Experian plc. Globalt adfærdskodeks. Version 1.0. At drive forretning med integritet

Transkript

1 Experian plc Globalt adfærdskodeks Version 1.0 At drive forretning med integritet Indført den 13. maj 2010 Ændret til den 15. marts 2011 Experian plc Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Hvordan vi driver forretning Erklæring fra den adm. direktør 2. At respektere aktionærerne Kunder og forbrugere Medarbejdere Aktionærer Leverandører Samfund 3. At skabe en sikker og etisk arbejdsplads Ligestilling Ingen chikane Sikkert miljø Stoffri arbejdsplads Vold på arbejdspladsen 4. At undgå interessekonflikter Aktiviteter og relationer uden for Experian Finansielle investeringer Ekstern beskæftigelse Gaver og forplejning Insiderhandel 5. At overholde lovene Bedrageri, bestikkelse og korruption Partibidrag Tredjeparters immaterielle rettigheder 6. At beskytte aktiver og omdømme Virksomhedens ejendom Regnskaber og protokoller Offentlig kommunikation 7. At opretholde fortrolighed Kunde- og tredjepartsinformation Hemmeligholdelsesaftaler Anmodninger fra tilsynsmyndigheder Dokumentopbevaring/informationssikkerhed At indsamle og bruge ledelsesinformation 8. At tage ansvar Love, regler og bekendtgørelser Medarbejderens ansvar Den tilsynsførendes ansvar Experians fortrolige helpline Løsning, kommunikation og ikke-repressalier Konsekvenser af overtrædelse Experian plc Side 2

3 9. Forvaltning af det globale adfærdskodeks Global Compliance-afdelingen Ingen betydning for ansættelsesforholdet 10. Bekræftelse af modtagelsen Experian plc Side 3

4 1. Hvordan vi driver forretning Erklæring fra den adm. direktør "Experian er blevet en af verdens førende virksomheder inden for informationstjenester, som giver den indsigt, der støtter beslutningstagning hver dag i mere end 90 lande. Det, vi foretager os, er vigtigt, men den måde, hvorpå vi gør det, er ikke mindre vigtig. Hvis vores forretning skal fortsætte med at vokse og udvikle sig med succes, skal vi opretholde tilliden fra vores kunder, medarbejdere, investorer, forretningspartnere og de lokalsamfund, som vi er en del af. Dette globale adfærdskodeks indeholder de principper, der understøtter vores forretning verden over. Det beskriver de adfærdsstandarder, som er pålagt alle, der arbejder for Experian, uanset hvilken del af forretningen, vi repræsenterer. Love kan være forskellige fra land til land, og vi vil altid fuldt ud bakke op om dem, men vores regelsæt er universelt. Det er grundlaget for varetagelsen af alle vores relationer, både internt og eksternt. Vi er alle forpligtet til at overholde disse principper og garantere, at der aldrig er forskel på, hvad vi siger, og hvad vi gør. Du bedes læse dette dokument omhyggeligt og bruge det som en vejledning til den måde, du udfører dit arbejde på. Hvis der er noget i dette kodeks, der er uklart for dig, skal du bede din chef om en afklaring. Hvis du får kendskab til en overtrædelse af vores kodeks, skal du indberette det til din chef eller kontakte Experians fortrolige helpline. Jeg er personligt forpligtet til at skabe et miljø hos Experian, hvor alle kan sige deres mening, og du vil finde vejledning i kodekset til at gøre det. Store virksomheder bygger på integritet og på den tillid, der flyder herfra. Sammen kan vi vise verden, at Experian sætter de højeste standarder for etisk ledelse, og at vi er forenet i vores forpligtelse til altid at gøre det rette." Don Robert Administrerende direktør 2. At respektere aktionærerne Kunder og forbrugere Integritet er fundamentet for alle Experians relationer, og tillid er kernen. Vores relation med vores kunder er baseret på vores overbevisning om, at vi bør overgå deres forventninger. Vi tager vores ansvar over for vores kunder alvorligt, lover kun, hvad vi kan levere, og bestræber os på ikke at vildlede dem på nogen måde. Vi leverer innovation gennem vores løsninger og bestræber os på at sikre kvalitet, hastighed og performance. Experian plc Side 4

