Udsendelse nr. 1 til de bydende

Transkript

1 Vordingborg Kommune Side 1 af 6 Udsendelse nr. 1 til de bydende Der har været afholdt spørgemøde den 1. juli 2011 kl. 10:00-11:30 for ovennævnte entreprise. Ved mødet besvarede ordregiver skriftligt fremsendte spørgsmål samt de af tilbudsgiverne ved mødet stillede spørgsmål. Ordregiver gjorde i sin indledning opmærksom på, at projektet skal være helt færdigt den 15. juni 2013, hvor borgcentret indvies, forhåbentligt med royal deltagelse. I det følgende anføres spørgsmål og ordregivers svar, der vil være en præcisering af udbudsmaterialet. Spørgsmål fra de bydende (i kursiv), med ordregivers svar. Udbudsbekendtgørelsen 1 I UBK afsnit III.1.3) Retslig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles, kræves Gensidig hæftelse. Gælder denne betingelse også i forhold til eventuelle underrådgivere? Nej. Gensidig hæftelse kræves ikke i forhold til underrådgivere, kun konsortiedeltagere. Bestemmelser om udbud og tilbud 2 I forbindelse med vurdering af, om rådgivers økonomiske og finansielle kapacitet er tilstrækkelig, anmodes om en angivelse af Omsætning inden for miljøtekniske planlægnings- og projekteringsopgaver. Hvad menes der med miljøteknisk? Endvidere gør vi opmærksom på, at det for en rådgivningsvirksomhed er særdeles vanskeligt at lave et specifikt udtræk på én type af opgaver. Er det muligt, at vi kan revidere kriteriet, således at der i stedet angives omsætningen indenfor planlægning og projektering af anlægsopgaver generelt, herunder også tilsyn? Så har vi mulighed for at anvende divisionens regnskab som grundlag. Miljøteknisk opfattes bredt, og omfatter således både bymiljø og landskabsmiljø mv. 3 Vi er et konsortium af to firmaer der ønsker at give tilbud på opgaven. Kan det godkendes, at de to firmaer tilsammen præsenterer en samlet forsikringssum, svarende til det i BUT s. 3 beskrevne krav? Krav til forsikringsdækning: Tingskade , Personskade Konsortiets samlede forsikringsdækning: Ting Person Hvert firmas forsikringsdækning: Ting , Person

2 Vordingborg Kommune Side 2 af 6 Nej. Der skal være én forsikringsdækning, der kan dække op til 10 mio. kr. for personskade. Ordregiver vil acceptere, at der vedlægges tilsagn fra forsikringsselskab om at kunne tilbyde den krævede dækning. Forsikring skal i så fald dokumenteres tegnet inden kontraktindgåelse. 4 Gives der skriftligt svar på alle spørgsmål? Ja, der lægges en meddelelse til de bydende på kommunens køberprofil i løbet af mandag. 5 Under orientering om arbejdet, Baggrund, skrives bl.a. Områdefornyelse bruges til: Programudarbejdelse og inddragelse af de berørte parter. Etablering og forbedring torve, pladser, opholdsarealer mv. Etablering af kulturelle og særlige boligsociale foranstaltninger, herunder lokaler (f.eks. kulturhus eller ungdomshus). Indgår der bygningsarbejder i opgaven? Nej. Hvis der bliver behov for denne slags ydelser, vil det komme som et tillæg til opgaven. 6 Der er i udbudsmaterialet anført et højt ambitionsniveau, men ikke et tilsvarende højt honorarbudget. Vil det blive opfattet som et ulovligt forbehold, når man i opgavebeskrivelsen anfører begrænsninger i sine ydelser? I opgavebeskrivelsen skal man dokumentere, at hele opgaven er omfattet af den tilbudte løsning. Den tilbudte kvalitet og fx omfang af møder skal beskrives, og naturligvis tilpasses budgettet på 1,6 mio. kr. Der må ikke være opgaver der ikke løses. 7 Kan der sættes en nedre begrænsning på timesatserne, således at man ikke kan vinde opgaven ved at anføre 0 kr. ved en eller flere timesatser. Ja. Det vil blive tilføjet til udbudsmaterialet, at timesatserne i deres fordeling skal afspejle markedsprisen for de enkelte personalekategorier, og at den samlede sum ikke må være under 1 mio. kr. Overholdes dette ikke, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. 8 Er den anførte tildelingsmodel rigtig. Den sætter vægten på pris tæt ved 0. Nej, der er fejl i modellen. den skal lyde Laveste tilbudte sum, T L, gives karakteren 10 Øvrige tilbud, T Ø, får karakteren 10-10*(T Ø -T L )/ΔT Hvor ΔT sættes til kr. 9 Skal underrådgiveres egnethed dokumenteres ved fremsendelse af de i BUT anførte dokumenter? Ja, al dokumentation skal fremsendes for alle deltagere i et konsortium samt for underrådgivere, der skal varetage væsentlige dele af opgaven. En underrådgiver anses for væsentlig, såfremt hans kvalifikationer indgår i tildelingsvurderingen og/eller han har et selvstændigt opgaveansvar.

