VEJLEDNING TIL UDARBEJDELSE AF PROJEKTRAPPORTER

Transkript

1 VEJLEDNING TIL UDARBEJDELSE AF PROJEKTRAPPORTER Tilpasset markedsføringsøkonomuddannelsen af Richard Brooks, august udgave Markedsføringsøkonomuddannelsen Erhvervsakademi Aarhus

2

3 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion Rapportens indledende kapitel Problemstillingen Problemformuleringen Afgrænsningen Begrebsafklaring Metodeafsnittet Kvalitetsvurdering og kildekritik Rapportens struktur Rapportens struktur Forsiden Indholdsfortegnelsen Bilagsoversigt Figur- og tabeloversigt Executive summary Introduktionen Hoveddelen Konklusionen Bibliografien Bilag Formelle krav Layout og standardside Kildehenvisninger/referencer Således fungerer kildehenvisning Tabeller og figurer Citater Sidehoved, sidefod og overskrifter Sidetal Bibliografi Bilag 1: Eksempel på forside Bilag 2: Eksempel på indholdsfortegnelse Bilag 3: Eksempler på problemformuleringer Bilag 4: Eksempler på afgrænsninger Bilag 5: Eksempler på metodeafsnit Side

4

5 1. Introduktion Formålet med indeværende hæfte er at assistere den studerende på markedsføringsøkonomuddannelsen (MFØ) i udarbejdelsen af projektrapporter. Hæftets indhold understøttes af metodemodulerne på uddannelsens første semester. Hæftet er dog gældende for hele studieperioden på MFØ. Der findes adskillige meninger om, hvordan en projektrapport bør udarbejdes. Dette hæfte skulle gerne forebygge, at de studerende bliver forvirrede, når de får forskellige meldinger fra forskellige undervisere. Det bemærkes, at indholdet i dette hæfte er accepteret og godkendt af underviserne på MFØ, hvorfor de studerende skal følge hæftets anvisninger, frem for bestemte underviseres personlige præferencer. Studieprojekter er ofte baseret på reelle problemer, men bliver ofte ikke ført ud i livet. Her på MFØ er projekter problemorienterede. Det er således det formulerede problem, der bestemmer projektets faglige indhold og retning. Gennem hele projektprocessen skal projektgruppen i såvel rapporten som ved præsentationer vise, at de er i stand til at analysere, dokumentere og finde løsninger til en eller flere problemstillinger. Projektrapporten skal endvidere være systematisk og logisk opbygget. Den sproglige fremstilling skal ligeledes være korrekt og letlæselig. Projektrapporten skal kort sagt leve op til de samme krav, som man normalt stiller til rapporter i erhvervslivet: Den skal være præcis, letlæselige og velbegrundede. Strukturmæssigt består en projektrapport af tre niveauer: kapitler, afsnit og underafsnit. I det følgende præsenteres projektrapportens niveauer og elementer. Rapportens struktur identificeres, og formålet med hvert af rapportens kapitler, afsnit og underafsnit forklares. Rapportens formelle krav gennemgås ligeledes. 2. Rapportens indledende kapitel Det første kapitel i rapporten er indledningen og skal indeholde følgende punkter: En introduktion til projektet En redegørelse for projektets problemstilling(er) En problemformulering En afgrænsning, evt. suppleret med en begrebsafklaring og en redegørelse for eventuelle antagelser Metodevalg, herunder undersøgelsesspørgsmål, metode, model og teori Kvalitetsvurdering, herunder kildekritik Omfanget af rapportens indledende kapitel kan variere. Det er vigtigt at få introduceret rapporten på en elegant måde. Det anbefales ikke at lægge ud med meget tunge kendsgerninger, forstået således at det kan virke dræbende for en læser at blive mødt med en storm af informationer som det første August

