Referat af bestyrelsesmøde 12/1-16

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde 12/1-16 Emne: Bestyrelsesmøde Formål med mødet: Opfølgninger Mødeleder: Jon Rønsholt Referent: Joy Irgens Dato: 12/ Varighed: 4 timer 0 min. Klassifikation: Ekstern Tilstedeværende: Jon Rønsholt (), Gitte Steenholdt (GS), Joy Irgens (JI), Kim Sønderby (KS), Ole Jepsen (OJ) Hajg Zanazanian (HZ) Fraværende: Inge-Lise Lykkegaard (IL), Carsten Petersen (CP), Lise-Lotte Jønsson (LJ) Dagsorden: 1. Velkomst 2. Bestyrelsens forventninger af alles indsats 3. Status på indgangspartier 4. Stående opgaver og projekter samt fremtidig opfølgning 5. Kursus internt samt eksternt 6. Eventuelt Dagsordenspunkt: Konklusion: Ansvarlig: Deadline: Ad. 1 Velkomst byder velkommen vil få et overblik af opgaver efter juleperioden vi er lige er kommet igennem Ad. 2 Bestyrelsens forventning af alles indsats informere om hvordan bestyrelsesarbejdet tidligere har forløbet Forventning at alle yder en indsats, for dem der engagere sig. Vi er et team, der alle bør arbejde sammen Side 1 af 6

2 HZ: Forventning som suppleant - kan deltage i det omfang, som passer til hans arbejdsliv mv. Suppleanter har ikke samme forpligtelser som menige bestyrelsesmedlemmer OJ: Vil starte ud med at lytte efter og få føling med Afdelingsbestyrelsens opgaver, og ønsker stille og rolig at koble på GS: Alle skal have lov til at have hver sin holdning. Kunsten er, at få formidlet tingene på en ordentlig måde. Vi repræsentere Nygårdsparken som helhed, og det drejer sig ikke om vores egne følelser : Gode erfaringer med en Visions-weekend. Det giver både godt fagligt i forhold til bestyrelsesarbejdet men også socialt Alle bør gerne klædes på til at kunne hjælpe til på Beboerkontoret og de henvendelser der kan komme HZ: Hvorfor lægger opgaven omkring cykelnøgler hos Afdelingsbestyrelsen og ikke hos Ejendomskontoret? Kan dette ansvar overdrages til Ejendomskontoret fremadrettet? Bør drøftes på næste Driftsmøde med Kim Evt. møde beboerne i gårdene, for at komme dem i møde Ad. 3 Status på indgangspartier TLF mail til tidsplan ser OK ud. Færdig primo februar 2016 GS: Kanter ved gadesiden. Dårlig adgang til de gangbesværede. Der skal evt. laves en rampe : Spg. Til KS: Greb på dørene sidder for tæt. Er dette blevet afhjulpet? Læg mærke til det. Det var før midlertidige greb, der var sat op GS: mail fliser - fremviser oversigt at nye tegninger til flisebelægninger - Er det besparelsen det værd? Forslag C til flisebelægning: accepteret Side 2 af 6

3 Vigtigt at vi højner kvaliteten af vores boliger Maling af indgangspartier og opgange skal også igangsættes efterfølgende Dansk Bolig Byg går møjsommeligt op i kvaliteten af de udførte arbejde, som de levere Lave evt. en fejring af Målet er nået i afdelingen. Evt. invitere Dansk Bolig Byg Dansk Bolig Byg vil lave flyer omkring teknikken bag. GS foreslog En Vandring gennem bebyggelsen med intro til mekanikken - foreslår en orienteringsaften for beboerne nede i selskabslokalerne Overvej evt. måtter m. logo Ad. 4 Stående opgaver og projekter samt fremtidig opfølgning Badeværelsesprojekt: - Arbejdslørdag d. 15/ gennemgår vi alt fra højt til lavt - Få sat alle rammer hvad vil vi have at beboerne har af muligheder - Gennemse billeder fra Galgebakken - TLF har fremsendt en lang liste, som vi skal gennemgå - HZ,, GS, JI, IL, KS deltager pt. - Bestilling af smørrebrød - Beslutning af Ekstraordinær Afdelingsmøde afholdes i selskabslokalerne - Varsling nok 14 dages Alle bestiller smørrebrød eller finder ud af det Husorden: - Vasketøj + evt. omformulering skal rettes til/ændres Beboermappe: - GS: tænke nyt. Bør den lægge elektronisk? - Hvem sørger for opdatering når der kommer nye tiltag/fremtidssikring af oplysninger? - USB-nøgle? - Oplysninger på Domea s hjemmeside tilgængeligt for alle. Ellers kan det rekvireres hos Afdelingsbestyrelsen eller hos Kim - HZ: Opdateringer bør ske én gang om året - OJ: Der skal tages hensyn til at mange ældre/pensionister har ikke Side 3 af 6

