management samt begreberne informationskultur og organisatorisk læring. Den intellektuelle snitflade er søgt placeret i følgende matrix, hvor det at gøre data meningsfulde, og det at erfare anskues som proces, der kan ses i en organisatorisk strategisk og praksis optik. Proces Perspektiv DATABEARBEJDELSE ERFARING STRATEGISK Information management Knowledge management PRAKSIS Information culture Organizational learning Opgaven omhandler ikke som sådan organisatorisk læring, men kigger mere grundlæggende på, hvordan informationer i den elektroniske sags- og dokumenthåndtering repræsenteres, som noget der influerer på organisatorisk viden 29

36 Teoretisk baggrund for analysen om emnesager. Ud fra et informationssystemmæssigt udgangspunkt er det interessant at se på, hvilke Ba dvs. rum for videndannelse de informationskulturelle praksisser fungerer i. Det ligger implicit i kulturelle lejrede praksisser, at ændres disse eller ønskes de navigerede, opstår der organisatorisk forandring. Repræsentation af information i IT-systemer [SB] Information kan repræsenteres med forskellige grader af præcision og udtryksfuldhed, alt efter hvilken form for sprog der anvendes. Det sprog, der anvendes mellem mennesker kaldes naturligt sprog og dets mange facetter og flertydigheder kan nemt parses af den menneskelige hjerne. Mennesker og IT-systemer har dog modsatrettede behov, hvad angår sprog. Mennesker har svært ved at leve op til det krav om præcision som informationssystemer anvender, hvad enten det er IT-baserede systemer eller f.eks. bibliotekernes traditionelle klassifikationssystemer og det kræver oplæring og stor indsats at kunne anvende et sådant kunstigt sprog fejlfrit. Brug af kunstigt sprog har oven i købet en tendens til at flytte ansvaret fra systemet over på brugeren. Muligheden for stor præcision i klassifikationssystemer kan være vildledende og valget af et bestemt klassemærke kan betragtes som bare en bestemt holdning hos den der påfører dem. Klassifikation har altså altid et subjektivt element. Der er altså ikke tale om absolut objektiv sandhed, men det kræver brugere med en vis erfaring, at være opmærksom på det og tage sine forholdsregler. Når systemets informationsrepræsentation er velstruktureret giver det i sig selv indtryk af, at de indeholder valide data, men det kan være vildledende. (Meadow et al., pp.62-63) En måde at betragte information på er, at det er en beskrivelse af en entitet, forstået som en del af virkeligheden dvs. et fænomen, en ting, en person osv. Hvert enkeltstående stykke information, der beskriver en bestemt egenskab ved entiteten kaldes en attribut. Eksempler er navnet på en person, eller vedkommendes højde. Information i sig selv repræsenteres af symboler, som regel bogstaver og tal, når det drejer sig om IR-systemer. Information struktureres som regel i poster, der repræsenterer entiteterne så udtømmende, som det nu er nødvendigt til systemets formål. (Meadow et al., pp.54-58) I forbindelse med ESDHsystemer er entiteterne, der repræsenteres sager eller dokumenter. Attributter kan ses som værktøjer, der anvendes med følgende fire formål: (Meadow et al., pp.64-67) 30

37 Teoretisk baggrund for analysen 1) At skelne mellem forskellige entiteter. For at opfylde dette formål er entiteter nødt, at have en unik identifikator i systemet, som f.eks. et cprnummer. Informationssystemer bør have en eller anden form for validering af attributterne til at opfange fejl og dermed sikre at informationer gemt i dem er unikke. 2) At identificere ligheder mellem entiteter. Hvis entiteter har noget til fælles bør det anvendte sprog udtrykke det på en eller anden måde. I et klassifikationssystem, hvor klassemærkerne udtrykker et emnehierarki er det muligt at identificere ligheder mellem to entiteter, som for eksempel, deres fælles hovedemne eller hvis der er tale om et facetteret system, et fælles aspekt af deres respektive emner. 3) At beskrive entiteter præcist. Naturligt sprog har en høj grad af udtryksfuldhed. Et udtryksfyldt sprog giver brugeren mulighed for at vælge, hvilke aspekter af entiteten, der skal lægges vægt på. 4) At minimere flertydighed i tolkningen af informationen. Kortfattethed i ytringer i naturligt sprog kan mistolkes, med mindre der er tale om kommunikation indenfor et snævert fællesskab, f.eks. et fagligt domæne. Flertydighed kan minimeres med muligheden for at udtrykke noget med en unik betydning. Knowledge level modelling [SB] Ontologier er videnrepræsentationer. Corcho et al. giver følgende definition: An ontology is a formal, explicit specification of a shared conceptualization. 6 Konceptualisering skal forstås opbygning af en abstrakt model af et fænomen i verden. At den er formel skal forstås derhen, at den er konsistent og præcis nok til at være maskinprocesbar og eksplicit henviser til, at de anvendte koncepter og restriktionerne for deres brug, er eksplicit defineret. At den er delt, skal forstås sådan, at en ontologi nødvendigvis må indeholde viden, der er konsensus omkring. Der er altså tale om viden blandt en gruppe mennesker, ikke om individuel viden. (Corcho et al. p.4) Selve betegnelsen ontologi er lånt fra filosofien, men definitionen stammer fra informationsvidenskaben, mere specifikt fra 6 Dette er en præcisering af Tom Grubers meget citerede definition: An ontology is an explicit specification of a conceptualization. Se Gruber

38 Teoretisk baggrund for analysen feltet Artificial Intelligence. Ontologier er én ud af de mange videnrepræsentationer, der er opfundet til forskellige formål. Af andre kan nævnes thesauri og klassifikationssystemer fra bibliotekarfaget, object-role models og topic maps fra computervidenskaben og de mere uformelle og generelle mind maps og concept maps. I forhold til de videnrepræsentationer, der kendes fra bibliotekarfaget, kan ontologier siges at være mere udtryksfulde og at have flere frihedsgrader i strukturen. Thesauri, taksonomier og traditionelle klassifikationssystemer kan således indeholdes og udtrykkes i en ontologi. Man kan vælge at se de forskellige former for videnrepræsentationer som et kontinuum af udtryksfuldhed (expressiveness). (Hadzic et al., p.56-57) Glossaries Informal is-a hierarchies Formal instances relations Values restriction Controlled Vocabulary Thesauri Formal is-a hierarchies Frames General logical constraints Videnrepræsentationernes udtryksfuldhed (stigende grad af udtryksfuldhed mod højre) Ontologier er centrum for et mangefacetteret felt, der spænder over computervidenskab, filosofi, matematik, logik og lingvistik. Indenfor computervidenskaben, er ontologier omdrejningspunktet i den vision for World Wide Web, som kaldes the Semantic Web. I denne sammenhæng ses ontologier, som en mulighed for at skabe et lag af semantik, som er forståeligt for computere og dermed kan deles mellem menneske og maskine. Det er: an extension of the current Web in which information is given well-defined meaning. (Corcho et al., p.2) Fra et lingvistisk synspunkt er ontologien et semantisk værktøj, hvilket skal forstås som, at den definerer ordenes betydning vha. deres indbyrdes forhold. I og med at en ontologi modellerer entiteter og deres indbyrdes forhold indenfor et velafgrænset område, et domæne, skal den kunne rumme, i eksplicit form, den logik, der hersker i domænet. Flere ontologisprog bruger aksiomet som det grundlæggende modelleringsværktøj. Aksiomer skal forstås som postulater, logisk formelle sætninger, ofte udtrykt i matematisk notation, der repræsenterer grundlæggende antagelser om entiteter i domænet og deres relationer. De er med andre ord udsagn om, hvad der er sandt i domænet. 7 (Zeng et al., p.4) 7 Til forskel for aksiomer i den rent filosofiske forstand, kan aksiomer i forbindelse med ontologier også være afledt af andre aksiomer. 32

39 Teoretisk baggrund for analysen Der kan være mange grunde til, at man indenfor et bestemt felt ønsker at skabe en ontologi. Følgende er typiske årsager: (Hadzic et al., pp.37-38) Fælles forståelse af domæneviden Deling af domæneviden Genbrug af domæneviden Analyse af domæneviden Adskillelse af domæneviden fra operationel viden. Eksplicitering af domænets grundlæggende antagelser. Ydermere faciliterer ontologier: (Uschold 1998, p.14) Interoperationalitet mellem systemer Kommunikation mellem mennesker og organisationer Opbygningen af IT-systemer, med henblik på: o Genbrug af komponenter o Udformning af kravspecifikationer o Erhvervelse af viden o Driftsikkerhed Ontologier er ikke nødvendigvis videnrepræsentationer, der står alene. De kan kombineres på flere måder. De kan forenes til en helt ny ontologi eller kobles mere løseligt. En forening af ontologier (ontology merging) kræver, at man fastlægger termer i den ene ontologi, der stemmer overens med termer i den anden. Denne proces kaldes for mapping. 8 Ontologierne kan derefter samles til én, med software. (Corcho et al. 2006, p.15) En løsere kobling mellem ontologier, hvor termer stadig mappes, men ontologierne forbliver adskilte, kaldes ontology alignment. I semantic web regi, forestiller man sig et sådant netværk af løst koblede ontologier, der beskriver hver sit domæne og udpeger informationsresurser indenfor domænet. (Corcho et al. 2006, p.11) 8 Ordet er afledt af engelsk map. Det bruges til tider i en fordansket udgave som f.eks. at mappe eller mapning. 33

40 Videnrepræsentation i ontologier [SB] Teoretisk baggrund for analysen Ontologier kan henføres under kategorien konceptuelle modeller og til den aktivitet, der kan kaldes knowledge level modelling. Ontologier kan altså angiveligt repræsentere viden og ikke bare information om entiteter, i og med at viden betragtes som bestående af adskilte enheder (units of thought) kaldet koncepter, der kan gives en symbolsk, som regel sproglig, repræsentation og som kan struktureres i modeller, der udtrykker deres sammenhæng. (Hadzic et al., pp.44) Man kan tale om, at det er et forsøg på at give mentale modeller en mere håndgribelig og maskinprocesbar manifestation. Begrebet maskinprocesbar skal forstå på den måde, at sproget ikke bare er maskinlæsbart som eksempelvis XML, men også indeholder logiske strukturer, der gør, at IT-systemer kan bruge det til at beregne og konkludere på. I et forsøg på at skabe en begrebsafklaring indenfor knowledge level modelling opstiller Mike Uschold en terminologi, hvori viden inddeles i fire niveauer, der kan modelleres: 1) det logiske 2) det konceptuelle 3) det epistemologiske og 4) det ontologiske. Disse niveauer skal ses som løsrevet fra enhver implementeringskontekst, så de kan modelleres uden at blive bundet i et konkret dataformat som XML. Allen Newell, fra hvem knowledge level konceptet udspringer, argumenterer for, at viden strengt taget ikke lader sig repræsentere. Repræsentation skal dog i den sammenhæng forstås i en meget snæver forstand, der kun omfatter specifikke repræsentationssprog. Det er ikke sådan, at man ikke kan repræsentere viden overhovedet. I dette speciale anvendes Knowledge level modelling derfor om den overordnede system- og formatuafhængige modellering af et domænes viden i tekst og grafik. (Uschold 1998, pp ) Den amerikanske computervidenskabsmand John Florian Sowa, der er en af de centrale teoretikere på dette felt, har beskrevet den nødvendige skelnen mellem et objekt / entitet og dens repræsentation i hhv. kognitiv og symbolsk forstand. Ideen er opsummeret i en simpel figur kaldet meaning triangle, der beskriver forholdet mellem objektet i den virkelige Koncept verden, dets kognitive modstykke konceptet, samt det symbol, der repræsenterer objektet. Konceptet er mediatoren mellem objektet og symbolet. Det kobler så at sige objektet i verden sammen med dets symbol. Figuren kan ses som en hjælp til at Objekt Symbol adskille disse de tre fra hinanden, da Sowas meaning triangle 34

41 Teoretisk baggrund for analysen det ikke altid er ligetil i arbejdet med konceptuelle modeller. (Sowa[u.å.]b) Et grundlæggende koncept i arbejdet med ontologier er som nævnt ideen om, at viden kan inddeles i domæner. På et overordnet plan vil der ofte være tale om fagområder eller grene af videnskaben, som f.eks. Finans eller Astrofysik. Sådanne domæner kan i sig selv inddeles i mindre områder, der i deres egen ret kan kaldes domæner. Domæne i betydningen videndomæne, kan defineres på flere måder. I bred forstand, kan domænet være emner, virkelige eller hypotetiske, indenfor et område samt de problemer og opgaver, der skal løses indenfor området. I en mere snæver forstand kan domænet være emnerne indenfor område, mens problemer eller opgaver opfattes separat fra domænet og ville skulle modelleres i en separat ontologi. I denne opfattelse kan man således skelne mellem domæneviden og problemløsningsviden. (Uschold 1998, p.8) Eftersom domæner er separate videnområder, må de indeholde et sæt af koncepter, der udgør netop dette område. Domænets viden kan ekspliciteres ved at giver koncepterne et konkret symbol, som regel en term. En ontologi består altså af en terminologi / et ordforråd for det pågældende område, men ontologier er langt mere end et simpelt vokabular eller kontrolleret ordliste. De koder også for den semantik, dvs. den betydningsbærende logik, der gælder i domænet og binder koncepterne sammen. Domænet kan modelleres ved en ontologi, der repræsenterer koncepterne som klasser og universalier (universals), vist som knudepunkter (nodes) i grafiske fremstillinger. Anvendelse af et semantisk værktøj som udgangspunkt for indeksering af dokumenter tilhørende et domæne, vil kunne tilføre indekseringen en større grad af specificitet, eftersom de meningsbærende relationer mellem emneordene vil være præcist defineret. (Styltsvig, p.69) Ontologityper [SB] Ontologier kan inddeles i flere forskellige kategorier og der findes ikke en fast vedtaget typologi. Følgende opdeling stammer fra Gomez-Perez et al.: (Gómez- Pérez et al. 2004, pp.32-34) 1) top-ontologier også kaldet generic-, top-level- eller upper-level ontologies er de mest generelle og beskriver grundlæggende koncepter og relationer, der ikke kan henføres til et bestemt domæne, men i princippet gælder for alle, f.eks. 35

42 Teoretisk baggrund for analysen Thing, Process, Situation, State, LivingEntity, DeadEntity. 9 Top-ontologier, kan i teorien genbruges, men i praksis vil det næppe være muligt at komme til enighed om selv meget grundlæggende entiteter og relationer. 2) Domæne-ontologier (domain ontologies) beskriver som anført ovenfor, den terminologi, der anvendes indenfor et bestemt fagområde, som f.eks. biologi eller medicin, der begge i høj grad har taget ontologier til sig. Et eksempel er Gene Ontology, der beskriver gener og hvilke biologiske funktioner, de regulerer. Denne ontologis klasser repræsenterer gener, genprodukter og genrelaterede processer og dens relationer er typisk is-a og regulates. 10 Domæneontologier kan genbruges og udbygges, hvis man ønsker mere detaljerede eller bredere favnende ontologier, eller de kan smeltes sammen med andre og dermed skabe nye ontologier. Grundet ontologiernes ofte specialiserede natur, bør de udformes af domæneeksperter, der har det mest indgående kendskab til et bestemt fagområdes termer og deres indbyrdes forhold. 3) Opgave-ontologier (task ontologies) definerer generelle opgaver og aktiviteter, der ikke er relateret til et specifikt domæne. Der er tale om top-level ontologier for opgaver og aktiviteter. 4) Domæne-opgave-ontologier (domain-task ontologies) definerer domænespecifikke opgaver og aktiviteter. 5) Metode-ontologier (method ontologies) skal understøtte løsningen af en bestemte opgave, ved at nedbryde den i dens enkelte trin. 6) Applikationsontologier (application ontologies) opbygges med udgangspunkt i et bestemt formål / en bestemt applikation. Et eksempel er en ontologi udviklet til at understøtte identificering af strukturer i billeder og struktureret afrapportering i forbindelse med radiologiske undersøgelser, hvilket må siges at være en ret specifik applikation Eksemplerne stammer fra: logy.html#notationexplanations 10 Gene Ontology kan findes her: 11 Denne prototype til en appliaktions-ontologi kaldet RadiO, er beskrevet her: 36

43 Teoretisk baggrund for analysen Ud over de nævnte typer, findes der også betegnelser som proces-ontologier, der modellerer processer indenfor f.eks. cellebiologi samt repræsentationsontologier (representation ontologies), hvis emne er videnrepræsentationssprog, dvs. et metaniveau, der definerer hvordan termer som klasser, objekter, relationer skal forstås. (Hadzic et al., p.55 og Uschold 1998, p.17) I og med at ontologier er specifikt designet til at være maskinlæsbare, er de i sagens natur bundet op på særlige data-formater. Det mest fremtrædende format er i skrivende stund Web Ontology Language (OWL) [sic]. OWL er et subsæt af XML. 12 Klasser i ontologien [SB] Stanford-professoren Barry Smith har en brugbar definition af klasser, der samtidig skelner dem fra universalier og koncepter. Klasser er i hans optik samlinger af instanser, men de instanser er ikke nødvendigvis afledt af (extensions of) universalier. Barry Smith definerer universalier som typer eller slags. Det kunne være kat, hus eller søster. I hans optik, bør ontologier bestå af universalier, men medgiver at f.eks. administrative ontologier ikke vil kunne undgå det, han kalder definerede klasser, da de har brug for komplekse og sammensatte koncepter, f.eks. skateboard-relaterede ulykker blandt unge mellem 15 og 18 år. Klasser kan altså repræsentere to former for koncepter: universalier og samlinger. Klasser er grupperinger af individer, der kan være instantieret fra universalier, hvorved den pågældende klasse og det universalie, hvis individer, den samler, er sammenfaldende. De kan også være instanser af mere sammensatte størrelser. Der kan iflg. Barry Smiths udlægning desuden eksistere koncepter, der ikke kan repræsenteres af klasser. Et eksempel han giver fra den medicinske verden, er konceptet manglende brystvorte. Da der i sagens natur ikke findes instanser af et sådan koncept, er det per definitionen ovenfor, ikke en klasse. For at man kan bruge betegnelsen ontologi i sin egentlige forstand om denne form for model, skal ontologien repræsentere noget, som eksisterer i den virkelige verden. Eller rettere, den skal repræsentere noget, som nogen er enige om eksisterer i den virkelige verden. Derfor denne vægt på, at der skal være en konsensus om den viden, der kodificeres i ontologierne. Som Barry Smith udtrykker det, i en forelæsning, så skal de universalier, som ontologierne ideelt 12 Dokumentationen for seneste version af OWL kan ses på overview/ 37

44 Teoretisk baggrund for analysen set bør repræsentere, være noget som er baseret på videnskabelig konsensus. 13 Hvis det, der modelleres kun er en terminologi, der ikke har indlejret semantikken bag termerne, er der teknisk set ikke tale om en ontologi, selvom nogen kategoriserer den type som terminologiske ontologier. (Hadzic et al., p.54) Relationer i ontologien [SB] I grafiske fremstillinger af ontologier bliver relationer mellem koncepter som regel repræsenteret af pile eller linjer (edges) forsynet med en mærkat, der angiver relationens art. En styrke ved ontologien som værktøj, i forhold til andre former for konceptuelle modeller, er muligheden for at udtrykke relationerne med en høj grad af præcision og kompleksitet. Rygraden i ontologier er dog ofte en taksonomisk struktur af koncepter, hvis indbyrdes forhold er subsumption også kaldet is-a relationer. Der er med andre ord tale om en relation, der indplacerer et koncept som en subklasse af en anden. F.eks. kan kat repræsenteres som subklasse af pattedyr. Indenfor lingvistikken, kaldes den term, der betegner det generelle koncept for hypernym, mens den mere specifikke term kaldes hyponym. De underliggende klasser i en sådan relation arver alle attributter fra deres forældre. 14 En anden ofte anvendt relationstype er part-whole relationer eller i visse formaliseringer aggregation. Denne type relation betegner en del i forhold til den helhed, den indgår i. Termen, der repræsenterer helheden kaldes for holonymet og det, der repræsenterer delen kaldes meronymet. (Winston, p.418) Studier, der udforsker og blotlægger denne relationstypes kompleksitet, er foretaget af Keet og Winston. Keet argumenterer for at part-whole dækker over en række undertyper, som kræver nøje analyse. Forholdene mellem helheder og deres del har to grundlæggende opdelinger. De mereologiske relationer stammer fra den formelle ontologiske analyse af del-helheds-relationer og de meronymiske relationer stammer fra lingvistikken og kan i modsætning til de mereologiske betegne del-helhedsrelationer, der ikke nødvendigvis er transitive (se nedenfor om transitivitet). (Keet, p.1119 ) 13 En video-optagelse af forelæsningen kan findes på Barry Smiths hjemmeside på: 14 Megen af den tankegang og de principper, der ligger til grund for ontologier, minder om den objektorienterede tilgang til softwareudvikling, bl.a. arvelighed, men man skal være forsigtig med ikke at blande de to sammen. 38

45 Teoretisk baggrund for analysen Part-whole relationer Mereologisk part-of Meronymisk relation Strukturel del af Rummelig del af Involveret i Medlem af Består af Delmængde af Deltager i Funktionel del af Opbevaret i Lokaliseret i Keets taksonomi for de grundlæggende mereologiske og meronymiske part-of relationer (oversættelsen er forfatternes) Subsumption og part-whole er kun de gængse typer og en given ontologi må nødvendigvis indeholde de relationer, der er gældende mellem koncepter i det domæne, den modellerer. En familieontologi kan have relationstyper som haschild, hassibling, hasparent og en Pizza-ontologi kan have relationer som hastopping, hasingredient og hasbase. 15 (Horridge) Synonymforhold kan udtrykkes med equivalent-relationer. En sådan relation består mellem to klasser, der er meningsmæssigt ligeværdige, så de kan indeholde samme individer. Uanset hvilken betegnelse relationen får, er det dens indbyggede logik, der bestemmer dens karakter. En alternativ måde at anskue relationer på er, at de er egenskaber, som den enkelte klasse har. haschild, kan betegne en egenskab, som klasse Parent har. Det er vigtigt iflg. Barry Smith at huske på, at de relationer, der vises i en ontologi er relationer mellem objekter i den virkelige verden og ikke relationer mellem koncepterne som ontologien modellerer, jf. Sowas meaning triangle. Relationernes karakter [SB] En udfordring er at definere og eksplicitere relationerne mellem videnmodellens elementer, der i traditionel klassifikation overvejende har en implicit og uformel karakter. Relationen kan siges at have en bestemt karakter eller egen- 15 Eksemplerne er angivet i såkaldt camel case, som ofte anvendes indenfor programmering. I denne notation er ordene sammenstillet uden mellemrum. Det første ord skrive med lille og de efterfølgende med stort, for at kunne adskille dem rent visuelt. 39

46 Teoretisk baggrund for analysen skab alt efter hvilken logik, der er bygget ind i den. Et eksempel på dette er at relationen hasparent. Denne relation har et implicit modstykke, i form af en invers relation, der hedder haschild. Sowa opstiller følgende eksempler på relationernes karakter: (Sowa [u.å.]a) Relationens karakter Refleksiv Irrefleksiv Symmetrisk Asymmetrisk Antisymmetrisk Transitiv Eksempel x har samme alder som y x er mor til y x er gift med y x er y s kone x var til stede ved y s fødsel x er y s forfader De anførte eksempler illustrerer, at man, når man opbygger ontologier, er nødt til at være opmærksom og gennemtænke relationernes karakter i detaljer. Som eksempel kan gives transitive relationer: personen A har forfader B og B har forfader C. Heraf følger at A også har forfader C. Relationen, som vi kunne kalde ForfaderTil, er et tydeligt eksempel på hvad transitivitet vil sige, men så simpelt er det ikke i alle tilfælde. Især part-whole relationernes transitivitet er et omdiskuteret emne. Restriktioner [SB] Restriktioner (property restrictions) afgrænser ontologiens klasser og er i høj grad med til at definere dem. Horridge nævner forskellige typer af restriktioner: Quantifier restriktioner. Denne type restriktioner er opdelt i eksistentielle restriktioner og universelle restriktioner. En eksistentiel restriktion angiver at en den entitet, der er repræsenteret, skal have en bestemt bestanddel for overhovedet at kunne tilhøre den pågældende klasse. Der vil ofte være tale om et mereologisk forhold, hvor noget ikke kan siges at eksistere uden den givne bestanddel. Horridge giver som eksempel at en pizza nødvendigvis må have en pizzabund. Relationen fra pizzaen til pizzabunden er hasbase, som må betragtes som en strukturel-del-relation, i og med at en pizza ikke kan eksistere uden pizzabunden, som den grundlæggende del af sin struktur. (Horridge, pp.41-42) Universelle restriktioner indskrænker relationen til kun at pege på en bestemt klasse, således at restriktionen beskriver et sæt individer, der kun har relationer med andre individer fra en bestemt klasse. (Horridge, pp ) 40

47 Teoretisk baggrund for analysen Kardinalitetsrestriktioner. Denne type restriktion begrænser antallet af relationer, som en klasse kan have med bestemte andre klasser. Et eksempel er, at en person kun kan have præcis én biologisk mor. Dette er en eksakt kardinalitetsrestriktion, mens en restriktion, der angiver at et sværd højst kan have to ægge er en maksimum kardinalitetsrestriktion og en restriktion, der angiver at en gruppe skal bestå af mindst to personer, er en minimums kardinalitetsrestriktion. En yderligere skelnen kan foretages mellem kvalificerede og ukvalificerede kardinalitetsrestriktioner, som f.eks. OWL-formatet understøtter. Hvis en klasse har en ukvalificeret kardinalitetsrestriktion er det alene antallet af bestemte relationer, der er angivet, uden at det er specificeret, hvad der relateres til mens en kvalificeret kardinalitetsrestriktion tillige har en angivelse af hvilken klasse, der relateres til. (Horridge, pp.73-76) Designstrategi for ontologier [SB] Der er udarbejdet adskillige vejledninger i at opbygge ontologier. Noy & McGuinness beskriver en kortfattet generel metode, om end de giver eksempler fra ontologi-softwaren Protegé. 16 (Noy & McGuinness) Matthew Horridge giver en metode specifikt baseret på OWL og Protegé. (Horridge) Hadzic et al. indeholder en omfattende introduktion og metode til opbygning af ontologier og softwareagentbaserede systemer. (Hadzic et al., pp ) Den del, der har med design af ontologier at gøre, anvendes i denne opgave som overordnet fremgangsmåde for analysen af KLEs potentiale som ontologi. De overordnede trin i designprocessen er: 1) Generalization and Conceptualization of the Domain a. Ontology Communities b. Purpose of the Ontology c. Ontology Domain d. Application of the Ontology 2) Aligning and Merging Ontologies a. Identify suitable Ontologies for Reuse b. Define Merging and Alignment Tool c. Import the Source Ontologies d. Identify Ontology Correspondences 16 Protegé er et java-baseret, open source ontologi-udviklingsværktøj fra Stanford University. Se: 41

48 Teoretisk baggrund for analysen e. Align and/or Merge Ontologies 3) Formal Specification of Conceptualization a. Ontology Concepts b. Relationships between Concepts c. Groups of Related Concepts 4) Formal Specification of Ontology Commitments a. Identify the Ontology Commitments b. Formalize the Commitments c. Indentify Reusable Knowledge Components 5) Ontology Evaluation a. Ontology Design Quality Evaluation b. Ontology Usability Evaluation Dette speciale forholder sig kun til punkt 1, 3 og 4, da der ift. punkt 3 indtil videre ikke findes tilstrækkeligt med ontologier på området og det er intentionen, at starte fra bunden med specifikationen af domænets koncepter. Punkt 5 bliver ikke aktuelt, da det vil forudsætte en egentlig implementering i et dataformat, hvilket er udenfor rammerne af specialets intention om knowledge level modelling. De resterende punkter udfoldes og bruges som rettesnor i analysen af KLE s potentiale som ontologi. Punkt 1 anvendes i dette speciale til at definere ontologiens domæne, dens involverede parter samt dens formål og anvendelse. Med punkt 2 identificeres koncepterne i domænet og deres indbyrdes forhold og med punkt 4 diskuteres hvilke overvejelser, der er nødvendige, når de ontologiske forpligtelser (ontology commitments) skal afdækkes. De ontologiske forpligtelser skal forstås som konceptuelle konsekvenser, dvs. de afhængigheder og definitioner, man forpligter sig til, når man postulerer eksistensen af et koncept i domænet, eftersom det forudsætter eksistensen af andre koncepter, som det har relationer til, samt til en definition, der er i overensstemmelse med domænets grundlæggende antagelser. (Hadzic et al. pp ) Klassifikationssystemer udtrykt som ontologier [SB] Kernen i KLE er opgavetaksonomien, der beskriver kommunens opgaver som et emnehierarki med tilhørende klassemærker i form af journalnumre. I den henseende minder systemet om traditionelle klassifikationssystemer indenfor biblioteksområdet som Dewey Decimal Classification (DDC), Library of Congress Classification (LCC) og Dansk Decimal Klassifikation (DK5). Der findes studier af, hvordan man mest hensigtsmæssigt udtrykker sådanne syste- 42