5 Experian er dedikeret til at behandle kunder og forbrugere retfærdigt. Vi skal afstå fra at drage uretfærdig fordel af klienter eller kunder gennem manipulation, urigtige eller misvisende oplysninger, upassende trusler, bedrageri, misbrug af fortrolige oplysninger eller lignende opførsel. Medarbejdere Vores medarbejdere er vores vigtigste aktiv. Experian rekrutterer og forfremmer udelukkende efter fortjeneste, og vi opfordrer vores medarbejdere til at realisere deres potentiale. Vi anerkender og belønner individuelle præstationer og opfordrer til initiativ og innovation i en kultur, der er baseret på teamwork. Experians rekrutteringsproces foregår i henhold til relevante lokale love og andre lovgivningsmæssige krav. Vi har veletablerede og fastlagte procedurer til at sikre, at den arbejdssøgende er juridisk berettiget til at arbejde i den specifikke region. Experian anerkender også, at adfærd, der er socialt og professionelt acceptabel i én kultur eller ét land, kan opfattes forskelligt i en anden kultur eller et andet land. Derfor opfordrer vi til respekt omkring kulturelle forskelle på arbejdspladsen og bestræber os på at imødekomme kulturel mangfoldighed i vores arbejdspraksisser. Frem for alt respekterer vi vores medarbejderes menneskerettigheder som enkeltindivider. Aktionærer Vi driver Experian for vores ejere - aktionærerne. Vi forsyner dem med ærlig og nøjagtig information, der giver dem et klart overblik over Experians stilling og muligheder. Vi stræber efter at beskytte og forbedre vores omdømme i forhold til alle vores forretningsaktiviteter ved at sikre vores aktiver gennem ansvarlig forretningsadfærd og overholdelse af etablerede principper for virksomhedsledelse. Leverandører Leverandører er vores partnere og en integreret del af vores forretning. Experian handler på retfærdig vis i vores valg af leverandører. Vi forventer service og værdi. Vi behandler leverandører med respekt og ærlighed. Samfund Experian er forpligtet til socialt ansvarlig adfærd, hvilket hjælper med at forbedre livskvaliteten i forskellige samfund, både lokalt og globalt. Som en ansvarlig arbejdsgiver anerkender Experian behovet for at være involveret i disse lokalsamfund og forstå deres krav, hvilket i sidste ende bør være til gavn for alle. Vi bestræber os på gøre en mærkbar forskel i disse samfund gennem et program, hvor medarbejdere hjælper på frivillig basis, et program med samfundssponsorater og med velgørende donationer. Vi promoverer ansvarlig adfærd i den måde, hvorpå vi påvirker miljøet i vores arbejdsgang. Experian plc Side 5