4 mulighed for elektronisk adgang til husorden mv. Skiltelogo: - KS: Forslag om skilte m. logo, som annoncere personer, om at de ankommer til NGP Brøndbyøster Kulturdag: - HZ: Kutyme at boligorganisationer plejer at deltage med lidt aktiviteter Familiedag: - Lørdag d. 28. maj 2016 kl /18 - Hoppeborg lånes af Brøndby Kommune - Evt. 2 hoppeborg hvor der skelnes med højde på børnene - Musik: HZ kender nogen lokale gutter der kan spille pris kan måske aftales. 2 pers. - Pølsevogn (anden pølsevogn evt.) - Kontakt til Byggeren (OJ følger op) - KS: Forslag om fodboldspiller/brandbiler fra Falck - Loppemarked: folk der ønsker boder, står selv for ansvar. Vi skal dog bare have afmærket bode-stande i år. Stille borde til rådighed depositum betaling - Der skal laves folder/flyer ud mht. workshop. Færdig man. D. 29/ Indkaldelse til idégruppen i slutningen marts, for folk der kan komme med input. Mandag d. 7. marts Vi mødes igen til april. Fredag d. 29. april 2016 Øvrig opgavefordeling Udlejning af selskaber: - Christina tæller efter, står for udlevering af nøgler - Bestilling af rengøring: JOI + - Kontrol af rengøring + kontakt til beboeren: Kan Christina overtage denne opgave? - Få lavet rum under trappen klar til opbevaring af til erstatningsservice - Hvad tager A. Andersen for evt. yderligere rengøring? - Lav checkliste over hvem der er bestilt rengøring til - - OJ vil undersøge andre rengøringsmuligheder HZ finder ud af præcis dato, når denne annonceres HZ finder ud af mht. udlejning af hoppeborg JOI + sørger for bestilling af rengøring indtil evt. anden løsning Side 4 af 6

5 - Muligheder for pakkeløsninger: Basis og Udvidet - Mulighed for ansættelse af privatperson i bebyggelsen, som kan varetage opgaven? TLF skal forhøres Ad. 5 Kursus internt samt eksternt Afvente til næste gang Ad. 6 Eventuelt Gårdråd: OJ Eva + Ole er en del af gårdrådene - Foreslår ét samlet gårdråd, fremfor 4 individuelle - GS: Bestyrelse kan sidde sammen det gårdråd som fungere, som kan inspirere de andre gårde GS: Forslag om at Afdelingsbestyrelsen kommer til beboerne i de enkelte gårde. Folk har selv et medansvar for at engagere sig i, hvad der foregår i bebyggelse - HZ: personlig og opsøgende er klart det der virker, men det kræver rigtig meget tidsmæssigt - Evt. omdeling Alle GS: Forslag om etablering af et årshjul til overblik over opgaver hen over året GS laver udkast : Er i fuld gang med Nygårdsnyt Office-pakken: mail til hver bestyrelsesmedlem + oprettelse hos Kim vedr. overordnet beboermail. God ide skal bestilles Printer (på skrivebord): evt. ny laser farveprinter. Xerox 6027 Workcenter pris DKK 2.800,00 ca. OK grønt lys til køb af dette Næste driftsmøde: - 8. marts 2016 Næste bestyrelsesmøde: februar 2016 Vagtplan: Side 5 af 6

6 - Mandag d. 25/1-2016: JI, OJ, GS, () - Mandag d. 1/2-2016: JI, () - Mandag d. 29/2-2016: JI, () - Mandag d. 28/3-2016: HZ, () Mødet blev hævet Kl.: Side 6 af 6