3 Vordingborg Kommune Side 3 af 6 Særlige betingelser og vilkår 10 På s. 2 af 5 i SBV afsnit honorar for opgaven angives, at honorar for rådgivning ud over det fastsatte budget, hvor ordregiver, uden at opgaven har ændret sig, har godkendt en budgetoverskridelse honoreres med 60 % af de tilbudte faste timesatse. Denne klausul virker noget urimelig, når projektgrundlaget ikke ligger mere fast end det gør. Der er fastsat en række problemstillinger for de konkrete projekter, men ingen konkrete løsningsforslag. Det betyder, at det på nuværende tidspunkt er særdeles vanskeligt at fastlægge et konkret budget for rådgiverydelserne i de forskellige faser og ikke mindst for de efterfølgende anlægsudgifter. Såfremt denne klausul fastholdes, vil rådgiver være nødsaget til at reducere planlægningsinputtet til et minimum for at styre processen. Hvis vi lader de enkelte arbejdsgrupper få den medindflydelse, der i opgaveformuleringen lægges op til, så bør der være en vis fleksibilitet i rådgiver inputtet, således at vi eksempelvis ikke fra start bliver tvunget til at lægge os fast på et specifikt antal møder. Alternativt vil vi foreslå, at rådgiveren udarbejder ét overordnet projektforslag ud fra den økonomiske ramme, der er til rådighed og arbejdsgrupperne inviteres til at kommentere dette oplæg. På den måde vil rådgiveren kunne styre såvel sit budget som det tilhørende anlægsbudget, men en stor del af den kreative proces vil jo tilsvarende gå tabt. Rådgiveren foreslår, at klausulen om de 60 % refusion udgår, mens rammebudgettet fastholdes. Ordregiver har behov for en meget stram tids- budgetstyring, og ønsker derfor at rådgiveren har et kraftigt incitament hertil. Derfor fastholdes reduktionen i honorar, for de i kontrakten aftalte ydelser. Ved ændring af projektet, både i omfang og kvalitet, vil dette naturligvis kunne få indflydelse på rådgivningsbudgettet. Sådanne ændringer afregnes til de tilbudte timepriser. 11 Hvad forstås der ved afklaring og gennemførelse af en række nærmere undersøgelser og analyser som grundlag for kontaktgruppernes arbejde med idéoplæg til indholdet i de enkelte delprojekter? Herved forstås alene analyser udført på forhold indenfor projektområdet. Det omfatter dog ikke følgende specifikke forhold: opmåling af arealer, bygninger og lign. geotekniske analyser forureningsanalyser trafik- og parkeringsanalyser, der går ud over projektområdets grænser trafiktællinger. 12 Kan der angives nogen begrænsninger i arbejdets omfang til møder og lign.? Ordregiver kan meddele, at der skal påregnes et mødeomfang, på 2 dialogmøder pr. område samt et møde fælles for alle tre områder. I alt 7 dialogmøder. Møderne er aftenmøder, og holdes hver for sig. Der skal herudover påregnes ét styregruppemøde. Projektmøder med ordregiver skal holdes efter behov. Det skal påregnes, at der efter hvert møde, skal indarbejdes drøftede/aftalte æn-