49 Teoretisk baggrund for analysen mer i ontologiformater. Det kræver en del analyse og arbejde at formalisere relationerne i klassifikationssystemerne i ontologi-øjemed eftersom, de skal udtrykkes detaljeret og entydigt. I to artikler til en kommende ISKOkonference præsenteres metoder og udfordringer i forbindelse med at konvertere klassifikationssystemer til ontologier. 17 Zeng, Panzer og Salaba har arbejdet med at analysere tre traditionelle klassifikationssystemer i ontologisk sammenhæng. (Zeng et al.) Green og Panzer har arbejdet specifikt med at analysere DDCklassernes ontologiske karakter med henblik på at formalisere dem i et ontologiformat. I deres udlægning kan klasser i taksonomien ses i sammenhæng med de topics (emner), der er indeholdt i dem og omgiver dem i et såkaldt topic neighborhood. Dette Emnenabolag kan præsenteres i en grafisk model og som hjælpemiddel til at fastlægge emnernes type og indbyrdes forhold til brug for en formalisering af klassifikationssystemet i en ontologi. Både systematikken selv, dens vejledninger, noter og andre kilder bruges til at udlede topics. Modellen er brugbar i en KLE-sammenhæng, da dette system i nogen udstrækning minder om bibliotekernes klassifikationssystemer. Relationship Key: Subsumption Instantiation Synthesis Class Key: Focal topic Internal topic Negated topic External topic Figure 2. KOS-based neighborhood of [Printed music] [Chant specific to Liturgy of a Christian Denomination] Treatises about Chant Sound recordings of Modified standard subdivisions General principles Responses Musical forms Gregorian chant Anglican chant Plainsong e.g., Salve Regina Litanies Suffrages Topic Neighborhood fra Dewey Decimal Classification. fra Green & Panzer I et tilsvarende studie argumenterer Giunchiglia et al. for formålstjenstligheden i at omdanne biblioteksklassifikation til de mere rigoristisk formaliserede ontologi-formater med henblik på at fjerne flertydigheder og svagt definerede relationer og gøre dem mere egnede til maskinprocesbare formål, ikke mindst ap- 17 ISKO er International Society for Knowledge Organization: Information om konferencen kan findes her: 43

50 Teoretisk baggrund for analysen plikationer i det semantiske web og software agenter. Disse forfattere modstiller klassifikationssystemer og ontologier på en række vigtige områder opsummeret i nedenstående tabel: (Giunchiglia et al. 2008, pp.3-4) Klassifikationssystemer Ontologier Primære brugere Mennesker f.x. katalogisatorer Maskiner (i det semantiske web) Formål Organisering af dokumentsamlinger Modellering af et domæne Sprog Naturligt Formelt Knudepunkter Komplekse koncepter Atomiserede, simple koncepter Pile / streger Implicitte Is-a- / part-of- / facet-relationer Veldefinerede semantiske relationer Ifølge Giunchiglia et al. er traditionelle klassifikationssystemer problematiske i forhold til automatiserede processer, da de udviser flertydighed på følgende punkter: (Giunchiglia et al. 2007, p.2) Selve klasserne er beskrevet i naturligt sprog og giver mulighed for forskelligartede fortolkninger. Relationer mellem klasser er ikke klart definerede. Selvom de udtrykker et hierarkisk forhold, er det ikke nærmere specificeret, om der er tale om subsumption eller et part-whole forhold. Konsekvensen af ovenstående punkter er at katalogiseringsarbejdet i sig selv bliver flertydigt, da det til en hvis grad bliver et spørgsmål om katalogisatorernes subjektive holdning. 44

51 Præsentation af casen Præsentation af Casen [RG] Under den seneste strukturreform er Odense Kommune ikke blevet sammenlagt med andre kommuner, men er omvendt heller ikke gået uberørt gennem reformen. Nedlæggelsen af det tidligere Fyns Amt har f.eks. betydet, at kommunen nærmest arvede en amtslig pakke af it-systemer mv. til løsning af opgaveområder, der fulgte med strukturreformen. (Bilag 5, p.8bkf ) Odense Kommune servicerer knap borgere, og beskæftiger ca medarbejdere fordelt i administrationer og produktionsenheder. 18 Organisatorisk er kommunen opdelt i fem forvaltninger: By- og Kultur Forvaltningen(BKF), Borgmester Forvaltningen(BMF), Børn- og Unge Forvaltningen(BUF), Ældre- og Handicap Forvaltningen(ÆHF), Social- og Arbejdsmarkeds Forvaltningen(SAF). Casestudiet er afgrænset til BKF og kommunens generelle ESDH system Profile, som det bliver anvendt i denne forvaltning. Således repræsenterer specialets fokusområde kun et usnit af organisationen. Den elektroniske sags- og dokumenthåndtering er implementeret i et lagersystem, der virker som organisationens hukommelse omkring dokumentationen af emnesager. Opbygningen af ESDH-løsningen afspejler en bagvedliggende mental model, som det vil kræve at brugerne forstår for at repræsentationen af informationerne i informationssystemets organisering bliver meningsfuldt. Forståelsen af den mentale model spiller en afgørende rolle i informationskulturen ved BKF. Dette behandles senere i opgaven. Odense Kommunes IT-ambitioner [RG] Organisationen undergår i disse år en kulturel forandringsproces mod en mere projektorienteret kommune med fokus på tværgående samarbejde mellem forvaltningerne. Opgaveløsningen er stigende omfang afhængig af sammensatte informationskilder repræsenteret i forskellige it-løsninger. (HaugeJensen&Bager,2008a pp.2-4). En sådan forandringsproces kræver selvsagt øget fokus på tværgående samarbejde mellem forvaltningerne og de respektive afdelinger. I et informationskulturelt perspektiv betyder det, at en værdi som vores eller mine in- 18 Fra odense.dk, menupunktet Job> den attraktive arbejdsplads. Lokaliseret den på www: om%20arbejdsplads.aspx 45

52 Præsentation af casen formationer ikke er strategisk bæredygtig, og kan betegnes som informationskulturelt ukrudt. Kommunens nuværende it-billede er præget af silo-løsninger dvs. it-systemer, der funktionelt løser et arbejdsbehov, oftest it-understøttelse af manuelle arbejdsgange. Sådanne it-løsninger er hidtil indkøbt ukoordinerede i den forstand, at de enkelte forvaltninger har digitaliseret i forhold til egne behov uden at skele til, hvorvidt it-løsningen kunne samarbejde med øvrige systemløsninger i organisationen. Fremtidige it-løsninger skal koordineres, og skal ud over funktionelle krav tillige være sikre, standardiserede, fleksible og modulariserede.(haugejensen&bager[u.å] pp.2-4) Samtidig forventes en overgangsperiode med arven efter silo-systemerne, der forventes afviklet om 8-12 år. (HaugeJensen&Bager, 2008b pp.1-2) Organisationens ambitioner omkring fremtidig digitaliseringstiltag er dels rettet eksternt mod borgeren og virksomheden for at yde optimal service så kosteffektivt som muligt, dels internt rettet med en ambition om at fremstå som en moderne vidensorganisation. Målsætningen er at skabe et digitalt fundament, der tillader services at optræde adskilt fra deres oprindelige itsammenhænge. (HaugeJensen&Bager[u.å] pp.2-4) KompetenceCenter IT, kommunens koordinerende it-afdeling, har udformet et sæt it-arkitektur principper, hvor man har valgt at følge KL s anbefalinger omkring service orienteret arkitektur (SOA). Principperne skal danne grundlag for fremtidige strategiske investeringer i it-løsninger, der skal indkøbes med henblik på at øge effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen. (HaugeJensen&Bager,2008b pp.1-2) Principperne artikulerer et sæt it-leveregler, der gør det muligt for kommunen at efterleve de omverdenskrav, der består omkring modernisering af dansk forvaltning, hvor visionen er at digitalisering skal medvirke til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor. 19 Fra princip 10 kan det læses at overholdelse af softwareaftalen, Anvendelse af åbne standarder for software i det offentlige, okt.2007, forventes 19 Strategi for digital forvaltning. Lokaliseret den på www: Kommunernes Landsforening fungerer her i en aktiv koordinerende rolle i forhold til fælleskommunale digitale initiativer, der som overordnet mål har effektivisering og udvikling af den kommunale service. Kommuner og KL har i samarbejde udarbejdet en digitaliseringsstrategi gældende for , der fokuserer på øget standardisering og fælleskommunale initiativer. Lokaliseret den på www: 46

53 Præsentation af casen at skabe øget interoperabilitet. Samtidig ønskes det at oparbejde en it-standard svarende til DS:484 for informationssikkerhed, for bedre at håndtere det digitale statslige samarbejde, hvor standarden er obligatorisk. Standarden beskrives som vi forventer at, DS:484 vil give et vigtigt kvalitetsløft i serviceproduktionen. (HaugeJensen &Bager, 2008a p.6) De konkrete tiltag kommunen i nær fremtid skal levere, er kravene til e2012-projektet, der er kommunens bud på at realisere den fællesoffentlige strategi for digitalisering af den offentlige sektor. En af hensigterne med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er at effektivisere interne arbejdsgange i kommunen. Samtidig skal kommunens ESDH-løsning i nær fremtid kunne kommunikere med den digitale service Dokumentboks, der skal fungere som digital kommunikationskanal mellem kommunen og borgeren. 20 Der er således en række tiltag igang, alle rettet eksternt mod omverdenskrav, men som digitale tiltag medvirker de til intern forandring, også i forhold til den elektroniske sags- og dokumenthåndtering. Disse tiltag kan siges at være nødvendige kvalitative tiltag igangsat, ikke som innovative tiltag, men snarere som nødvendige foranstaltninger for at modernisere den offentlige serviceproduktion. Hermed minder kommunen om den organisationstype Gunilla Widen-Wulf beskriver som de hybride, og som har en bureaukratisk informationskultur. Disse er netop kendetegnet ved at drivkraften i informationskulturen præges af forandringer, der sker som konsekvens af øget pres på kvalitative forbedringer i organisationen. 20 e2012-projektet i Odense Kommune. I forbindelse med projektet testes ESDH-systemet Profile s integration med Dokumentboks. Testen foretages januar Lokaliseret den på www: 47

54 Præsentation af casen Organisationsstruktur i relation til ESDH [RG] Strukturen omkring ESDH, er organiseret med et systemejerskab i KompetenceCenter IT. Selve helpdeskfunktionen hedder ESDH-team og er forankret i ServiceCenter IT, hvor kommunens øvrige brugersupport også er placeret, men adskilt i parallel helpdesk funktion. ESDH-team er en stabsfunktion, hvis primære opgaver er at supportere brugere af ESDH. Herudover varetager ESDH-team vedligeholdelsesopgaver, fejlhåndtering og leverandørkontakt. stabsfunktionen formidler ny viden om ESDH, og har en mødekoordinerende rolle overfor forretningskonsulenterne, der er medarbejdere med særlig indsigt i og viden om den enkelte forvaltning samt anvendelsen af ESDH-systemet. Mødeaktiviteten er 4-6 gange årligt, og ellers efter behov. Samtidig er der for hvert ESDH-modul: borgersag, emnesag, dagsorden, projektsag, personalesag udpeget fagansvarlige ledere. Rollens ansvarsområde dækker på tværs af de fem forvaltninger. Man skal her huske, at hver forvaltning har separate moduler. Således har både BKF, SAF, ÆHF og BMF hver deres emnesagsmodul. ESDH-systemet indeholder altså ikke et fælles emnesagsmodul for hele kommunen. Disse er arkitekturmæssigt opbygget som fem selvstændige databaser. De modul-fagansvarlige ledere indkaldes til koordinerende møder 2-3 gange årligt med systemejeren, altså KompetenceCenter IT. Her deltager også leder af ESDH teamet, samt projekt&rådgivning i forhold til udviklingsopgaver. (Bilag 7) Man har således to kommunikationskanaler. Det første kan betegnes som et driftspor. Det andet kan betegnes som et ledelses og udviklingsspor. Kommunikationens bindeled er ESDH teamets leder. De asynkrone mødefrekvenser kan dels betyde, at driftsporet brænder inde med ønsker indtil næste systemejermøde. Dels kan det betyde, at udviklingsprojekter med snitflade til ESDHsystemet, etableres udenfor ESDH teamet. Men stabsfunktionen skal stadig supportere ESDH-brugerene, der netop har Helpdesken, som eneste indgang for support på ESDH-systemet. 48

55 Præsentation af casen I BKF har man valgt, at den modul-fagansvarlige leder for emnesag og forretningskonsulenten for emnesag er samme person. Her samles teknisk viden og den forvaltningsmæssige indsigt i samme person. ESDH-organisering i BKF oktober 2007 / rev. 14. november 2008 BKF Chefgruppe (Porteføljeledelse) ESDH Forretningskonsulent: Helle Sørensen Modulansvarlig ProFile Emnesag: Helle Sørensen Modulansvarlig ProFile Dagsorden: Modulansvarlig ProFile Projektsag: Modulansvarlig ProFile Personalesag: Specialister fra hver afdeling (Superbrugere med særlige tværgående ansvarsområder) ProFile Emnesag: Superbrugere fra hver afdeling Som det ses er det Helle Sørensen, som der også er afholdt interview med. 21 Malene Jensenius Troelsen er sekretariatschef i BKF, og indgår i porteføljeledelsen. 22 I forhold til diagrammet er superbrugere og specialister ikke længere prioriterede decentrale roller, da ESDH teamet har overtaget funktionerne. Der bliver således ikke uddannet superbrugere. (Bilag 5, pp.13-14bkf) Den elektroniske sags- og dokumenthåndtering varetages nu af hver enkelt administrativ medarbejder i BKF jf. at man selv journaliserer egne sager. Tidligere har denne opgave været placeret hos de såkaldte journalførere, eksperter i anvendelsen af KL s emnesystematik til brug for journalisering af emnesager dvs. de kommunale opgaver, som BKF som forvaltning løser. Journalførerne har bestået af få personer placeret i hver forvaltning, og har egenrådigt forestået journaliseringen og arbejdet med at arkivere sager. Journalførerrollen har 21 Øvrige modulansvarlige personnavne er udeladt, da disse er uden betydning for opgaven. 22 Bilag 7 ProFile Dagsorden: Superbrugere fra hver afdeling ProFile Projektsag: Superbrugere fra hver afdeling ProFile Personale: Superbrugere fra hver afdeling 49

56 Præsentation af casen bestået i at påføre kommunens opgaver dvs. sager et journalnummer baseret på KL Emnesystematikken, og herefter sørge for korrekt arkivering. Journalførerne har været en helt central ressource og støtte for sagsbehandlerne. (Bilag 5, p.8) Journalføreren kan siges at have fungeret som organisatorisk kit mellem heterogene personalegrupper og kommunens dokumentationskrav for opgaveløsning. Journalføreren er i dag en organisatorisk uddød race, hvis ekspertviden er overladt til ESDH-systemet Profile og ESDH teamet. 23 Mens det er de administrative medarbejdere, der journaliserer emnesagerne, der skal anvende KL s emnesystematik tillige med anvendelsen af ESDH-systemet Profile, hvor KL s emnesystematik er repræsenteret. ESDH-systemet ProFile [SB] For at karakterisere ProFile som system og give et indtryk af den brugergrænseflade sagsbehandlerne arbejder med, når sager skal registreres, journaliseres og arkiveres, følger her en kortfattet gennemgang af den grundlæggende funktionalitet ProFile, som det er implementeret hos Odense Kommune. ProFile er udviklet af det danske firma Convergens. ProFile kan betegnes som document management software, men det er tænkt som en central del af det knowledge management system, hvis ramme udgøres af Lotus Notes og ud over ProFile omfatter Odense Kommunes intranet. ProFile består af en række moduler, der understøtter forskellige sagstyper: emnesag, borgersag, personalesag og projektsag. Hver af kommunens forvaltninger har en eller flere databaser. Personalesager og projektsager har selvstændige databaser, da førstnævnte ikke er knyttet til en specifik forvaltning og sidstnævnte kan spænde over flere forvaltninger. ESDH-systemet tilgås via et faneblad i hovedvinduet i Lotus Notes på samme måde som mailsystemet og den medarbejderportal, der leverer nyheder og anden information til alle med adgang til Lotus Notes Da vi bad om et interview med en journalfører, var det kun muligt at få kendskab til en person, der stadig er ansat i kommunen. Det var ikke muligt at interviewe vedkommende. 24 Billederne i dette afsnit stammer fra IBM Lotus Notes

57 Præsentation af casen Den første side, der møder sagsbehandleren er en oversigt over, hvilke databaser systemet indeholder. Her vælges hvilken forvaltnings sager, der skal tilgås og hvilke typer sager, det drejer sig om. Herfra er det desuden muligt, at tilgå systemets dokumentation under overskriften Vil du vide mere om ESDH. ESDH-systemets forside med valg af database og sagsmodul samt indgang til dokumentation ESDH-systemets oversigtsvisning 51

58 Præsentation af casen Efter valget af database bliver sagsbehandleren præsenteret for en sagsoversigt, der er inddelt i et vindue til de forskellige sagsindgange, som systemet har, og et vindue med en oversigt over sagerne, listet efter den indgang man har valgt. Sagsindgange skal forstås som en oplistning af sagerne efter en bestemt type metadata og med en bestemt sortering, f.eks. journalnumre i systematisk orden. I oversigtsvinduet kan man folde den enkelte sag ud i en træstruktur med sagens indhold, alt efter den indgang man har valgt, f.eks. navnet på den sagsbehandler, der ejer sagen eller sagsnummeret. Sager i ProFile består af et sagsforklæde, der indeholder oplysninger om sagen, samt de dokumenter, der udgør sagsakterne (se figuren nedenfor). Fra sagsforklædet er der links til dokumenterne, så sagens dele kollokeres. Sagsforklædet består af en række faneblade, med felter til forskellige former for metadata, der kan udfyldes, herunder overskrift, dokument- og sagsstikord, interessenter, kontaktpersoner og adgangsbetingelser for sagen. Andre felter, Sagsindgangene udfoldet som f.eks. sagsbehandler forudfyldes baseret på login-oplysninger, men kan ændres efterfølgende. Når sagen gemmes første gang får den tildelt et unikt sagsnummer, der består af oprettelsesåret og et løbenummer (ikke at forveksle med journalnummeret). Selve sagsindholdet består overvejende af dokumenter i selvstændige filer. Sager oprettet på baggrund af s indeholder dog -teksten i selve sagsforklædet. Andre sagsakter, skal hentes med en funktion i værktøjslinjen, der hører til sagsvisningen. Dokumenter kan overføres fra den enkelte medarbejders PC eller oprettes fra ProFile. I det anvendte tekstbehandlingsprogram er det muligt at overføre et åbent dokument til ProFile med det samme vha. en skræddersyet værktøjslinje. 25 s kan overføres fra medarbejderens indbakke i Lotus Notes eller oprettes og sendes direkte fra ProFile. (Bilag 8, p.2) Sa- 25 Microsoft Office Word

59 Præsentation af casen gernes dokumenter består af de gængse Microsoft Office dokumenttyper samt pdf-filer og indskannede billeder. Sager oprettes fra værktøjslinjen i oversigtssiden i det modul, man har valgt. For at kunne oprette en sag, er det nødvendigt på forhånd præcist at kunne identificere hvad sagen drejer sig om og hvordan den skal behandles. Sagsbehandleren bliver nemlig bedt om at udfylde journalnummer med handlingsfacet, fra den dialogboks, der kommer frem, når man trykker Opret. Udvalget af emneniveauer og handlingsfacetter filtreres gennem arbejdsprofiler, der afgrænser hvad sagsbehandleren kan vælge af journalnumre. Disse arbejdsprofiler afhænger af hvad den pågældendes arbejde består i. Eventuelle ændringer i arbejdsprofilerne kræver henvendelse til den lokale superbruger. Først når Arbejdsområde, Arbejdsprofil, Emne og Facet er valgt, bliver sagen oprettet og medarbejderen får adgang til sagsforklædet, hvori sagens metadata indføjes. Sagsforklædet svarer til det papir med sagsoplysninger, der blev lagt ned i omslaget med sagsakterne i tiden med papirbaseret journalisering. Dialogboksen til oprettelse af en sag i ProFile med udfoldede handlingsfacetter 53

60 Præsentation af casen I ProFile findes der dokumentskabeloner, der kan overføre metadata fra dokumentforklædet til selve dokumentet, således at f.eks. titel og forfatter bliver autoudfyldt. Dokumentforklædet minder om sagsforklædet, men er knyttet til det enkelte dokument. Ud over skabeloner kan der oprettes standardtekster, såkaldte fraser, der kan sættes ind hvor som helst i et tekstdokument. Fraserne kan spænde fra en to sider lang dispensation til nedlæggelse af et beskyttet dige på en bestemt matrikel til et par linjer som kvittering for modtagelse af en borgerhenvendelse. Ved hjælp af skabeloner og fraser er det til en vis grad muligt at standardisere dokumentproduktionen til sagerne. Systemet indeholder mulighed for at oprette dagsordenspunkter, hvis en sag skal behandles i et politisk udvalg. Der kan inde fra den enkelte sagsvisning sendes til sagsbehandlere og de interessenter, der er oprettet som brugere i Lotus Notes eller har tilknyttet en adresse. Der er således forskelligartet videndelingsfunktionalitet til stede i systemet. (Bilag 8,p.1) Systemets objekter er bundet sammen af forskelligartede links / relationer. Dels er der de nødvendige relationer mellem den enkelte sags dokumenter og sagsforklædet, der gør at sagens dele bliver koblet sammen, dels er der relationer mellem enkelte sager, der eksempelvis kan bruges til at lænke de enkelte trin i et sagsforløb sammen. Endelig er der mulighed for en relation mellem sagen og en projektmappe i projektsagsdatabasen, hvis den er en del af et projekt. Relationer til fysiske dokumenter, f.eks. skøder eller kontrakter, kan anføres med en henvisning til, hvor dokumentet befinder sig. Det er også muligt at angive relationer til de personer, der er involveret i sagen, som f.eks. alternative sagsbehandlere. (Bilag 8, p.1 ) Sagsforklædet 54

61 KL Emnesystematik [SB] Præsentation af casen KL Emnesystematik, også kaldet KLE, er en fælleskommunal opgavetaksonomi, der beskriver opgaver i den kommunale forvaltning. Der er dels tale om opgaver, som er pålagt kommunerne i henhold til lovgivning og dels om opgaver, kommunerne kan påtage sig som en del af kommunalfuldmagten. 26 Formålet med KLE er at kunne registrere og arkivere sager, som har med løsningen af disse opgaver at gøre. Ved hjælp af systematikken kan både sagens emne og den administrative behandling, som sagen får, registreres. (Kommunernes Landsforening 2009c, p.3) Ifølge KL nødvendiggør overholdelsen af arkivloven at arkiverede sager registreres efter en særlig systematik. (Kommunernes Landsforening 2006c) Trufne afgørelser skal registreres og det skal sikres, at de der kan betragtes som principielle, gemmes for eftertiden. Samtidig bør systematikken gøre det muligt efter en periode at skille sig af med sagsmateriale, der ikke har principiel karakter. Fristerne for bevaring og kassation er ikke i sig selv et lovkrav, men kan bestemmes af Kulturministeriet med hjemmel i Arkivloven. 27 Gældende regler er beskrevet i en bekendtgørelse fra Statens Arkiver. Bekendtgørelsen angiver dog bare at fristerne afgøres af den journalplan, som en given kommune følger. (Statens Arkiver 2004) Det vil i de fleste tilfælde sige KLE. KL har følgende at sige om systematikkens funktion i forhold til registrering: Det tilstræbes at emnesystematikken til enhver tid afspejler de opgaver kommunen løser i henhold til lovgivningen, således dokumentationen kan registreres systematisk. (Kommunernes Landsforening 2009a) Strukturen i KLEs emnehierarki udgøres af tre detaljeringsniveauer. Det første kaldes hovedgruppen og betegner de overordnede områder, som kommunens opgaver falder indenfor, f.eks. 16 Undervisning eller 21 Biblioteksvirksomhed. Andet niveau er gruppen, der betegner opgavernes sammenhæng i lovområde/regelsæt eller i forhold til organisatoriske sammenhæng. Tredje niveau kaldes emnet og betegner den konkrete opgave, indenfor et opgaveområde, ofte ved et lovreguleret område udtrykt i en paragraf eller et kapitel. 28 Sam- 26 Kommunerne kan vælge at påtage sig visse opgaver, som ikke er dem pålagt gennem lovgivning. De noget diffuse regler, der afgør om de kan påtage sig en given opgave af en sådan karakter kaldes kommunalfuldmagtsreglerne eller populært kommunalfuldmagten. Se f.eks. 27 Se kapitel 3 i Arkivloven: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=12066#k3 28 I Odense Kommune kaldes KLE for KL Planen og journalnøglerne KL numre. Se Bilag 5, p.1) 55

62 Præsentation af casen men med en handlingsfacet udgør detaljeringsniveauerne et færdigt journalnummer, der præcist beskriver en opgave repræsenteret af en sag og hvordan kommunen behandler sagen. Et eksempel på et journalnummer er: K04, der omhandler indsigelser mod lokalplanlægning. Det er muligt kun at journalisere på hovedgruppeniveau eller gruppeniveau, men under alle omstændigheder skal der angives et fuldt journalnummer, så de underliggende niveauer, som man ikke tager stilling til, skal udfyldes med nuller, der angiver at der ikke er journaliseret på det pågældende niveau. KL anbefaler i vejledningen til KLE, at der journaliseres på så specifikt et niveau som muligt. (Kommunernes Landsforening 2009c, p.4) Emnesystematikken er suppleret med vejledninger og servicetekster (også kaldet servicesidetekster), samt lovhenvisninger (retskilder), der refererer til den lovgivning, der regulerer den kommunale opgave, som det enkelte emne beskriver. I handlingsfacetterne er indarbejdet bevarings- og kassationsregler, således at de sager, der skal bevares for tid og evighed, har facetter markeret med B, mens sager, der kan kasseres efter fem eller ti år er markeret med hhv. K5 eller K10. Den elektroniske udgave indeholder links til præjournaliserede blanketter, dvs. blanketter, der ikke skal manuelt journaliseres, men allerede har et forudfyldt journalnummer. Et vigtigt princip i denne sammenhæng er Enkeltsagsprincippet, der definerer en sag som afgrænset til én administrativ handling, således at der i f.eks. en henvendelse kan være tale om flere sager, som skal behandles forskelligt af flere instanser i kommunen, om end de handler om samme emne. Det er handlingsfacetten, der beskriver denne administrative handling. KLE-redaktionen vurderer, at handlingsfacetterne har værdi i måske en femtedel af de sager, kommunerne sidder med. Her er de til gengæld væsentlige, da de muliggør samsøgning på tværs af f.eks. klagesager. (Kommunernes Landsforening 2009c, p.5) Funktionelt og semantisk er handlingsfacetterne ikke helt konsekvente og der er derfor en hel del muligheder for at præcisere og forenkle. Det er således ikke alle, der særligt præcist udtrykker en handling, f.eks. Ø33 Moms. I dette tilfælde er facetten emneorienteret og overlapper meningsmæssigt med indholdet i Hovedgruppe 25 Beskatning. (Bilag 11, p.25) I det beslægtede administrative sprog FORM, er arbejdet med facetterne gået i retning af at koge de beskrevne handlinger ned til deres mest rene form. (Bilag, p.10) handlingsfacetterne er opbygget i en kategori repræsenteret af et bogstav og et indeks repræsenteret af et tal f.eks. P12 Ekspropriation/forlig samt taksation. Med hensyn til bogstavniveau- 56

