Instruktionsbeføjelse og oplysningspligt for medlemmer af udvalg, råd og nævn, udpeget af Kommunalbestyrelsen

Transkript

1 Instruktionsbeføjelse og oplysningspligt for medlemmer af udvalg, råd og nævn, udpeget af Kommunalbestyrelsen Efter Økonomiudvalgets behandling den 4. maj 2011er notatet suppleret med afsnit om tavshedspligt, inhabilitet samt straf og ansvar Kommunalbestyrelsen udpeger i forbindelse med det konstituerende møde medlemmer til udvalg, råd, nævn og bestyrelser (i det følgende alle benævnt bestyrelser). For perioden til drejer det sig om i alt 168 poster, hvoraf godt halvdelen af posterne besættes med kommunalbestyrelsesmedlemmer. I dette notat beskrives de regler og retningslinjer, der gælder inden for de enkelte organisationsformer. 7. juni 2011 Juridisk Kontor Tlf sa@rudersdal.dk Sagsnr.: 11/16057 Aktieselskaber Eksempel: Rudersdal Forsyning A/S og Mølleåværket A/S Forbud mod instruktion af medlemmer af selskabets bestyrelse Det følger af aktieselskabsloven, at en ejers styring af et aktieselskab udøves på generalforsamlingen. Kommunalbestyrelsen kan som ejer vælge en mere eller mindre aktiv ejerpolitik. Kommunalbestyrelsen kan instruere den person, som har mandat til generalforsamlingen. Derimod har Kommunalbestyrelsen ikke mulighed for at instruere selskabets bestyrelsesmedlemmer. Hvis Kommunalbestyrelsen er utilfreds med de beslutninger, som bestyrelsen træffer, er den eneste reaktionsmulighed at vælge et nyt medlem af bestyrelsen. Medlemmer udpeget af Kommunalbestyrelsen i henhold til en vedtægtsbestemmelse kan afsættes uden afholdelse af generalforsamling. Kommunalbestyrelsen er ved sin beslutning herom underlagt et saglighedskrav. Udveksling af oplysninger mellem kommunen og medlemmer af selskabets bestyrelse Oplysningspligt Når Kommunalbestyrelsen ikke har instruktionsbeføjelse over for bestyrelsesmedlemmer, kan Kommunalbestyrelsen ikke pålægge bestyrelsesmedlemmerne en oplysningspligt i forhold til kommunen. Kommunalbestyrelsen kan via vedtægterne forpligte selskabets ledelse til at udlevere nærmere bestemte oplysninger.

2 Oplysningsret Aktieselskabets bestyrelsesmedlemmer har ret til at afgive oplysninger om selskabet, hvis de ikke derved handler i strid med deres tavshedspligt. en for bestyrelsesmedlemmer i et aktieselskab reguleres af aktieselskabsloven og straffeloven. Aktieselskabslovens tavshedspligtsregler er skærpede i forhold til forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Der gælder en loyalitetsforpligtelse for bestyrelsesmedlemmer i et aktieselskab, hvorefter de udelukkende skal varetage selskabets interesser. Spørgsmålet om inhabilitet er derfor kun reguleret i forhold til særlige situationer. Det er i et selvstændigt notat behandlet, hvornår medlemmer af Rudersdal Forsyning A/S er inhabile ved sagers behandling i Kommunalbestyrelsen. Aktieselskabsloven indeholder bestemmelser om straf og ansvar i forhold til bestyrelsesmedlemmerne. Kommunen kan tegne ansvarsforsikring for de af Kommunalbestyrelsen udpegede bestyrelsesmedlemmer. Kommunale fællesskaber (Den kommunale styrelseslov 60) Eksempel: Beredskabskommissionen, HMN Naturgas I/S, Nordforbrænding I/S Et kommunalt fællesskab godkendt efter den kommunale styrelseslov 60 er et samarbejde mellem to eller flere kommuner, hvor der til løsning af en konkret opgave etableres et selvstændigt styrelsesorgan. Et 60 selskab medfører indskrænkninger i de deltagende kommunalbestyrelsers beføjelser og kræver Tilsynets godkendelse. Kommunale fællesskaber er selvstændige juridiske personer. Dette gælder, uanset om det betegnes som kommunalt fællesskab, interessentskab, andelsselskab eller lignende. Instruktionsbeføjelser for Kommunalbestyrelsen I kommunale fællesskaber er de af Kommunalbestyrelsen udpegede medlemmer af bestyrelsen underlagt Kommunalbestyrelsens instruktion. De udpegede skal derfor ved afstemninger i fællesskabet handle i overensstemmelse med et eventuelt bundet mandat fra Kommunalbe- 2