6 især hvis disse er meget taltunge. En rettesnor er også, at forhold, der kræver kildeangivelse - tal, facts, m.v. ikke hører til i en indledning? Undgå også en længere virksomhedsbeskrivelse. Det er fint at præsentere virksomheden/produktet/branchen, men hold jer til et par linjer. Tænk hellere i mere kreative baner: I skal fange jeres læsers interesse! I kan også indledningsvist vælge at begrunde, hvorfor I ønsker at beskæftige jer med emnet, eller hvorfor den virksomhed, I udarbejder projektet for, ønsker at beskæftige sig med emnet. Undgå dog klichéer som Fordi vi synes, det er spændende. Undgå generelt at bruge personlige stedord i en projektrapport (fx jeg/vi). Hvis I ikke helt ved, hvad I skal skrive i indledningen, kan I starte projektet ud med at redegøre for problemstillingen. Sørg for at holde indledningen kort, men fængende Problemstillingen Problemstillingen er en beskrivelse af baggrunden for projektet samt en eventuel forklaring på, hvordan det pågældende problem er opstået. Problemstillingen er således en forankring af projektets problemfelt og derved en præcisering af problematikken i projektet. Problemformuleringen kan ikke stå alene. Det er derfor meget vigtigt, at I får præsenteret den kontekst, som problemformuleringen og derved projektet skal forstås ud fra. Og det er dette, en beskrivelse af problemstillingen skal sørge for. Ret beset skal problemstillingen belyse, hvad kernen i problemet er, hvem der har problemet, hvorfor de har det, og hvordan det kommer til udtryk. Problemstillingen har som udgangspunkt ikke et selvstændigt afsnit, men indgår som en del af rapportens indledning. I kan dog vælge at lave et afsnit med titlen Problemstilling ; dog skal I sikre jer, at der også er en egentlig indledning til projektet forud for dette afsnit Problemformulering Det er vigtigt at få præciseret projektets problemformulering meget klart. Problemformuleringen angiver det overordnede problem/spørgsmål, I ønsker at løse/besvare med projektet. En problemformulering kan også bestå af en overordnet hypotese, som I ønsker at be- eller afkræfte. Det er også muligt at formulere problemformuleringen som en formålsbeskrivelse, dvs. at angive hvad formålet med projektet er. Det væsentligste er naturligvis, at problemformuleringen besvares i løbet af rapporten, og at dette svar angives i rapportens konklusion (se afsnit 3.6.). 2 August 2011

7 Selve problemformuleringen skal beskrives kort og klart og bør kun fylde nogle få linjer. Læseren skal være i stand til at huske den og senere genkalde den. Den skal ligeledes være sproglig præcis, hvilket vil sige, at I skal undgå vage vendinger som fx Give en gennemgang af, Se på, Forsøge/prøve at, nogle, visse, man, alle, etc.. Problemformuleringen er projektets røde tråd. Desto bedre en problemformulering, jo nemmere bliver resten af arbejdet med projektet. Dette skal ses i lyset af, at den gode problemformulering er styrende for både de faglige og de metodiske valg, I træffer. Dette betyder dog ikke, at I ikke kan ændre problemformuleringen undervejs; mere ofte end ikke vil I gennem jeres research og analyser finde ud af, at I måske skal have justeret problemformuleringen. Man kan endvidere også betragte problemformuleringen som hoveddøren for læseren til at komme ind i projektet. Den er noget af det første, man læser, og den vil være orienteringspunktet for både læseren og jer selv gennem hele rapporten. Det er også væsentligt, at alle i projektgruppen ved, præcist hvad problemformuleringen er, dvs. det er vigtigt at alle gruppemedlemmer ved, hvad det er, der skal gøres, og hvad der skal opnås. Figur 1. Projektets mål Kilde: Egen tilvirkning Som illustreret i figur 1, er det vigtigt, at hele gruppen kan se, hvad målet med projektet er, og det er netop problemformuleringen, der udstikker dette mål. Projektarbejde kan være en svær proces, hvor I - som figuren også illustrerer - møder mange forhindringer på jeres vej til målet. Men ved I, hvad og hvor målet er, kan I altid orientere jer i forhold til dette. August

8 Selve problemformuleringsprocessen kan også være frustrerende. Det er dog vigtigt, at I formulerer jer meget specifik. Det nytter ikke at have en for bred problemformulering, da I derved forpligter jer til at lave mere, end det realistisk set er muligt at nå. Hvis problemformuleringen er for bred, er der også en stor risiko for, at I ender med et utilstrækkeligt svar på problemformuleringen. Man kan også uddybe problemformuleringen, hvor man fx begrunder, hvorfor der er tale om et problem, eller angiver en nærmere og mere udpenslende beskrivelse af problemet. Problemformuleringen skal også udbygges med underspørgsmål - eller hvad man kalder undersøgelsesspørgsmål, der fortæller, hvorledes selve problemformuleringen gribes an. Disse undersøgelsesspørgsmål kan enten placeres her i problemformuleringen eller i metodeafsnittet sidstnævnte da det vurderes, at en opstilling af specifikke undersøgelsesspørgsmål i sig selv er et bevidst metodevalg. Metodeafsnittet er nærmere beskrevet i afsnit 2.4. nedenfor. Se bilag 3 for eksempler på problemformuleringer Afgrænsningen Helt overordnet omhandler afgrænsningen, hvad projektet beskæftiger sig med og ikke mindst, hvad projektet ikke beskæftiger sig med i forhold til problemformuleringen. Under alle omstændigheder skal den valgte afgrænsning begrundes i relation til det problem, man har valgt at løse. Afgræsningen skal frem for alt være relevant, velargumenteret og underbygget. Når der er tale om merkantile problemstillinger, er det ofte i forbindelse med emnevalg fastlagt, hvilket marked man ønsker at undersøge (geografisk), og hvilke(t) produkt(er) man ønsker at undersøge markedet for. Det er også meget vigtigt at få præciseret eller defineret, hvilken branche man arbejder med/inden for. Desuden bør afgrænsningen indeholde en tidsdimension, fx hvor langt tilbage og frem i tiden problemstillingen skal belyses. Samtlige data i rapporten skal følge den opstillede tidsafgrænsning. Hvis tidsafgrænsningen i enkelte tilfælde brydes, skal dette begrundes i de konkrete tilfælde. Som nævnt, er det vigtigt at begrunde sine afgrænsninger. I den forbindelse skal det understreges, at det ikke giver mening at afgrænse aspekter, man finder irrelevante. Hvis noget er irrelevant for projektet, skal det end ikke nævnes. Man skal således kun afgrænse sig fra aspekter, der kunne have været relevant at analysere i forbindelse med at opfylde problemformuleringen, men som man af den ene eller anden grund har valgt ikke at medtage. Man kan derfor ikke afgrænse noget med den begrundelse, at det ikke er relevant for projektet. Det er også vigtigt at understrege, at man heller ikke blot kan afgrænse sig fra de fagligt krævende dele af problemstillingen. Der skal være en sammenhæng mellem det valgte problem og afgrænsningen. 4 August 2011