63 Præsentation af casen et, er der i en vis grad tale om forkortelser, der har med indholdet at gøre. (Bilag 10, pp.1-2) Der er ikke megen gennemgående fælles systematik i tallene bortset fra kategorierne S og Ø, hvor den ene er afledt af den anden. Fælles for dem alle er dog 00 i almindelighed, som i lighed med emnetaksonomien bruges til sager, der med lige god ret kan påføres flere af facetterne i en kategori. Handlingsfacetternes udformning er ikke direkte afledt af lovgivning, men der kan være både praktiske og lovgivningsmæssige årsager til, at de ser ud, som de gør. Facetterne er uformelt godkendt af Statens Arkiver. (Bilag 10, p.4) De sagsindgange, der repræsenteres af emneniveauerne og facetterne, er suppleret med stikord, der er et eller flere ord, der udgør alternativer til emne- og facetteksterne. Der kan både henvises til et enkelt af niveauerne (eller en enkelt facet) eller til en kombination af disse. I mange tilfælde henviser et stikord til et helt journalnummer. I elektronisk udgave kan stikordene tilgås både alfabetisk og numerisk. Vejledningen til emneplanen beskriver stikordene som en thesaurus. KLE er udløber af KL-Journalsystem, der opstod i kølvandet på kommunalreformen i KLE tog over fra DK-Journalsystem, der indtil da havde været vedligeholdt af Dansk Købstadsforening. (Kommunernes Landsforening 1976) Siden dengang har KLE været anvendt til journalisering i hovedparten af de danske kommuner. Ansvaret for vedligeholdelse af systematikken ligger hos KLEredaktionen i Center for IT-arkitektur og arbejdsgange (Ø-CIA) hos KL. KLE udgives i flere forskellige former både fysiske og elektroniske. Kommuneforlaget, der er ejet af Kommunernes landsforening udgiver årligt den trykte udgave af systematikken, der kaldes KL Journalplan og omfatter selve emnesystematikken, vejledning, retskildehenvisninger, hjælpetekster samt stikord i et separat bind. 29 (Kommunernes Landsforening 2009c, pp.3-9) Den elektroniske version af KLE ajourføres fire gange om året og har gennem en årrække været distribueret til leverandører og kommuner i regneark eller simpel XML. (Kommunernes Landsforening 2009a) KLE har desuden, i nogen tid været at finde i en webbaseret version, kaldet KLE-NEM, der siden 2009 er blevet erstattet af KLE-Online udviklet af firmaet RDFined. 30 I forbindelse med oprettelsen af dette site, blev selve systematikken konverteret til OWL-formatet. Ideen er dels at standardisere vha. af et XML-baseret format, som OWL er og dels at fremtidssikre systematikken. 29 Kommuneforlaget A/S er ejet af Kommuneinformation A/S, der er ejet af KOMBIT A/S, der ejes af KL. 30 Se 57

64 Præsentation af casen Dertil kommer, at det at lægge KLE ind i en mere traditionel relationsdatabase iflg. KLE-redaktionen vil være at gøre vold på de relationer, som ligger i systematikken. (Bilag 11, p.6) KLE er nu også tilgængelig som webservice. I skrivende stund mener redaktionen, at der er uudnyttede muligheder i formatet for at tilføre systematikken yderligere meningsbærende relationer. KLEredaktionen forestiller sig, at der f.eks. kan arbejdes med at gøre det nemmere at flytte opgaver mellem forskellige myndigheder og koble systematikken til kommunernes kontoplaner eller FORM. (Bilag 11, p.7) Nødvendige ændringer i systematikken er en omstændelige proces, der dels kræver rettidig varsling, så alle parter kan nå at rette ind. Større ændringer som opsplitning af hovedgrupper, kræver lang tids forberedelse og en periode med overlap, hvor både den udgående og den nye systematik er gældende. (Bilag 11, p.7) Ændringer i selve strukturen giver naturligvis problemer i forhold til de sager, der er journaliseret efter de ændrede numre. Sådanne ændringer håndteres med arkivperioder, der betegner en periode, hvor en bestemt version af systematikken var gældende. (Bilag 11, p.7) KLE kan betragtes som det fælleskommunale semantiske grundlag for sagsbehandling og som sådan interessant som udgangspunkt for en ontologi. Med semantisk grundlag skal forstås, at KLE definerer og afgrænser kommunale opgaver, definerer hvordan opgaverne skal forstås i forhold til lovgivning og i en vis udstrækning definerer opgavernes meningsindhold, både positivt og negativt, dvs. hvad de indeholder og ikke indeholder. Desuden er stikordene at betragte som synonymer til emneniveauteksterne, dvs. de angiver alternative betegnelser for det samme meningsindhold. Opmærkningen af KLE i OWL skal ses i sammenhæng dels med den generelle opblomstring af interessen for semantiske formater i takt med disse teknologiers modning og dels i sammenhæng med andre offentlige tiltag på området i de senere år, f.eks. Sundhedsvæsenets Begrebsbase og socialbegreber.dk. 31 Eftersom KLE er en journal- og arkivplan, er den nødt til at være forholdsvis statisk. Konverteringen til OWL er således ikke tænkt som en måde at ændre opbygningen af systematikken på, da man ikke pludselig kan ændre så grundlæggende i noget der journaliseres efter. Der er dog tydeligvis en interesse for at udvide terminologien løbende. 31 Se hhv og 58

65 Præsentation af casen KLE-redaktionen benytter sig af flere forskellige metoder til at høste ord til systematikken og stikordene. Dels anvendes Google Analytics til at aflæse, hvad folk typisk søger på i KLE-online og dels bruges mere traditionelle metoder, hvor man taler med folk i kommunerne om hvilke emner og hvilke termer, der måtte mangle. Desuden indsamles hverdagssprog fra aviser o.l. om emner, der har aktuel betydning og som kan komme til at blive en del af kommunernes opgaveløsning. (Bilag 11, pp.7-9) Man har fra KLs side erkendt, at korrekt journalisering i henhold til KLE ikke er noget, der nemt kan tilegnes og journalisering ikke er sagsbehandlernes primære faglighed. (Bilag 11, p.27) KLE-redaktionens anbefaling er altid, at man i kommunerne betragter medarbejdernes tilegnelse af KLE-kundskaber som noget, der kræver noget organisatorisk struktur og at der bliver udarbejdet deljournalplaner eller sagsguides, der kan reducere kompleksiteten i arbejdet med KLE. (Bilag 11, p.3) Der afholdes kurser i KL-regi og den ovennævnte opdatering af den webbaserede version var et led i et projekt om at øge brugervenligheden af systematikken. (Bilag 13, bilag 14) KL har foranlediget et leverandørsamarbejde, med det formål dels at varetage kommunernes interesser ved at højne kompetence- og informationsniveauet hos leverandørerne om anvendelse af KLE og dels åbne mulighed for at udvikle nye ting sammen. (Bilag 11, p.2) I 2006 udformede KLE-redaktionen en kravspecifikation til leverandører af ESDH-systemer, hvis formål var at formalisere kravene til den funktionalitet, der er nødvendig, for at understøtte brugen af KLE i de enkelte systemer. Der er hos KLE-redaktionen også en forestilling om, at KLE i sig selv udgør udvekslingsprotokollen mellem ESDH-systemet og fagsystemer. (Bilag 11, pp.20 & 32) KLE er et af flere offentlige terminologier og domænesprog, deriblandt den førnævnte fællesoffentlige reference model FORM og Arbejdsgangsdatabasen, der refererer til både KLE og FORM. Indenfor det kommunale område, findes der udover KLE det fælles kommunale administrative sprog FKAS, der definerer et sæt af begreber til at beskrive den kommunale sagsbehandling. Ikke som i KLE på det indholdsmæssige niveau, men på et overordnet proces- og arbejdsgangsorienteret plan. Udviklingen af FKAS varetages ligesom KLE af KL Oplysninger om FKAS kan findes på: 59

66 KLE i et informationskulturelt perspektiv KLE i et informationskulturelt perspektiv [RG] Det fælles kommunale sprog KLE er en opgavetaksonomi, der består af to dele: emnet der er den kommunale opgave, der skal løses og så forvaltningshandlingen, som er den måde kommunen vælger at forvalte opgaven på. Disse to dele udgør tilsammen den samlede notation for opgave og forvaltningshandling, og er udtrykt i det, der hedder et journalnummer. Med KLE er det lykkedes at opbygge en sproglig fælles referenceramme for dokumentationen af de kommunale sagsbehandlingsaktiviteter. Et sprog, der afspejler dels de emnemæssige indholdsområder, den kommunale sagsbehandlingsaktivitet er spredt ud på, dels de administrative handlinger, der skal foretages ved emnesagsbehandlingen i BKF. Det kommunale opgaveområde er omfangsrigt, og med stor emnemæssig spredning, derfor er emnesystematikken også et komplekst værktøj. Som sprog forstår kun få KLE. De personer, der har haft bedst forståelse for sproget og den største viden om dets anvendelse, har været kommunens journalførere. Disse sad som eksperter og oppebar den nødvendige viden om, hvordan opgaver skulle journaliseres ifølge emnesystematikken. Samtidig har disse personer også haft viden om emnesystematikkens opbygning, struktur og tolkningsrum dvs. viden om emnets omfang og anvendelsesområde og ikke mindst, hvornår ét emne har skulle anvendes frem for et andet, når en opgave har skulle journaliseres. Denne gruppe eksperter har udgjort en begrænset mængde personer i hver forvaltning. Det samlede antal skønnes til at have været mellem personer i hele kommunen. Journalførerne i BKF har også fejltolket emnesystematikken ved journaliseringen af emnesager. Men fordi, der har været tale om, at ganske få personer har været involveret i den del af dokumentationen, har man kunne håndtere dette forhold uproblematisk. (Bilag 5, p.8) Selve journaliseringsprocessen, at påføre journalnummer og herefter arkivere emnesagen korrekt, har været journalførernes primære arbejdsopgave, og her har man kunne gennemskue egne arbejdshandlinger og med hukommelsen genfinde sager fra arkivet. Beslutningen om at implementere en ESDH løsning er taget ud fra et effektiviseringshensyn, og man har alene betragtet det som et itsystem, der skulle implementeres og driftes. Man satte strøm til processen at journalisere. (Bilag 5, p.16) Journalførerne har været toneangivende i udformningen af ESDH-løsningen. Det var her den største viden var allokeret, så det har været nærliggende at involvere denne ekspertgruppe som projektdeltagere. (ibid) Hvad ledelse, projektlederskab og leverandør ikke har haft blik for, var at man skulle håndtere et sprog og en viden, der har været dybt internaliseret hos journalførerne. Overførslen af denne ekspertviden har dels skulle overføres fra 60

67 KLE i et informationskulturelt perspektiv praksis til it-løsning, men også fra ekspert til almen bruger. Samtidig har journalførerne ikke haft det store incitament til at lære fra sig idet it-løsningen samtidig bevirker en afvikling af deres ekspertrolle. Ved implementeringen af ESDH uddør journalførerne som organisatorisk race, og KLE bliver overladt til kommunens it-afdeling, der ikke betragter emnesystematikken som et sprog, hvormed der følger stor viden. Man har enten ikke været bevidst om, eller også ignorerer man, at man implementerer et fag og en faglighed. Og tillige i en alt for simpel funktionel løsningsmodel. Samtidig tager man ekspertstøtten væk, medarbejdere kan nu ikke længere overdrage sin emnesag til en journalfører. Uden at træne de heterogene personalegrupper i brugen af KLE forlanger man fra den ene dag til den anden, at disse brugere nu selv skal forestå journaliseringen. Dette forhold har været yderst udfordrende for personalet. (Bilag 5, p.16,26) Man har dels skulle lære et nyt it-system at kende, men samtidig også en emnesystematik, som før har været en del af journalførernes faglighed. Personalegrupperne har ikke haft den grundlæggende viden om emnesystematikken og dens opbygning. Når denne samtidig pakkes ind i en it-løsning forsvinder den mentale model i emnesystematikken tillige ind bag en brugergrænseflade. For brugeren er der i den nuværende løsning kun ringe hjælp at hente i oprettelsesdialogen bruger-opretter-emnesag. Selve taksonomien i emnesystematikken dvs. træstrukturen, som er en af de bedst genkendelige ordningsmodeller for indhold, er nedbrudt. Taksonomien er degraderet til én lang liste repræsenteret ved en drop down menu. Der er ingen hjælpetekster eller forklarende eksempler i selve oprettelsesdialogen af emnesager mellem medarbejder og ESDHsystem. Derudover ses journalførernes aftryk tydeligt i brugergrænsefladen idet etiketterne for valg af opgave der skal løses og forvaltningshandling henholdsvis er emne og facet. Dette giver helt klart mening i en ekspertkontekst, da det er KLE en betegnelser, men giver ikke nødvendigvis mening for de heterogene personalegrupper, der ikke har siddet med KLE, og ikke er bekendt med den bagvedliggende mentale model: at emne er den opgave kommunen skal løse, og facetten er den forvaltningshandling kommunen behandler opgaven som. Når medarbejderen konsulterer drop down menuen for at finde dels emne og handlingsfacet til brug for journalnummeret, sker dette uden nogen former for filtrering af indholdet. Medarbejdere der arbejder inden for samme opgaveområde får præsenteret den fulde opgaveliste, der svarer til ca standardsager. (Bilag 5, p.10) Bagefter skal man på samme vis vælge forvaltningshandlingen fra endnu en drop down menu med 94 handlingsfacetter, der er alfabetiseret 61

68 KLE i et informationskulturelt perspektiv efter facetkategori. Der er sådan set ikke noget at sige til, at man mister overblikket i forhold til at få påført det korrekte journalnummer, om ikke andet så i irritation over repræsentationen af informationerne. Oprettelsesdialogen er baseret på navigation. Søgning er generelt nedprioriteret. Der findes søgefunktionalitet, men selv BKF s forretningskonsulent skal overveje, hvordan søgning i ESDH-systemet bedst foretages. (Bilag 5, p.25-26) Man skal her huske at forretningskonsulenten, er en person med udpræget indsigt i forretningen og ESDH-løsningen. Altså netop en indsigt man ikke kan forvente hos den almindelige bruger. Skulle man ønske at søge, er dette baseret på feltsøgning. De feltkoder man kan vælge er ESDH-systemets ord, ikke menneskelæsbare ord. Hertil kommer systemarkitekturen, der har opdelt kommunens emnesager på hver forvaltning, men altså uden egentlig prioritering af søgning. Samsøgning kan foretages, men denne funktionalitet ligger ikke i ESDHløsningen, men i stedet i Lotus Notes, der er kommunes intranetløsning. (ibid) Dette aspekt synes uholdbart jf. KompetenceCenter IT s egen identifikation af tendens til øget tværgående opgaveløsning baseret på sammensatte informationskilder. 33 At der består en udfordring omkring det at genfinde informationer kommer frem under interviewet i BKF. Der er opstået en konkret informationshandling blandt medarbejdere, der har brug for at finde informationer omkring emnesager. Når flere personer er involverede bliver emnesager oprettet, men samtidig pågår der et konstant informationsflow internt blandt de involverede medarbejdere i form af videresendte mails. (Bilag 5, p.3) En artefakt-handling, der dækker over en grundlæggende antagelse om, at det er nemmere at videresende information frem for at konsultere ESDH-systemet for at tjekke emnesagens forløb. Samtidig er det sådan, at man i dag som medarbejder, skal kende den pågældende sagsbehandler, der er tilknyttet en emnesag. Der er altid tilknyttet en sagsbehandler med ansvar for emnesager. Problemet opstår, når denne person nærmest fungerer som access point for informationer lagret i ESDH-systemet. Herved fungerer genfinding ved hukommelse i og med at medarbejdere skal huske, hvem der er sagsbehandler på hvilke emnesager. (Bilag 5, p.27) Læringsmæssigt har man fået konstrueret et cyber-ba med en brugergrænseflade, der er baseret på navigering, hvor byrden at finde information alene er placeret hos den enkelte medarbejder. Dette giver store udfordringer for den en- 33 Se tidligere afsnit omkring kommunens it-billede. 62

69 KLE i et informationskulturelt perspektiv kelte medarbejder. Man må her spørge sig selv om, hvorvidt det vil være nemmere for medarbejderen at konsultere den trykte version af emnesystematikken for at sammensætte journalnøglen for en opgave? Samtidig er den tavse og internaliserede viden, der fandtes hos journalførerne gået tabt. Man har således afskåret sig fra Exercising Ba, der er kendetegnet ved gentagne mønstre af øvelser baseret på eksplicit viden, der indlejres som tavs viden hos individet. Samtidig med at man bad journalførerne bidrage til den tekniske løsnings udformning, skulle man her tillige have haft blik for oplæring af de ny medarbejdergrupper, der skulle tage emnesystematikken i brug. På organisatorisk niveau kan man ikke stole på informationerne simpelthen, fordi der er tvivl om, hvorvidt emnesagerne får tildelt korrekt journalnummer. Dermed kan man ikke masseforholde sig til informationerne. Dette skal forstås, som at lave dataudtræk på f.eks. alle emnesager af en bestemt opgavetype eller med en bestemt forvaltningshandling eller lave en arkivering og oprydning af emnesager Under interviewet i BKF kom følgende metafor frem: nu har vi boet i huset de år, så nu ved vi hvordan man ville indrette bygningen. (Bilag 5, p.17) Dette afspejler dels en ledelsesmæssig erkendelse af en uhensigtsmæssig implementering af en ESDH-løsning, men også at man ledelsesmæssigt ikke har forstået opgaven godt nok. (Bilag 5, p.16) Der er tale om en ledelsesmæssig organisatorisk modningsproces ikke bare for BKF, men for kommunen generelt. (Bilag 5, p.17) Informationskulturen kan ligeledes siges at være modnet blandt medarbejderne. Holdningen til journalisering af egne emnesager, er gået fra klynk i ESDHpilotprojekternes tid tilbage i 2002 til en nuværende overvejende positiv opfattelse af journalisering. Der er i BKF den holdning, at man ikke ønsker journalførerrollen tilbage, man er trods alt alligevel glad for den fleksibilitet, der ligger i journalisering af egne sager. (Bilag 5, p.17) Det vil gavne medarbejdere og ikke mindst informationskulturen, hvis KLE på ledelsesplan blev anerkendt, som det svære fælleskommunale sprog emnesystematikken er. Dermed vil man kunne synliggøre en sproglig og organisatorisk ressource, der vil kunne anvendes i et selvstændigt perspektiv. Ved at løsrive sproget fra det nuværende omklamring af Profile, vil det blive muligt at betragte sproget som et selvstændigt værktøj, og skabe synlighed og forståelse for ressourcen. Noget, der er nødvendigt, hvis fremtidige it-løsninger skal repræsentere den mentale model på en måde, der kan understøtte medarbejderne i emnesagsbehandlingen. Når sproget og emnesystematikken ikke anerkendes som selvstændig ressource, går et værdifuldt aktiv for informationskulturen 63

70 KLE i et informationskulturelt perspektiv tabt, fordi man ikke anerkender at ressourcen er vanskelig at håndtere for heterogene medarbejdergrupper. Analyse af handlingsfacetterne [RG] Det fælles kommunale sprog KLE repræsenterer som sagt opgaver der skal løses, samtidig med en angivelse af, hvordan opgaven skal forvaltes. Notatationsdelen i KLE for forvaltningshandlingen benævnes i opgavetaksonomien som handlingsfacetter. En handlingsfacet består af en facetkategori udtrykt ved et bogstav, samt facetten der udgøres af to cifre f.eks. A21 eller K02. Der består i dag flere ikke særlig godt belyste forhold omkring handlingsfacetterne. Selve klassificeringen af emnesager opstår i en tid, hvor man opbevarede dokumentationen for kommunens opgaver i et fysisk arkiv. Til dette havde man brug for entydige placeringer nøjagtig som man kender det fra biblioteket, hvor materialet kun kan stå et sted. Samtidig har der i handlingsfacetterne været indbygget bevaringsprincipper. Således at man med en bestemt handlingsfacet samtidig angiver en bevaringsperiode, hvoraf noget skal arkiveres til evig tid. Her kommer førnævnte problemstilling omkring upålidelige journalnumre helt konkret i spil. Hos KLE-redaktionen kan man læse at alt elektronisk sags- og dokumenthåndtering bevares til evig tid. Under interviewet med BKF kommer det faktiske forhold frem. Ingen tør tage beslutningen om at kassere dele ad den elektroniske dokumentation, fordi ingen ved, om man i en kassationsrunde kommer til at slette dokumentation, der rent faktisk skal bevares jf. usikkerheden omkring journalnumrene, og de indbyggede bevaringsprincipper. Derfor er der enorme udgifter forbundet med bevarings af den elektroniske dokumentation, fordi man af frygt for at slette noget gemmer det hele. (Bilag 5, p.3) Arkiveringsproblematikken ligger udenfor opgavens område, men nævnes som en del af den informationskultur, der består omkring ESDH-løsningen. Man er simpelthen arkiveringsmæssigt handlingslammet som tingene består i øjeblikket, og må betale sig ud af problematikken, fordi man ikke kan stole på journalnumrene. Fraværet af ledelsesmæssig anerkendelse af KLE som et svært tilgængeligt værktøj giver her en ganske konkret utilsigtet konsekvens, der direkte modarbejder det oprindelige effektiviseringstankesæt omkring håndteringen af kommunens dokumentationskrav. Et andet forhold er, at handlingsfacetten jf. betegnelsen må forventes at angive en handling. Det vil derfor være naturligt at kigge efter verber som grundlag for facetkategorier og facetter. Mange af handlingsfacetterne har dog karakter 64

71 KLE i et informationskulturelt perspektiv af emne og afspejler nærmere, at man har haft brug for en emneklassificering i forhold til et bevaringsprincip. Som eksempel nævner KLE-redaktionen moms, der snarere er et begreb end en handling. Det giver ikke mening at momse. (Bilag 11, pp.25, Bilag 10) Som parallelt eksempel kan nævnes Fonde repræsenteret ved handlingsfacetten Ø24. Det giver ikke mening at fonde. Der forestår her et større analysearbejde for at gøre handlingsfacetterne skarpere. En sådan analyse vil give klassificeringsværktøjet en tiltrængt modernisering. I praksis vil det give et mere tidssvarende grundlag for dokumentationen af kommunale opgaver. Kortlægning af gældende handlingsfacetter [RG] For at få et alternativt blik på handlingsfacetterne, er disse visualiseret på baggrund af relationerne mellem facetkategori og tilhørende facetter. Ved denne øvelse ses det, at nogle facetkategorier deler facetter, mens andre facetter er unikke dvs. tallet anvendes alene inden for en og samme facetkategori. For en foreløbig angivelse af relationer mellem Facetkategori og facet, er anvendt følgende distinktioner mellem klassen Facetkategori og klasse facet: Facetkategori præciseres med facet, samt mellem abstraktionen facetkategori og de konkrete kategorier af bogstaver: Facetkategori kommunen forvalter opgaven som kategori. Disse distinktioner vil senere i opgaven blive præciseret i afsnittet Konceptuel model for handlingsfacetterne. 65

72

73 KLE i et informationskulturelt perspektiv Kortlægningen af handlingsfacetterne er i første omgang gået ud på at få et overblik, men det må konstateres, at dette overblik ikke findes i hvert fald ikke som umiddelbar forståelig logik. I et i/r perspektiv vil man nok forvente, at en numerisk værdi er en præcis angivelse, der tjener som utvetydig identifikation. Det samme vil man i arbejdet med en ontologi. Sådan er det ikke i notationsdelen for forvaltningshandlingen, hvor nummereringen i facetterne er mere eller mindre tilfældige talværdier. (Bilag 10) Identifikation sker derfor alene på baggrund af kombinationen med et bogstav. Det er således facetkategorien, der er den identificerende del for forvaltningshandlingen. Herefter sker der en form for præcisering under hver facetkategori vha. tallet. Men f.eks. indeholder samtlige facetkategorier talværdien 00, så her giver det ikke nødvendigvis mening at tale om præcisering. Dog undtaget, er de tilfælde, hvor facettens talværdi kun er repræsenteret i en facetkategori som det f.eks. er tilfældet med A53, hvor tallet 53 kun finder anvendelse i facetkategorien A. Men da nummereringen er tilfældig, er det usikkert at basere identificering alene på den numeriske værdi idet man kunne forestille sig, at der blev oprettet en facet 53 i en anden facetkategori. Da der ingen fortløbende nummerering er i facetterne, baserer den mentale model sig på, at brugerne, for denne del af notationen, til fulde forstår bogstavkategoriernes indbyrdes forhold. Her er der faktisk indbyrdes relationer mellem facetkategorierne, men disse må siges at være baseret på tavs viden. Relationerne opstår dels ud af praksis helt tilbage, da man påtænkte oprettelsen af KL emnesystematikken dvs. ca. 35 år tilbage i tid. Dels som pragmatiske justeringer gennem tiden faktisk for igen at tilgodese et bevaringsprincip. (ibid) Så det er ikke bare tavs, men nærmest også glemt viden, der er tale om. Men stadig en viden, man kunne have høstet hos journalførerne. Flemming Nielsen fra KL-redaktionen giver følgende forklaring på facetkategoriernes indbyrdes relationer, der kan siges at repræsentere et vist indbygget workflow. 34 Heri ligger der også det forhold, at sager dvs. opgaven kan skifte karakter. Gør den det oprettes der jf. emnesystematikkens enkeltsagsprincip en ny emnesag evt. kan dette involvere andre forvaltninger. 34 Se Bilag 10 67

74 KLE i et informationskulturelt perspektiv Workflow (kilde: Flemming Nielsen) Mulige intuitive facetkategorier Først organiserer man sin opgave O for organisering Hernæst fastlægges regler og principper P for principper Så tildeles økonomien Ø for økonomi Noget økonomi tildeles efter behandling i U for økonomiudvalgsbehandling økonomiudvalget Så træffes der afgørelse på grundlag af regler A for afgørelser og principper Så kan der klages over afgørelser og føres K for klager og kontrol kontrol Informationsmateriale, der ikke er del af et dokumentationskrav I for informationsmateriale Men sådan er det ikke. Som det ses forekommer, der en anden organisering af facetkategoriernes bogstaver. Forklaringen er som følger, stadig med Flemming Nielsens hjælp. Facetkategori (kilde: Flemming Nielsen) Kommentar A for organisering af opgaven, fordi O00 er for svær at læse. som bruger må man tænke sig til en nasal udtale i form af a-rganisering af opgaven. P for principperne for opgaven betegnes som principielle afgørelser S for den del af økonomien, der bliver behandlet i økonomiudvalget. Dette er en pragmatisk justering idet Statens Arkiver ønsker at bevare alle sager behandlet i økonomiudvalget. betegnes som overordnet økonomi. Som bruger skal man notere sig forskellen mellem rutinepræget økonomi og økonomi behandlet i økonomiudvalget, samt vide at S måske står for Statens Arkiver? Ø for tildeling af økonomi betegnes som rutinepræget økonomi. G K I for afgørelser. Her kender ikke engang betegnes som rutineafgørelser, kaldes også KLE-redaktionen begrundelsen, men det ekspeditionssager. antages at G står for grundlaget for afgørelsen. Som det også nævnes kunne A have været et fornuftigt bud. for klager og kontrol for informationsmateriale, der ikke er del af et dokumentationskrav 68