6 3. At skabe en sikker og etisk arbejdsplads Ligestilling Experian tror på at ansætte, forfremme, godtgøre og opsige medarbejdere udelukkende efter fortjeneste, uden hensyn til race, farve, alder, køn, herkomst, religion, national oprindelse, statsborgerskab, seksuel orientering, ægteskabsstatus, sygdomstilstand, graviditet, handicap, veteranstatus eller noget andet grundlag, der er forbudt ved national, provinsiel, føderal, statslig eller lokal lov. Ingen chikane Experian tolererer ikke nogen form for chikane. Dette omfatter chikane baseret på race, farve, alder, køn, herkomst, religion, national oprindelse, statsborgerskab, seksuel orientering, ægteskabsstatus, sygdomstilstand, graviditet, handicap eller noget andet grundlag, der er forbudt ved national, provinsiel, føderal, statslig eller lokal lov. Dette gælder for alle former for chikane på arbejdspladsen, hvad enten det er begået af eller mod en medarbejder, kunde, forhandler, konsulent eller kontrahent. Sikkert miljø Experian er dedikeret til at levere et sikkert, sundt og produktivt arbejdsmiljø for alle medarbejdere. For at bidrage til alle medarbejderes trivsel forventes du at arbejde på sikker vis og rette dig efter Experians fastlagte sikkerhedspraksisser og -procedurer. Du skal også indberette alle arbejdsrelaterede personskader eller sygdomme til din chef eller til personaleafdelingen. Stoffri arbejdsplads Experian er en stoffri arbejdsplads. Experian er forpligtet til at opretholde et arbejdsmiljø, der er fri for påvirkning af ulovlige og kontrollerede stoffer. Derfor er det forbudt at besidde, anmode om eller bruge ulovlige stoffer eller at være påvirket af sådanne stoffer i arbejdstiden i virksomheden, på virksomhedens ejendom eller ved ethvert virksomhedssponsoreret arrangement, og en sådan adfærd vil ikke blive tolereret. Vold på arbejdspladsen Experian tolererer ikke voldshandlinger på arbejdspladsen, der begås af eller mod medarbejdere. Voldshandlinger omfatter blandt andet bevidst ejendomsbeskadigelse, at besidde, svinge eller bruge et våben, en adfærd, der skaber en rimelig frygt for personskade hos en anden person, eller trusler om at eller rent faktisk at forvolde en anden person skade. 4. At undgå interessekonflikter Aktiviteter og relationer uden for Experian En interessekonflikt kan opstå, når dømmekraften kan påvirkes eller kan forekomme påvirket af muligheden for en personlig fordel. Medarbejdere skal altid være opmærksomme på eventuelle konflikter og forsøge at undgå dem. Alle medarbejdere er ansvarlige for at underrette deres Experian plc Side 6

7 chef om enhver situation, som de mener skaber eller kan skabe en interessekonflikt eller ligner en interessekonflikt. Chefer opfordres til at underrette den relevante Compliance-afdeling. Finansielle investeringer Alle medarbejdere har et ansvar for at sikre, at personlige finansielle aktiviteter ikke er i strid med deres forpligtelser som medarbejder. En økonomisk interessekonflikt kan forringe din dømmekraft eller give det indtryk, at din dømmekraft er forringet. Ekstern beskæftigelse Ekstern beskæftigelse kan, qua sin natur, svække den objektivitet, dømmekraft, effektivitet eller produktivitet, der forventes af dig i dit job. Derfor kræver Experian, at alle medarbejdere fremlægger alle potentielle konflikter med ekstern beskæftigelse for deres tilsynsførende og opnår skriftlig godkendelse fra Experians ledelse forud for deltagelse i sådan aktivitet. Gaver og forplejning Det at give firmagaver er en vanlig måde at styrke forretningsforhold på og kan, med visse restriktioner, være en lovlig forretningspraksis. Det er Experians politik, at virksomhedens medarbejdere må give og modtage passende, lovlige firmagaver i forbindelse med deres arbejde for virksomheden med erhvervskunder og andre ikke-statslige parter, forudsat at alle sådanne gaver er af beskeden værdi og ikke gives eller modtaget med henblik på eller mulighed for at påvirke modtagerens forretningsmæssige beslutningstagning. Du bør aldrig acceptere en betaling foretaget til dig med henblik på at påvirke dig til at belønne en kunde, en forhandler eller en anden person med en ordre. Før du tilbyder, uddeler eller modtager en gave eller forplejning, skal du omhyggeligt gennemgå Experians globale politik vedrørende gaver og forplejning, og, hvis det er nødvendigt, skal du ansøge om de passende godkendelser og sikre, at oplysninger om sådanne gaver eller forplejning registreres i Experians interne registre. Insiderhandel Det er strengt forbudt for alle medarbejdere (i) at købe og/eller sælge værdipapirer tilhørende Experian, Experians associerede virksomheder eller nogen anden børsnoteret virksomhed baseret på intern viden eller (ii) at give intern viden til tredjeparter, så de kan købe eller sælge værdipapirer. Intern viden omfatter væsentlig ikke-offentliggjort information, som du er kommet i besiddelse af som følge af din relation til virksomheden. Visse bestyrelsesmedlemmer, funktionærer, ledere og medarbejdere, som virksomheden identificerer som potentielle insidere, vil være underlagt yderligere restriktioner vedrørende køb og salg af aktiver og vil blive underrettet om sådanne restriktioner direkte af Experian plc's bestyrelsessekretær. Handel med værdipapirer baseret på intern viden kan medføre civilretlige eller strafferetlige sanktioner i henhold til loven. 5. At overholde lovene Bedrageri, bestikkelse og korruption Experian tolererer ikke nogen handling, der involverer bedrageri, bestikkelse, korruption, uærlighed eller vildledelse. Dette omfatter alle former for tyveri, alle handlinger, der forsætligt fremmer bedrageri eller tyveri fra andre personers side, og alle handlinger, der er udviklet til at Experian plc Side 7