9 Det er meget bedre at lave et analyserende og vurderende projekt, der går i dybden og dermed er godt afgrænset, end et beskrivende projekt, der spreder sig over et stort emne uden afgrænsning. I bør præcisere, hvilke begrænsninger jeres afgrænsning medfører for de konklusioner, der kan drages ud fra rapportens indhold. Se bilag 4 for eksempler på afgrænsninger Begrebsafklaring Det kan undertiden være væsentligt at supplere afgrænsningen med en decideret begrebsafklaring. Denne kan placeres som et underafsnit i afgrænsningen. Denne begrebsafklaring skal sørge for, at læseren får klar besked om begreber, hvis betydning ikke er helt tydelig. Dette er især gældende ved abstrakte fænomener og begreber som fx værdi, tilfredshed, psykisk arbejdsmiljø, kvalitet, dvs. begreber der kan have en meget subjektiv karakter. Det er her vigtigt at få defineret begreberne, således læseren ved, hvordan projektgruppen betragter begreberne. Denne begrebsafklaring er også væsentlig i forhold til at indsamle viden om de abstrakte fænomener. At finde/udvikle en præcis definition af begrebet, gør det nemmere at måle begrebet ved fx et spørgeskema eller et interview. Man kan også låne en definition fra videnskabelig litteratur på området. Antag fx at man gerne vil måle psykisk arbejdsmiljø. Dette begreb betyder ganske givet forskellige ting for forskellige respondenter. Det kan her være hensigtsmæssigt at klargøre, præcist hvad man mener med begrebet. I sin begrebsafklaring kan man fx komme frem til, at psykisk arbejdsmiljø indeholder otte dimensioner: Krav i arbejdet Indflydelse og udviklingsmuligheder Ledelse og kommunikation Utryghed i arbejdet Tilfredshed med arbejdet Generelt helbred Psykisk velvære Vitalitet De otte dimensioner antages tilsammen at udfylde begrebet psykisk arbejdsmiljø. Det næste skridt vil så være at omdanne den overordnede definition til spørgsmål, som tilsammen dækker hvert delelement i begrebet på en måde, så respondenterne alle forstår det samme ved spørgsmålene. Dette kaldes operationalisering. Hvad enten I anvender et begreb i en bestemt undersøgelse (fx i et spørgeskema), eller om I blot anvender et begreb i sin rapport, så er det meget væsentligt at få begrebet defineret ordentligt. Brug derfor et par linjer på at forklare, hvad I mener med eventuelle abstrakter fænomener og begreber. August