75 KLE i et informationskulturelt perspektiv Viden om de foreliggende relationer, er faktisk noget, man skal socialiseres til at forstå. Dels skal man, forstå, at der foreligger en sammenhæng mellem facetkategorierne, dels skal man forstå, hvorfor bogstavbetegnelserne fremstår som de gør. Når man så tillige tænker på, at de heterogene personalegrupper ikke har kendskab til emnesystematikken og samtidig skal vælge én facet ud blandt utallige fra en drop down menu, så skal journaliseringen med et populærudtryk hænge en langt ud af halsen. Dette bliver samtidig negativt forstærket, fordi sagsbehandlerne ikke ser dokumentationen, som en del af deres primære arbejdsopgave, men som et påtvunget onde. (Bilag 5, pp.2-3) Handlingsfacetternes anvendelse i BKF [RG] I forbindelse med kortlægningen af KLE ens handlingsfacetter, er det i lige så høj grad interessant, at se på den faktiske anvendelse af handlingsfacetterne. Sammenholdt med kortlægningen af KLE ens samlede antal gældende handlingsfacetter kan dette medvirke til et empirisk grundlag for en videre analyse af handlingsfacetternes faktiske brug i BKF. Der er således udarbejdet et dataark, der viser den konkrete anvendelse af handlingsfacetter for åbne emnesager. Empirien er hentet fra BKF emnesagsmodul, og indsamlingen foretaget den 12.dec Det statistiske grundlag består af åbne emnesager. Dataarket består af fire ark nummereret 1-4, der repræsenterer en gradvis bearbejdning af data. Her præsenteres substancen af ark 4, der indeholder diagrammer med information om den faktiske anvendelse af facetkategorier for forvaltningens åbne emnesager. 35 Følgende skelnen er foretaget. Hvor handlingsfacetters anvendelse finder sted i 5% eller færre tilfælde, betragtes disse som marginale forvaltningshandlinger. At facetter betegnes som marginale forvaltningshandlinger betyder i denne sammenhæng ikke, at disse ikke er vigtige. Det betyder alene, at disse i praksis i BKF finder anvendelse i få tilfælde. Gennemgangen af forvaltningshandlingerne følger facetkategoriernes indbyrdes rækkefølge som præsenteret ovenfor. Undervejs refereres der endvidere til opgavetaksonomiens tekst for de udvalgte områder Ark 4 er vedlagt som fysisk bilag, og findes bagerst i opgaven. For det fulde datasæt henvises til elektronisk version Bilag 1, der er vedlagt opgaven i form af en cd-rom. 36 Den trykte udgave af KL Journalplan : den administrative håndbog,

76 KLE i et informationskulturelt perspektiv Præsentation 1005 emnesager fordelt på 15 A-facetter Facetkategori A, der handler om, at man først organiserer sin opgave, viser en tydelig overvægt af sager oprettet som A00. Ud af 1005 emnesager, har en medarbejder i 58,9 % af tilfældene vurderet forvaltningen af opgaven som organisering mv. i almindelighed. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse, hvor sager med lige stor ret kan placeres under flere A-facetter. Det anbefales, at begrænse brugen af denne facet. A26 finder anvendelse på 12,4% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler sagsbehandlingsprocedurer og arbejdsrutiner f.eks. manualer, interne vejledninger og reglementer A23 finder anvendelse på 6,4% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler kommunale erhverv, medlemmer i bestyrelser, repræsentantskaber, arbejdsgrupper o.l. De resterende anvendte facetter finder anvendelse i mellem 0,1 og 4,5% tilfælde, og udgør dermed marginale forvaltningshandlinger. Som eksempel kan nævnes facetten A53, der omhandler aktindsigt, og er anvendt på 4,3% af opgaverne. Eksemplet A53 omhandler forvaltningshandlingen Anmodning om aktindsigt mv. Ved anvendelsen af A00, kan der være tale om opgavetyper, der indeholder denne bredde, og derfor er svære at placere. Der kan også være tale om den nemme løsning, hvor gummiteksten organisering mv. i almindelighed i praksis tolkes som pragmatisk løsning. Medarbejderen opfylder kravet om angivelse af forvaltningshandling, og kommer samtidigt hurtigt videre i den pri- 70

77 KLE i et informationskulturelt perspektiv mære arbejdsopgave, selve sagsbehandlingen. Man skal her igen tænke på, at medarbejderen vælger handlingsfacetten fra en drop down menu, hvor A00 er den allerførste facet, der kan vælges. Sager klassificeret som A00 må tolkes med en vis usikkerhed. Det forekommer sandsynligt, at dele af disse sager vil kunne omklassificeres til mere præcise forvaltningshandlinger. Det betyder i praksis, at fordelingen på de øvrige A-facetter vil blive anderledes. Sager om aktindsigt er et eksempel på en forholdsvis konkret og præciseret forvaltningshandling, der ret entydigt kan placeres. Derfor forekommer klassificeringen, som et mere troværdigt billede af virkeligheden, dog stadig med forbehold for fænomenet A00. Der er et betydeligt spring til de næsthyppigst benyttede facetter A26 og A23. Ud af 1005 emnesager, er det altså i praksis disse tre forvaltningshandlinger, der typisk anvendes i opgaveløsningen. Præsentation 3053 emnesager fordelt på 23 P-facetter Facetkategori P, der handler om at tildele regler og principper, viser en overvægt af sager oprettet som P19. Ud af 3053 emnesager, har en medarbejder i 55% af tilfældene vurderet forvaltningen af opgaven som juridisk bindende tilladelser/ godkendelser. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse i sager, hvor der i hvert enkelt tilfælde foretages individuel vurdering eller skøn. Opgaven har en karakter, hvor det ikke er muligt at udarbejde faste principper og omfatter godkendelser med vidtrækkende konsekvenser for kommunen, samt tilladelser, der medfører særlig juridisk forpligtelse for kommunen ved evt. senere sagsanlæg. P20 finder anvendelse på 17,3% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler projekter og projektforslag. P27 finder anvendelse på 13,6% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler aftaler og overenskomster som kommunen indgår, og anvendes i personalesager. De resterende anvendte P-facetter 71

78 KLE i et informationskulturelt perspektiv finder anvendelse i mellem 0,1 og 2,8% tilfælde, og udgør dermed marginale forvaltningshandlinger. Disse P19 emnesager viser en stor opgavemængde på et område, hvor kommunen virkelig kan komme i klemme. Her fanger bordet. Der findes en P00 i P- facetterne med samme formål som A00, men her ses en praksis, hvor medarbejderne tydeligvis er opmærksomme på forvaltningshandlingens karakter. Herudover benyttes også P20 og P27 som forvaltningshandlinger for opgaveløsningen. Igen ses det, at der i praksis ofte anvendes de samme tre forvaltningshandlinger i opgaver med principiel karakter. Præsentation 104 emnesager fordelt på 6 S-facetter Facetkategori S, der handler om opgaver med økonomisk indhold af overordnet karakter, viser en tydelig overvægt af sager oprettet som S29. Det drejer sig om 58,7% af tilfældene, hvor en medarbejder har vurderet forvaltningen af opgaven som fastsættelse og afregning af afgifter (takster, bidrag o.l.) for ydelser. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse ved fastsættelse af kommunal egenbetaling, hvor kommunen skal opkræve betaling eller afgift. S08 finder anvendelse på 26,0% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler kommunens regnskab samt delregnskaber for enkelte områder af den kommunale virksomhed. S00 finder anvendelse på 10,6% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler overordnet økonomi i almindelighed, og finder anvendelse, hvor sager med lige stor ret kan placeres under flere S-facetter. Det anbefales, at begrænse brugen af denne facet. 72

79 KLE i et informationskulturelt perspektiv De resterende anvendte S-facetter finder anvendelse i mellem 1,0 og 1,9% tilfælde, og udgør dermed marginale forvaltningshandlinger. Overordnet økonomi, dvs. forhold der er behandlet i kommunens økonomiudvalg, udgør en forholdsvis begrænset opgavemængde i BKF. Opgavemængden er først og fremmest forvaltet som S-29 emnesager dvs. opgaver hvor kommunal skal opkræve betaling eller afgifter. Herudover benyttes også S00 og S08 som forvaltningshandlinger for opgaveløsningen inden for overordnet økonomi. Igen ses det, at der i praksis ofte anvendes de samme tre forvaltningshandlinger. Præsentation 1501 emnesager fordelt på 22 Ø-facetter Facetkategori Ø, der handler om at tildele økonomien for opgaver, viser en tenderende overvægt af sager oprettet som Ø54. Ud af 1501 emnesager, har en medarbejder i 42,8% af tilfældene vurderet forvaltningen af opgaven som kontrakter med overvejende økonomisk indhold. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse ved alle former for købs-, leje og leasingkontrakter, herunder tillige serviceabonnementskontrakter og forpagtningskontrakter. Ø47 finder anvendelse på 20,2% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler borgere og virksomheder der søger om fritagelse for brugerbetaling eller kommunale gebyrer. Ø40 finder anvendelse på 14,3% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler ansøgninger om kommunale økonomiske tilskud, og afhænger af en overordnet økonomiske ramme kaldet S49-sagen og klassificeres som S49. Ø52 finder anvendelse på 7,0% af Forvaltningshandlingen omhandler 73

80 KLE i et informationskulturelt perspektiv opgaverne. offentlig støtte til alment boligbyggeri Ø00 finder anvendelse på 5,5% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler rutinepræget økonomi i almindelighed, og finder anvendelse, hvor sager med lige stor ret kan placeres under flere Ø-facetter. Det anbefales, at begrænse brugen af denne facet. De resterende anvendte Ø-facetter finder anvendelse i mellem 0,1 og 3,2% tilfælde, og udgør dermed marginale forvaltningshandlinger. Rutinepræget økonomi, dvs. forhold der er afhængig af den økonomiske rammer der er fastlagt i kommunens økonomiudvalg, udgør en forholdsvis stor opgavemængde i BKF. Opgavemængden er først og fremmest forvaltet som Ø54 emnesager dvs. opgaver af kontraktforhold, hvis indhold er af overvejende økonomisk karakter. Herudover benyttes også Ø00, Ø40, Ø47 og Ø52 som forvaltningshandlinger for opgaveløsningen inden for overordnet økonomi. Igen ses det, at der i praksis ofte anvendes de samme tre forvaltningshandlinger. Præsentation 9605 emnesager fordelt på 8 G-facetter Facetkategori G, der handler sager der rutinemæssigt kan afsluttes dvs. afgøres efter faste administrative afgørelser, viser en markant overvægt af sager oprettet som G01. Det drejer sig om 85,4% af tilfældene, hvor en medarbejder har vurderet forvaltningen af opgaven som konkrete afgørelser efter faste regler/ præcedens, der ikke i hvert enkelt tilfælde kræver individuelt skøn og vurdering. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse, hvor sager kan afgøres på baggrund af fastlagte vedtagne instrukser, regler og principper, samt for generelle henvendelser f.eks. i forbindelse med vejledning eller rutineprægede aktiviteter f.eks. besøg af sundhedsplejerske. 74

81 KLE i et informationskulturelt perspektiv G00 finder anvendelse på 13,6% af opgaverne. Forvaltningshandlingen finder anvendelse, hvor sager med lige stor ret kan placeres under flere G-facetter. Det anbefales, at begrænse brugen af denne facet. De resterende anvendte G-facetter finder anvendelse i mellem 0,1 og 0,2% tilfælde, og udgør dermed marginale forvaltningshandlinger. Majoriteten af opgaveløsningen i BKF omfatter rutine afgørelser populært kaldet ja/nej sager især ud fra den forvaltningsmæssige opgaveløsning i P, S og Ø emnesagerne. Den største del af opgaveløsningen forvaltes som G01 emnesager, dvs. opgaver der kan afgøres på baggrund af tidligere fastlagte principper, samt alle former for henvendelser der medfører vejledning eller omhandler rutineprægede aktiviteter. Herudover benyttes også G00 som forvaltningshandling for opgaveløsningen af rutineprægede opgaver. Her ses i praksis anvendt to typer forvaltningshandlinger til trods for den enorme opgavemængde. Præsentation 826 emnesager fordelt på 8 K-facetter Facetkategori K, der handler om klager over afgørelser og kontrol, viser en markant overvægt af sager oprettet som K08. Det drejer sig om 70,6% af tilfældene, hvor en medarbejder har vurderet forvaltningen af opgaven som tilsyn og håndhævelse af regler. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse, hvor kommunen fører tilsyn med at lovgivning, påbud, forbud og fastsatte vilkår overholdes, samt håndhævelse i form af påbud, nedlæggelse af forbud eller henstillinger. K00 finder anvendelse på 19,5% af Forvaltningshandlingen kontrol og 75

82 KLE i et informationskulturelt perspektiv opgaverne. klager i almindelighed finder anvendelse, hvor sager med lige stor ret kan placeres under flere K-facetter. Det anbefales, at begrænse brugen af denne facet. De resterende anvendte K-facetter finder anvendelse i mellem 0,2 og 2,8% tilfælde, og udgør dermed marginale forvaltningshandlinger. Som eksempel kan nævnes facetten K09, der omhandler tilsyn med egen virksomhed, herunder når aktører løser opgaven for kommunen, og er anvendt på 2,8% af opgaverne. Eksemplet K09 omhandler forvaltningshandlingen tilsyn med udøvende virksomhed. En del af opgaveløsningen i BKF omfatter tilsyn og klager. Den største del af opgaveløsningen forvaltes som K08 emnesager, dvs. opgaver der medfører kommunalbestyrelsens tilsyn med at lovgivning, påbud, forbud og fastsatte vilkår overholdes, samt håndhævelse i form af påbud. Herudover benyttes også K00 som forvaltningshandling for opgaveløsningen af kontrol og klager. Her ses i praksis anvendt to typer forvaltningshandlinger. Der er endvidere de marginale forvaltningshandlinger K02 og K03, hvor K02 omhandler klager over kommunens eget kompetenceområde f.eks. kommunens serviceydelser, også kaldet faktiske forvaltningshandlinger eksempelvis gadebelysning eller f.eks. opgaver, hvor borgere klager over tidligere afgørelser foretaget af kommunen. I K03 forvaltes også klager over kommunale afgørelser, men her er klagen stilet til anden offentlig institution eksempelvis Ombudsmanden. Disse emnesager udgør i alt 39 dokumenterede opgaver i BKF. Det kan umiddelbart lyde som tilfredse borgere og virksomheder, men udregnet i forhold til ESDHsystemets ca. 3-årige levetid (36 måneder) svarer dette rundt regnet til en klage pr. måned. Men oftest ses altså anvendt to typer forvaltningshandlinger på opgaveområdet. 76

83 KLE i et informationskulturelt perspektiv Præsentation 91 emnesager fordelt på 5 I-facetter Facetkategori I, der handler om, at kommunen modtager materiale, hvor der ikke direkte skal foretages sagsbehandling, viser en tenderende overvægt af sager oprettet som I00. Det drejer sig om 39,6% af tilfældene, hvor en medarbejder har vurderet forvaltningen af opgaven som informativt materiale i almindelighed. KL Journalplan, 2009 Forvaltningshandlingen finder anvendelse, hvor sager med lige stor ret kan placeres under flere I-facetter. Det anbefales, at begrænse brugen af denne facet. I04 finder anvendelse på 29,7% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler informativt materiale fra andre faste samarbejdspartnere. I08 finder anvendelse på 18,7% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler internt informativt materiale I06 finder anvendelse på 11,0% af opgaverne. Forvaltningshandlingen omhandler informativt materiale i øvrigt. Den resterende anvendte I-facet I05 finder anvendelse i 1,1% tilfælde, og udgør dermed en marginal forvaltningshandling. En mindre del af opgaveløsningen i BKF omfatter informativt materiale der ønskes bevaret, men som egentlig ligger udenfor et direkte dokumentationskrav. Den største del af opgaveløsningen forvaltes som I00 emnesager, dvs. opgaver hvor det ikke ønskes at underopdele det informative materiale yderligere. Herudover benyttes også I08, I06, I04 som forvaltningshandling for opgaveløsningen. Det må her undre, at man opererer med to stort set ensartede betydninger 77

84 KLE i et informationskulturelt perspektiv i facetterne I00 informativt materiale i almindelighed og I06 informativt materiale i øvrigt. Begge anvendes til baggrundsinformation, der ønskes gemt, men ikke tilknyttet en emnesag. Man skulle mene, at det vil være nok med en gummifacet. I08 anvendes til informativt materiale til intern brug f.eks. de store mængder undervisningsmaterialer udarbejdet i brugen af kommunens ESDH-system. I04 anvendes for informativt materiale fra faste samarbejdspartnere uden dog at beskrive, hvad der karakteriserer en fast samarbejdspartner. Generelt kan det siges at opgavemængden varierer betydeligt inden for hver af de respektive facetkategorier, dvs. forvaltningshandlingerne finder anvendelse i stærkt varierende omfang. BKF, forvaltningshandlinger i relation til opgavemængden. Forvaltningshandling Opgavemængde Anvendte unikke Alle unikke BKF BKF handlinger handlinger A-facetter 1005 emnesager 3 15 P-facetter 3053 emnesager 3 23 S-facetter 104 emnesager 3 6 Ø-facetter 1501 emnesager 5 22 G-facetter 9605 emnesager 2 8 K-facetter 826 emnesager 2 8 I-facetter 91 emnesager 4 5 Selvom opgavemængden varierer betydeligt, ses det at f.eks. både P-facetter og G-facetter, der repræsenterer de største opgaveområder i BKF stadig kun benytter typisk tre forvaltningshandlinger. Dog er spredningen i anvendte forvaltningshandlinger større i P-facetterne. Det kan netop skyldes opgavernes principielle karakter, hvor der i selve opgaveløsningen ligger det at vurdere opgaverne individuelt. Hvorimod G-facetterne, der er rutineafgørelser og repræsenterer hovedparten af opgaveløsningen i BKF, har en mere samlebåndsagtig karakter. Man kunne overveje om opgavekarakteren har en afsmittende effekt på valget af forvaltningshandling, så det også bliver rutine altid at vælge samme handlingsfacet. Men dette er som sagt en gisning. I forhold til opgavemængden repræsenterer I-facetter og S-facetter de færreste opgaver, men samtidig benyttes der flest forskellige forvaltningshandlinger. 78

85 KLE i et informationskulturelt perspektiv Her har man altså opgaver, der er klassificeret ganske varieret, hvor S- facetterne er overordnet økonomi og I-facetterne er informativt materiale udenfor dokumentationskravet. Der ses tillige en vis variation i benyttede forvaltningshandlinger for opgaveløsningen klassificeret som P-facetter, der omhandler rutinepræget økonomi. Men set i forhold til opgavemængde og alle faktiske anvendte handlinger falder valget på typisk få forvaltningshandlinger. Det samme gør sig gældende for opgaveløsningen klassificeret som A-facetter. For de oftest benyttede forvaltningshandlinger uanset facetkategori gælder det, at facetten 00 finder anvendelse. Det er den facet emnesystematikken anbefaler begrænset brug af, dvs. facetten 00 bør kun finde anvendelse på de opgaver, der rent faktisk med rette ikke kan klassificeres med anden facet. Dele af forvaltningshandlingerne kan beskrives som værende forankret i en ikke anbefalelsesværdig praksis. Her må det nok overvejes om ikke praksis afspejler et uheldigt pragmatisk valg i form af et nemhedskriterium? I forhold til kortlægningen af handlingsfacetterne i KLE, der viser det samlede antal gældende facetter for hver facetkategori, viser den faktiske anvendelse af forvaltningshandlingerne i BKF, at alle facetkategorier benyttes, men at det langt fra er alle gældende facetter i emnesystematikken, der i praksis benyttes, når forvaltningshandlingen skal udtrykkes. Her må man som sagt overveje, hvad det reelle billede er, når facetten 00 finder anvendelse. Man må overveje pålideligheden i klassificeringen. Det problematiske forhold er, at denne klassificering, såfremt den er udtryk for forkert anvendelse af handlingsfacetten, vil have en afsmittende effekt på facetkategoriens øvrige facetter idet opgaverne jo er faktiske, men forvaltningshandlingerne skal fordeles anderledes. Dermed bliver det samlede billede for forvaltningshandlingernes repræsentation i de respektive facetkategorier, draget i tvivl. Der er et andet forhold, der forvirrer i klassificeringen. Der findes klassificerede opgaver med forvaltningshandlinger, der ikke eksisterer i hverken KLE Online, der må betegnes som den mest aktuelle udgave af emnesystematikken eller i den trykte version KL Journalplan fra 2009, der stemmer for handlingsfacetternes vedkommende stemmer overens med KLE Online. De tilsyneladende spøgelseshandlinger er repræsenteret i en udgået version af handlingsfacetter, der er arkiveret af KLE-redaktionen umiddelbart i forbindelse med lanceringen af KLE-Nem, feb.2008, der er forløberen for KLE-Online. Disse forvaltningshandlinger ses endvidere beskrevet i kommunens gældende interne 79

86 KLE i et informationskulturelt perspektiv vejledning i brugen af journalplanens handlingsfacetter. 37 Der er således tale om en forældet version af handlingsfacetterne. En sammenligning mellem kortlægningen af gældende handlingsfacetter, og den faktiske anvendelse af handlingsfacetterne i BKF, viser følgende mærkværdigheder emnesager fordelt på 15 A-facetter ud af 9 gældende emnesager fordelt på 23 P-facetter ud af 21 gældende. 104 emnesager fordelt på 6 S-facetter ud af 12 gældende emnesager fordelt på 22 Ø-facetter ud af 30 gældende emnesager fordelt på 8 G-facetter ud af 8 gældende. 826 emnesager fordelt på 8 K-facetter ud af 8 gældende. 91 emnesager fordelt på 5 I-facetter ud af 6 gældende. Kilder: KLE Online ; KL Journalplan, 2009 og KLE-Nem, 2008 feb. Forvaltningshandling Opgavemængde Alle unikke BKF handlinger Gældende unikke KLE handlinger A-facetter 1005 emnesager 15 9 P-facetter 3053 emnesager S-facetter 104 emnesager 6 12 Ø-facetter 1501 emnesager G-facetter 9605 emnesager 8 8 K-facetter 826 emnesager 8 8 I-facetter 91 emnesager 5 6 Forholdet skyldes som sagt en forældet version af handlingsfacetterne. 7 ikke-gældende A-facetter: A52 Pressemeddelelser finder ikke anvendelse i BKF A01, A04, A05, A06, A09, A15, A16 37 Intern dokumentation fra Odense Kommune: Journalplanen - forklaring på facetter 80

87 KLE i et informationskulturelt perspektiv 4 ikke-gældende P-facetter: P10 Prognoser og P12 Ekspropriation/forlig samt taksation finder ikke anvendelse i BKF P02, P04, P52, P54 Alle anvendte S-facetter eksisterer S02 Endeligt vedtaget budget, S03 Tillægsbevillinger, S04 Budgetomplaceringer behandlet af økonomiudvalget, S06 Overførsel behandlet af økonomiudvalg, S37 forsikringer vedr. personer, S49 Rammer for kommunale tilskud finder ikke anvendelse i BKF Alle anvendte Ø-facetter eksisterer Ø04 Budgetomplaceringer ikke beh. af økonomiudvalg, Ø06 Overførsel ikke beh. af økonomiudvalg, Ø07 Afskrivninger, Ø20 Låneoptagelse: kommunelån, realkreditlån o.a., Ø32 Tilbagebetaling fra kommunen, Ø48 Henstand/eftergivelse af skyldig betaling til kommunen, Ø51 Pantebreve, obligationer og aktier, Ø59 Garantistillelse til kommunen finder ikke anvendelse i BKF Alle anvendte G-facetter eksisterer Alle G-facetter finder anvendelse i BKF Alle anvendte K-facetter eksisterer Alle K-facetter finder anvendelse i BKF 1 ikke-gældende I-facet: I05 I02 Informativt materiale fra andre offentlige myndigheder/instanser og I10 Sager overført fra anden myndighed som kopisag finder ikke anvendelse i BKF 81

88 KLE i et informationskulturelt perspektiv At dele af de gældende handlingsfacetter ikke finder anvendelse i BKF er ikke nødvendigvis et udtryk for uregelmæssigheder, da disse opgaver kan være placeret i andre forvaltninger. Det, der er mærkværdigt er de forældede forvaltningshandlinger, der ses i A, P og I-facetterne. Disse emnesager bør rettelig arkiveres eller på anden måde markeres. I forhold til en konkurrencedygtig informationskultur, er upålidelige informationer og data, der ikke er valide lige præcis problemstillingen i forhold til dataudtræk på forvaltningshandlinger, hvad enten BKF og Odense Kommune ønsker at bruge disse informationer i et business intelligence perspektiv for at understøtte ledelsesinformation og dermed beslutningsprocesser eller i forhold til bevaringsprincippet, hvor kommunen i øjeblikket har store omkostninger forbundet med arkivering af samtlige elektroniske sagsbehandlinger af de kommunale opgaver, der er underlagt et dokumentationskrav. De grundlæggende antagelser i informationskulturen blandt medarbejderne i BKF viser at anvendelsen af emnesystematikken er et nødvendigt onde, og medfører en værdi som noget der skal overstås for at komme videre med den primære arbejdsopgave. Herved opstår der sociale målrettede aktiviteter i form af sagsbehandling, hvor man i oprettelsesdialogen bruger-opretter-emnesag måske vælger handlingsfacet ud fra et pragmatisk nemhedskriterium fremfor en præcis repræsentation af forvaltningshandlingen. Informationskulturen indeholder således artefakterne forvaltningshandlinger, der jf. emnesystematikkens anvendelse fremstår med en vis upålidelighed. 82

89 Informationskulturelle betragtninger Informationskulturelle betragtninger [RG] Implementeringen af det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Profile, gør det muligt at afvikle ekspertrollen Journalføreren. Rationalet er tilsyneladende organisatorisk oplagt. Ved at udbrede journaliseringsprocessen til den enkelte medarbejder, kan man effektivisere i forhold til en manuel arbejdsgangsproces, der har skabt flaskehalse i kommunens sagsbehandling. Denne manøvre demokratiserer processen at journalisere: således har medarbejdere nu i princippet til enhver tid elektronisk adgang til sagsbehandlingen og enhver medarbejder skal journalisere egne sager. Det giver stor fleksibilitet i opgaveløsningen, men samtidig med indførslen af ESDH får man også skabt de informationskulturelle forandringer, der i dag virker dysfunktionelle i forhold til den oprindelige rationaliserings- og effektiviseringstankegang. Man står i en situation, hvor man ved at afvikle de tidligere journalførere, har fjernet det organisatoriske kit i forhold til journaliseringsprocessen. Demokratiseringen af journaliseringsprocessen bevirker, at medarbejderen på trods af det tilsigtede rationale, faktisk pålægges en enorm byrde. Ved implementeringen af ESDH, har man organisatorisk udelukkende forholdt sig til indførslen af den ny it-tekniske løsning, som et information management system og ud fra tanken at sætte strøm til processen at journalisere. Denne reduktionistiske tankegang kommer f.eks. til udtryk i brugergrænsefladens oprettelsesdialog brugeropretter-emnesag, hvor man har nedbrudt opgavetaksonomien til artefakten listen. Man har implementeret en liste, drop down menuen, som substitut for en taksonomisk videnstruktur. Mentalt er den hierarkiske videnstruktur yderst meningsfuld og genkendelig for de fleste personer, og støtter derfor mentalt i organisationen af informationer. Men denne struktur er altså slået i stykker. Og dét gør man dobbelt. Både emnehierarkiet og handlingsfacetterne i opgavetaksonomien er udtrykt i hierarkiske videnstrukturer, men begge strukturer reduceres til en repræsentation som to separate lister. Samtidig har man ikke overhovedet, i implementeringen og designet af brugergrænsefladen, taget højde for de vejledende tekster, der i den trykte udgave af KLE guider i brugen af de enkelte journalnumre, hvad enten man journaliserer på hovedgruppe, gruppe eller emneniveau. I mangel af ekspertrollens internaliserede viden om brugen af opgavetaksonomien, er disse hjælpetekster eneste autoritative ekspliciterede kilde til viden om anvendelsen af KLE. Systemløsningen implementeres med en brugergrænseflade og funktionalitet efter samråd med de tidligere journalførere, fordi det jo er disse personer, der ved noget om journaliseringsprocessen. (Bilag 5, p.9) Dermed kommer implementeringen af ESDH-systemet til at 83

