UDFØR, OPGØR OG AFREGN JOB

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 13. maj 2016 Version 1.2 JobManager supporten UDFØR, OPGØR OG AFREGN JOB ENTREPRENØR Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 4 GODKEND IGANGSÆTTELSE AF JOB... 5 Søg... 5 Vælg... 6 Kontrollér oplysninger... 6 Skift status... 6 Opdatér... 7 udskriv... 7 PÅBEGYND JOB... 8 Søg... 8 Vælg... 9 Tjek oplyninger... 9 Skift status... 9 Opdatér...10 STOP JOB MIDLERTIDIGT...11 Søg...11 Vælg...12 Skift status...12 Opdatér...13 UDFØR JOB...14 Søg...14 Vælg...15 Skift status...15 Opdatér...16 OPGØR MÆNGDER PÅ JOB...17 Søg...17 Vælg...18 Opgør planlagte mængder...18 Opgør klarmeldte mængder...19 Opdater af 23

3 Skift status...20 Opdater...20 AFREGN JOB...21 Søg Job...21 Statusskift mængder opgjort...22 Statusskift slutafregnet...22 Opdatér af 23

4 INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet til det formål at beskrive de processer, man skal igennem når man behandler s i JobManager. De seks overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Godkend igangsættelse Påbegynd Stop midlertidigt Udfør Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldgøre den pågældende fase. 4 af 23

5 GODKEND IGANGSÆTTELSE AF JOB For med status Igangsat kan igangsætningen godkendes. Hvis igangsætning af et med statustrin Igangsat ikke kan godkendes, skiftes til statustrin Oprettet for genbehandling oprettelsen. Proceduren for godkendelse af igangsættelse er vist herunder. Søg Vælg Kontrollér oplysninger Skift status Opdatér Udskriv SØG JOB For at åbne det, der skal have godkendt igangsættelsen, skal du via JobManager Forsiden navigere til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives. Sørg for, at udfylde Status til Igangsat som udvælgelseskriterie, som pilen indikerer på næste skærmbillede. 5 af 23

6 Vælges blankt felt under kategori pil 2 vælges både VD og E-s. Ønsker man kun at se E-s, vælges det under kategori. Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind i Joblisten, vælges knappen som pil 3 indikerer herover. En liste, der indeholder med statustrin Igangsat kommer nu frem. VÆLG JOB For at redigere i bet og ændre status, skal det vælges i listen. Tryk på redigeringsikonet ud for det ønskede. Skærmbilledet Opdatér åbnes nu. KONTROLLÉR OPLYSNINGER Tjek at alle oplysningerne er som aftalt, inden du godkender igangsættelsen. SKIFT STATUS For at godkende igangsættelsen bet, skal du i vinduet Opdatér sætte status til Igangsætning godkendt. Dette gøres ved at vælge knappen i højre side af skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. I dette vindue vælger du statustrin Igangsætning godkendt som pil 1 herunder markerer. Vælg herefter knappen eller, som pil 2 indikerer. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status dialogen og vender tilbage til siden Opdatér. 6 af 23

7 Nu er bet i statustrin Igangsætning godkendt. OPDATÉR JOB Igangsætningen gemmes ved at klikke på knappen eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Nu er igangsætning bet godkendt og bet er derfor i statustrin Igangsætning godkendt. UDSKRIV JOB Der kan udskrives en Arbejdsrapport, som indeholder følgende: Oplysninger om bets administrative oplysninger. Specificering af: o placering (stedfæstelse), o indhold, o evt. billeder, o planlagte mængder, o skema for manuel angivelse af faktisk forbrug, samt o angivelse af færdigmelding via SMS eller mundtlig indmelding. Arbejdsrapporten kan udskrives fra listen under Masse-ret og rapporter, ved at markere et eller flere, hvortil en arbejdsrapport ønskes udskrevet. Se herunder. 7 af 23

8 PÅBEGYND JOB Dette afsnit beskriver, hvordan man påbegynder et. Jobs med status Igangsætning godkendt og Midlertidigt stoppet kan påbegyndes. Se proceduren for at påbegynde et herunder. Søg Vælg Tjek oplysninger Skift status Opdatér SØG JOB Søg først det, der skal påbegyndes via JobManager Forsiden og navigér herfra til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, så søgningen bliver mere effektiv. Når et skal påbegyndes skal det enten have status Igangsætning godkendt eller Midlertidigt stoppet. Udfyld derfor Status til Igangsætning godkendt og Midlertidigt stoppet som udvælgelseskriterie, som pil 1 indikerer herunder. Hold ctrl knappen nede, for at vælge to statustrin. 8 af 23

