DGI Østjyllands Bestyrelsesmøde no /14 Tirsdag den 9. april kl i Århus Ordstyrer: Hans Jørgen Afbud: Jørgen Bjerg

Transkript

1 Referat via postfordeleren til: bestyrelse og alle aktivitetsgruppemedlemmer samt ansatte DGI Østjyllands Bestyrelsesmøde no /14 Tirsdag den 9. april kl i Århus Ordstyrer: Hans Jørgen Afbud: Jørgen Bjerg Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat nr. 15 og opfølgning af tidligere møder 3. DGI Østjylland internt 3.1 Årsmødet Referat fra årsmøde Evaluering og fastlæggelse af ny dato: Torsdag den 27. marts 2014 Forhandling Der var en fin debat på årsmødet. Bestyrelsen havde en kort dialog om foreningsliv i den nye skolereform. Bestyrelsen ønsker at når vi ved lidt mere om reformen så tager vi den op igen sammen med problemaikken om skolelukninger. Årsmødet gik rigtig godt. Der var 32 forskellige foreninger repræsenteret. Maden var rigtig god, dirigenten gjorde det rigtig godt det var en god debat og dialog ved cafebordene. Det var fint med fejringen af foreningslivet gennem årets forening og SÅDAN award. 3.2 Afholdte møder med/nyt fra aktivitetsgrupperne og andre arbejdsgrupper Der har været afholdt møde med med IF Midtdjurs om Idræt om dagen ved Else og Mette Kristiansen. Der er dialog med flere foreninger om ligende møder. Lars og Flemming har haft møde om snitfladerne mellem Streetsoccer Aarhus og DGI Østjylland fodbold. Der er regionale meterskaber i streetsoccer rundt om i hele landet, i Østjylland afholdes dette 10 august. Der er dialog om lave nogle warm up stævner og andre aktiviteter som reklame for RM. På baggrund af ovenståenden ønsker bestyrelsen en dialog med fodbold i sammenhæng med handlingsplan 2014snakken om, hvordan vi i arbejder med unge målgruppen i DGI Østjylland. Det er er markant at der er fodboldmedlemmer under 12 år og kun

2 7.000 tilbage i aldergruppen I den forbindelse mener bestyrelsen, at det er væsentligt, at DGI Østjylland har street soccer aktiviteter. 3.3 Domicil - møde afholdt i arbejdsgruppe Flemming har afholdt møde med Troels Knudsen om at afsøge mulighederne for domicil i DGI-huset. Der holdes indledende møde med en arkitekt torsdag den 12/4. Derudover har Flemming kontakt med Aarhus kommune, hvor der findes en afdeling, som kan finde forskellige muligheder frem for os. Det er en særlig afdeling, som hjælper virksomheder, der ønsker at oprette arbejdspladser i Aarhus kommune. Når der foreligger nogle konkrete oplæg vil arbejdsgruppen forholde sig primært til placeringen og de ydre rammer og personalet til de indre rammer. En anden arbejdsgruppe har arbejdet med DGI Østjyllands vision for DGI-huset. Gruppen fremlagde deres arbejde, som er uafhængigt af, om vi bor sammen eller ej. Oplægget er udelukkende diskuteret i arbejdesgruppen, som består af Lars, Hans Jørgen, Esben og Marlene. Med få rettelser blev oplægget godkendt og Lars og Hans Jørgen vil indlede dialogen i DGI-husets bestyrelse. DGI Nordjylland har inviteret os til møde den24. april til en samtale om vision for samarbejde mellem landsdelsforening og DGI-hus. Lars, Esben, Hans Jørgen og Flemming deltager i mødet. 3.4 Information om administrativ proces frem mod handlingsplan og budget 2014 v/marlene Marlene fremlagde processen med medarbejderne i forhold til prioritering af opgaver. Bestyrelsen bakker op om proccesen, det er vigtigt at processen bruges til at kvalificere aktivitetsledelsernes arbejde med handlingsplan Det er op til den enkelte aktivitetsledelse hvordan de ønsker deres proces skal være. Dette tilrettelægges i samarbejde med den konsulent, som er påsat den enkelte aktivitet. Kontaktpersonerne kan deltage i det omfang det er relevant. 3.5 Proces frem mod aktivitetsgruppernes budget og handlingsplan 2014 Flemming fremlagde tidsplanen for budget for Økonomigruppen starter arbejdet i næste uge. Esben, Else og Lars planlægger ledelsesforumsmøde 30. maj kl indbydelse udsendes snarest. DGI Østjylland er blevet bedt om at komme med ideer

