E-survey: Generalforsamlingen det aktive ejerskab. Resultater og trends. certainty ingenuity advantage

Transkript

1 E-survey: Generalforsamlingen det aktive ejerskab Resultater og trends certainty ingenuity advantage

2 Indhold Indhold Forord Konklusioner Planlægning af Aktivt ejerskab Aktivering af Deltagelse på Elektronisk afstemning & valghandlinger Elektroniske muligheder for aktionærerne Sociale medier & feedback fra aktionærerne Tips til KONTAKT OS Michael Kjøller-Petersen Adm. direktør T: M: E: michael.kjoellerpetersen@ computershare.dk Hanne Milling Head of Relationship Management T: M: E: hanne.milling@computershare.dk Mathias J.H.R. Eckéll Senior Relationship Manager T: M: E: mathias.eckell@computershare.dk Lars Sten Nielsen Head of Sales T: M: E: lars.nielsen@computershare.dk Jeppe Michael Christensen Senior Relationship Manager T: M: E: jeppemichael.christensen@ computershare.dk Helle Hummer Strøm Senior Relationship Manager T: M: E: helle.stroem@computershare.dk Copyright: Computershare A/S. Kan citeres med kildeangivelse. Publiceret: November Computershare e-survey

3 Forord MICHAEL KJØLLER-PETERSEN Adm. direktør, Computershare A/S Forord I 2013 har der været fokus på over hele verden. Det var nemlig året efter det såkaldte Shareholder Spring. Men har ændret sig, når det kommer til stykket? Vi ser på, hvordan selskaber og investorer klarede dette afgørende år. Aktivt ejerskab har været et hot topic over det meste af verden, og især i England og USA har sidste års Shareholder Spring været meget omtalt med aktionærer, der har spillet en meget mere aktiv rolle end tidligere på generalforsamlingerne, særligt i spørgsmål om ledelsernes vederlag og performance. Dette års generalforsamlingssæson har været præget af forventningen om et nyt Shareholder Spring. Men begivenhederne fra 2012 blev ikke gentaget i samme omfang, og det kan tyde på, at selskaberne har nærmet sig deres investorer, og at de investorerne tager deres ansvar som medejere alvorligt, og bidrager konstruktivt til det aktive ejerskab. Hvad er ændret? I de senere år er der kommet øget fokus på aktionærernes rolle i børsnoterede selskaber, hvilket bl.a. ses i EU-kommissionens handlingsplan for selskabsret og corporate governance samt de nye anbefalinger fra Komitéen for god Selskabsledelse. Der lægges særlig vægt på, at aktionærernes mulighed for at udøve aktivt ejerskab skal øges, og at tilrettelæggelsen af skal understøtte det aktive ejerskab, bl.a. ved hjælp af de elektroniske muligheder. Selskaberne er i stigende grad blevet lydhøre over for konstruktive og værdiskabende input fra aktionærerne, og stadig flere selskaber efterlever anbefalingerne om øgede kommunikationskrav - herunder sikring af løbende dialog mellem selskabet og aktionærerne, så aktionærerne får relevant indsigt i selskabets potentiale og politikker, og bestyrelsen kender aktionærernes holdninger. Dette kan være en af årsagerne til, at aktionærerne ikke som i ventet udstrækning har været aktivistiske, men derimod i højere grad har deltaget i konstruktiv dialog, der kan være medvirkende til selskabets værdiskabelse. Selskaberne skal se værdien Der er ingen tvivl om, at aktivt ejerskab fortsat er på dagsordenen, og det kommer også til at være omdrejningspunkt i På de internationale markeder kan vi se, at det aktive ejerskab i høj grad har vundet indpas, og det afspejles især i stigningen af fuldmagter og stemmeinstrukser. Vores analyse viser dog, at der stadig er mange af de danske børsnoterede selskaber, der mangler at se værdien af det øgede aktive ejerskab. Vi forventer stigende erkendelse hos selskaberne af, at aktive ejere kan være medvirkende til at styrke selskabsledelsen, og det er vores holdning, at det aktive ejerskab bør ses som et positivt tegn på ansvarlig afkastoptimering fra de institutionelle og private aktionærers side. Den gode generalforsamling Computershare har som mål at sikre kunderne præcis og opdateret information om ændringer og tendenser inden for generalforsamlingsområdet. I denne rapport har vi samlet besvarelserne fra surveyen for at give dig et billede af, hvor bevæger sig hen. Hvordan oplever selskaberne i praksis værdien af generalforsamlingerne? Fungerer de godt nok? Og hvis ikke hvordan kan de forbedres? Disse spørgsmål har vi forsøgt at finde svar på for at identificere de gaps, der måtte være for at nå hen imod den gode generalforsamling. Vi takker for de mange besvarelser og håber, at de følgende sider vil give en dybere indsigt i, hvordan aktionæradfærden har været og vil udvikle sig, og hvilke strategiske initiativer selskaberne kan igangsætte for at imødekomme aktionærernes ønsker til God fornøjelse! Michael Kjøller-Petersen Adm. direktør, Computershare A/S Computershare e-survey 2