4 Vordingborg Kommune Side 4 af 6 dringer i materialerne. Dette gælder også for ændringer af et projektforslag efter politisk behandling. 13 I tidsplan og kommissorium fremgår det som 3 selvstændige projekter. skal det udbydes som tre projekter, eller kan det udbydes som én opgave? Det kan påregnes at projekterne kan udbydes samlet. Tilbudsgiver skal naturligvis i sin tidsplanlægning tage hensyn til dette både i planlægning, projektering og udførelse, samt at byen skal kunne fungere i anlægsperioden både trafikalt og merkantilt. Kommissorium 14 I kommissorium for områdefornyelsen formuleres som ønsket resultat blandt andet: Sikre at Vordingborgruten synliggøres og der skabes rum der tilskynder til bevægelse. Vi går ud fra, at der i forbindelse med dette udbud alene er tale om Vordingborgruten inden for områdefornyelsens område? Ja, opgaven er begrænset til det i udbudsmaterialet angivne område. 15 Det er anført, at der er ansøgt om supplerende økonomisk støtte (matchmidler). Vil et tilsagn herom i givet fald kunne tilføre yderligere ressourcer til kvalificering af projektet i faserne med en dialogbaseret planlægningsproces med kontaktgrupperne og til projektering og tilsyn? Der forventes ingen afklaring om LAG-midler før tidligt om et ½ år. Der henvises i øvrigt til svar under pkt Hvorledes er anlægsbudgettet på 16 mio. kr. fremkommet. Kan der evt. spares et område væk for at skabe bedre økonomi til de øvrige? Der har ikke været gennemført en detaljeret beregning af anlægsbudgettet, så det vil være en del af planlægningsprocessen at få skåret projektet til så det passer til budgettet. Der kan ikke reduceres i omfanget, da det er godkendt i socialministeriet, og en ændring vil kunne medføre at tilskud helt bortfalder. Tilbudsliste 17 Tilbudslisten bærer præg af at det er et anlægsarbejde. Hvor meget skønnes at være anlæg og hvor meget proces. I tilbudslisten er angivet timepriser for planlægning, hvilket omfatter begrebet proces. Det er tilbudsgiver der skal beskrive sin indsats, på baggrund af udbudsmaterialet, herunder også tidsplanen med faseinddelingerne. 18 Hvor dan skal den forholdsmæssige angivelse af de enkelte medarbejderes indsats anføres? Forholdet kan angives som et eksakt timetal, eller som procentuel timefordeling. 19 Hvad forstås der i tilbudslisten ved kategorien "Ingeniør"? På Vordingborg Kommunes køberprofil er anført følgende: Ved PL-BL forstås projektleder/byggeleder, der har det samlede ansvar for projektet i hver sin fase.

