Fælles afdelingsbestyrelsesmøde for Padborg Boligforening og Aabenraa Almene Boligselskab

Transkript

1 Referat fra fælles afdelingsbestyrelsesmøde på Stubbæk Forsamlingshus, torsdag den 14. november 2013 kl Tilmeldt var fra Padborg Boligforening (Padbo) 31 medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen, samt 6 ansatte. Tilmeldt fra Aabenraa Almene Boligselskab (ÅAB) 33 bestyrelsesmedlemmer og 9 ansatte. Fra Dalbo a.m.b.a. deltog Hans H. Appel (HHA). Fra Sønderjyllands Revision deltog statsautoriseret revisor Michael Johansen (MJ) Dagsorden indeholdt punkterne: 1. Velkomst v. formændene 2. status på fusionen v. formændene 3. økonomiske beregninger ved fusion v. Michael Johansen, Sønderjyllands Revision. 4. hvad vil en fusion betyde for daglig administration, og hvilke fordele og ulemper kan man forvente vil være følgen af sammenlægning af de to selskaber ved Hans H. Appel 5. ca pause 6. debat og udfyldelse af spørgeskema til brug for selskabernes bestyrelser ved de videre forhandlinger. Formand Leif Poulsen fra ÅAB bød velkommen, og der blev foretaget præsentationsrunde. Leif gennemgik ægteskabsprocessen - Werner Schmidt fra Padbo blev herefter foreslået og valgt som dirigent for aftenens møde. Behandling af dagsorden i øvrigt: 2. Status på fusionen Formand Monika Löck fra Padbo fremlagde status for forløbet indtil nu: Der er sket rigtig meget i perioden siden sidste fælles afdelingsbestyrelsesmøde omkring fusionen. Bestyrelserne har brugt rigtig meget tid på at diskutere de forskellige aspekter i den kommende fusion, og har fået høvlet rigtig mange kanter af. Vi er gået fra at sige: hvis der kommer en fusion til nu udelukkende at sige: når der kommer en fusion. Derudover har vi naturligvis diskuteret hvorvidt det overhovedet er en god ide at fusionere, og hvorfor det er en god ide. Første fordel må siges at være at få et forbedret grundlag for rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer, så vi kan dels få et generationsskifte sat i værk men bestemt endnu vigtigere at kunne finde tilpas professionelle bestyrelsesmedlemmer, i og med at det jo ikke er småpenge eller uvæsentlige ting organisationsbestyrelserne har ansvaret for. Vi er direkte ansvarlige for at vores beboere får en god service til en overkommelig pris. 1

2 Dette indebærer så også at vi nødvendigvis skal være fremme i skoene for at få en effektiv administration, igen til den bedst mulige pris. Dette kræver at vi bliver større uanset om vi snakker Padborg eller vi snakker Aabenraa ingen af os er i længden store nok til at kunne gøre tingene effektivt til en konkurrencedygtig pris. Dette vil I også få at se i løbet af aftenen når det bliver Michaels tur til at fortælle noget om økonomien. Politisk må vi så sige at nok vil der være besparelser allerede fra dag 1 i den samlede organisation, men ikke af en størrelse som vil kunne mærkes ude i det enkelte hjem, der er vi nødt til at tænke lidt længere langsigtet. Som nogen af jer sikkert ved, har der også været diskuteret om vi skulle have vores administrationsselskab Dalbo med i fusionen. Dette har der efter lange diskussioner været enighed om ikke var muligt at gennemføre samtidigt, men I må forvente at der kommer et udspil fra den bestyrelse som kommer til at sidde efter fusionen omkring et meget tæt samarbejde med Dalbo hvis ikke det endog bliver en fusion. Her vil der virkelig kunne spares momspenge, og forbedres økonomi så det vil blive synligt i administrationsbidragene. Så den kommende bestyrelse er simpelt hen nødt til at søge at finde en løsning på denne opgave og hvis det ikke lykkes så at få skabt sin egen selvstændige administration med alle funktioner indenfor egne vægge. Der hvor vi også kan blive mere effektive er eksempelvis på vedligehold, reparationer og andre ting hvor en større organisation kan lave bedre indkøb, måske som vi også senere vil komme ind på måske få en noget større håndværkerafdeling end den hvad Padborg allerede har, og som må betragtes som værende en succes som kan udvikles. Vi ved at det er vigtigt for beboerne i begge organisationer at de nuværende kontorer bliver opretholdt, og vi har ingen planer om at nedlægge nogen af dem. Forskellen fra nu til efter en fusion vil være at man i Padborg vil få et servicekontor hvor beboerne kan komme med de daglige ting i en åbningstid som vil blive fastlagt ud fra de behov som kan måles inden fusionen træder i kraft. De rent administrative opgaver vil blive flyttet til det fremtidige hovedkontor i Aabenraa, men det vil ikke være noget som beboerne vil kunne mærke i det daglige. For Padborgs vedkommende vil der komme en forbedring i form af at Aabenraa allerede i dag har en vagttelefon som svarer 24/7 året rundt, det mener begge bestyrelser er en vigtig tryghedsfaktor, som vi ikke kunne drømme om at fjerne. Vi har i løbet af den tid vi har været i gang med fusionsplanerne også fået lavet Aabenraas blad om til et fælles blad med een stor redaktion. Næste projekt af lignende art er at vi klargør Aabenraas hjemmeside til at være en rigtig god og flot hjemmeside med alle de funktioner som er nødvendige for en hjemmeside i dagens Danmark, og som pr. fusionsdato vil være klar med alle de oplysninger som i øjeblikket ligger på Padborgs hjemmeside også. Dette er ikke for at sige at kun Aabenraas hjemmeside duer, men kun besluttet fordi Aabenraa skulle have ny hjemmeside da platformen for den gamle ikke længere kunne række til de nye funktioner som er nødvendige i en stor organisation i dag, og fordi at vi i fællesskab i de to hjemmesideudvalg har kunnet se at programmeringen i Aabenraas er nemmere at arbejde med end den der i dag er i Padborg. Der er også beslutninger som bør tages af bestyrelserne i første omgang, men som vi slet ikke har nået at diskutere endnu, og som I derfor først kommer til at tage stilling til i det færdige fusionsoplæg som vil komme frem i løbet af 2014 både som vedtægter for det fremtidige selskab men også i den fusionskontrakt som skal laves. Det er et ansvar som de to bestyrelser er klar til at påtage sig, og også tro på at vi kan være dygtige nok til at kunne lave noget der er givtigt for begge nuværende organisationer at gå ind i. Til slut er der kun at sige i denne omgang at bestyrelserne håber på en god og saglig debat i løbet af aftenen, og vi glæder os til at høre jeres meninger om det vi har arbejdet med det sidste år. Vi vil opfordre til at man ikke holder sig tilbage hvis man har spørgsmål, kommentarer eller endog kritik til det i hører i løbet af aftenen, men kommer frem med hvad man mener, også selv om man måske 2