3 styrelsens flertal. Dette gælder også i forhold til bestyrelsesmedlemmer, der er udpeget af et mindretal i Kommunalbestyrelsen. Oplysningspligt Når der er en instruktionsbeføjelse for Kommunalbestyrelsen, kan Kommunalbestyrelsen pålægge repræsentanten at videregive oplysninger vedrørende arbejdet i bestyrelsen. Dette skal dog ske med respekt af gældende regler om tavshedspligt. Kommunale fællesskaber er omfattet af forvaltningsloven og dermed også af forvaltningslovens og straffelovens bestemmelser om tavshedspligt. Kommunale fællesskaber er en del af den offentlige forvaltning og forvaltningslovens regler om inhabilitet finder anvendelse på medlemmerne af bestyrelsen. Ved behandling af sager i Kommunalbestyrelsen om fællesskabets forhold vil det klare udgangspunkt være, at der ikke er tale om inhabilitet, fordi der ikke er modstridende interesser (den såkaldte kommunale modifikation). Ansvars- og erstatningsreglerne i den kommunale styrelseslov gælder også kommunalbestyrelsesmedlemmer, som sidder i bestyrelsen for kommunale fællesskaber. Kommunen kan derfor ikke tegne ansvarsforsikring for disse bestyrelsesmedlemmer, da deres ansvar reguleres via den kommunale styrelseslov. Erhvervsdrivende fonde Eksempel: Vedbæk Havn, Gl. Holtegaard Bredafonden Instruktionsbeføjelser for Kommunalbestyrelsen Efter de almindelige kommunalretlige regler antages en Kommunalbestyrelse, der har udpeget medlemmer til en bestyrelse, at have adgang til at instruere om, hvorledes disse bestyrelsesmedlemmer skal stemme, såfremt bestyrelsen varetager opgaver, som Kommunalbestyrelsen selv ville kunne løse, jf. tillige den kommunale styrelseslov 68 a stk. 3. Det kommunalretlige udgangspunkt fraviges, når det følger af selskabsretlige regler, at der ikke er adgang til instruktion, jf. aktieselskabslovgivningen. Kommunalbestyrelsens instruktionsbeføjelse er ikke udelukket ud fra fondsretlige hensyn. 3

4 Instruktionsbeføjelsen omfatter alle spørgsmål, hvor Kommunalbestyrelsens interesser ønskes varetaget. Kommunalbestyrelsen afgør, om der i en konkret situation foreligger en sådan interesse for kommunen, at Kommunalbestyrelsen vil benytte sig af sin instruktionsbeføjelse. Som tidligere nævnt modsvares instruktionsbeføjelser af oplysningspligt. Fonde / selvejende institutioner er karakteriseret ved at have organisatorisk autonomi (egen bestyrelse, egen vedtægt og egen formue) og er ikke omfattet af forvaltningslovens regler. en reguleres via fondslovgivningen, som svarer til selskabslovgivningens regler herom. Der gælder en loyalitetsforpligtelse for bestyrelsesmedlemmer i en selvejende institution, hvorefter de udelukkende skal varetage selskabets interesser. Spørgsmålet om inhabilitet er reguleret i fondslovgivningen. Bestemmelserne svarer til bestemmelserne i selskabslovgivningen. Ved behandling af sager i Kommunalbestyrelsen om den selvejende institutions forhold vil der som oftest ikke være tale om inhabilitet, fordi der ikke er modstridende interesser, da de af Kommunalbestyrelsen udpegede medlemmer varetager kommunens interesser. kan dog konkret forekomme ved kommunalbestyrelsens behandling af sager vedrørende privatretlige dispositioner i forholdet mellem kommunen og den pågældende selvejende institution. Fondslovgivningen indeholder bestemmelser om straf og ansvar i forhold til bestyrelsesmedlemmerne. Kommunen kan tegne ansvarsforsikring for de af Kommunalbestyrelsen udpegede bestyrelsesmedlemmer. Øvrige bestyrelser Eksempel: Almene boligorganisationer samt eksempler fra udvalgsfortegnelsen Der er en lang og fast tradition for, at en kommunalbestyrelse kan udpege medlemmer til bestyrelser for almene fonde, velgørende institutioner, legater m.v., også selv om disse bestyrelser udfører ikkekommunale opgaver. 4

5 I sådanne bestyrelser er de udpegede medlemmer ikke undergivet instruktionsbeføjelse fra Kommunalbestyrelsen. Begrundelsen herfor er, at det er organer, som udfører ikke-kommunale opgaver. Udvalg, råd og nævn med selvstændig kompetence Eksempel: Huslejenævn, beboerklagenævn, hegnssyn, fredningsnævnet, Børn- og unge udvalget. folkeoplysningsudvalget En række udvalg, råd og nævn er nedsat med hjemmel i en konkret lov, der nærmere regulerer organets virksomhed. I sådanne tilfælde, hvor der ved lov er tillagt en særlig kompetence, er instruktionsbeføjelse fra Kommunalbestyrelsen udelukket. Skolebestyrelser - Observatørstatus I henhold til 1, stk. 2 i vedtægt for styrelse af Rudersdal Kommunes skolevæsen, kan de enkelte skolebestyrelser anmode om, at Kommunalbestyrelsen vælger et kommunalbestyrelsesmedlem til at deltage uden stemmeret i skolebestyrelsens møder. Denne mulighed benytter alle skolebestyrelser sig af. I disse tilfælde kan de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer bringe information fra skolebestyrelse til kommunalbestyrelse og omvendt. 5