5 Vordingborg Kommune Side 5 af 6 Ved SI forstås en medarbejder der har det faglige ansvar for den pågældende opgavetype. Ved Ingeniør forstås en medarbejder der har et uddannelsesniveau på bachelor eller derover. 20 Vi har forstået på svarene lagt på hjemmesiden at SI dækker over fagledere/ansvarlige. Derved dækker kategorien Ingeniør over alle andre ingeniører, og formodentligt arkitekter, tilknyttet opgaven. Denne kategori vil således indeholde helt nyuddannede såvel som meget erfarne medarbejdere, såfremt vi skal stille med en bemanding, hvor hver medarbejders erfaring og kompetencer anvendes mest optimalt. For at få en bedre prissætning foreslår vi at Ingeniør kategorien brydes ned i kategorier dækkende henholdsvis 0-5 år, 5-10 år og >10 års erfaring, og måske slå SI kategorierne sammen. Så vidt vi kan se er dette også i kommunens interesse for at sikre at den vindende rådgiver ikke senere lader opgaven løse af yngre ingeniører for en rate som egentligt dækker også erfarne ingeniører. Ordregiver ønsker ikke at foretage denne anciennitetsmæssige vurdering, men henholder sig til sin vurdering af de fremsendte CV'er og fordelingen blandt de tilbudte medarbejdere, som anført på tilbudslisten. 21 Er det anførte timetal i tilbudslisten anført som vejledende for opgavens gennemførelse? Nej, det anførte timetal er arbitrært, og indgår kun ved sammenligning af tilbudsgivernes timerpriser i forbindelse med udvælgelsen. Den anførte sum kan således være væsentlig mindre end 1,6 mio. kr. Der foretages følgende ændringer af udbudsmaterialet Udbudsbekendtgørelse Der fremsendes en ændring til udbudsbekendtgørelsen. hvor det anføres at: Bevis for rådgiver-/erhvervsansvarsforsikring, kan gives ved forsikringspolice eller ved tilkendegivelse fra forsikringsselskab om at forsikring vil kunne tegnes på de krævede beløb inden kontraktindgåelse. De ved tilbudsafgivelsen afgivne timesatser skal i deres fordeling afspejle markedsprisen for de enkelte personalekategorier. Den samlede tilbudte sum må ikke være under 1 mio. kr. Overholdes dette ikke, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. Bestemmelser om udbud og tilbud Side 3 Der tilføjes: "Bevis for rådgiver-/erhvervsansvarsforsikring, kan gives ved forsikringspolice eller ved tilkendegivelse fra forsikringsselskab om at forsikring vil kunne tegnes på de krævede beløb inden kontraktindgåelse."

6 Vordingborg Kommune Side 6 af 6 Side 4 Side 5 Side 6 Der tilføjes under tildelingskriterium: "Tilbudsgivers tilbudte timesatser Tilbudsgivers tilbudte timesatser skal i deres fordeling skal afspejle markedsprisen for de enkelte personalekategorier, og den samlede sum må ikke være under 1 mio. kr. Overholdes dette ikke, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og vil blive afvist." Vedr. organisation og bemanding: "Der vedlægges CV for projektleder, byggeleder og nøglepersoner der forventes at indgå i opgaveløsningen. CV skal tydeligt redegøre for nøglepersoners kompetencer." ændres til: "Der vedlægges CV for projektleder, byggeleder og medarbejdere som anført i tilbudslisten der forventes at indgå i opgaveløsningen. CV skal tydeligt redegøre for lederes og medarbejderes kompetencer." Den anførte tildelingsmodel ændres til: "Laveste tilbudte sum, T L, gives karakteren 10 Øvrige tilbud, T Ø, får karakteren 10-10*(T Ø -T L )/ΔT Hvor ΔT sættes til kr." Særlige betingelser og vilkår Side 1 Under projekteringsarbejdets omfang Planlægning tilføjes: "Ved analyser og undersøgelser forstås alene analyser udført på forhold indenfor projektområdet. Det omfatter dog ikke følgende specifikke forhold: opmåling af arealer, bygninger og lign. geotekniske analyser forureningsanalyser trafik- og parkeringsanalyser, der går ud over projektområdets grænser trafiktællinger. Der skal påregnes et mødeomfang, på 2 dialogmøder pr. område samt et møde fælles for alle tre områder. I alt 7 dialogmøder. Møderne er aftenmøder, og holdes hver for sig. Der skal herudover påregnes ét styregruppemøde. Projektmøder med ordregiver skal holdes efter behov. Det skal påregnes, at der efter hvert møde, skal indarbejdes drøftede/aftalte ændringer i materialerne. Dette gælder også for ændringer af et projektforslag efter politisk behandling." Side 1 Under projekteringsarbejdets omfang Projektering og tilsyn tilføjes: "Det kan påregnes at opgaverne kan udbydes samlet. " KBP