3 3.6 temadebatter DGI s årsmøde til temadebatter på DGI s årsmøde i november. Et forslag kunne være at der er et overordned tema om frivillighed i DGI, hvordan er det attraktivt at være frivillig i DGI? Flemming udarbejder forslag, som også DGI Nordjylland inviteres med på. Forslaget fremsendes på mandag. 4. Konstituering 4.1 Forslag til forretningsorden: 4.2 Arbejdsdeling i bestyrelsen Der blev konsitueret følgende grupper på forrige møde: Økonomiudvalg (herunder ligger opfølgning på institutionsidrætten) Hans Jørgen, Per og Flemming Kommunegruppen: Hans Jørgen, Per, Lars, Jørgen Møller, Ole Brændgaard og Flemming. Kontaktpersoner til aktivitetsgrupperne: Else, Jørgen Bjerg, Jørgen Møller og Esben Arbejdsgruppen finder ud af, hvordan opgaven løses bedst, men kommunikation skal prioriteres 4.3 Mødedatoforslag for bestyrelsen, ledelsforum og årsmøder Vedtaget Hver gruppe udarbejder et kommisorium for arbejdet Dagsorden udsendes i denne uge til mødet den 17. april Møderne ligger fremadrettet om tirsdagen og om torsdagen. Om tirsdagen i Hadsten og torsdag i Aarhus. 4.4 Udpegning af formænd og medlemmer til aktivitetsgrupperne i: 1) ForeningsUddannelsesForum (FUF) - Per Lund, Jørgen Møller, Mona Langballe og Maria Beck 2) ProjektUdviklingsForum (PUF) - Lotte Jensen, Lars Mandrup, Karsten Geertsen og Marlene Bjerre 3) HR-udvalg Lars Mandrup, Stine Storgaard Jensen, Kasper Mølgaard, Heidi Kristiansen og Maria Beck Per Lund er formand. Bestyrelsen ønsker også at spørge Jørgen Bjerg om at indgå i arbejdet omkring FUF. Gruppen er udpeget. Lotte er formand. Gruppen er udpeget. Lars er formand. Gruppen er udpeget. HR udvalget vil desuden være udvalgt, som styregruppe for ungdomskonsulent projektet. 4.5 Godkendelse af aktivitetsgrupperne: Frisbee Martin Trangbæk (formand)

4 Dart Brian Sommer og Thorsten Krieg (formand) Krolf Grethe Bjerre (formand), Else Marie Schmidt, Erik Mathiasen og Ingemann Nielsen 4.6 Udpegning af formænd og medlemmer af arbejdsgrupper i: a) Motionsdoping: Kirsten Bonde, Nicolaj Ruby, Jesper Laursen, Bobby Croshaw og Maria Beck 4.7 Udpegning af repræsentanter til: a) Viborg Gymnastik- og Idrætshøjskole: Ilse Børlum Else Amdneh er suppleant b) TV-2 Østjylland - Lisbeth Spanggaard sidder i repræsentantskabet c) Friluftsrådet Thorkil Danielsen er medlem af kreds-bestyrelsen i Østjylland d) Danmarkssamfundet Ilse Børlum e) Idrætsdaghøjskolen i Århus IDA Lotte Jensen er formand for bestyrelsen f) Gellerup højskolen g) DGI-huset Ivan Dybvad i) Karpenhøj Hans Jørgen Hvitved og Henrik Mikkelsen er udpeget til bestyrelsen af DGI Huse og haller. Jørgen Ørgaard er udpeget af DGI Østjylland. J) Vingstedcenteret Hans Jørgen er udpeget til bestyrelsen af hovedbestyrelsen H) Rønde Høj- og Efterskoles repræsentantskab: 5. Økonomi 5.1 Protokol fra de kristiske revisorer bilag Resultatopgørelse pr. 28/ bilag 7, hvis han stadig ønsker at indgå i arbejdet Bestyrelsen trækker sig ud af repræsentantskabet for Gellerup Højskole. Lars og Hans Jørgen informerer Ivan på næste bestyrelsesmøde i DGI-huset Der er repræsentantskabsmøde d. 22. april. Hans Jørgen deltager i mødet. Håndbold er blevet undersøgt. Flemming har haft dialog med håndbold om dette. Rapporten fra de kritiske revisorer er taget til efterretning og den tages op i økonomigruppen. Bestyrelsen ønsker fremover at resultatopgørelsen findes i kopi til møderne. Resultatopgørelsen gav ikke anledning til kommentar.

5 5.3 Ansøgning om etableringstilskud til fra Rosenholm Liniers 5.4 Ansøgning om etablerings tilskud fra Ry badmintons krolf afdeling. 6.Medlemsforeninger 6.1 Medlemsregistreringen lige nu 6.2 Forslag til at optage kulturforeninger m.v. samt bortfald af indmeldelsesgebyr Bilag Randers tennis klub 6.4 Shin Shin Toitsu Aikido Bevilliget Bevilliget Det kan være svært at sammenligne tallene, da det i år opgøres uden ledere og trænere. Men hvis man medtager denne gruppe i medlemstallet for 2012, så har vi medlemmer. Vi er gået ca. 4 % frem. Udsættes til næste møde sammen med en dialog om etableringstilskud. Optaget vi skal i dialog med dem om deres vedtægter. Lidt uklar omkring valgprocedure og andre småting. De er optaget. 7. Landsstævnet 2013 Forslag til henvendelse til landsstævnet FU for at få aftenarrangement uden alkohol for under 18 års deltagere. 8. Fusion med DDS Østjylland 9. Meddelelser Hvis der ikke kommer et positivt svar på den henvendelse, som Mai Olesen har til L2013, er bestyrelsen indstillet på at rette henvendelse til landstævnets FU. Intet nyt. Verdensholdsopvisningen den 13. maj. Der er tilmeldt 53 fra kommuner, idrætssamvirker, bestyrelsen og DGI-huset. Det 1. møde i bowls afholdes i morgen. 10. Evaluering og dagsordenspunkter til næste møde samt kommunikationsemner til pressen DGI Camp True North Nicolaj Molke-Leths koncept, som er blevet afprøvet i DGI Sydøstjylland. DGI Østjylland skal komme med en tilkendegivelse om deres indstilling til at indgå i dette samarbejde inden mandag. Oplægget blev uddelt alle bestyrelsesmedlemmerne har mulighed for at kommentere på oplægget frem til mandag morgen. Kommentarer deles med hinanden. 11. Evt