4 Konklusioner BAGGRUND For tredje år i træk har Computershare gennemført en online spørgeskemaundersøgelse om generalforsamlinger i danske børsnoterede selskaber og en række større unoterede selskaber. Data er indsamlet i perioden aug.-okt. 2013, aug.-okt og sept.-okt De vigtigste tendenser i dette års survey De danske børsnoterede selskaber er blevet bevidste om kravene omkring understøttelse af aktivt ejerskab, men tallene i dette års survey viser endnu ikke, at der er taget egentlig stilling til handling bag erkendelsen. Således venter kun af de børsnoterede selskaber øget aktivt ejerskab fra aktionærerne, mens 45% ikke forventer øget aktivt ejerskab. 25% af selskaberne mener, at et mere aktivt ejerskab vil være værdiskabende for selskabet, mens samme antal ikke tror på, at det skaber værdi. Halvdelen af selskaberne svarer ved ikke til dette spørgsmål. 13% af selskaberne forventer flere spørgsmål fra aktionærerne på den kommende generalforsamling. 74% svarer nej til dette. Kun 18% af selskaberne oplyser, at deres bestyrelse deltager i investormøder, selvom den nye Corporate Governance-anbefalinger lægger op til, at bestyrelsen skal sikre sig viden om aktionærernes holdninger. Stadig flere processer bliver elektroniske, og det er medvirkende til at gøre mere effektiv og smidig - både for selskabet og for aktionærerne. 43% af selskaberne er gået over til udelukkende at sende elektroniske indkaldelser. Antallet af stemmeinstrukser fra udenlandske investorer er stigende, og den stadig voksende internationale ejerstruktur har ført til en mere kompleks og omfattende fuldmagtshåndtering samt øget brug af proxy advisors og proxy voting agencies, primært drevet af øget aktivt ejerskab hos udenlandske institutionelle investorer. For at undgå skjult aktionæropposition bør selskaberne sikre, at de har et klart overblik over aktionærerne - både de navnenoterede i ejerbogen og de unoterede aktionærer i nominee accounts - eksempelvis ved hjælp af aktionæranalyse eller Shareholder ID. Endnu benytter kun få selskaber sociale medier til aktionærkommunikation i forbindelse med. Selskaberne bør anvende og overvåge de sociale medier før, under og efter. 3 Computershare e-survey

5 Rammerne for øgede krav til Forventer I, at rammen for jeres generalforsamling bliver ændret efter indførelsen af de nye Corporate Governance-anbefalinger? Kun 2% af selskaberne forventer at ændre rammen for for at imødekomme de nye CGanbefalinger. 2% 18% Ja Nej Ved ikke 7 af selskaberne mener, at ansvaret for det aktive ejerskab ligger både hos selskabet og hos aktionærerne. Hvor bør ansvaret for det aktive ejerskab ligge? % 11% 9% Selskabet Aktionærerne Selskabet og aktionærerne Ved ikke Kun 2% af de adspurgte selskaber forventer at ændre rammen for for bedre at leve op til de nye Corporate Governance-anbefalinger. Dette lave tal kan tolkes som om at at selskaberne allerede mener, at de lever op til anbefalingerne om, at skal understøtte aktivt ejerskab. 7 af selskaberne mener, at ansvaret for det aktive ejerskab ligger både hos selskabet og hos aktionærerne. Lovgivningen stiller krav til selskaberne om, at tilrettelæggelsen af skal planlægges, så den understøtter aktivt ejerskab. Men det er kun aktionærerne, der kan udleve det aktive ejerskab i praksis - eksempelvis ved at deltage på, udpege medlemmer til selskabets bestyrelse og give udtryk for sine holdninger. Vi forventer at se flere tiltag fra selskabernes side til understøttelse af det aktive ejerskab, da selskaberne i højere grad er blevet lydhøre over for værdiskabende input fra aktionærerne. Computershare e-survey 4