10 2.4. Metodeafsnittet Som nævnt i afsnit 2.2. kan problemformuleringen udbygges med nogle deciderede undersøgelsesspørgsmål. Disse kan også placeres i metodeafsnittet. I afsnittet skal I således for hvert af jeres undersøgelsesspørgsmål beskrive formålet med spørgsmålet/undersøgelsen hvilket analyseapparat I har anvendt til at besvare spørgsmålet hvilke data I har brugt hvilken metode I har anvendt til at fremskaffe disse data hvorfor I har valgt denne fremgangsmåde, dvs. begrunde metodevalget Skematisk kan dette anskueliggøres på følgende vis: Figur 2: Metodeovervejelser Hvad er formålet med denne analyse? Hvordan knytter den sig til besvarelsen af problemformuleringen? Hvad er hensigten med analysen, dvs. hvad ønsker I at opnå med den? Kilde: Egen tilvirkning Her skrives det pågældende undersøgelsesspørgsmål. Hensigt/Formål Spørgsmål/problem Analyseapparat Beskriv den model og/eller teori, I anvender til at besvare spørgsmålet. Data Metode Begrundelse for metodevalg Beskriv de data, I anvender Beskriv, hvordan jeres data blev indsamlet. Beskriv, hvorfor I har valgt præcis denne fremgangsmåde til at besvare spørgsmålet. I laver en række for hvert af jeres undersøgelsesspørgsmål og udfylder alle kolonerne. Det anbefales ikke at placere skemaet i rapporten; skemaet er til for, at I kan danne jer et overblik over rapportens metodologi. I rapporten beskrives metoden ved almindelig brødtekst. Det er vigtigt at begrunde metodevalget, dvs. det er væsentligt at underbygge, hvorfor man valgte at anvende præcis de modeller, og hvorfor man valgte at indsamle sine data på præcis den måde. Valg af metoder og modeller medfører ofte en mere detaljeret beskrivelse af afgrænsningen samt beskrivelse af omfanget af de analyser, man vil gennemføre. Her 6 August 2011

11 kan det ofte være nødvendigt at prioritere, hvilke delanalyser man vil gå i dybden med, og hvilke man ikke vil afsætte så mange ressourcer til. Se bilag 5 for eksempler på metodeafsnit Kvalitetsvurdering og kildekritik Når man er færdig med sine analyser, kan man vurdere kvaliteten af sine metoder og modeller. Grunden til, at man foretager en kvalitetsvurdering, er for at sikre, at man har belyst sit projekt kritisk, inden man drager sine konklusioner. Selvom kvalitetsvurderingen først fortages efter analysen, placeres den i rapporten som en del af indledningen. Man skal vurdere inden for to områder: Metode- og modelvurdering: Var valget af dataindsamlingsteknikker, metode og analyseapparat optimalt? Set i bakspejlet kunne I have gjort noget anderledes, og hvilke konsekvenser kunne dette have fået? Kildekritik: I hvilken grad var kilderne objektive og troværdige? Kvalitetsvurderingen indeholder to aspekter: Undersøgelsens validitet/gyldighed (i hvilken grad undersøgelsen besvarer de stillede spørgsmål, og i hvilken grad undersøgelsen udtømmer de stillede spørgsmål) Undersøgelsens reliabilitet/pålidelighed (i hvor høj grad kan undersøgelsen efterprøves empirisk, dvs. hvis man udførte undersøgelsen igen, ville man da komme frem til det samme resultat?) Kvalitative analyser har typisk høj validitet og lav reliabilitet. Kvantitative (deskriptive) analyser med stor stikprøve udviser typisk høj reliabilitet, men validiteten er ofte svagere end ved kvalitative (eksplorative) analyser. Det skal dog bemærkes, at reliabiliteten kan sikres ved kvalitative metoder/undersøgelser ved at undersøge problemstillingen fra forskellige vinkler og med forskellige metoder. Hvis de forskellige kvalitative undersøgelser peger i samme retning, må man konkludere, at undersøgelsen er pålidelig. Vurderingen af validitet og reliabilitet drejer sig om resultaternes soliditet i relation til den metodiske fremgangsmåde. Kvalitetsvurdering er således en kritisk belysning af projektets metodiske aspekt. For at systematisere dette kvalitetsregnskab kunne det være en hjælp at bruge nedenstående skema til at danne sig et overblik: August

12 Figur 3: Skema for kvalitetsvurdering Formål Spørgsmål Validitet Data/metode/kilde Resultat/svar Reliabilitet Kilde: Egen tilvirkning Det anbefales ikke at præsentere sin kvalitetsvurdering i skemaet; skemaet skal hjælpe jer med at danne et overblik over kvalitetsbeskrivelsen. Ligesom metodologien skal kvalitetsvurderingen skrives som brødtekst. Skemaet kan dog vedlægges som bilag Rapportens struktur Hvis ikke det i metodeafsnittet implicit fremgår, hvorledes opgaven er disponeret, skal I lave et underafsnit og kort beskrive dette heri. I dette afsnit skal I således guide jeres læser gennem rapporten, dvs. forklare hvordan rapporten er opbygget, hvornår hvilke dele kommer og i hvilken rækkefølge etc. I skal altså angive opskriften på rapporten eller sagt på en anden måde: I skal forklare jeres indholdsfortegnelse til læseren. 8 August 2011