90 Informationskulturelle betragtninger virke som en artefakt for journalførertankegangen og dermed implicit KL s emnesystematik. Men altså uden hensyntagen til de nye personalegrupper, der skal anvende systemet. Man får således implementeret en it-teknisk løsning, der forandrer organisationen på flere områder: dels ændres den synlige manuelle journaliseringsproces, dels den tavse ekspertsemantik, der nu skal indlejres som fællessprog i informationskulturen. I implementeringens reduktionistiske syn får man etableret uhensigtsmæssige lejringer af informationskulturel praksis. Som kompensation for ESDH-systemets utilstrækkelighed udarbejder man store mængder vejledninger og undervisningstilbud. Der tilbydes løbende kurser i brugen af ESDH-løsningen, men dette er i brug af ESDH-systemet Profile, ikke i brugen af emnesystematikken. Derved forbliver den mentale model uden for rækkevidde af brugeren. Den organisatoriske beslutning om at indføre ESDH-systemet medfører endvidere, at der må etableres en separat helpdesk funktion, det såkaldte ESDH-team. Stabsfunktionen skal understøtte brugeren i anvendelsen af Profile. Igen understøtter denne permanente administrative omkostning it-løsningen, og ikke brugen af det fælleskommunalt forvaltningsog dokumentationssprog. Man er, endnu engang, ikke bevidst om, at det er fraværet af journalførerens viden og ekspertise, der bebyrder medarbejderen. Det tabte sprog [RG] De tidligere journalførere har til fulde mestret sproget KL s emnesystematik ved igennem mange år at opøve den viden og ekspertise, der skal til for til fulde at forstå den mentale model i opgavetaksonomien. En viden, der er tillært gennem praksis, og derfor langt hen ad vejen består som tavs viden. Journalførerne har været socialiseret ind i den nødvendige viden, som det kræver for at kunne anvende KLE korrekt, og har gennem mange års erfaringer internaliseret denne viden og derved opbygget ekspertisen. Ved demokratiseringen af journaliseringsprocessen uddør journalføreren som organisatorisk race, og dermed udvides det faglige fokus hos medarbejderen. Således, og med al respekt, har medarbejderen tidligere kunne nøjes med at forholde sig fagligt til selve opgaveløsningen, fordi man har kunne overlade klassificeringen til en anden gruppe medarbejdere. De heterogene personalegruppers faglige viden skal nu omfatte ikke bare et nyt ESDH-system, men tillige også det fælleskommunale forvaltnings- og dokumentationssprog. Ved indførslen af den it-tekniske løsning ESDH tages der ikke højde for eksistensen af KLE som sprog, og den tavse viden, der kitter faglig behandling af opgave sammen med dokumentation for behandlingen af den pågældende opgave. Det er en radikal forandringsproces informationskulturen undergår ved denne manøvre idet demokratiseringen af 84

91 Informationskulturelle betragtninger journaliseringsprocessen stiller krav til hver enkelt medarbejder om ikke bare fagligt at skulle forholde sig en opgave, men nu også nærmest over-night at skulle mestre et nyt sprog i form af KL s emnesystematik. Medarbejderen pålægges at udvide sine faglige kompetencer med en yderligere fag-kompetence. Journalførerens tavse viden har omfattet en udpræget indsigt i og forståelse af den mentale model i opgavetaksonomien. Medarbejderne forstår ikke denne mentale model, og dermed heller ikke det semantiske værktøj, der nu er en obligatorisk del af journaliseringsprocessen, og som dermed består parallelt med medarbejderens primære faglighed. De kompetenceudviklingstiltag man tilbyder umiddelbart i forlængelse af implementeringen af ESDH-systemet rammer kun på artefakt niveau. Man overser fuldstændigt at KLE er et værktøj i sig selv, og som derfor også kræver indlæring. Man får ikke i forbindelse med demokratiseringen af journaliseringsprocessen ekspliciteret den viden journalførerne sidder med. Dermed understøttes den viden de tidligere journalførere har siddet inde med ikke i den organisatoriske forandringsproces de heterogene personalegrupper indgår i. Da organisationen demokratiserer journaliseringsprocessen taber man et værdifuldt sprogligt værktøj. Sproget udtrykker en mental model, der til fulde er blevet forstået af den nu organisatorisk uddøde race. Hermed forsvinder også den artikulering, og dermed den eksplicitte viden omkring KLE, som ekspertrollen journalføreren har været eksponent for. KLE overgår i implementeringen af ESDH til Profile, som mental model med det resultat, at alle skal benytte Profile, men kun få, kan gennemskue den mentale model. Man socialiseres ikke til en forståelse Nonaka, 2002 p.442 af KLE, dermed bliver det vanskeligt at artikulere arbejdssproget, og man har derfor kun ringe forudsætninger for at kombinere eksplicit viden. Netop denne udveksling af tavs og eksplicit viden er kritisk for den videre proces, at internalisere ny viden. Den viden, der skal til for at anvende emnesystematikken korrekt. Kortslutningen af videnspiralen, der repræsenterer de fire former for videnudveksling: socialisering, eksternalisering, kombination og internalisering, er afgørende kritisk. Det er videnspiralen der skal løfte den tavse og yderst personafhængige viden ud i organisationen. Dermed har man afskåret en grund- 85

92 Informationskulturelle betragtninger læggende forudsætning for organisatorisk videndannelse i forhold til journaliseringsprocessen. Viden i BKF og fælles oplevede rum [RG] Informationskulturen i BKF kan beskrives som værende af den type Gunilla Widen-Wulf beskriver som bureaukratisk. Denne type informationskultur er kendetegnet ved at eksistere i en mangeårig etableret organisation, der på mere systematisk vis er i gang med forandringstiltag. I BKF er organisationsstrukturen stadig overvejende hierarkisk med klart definerede lederposter, men samtidig arbejder man f.eks. i teams ude i de enkelte afdelinger. Men modsat de informationskulturelle innovative typer, der så at sige er født med teams, skal man i en bureaukratisk informationskultur både forholde sig til afvikling og udvikling af nye typer organisering. Disse hybride organisationer forandres jf. Gunilla Widen-Wulf oftest ud fra kvalitative nødvendigheder, der skal få organisationen til at fremstå som mere dynamisk og fleksibel. Overgangen fra papirbaseret journalisering til elektronisk sags- og dokumenthåndtering kan anskues som et sådan informationskulturelt nødvendigt forandringsproces, der skal give et kvalitetsløft i forhold til kommunens opgaveløsning. Fra den japanske ledelsesfilosofi ses tankegangen om at være organiseret i teams, som noget helt nødvendigt i den dynamiske udveksling mellem videntyperne tavs og eksplicit viden. Viden forankres i personer, men som proces er det en dynamisk social aktivitet, der influeres af organisatoriske forhold. Derfor skal organisationen af de socialt målrettede aktiviteter understøtte omdannelsen af den yderst personrelaterede tavse viden som medarbejderne besidder. De mange individuelle vidensubstancer skal omdannes til artikuleret og eksplicit viden, det Nonaka beskriver som den epistemologiske dimension. Videnspiralen symboliserer den nødvendige udveksling, der skal til for at organisationen kan anvende denne som en integreret videnressource. Det Nonaka betegner som den ontologiske dimension, og en nødvendig proces, hvis organisationen skal kreere ny viden. En af de tilgange, der kan anvendes for et systematisk arbejde med udvekslingen mellem videntyperne, og dermed understøtte videnspiralen, er metaforer. Dannelsen af disse sprogbilleder anvendes som fælles figurativ forståelse af en udfordring i organisationen eller et fænomen der ønskes kollektivt løst. Metaforer er første trin i processen at omgøre tavs viden til en organisatorisk ressource. Ifølge Nonaka skal en sådan metafor, for 86

93 Informationskulturelle betragtninger at den er udviklende, indeholde et dilemma eller umiddelbart modstridende formuleringer. Som en udløber af implementeringen af ESDH-systemet og det at sætte strøm til processen, ses en tankegang for den elektroniske sags- og dokumenthåndtering, som it-teknisk arkivløsning. Man har anset ESDH-systemet som et lager for kommunens dokumentation af opgaver og afgørelser, og det man har fået implementeret, er et elektronisk arkivskab. En af de udfordringer, der kun er perifert berørt, er den nedprioriterede søgefunktionalitet. Implicit beskrevet, ses det at genfinding, er et problematisk fænomen i BKF, hvilket berøres flere gange i interviewet. For at videreudvikle den elektroniske sags- og dokumenthåndtering skal der således skabes et figurativt billede, der opsumerer det problematiske fænomen. Det er vigtigt at adskille selve det at foretage elektronisk sags- og dokumenthåndtering fra det konkret implementerede ESDH-system, således at man udvikler på begrebsplanet ESDH og ikke på Profile. Jf. genfindingsproblematikken, og dermed besværlighederne med at få informationer ud af ESDH-systemet, foreslås følgende metafor: man har sat strøm til arkivskabet, men glemt at overveje, hvordan skufferne skal trækkes ud Med metaforen man har sat strøm til arkivskabet, men glemt at overveje, hvordan skufferne skal trækkes ud skabes et underligt billede af et fysisk arkivskab tilsluttet en ledning over til en eller anden form for strømudtag, en stikkontakt eller lignende. Samtidig er det fysiske arkivskab et velkendt møbel med udtræksskuffer og hængemapper til opbevaring af informationerne. Disse skuffer er den funktionalitet, der faciliterer et fornuftigt arkivskab. Man kunne f.eks. ikke forestille sig arkivskabet, som et møbel med en sprække a la en postkasse. Men hvor man i det fysiske arkivskab har skuffer til hængemapperne, og med det samme ville klage, hvis man fik et arkivskab uden, har man da man indførte den elektroniske sagsbehandling glemt arkivskabets skuffer. Metaforen kan fungere som den informationsteknologiske figurative ramme, man kreativt forholder sig til i videreudviklingen af den elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Næste trin i processen er at få metaforen yderligere præciseret. Metaforen skal sætte kreative ideer i spil, og skal nu indfanges i en mere struktureret proces, hvor man i fællesskab forsøger konkret at belyse løse skuffeproblemet. Sid- 87

94 Informationskulturelle betragtninger ste del af processen skal forsøge at dokumentere arbejdet med metaforen i en model. Herved opsummeres arbejdsprocessen i en struktureret bearbejdning af den kreative fasemodellen, og kan nu distribueres i en eksplicit form, som fælles organisatorisk ressource. 88

95 Informationskulturelle indsatsområder Informationskulturelle indsatsområder Fagprofessionelle miljøer [RG] Ved anvendelse af den informationskulturelle model, der præsenteres af Curry&Moore er de fagprofessionelle miljøer et område i organisationen, der er interessant i forhold til en konkurrencedygtig informationskultur. I stabile situationer virker sådanne fagligheder positivt befordrende i organiseringen af de sociale målrettede aktiviteter. Hvorimod fagprofessionelle miljøer i organisatoriske forandringsprocesser af Curry&Moore vurderes til at være en direkte trussel i informationskulturen. Under interviewet i BKF antydes det journalførerne ikke har følt sig forpligtede til at modellere organisationen, som det udtrykkes. Med dette skal forstås, at journalførerne nok blev aktivt inddraget af deres ledere, der bad eksperterne medvirke i etableringsprocessen i forhold til designet af oprettelsesdialogen bruger-opretter-emnesag, men ikke derudover har syntes, at det var deres opgave at eksplicitere den ekspertviden rollen indebar. Hvis man anskuer situationen fra et Curry&Moore perspektiv giver fraværet af ønsket om at modellere organisationen udmærket mening. Samtidig med at journalføreren medvirker i etableringsprocessen af ESDH-systemet, er denne aktivitet samtidig begyndelsen til afviklingen af journalføreren og dennes faglighed. Indførslen af ESDH-systemet medfører en organisatoriske forandringsproces, der i den grad sætter journalføreren under pres. Derfor er motivationen for at eksplicitere sin ekspertviden heller ikke stor. Da man samtidig ikke ledelsesmæssigt, har blik for KL emnesystematikken som et sprogligt værktøj, det kræver indsigt og viden at anvende, taber organisationen et vigtigt aktiv i informationskulturen. Det er bekræftet både i interviewet hos BKF og med KLE-redaktionen, at brugerne ikke kan gennemskue handlingsfacetternes betydning. (Bilag 5 p.2, Bilag 11 p.10) Som tidligere nævnte vælges disse fra drop down menu. I denne liste får brugeren ikke fornemmelse af den mentale model der ligger bag opgavetaksonomiens forvaltningshandlinger. Yderlige er listen alfabetiseret. Det betyder, at de førbelyste implicitte relationer, der består mellem handlingsfacetternes anvendelse, nu endegyldigt er saboteret. Under interviewet i BKF erfares det tillige, at der er et uopdyrket område omkring sagsbehandlernes faktiske anvendelse af handlingsfacetter. Det skønnes, at i samarbejde med de såkaldte superbrugere, der stadig sidder ude i de enkelte 89

96 Informationskulturelle indsatsområder afdelinger, vil det være muligt at identificere de handlingsfacetter medarbejderne i BKF oftest anvender. Den faktiske brug vurderes umiddelbart til at dreje sig om ganske få handlingsfacetter inden for de enkelte opgaveområder. Bilag 5, p.4) Ovenstående gennemgang af den faktiske anvendelse af forvaltningshandlinger kan understøtte dette arbejde. Det kan i hvert fald konstateres, at i forhold til praksis, giver det ikke mening, at medarbejdere ved BKF default skal kunne vælge mellem samtlige handlingsfacetter. Her kunne der foretages ændringer i brugergrænsefladen, så valg af handlingsfacet blev harmoniseret mod praksis i en form for personaliseret BKF drop down menu, hvis det er denne type arkitektur, man stadig vil holde fast i. I stedet for en sammenhængende liste af handlingsfacetter bør listen i stedet repræsentere de mest benyttede forvaltningshandlinger, og kan så kombineres med en foldefunktionalitet, hvis en medarbejder har brug for f.eks. de marginale forvaltningshandlinger. De heterogene personalegrupper der journaliserer egne sager udtrykker sig i BKF positivt overfor den fleksibilitet, der ligger i elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Det skal ses i forhold til den tidligere journalførerrolle, der kunne skabe flaskehalsproblemer i sagsbehandlingen, samtidig med at man nu i princippet altid har adgang til og ansvar for egne opgaver. Det, der skal arbejdes strategisk med, er måden hvorpå journaliseringen foregår i forhold til informations- og systemarkitektur. Kommunikationsstrømme og informationers flow [RG] Et andet interessant aspekt i informationskulturel konkurrencedygtighed er, effektive vertikale og horisontale kommunikationsstrømme. Begge former for informationsflow skal jf. Curry&Moore være aktivt tilstede. Kombinationen skal medvirke til at lejre oplevelsen af at være værdsatte og velinformerede medarbejdere. Igen med journalførerne som eksempel, kan forandringsprocessen anskues i et vertikalt kommunikationsperspektiv, hvor eksperterne af ledelsespersoner, nedadgående horisontal kommunikation, bliver bedt om at medvirke til den proces, der samtidig vil overflødiggøre journalføreren. Så samtidig med at eksperterne involveres aktivt, opadgående vertikal kommunikation, må situation beskrives, som en usikker fremtid for journalføreren. Forandringsprocessen kommer derved til i lige sø høj grad at virke negativt værdsættende overfor for de medarbejdere der oppebærer ekspertrollen. 90

97 Informationskulturelle indsatsområder I forhold til organiseringen af ESDH-team som centraliseret videnforum og servicefunktion til støtte for de heterogene personalegrupper, får man med stabsfunktionen etableret nogle kommunikationsstrømme omkring anvendelsen af ESDH-systemet. I forsøget på at kompensere for journalførerens ekspertrolle bliver det nu ESDH-teams helpdesk funktion brugerne kan støtte sig til. Samtidig uddanner man ikke længere superbrugere, da denne rolle nu er integreret i den centrale helpdesk funktion. Konstellationen minder lidt om journalførerrollen, men modsat disse eksperter, der har haft en semantisk indsigt i KLE, har helpdesken alene til formål at have ekspert kendskab til ESDH-løsningen Profile. Oprettelsen af stabsfunktionen skaber et informationsflow, der kan siges at flyde overvejende horisontalt i organisationen. Kendetegnet ved horisontale kommunikationsstrømme, er at disse har en koordinerende egenskab for aktiviter og videndeling. Den etablerede organsiationsstruktur i forhold til ESDH-teamet, bevirker at brugerne i daglig praksis kontakter helpdesk funktionen for at blive serviceret i forhold til teknikaliteter omkring journaliseringen. Herved samles informationer og ekspliciteres i kommunikationen med ESDH-teamet. Via helpdesk funktionen er det muligt for ESDH-teamet at socialisere viden idet de ekspliciterede informationer gør det muligt at opfange viden fra brugerne og handle fremadrettet på disse informationer. Samtidig virker etableringen af stabsfunktionen organisatorisk koordinerende for mødeaktiviteter i forhold til journalisering i Profile-systemet. Oprettelsen af helpdeskfunktionen har også en koordinerende egenskab ud til forretningsførerne, som f.eks. Helle Sørensen fra BKF idet ESDH-team forestår sekretærfunktionen i forhold til den faste mødeaktivitet, der er planlagt 4-6 gange om året. For at få krydset forretningsførernes viden med den overordnede ledelsesmæssige beslutningskompetence koordineres den vertikale mødeaktivitet i et horisontalt informationsflow. Kommunikationsstrømmene krydser ca. tre gange årligt ved faste planlagte møde, med deltagelse af KompetenceCenter IT, de modulansvarlige ledere samt leder af ESDH-team. Oprettelsen af ESDH-team og helpdesk funktionen afhjælper dog ikke det helt grundlæggende problem, nemlig manglende erkendelse af KLE 91

98 Informationskulturelle indsatsområder som komplekst fagligt sprog, samt brugerens manglende forståelse for den mentale model. Partnerskab og samarbejde på tværs af kommunen [SB] Integration og samarbejde mellem afdelinger forebygger rivalisering og opbygning af små kongedømmer i organisationen iflg. Curry & Moore. I en stor organisation som Odense Kommune, der har mange forskellige arbejdsopgaver varetaget af medarbejdere med vidt forskellig baggrund, eksisterer der nærmest på forhånd barrierer for videndannende partnerskaber på tværs af forvaltninger og afdelinger. Bare indenfor BKF findes følgende afdelinger: Ledelsessekretariatet, Økonomifunktionen, Kultur, Natur Miljø og Trafik, Plan og Byg. Den organisatoriske opdeling har nogle funktionelle bindinger. Fagområder kan ikke vilkårligt indplaceres i samme organisatoriske enheder, men hvis der skal skabes en fælles kommunal informationskultur, må det sikres at de snærende mentale modeller, der implicit opstilles, når organisationen inddeles på en bestemt måde, ikke videreføres i kommunens informationssystemer. Spørgsmålet er, i Curry & Moores optik, hvordan man får en informationskultur til at blomstre, der tilskynder til at afdelinger arbejder efter samme overordnede mål. Forvaltninger har separate databaser, til deres sager og selv indenfor samme forvaltning, er sagerne opdelt mellem borgersager og emnesager. Alt i alt er der tale om tolv separate databaser. 38 Opdelingen er uden tvivl en udløber af systemets modulære opbygning og sandsynligvis effektivitetshensyn hvad angår indeksering til søgesystemet, men konsekvensen kan være, at den oplevede opdeling mellem forvaltningerne forstærkes af systemet. ProFiles betydning for dette aspekt af informationskulturen kan altså siges at være, at systemet vedligeholder de eksisterende skel mellem forvaltninger. En sådan opdeling har sandsynligvis konsekvenser for den mentale model, som medarbejderne har af sagsbehandlingen og dens tværgående samarbejdsmuligheder. Sager kan overføres mellem forvaltninger, men denne procedure kræver, at man skifter sagsbehandler og har derfor mere karakter af, at man overgiver den til en anden, end at der åbnes mulighed for samarbejde. Som noget positivt, kan der oprettes links mellem sager, der er dog ikke tale om krydshenvisninger, så linket peger kun i én retning, medmindre den anden sag manuelt påføres et tilbagevisende link. (Bilag 8, p.1) 38 Se figuren med ESDH-systemets forside i afsnittet om brugergrænsefladen ovenfor 92

99 Informationskulturelle indsatsområder Der findes berøringspunkter mellem forvaltningerne, der kunne have gavn af et system, der var mere orienteret mod videndannelsens kombinationsfase, forstået derhen at informationskulturen kunne understøttes af et ESDH-system, der er gearet mere til samarbejde end arkivering. Dets funktion som arkivløsning er endog meget tvivlsom, eftersom der forudsiges en fremtidig katastrofal situation, hvad angår arkivering, kassation og genfinding, fordi der i stor udstrækning ikke er journaliseret korrekt. (Bilag 5, p.27) Foreningsliv hører i Odense Kommune under Børn- og Ungeforvaltningen (BUF), så denne forvaltning har i denne henseende en stor snitflade til BKF. I interviewet med repræsentanterne for BKFs ledelsessekretariat udtrykkes dette med: vi har boldbanerne, de har dem der bruger dem.. (Bilag 5, p.2) Systemet burde ideelt set understøtte samarbejde på tværs af sådanne forvaltningsgrænser, når der nu er et emnemæssigt fællespunkt. Man kan i princippet anvende projektmapper til at kollokere sager fra forskellige forvaltninger, men ikke alt tværgående samarbejde er nødvendigvis projektorienteret. Envejs-links og overflytning af sager og muligheden for at anføre alternative sagsbehandlere fjerner ikke det faktum, at sagen kun ligger i én database. Miljøet internt i BKF i relation til ESDH [SB] De menneskelige faktorer, ikke mindst tillid, er det, der har den største indflydelse på informationskultur. Demokratiseringen af journaliseringen har i princippet betydet en større intern åbenhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen. Mange forskellige medarbejdergrupper har nu adgang til sagsakter, der tidligere var arkiveret i de enkelte afdelinger, da emnesager nu i princippet er tilgængelige for alle med adgang til kommunens intranet. De eksisterende udfordringer med systemets understøttelse af genfinding og tværgående samarbejde, gør at ProFile dårligt kan sige at bidrage positivt til det Curry & Moore Kalder Coorporative working practices og dermed heller ikke til en evt. fælles informationskultur indenfor eller mellem forvaltninger. Arbejdsmiljøet internt i forvaltningen kan ikke vurderes på det foreliggende grundlag, men for medarbejderne har journalføreren været en meget central person, hvis ekspertise man har kunnet sætte sin lid til. Det positive er, at der som nævnt blev opbygget en ESDH-organisation i de enkelte forvaltninger med forskellige supportfunktioner til at støtte sagsbehandlerne. Man har således indtænkt strukturer i organisationen, der har skullet erstatte tillidsforholdet til journalføreren. Sagsbehandlerne er efter en tilvænningsperiode endog blevet glade for selv at kunne journalisere. (Bilag 5, p.16) Den efterfølgende centralisering af supportfunktioner i 93

100 Informationskulturelle indsatsområder ESDH-teamet giver god mening som effektiviseringstiltag, men risikerer at flytte vigtige støttefunktioner ud af forvaltningerne. Ikke mindst hvad angår de lokale opgavers forankring i KLE. Informationsstyring og informationssystemer [SB] Implementeringen af en organisations centrale IT-systemer er et vigtig faktor for systemets succes og det samme gælder accepten fra brugerne. Informationssystemerne udgør en vigtig del af det fysiske og symbolske miljø, hvori medarbejderne interagerer. Curry & Moore finder at brugernes mulighed for at anvende deres system umiddelbart efter at være uddannet i det, samt det at turde eksperimentere med systemet er noget, der skal lægges særlig vægt på. Dog skal den grundlæggende træning være helt på plads først. Når det drejer sig om emnesager i BKF mangler, den ene halvdel af træningen så at sige, nemlig oplæringen i KLE. Sammenhængen mellem Kompetencecenter ITs strategi omkring informationssystemer og kommunens overordnede strategi om effektiv service, som må inddrages som en del af indsatsområdet, er beskrevet nærmere i afsnittet Odense Kommunes IT-ambitioner ovenfor. Informationssystemer, der skal sikre at informationer kan flyde frit I organisationen, udgør ikke i sig selv en informationskultur ifølge Curry & Moore. Denne pointe synes at blive underbygget mht. emnesager i ProFile. BKF og Søgefunktionaliteten i systemet betegnes som mangelfuld og anvendes i ledelsessekretariatets optik ikke, som den primære genfindingsstrategi. På trods af søgeteknologiernes muligheder og forsøg med Google-søgning i emnesagerne hænger tankegods fra tiden med papirarkiv stadig ved. Den foretrukne indgang til bestemte sager er stadig den sagsbehandler, der har siddet med sagen. (Bilag 5, p. 25) Det vil sige, at man kender medarbejderen, der sidder med den pågældende sag og finder frem til vedkommendes navn i sagsindgangen sagsbehandler i ProFile. ProFiles rolle i denne sammenhæng er altså at systemet er faldet ind i den gamle informationskultur i stedet for at medvirke til at forny den. I princippet er informationer i emnesager tilgængelige for alle, genfinding og adgang til sager bliver desværre undermineret af, at man er kommet frem til den grundlæggende fornuftige konklusion, at det er utopisk at alle sager journaliseres i ProFile, da det er mere nærliggende for sagsbehandlerne at journalisere i de fagsystemer, der er deres primære arbejdsredskaber. (Bilag 5, p, 23) Der er god ræson i, at lade sagerne ligge, hvor de er, men det kræver i så fald en yderligere integration mellem fagsystemer og ESDH. 94

101 Informationskulturelle indsatsområder I Odense Kommune har man med ProFiles indførsel, som det fremgår af interviewet med repræsentanterne fra BKFs ledelsessekretariat, bare sat strøm til en masse processer, som vi havde i forvejen. (Bilag 5, p.6) Der gives endvidere udtryk for, at der i bagklogskabens lys burde have været igangsat arbejdsgangsanalyser o.a.. Dette kunne have været et egentligt skridt på vejen til den bevidstgørelse om behovet for en informationskultur, som Curry & Moore lægger vægt på som et trin i processen mod en sådan kultur. Curry & Moore studie udpeger støtte og entusiasme fra nøglepersoner, som uundværlige elementer i en succesfuld informationskultur. De mest centrale personer, der kan udpeges i forbindelse med informationskulturen, er ledelsen. Der har som sagt fundet en ledelsesmæssig erkendelse sted omkring ESDHimplementeringens uhensigtsmæssigheder og nødvendigheden af tiltag (f.eks. titelprojektet), der kan forbedre journaliseringens præcision og eliminere decideret fejljournalisering samt muligvis overkomme alvorlige problemer, som dem arkiveringspolitikken er havnet i. I Københavns Kommune, har man iflg. KLE-redaktionen anerkendt behovet for en højere grad af ledelsesmæssig involvering i selve det semantiske grundlag. I stedet for at betragte emnesystematikken som et nødvendigt onde, er ledelsen aktivt involveret i, at udvikle og tilpasse den. I stedet for at prøve at finde løsninger, der går udenom systematikken, når der mangler den nødvendige detaljeringsgrad, arbejder man sammen med KLE-redaktionen om at sikre, at denne yderligere specificering bliver foretaget i KLE. Redaktionen påpeger dog, at dette er sket i kommuner, der har haft en ordentlig implementering. (Bilag 11, p.22) I ProFiles implementeringsfase i Odense Kommune involverede, man godt nok de, der blev opfattet som nøglepersoner i forhold til journalisering, nemlig erfarne journalførere, men man havde ikke blik for den demokratisering af journaliseringen, som indførelsen af ProFile ville medføre. Det er forståeligt at journalførerne blev set som de naturlige eksperter, som IT-funktionen inddrog i udviklingen af systemet, men de fremtidige brugere af ESDH-systemet fik ikke den store indflydelse på dets udformning. (Bilag 5, p.9) Curry & Moore angiver at en fælles terminologi er et vigtigt indsatsområde med hensyn til at kultivere medarbejdernes evne til at opføre sig som medlemmer af et fællesskab. Chun Wei Choo giver et eksempel på vigtigheden af at have et fælles sprog og fælles IT-systemer i en virksomhed. Den fælles tekni- 95