9 Vælges blankt felt under kategori pil 2 vælges både VD og E-s. Ønsker man kun at se E-s, vælges det under kategori. Klik herefter på knappen, som pil 3 indikerer herover. Herved kommer en liste frem over egne med status Igangsætning godkendt og/eller Midlertidig stoppet. VÆLG JOB ud for Jobbet og siden Op- Find i listen det der skal have statustrin Påbegyndt. Klik datér åbner nu for det pågældende. TJEK OPLYNINGER Tjek, at alle oplysningerne er som aftalt. SKIFT STATUS For at påbegynde bet, skal du i vinduet Opdatér sætte status til Påbegyndt. Dette gøres ved at vælge knappen i højre side af skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. I dette vindue vælger du status trin Påbegyndt som pil 1 herunder indikerer. Vælg herefter knappen eller, som pil 2 indikerer. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status dialogen og vender tilbage til siden Opdatér. 9 af 23

10 OPDATÉR JOB Ændringerne gemmes ved at klikke på knappen eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Nu er bet i statustrin Påbegyndt. 10 af 23

11 STOP JOB MIDLERTIDIGT Job med statustrin Påbegyndt kan stoppes midlertidigt, fx hvis det ikke uden videre kan udføres som planlagt og arbejdsområdet rømmes. Når arbejdet genoptages, skal bets statustrin altid skiftes til Påbegyndt (se afsnittet Påbegynd Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.) Søg Vælg Skift status Opdatér SØG JOB For at stoppe et midlertidigt, skal du via JobManager Forsiden navigere til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier angives, så søgningen bliver mere effektiv. Kun med status Påbegyndt kan stoppes midlertidigt. Udfyld derfor Status til Påbegyndt, som pil 1 indikerer herunder. 11 af 23

12 Vælges blankt felt under kategori pil 2 vælges både VD og E-s. Ønsker man kun at se E-s, vælges det under kategori. Klik herefter på knappen, som pil 3 indikerer herover. Herved kommer en liste frem over egne med status Påbegyndt. VÆLG JOB Find i listen det, der skal have statustrin Påbegyndt. Klik skærmbilledet Opdatér. ud for Jobbet. Hermed åbnes SKIFT STATUS For at stoppe et påbegyndt midlertidigt, opdateres bet med status Midlertidigt stoppet. Dette gøres ved at vælge knappen i højre side af skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. I dette vindue vælger du status trin Midlertidigt stoppet som pil 1 herunder indikerer. Vælg herefter knappen eller som pil 2 indikerer. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status dialogen og vender tilbage til siden Opdatér. 12 af 23

13 OPDATÉR JOB Ændringerne gemmes ved at trykke på knappen eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Nu er bet i statustrin Midlertidigt stoppet 13 af 23

14 UDFØR JOB Job med statustrin Igangsætning godkendt eller Påbegyndt kan færdigmeldes med statusskift Udført. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Søg Vælg Skift status Opdatér SØG JOB For at skifte status på et til udført, skal du via JobManager Forsiden navigere til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, så søgningen bliver mere effektiv. Når et skal udføres, skal det have status Igangsætning godkendt eller Påbegyndt. Udfyld derfor Status til Igangsætning godkendt og/eller Påbegyndt, som pil 1 indikerer herunder. 14 af 23

15 Vælges blankt felt under kategori pil 2, vælges både VD og E-s. Ønsker man kun at se E-s, vælges det under kategori. Tryk herefter på knappen, som pil 3 indikerer herover. Herved kommer en liste frem over egne, der i dette tilfælde har status Påbegyndt. VÆLG JOB Find i listen det, der skal have statustrin Udført. Klik åbnes skærmbilledet Opdatér. ud for det ønskede. Herved SKIFT STATUS Gør følgende for at skifte status og dermed færdigmelde et. Vælg knappen højre side af skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. I dette vindue vælger du status trin Udført som pil 1 herunder indikerer. Er den faktiske dato en anden end den dato, der skiftes status på, vælges kalenderen pil 2, og det bliver så den valgte dato, der er den faktiske udførte dato. Vælger man ikke at notere en faktisk dato, bliver udførelsdato den autogenerede dato = den dato man statusskifter til udført. Vælg herefter knappen eller, som pil 3 indikerer. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status dialogen og vender tilbage til siden Opdatér. i 15 af 23

16 OPDATÉR Ændringerne gemmes endeligt ved at klikke på knappen eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Nu er bet i statustrin Udført. 16 af 23

17 OPGØR MÆNGDER PÅ JOB For med statustrin Udført kan de faktisk forbrugte mængder opgøres. Dette er beskrevet i indeværende afsnit og proceduren er vist herunder. Søg Vælg Opgør planlagte mængder Opgør klarmeldte mængder Opdatér Skift status Opdatér SØG JOB For at opgøre de faktisk forbrugte mængder på et, skal du via JobManager Forsiden navigere til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, så søgningen bliver mere effektiv. Når et skal have opgjort faktisk forbrugte mængder, skal det have status Udført. Udfyld derfor Status til Udført, som pil 1 indikerer herunder. 17 af 23