13 3. Rapportens struktur Projektrapporten indeholder følgende dele: Præambel Introduktion Hoveddel Konklusion Postscript Kilde: Egen tilvirkning Figur 4: Rapportens elementer Forside Indholdsfortegnelse Bilagsoversigt (kun hvis der er mange bilag) Figur- og tabeloversigt (kan være et krav) Executive summary på engelsk (kan være et krav) 1. Introduktion til projektet 1.1. Problemformulering 1.2. Afgrænsning Begrebsafklaring 1.3. Metode Kvalitetsvurdering og kildekritik Rapportens struktur 2. Analysearbejdet/Problembehandling 3. Resultater 4. Handlingsplan/anbefalinger 5. Konklusion på projektet/rapporten Bibliografi/litteraturliste Bilag Delene placeres i den ovennævnte rækkefølge. En beskrivelse af hver del præsenteres i det følgende Forsiden Forsiden skal indeholde Uddannelsesstedets navn Uddannelsen Fag Opgavetype (fx 3. eksterne opgave) Projektets/rapportens titel Afleveringsdato De studerendes navne samt navn(e) på vejleder(e) Antal anslag i rapporten Foruden dette kan forsiden designes som ønsket, og kunne eventuelt indeholde virksomhedens logo. De studerende skal dog under ingen omstændigheder, hverken på forsiden eller andre steder, sætte deres underskrifter. Forsiden indeholder ingen sidefod eller - hoved. Se bilag 1 for et eksempel på en forside. August

14 3.2. Indholdsfortegnelsen Projektrapporten skal indeholde en indholdsfortegnelse, der viser læseren omfanget af rapporten, og hvordan dens oplysninger er organiseret. Hvis rapporten er skrevet af en gruppe, kan der heri, efter aftale med vejlederen, angives, hvem der har ansvaret for de forskellige afsnit. Decimalklassifikationssystemet skal bruges til at markere projektrapportens forskellige niveauer. Decimalklassifikationssystemet bruger hele tal til at markere kapitler og hele tal efterfulgt af decimaler til at markere afsnit og underafsnit. Indholdsfortegnelsens punkter skal ordret svare til overskrifterne for projektrapportens kapitler, afsnit og underafsnit. Alle indholdsfortegnelsens punkter skal have de korrekte sidehenvisninger tilknyttet. Punkter i præambelen samt bilag skal ikke sidenummereres. Første punkt, der angives med et tal i decimalklassifikationssystemet, er indledningen. I figur 4 ovenfor er det således kun de gråskraverede afsnit samt bibliografien, der skal sidenummereres. Bemærk i øvrigt, at det kun er disse dele, foruden bibliografien, der tæller med i rapportens omfang; alt hvad der ligger før indledningen, og alt hvad der ligger efter konklusionen, tæller ikke med i det samlede antal sider. Bemærk: Indholdsfortegnelsen skal ikke figurere på indholdsfortegnelsen! Se bilag 2 for et eksempel på en indholdsfortegnelse. Se også dette hæftes indholdsfortegnelse Bilagsoversigt (kun hvis der er mange bilag) Hvis rapporten indeholder mange bilag, er det en god idé at lave en bilagsoversigt. Bilagene nummereres efter decimalklassifikationssystemet (fx Bilag 1, Bilag 2, etc.). Hvert bilag skal også tildeles en passende, beskrivende titel, fx Bilag 1: Personaleoversigt for Vestas øverste ledelse. Bilagslisten placeres på sin egen side umiddelbart efter indholdsfortegnelsen. Såfremt de studerende har vedlagt bilagene på en lagringsenhed, skal der foreligge en bilagsoversigt (se afsnit 3.8.) Figur- og tabeloversigt (kan være et krav i større rapporter) Fortegnelsen over figurer og tabeller skal indeholde en oversigt over samtlige figurer og tabeller, som er anvendt i rapporten. Den skal opbygges efter samme principper som indholdsfortegnelsen. Figur- og tabeloversigten placeres efter indholdsfortegnelsen, dog efter bilagsoversigten, hvis denne forefindes Executive summary (kan være et krav) Det hænder, at ledere og andre beslutningstagere ikke læser hele rapporten. Det overordnede formål med et executive summary er at udpensle rapportens absolutte 10 August 2011