8 hindre påvisningen eller undersøgelsen af bedrageri eller tyveri. Experian har interne politikker og processer, der er udviklet til at forhindre, opdage og indberette bedrageri, tyveri eller korruption, og medarbejdere pålægges at rette sig efter sådanne politikker og processer. Disse omfatter den globale politik vedrørende antikorruption og den globale politik vedrørende gaver og forplejning. Ingen bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere, agenter eller anden repræsentant for Experian må, direkte eller indirekte eller på anden måde gennem en tredjepart, tilbyde, stille til rådighed, godkende, anmode om eller modtage bestikkelse (inklusive, men ikke begrænset til, bestikkelse til eller fra en offentlig embedsmand) eller noget, der kunne fortolkes som bestikkelse uanset formål, ej heller udføre deres funktion på uretmæssig vis pga. en forventning om eller som følge af bestikkelse. Bestikkelse omfatter tilbud om, fremsættelse af, bemyndigelse af, anmodning om eller modtagelse af noget af værdi som en tilskyndelse til eller som belønning for den forkerte udførelse af en relevant funktion fra modtagerens side (skønt det at tilskynde eller belønne selv korrekt udførelse kan være en overtrædelse i den offentlige sammenhæng), eller hvor det ellers er forkert fra modtagerens side at anmode om eller modtage den relevante fordel. Partibidrag Hverken Experian eller nogen af virksomhedens direktionsmedlemmer, medarbejdere eller repræsentanter må komme med partibidrag på vegne af eller i Experians navn uden godkendelse fra Experian plc's bestyrelse, og, i visse tilfælde, aktionærer. Under ingen omstændigheder må partibidrag gives for at opnå ordrer eller nogen fordel for Experian. Tredjeparters immaterielle rettigheder Experian respekterer tredjeparters immaterielle rettigheder, herunder vores kunders, forhandleres og leverandørers immaterielle rettigheder. Hvis du får kendskab til eller mistanke om, at Experian krænker en tredjeparts immaterielle rettigheder som f.eks. et patent, et varemærke, en ophavsret eller en forretningshemmelighed, skal du kontakte den juridiske afdeling. 6. At beskytte aktiver og omdømme Virksomhedens ejendom Medarbejdere har et ansvar for at bruge Experians ejendom og aktiver til forretningsmæssig brug og ikke at lade dem blive brugt til nogen former for egen vinding. Du er ansvarlig for at opretholde virksomhedens ejendom under din kontrol, og du skal tage rimelige foranstaltninger til at beskytte den mod tyveri, misbrug, tab eller beskadigelse. Med forbehold for gældende love og relevante Experian-politikker tilhører idéer/opfindelser udviklet til eller på vegne af virksomheden inden for omfanget af din ansættelse eller ved brug af virksomhedens ressourcer virksomheden. Experian forbeholder sig ret til, i det omfang, lovgivningen tillader det, at overvåge medarbejderens brug af Experians kommunikationsredskaber og deres indhold. Medmindre det Experian plc Side 8