102 Informationskulturelle indsatsområder ske terminologi og metodologi er med til at holde sammen på en virksomhed af konsulenter, der arbejder som software-implementører adskilt fra hinanden gennem længere tid ad gangen. Virksomheden i eksemplet minder langt fra om en kommune, men Choo lægger vægt på at brugen af informationsteknologi forbedrer produktiviteten, giver konsistente arbejdsgange og muliggør kontrol, der ikke er i vejen for arbejdet, samt: The technology became an effective medium for facilitating a shared set of meanings among project members, embedding a language of systems development that enhanced instrumental action while discouraging reflection on taken-for-granted assumptions. (Choo, pp ) I en kommunal kontekst kan en større fokus på fælles terminologi som indsatsområde være med til at indlejre et fælles sprog for journalisering. I en stor kommune som Odense, hvor forvaltninger og afdelinger er så forskellige, er der ikke så meget tale om en fysisk afstand, som en afstand af arbejdsmæssig karakter. Fælles for alle sagsbehandlere er ESDH-systemet og den terminologi og praksis, der udspringer af det, samt i teorien den fælles emnesystematik. KLE er et kunstigt sprog og stiller som sådant høje krav til brugerne. Det er af stor vigtighed, at sagerne journaliseres med så høj en grad af præcision som muligt, især når antallet af sager er meget højt. 39 Sådan som ProFile er implementeret hos Odense, kræves der stor omtanke og viden om systematikken, når emnesagerne skal journaliseres, men der har ikke været lagt vægt på, at kultivere sådanne kompetencer hos medarbejderne. Sagernes indhold forbliver derfor i stort omfang bare information, da de har svært ved at blive leveret til brugerne i den rette kontekst for videndannelse. Interviewet med repræsentanterne fra ledelsessekretariatet i BKF antyder, at der blandt dem, der arbejder med emnesager, mangler en grundlæggende forståelse for KLE, ikke mindst hvad angår den administrative handling. Dette skyldes dels manglende træning i deres anvendelse og dels at handlingsfacetternes systematik og semantik, som tidligere beskrevet, ikke er konsistent. En fælles IT-løsning, med et formaliseret og konsistent semantisk grundlag, kan i kommunal sammenhæng være med til at facilitere fælles forståelse og fælles praksis omkring arbejdet med emnesager og bidrage positivt til en fælles informationskultur. 39 Forfatterne kunne konstatere ved opslag i ProFile, at antallet af alene BKFs emnesager, der ikke var arkiveret var pr

103 Informationskulturelle indsatsområder Studiet, som Choo refererer, har dog en anden vigtig lære, nemlig at formaliseringen af viden lagde for megen vægt på standardiserede værktøjer og reducerede nødvendigheden af at kende de underliggende regler, hvilket efterhånden undergravede konsulenternes kompetencer. (Choo, p.131) I en kommune kan konsekvenserne for kompetencerne måske virke knap så presserende, eftersom journalisering efter KLE ikke er sagsbehandlernes primære faglighed. Det er snarere et sæt rutiner og en fælles mental model, der skal indarbejdes. Selve terminologien kan i højere grad overtages af IT-systemet og give sagsbehandlerne mere tid til at anvende og udvikle kompetencer på deres respektive arbejdsområde, men hvis kendskab til grundlæggende antagelser risikerer at blive udvandet, i fald det fælles system tager for meget over, kan de nævnte problemer blive aktuelle. Derfor er involvering af sagsbehandlere og deres ledere i udviklingen af KLE, som det ses i visse kommuner, af stor vigtighed. Endnu et vigtigt punkt omkring informationsstyring i Curry & Moores model er, at relevant og værdifuld information kun kan komme fra robuste data. I BKF har den manglende fokus på at formidle KLE til sagsbehandlerne samt problemerne i ESDH-systemet gjort, at der dels må påregnes en hvis fejlprocent i journaliseringen og en uformålstjenstlig anvendelse af de meget generelle journalnumre og dels, at der findes sager, der ikke lever op til KLs princip om, at journalnummeret skal have seks cifre og en handlingsfacet. Den potentielt katastrofale situation omkring arkivering af emnesager viser, at data næppe kan siges at være robuste. Hvis information og data ses som en resurse for organisationen må det første kriterium, der skal være opfyldt, være at de skal kunne anvendes til at generere viden. Den måde information bliver struktureret og filtreret til information, må siges at være af stor vigtighed for at den kan blive til viden i den kontekst eller arbejdssituation, hvor den indgår. ESDH-systemets primære informationsbærende struktur er sagsforklædet, dvs. den post, der repræsenterer sagen og dens opgave. Sagsakterne, selve sagen om man vil, tilgås via links eller i tilfældet med , direkte i sagsforklædet. Sagsforklædet, som beskrevet i ovenstående afsnit om ESDH-systemets brugergrænseflade, indeholder forskellige faner i med en mængde information, der kan virke noget uoverskuelig. Fanerne er i sig selv er svære at adskille rent visuelt og opdelingen af informationerne er vanskelig at navigere. Strukturen af informationernes repræsentation i form af poster afgør deres tilgængelighed og mulighed for indoptagelse som viden. Hvis relevant information bliver låst til forskellige fagssystemer, som må tænkes at 97

104 Informationskulturelle indsatsområder blive tilfældet, nu hvor der er givet lov til at journalisere i dem, så kommer den information slet ikke i betragtning til videndannelse. KLE har som sagt været repræsenteret som viden hos journalførerne, men er ikke blevet regnet som resurse, der skulle kultiveres og internaliseres hos dem, der tog over fra journalførerne. Man har forladt sig på at ProFile har været tilstrækkeligt til at håndtere den information som emnesagerne udgør, men systemet har ikke været af en sådan beskaffenhed at det kunne påtage sig journalførerens ekspertise, så KLE får lov at ligge hen som information, der ikke kan indgå i en videndannelseskontekst. Processer og procedurer [SB] Dokumentationen til ProFile er i Odense Kommunes implementering, placeret på ESDH-systemets forside (se ovenfor). En mængde dokumentation og kursusmateriale til ESDH er tilgængeligt for medarbejdere med adgang til systemet. Dokumentationen er efter forfatternes vurdering udmærket i sig selv, men struktureringen virker forvirrende. Dokumentationen omfatter både powerpoint-slides fra kurser og endog screencasts, dvs. små instruktionsvideoer af interfacet med instruerende voice-over. Der er dog en påfaldende mangel på indføring i KLE. Der findes en oversigt over handlingsfacetterne da man har erkendt, at de er umulige at anvende, hvis man ikke har modtaget målrettet information specifikt om dem. Der er dog kun tale om en oversigt og at denne funktion ikke er til stede som en funktion inde i selve systemet virker noget uhensigtsmæssigt. Under alle omstændigheder er forhåndsviden om facetternes anvendelse nødvendig, hvis man skal kunne journalisere korrekt. Det er som om KLE bliver negligeret som professionel terminologi og bliver ikke opfattet som et aktiv, som det er nødvendigt, at kultivere en forståelse for og accept af hos sagsbehandlerne. Veltilrettelagt informationsstyring samt styring af informationssystemerne skal i Curry & Moores optik bruges til at sikre, at informationer er tilgængelige som en service, for dem, der har brug for dem i den rette kontekst. Det virker som om man Odense Kommune har negligeret kultiveringen af informationskulturelle aktiv, der udgøres af KLE. Journalisering efter KLE er naturligvis ikke nogen eksakt videnskab og der er som i alle andre systemer af den slags, et spillerum for fortolkning. Samtidig er den tavse viden, som journalførerne sad med omkring journaliseringspraksis, ikke i tilstrækkelig grad blevet ekspliciteret, hvilket måske i et vist omfang kunne have været gjort med iværksættelse af 98

105 Informationskulturelle indsatsområder arbejdsgangsanalyser forud for indførelsen af ProFile. Eksempler fra Københavns Kommune peger i retning af, at nogle af forudsætningerne for, at en kommune begynder at interessere sig for, og involvere sig i KLE er et tilfredsstillende ESDH-system samt en indsats fra ledelsen. (Bilag 11, p.22) Det er vel at mærke ikke nok med ledelsens opbakning i systemets implementeringsfase. Der skal et mere vedvarende commitment til for at systemet kan blive en succes. Ledelsen er nødt til at gå foran med det gode eksempel, ved f.eks. at journalisere egne sager korrekt og på så specifikt et niveau som muligt. KLE er trods alt en definition og repræsentation af kommunernes grundlæggende antagelser om den kommunale opgaveløsning. Definition af informationskultur i BKF [RG,SB] I BKF ses en informationskultur, hvor journaliseringen af egne emnesager opleves som er et nødvendigt onde og sekundært i forhold til den egentlige arbejdsopgave. Ikke mindst i relation til påføring af journalnummeret, herunder handlingsfacetten. Informationskulturen omkring ESDH i BKF kan anskues som et artefakt af de informationskulturelle antagelser, der udspringer fra Kompetencecenter IT. I Kompetencecenter IT ses et styringsrationale, hvor man ser data og ITinfrastruktur som afsæt for IT-tekniske løsninger. Herved negligerer man repræsentationen af information som kritisk aktiv for videndannelse. Samtidig ses en værdiantagelse om at journalisering med KL s emnesystematik ikke kræver særlige forudsætninger. Derved forgår journalførerens ekspertviden fra informationskulturen og man mister et vigtigt aktiv. Den grundlæggende antagelse er at IT-tekniske løsninger i sig selv effektiviserer journaliseringsprocessen. Derfor er det nok at sætte strøm til arkivskabet. Herved kommer ESDH-systemet til at fungere som datalager på bekostning af andre indsatsområder som information retrieval og videndannelse. 99

106 Knowledge level modelling af domænet KLE Knowledge level modelling af domænet KLE Videnstrukturer [RG] Undervejs i arbejdet med ontologier, er det blevet tydeligt at f.eks. bibliotekarprofessionen og disciplinen Knowledge Engineering, der har afsæt i feltet Artificial Intelligence eller Computational Linguistics i den akademiske litteratur ikke umiddelbart forholder sig til hinandens værktøjer. Så meget desto større var forfatternes forvirring, da interessen for ontologien som semantisk værktøj gryede. En første sondering på Webbet viser nemlig, at der ikke nødvendigvis findes sådanne distinktioner. Samtidig har det i den akademiske litteratur, det første lange stykke tid i informationssøgningsfasen, været svært at finde brugbare tekster, hvor disciplinerne forholder sig til både ontologier og f.eks. tesauri. Det er efterhånden lykkedes, men oftest ses, at en disciplin ikke skuer videre end eget akademiske domæne. Det er ikke umuligt at finde tekster, der nævner både ontologier og tesauri, men det er tilsyneladende et fåtal i hvert fald med afsæt i litteraturen om ontologier. Oftest nævnes blot at en tesaurus eksisterer eller omvendt nævnes ontologien kortfattet, men uden en egentlig tilbundsgående sammenligning. Det er som om, der mangler akademisk synliggørelse af hinandens fagligheder. Det er eksempelvis fordi forfatterne udklækkes ved Danmarks Biblioteksskole, at begrebet semantiske værktøjer finder anvendelse til beskrivelse af ontologien. I bibliotekarprofessionen ved Danmarks Biblioteksskole stiftes der umiddelbart bekendtskab med mere fagtraditionelle former for strukturering af indhold, under et kaldet semantiske værktøjer. Det drejer sig om lister, taksonomier, tesauri og klassifikationssystemer. Traditionen kan siges at have afsæt i dokumentet som objekt og dets bibliografiske data og repræsentation med det formål at kunne verificere og lokalisere dokumentet. (Hagler,1997 pp.15,22-23) Samtidig må det siges at værktøjerne, der førhen var tiltænkt fysisk tilgængeligt indhold, som informationssystemer undergår enorm modernisering i takt med den digitale teknologiske udvikling. Værktøjerne har skulle moderniseres til maskinlæsbare informationssystemer. Ved Danmarks Biblioteksskole er det især Mariane Lykke Nielsen, som beskæftiger sig med semantiske værktøjer, og har lavet en præsentation, hvor nogle af værktøjerne sammenlignes. (LykkeNielsen, 2004) Men ellers er det viden, der skal stykkes sammen fra et varieret udbud af kilder. Ontologien kendes tilbage fra Antikken, men er i maskinprocesbar forstand et nyt værktøj, der opstår i et andet felt. Artificial intelligence tager i starten af 100

107 Knowledge level modelling af domænet KLE 1990 erne det filosofisk velkendte værktøj ind i feltet, og giver det en renæssance. Fra filosofien oppebærer ontologien betydningen en systematisk opregning af virkeligheden. 40 I en moderne forståelse opregner ontologien viden, der eksisterer for et afgrænset felt. Ontologien repræsenterer og modellerer virkelige entiteter i domænet. Repræsentationen kan være udtrykt i en større eller mindre grad af formalisering. Størst grad af formalisering, findes når ontologien er ekspliciteret ved aksiomer og udtrykt ved logik med henblik på efterfølgende programmering og implementering. Ikke-formaliserede ontologier er repræsenteret ved knowledge level modelling, og tager ikke i første omgang hensyn til en egentlig implementering. Det ligger dog i knowledge level modelling, at man tager hensyn til det formål, hvormed ontologien skal anvendes. Det epistemologiske afsæt for struktureringen er en forståelse af teknikker, der skal kunne håndtere store mængder af informationer i ikke bare maskinlæsbart format, men også maskinprocesbart format. Nedenstående skema er udarbejdet i et forsøg på at skabe et overblik over beslægtede måder at strukturere indhold på, fordi der ofte består en vis forvirring omkring de forskellige værktøjer. Her er alene medtaget de mest almindelige typer, og skemaet kan derfor ikke betragtes som udtømmende. Det kan være svært at opretholde distinktionen mellem værktøjerne med den løbende udvikling af stadig mere sofistikerede teknikker for automatisk håndtering af informationer. Men forsøget er gjort alligevel ud fra en distinktion, hvor forskelle ses i graden af struktureret og kontrolleret sprog, dvs. graden af restriktioner for det naturlige sprogs udtryksfuldhed. Listen repræsenterer ringe grad af struktur og kontrol, mens ontologien omvendt er fuldstændig struktureret, og ikke bare et kontrolleret, men et formaliseret kunstigt sprog jf. en repræsentation i logik. Skemaets opbygning placerer værktøjer med mindst grad af struktur og kontrol øverst, således at der forekommer en stigende grad af restriktion i det naturlige sprog, jo længere nede i skemaet værktøjet er placeret. Sprogangivelser forkortes: naturligt sprog = N, kontrolleret sprog = K og kunstigt sprog = F (formaliseret) Semantiske værktøjer Variationer Semantiske Karakteristika Sprog Eksempler Lister Manuelt opbygget Minimal struktur, oftest alfabetiseret evt. systematiseret K DBC s emneords- liste i Danbib 40 Opslag i FOLDOC : free online dictionary of computing, signing på >ontology<. Lokaliseret den på www: 101

108 Knowledge level modelling af domænet KLE Autoritativ anvendelse af emneord / key words hvis numerisk kontrol af termer, f.eks. vedtagen af brug af plurativ, men ellers semantisk ustruktureret Automatisk udtræk Minimal struktur, oftest alfabetiseret evt. systematiseret hvis numerisk Ingen kontrol af termer, semantisk ustruktureret N Brugergenerede emne/søgeord KLEredaktion høster søgeord fra brugere Dynamisk opbygget Brugergenerede tags Minimal struktur, baseret på frekvens af anvendte ord Ingen kontrol af termer, semantisk ustruktureret N Odense Centralbiblioteks site med tagcloud, hvor brugere tildeler termer Registre Automatisk indeksering enkeltords eller langordsregister Formaliseret struktur Alfabetiseret evt. systematiseret hvis numerisk K DBC s forfatterindeks i Danbib baseret på samme indholdstype Taksonomier Manuelt opbygget Oftest med henblik på at kategorisere indhold så dette er repræsenteret kun et sted i strukturen Oftest hierarkisk struktureret i træstruktur, men uden semantisk kontrol af begrebers relationer Polyhierarkisk struktur, Sameksisterende træstrukturer, men uden semantisk kontrol af begrebers relationer. K K Stifinderen i Windows Websites, intranets ender i praksis ofte med dette Peter Morville and Louis Rosenfield (2002). "Information Architechture : for the World Wide Web". USA CA, Sebastopol: O'Reilly Media, udg. pp

109 Knowledge level modelling af domænet KLE Automatisk kategorisering Hierarkisk struktureret, men uden semantisk kontrol af begrebers relationer N Autonomy s søgemaskine IDOL, men generelt er teknikken ikke uproblematisk. 42 Tesauri Manuelt opbygget Hierarkisk struktur efter syntaks regler. Kontrollerer relationer mellem synonymer, herunder semantisk kontrol med begrebers betydning og indbyrdes forhold, gøres ved brug af syntaksreglerne PT, SN, BT/NT, USE/UF, RT K EbscoHost, indeholdende licensbelagte databaser med akademisk litteratur Klassifikationssystemer Manuelt opbygget, Enumerativt Klassificerer begreber oftest med henblik på fysisk placering af materiale Hierarkisk struktur, generisk med gensidigt udelukkende post-koordinerede kategorier K DK5 Manuelt opbygget, Enumerativt Niche-klassificering Geometrisk systematisk struktur, generisk med gensidigt udelukkende postkoordinerede kategorier kategorier K NCS (natural colour system) klassifikation af kulører Manuelt opbygget, Facetteret Klassificerer begreber oftest med henblik på fysisk placering af materiale Facetteret struktur, vedtagne aspekter kan sammensættes efter behov K Svenske SAB system anvendt ved Syddansk Universitetsbibliotek 42 Kirk R. Lubbes (2003). So you want to implement automatic categorization. I: Information Management Journal mar/apr. vol.37 (2),

110 Knowledge level modelling af domænet KLE Manuelt opbygget, Facetteret Niche-klassificering K KL Emnesystematik / KL Journalplan Automatisk klassifikation Klassificerer begreber Formaliseret struktur Hierarkisk struktur, generisk med gensidigt udelukkende kategorier K Topic Neighborhoodmodellen er med dette formål for øje Ontologi Programmeret med det formål at repræsentere et domænes viden, altid med afsæt i empirisk belæg Relationel struktur, eksplicit specifikation af begreber, stærkt formaliseret struktur udtrykt ved logisk repræsentation F WordNet kunstigt sprog Agents (software agenter) ses ofte som del af løsning Afgrænsede softwareprogrammer der arbejder alene eller i koordineret indsats Målrettet intelligent programmering, afhængig af semantisk værktøj F Ontologien fungerer som fælles forståelsesramme for et domæne, og opbygges typisk med henblik på computerbaseret udveksling af data og informationer. Ontologien er betinget af det pågældende domænes viden, man ønsker at repræsentere, og klassificerer ud fra et empirisk belæg. Entiteter, objekter mv. skal være eksisterende. Samtidig må der ikke forekomme implicit viden i ontologiens definitioner. Dette udgør grundlaget for definitioner og restriktioner for den fælles forståelsesramme, det der senere skal kodes. Ontologiens symbolske repræsentation afhænger af det formelle sprog der anvendes. Ontologien er opbygget ved struktureret og kontrolleret sprog, tillige med at den er eksplicit specificeret i et formaliseret repræsentationssprog, f.eks. 1.order logic. Dette kunstige sprog gør ontologien anvendeligt for computeralfabetisk læsning dvs. 0'er og 1'taller. Ontologien er jf. kravet om eksplicitet 104

111 Knowledge level modelling af domænet KLE uhyre præciserende i sine definitioner og deklarationer. Samtidig er ontologien også et yderst fleksibelt værktøj. Ontologien er ikke på samme måde som teasurussen udelukkende baseret på begrebers indbyrdes forhold. Ontologien indeholder hele et domænes viden, samt de mange typer af relationer, der er enten naturligt eller socialt forekommende. Hvor en tesaurus udelukkende angiver restriktive relationer mellem synonyme og emnemæssige beslægtede begreber, angiver ontologien de relationer, der forekommer i et domæne. Samtidig findes der et veludbygget begrebsapparat til at udtrykke disse relationer med. Dette gør ontologien et særdeles udtryksfuldt og fleksibelt værktøj. Ontologien kan i princippet indeholde tesaurussen som hjælperedskab, mens tesaurussen populært sagt ikke indeholder redskaber ud over sig selv. Generalisering og konceptualisering af domænet [RG] Knowledge level modelling beskæftiger sig med opbygning af ontologier forud for en egentlig implementering. Dette plan gør det muligt at sammenbringe interessenter uden et krav om kendskab til computerprogrammering og implementering af it-systemer. Knowledge level modelling processen kan strategisk anvendes som planlægning og afklaring af et domæne. Herved får man mulighed for at evaluere løbende på forståelsen af domænet og derved åbne en mere robust forståelse af, hvad det er ontologien skal repræsentere. Der er rig mulighed for at kombinere dette forløb med projektlederredskaber, og man kan teste delforløb undervejs. Det kan synes omkostningstungt, men omvendt er det lige præcis et sådant planlagt forløb, der kan vise sig at være rettidig omhu i forhold til softwareløsninger. Med rettidig omhu, menes netop en robust gennemgribende afklaring af behov og krav i forhold til det som softwareløsningen skal levere. Ved implementeringen af det nuværende ESDHsystem ser man netop i dag konsekvensen af manglende rettidig omhu. Derfor kan det, der i første omgang ser ud som en dyr løsning, på den lange bane vise sig at være den billigste. Rettidig omhu kan ikke i Konkrete opgaver BKF forvalter Abstraktionen dvs. forestillingen om de opgaver BKF forvalter Symbolsk repræsentation af opgaver BKF forvalter Sowas meaning triangle 105

112 Knowledge level modelling af domænet KLE forhold til moderniseringen af KLE foretages uden inddragelse af flere typer interessenter, såkaldte ontology communities. Det handler især om inddragelse af slutbrugeren af ESDH-løsningen. At repræsentere domænets viden handler om at opbygge en forståelse af domænet og domænets behov. Til dette kan John F. Sowas meaning triangle anvendes, som fælles forståelsesramme for de involverede interessenter. De konkrete arbejdsopgaver, de heterogene personalegrupper journaliserer ved at anvende KLE, er en del af domænets entiteter. Disse opgaver kan beskrives i en abstraktion, dvs. en konceptuel modellering af domænets opgaver. Denne abstrakte model skal repræsenteres på et symbolsk niveau, så niveauet understøtter de heterogene personalegrupper og deres journalisering af emnesager. Abstraktionen fungerer som et kognitivt niveau, idet forestillingerne om opgaverne er yderst personafhængige. Det er derfor vigtigt, at slutbrugerne og deres forestillinger om de konkrete opgaver bliver belyst, så den tavse viden kan ekspliciteres, og derved skabe et mere robust udgangspunkt for den symbolske repræsentation. Ontologiens interessenter [RG] Ontologiens interessenter er et mangeartet felt af fagligheder med forskelligt syn på både domæne og it-løsning. Interessentfeltet bør først og fremmest bestå af KLE-redaktionen og brugerne samt ontologidesignere. Yderligere interessenter kan med udgangspunkt i Odense Kommune være ESDH-team, Forretningsførere, samt deltagelse fra KompetencecenterIT ved f.eks. en projektleder. KLE-redaktionen og slutbrugerne anses her for at være hjørnestenene, og øvrige interessenter kan inviteres efter behov. Redaktionen fordi denne forestår arbejdet med at udvikle og drifte KL emnesystematikken. Vedligeholdelsen er centraliseret i kommunernes interesseorganisation, og det er oplagt at KLE-redaktionen fungerer som tovholder. Samtidig opnås en konstellation, hvor brugerne kan deltage uden at skulle forholde sig direkte til ansættelsesstedet, men primært kun til deres arbejdssituationer, og til at få disse modelleret i en abstrakt model. Ved at sammensætte forskelligartede grupper i designprocessen for ontologien kan dette facilitere det Ba, der hos Nonaka&Konno betegnes som expressive, hvor peer-to-peer mødes, dvs. strategisk sammenbragte individer med forskellige faglige kompetencer og videnhorisonter. Den vigtige konstellation har til formål at udveksle viden i forhold til opbygning af en ontologi. Et peer-to-peer Ba kan facilitere viden om domænet og værktøjet, så det- 106

113 Knowledge level modelling af domænet KLE te ekspliciteres i et fælles oplevet rum. De før separate videnhorisonter, kan dermed indgå i et mere systematiseret forløb, der har den formålsrettede aktivitet at få repræsenteret domænets viden og behov i forhold til journalisering og anvendelsen af KLE. Ontologiens domæneafgrænsning [RG] Ved designet af ontologien er det vigtigt at præcisere det domæne, hvis viden skal repræsenteres. Her introduceres henholdsvis en bred og en snæver domæneforståelse. I den brede forståelse udgøres domænet af de heterogene administrative personalegrupper, der i aktiviteten at sagsbehandle dokumenterer og journaliserer de kommunale opgaver, der skal løses herunder, hvordan kommunen administrativt ønsker at forvalte opgaverne ved brug af KLE. Den snævre domæneforståelse er alene knyttet til klassifikationssproget KLE, herunder emnesystematikkens stærke relationer til retskilder, der regulerer den kommunale opgaveløsning. Ontologien kan medvirke til en modernisering af KL Emnesystematikken i et omfang, der kan gøre journalplanen ikke bare maskinlæsbar, det er den nu, men også maskinprocesbar. Dette ses som en attraktiv gevinst i forhold til den brede forståelse af domænet, hvor de heterogene personalegrupper kæmper for at forstå et omfattende og komplekst klassificeringsværktøj, der ved hjælp af enkeltsagsprincippet fungerer som normsætning for, hvordan kommunen skal dokumentere sine opgaver. Ontologiens formål er at repræsentere den snævre domæneforståelse dvs. det strukturerede og kontrollerede klassifikationssprog KLE på en måde, så værktøjet bidrager til en håndtering af den mentale model. Ontologien skal i den snævre domæneforståelse repræsentere én del der udtrykker, hvilke opgaver kommunen skal løse, og en anden del, der handler om, hvordan kommunen vil forvalte opgaven. Fordi der er tale om et facetteret klassifikationssprog foreslås det, at KLE en repræsenteres ved to domain task ontologier. Repræsentationen af KLE kan beskrives som domain task ontologier, hvor der består af et komplementært forhold jf. Hovedgruppe, Gruppe og Emne, der udtrykker den opgave, som kommunen skal løse og Handlingsfacetterne, der udtrykker det administrative aspekt dvs. forvaltningshandlingen, som er den måde kommunen vælger at behandle opgaven på. Som knowledge management system vil der være tale om to domain-task ontologier med et gensidigt afhængighedsforhold idet et journalnummer først er fuldstændigt udtrykt ved brug af notation for henholdsvis opgave og forvaltningshandling. 107

114 Ontologiens formål og anvendelse [RG] Knowledge level modelling af domænet KLE Ontologiens systemmæssige anvendelse skal understøtte slutbrugeren i journaliseringsprocessen og modernisere klassifikationssproget, så emnesystematikken kan repræsenteres i en intelligent løsning. Den nuværende implementering af kommunens ESDH-system indeholder ikke den viden journalførerne, som eksperter sad inde med. Ontologien skal substituere journalførernes viden omkring KLE, således at de heterogene administrative personalegrupper får et ekspertsystem, der kan håndtere KLE som det sproglige aktiv det er. Ontologiens eksplicitte semantik og definerede relationer vil medvirke til en restriktiv tolkning af KLE og formaliseringen gøre det muligt at anvende emnesystematikken i en intelligent maskinprocesbar løsning. Ontologiens systemmæssige anvendelse ønskes på sigt anvendt til automatisk kategorisering af opgaverne der skal dokumenteres ved brug af KLE, samt medvirke til semi-automatisk journalisering i form af assisteret journalisering, således at ontologien bistår sagsbehandlere ved en intelligent løsning, der kan med afsæt i den ekspliciterede og formaliserede semantik, kan foreslå et kvalificeret selektivt sæt af journalnumre dynamisk tilpasset den aktuelle emnesag. Designkriterierne for ontologien er underlagt den præmis at klassifikationens nuværende systematik, dvs. den strukturering der udtrykker notationen, ikke må brydes op eller på anden måde skilles fra emnesystematikkens respektive verbale strukturering dvs. de titler, der er knyttet på de enkelte notationsdele. Notationen skal hænge på de korrekte steder i den sproglige del af strukturen, ellers kan de taksonomiske relationer ikke udnyttes i forbindelse med assisteret journalisering. Formel specifikation af koncepter i KLE domænet [SB] I det følgende analyseres og diskuteres mulighederne for, med en ontologi, at modellere KLE på et konceptuelt plan, dvs. at formalisere KLEs elementer samt deres relationer og definitioner. KLEs klasser forstået som hovedgrupper, grupper og emner skal således defineres og deres domæne-implicitte forhold kodes i relationerne. I og med at der er tale et eksplorativt studie, er specifikation ikke udtømmende og der gives kun eksempler på hvordan, der kan arbejdes med modelleringen. 108