3 synes man bør være enig med sin organisations bestyrelse. Kun ved at I siger hvad I mener, kan vi være sikre på at vi er på rette vej, og lige nu er der god tid til at rette evt. fejl inden vi når til de besluttende møder, generalforsamlingen i Padborg og repræsentantskabsmødet i Aabenraa. Der var efterfølgende spørgsmål og dialog omkring det fremlagte: Hvad indebærer et servicekontor? Svar: ikke alle funktioner bevares fremover på stedet i Padborg Hvordan reagerer baglandet? Svar: bl.a. derfor holder vi møde i aften, for at give information og høre reaktioner. Der kommer senere i aften et spørgeskema til udfyldelse, der kan indikere om vores bagland synes, det er en god idé. Hvad er en håndværkerafdeling? Svar: Vi laver selv de håndværksmæssige opgaver, som vi ellers sender ud af huset. Der var tilkendegivelse fra afdelingsbestyrelse i Padbo, at Padbo ikke kan være imod en fusion. 3. økonomiske beregninger ved fusion v. Michael Johansen, Sønderjyllands Revision. Statsautoriseret revisor Michael Johansen fremviste tal fra de to organisationers drift og status 2012, samt budget Det fremførte gav ikke anledning til at forvente store driftsmæssige besparelser på administrationen ud fra en sammenlægning af de to organisationer dog var konklusionen, at hvis der senere kan indgås aftale om fusion med Dalbo, vil der være væsentlig besparelse på moms af administrationsbidrag. Der var debat herom: Det er ikke på grund af økonomi i hovedselskab, vi laver en fusion? Svar: Nej det er nok snarere mulighed for besparelser i afdelingernes drift i øvrigt, vi skal kigge på. 3

4 Har en grund og motivation til samtaler været rekruttering og effektivitet? Svar: ja, og vi regner med besparelser i afdelinger. 4. hvad vil en fusion betyde for daglig administration, og hvilke fordele og ulemper kan man forvente vil være følgen af sammenlægning af de to selskaber Hans H. Appel fra Dalbo fremførte tanker omkring punktet. Der blev fremvist, hvilke tidligere fusioner der er gennemført i ÅAB, med kommentarer fra deltagere herfra. Der var både negative og positive kommentarer specielt omkring servicekontor i Tinglev var der afklarende dialog. Derudover blev fremført, at der er væsentligt større potentiale for besparelser i afdelingernes drift vedr. vedligeholdelse, end i administrationsbidraget. Herunder ved anvendelse af håndværkergård. Den ny organisations hovedkontor vil blive placeret i Aabenraa, og med servicekontor i Padborg. Servicekontoret kan udmærket betjene beboere i et større område af den tidligere Bov Kommune. Det blev fremført, at en samling af administrationen på kontoret i Aabenraa vil kræve flere kvm. på kontoret. Der var spørgsmål og dialog omkring dette: Skal vi til at udvide kontor igen? - Svar: det vil betyde besparelser på sigt. Efter pause blev der herefter udleveret spørgeskema til deltagere: Rød farve til deltagere fra Padbos bestyrelser. Gul farve til deltagere fra ÅAB s bestyrelser. Hvis farve til personale begge steder fra. Spørgeskemaer blev indsamlet, og der vil blive foretaget gennemgang af de indkomne besvarelser. Herefter takkede dirigenten for aftenens forløb og gav ordet til formændene der ligeledes takkede for et godt møde. Det sluttede ca. kl

5 dirigent Ref. hha 5