18 Vælges blankt felt under kategori, pil 2 vælges både VD og E-s. Ønsker man kun at se E- s, vælges det under kategori. Klik herefter på knappen, som pil 3 indikerer herover. Herved kommer en liste frem over egne, der i dette tilfælde har status Udført. VÆLG JOB Find i listen det, der skal have opgjort mængder. Klik skærmbilledet Opdatér. ud for Jobbet. Herved åbnes OPGØR PLANLAGTE MÆNGDER For hvor der kun er udført mængder på nogle eller alle planlagte tilbudslisteposter gøres følgende: Sæt hak ud for de poster der skal godkendes, i listen Planlagte mængder som pil 1 indikerer herunder. Klik på knappen Fra planlagte (pil 2), enten med eller uden mængder. Med mængder bruges hvis man skal afregne det hele. Uden mængder hvis der skal delafregnes. 18 af 23

19 Herved åbnes et nyt skærmbillede, der viser de planlagte poster. Tjek og ret mængderne, så de svarer til dem, der skal afregnes, og klik på knappen. Nu fremgår de opgjorte mængder af listen Færdigmeldte/klarmeldte mængder nederst i skærmbilledet. NB! Det er vigtigt, at der ikke er mængden 0 (nul) på nogle bene, da dette vil medføre en fejl ved låsning af aconto. Klik på knappen, for at gemme oplysningerne i databasen. Linjer i listen Færdigmeldte/klarmeldte mængder kan slettes, hvis de IKKE har status godkendt. Linjen slettes ved at klikke på den pågældende linjes efterfulgt af knappen. OPGØR KLARMELDTE MÆNGDER For hvor der skal afregnes mængder på poster der ikke indgår i Planlagte mængder, anvendes en af følgende tre metoder: 1. For poster, der afregnes med priser fra tilbudslisten indenfor kontrakten: Klik på knappen. Herved anvendes tilbudslistens enhedspriser og den planlagte mængde på posterne i tilbudslisten nedskrives. Indtast de mængder, der planlægges anvendt, i hver enkelt post i TBL. 2. For poster, der afregnes med priser fra tilbudslisten(ekstra arbejder): Klik på. Herved anvendes tilbudslistens enhedspriser, men de planlagte mængder nedskrives ikke. Indtast de mængder, der planlægges anvendt, i hver enkelt post i TBL. 3. For poster, der afregnes med enhedspriser, (både kontrakt- og ekstraarbejder): Klik på. Herved åbnes et vindue hvor man kan oprette en supplerende tilbudsliste: Planlagt pris uden for prislisten. Opret posten med navn, enhedspris og antal, der skal afregnes. Klik på knappen på siden Opdatér for at gemme oplysningerne i databasen. Linjer i listen Færdigmeldte/klarmeldte mængder kan slettes, hvis de IKKE har status godkendt. Linjen slettes ved at klikke på den pågældende linjens efterfulgt af knappen. 19 af 23

20 OPDATER Klik på knappen på siden Opdatér for at gemme oplysningerne i databasen. SKIFT STATUS Skift statustrin på bet til Mængder opgjort ved at vælge knappen af skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. i højre side I dette vindue vælger du status trin Mængder opgjort som pil 1 indikerer herunder. Vælg herefter knappen eller som pil 2 indikerer. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status dialogen og vender tilbage til siden Opdatér. For at gemme den valgte status på bet, skal bet opdateres. OPDATER Ændringerne gemmes endeligt ved at trykke på knappen eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Nu er mængderne opgjort på bet og bet i statustrin Mængder opgjort 20 af 23

21 AFREGN JOB Dette afsnit omhandler det, at afregne et. Når entreprisestyreren har godkendt mængderne, kan bet afregnes. Afregning sker ved at danne en acontobegæring, se materialet omkring Acontobegæringer. I acontobegæringen opsamles, for alle inden for en entreprise, alle linjer med godkendt mængdeopgørelse. Herefter skiftes statustrin på bet til Slutafregnet. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Søg Vælg Tjek oplysninger Skift status Opdatér SØG JOB For at afregne et, skal du via JobManager Forsiden navigere til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, så søgningen bliver mere effektiv. Som udvælgelseskriterium angives med statustrin Godkendt til afregning pil af 23

22 Vælges blankt felt under kategori, pil 2 vælges både VD og E-s. Ønsker man kun at se E- s, vælges det under kategori. Klik herefter på knappen som pil 3 indikerer herover. Herved kommer en liste frem over egne, der i dette tilfælde har status Godkendt- til afregning STATUSSKIFT MÆNGDER OPGJORT Såfremt der skal delafregnes, skal bet befinde sig i statusskiftet mængder opgjort, og der må ikke være sat flueben i slutafregnes på bet. Først når bet er helt færdigt, sættes fluebenet pil 1 Delafregningsbeløbet bliver lagt ned i de færdigmeldte mængder, så entreprisestyreren kan godkende disse. STATUSSKIFT SLUTAFREGNET Når entreprisestyreren har godkendt mængderne, sætter entreprisestyreren hak i slutafregnes, pil 1 ( i tegningen ovenfor) og ændrer statustrin til Godkendt til afregning. Når bet efterfølgende afregnes på acontoen, sker der et automatisk statusskift til Slutafregnet, som igen pr. automatik skifter bet til sidste statusskift Faktura SAP afstemt. OPDATÉR Afregningen gemmes endeligt ved at trykke på knappen eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. 22 af 23

23 23 af 23