115 Knowledge level modelling af domænet KLE Analysen bevæger sig fra det generelle til det specifikke og fra de tre emneniveauer, der er kernen i systemet til mere implicitte og perifere emner. Der er tale om flere niveauer af abstraktion i specifikationen af opgavetaksonomien. I ontologisammenhænge arbejder man som nævnt ofte med universalier, men i administrative ontologier er det nødvendigt til at ty til sammensatte klasser for at repræsentere domænets grundlæggende koncepter. I KLE kan man tale om at den kommunale opgave er et universalie for domænet, da det er denne entitet, som er systematikkens omdrejningspunkt. Der foreslås herudover en superklasse, for hvert af de tre niveauer i emnehierarkiet samt for handlingsfacetten, sådan at f.eks. Emne er en abstrakt klasse, der er den super-klasse, hvorfra det konkrete KLEemne afledes til en klasse i sig selv, f.eks. Opbygning af pædagogisk-psykologisk rådgivning (PPR). Fra dette niveau kan individer instantieres. I KLE-sammenhæng må individerne, der indeholdes i klasserne være konkrete sager. Der er vel at mærke tale om sager, der ikke er fuldt journaliseret, før de har fået en handlingsfacet. De dele af systematikken, der kan bruges til at udlede indhold til en ontologi er vejledningen, samt den viden om systematikkens historie og opbygning som KLE-redaktionen måtte ligge inde med. I KLE, på linje med bibliotekernes klassifikationer, er semantikken i en given kategori kodet i naturligt sprog og kan tolkes forskelligt af forskellige sagsbehandlere. Sproget kan siges at være kontrolleret, men ikke formaliseret, så det kan avendes i en maskinprocesbar Forslag til abstraktionsniveauer i en KLE ontologi. forstand. I det følgende er de mest generiske relations-betegnelser som is-a og part-of angivet på engelsk, mens andre relations-typer angives på dansk. Relationerne i opgavetaksonomien [SB] Rygraden i KLE udgøres af emnehierarkiet, der er inddelt i tre emneniveauer. Hierarkiet er af hensyn til den præcise udøvelse af kommunernes opgaveløsning en nærmest urokkelig struktur, som ikke bare kan ændres. Grundlæggende ændringer i KLEs struktur kræver nøje planlægning og den seneste større 109

116 Knowledge level modelling af domænet KLE strukturelle ændring var halvandet år undervejs og blev afviklet med et års overlap. (Bilag 11, p.7) Hvis man vil implementere KLE som en ontologi må man derfor tage hensyn til dette faktum. Den taksonomiske struktur må bibeholdes. Dette udelukker dog ikke en udbygning af de semantiske relationer, der eksisterer i systematikken. Man må også nøje overveje hvilke typer relationer, der opbygges. Relationerne skal udtrykke de implicitte og eksplicitte forhold, der består mellem begreberne og de taksonomiske niveauer i emnesystematikken. Hvis man f.eks. postulerer en part-whole-relation, mellem to klasser, må man nøje overveje hvilken type, der er tale om, da det har konsekvenser for f.eks. relationens karakter, f.eks. dens transitivitet. Spørgsmålet er hvilken type relation, der består mellem niveauerne. I en hvis forstand, er der tale om grader af generalisering / specificering, der kunne tyde på is-a relationer, men det er ikke så simpelt. Gruppeteksterne dvs. gruppeniveauets overskrift betegner klasser, der består af sammensatte og i nogle tilfælde, semantisk komplicerede koncepter som f.eks Betjening af institutioner og enkelte befolkningsgrupper. Klasserne er i udgangspunktet navngivet ud fra formuleringer i lovgrundlaget, dvs. at de entiteter, der nævnes i klassens titel som regel er sammenstillet, fordi de reguleres af samme lovgivning og ikke nødvendigvis ud fra en klar emnemæssig affinitet. (Kommunernes Landsforening 2009c, p.4) I det nævnte eksempel er der tale om to typer betjening, der omfatter klart forskellige entiteter: institutioner og befolkningsgrupper. Klassen indeholder altså ikke individer af samme slags og det er derfor svært at se, at der skulle være tale om en specificering af emnet, når man bevæger sig nedad i hierarkiet fra gruppe til emne. Der er nærmere tale om at KLEs klasser på alle tre niveauer er samlinger (collections), som det underliggende niveau er medlem (member) af. Selvom der tydeligvis findes forhold, som kan betegnes som subsumption i systematikken, er der ikke tale om et generalisérbart princip. Man kan således ikke sige at mellem den abstrakte klasse gruppe og den abstrakte klasse emne findes en is-a relation. Emne er ikke en slags gruppe. Tag f.eks. emnet Etageboligbyggeri, brandforhold og dets gruppe Brandforhold. Her er det ikke urimeligt at påstå, at brandforhold i etageboligbyggeri kan betragtes som en type brandforhold. Derimod kan man dårligt kalde Holdepladser ( ) en type Taxikørsel ( ). I KLE forekommer desuden en type klasse-etiket, der indeholder tilføjelsen mv. (med videre). Dette gør klassebetegnelsen noget uklar eller mangelfuld, da den ikke i tilstrækkelig grad beskriver de instanser den indeholder. Med videre kan siges at repræsentere noget tacit knowledge som journalførerne sad med. I en sammen- 110

117 Knowledge level modelling af domænet KLE hæng, hvor viden skal være maskinprocesbar, skal mv. specificeres eller fjernes. Winston et al. anfører, at det kan være svært at skelne om der er tale om class inclusion, som er deres betegnelse for is-a relationen og membercollection, som er en type part-whole relation, der er af meronymisk karakter. (Winston, p.428) Begge omhandler individers medlemskab af større sæt, men is-a relationen er som tidligere beskrevet en inklusion i klassen baseret på at individerne deler en eller flere væsentlige egenskaber. Member-collection relationen er i modsætning hertil baseret på individernes nærhed i rum eller tid eller social relation. Da der som ovenfor anført er flere argumenter for, at der ikke kan være tale om et generelt subsumption-forhold mellem emneniveauerne, må det undersøges om der kan være tale om et part-whole forhold. Det eneste generaliserbare forhold, der umiddelbart eksisterer mellem de kommunale opgaver er netop sammenstilling i tid og rum. De er sammenstillet i tid så længe de er en del af samme lovgivning eller praktiske hensyn i kommunerne kræver det og de er sammenstillet i rum i den forstand, at de er kommunale opgaver, der udføres indenfor det geografiske område som kommunen dækker. Samtidig er opgaverne i en abstrakt forstand samlet i det rum, der udgøres af et fagligt domæne. Det vil altså være formålstjenstligt at antage, at relationen mellem de tre emneniveauer i opgavetaksonomien er den meronymiske part-whole relation, der kaldes member-collection eller medlem-af. Forslag til detaljeringsniveauernes indbyrdes forhold I figuren ovenfor er relationerne benævnt medlem-af, så det er tydeligt, hvilke type af meronymi de udgør. Man kunne vælge en betegnelse, der passer bedre ind i KLEs terminologi, hvis en sådan kan findes, så længe man holder sig relationens grundlæggende karakter og logik for øje. I KLE-sammenhæng skal transitiviteten i denne relation bevares, da hvert Emne kan siges at være medlem af en Hovedgruppe, såvel som af en gruppe. Relationernes tilstedeværelse sikrer samtidig den korrekte rækkefølge af niveauerne. 111

118 Konceptuel model for emnehierarkiet [SB] Knowledge level modelling af domænet KLE Den kommunale opgave kan opfattes som et universalie i KLE-domænet, da den repræsenterer et grundlæggende koncept for kommunerne og er den entitet, som emnesystematikken handler om. Dette niveau er det øverste abstraktionsniveau i ontologien. Det næste abstraktionsniveau indeholder de tre niveauer i emnehierarkiet, der hver især er en del af den kommunale opgave. De konkrete KLE-klasser findes på næste niveau nedad i hierarkiet. Fra dette niveau instantieres ontologiens individer, dvs. de konkrete sager i f.eks. et ESDH-system. Forslag til konceptuel model for emnehierarkiet 112

119 Knowledge level modelling af domænet KLE På grund af ontologiens formaliserede natur er det nødvendigt at sætte restriktioner på dens relationer. I modsat fald vil det ikke være muligt for det system, der skal anvende ontologien at foretage logiske slutninger om domænet. Universaliet KommunalOpgave kan kun have tre has-part relationer (forstået som den inverse relation til part-of) til klasserne Hovedgruppe, Gruppe og Emne. I eksemplet ovenfor har den kommunale opgaves has-part relation derfor en maksimum kardinalitetsrestriktion på tre, da den højst kan have tre has-part relationer, men den er unqualified, da det kan være til én eller flere af de tre klasser. Hovedgruppe-, gruppe- og emnenumre kan betragtes som simple tekststrenge, der er attributter på deres Detaljeringsniveauets nummer som attribut respektive klasser. Den emnemæssige del af journalnummeret skal altid bestå af seks cifre, efter formen ##.##.##, så i ovenstående eksempel har den konkrete hovedgruppe nummeret , gruppen har og emnet har Ved at gøre relationen harhovedgruppenummer funktionel og gøre tilsvarende for de to andre niveauer sikres det at et niveau kun kan have ét nummer. Konceptuel model for handlingsfacetterne [SB] Det centrale koncept i forbindelse med en domain task ontology for handlingsfacetterne kan siges at være forvaltningshandlingen. Dvs. den måde kommunen rent administrativt forvalter opgaven på. Denne betragtes derfor som et universalie i KLE-domænet på linje med den kommunale opgave. En facet indgår i en facetkategori, sammen med andre facetter, men forholdet mellem kategorien og facetten kan i lighed med forholdene i emnehierarkiet ikke siges at være af mereologisk art, så i nedenstående forslag til en konceptuel model for handlingsfacetterne betegnes det også som medlem-af. Relationerne i nedenstående figur præciserer, i en ontologisk forstand de relationer, der er skitseret i afsnittet om kortlægning af handlingsfacetter. 113

120 Knowledge level modelling af domænet KLE Forslag til konceptuel model for handlingsfacetterne Topic neighborhoods i KLE [SB] Ideen med at anvende topic neighborhood modellen i sammenhæng med KLE er at udlede så mange emner som muligt af tekstmaterialet i systematikken, dvs. dens noter og vejledende tekster. Det mest specifikke niveau emnet, udvides med de koncepter og den semantik, der kan afledes af de nævnte afsnit. Herudover bør man være opmærksom på, om der nedarves emner fra de overliggende niveauer. Dvs. om serviceteksten for emnets gruppe eller hovedgruppe giver anvisninger, der gælder for underliggende niveauer, men ikke er specifikt beskrevet dér. I det følgende anvendes emne om detaljeringsniveauet i KLE af samme navn, mens topic bruges om ekstra emnemateriale udledt af teksterne. Et kriterium, der er anvendt ved identificeringen af emner i de følgende topic neighborhood eksempler, er emnerne skal kunne repræsentere individuelle sager. Således at enkeltsager bliver individer i klasserne. Som eksempel er valgt emnet Anmeldelse af farligt affald, hvortil serviceteksten lyder: 114

121 Knowledge level modelling af domænet KLE Her journaliseres sager om anmeldelser af farligt affald fra virksomheder, offentlige eller private institutioner, der frembringer farligt affald. Nummeret er ligeledes til sager med registeroplysninger, fra virksomheder der frembringer farligt affald. Sager om anmeldelse af asbestholdigt affald journaliseres også her. Sætningen Sager om asbestholdigt affald journaliseres også her udpeger asbestholdigt affald som et topic i s topic neighborhood. Det er ikke nærmere angivet hvad farligt affald helt præcist omfatter ud over asbest, men det vil være formålstjenstligt at indoptage de affaldsarter, der er beskrevet i retskilden Affaldsbekendtgørelsen så emnet Farligt affald, kan meningsudfyldes og beskrives udtømmende. Hvis man nøjes med at anvende serviceteksten som eneste kilde vil emnet ikke være beskrevet i sin helhed. Denne tilførsel af termer vil betyde at det semantiske grundlag for emnet samtidig beriges med terminologi, der kan mappes til, hvis ontologien skal anvendes til automatisk kategorisering. Affaldsbekendtgørelsen indeholder i sig selv en simpel klassifikation af affaldskategorier, med hver deres klassemærke i form af et EAK-nummer. 43 Det omtalte emne er vist som topic neighborhood nedenfor. Grønne ellipser angiver topics indenfor den pågældende klasse, mens det stiplede rektangel, der indrammer dem, repræsenterer selve klassen Eksterne topics er vist som grå kasser udenfor det pågældende topic neighborhood. Klassen har et primært topic, der er sammenfaldende med dens etiket / titel. Emne-nabolaget kan fremstilles i grafisk form, som i nedenstående figur. 43 EAK står for Europæiske Affaldskategorier 115

122 Knowledge level modelling af domænet KLE Topic neighborhood for KLE-klassen Anmeldelse af farligt affald. Ideen om topic neighborhoods er tilpasset forholdene i KLE. Der er ikke i alle tilfælde fuld overensstemmelse med modellens elementer, som de er beskrevet i den udgave, der anvendes til Dewey Decimal Classification. I tilfældet KLE er servicetekster og retskilder en guldgruppe for ekstra semantik og underemner. Hvis man kun betragter disse tekster, som noter, der i naturligt sprog vejleder i brugen af det pågældende detaljeringsniveau, går man glip af deres potentiale for at beskrive emnet udtømmende til brug i en maskinprocesbar sammenhæng. I ontologiformater som OWL er der stadig rig mulighed for at lægge servicetekster ind i deres helhed, så teksten bevarer sin karakter af vejledning i naturligt sprog ved siden af det formelle maskinlæsbare sprog. Udskillelsen af emner fra servicesideteksterne er naturligvis i nogen grad et fortolkningspørgsmål. Da det ikke nødvendigvis entydigt kan afgøres, hvor meget af teksten, der udgør et enkelt emne. Ofte vil der dog være tale om specifikation af klassens primære topic. Det vil i ovenstående eksempel sige et subsæt af Anmeldelse af farligt affald. Det underordnede topic vil da have et is-a forhold til det primære, da Anmeldelse af asbestholdigt affald er en bestemt slags Anmeldelse af farligt affald. Der er gode argumenter for at gøre asbestholdigt af- 116

Projektledelse i praksis

Projektledelse i praksis Projektledelse i praksis - Hvordan skaber man (grundlaget) for gode beslutninger? Martin Malis Business Consulting, NNIT mtmi@nnit.com 20. maj, 2010 Agenda Project Governance Portfolio Management Project

Læs mere

Byg din informationsarkitektur ud fra en velafprøvet forståelsesramme The Open Group Architecture Framework (TOGAF)

Byg din informationsarkitektur ud fra en velafprøvet forståelsesramme The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Byg din informationsarkitektur ud fra en velafprøvet forståelsesramme The Open Group Framework (TOGAF) Otto Madsen Director of Enterprise Agenda TOGAF og informationsarkitektur på 30 min 1. Introduktion

Læs mere

Implementering af evidensbaseret viden lederskab som bærende faktor

Implementering af evidensbaseret viden lederskab som bærende faktor Implementering af evidensbaseret viden lederskab som bærende faktor Bianca Albers Familie og Evidens Center Fokus for oplægget Evidens Ledelse Implementering Outcome Evidensbaseret vs. evidensinformeret

Læs mere

Hvordan forstår vi den styringsudfordring, vi står over for? Holger Højlund, MDI, 23. oktober

Hvordan forstår vi den styringsudfordring, vi står over for? Holger Højlund, MDI, 23. oktober Hvordan forstår vi den styringsudfordring, vi står over for? Holger Højlund, MDI, 23. oktober Styring i det moderne samfund Høj kompleksitet vanskeliggør tillid (Luhmann) Organisationer (Beslutninger,

Læs mere

Forskning i socialpædagogik socialpædagogisk forskning?

Forskning i socialpædagogik socialpædagogisk forskning? Forskning i socialpædagogik socialpædagogisk forskning? eller knudramian.pbwiki.com www.regionmidtjylland.dkc Indhold Professionsforskning til problemløsning eller som slagvåben? Hvad er forskning? Hvad

Læs mere

Effektivt samarbejde og videndeling via Organisatorisk Implementering af SharePoint

Effektivt samarbejde og videndeling via Organisatorisk Implementering af SharePoint Effektivt samarbejde og videndeling via Organisatorisk Implementering af SharePoint Louise Harder Fischer Ekstern lektor, CBS og Research Manager, Futurecom Business 3 vigtige pointer ved videndeling Viden

Læs mere

Byens Rum. The Meaningful City of Tomorrow

Byens Rum. The Meaningful City of Tomorrow Byens Rum The Meaningful City of Tomorrow The vision of the future is always changing, dependent of the technology and knowledge on all fields: If you design the best building you know to design, that's

Læs mere

Aspector v/morten Kamp Andersen. Hvorfor Talent Management? - argumenter og business case

Aspector v/morten Kamp Andersen. Hvorfor Talent Management? - argumenter og business case Aspector v/morten Kamp Andersen Hvorfor Talent Management? - argumenter og business case PROGRAM 1. Hvorfor er der (igen) fokus på Talent Management? 2. Hvad er Talent Management? 3. Hvad er business casen?

Læs mere

Repræsentationer af handlinger og sproghandlinger

Repræsentationer af handlinger og sproghandlinger Repræsentationer af handlinger og sproghandlinger Generelt: I denne opgave omhandler pensum generelt koblingen mellem IT-systemer, som et medium hvorved brugerne af disse systemer udfører sproghandlinger.

Læs mere

Bilag. Resume. Side 1 af 12

Bilag. Resume. Side 1 af 12 Bilag Resume I denne opgave, lægges der fokus på unge og ensomhed gennem sociale medier. Vi har i denne opgave valgt at benytte Facebook som det sociale medie vi ligger fokus på, da det er det største

Læs mere

Dagsorden. 1.Sidste nyt fra uddannelsen. 3.Markedsføring og deltagelse på uddannelsesmesser. 4.Praktik i efterårssemesteret 2009

Dagsorden. 1.Sidste nyt fra uddannelsen. 3.Markedsføring og deltagelse på uddannelsesmesser. 4.Praktik i efterårssemesteret 2009 Dagsorden 1.Sidste nyt fra uddannelsen 2.Valg Vl af formand for udvalget 3.Markedsføring og deltagelse på uddannelsesmesser 4.Praktik i efterårssemesteret 2009 5.Valg af faglige repræsentanter til udvalget

Læs mere

E-sundhedskompetence - et redskab til at skabe bro mellem borgere, patienter og vores digitale sundhedstilbud

E-sundhedskompetence - et redskab til at skabe bro mellem borgere, patienter og vores digitale sundhedstilbud E-sundhedskompetence - et redskab til at skabe bro mellem borgere, patienter og vores digitale sundhedstilbud Lars Kayser Institut for Folkesundhedsvidenskab Københavns Universitet Andre Kushniruk, Richard

Læs mere

Ilisimatusarfik HD Dimittender 2011

Ilisimatusarfik HD Dimittender 2011 HD dimittender 2011 Louise Langholz lol@ral.gl Forandringsledelse Fra forståelse til handling en planlagt organisationsforandring En undersøgelse af hvordan Royal Arctic Line A/S gennemfører etablering

Læs mere

Sådan er fremtidens virtuelle arbejdsplads idag! Copyright 2011 Microsoft Corporation

Sådan er fremtidens virtuelle arbejdsplads idag! Copyright 2011 Microsoft Corporation Sådan er fremtidens virtuelle arbejdsplads idag! 5 tendenser der ændrer arbejdspladsen i fremtiden med IT. Giv dine medarbejdere Consumerization adgang til de applikationer af medarbejdere de har brug

Læs mere

make connections share ideas be inspired

make connections share ideas be inspired make connections share ideas be inspired Integration af prædiktive analyser og operationelle forretningsregler med SAS Decision Manager Kristina Birch, chefkonsulent Professional Services, Banking & Mortgage

Læs mere

Kriterie for at bestå: Deltagelse i undervisningstiden, udarbejdelse af e-magasin, deltagelse i fælles fremlægning.

Kriterie for at bestå: Deltagelse i undervisningstiden, udarbejdelse af e-magasin, deltagelse i fælles fremlægning. 1. E-MAGASINER (Herning) Hvem kan deltage: Studerende i Herning Kriterie for at bestå: Deltagelse i undervisningstiden, udarbejdelse af e-magasin, deltagelse i fælles fremlægning. På kurset lærer du at

Læs mere

It-delstrategi for administrativ it-anvendelse

It-delstrategi for administrativ it-anvendelse Administrativ DELSTRATEGI 2011-2015 NOTAT It-delstrategi for administrativ it-anvendelse 9. september 2011 Indholdsfortegnelse 1. Formål...2 2. Baggrund...2 3. Vision...3 4. Strategisk retning...3 4.1.

Læs mere

6* i Danske Kommuner. 5* i JP. "Anmeldere og ledere skriver Powertool...evidensforankret...let læst.. konkret og brugbar..." Anmeldt af 16 ledere

6* i Danske Kommuner. 5* i JP. Anmeldere og ledere skriver Powertool...evidensforankret...let læst.. konkret og brugbar... Anmeldt af 16 ledere Prisvindende praktisk teori til involvering af medarbejderne i udvikling løsninger på vigtige udfordringer www.fairproces.dk s e B r e p a tp n2 sto o B 012 6* i Danske Kommuner 5* i JP www.fairproces.dk...

Læs mere

De overordnede bestemmelser for uddannelsen fremgår af Studieordning for Bacheloruddannelsen i Arabisk og Kommunikation (www.asb.dk/studinfo).

De overordnede bestemmelser for uddannelsen fremgår af Studieordning for Bacheloruddannelsen i Arabisk og Kommunikation (www.asb.dk/studinfo). STUDIEORDNING Revideret 14. maj 2009 STUDIEORDNING PR. 1. FEBRUAR 2008 FOR KOMMUNIKATIONSDELEN AF BACHERLORUDDANNELSEN I ARABISK OG KOMMUNIKATION VED HANDELSHØJSKOLEN, AARHUS UNIVERSITET OG DET TEOLOGISKE

Læs mere

Lykken er så lunefuld Om måling af lykke og tilfredshed med livet, med fokus på sprogets betydning

Lykken er så lunefuld Om måling af lykke og tilfredshed med livet, med fokus på sprogets betydning Lykken er så lunefuld Om måling af lykke og tilfredshed med livet, med fokus på sprogets betydning Jørgen Goul Andersen (email: goul@ps.au.dk) & Henrik Lolle (email: lolle@dps.aau.dk) Måling af lykke eksploderer!

Læs mere

www.morten-rask.dk oktober 2001

www.morten-rask.dk oktober 2001 Opbygning af e-handelssystemer Implementering er en transformationsproces Agenda! Case: Det er nemt med Jubii Butik! Turban giver overblikket! Pernille Kræmmergaards fokus på ERP! Mortens model (igen)!

Læs mere

SPECIALESKRIVNING PÅ DDK

SPECIALESKRIVNING PÅ DDK SPECIALESKRIVNING PÅ DDK Specialet hvad er det Hjælp til processen Lidt om formalia Lidt om projektbasen Speciale til tiden! Skrive på engelsk? Lidt om studenter vejleder relation Eksempler Spørgsmål og

Læs mere

Analyse af capabiliteter

Analyse af capabiliteter Analyse af capabiliteter Ressourceanalysen deles op indenfor fire områder [s245]: Kapitel 6: Analysing resources basics Kapitel 7: Analysing human resources Kapitel 8: Analysing financial resources Kapitel

Læs mere

Udfordringer i virksomhederne

Udfordringer i virksomhederne Udfordringer i virksomhederne Viden skal tages bogstaveligt How2Know Udfordringer i virksomhederne Viden bliver vigtigere, som ressource, service og produkt Derfor det vigtigt for virksomhederne at få

Læs mere

DE BEAR TECHNOLOGY. o Processer, metoder & værktøjer. e-mail: info@dbtechnology.dk WWW.DBTECHNOLOGY.DK

DE BEAR TECHNOLOGY. o Processer, metoder & værktøjer. e-mail: info@dbtechnology.dk WWW.DBTECHNOLOGY.DK Mission Critical o Projekt Information management o Processer, metoder & værktøjer. Side 1 of 11 Projekt information Projekt information management inkluderer alle de processer, som er nødvendige for at

Læs mere

Kompetence opbygning til bæredygtighed i FM. INNObyg Susanne Balslev Nielsen 12 November 2014

Kompetence opbygning til bæredygtighed i FM. INNObyg Susanne Balslev Nielsen 12 November 2014 Kompetence opbygning til bæredygtighed i FM INNObyg Susanne Balslev Nielsen 12 November 2014 Helhed og livsfaser Center for Facilities Management Åbning i 2008 Realdania: 25 mio. DKK til projekter opbygning

Læs mere

Hvor er mine runde hjørner?

Hvor er mine runde hjørner? Hvor er mine runde hjørner? Ofte møder vi fortvivlelse blandt kunder, når de ser deres nye flotte site i deres browser og indser, at det ser anderledes ud, i forhold til det design, de godkendte i starten

Læs mere

Vejledning til brugen af bybrandet

Vejledning til brugen af bybrandet Vejledning til brugen af bybrandet Indhold Hvorfor bruge bybrandet? s. 3-4 Inspiration/ big idea s. 5-10 Syv former for bybranding s. 11-18 Brug af logoet s. 19-21 Find desuden flere cases, designelementer

Læs mere

7 Marts 2011 Branding af din by og din kommune

7 Marts 2011 Branding af din by og din kommune 7 Marts 2011 Branding af din by og din kommune Professor Majken Schultz Copenhagen Business School Hvad er et Brand? The American Marketing Association definerer et brand som Et navn, et udtryk, et symbol,

Læs mere

KEA The sky is the limit 20. November 2013

KEA The sky is the limit 20. November 2013 KEA The sky is the limit 20. November 2013 Agenda Kort om Dansk Standard og standarder Dansk Standard er den nationale standardiseringsorganisation i Danmark Omsætning DKK 194 mio.kr. 160 medarbejdere

Læs mere

Backup Applikation. Microsoft Dynamics C5 Version 2008. Sikkerhedskopiering

Backup Applikation. Microsoft Dynamics C5 Version 2008. Sikkerhedskopiering Backup Applikation Microsoft Dynamics C5 Version 2008 Sikkerhedskopiering Indhold Sikkerhedskopiering... 3 Hvad bliver sikkerhedskopieret... 3 Microsoft Dynamics C5 Native database... 3 Microsoft SQL Server

Læs mere

Den røde tråd fra testdækning til releasemetrikker

Den røde tråd fra testdækning til releasemetrikker Den røde tråd fra testdækning til releasemetrikker The art of developing software cheaper, in good quality and at schedule Software-Pro Agenda Den røde tråd fra testdækning til releasemetrikker Mange har

Læs mere

II. Beskrivelse af kandidatuddannelsens discipliner

II. Beskrivelse af kandidatuddannelsens discipliner II. Beskrivelse af kandidatuddannelsens discipliner Særfag 18. Agenter, handlinger og normer (Agents, actions and norms) a. Undervisningens omfang: 4 ugentlige timer i 2. semester. Efter gennemførelsen

Læs mere

EU vedtager et nyt program, som med 55 millioner EUR skal give børn større sikkerhed på internettet

EU vedtager et nyt program, som med 55 millioner EUR skal give børn større sikkerhed på internettet IP/8/899 Bruxelles, den 9 december 8 EU vedtager et nyt program, som med millioner EUR skal give børn større sikkerhed på internettet EU får et nyt program for forbedring af sikkerheden på internettet

Læs mere

Konference om Cloud Computing 18. maj 2011. Proof of Concept for transition til Cloud Lars Ravndrup Thomsen, Solutions Architect, KMD

Konference om Cloud Computing 18. maj 2011. Proof of Concept for transition til Cloud Lars Ravndrup Thomsen, Solutions Architect, KMD Konference om Cloud Computing 18. maj 2011 Proof of Concept for transition til Cloud Lars Ravndrup Thomsen, Solutions Architect, KMD POC, hvad er det? En søgning på internettet viser, at de fleste sites

Læs mere

Vejledning i projektledelse

Vejledning i projektledelse Dansk standard DS/ISO 21500 2. udgave 2013-09-27 Vejledning i projektledelse Guidance on project management DS/ISO 21500 København DS projekt: M268368 ICS: 03.100.40 Første del af denne publikations betegnelse

Læs mere

LANDSCAPE SPRAWL. Marie Markman, billedkunstner, cand.hort.arch., ph.d.