15 essens og fremlægge grundlaget, på hvilket de rette beslutninger kan træffes, uden at beslutningstagerne behøver at læse rapporten. Følgelig kan et executive summary vise sig at være den væsentligste del af hele rapporten. Et executive summary er en sammenfattende, koncis gengivelse af vigtige informationer og et overordnet referat af projektets hovedformål, analyser, resultater og anbefalinger. Et executive summary besvarer følgende spørgsmål Hvad er problemet? Hvad er løsningen på problemet? Hvilke handlinger anbefales? Sproget i et executive summary stiles til den almindeligt uddannede læser; ikke til tekniske eksperter. Et executive summary skrives som det sidste i rapporten. Det må ikke indeholde ny information, men kan indeholde figurer, der anskueliggør en kompleks idé. Et executive summary er ikke en indledning. Det er en selvstændig del af rapporten. Et executive summary bør ikke fylde mere end én side, i visse tilfælde 10 % af rapportens omfang, men aldrig mere end 3 sider. Det placeres som den sidste del inden indledningen, dvs. efter indholdsfortegnelse, bilagsoversigt og figuroversigten Introduktionen Se kapitel 2 ovenfor Hoveddelen Rapportens hoveddel omhandler beskrivelser, analyser og argumentation med henblik på at belyse og behandle projektets emne. Det er her projektets substans behandles. Afsnittene skal indeholde tilstrækkelig information til, at læseren kan sætte sig ind i, forstå og bedømme, hvorvidt forfatterne med anvendelse af relevant teori har formået at løse de stillede opgaver. Hovedafsnittene skal indeholde de væsentlige informationer i bearbejdet form. Eventuelle bilag skal udelukkende indeholde uddybende informationer i forhold til selve rapporten. Læseren skal kunne læse og forstå rapporten uden bilag. Hoveddelen inddeles i tre faser: Analyse/Problembehandling Resultater Handlingsplan/Anbefalinger August

16 Analyse/Problembehandling: I denne del foretages analysearbejdet. Det er her, I anvender jeres analyseapparat. Ved større rapporter på mere end 30 sider er det en god idé at delkonkludere efter hver analyse, hvor I samler op på de mest betydningsbærende punkter. Ved mindre rapporter anbefales dette ikke, da det vil medføre, at store dele af rapporten bruges på gentagelser. Resultater: Når analyserne er overstået, skal I præsentere, hvad I har fundet frem til, dvs. hvad viser jeres analysearbejde? Det er i analysen og resultaterne, at I beskæftiger jer med problemformuleringens hvad og hvorfor. I visse tilfælde er det en god idé at anskueliggøre jeres analyser i et SWOT-diagram. Det er således i dette afsnit, at et eventuelt SWOT-diagram placeres. Handlingsplan/Anbefalinger: Når analysearbejdet er overstået, og resultaterne er præsenteret, er I i stand til at foreslå, hvilke handlinger virksomheden bør foretage sig. Det kunne også være, at I gerne vil komme med anbefalinger til virksomhedens beslutningstagere. Dette afsnit er den normative del af jeres rapport, og beskæftiger sig således med problemformuleringens hvordan -spørgsmål. Det er vigtigt at understrege hierarkiet mellem disse dele. Det er analysen, der frembringer resultaterne, hvorimod resultaterne anviser, hvilken handling der skal tages. Man kan derfor sjældent anbefale noget, medmindre man er kommet frem til noget, og man kan aldrig komme frem til noget uden at have analyseret noget! I den forstand er analysen rapportens kerne Konklusionen Rapportens problemformulering er tæt forbundet med konklusionen. Hvor problemformuleringen beskriver det problem, der skal løses, det spørgsmål der skal besvares, eller den hypotese der skal be- eller afkræftes, så er konklusionen et direkte svar på problemformuleringen. Husk, at i konklusionen skal I konkludere på problemformuleringen, ikke referere projektet. Nye emner/perspektiver må ikke belyses i konklusionen Bibliografien Projektrapporten skal indeholde en fyldestgørende liste over samtlige kilder, der blev anvendt til at gennemføre projektet. Bibliografien er en liste over alle jeres kilder, herunder samtaler, interviews, etc. Bibliografien udarbejdes alfabetisk. I skal anvende Harvard-systemets standarder til at udarbejde jeres bibliografi. I kan læse mere herom i det på Fronter uploadede dokument Harvard Referencing System, som ligeledes kan erhverves gennem studiesekretæren. Bibliografien følger lige efter konklusionen, men bemærk dog, at den ikke har et afsnitsnummer. Det anbefales at anvende referencefunktionen i fx Word 2007/2010 til at udarbejde sin bibliografi dog skal man lige have installeret et lille add-on, da 12 August 2011