9 på anden vis er specifikt foreskrevet i gældende lov, skal medarbejdere ikke have nogen forventning om privatliv, hvad angår deres brug af virksomhedens systemer eller ejendom. Medarbejdernes brug af Experians systemer, såsom , internettet eller mobile enheder, skal ske i overensstemmelse med den relevante politik for acceptabel brug (som beskrevet i bilag C til den globale politik for informationssikkerhed). Regnskaber og protokoller Medarbejdere har et ansvar for at sikre, at Experians bogholderi, protokoller og regnskaber føres med rimelig nøjagtighed og giver et retvisende billede af transaktioner og dispositioner med Experians aktiver. Medarbejdere skal også hjælpe, når det er relevant, med at opretholde Experians system til intern regnskabskontrol. Offentlig kommunikation Alle Experian-relaterede offentlige meddelelser, artikler, foredragsmuligheder og henvendelser fra pressen eller det finansanalytiske samfund skal rettes til kommunikationsafdelingen eller afdelingen for intern kommunikation eller Investor Relations-afdelingen. 7. At opretholde fortrolighed Kunde- og tredjepartsinformation Fortrolig information er information, der får en uafhængig økonomisk værdi ved ikke at være almindeligt kendt blandt offentligheden. Fortrolig information omfatter fortrolig information udviklet af Experian såvel som fortrolig information, der er udleveret til Experian af kunder, forbrugere, leverandører og andre tredjeparter. Det er alle Experians medarbejderes ansvar at beskytte og opretholde al fortrolig information i henhold til gældende juridiske og kontraktmæssige restriktioner såvel som relevante Experianpolitikker. Indsamling, brug og offentliggørelse af personligt identificerbare oplysninger om forbrugerne er et særligt følsomt område, der generelt er underlagt specifikke regler og restriktioner. Hvis ikke fortrolig information beskyttes og sikres på korrekt vis, kan det påvirke Experians præstation, værdi og omdømme, det kan skade vores forbruger- og forretningsrelationer, og det kan medføre retsansvar. Medarbejdere må aldrig forsøge at opnå en konkurrents fortrolige oplysninger på uretmæssig vis. Hemmeligholdelsesaftaler Fortrolig information må aldrig deles uden for Experians område, medmindre der er indgået en skriftlig hemmeligholdelsesaftale med den modtagende part. Hemmeligholdelsesaftaler dokumenterer behovet for at opretholde fortrolighed omkring den relevante information og begrænse brugen af sådan information. I alle tilfælde skal den mængde fortrolige oplysninger, der deles med tredjeparter, begrænses til, hvad der er nødvendigt i forhold til et legitimt forretningsbehov. Experian plc Side 9

10 Anmodninger fra tilsynsmyndigheder Alle regeringens anmodninger om oplysninger eller dokumenter skal enten henvises til den globale Compliance-afdeling eller den juridiske afdeling, alt efter den specifikke type oplysninger eller dokumenter, der anmodes om hos Experian. Der bør ikke svares på en statslig anmodning uden forudgående godkendelse fra Global Compliance-afdelingen eller den juridiske afdeling. Dokumentopbevaring/informationssikkerhed Alle medarbejdere skal overholde deres regionale politik for opbevaring af dokumenter og den globale politik for informationssikkerhed, som findes på virksomhedens intranetsider. At indsamle og bruge ledelsesinformation Experian indsamler på lovlig vis information om kunder og markeder, hvor vi udøver virksomhed. Experian søger ikke at skaffe ledelsesinformation ved brug af ulovlige eller uetiske metoder. Konkurrenter må ikke kontaktes med henblik på at skaffe ledelsesinformation. Sommetider kan man komme i besiddelse af information ved et uheld, eller information kan blive udleveret til Experian fra ukendte kilder. I sådanne tilfælde kan det være uetisk at bruge oplysningerne, og du skal straks kontakte din chef, Compliance-afdelingen eller den juridiske afdeling, eller Experians fortrolige helpline for at afgøre, hvordan du skal forholde dig. 8. At tage ansvar Love, regler og bekendtgørelser Experian og virksomhedens medarbejdere vil overholde alle gældende love, regler og bekendtgørelser i alle jurisdiktioner, hvor Experian udøver virksomhed verden over, herunder, men ikke begrænset til, relevante datafortroligheds- og monopol-/konkurrencelove i alle lande, hvor vi udøver virksomhed. Medarbejderens ansvar Dette kodeks gælder for alle medarbejdere og, hvor det er relevant, for uafhængige kontrahenter og konsulenter. Den tilsynsførendes ansvar Tilsynsførende skal ikke alene overholde kodekset, men forventes at danne forbillede for dem, der rapporterer til dem. Tilsynsførende har et ansvar for at overvåge adfærden hos de personer, de fører tilsyn med, og fremme overholdelsen af gældende love, bekendtgørelser og dette kodeks. Supervisorer har ansvar for at støtte medarbejdere, der søger vejledning eller rapporterer embedsmisbrug eller bekymringer. Experians fortrolige helpline Medarbejdere bør indberette alle påstande om ulovligheder. Bekymringer fra medarbejdere vil blive taget alvorligt og behandlet i fortrolighed. Experian plc Side 10