LANDSCAPE SPRAWL. Marie Markman, billedkunstner, cand.hort.arch., ph.d. LANDSCAPE SPRAWL Marie Markman, billedkunstner, cand.hort.arch., ph.d. LANDSKABSSPREDNING Marie Markman, billedkunstner, cand.hort.arch., ph.d. I Center for Strategisk Byforskning har vi de sidste 10 år

Læs mere

Forandringsledelse. Johnny Jensen, Service & Support Forum. Stifter Ole Westergaard

Forandringsledelse. Johnny Jensen, Service & Support Forum. Stifter Ole Westergaard Forandringsledelse Johnny Jensen, Service & Support Forum Westergaard Management A/S Adm. Direktør Steen Sverker Nilsson Stifter Ole Westergaard Westergaard Management stiftedes den 1. januar 1998 og er

Læs mere

Virksomheders samfundsansvar (CSR) & Arbejdsmiljø. Anne K. Roepstorff, cbscsr Dorte Boesby Dahl, NFA/cbsCSR

Virksomheders samfundsansvar (CSR) & Arbejdsmiljø. Anne K. Roepstorff, cbscsr Dorte Boesby Dahl, NFA/cbsCSR Virksomheders samfundsansvar (CSR) & Arbejdsmiljø Anne K. Roepstorff, cbscsr Dorte Boesby Dahl, NFA/cbsCSR Forskningsprojekt CREWE I (August 2007 August 2008) Problem: Små virksomheder lever ikke op til

Læs mere

4. Oktober 2011 EWIS

4. Oktober 2011 EWIS 4. Oktober 2011 EWIS EWIS 1.Hvad betyder EWIS 2.Historien bag bestemmelserne 3.Implementering i Part M / 145 4.Konklusion Hvad er EWIS Electrical Wiring Interconnection System Men i denne sammenhæng: Særlig

Læs mere

Appendix. Side 1 af 13

Appendix. Side 1 af 13 Appendix Side 1 af 13 Indhold Appendix... 3 A: Interview Guides... 3 1. English Version: Rasmus Ankær Christensen and Hanne Krabbe... 3 2. Dansk Oversættelse - Rasmus Ankær Christensen og Hanne Krabbe...

Læs mere

Virk.dk. A one-stop-shop for businesses. Peter Bay Kirkegaard, pbk@eogs.dk Special Advisor Danish Commerce and Companies Agency

Virk.dk. A one-stop-shop for businesses. Peter Bay Kirkegaard, pbk@eogs.dk Special Advisor Danish Commerce and Companies Agency Virk.dk A one-stop-shop for businesses Peter Bay Kirkegaard, pbk@eogs.dk Special Advisor Danish Commerce and Companies Agency Agenda Background Status Future 16-10-2007 2 Virk.dk 16-10-2007 3 Vision Political

Læs mere

Dagens program. Digital formidling - med udgangspunkt i Ting. Proces og output. Projektbeskrivelserne. Walk the Talk - Formål

Dagens program. Digital formidling - med udgangspunkt i Ting. Proces og output. Projektbeskrivelserne. Walk the Talk - Formål Digital formidling - med udgangspunkt i Ting Den 22. april 2010 2. møde i det faglige udviklingsforum Dagens program Kl. 9 Velkomst og morgensang Kl. 9.15 Projekterne Kl. 10 Definition af Digital strategi

Læs mere

Livsstilsprojektet aktivitet og deltagelse i hverdagen

Livsstilsprojektet aktivitet og deltagelse i hverdagen Livsstilsprojektet aktivitet og deltagelse i hverdagen Projektleder Livsstilsprojektet aktivitet og deltagelse i hverdagslivet 2. Maj 2012 Mr Side 1 Formål og leverancer Formålet er at udvikle metoder

Læs mere

Manuskriptvejledning pr. 2015 Bachelorprisen

Manuskriptvejledning pr. 2015 Bachelorprisen Manuskriptvejledning pr. 2015 Bachelorprisen Fremsendelse af artikel Artikler skrevet på baggrund af bachelorprojekter, der er afleveret og bestået på det annoncerede tidspunkt, kan deltage i konkurrencen

Læs mere

KLAR TIL KLYNGE FACILITATOR TRÆNING 2.0 3.-5. SEPTEMBER 2012 & 1.-3. OKTOBER 2012. REG X - Det Danske Klyngeakademi www.regx.dk

KLAR TIL KLYNGE FACILITATOR TRÆNING 2.0 3.-5. SEPTEMBER 2012 & 1.-3. OKTOBER 2012. REG X - Det Danske Klyngeakademi www.regx.dk KLAR TIL KLYNGE FACILITATOR TRÆNING 2.0 3.-5. SEPTEMBER 2012 & 1.-3. OKTOBER 2012 REG X - Det Danske Klyngeakademi www.regx.dk OM PROGRAMMET I dag betragtes udvikling af klynger som en af de vigtigste

Læs mere

Markedsføring IV e-business

Markedsføring IV e-business Markedsføring IV e-business Målet for 5. lektionsgang Tilgang til udvikling: strategi & implementering Opbygning Fremtiden for EC Opgaven Dias 1 - Markedsføring IV - 5. Lektionsgang - Andy Skovby Hvorfor

Læs mere

Baltic Development Forum

Baltic Development Forum Baltic Development Forum 1 Intelligent Water Management in Cities and Companies developing and implementing innovative solutions to help achieve this objective. Hans-Martin Friis Møller Market and Development

Læs mere

Trolling Master Bornholm 2013

Trolling Master Bornholm 2013 Trolling Master Bornholm 2013 (English version further down) Tilmeldingen åbner om to uger Mandag den 3. december kl. 8.00 åbner tilmeldingen til Trolling Master Bornholm 2013. Vi har flere tilmeldinger

Læs mere

Aktivitet Dag Start Lektioner Uge BASP0_V1006U_International Human Resource Management/Lecture/BASP0V1006U.LA_E15onsdag 11:40 3 36 41

Aktivitet Dag Start Lektioner Uge BASP0_V1006U_International Human Resource Management/Lecture/BASP0V1006U.LA_E15onsdag 11:40 3 36 41 Aktivitet Dag Start Lektioner Uge BASP0_V1006U_International Human Resource Management/Lecture/BASP0V1006U.LA_E15onsdag 11:40 3 36 41 BASP0_V1006U_International Human Resource Management/Lecture/BASP0V1006U.LA_E15tirsdag

Læs mere

Transformering af OIOXML til OIOUBL og OIOUBL til OIOXML

Transformering af OIOXML til OIOUBL og OIOUBL til OIOXML Microsoft Development Center Copenhagen, July 2010 OIOXML / OIOUBL Microsoft Dynamics C5 Transformering af OIOXML til OIOUBL og OIOUBL til OIOXML Indledning Indledning... 3 Anvendelse af værktøjet... 3

Læs mere

Kvantitative og kvalitative metoder. Søren R. Frimodt-Møller, 19. oktober 2012

Kvantitative og kvalitative metoder. Søren R. Frimodt-Møller, 19. oktober 2012 Kvantitative og kvalitative metoder Søren R. Frimodt-Møller, 19. oktober 2012 Program 1. Forskningsspørgsmål 2. Kvantitative vs. kvalitative metoder 3. Eksempler på konkrete forskningsmetoder 4. Sampling-begrebet

Læs mere

ENGAGE, EXPLORE, DEVELOP: SKAB NYE MULIGHEDER GENNEM INDDRAGELSE

ENGAGE, EXPLORE, DEVELOP: SKAB NYE MULIGHEDER GENNEM INDDRAGELSE Et workshopforløb i tre dele med Teori og Praksis som case 12. februar, 5. marts og 19. marts, Keywords: brugerinddragelse, co-creation, proces, værdiskabelse og projektdesign. klokken 16.00-19.00 ENGAGE,

Læs mere

NGO virksomhedspartnerskaber: Muligheder og udfordringer i samarbejde på tværs af sektorer

NGO virksomhedspartnerskaber: Muligheder og udfordringer i samarbejde på tværs af sektorer NGO virksomhedspartnerskaber: Muligheder og udfordringer i samarbejde på tværs af sektorer Frivilligrådet: Foreningsliv & Erhvervsliv Nærmere hinanden! Odense den 30. april 2014 Ph.d. stipendiat og centerleder

Læs mere

Bachelorprojekt 2011 Malene Christensen, Gitte Damgaard og Julie Østergaard

Bachelorprojekt 2011 Malene Christensen, Gitte Damgaard og Julie Østergaard Bachelorprojekt2011 MaleneChristensen,GitteDamgaardogJulieØstergaard Bachelorprojektisocialrådgivningogsocialtarbejde VIAUniversityCollege,SocialrådgiveruddannelseniÅrhus Opkvalificeringafdettværfagligesamarbejdemellemsocialrådgiverne

Læs mere

BRUGSKONTEKST, BRUGERNES BEHOV OG ETABLERING AF KRAV

BRUGSKONTEKST, BRUGERNES BEHOV OG ETABLERING AF KRAV BRUGSKONTEKST, BRUGERNES BEHOV OG ETABLERING AF KRAV Marianne Graves Petersen Associate Professor Computer Science Dept, University of Aarhus Center for Interactive Spaces, mgraves@cs.au.dk Interaktionsdesign

Læs mere

Da beskrivelserne i danzig Profile Specification ikke er fuldt færdige, foreslås:

Da beskrivelserne i danzig Profile Specification ikke er fuldt færdige, foreslås: NOTAT 6. juni 2007 J.nr.: 331-3 LEA Bilag A danzig-møde 15.6.2007 Opdatering af DAN-1 og danzig Profile Specification Forslag til opdatering af Z39.50 specifikationerne efter udgivelse af Praksisregler

Læs mere

Virtuel ledelse, - arbejdsmiljø og social kapital

Virtuel ledelse, - arbejdsmiljø og social kapital Virtuel ledelse, - arbejdsmiljø og social kapital Henrik Holt Larsen, CBS Gitte Arnbjerg, COWI 1 Program Workshop nr. 112, AM 2014 Præsentation Om projektet Baggrund Beskrivelse Hvad fandt vi 1 + 2 Gruppedrøftelse

Læs mere

Evalueringsformer i HCI Design & evaluering Design og evaluering integrerede aktiviteter (studér kundernes arbejde - designe - evaluér - iterér)

Evalueringsformer i HCI Design & evaluering Design og evaluering integrerede aktiviteter (studér kundernes arbejde - designe - evaluér - iterér) Evalueringsformer i HCI Design & evaluering Design og evaluering integrerede aktiviteter (studér kundernes arbejde - designe - evaluér - iterér) Teknikker til design omfatter: Opgave/arbejdsanalyser Brugerinddragelse,

Læs mere

Som mentalt og moralsk problem

Som mentalt og moralsk problem Rasmus Vincentz 'Klimaproblemerne - hvad rager det mig?' Rasmus Vincentz - November 2010 - Som mentalt og moralsk problem Som problem for vores videnskablige verdensbillede Som problem med økonomisk system

Læs mere

Diplomuddannelsen i ledelse. Dele af litteraturen kan være på engelsk eller de nordiske sprog

Diplomuddannelsen i ledelse. Dele af litteraturen kan være på engelsk eller de nordiske sprog AU HERNING BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES Aarhus Universitet Fagmodulets navn Ledelse og coaching Udbydende udd.retning samt kursuskode Diplomuddannelsen i ledelse Uddannelsen er en 2-årig erhvervsrettet

Læs mere

Brugerdreven innovation

Brugerdreven innovation Det innovative potentiale Brugerdreven innovation Hvad er det, brugere kan se? Hvordan optager organisationer brugerviden? Om at skære ud i pap Cases: Fjernvarmeanlæg, rensningsanlæg, indeklima Jacob Buur

Læs mere

WINDCHILL THE NEXT STEPS

WINDCHILL THE NEXT STEPS WINDCHILL THE NEXT STEPS PTC/user, 4. marts 2015 Jens Christian Jensen, Econocap Agenda Windchill the next steps Bliv opdateret og inspireret til at se hvor Windchill kan hjælpe dig med andet end blot

Læs mere

Fra ERP strategi til succesfuld ERP implementering. Torben Storgaard HerbertNathan & Co

Fra ERP strategi til succesfuld ERP implementering. Torben Storgaard HerbertNathan & Co Fra ERP strategi til succesfuld ERP implementering Torben Storgaard HerbertNathan & Co ERP - realisér morgendagens gevinster + Leveringstid Omkostninger Kundeservice + + Hvem er brugere af ERP i dag? @

Læs mere

Arbejdsformer i datalogiske forundersøgelser

Arbejdsformer i datalogiske forundersøgelser Arbejdsformer i datalogiske forundersøgelser Keld Bødker, Finn Kensing og Jesper Simonsen, RUC/datalogi Projektet foregår i et samarbejde mellem Danmarks Radio, H:S Informatik, WMdata Consulting A/S og

Læs mere

Projekter skal ikke styres de skal ledes Microsoft-seminar

Projekter skal ikke styres de skal ledes Microsoft-seminar Projekter skal ikke styres de skal ledes Microsoft-seminar Frank Madsen PA Consulting Group 17. april 2007 Hvor moden er din virksomhed? Taktiske projekt gennemførelser Styret ProjektPortefølje Projektinitiering

Læs mere

Dagsorden til INSPIRE DK-Følgegruppens 10. møde

Dagsorden til INSPIRE DK-Følgegruppens 10. møde Dagsorden til INSPIRE DK-Følgegruppens 10. møde 10.00-10.10 Velkomst og godkendelse af dagsorden 10.10-11.00 Status for INSPIRE-direktivforslaget og relaterede emner Direktivforslag (status på aktiviteter)

Læs mere

Udrulning af globalt Intranet I Novo Nordisk. Henrik Nordtorp Senior Solution Architect esolutions NNIT A/S

Udrulning af globalt Intranet I Novo Nordisk. Henrik Nordtorp Senior Solution Architect esolutions NNIT A/S Udrulning af globalt Intranet I Novo Nordisk Henrik Nordtorp Senior Solution Architect esolutions NNIT A/S Om NNIT A/S Hvem er NNIT A/S (kort!) Hvem er NNIT A/S Agenda Introduktion Hvad er Globeshare?

Læs mere

AM2014 Psykisk arbejdsmiljø, arbejdsmiljøledelsessystemer og certificering

AM2014 Psykisk arbejdsmiljø, arbejdsmiljøledelsessystemer og certificering AM2014 Psykisk arbejdsmiljø, arbejdsmiljøledelsessystemer og certificering Ph.d. og Associate Professor Pernille Hohnen, Aalborg Universitet Telefon: 60 86 52 63 Mail: hohnen@cgs.aau.dk Business Developer

Læs mere

8 stillingsannoncer inden for kvalitet og udvikling samt lean

8 stillingsannoncer inden for kvalitet og udvikling samt lean 8 stillingsannoncer inden for kvalitet og udvikling samt lean AC Kvalitet og udvikling Erhvervelse af kompetencer indenfor uddannelsesområdet bredt f.eks.: Udvikling, gennemførelse, administration, dokumentation.

Læs mere

ET SPØRGSMÅL OM ORDEN - Et system perspektiv - DET INDLYSENDE - Et cognitions perspektiv - ET SPØRGSMÅL OM UDVIKLING - Et forandrings perspektiv -

ET SPØRGSMÅL OM ORDEN - Et system perspektiv - DET INDLYSENDE - Et cognitions perspektiv - ET SPØRGSMÅL OM UDVIKLING - Et forandrings perspektiv - ET SPØRGSMÅL OM ORDEN - Et system perspektiv - DET INDLYSENDE - Et cognitions perspektiv - ET SPØRGSMÅL OM UDVIKLING - Et forandrings perspektiv - DET SOCIALE EKSPERIMENT - Et lærings perspektiv - ET SPØRGSMÅL

Læs mere

POSitivitiES Positive Psychology in European Schools HOW TO START

POSitivitiES Positive Psychology in European Schools HOW TO START POSitivitiES Positive Psychology in European Schools HOW TO START POSitivitiES Positive Psychology in European Schools PositivitiES er et Comenius Multilateral europæisk projekt, som har til formål at

Læs mere

Innovationsdagen 2013 Kommunal designchef udfordrer

Innovationsdagen 2013 Kommunal designchef udfordrer Innovationsdagen 2013 Kommunal designchef udfordrer Kolding Kommunes Designsekretariat Ulrik Jungersen Designchef Malene Kjær-Jepsen Design- og management konsulent Anne Schødts Design- og innovationskonsulent

Læs mere

Christian Sandbeck, Direktør for KMDs Contract Management

Christian Sandbeck, Direktør for KMDs Contract Management DIAS 1 IMPLEMENTERING AF CONTRACT MANAGEMENT I KMD Christian Sandbeck, Direktør for KMDs Contract Management DAGSORDEN DIAS 2 Hvorfor Contract Management ( CM ) som disciplin i KMD? Introduktion til KMD

Læs mere

Hvordan flytter Økonomi ud af baglokalet og hen til beslutningsbordet?

Hvordan flytter Økonomi ud af baglokalet og hen til beslutningsbordet? Hvordan flytter Økonomi ud af baglokalet og hen til beslutningsbordet? Hvad er business partnering? Den rolle Økonomi påtager sig for at understøtte forretningen, øge kvaliteten af beslutningsprocessen

Læs mere

Region Midtjylland Proces for Change Management

Region Midtjylland Proces for Change Management Region Midtjylland Proces for Change Management Version 1.1 Forord Dette dokument beskriver RMIT s Change Management proces. Processen beskriver minimumskravene (need to have) for at få processen til at

Læs mere

Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer

Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer Sundhedsstyrelsen Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer Konklusion og anbefalinger September 2009 Sundhedsstyrelsen Evaluering af

Læs mere

Shared space - mellem vision og realitet. - Lyngby Idrætsby som case. Ph.d.-studerende Rikke Brinkø, CFM, DTU Januar 2015

Shared space - mellem vision og realitet. - Lyngby Idrætsby som case. Ph.d.-studerende Rikke Brinkø, CFM, DTU Januar 2015 Shared space - mellem vision og realitet. - Lyngby Idrætsby som case. Ph.d.-studerende Rikke Brinkø, CFM, DTU Januar 2015 Mig Rikke Brinkø Civilingeniør, PhD studerende PhD projekt: Sharing space in the

Læs mere

Hvordan inddrager man offentligheden i beslutningerne?

Hvordan inddrager man offentligheden i beslutningerne? Hvordan inddrager man offentligheden i beslutningerne? Professor Lone Kørnøv Aalborg Universitet Dansk Center for Miljøvurdering Hvorfor, hvorfor ikke og hvordan a. Holdningsladet emne b. Rationaler bag

Læs mere

Orientering om det engelske abstract i studieretningsprojektet og den større skriftlige opgave

Orientering om det engelske abstract i studieretningsprojektet og den større skriftlige opgave Fra: http://www.emu.dk/gym/fag/en/uvm/sideomsrp.html (18/11 2009) November 2007, opdateret oktober 2009, lettere bearbejdet af JBR i november 2009 samt tilpasset til SSG s hjemmeside af MMI 2010 Orientering

Læs mere

Spredningsnetværk. Spredningsnetværk Forskelle og ligheder ift. læringsteori Opinionsledere Kritisk masse. Efter denne lektion skal du:

Spredningsnetværk. Spredningsnetværk Forskelle og ligheder ift. læringsteori Opinionsledere Kritisk masse. Efter denne lektion skal du: Spredningsnetværk Spredningsnetværk Forskelle og ligheder ift. læringsteori Opinionsledere Kritisk masse Slide no.: 1 Efter denne lektion skal du: Kende og kunne forklare begreberne spredningsnetværk og

Læs mere

Skab virksomhedens autentiske identitet gennem medarbejderne

Skab virksomhedens autentiske identitet gennem medarbejderne Skab virksomhedens autentiske identitet gennem medarbejderne 4 5 Skab virksomhedens autentiske identitet gennem medarbejderne Når en buschauffør begynder at bruge sin egen person bag rattet, skaber han

Læs mere

Uddrag bragt i... Best paper. 6* i Danske Kommuner. 5* i JP

Uddrag bragt i... Best paper. 6* i Danske Kommuner. 5* i JP Prisvindende praktisk teori til samarbejde om hurtig udvikling løsninger på vigtige udfordringer www.fairproces.dk Best paper Boston 2012 Uddrag bragt i... 6* i Danske Kommuner 5* i JP www.fairproces.dk

Læs mere

Det centrale emne er mennesket og dets frembringelse Humaniora:

Det centrale emne er mennesket og dets frembringelse Humaniora: HUMANIORA HUMANIORA Det centrale emne er mennesket og dets frembringelse Humaniora: Beskæftiger sig med mennesket som tænkende, følende, handlende og skabende væsen. Omhandler menneskelige forhold udtrykt

Læs mere

Cookie-reglerne set fra myndighedsside Dansk Forum for IT-ret 5. november 2012

Cookie-reglerne set fra myndighedsside Dansk Forum for IT-ret 5. november 2012 Cookie-reglerne set fra myndighedsside Dansk Forum for IT-ret 5. november 2012 Af Kontorchef Brian Wessel Program Status på gennemførelsen af reglerne i DK Udfordringerne og svar herpå Erhvervsstyrelsens

Læs mere

BRANDING STRATEGI & FORANDRINGSSTRATEGIER

BRANDING STRATEGI & FORANDRINGSSTRATEGIER BRANDING STRATEGI & FORANDRINGSSTRATEGIER Multimediedesigner uddannelsen 2. semester Mandag d. 25. februar 2002 Morten Bach Jensen / mbj@itu.dk AGENDA 09.00 09.45 MORTEN Forelæsning Branding Strategi 9.45

Læs mere

Pilot Co.Pilot??? Scandlines brug af pilot/co-pilot systemet.

Pilot Co.Pilot??? Scandlines brug af pilot/co-pilot systemet. Pilot Co.Pilot??? Scandlines brug af pilot/co-pilot systemet. Scandlines samarbejde medoxford Aviation Academy i forbindelse med afholdelse af BRM/MCRM kurser. Scandlines brug af simulator, i forbindelse

Læs mere

PROGRAM 2010. Erfaring - Inspiration - Network - Idéer - Viden. HP Test Brugergruppe Brugerkonference. 11. november 2010

PROGRAM 2010. Erfaring - Inspiration - Network - Idéer - Viden. HP Test Brugergruppe Brugerkonference. 11. november 2010 PROGRAM Erfaring - Inspiration - Network - Idéer - Viden Hotel Scandic Copenhagen Vester Søgade 6 1601 København 09:00-09:30 Modtagelse og morgenmad 09:30-09:45 Velkomst og præsentation af konferencen

Læs mere

Balancen mellem de interne nødvendigheder og de eksterne påvirkninger reguleres i kommunens it-strategi som præsenteres herunder.

Balancen mellem de interne nødvendigheder og de eksterne påvirkninger reguleres i kommunens it-strategi som præsenteres herunder. It-strategi 1.0 Indledning Flere og flere forretningsprocesser i kommunerne stiller krav til it-understøttelse, og der er store forventninger til at den offentlige sektor hænger sammen inden for it-området.

Læs mere

Digital strategi, indsatsområde 1, delprojekt 1, Generiske sagsbehandlingsbegreber

Digital strategi, indsatsområde 1, delprojekt 1, Generiske sagsbehandlingsbegreber HØRINGSDOKUMENT Fra: Til: Resumé: David Rosendahl Høringsparter Arbejdsgruppen har identificeret de overordnede og tværgående begreber i sagsbehandlingsprocessen og struktureret og defineret disse generiske

Læs mere

Overblik Program 17. nov

Overblik Program 17. nov Overblik Program 17. nov Oplæg, diskussion og sketchnoting af artikler Pencils before pixels, Drawing as... og Learning as reflective conversation... Intro til markers Øvelser: Formundersøgelser & idegenerering

Læs mere

Min drømme chef Ledelse af ledere Af Pia Torreck, UPTION

Min drømme chef Ledelse af ledere Af Pia Torreck, UPTION Min drømme chef Ledelse af ledere Af Pia Torreck, UPTION Alt for mange mål eller mangel på mål Detail styring og kontrol Konstant skiftende fokus Diffuse tiltag eller ingen strategisk højde Mangel på opbakning

Læs mere

Modulbeskrivelse. Modul 14. Bachelorprojekt. Professionsbachelor i sygepleje

Modulbeskrivelse. Modul 14. Bachelorprojekt. Professionsbachelor i sygepleje Sygeplejerskeuddannelsen UCSJ Modulbeskrivelse Modul 14 Bachelorprojekt Professionsbachelor i sygepleje Indholdsfortegnelse Introduktion til modul 14 beskrivelsen... 3 Modul 14 - Bachelorprojekt... 3 Studieaktivitetsmodel

Læs mere

DIRF IR strategi og implementering. 15 Marts 2011, Michael von Bulow, IR, Danmark

DIRF IR strategi og implementering. 15 Marts 2011, Michael von Bulow, IR, Danmark DIRF IR strategi og implementering 15 Marts 2011, Michael von Bulow, IR, Danmark Agenda Vores værdier IR og organisationen Planning wheel IR politik Aktiviteter & Output & KPI Udfordringer 2 Our five values

Læs mere

Betydning af Verdensarv i bæredygtig nationalparkudvikling

Betydning af Verdensarv i bæredygtig nationalparkudvikling Betydning af Verdensarv i bæredygtig nationalparkudvikling Professor Janne J. Liburd, Syddansk Universitet Professor Susanne Becken, Griffith University Nationalparker: Beskyttelse & Brug Tourism and recreation

Læs mere

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1

Læs mere

Trolling Master Bornholm 2013

Trolling Master Bornholm 2013 Trolling Master Bornholm 2013 (English version further down) Tilmeldingerne til 2013 I dag nåede vi op på 77 tilmeldte både. Det er lidt lavere end samme tidspunkt sidste år. Til gengæld er det glædeligt,

Læs mere

Nyhedsmail, april 2014 (scroll down for English version)

Nyhedsmail, april 2014 (scroll down for English version) Nyhedsmail, april 2014 (scroll down for English version) Kære Omdeler Forår og påske står for døren, og helligdagene i forbindelse med påsken betyder ændringer i omdelingen. Derudover kan du blandt andet

Læs mere

Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner

Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner Kvalitetsenheden December 2013 Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner December 2013 Side 1 af 7 KVALITETSPOLITIK... 3 VISION OG MISSION...

Læs mere

Det kommunale intranet. Præsentation Onsdag den 26. marts

Det kommunale intranet. Præsentation Onsdag den 26. marts Det kommunale intranet Præsentation Onsdag den 26. marts Hvem er ham den skaldede? Hvad er et Intranet Kære Wikipedia? Hvad er et Intranet? Wikipedia DK:! Et intranet er et datanet som er internt i en

Læs mere