17 Word af ukendte årsager ikke er udstyret med Harvard-stilen. Denne kan også findes på Fronter. Bibliografien tilskrives altså ikke et kapitelnummer, dvs. det hedder fx ikke 6. Bibliografi. Sidetalsnummereringen slutter også i bibliografien. Se dette hæftes bibliografi for et eksempel på en korrekt udarbejdet bibliografi Bilag Rapportens bilag skal nummereres, således I kan henvise til dem i selve rapporten. Bilagene skal nummereres kronologisk, efter hvornår de nævnes i rapporten. Hvert bilag skal også tildeles en passende, beskrivende overskift, fx Bilag 1: Personaleoversigt for Vestas øverste ledelse. I rapporten henvises der dog kun til bilagsnummeret, fx Se bilag 2. Bilagene placeres efter bibliografien. Efter aftale med vejlederen kan bilagene lægges over på en CD-ROM eller anden lagringsenhed (fx et USB-stik) og vedlægges rapporten. 4. Formelle krav Det er yderst vigtigt, at I sikrer, at jeres rapport er i overensstemmelse med de nedenfor nævnte formelle krav. Enhver afvigelse fra de formelle krav vil have en negativ indvirkning på evalueringen af projektet, og kan i visse tilfælde føre til, at rapporten ikke godkendes, til trods for at rapportens indhold er i orden Layout og standardside Når man skriver en rapport, formidler man sin viden om et fagområde på skrift. Det følger heraf, at der stilles krav til rapportens læsevenlighed; det er jeres opgave at sikre, at rapporten er læsevenlig, både hvad angår sprog og layout. Følgende er den officielle sideopsætning fra Erhvervsakademi Aarhus: Font: Lucida Sans (Body) (Word 2007 default) Størrelse: 11 (Word 2007 default) Linjeafstand: 1.15 (Word 2007 default) Marginer: 2.54 (Word 2007 default) Ovenstående er ikke et krav. Det anbefales dog at anvende sideopsætningen til mere officielle dokumenter som fx afgangsprojekter, m.m. Den officielle sideopsætning er anvendt i indeværende hæfte, om end hæftet er nedkopieret fra A4 til A5. Ovenstående henviser til brødteksten. Fonten på alle titler/overskrifter er også Lucida Sans. Overskrifter skal angives i fed i følgende størrelser og kursivering: Overskrifter på første niveau har størrelse 13: 2. Intern Analyse Overskrifter på andet niveau har størrelse 11: 2.1. Virksomhedsbeskrivelse Tredje niveau har størrelse 11 og er kursiv: Mission og vision August

18 Det er vigtigt at bemærke, at man ikke kan have to overskrifter lige efter hinanden, uden at der står noget mellem dem. Hvis ikke der står noget mellem de to overskrifter, må den ene overskrift være overflødig! Husk også, at alle overskrifter skal nummereres og skal optræde i indholdsfortegnelsen. Når I har skrevet 8-10 linjer, skal I foretage et linjeskift efterfulgt af en tom linje, inden I går i gang med de næste 8-10 linjer. Indeværende hæfte er skrevet ud fra disse angivelser. I skal også sikre jer, at I skriver i overensstemmelse med KISS princippet: Keep it short and simple. Skriv så klart og præcist som muligt, således jeres argumenters gennemslagskraft øges. Undgå komplekse sætningsstrukturer og ligegyldige fyldord. Rapportens omfang fremgår af den udleverede opgavebeskrivelse. En normalside defineres som anslag inklusive mellemrum og fodnoter. Antag, at I skal skrive en 15-siders rapport. Det betyder, at I har anslag til rådighed til at udfærdige rapporten. Der forefindes INGEN regler om ± 10 %. De opstillede normer for omfang er maksimum. Figurer og tabeller medregnes ikke i bestemmelsen af rapportens længde. Rapportens omfang beregnes fra introduktionen til konklusionen. Det betyder, at alt, hvad der kommer før introduktionen, og alt hvad der kommer efter konklusionen, ikke inkluderes, når man beregner rapportens anslag. I henhold til Figur 4 vil dette svare til det gråskraverede område, dvs. punkterne 1-5. Det kan dog ske, at executive summary tæller med, men i disse tilfælde vil det tydeligt fremgå af opgavebeskrivelsen. Krav til rapportens længde og omfang SKAL overholdes. Afvigelser fra det fastlagte omfang vil få en negativ indvirkning på bedømmelsen, og kan meget vel resultere i at rapporten afvises. Antallet af anslag skal skrives på rapportens forside Kildehenvisninger/referencer Den gyldne regel inden for kildehenvisning er at levere tilstrækkelig information til læseren, således han eller hun hurtigt kan finde frem til de kilder, du har citeret og/eller anvendt. Som nævnt ovenfor, skal I anvende Harvard-systemet. Bemærk venligst, at i Harvard-systemet placeres selve kildehenvisningen i brødteksten. Det er derfor ikke tilladt at placere kildehenvisninger i fodnoter. Mens det er vigtigt at anvende det korrekte system, så er det meget vigtigt at vide, hvornår man skal henvise. Plagiering vil sige, at man anvender en andens tekst som sin egen, uden at angive en kildehenvisning. Med de seneste års fremskridt inden for de digitale medier, hvor en nærmest uendelig mængde informationer og data er tilgængelige ved blot et par museklik, er plagiat blevet et stigende problem et problem som uddannelsesinstitutionerne tager særdeles alvorligt, som i yderste konsekvens kan medføre, at den plagierende studerende bliver bortvist fra uddannelsen. 14 August 2011