11 Experian har en gratis fortrolig helpline, som er åben hele døgnet, og som medarbejdere kan bruge til at indberette en reel overtrædelse eller en mistanke om overtrædelse (i god tro) af dette kodeks. Du pålægges at indberette alle kendte overtrædelser af kodekset og samarbejde i forbindelse med en eventuel efterforskning, hvis du bliver bedt om det. Hvis du ikke gør det, kan det resultere i korrigerende handlinger. Hvis medarbejdere i ond hensigt aflægger en rapport, som de ved er falsk, kan dette også resultere i korrigerende handlinger. Regionale telefonnumre til den fortrolige helpline kan fås hos den lokale personaleafdeling, den lokale afdeling for intern revision og/eller på regionens intranetside. Løsning, kommunikation og ikke-repressalier Experian vil være yderst opmærksom på alle indberettede problemer og foretage øjeblikkelig efterforskning i relevante tilfælde, særligt i tilfælde, der potentielt involverer lovovertrædelser. Vi vil samarbejde fuldt ud med retshåndhævelses- og statslige instanser. Hvis det er praktisk muligt, vil vi sende et svar til den person, som indberettede problemet. Medarbejdere, som indberetter en overtrædelse, må ikke udsættes for chikane, repressalier eller ugunstige konsekvenser i ansættelsen som følge af indberetningen. Hvis en medarbejder chikanerer en person eller på utilbørlig vis gør gengæld over for en person, der har indberettet en overtrædelse, vil dette få konsekvenser, hvilket kan omfatte suspendering uden løn eller opsigelse af ansættelsesforholdet. Konsekvenser af overtrædelse Hvis en medarbejder overtræder dette kodeks, nogen af Experians politikker eller en relevant bekendtgørelse eller en relevant lov, kan det have konsekvenser, hvilket kan omfatte suspendering uden løn eller opsigelse af ansættelsesforholdet. Medarbejderen kan også blive underlagt civilretlige og/eller strafferetlige sanktioner som foreskrevet ved lov. 9. Forvaltning af det globale adfærdskodeks Global Compliance-afdelingen Global Compliance-afdelingen pålægges at implementere og forvalte dette kodeks. Global Compliance-afdelingen udøver også den overordnede kontrol med compliance-aktiviteter på tværs af virksomheden for at fremme vigtigheden af forretningsetik og overholdelse af gældende love, bekendtgørelser og interne politikker. Global Compliance-afdelingen fastlægger politikker, procedurer og strukturer for virksomheden. Ingen betydning for ansættelsesforholdet Intet i dette kodeks giver medarbejdere nogen rettigheder med hensyn til deres fortsatte ansættelse eller udgør nogen ansættelsesaftale eller griber på nogen måde ind i deres eller virksomhedens ret til at opsige ansættelsesforholdet i henhold til gældende lov. Experian plc Side 11

12 10. BEKRÆFTELSE AF MODTAGELSEN JEG BEKRÆFTER, AT JEG HAR LÆST OG FORSTÅET EXPERIANS GLOBALE ADFÆRDSKODEKS. Ved at anerkende dette kodeks forpligter du dig til at opretholde dets standarder i alt, hvad du foretager dig som repræsentant for Experian. Navn med blokbogstaver: Medarbejdernr. (hvis tildelt): Underskrift: Dato: Experian plc Side 12