19 Ved at lade dig indskrive på MFØ har du også indskrevet dig i en bestemt akademisk tradition, hvor det forventes, at du arbejder selvstændigt. I dette afsnit gennemgås hovedtrækkene i fagområdets videnskabsetiske retningslinjer. Som studerende på MFØ er du forpligtet til stifte bekendtskab med disse regler. Hvis du er i tvivl, så spørg din vejleder. Som nævnt ovenfor er plagiering at anvende en andens tekst, hvor at anvende her skal forstås som at nævne, citere, parafrasere, referere, oversætte, inddrage, analysere, fortolke, diskutere, vurdere, etc. Hertil kan tekst betyde idéer, sætninger, strukturer, data, figurer, plots, billeder, grafer, tabeller, grafik, programkoder, statistik, audio, video, internet streams, diagrammer, websider, sange, noder, radio- og tv-programmer, skuespil og andre forestillinger, koreografi, film, musik, bøger, artikler, s, interviews, taler, breve, kunstværker, påstande, udtalelser, noter, synspunkter, teorier, udsagn, etc. Kernen i plagiering er, at det kan ske både bevidst og ubevidst. Såvel bevidst som ubevidst plagiering betragtes som snyd, hvilket betyder, at mangelfuld kildehenvisning altid vil blive betragtet som snyd det er den studerendes eget ansvar at sætte sig ind i reglerne for korrekt kildehenvisning. De mest gængse former for plagiering er som følger (StopPlagiat, 2011a): Hvis I låner en rapport af en medstuderende eller køber/finder en færdig rapport fra en opgavebank på nettet og afleverer den som jeres egen. Hvis I kopierer sætninger, fraser eller idéer fra andre, uden at lave præcise kildehenvisninger Hvis I tager specielle eller markante udtryk fra et andet værk og bruger dem i jeres egen rapport uden at kreditere ophavsmanden Hvis I afleverer eller anvender den samme eller dele af en tidligere rapport i flere forskellige undervisningsforløb, uden at gøre opmærksom på det Du skal således kildehenvise, når du anvender, bruger eller tilvirker tabeller, statistikker, diagrammer, billeder og andre illustrationer, som I har fra en anden kilde beskriver/diskuterer en teori eller model, der tilskrives en anden forfatter vil give jeres egne argumenter tyngde og troværdighed, fx hvilket understøttes af Egan (2008) citerer direkte, fremsætter definitioner og/eller parafraserer andres tekster parafraserer andre tekster Det er også vigtigt, at I laver en henvisning, når I fremsætter information, der ikke betragtes som almen viden. "Almen viden" er viden som man regner med, at alle inden for en bestemt gruppe eller et regionalt, institutionelt eller fagligt fællesskab August

20 kender (StopPlagiat, 2011b). Det kan være facts om fx økonomi, kommunikation, marketing, regnskabsanalyse, etc. Hvis I er tvivl om, om der skal sættes en kildehenvisning, så sæt den! Hellere en kildehenvisning for meget end én for lidt. Men I kan altid spørge vejlederen Således fungerer kildehenvisning Mekanismen bag kildehenvisning har tre aspekter og falder i to trin: Aspekter o Henvisningen i teksten o Bibliografien o Den egentlige kilde Trin o Henvisningen i teksten henviser til bibliografien o Bibliografien henviser til den egentlige kilde Dette betyder altså, at referencen i teksten henviser til bibliografien, og herefter henviser bibliografien til den egentlige kilde. Det betyder således også, at det IKKE er tilladt at henvise direkte til kilden i selve rapporten. I må fx ikke nævne en bogs titel i henvisningen, ligesom I heller ikke må have links i rapporten. En kildehenvisning består af tre ting: et efternavn, et årstal og et sidetal. Efternavnet er naturligvis efternavnet på forfatteren eller redaktøren. Årstallet er det år, hvor materialet er udgivet. Sidetalsangivelsen giver sig selv. Ved hjemmesider består kildehenvisningen af efternavnet på skribenten samt årstallet for hjemmesidens senest opdatering (hvilket som regel står i bunden af siden). Ved hjemmesider behøver man således ikke at angive et sidetal (det ville heller ikke rigtig give mening). Hvis det ikke er muligt at finde skribentens navn, erstattes dette af firmaets navn, således henvisningen kunne se ud som følger: (Vestas, 2011). Hvis I har flere kilder, der er skrevet af samme skribent i samme årstal, skal I blot angive et bogstav efter årstallet startende med a, b, c, etc. Det samme gør sig gældende, hvis I anvender flere undersider på en bestemt hjemmeside. Hvis I fx har været inde på tre sider på Vestas hjemmeside, kan I adskille disse ved at henvise til dem hver især som (Vestas, 2011a), (Vestas, 2011b) og (Vestas, 2011c). I Harvard Referencing System kan I finde en oversigt over en lang række forskellige typer af dokumenter. Her illustreres de mest anvendte: 16 August 2011