6 Aktivt ejerskab værdien af aktivt ejerskab 25% mener, at et mere aktivt ejerskab vil være til gavn for selskabet. 25% mener, at det ikke vil. 5 ved ikke. af selskaberne forventer øget grad af aktivt ejerskab blandt de private aktionærer og de institutionelle investorer i Institutionelle investorer (svar fra sidste års survey) Vil et mere aktivt ejerskab være til gavn for selskabet? % 25% 25% 25% Ja Nej Ved ikke Vurderer I, at graden af aktivt ejerskab blandt private aktionærer og institutionelle investorer vil blive forøget i 2014 set i forhold til 2013? 51% % svarer ja til, at de udøver aktivt ejerskab. 71% forventer, at der vil komme øget fokus på aktivt ejerskab blandt de institutionelle investorer de kommende år. 18% forventer at være mere aktive på generalforsamlingerne de kommende år. 47% har retningslinjer for aktivt ejerskab, og 41% har ingen retningslinjer. 45% 35% Ja Nej Ved ikke Kun 25% af selskaberne mener, at et mere aktivt ejerskab vil være til gavn for selskabet. Ligeledes mener 25%, at et mere aktivt ejerskab ikke vil være til gavn for virksomheden, og de resterende 5 ved ikke, om et øget aktivt ejerskab vil være godt eller skidt for dem. af selskaberne vurderer, at graden af aktivt ejerskab blandt de private aktionærer og de institutionelle investorer vil blive forøget i Det er tydeligt, at selskaberne stadig mangler at se værdien af det øgede aktive ejerskab, hvilket er tankevækkende set i lyset af anbefalingerne fra Komitéen for God Selskabsledelse, der anbefaler ledelsen at fremme aktivt ejerskab. Vi ved fra kapitalfondejede porteføljeselskaber, hvor der lægges meget vægt på aktivt ejerskab, at selskaberne typisk præsterer højere lønsomhed end andre selskaber. Den seneste undersøgelse fra DVCA viser klart, at kapitalfondenes porteføljeselskaber er mere lønsomme end de børsnoterede Small- og MidCap-selskaber. Vi forventer stigende erkendelse hos selskaberne af, at aktive ejere kan styrke selskabsledelsen. Det aktive ejerskab bør ses som et positivt tegn på ansvarlig afkastoptimering fra både de institutionelle og private aktionærers side, og vi mener ikke, at selskaberne har grund til at frygte det. Tværtimod kan det gode, aktive ejerskab være værdiskabende for selskabet. 5 Computershare e-survey

7 til gavn for selskabet Kun 25% af selskaberne mener, at et mere aktivt ejerskab vil være til gavn for dem. øget værdiskabelse Det konstruktive, aktive ejerskab kan medvirke til at øge værdiskabelsen i selskabet. øget fokus på aktivt ejerskab Hvordan understøtter I aktivt ejerskab? Hos 18% af selskaberne deltager bestyrelsen i investormøder. Aktionærernes mulighed for at ytre sig på 89% 52% af selskaberne har løbende dialog med aktionærerne, mens 84% af selskaberne lægger vægt på åbenhed og transparens. Generalforsamlingens tilgængelighed Løbende rapportering til bestyrelsen vedr. ejerstruktur Bestyrelsen deltager i investormøder 18% 52% 73% Institutionelle investorer (svar fra sidste års survey) 47% mener ikke, at det aktive ejerskab generelt fungerer tilfredsstillende i Danmark, og kun 12% mener, at det fungerer tilfredsstillende. 65% er parat til at koordinere strategier med andre institutionelle investorer med henblik på at opnå en større effekt og gennemslagskraft, hvis fredelige virkemidler ikke virker over for selskabet. Private aktionærer (svar fra sidste års survey) 76% mener, at det er vigtigt for mindretalsaktionærer at finde sammen, så de samlet kan få indflydelse og give selskabet modspil. Løbende dialog med aktionærerne Alle aktionærer har adgang til samme information Åbenhed og transparens Selvom de nye Corporate Governance-anbefalinger lægger op til, at bestyrelsen skal sikre sig viden om aktionærernes holdninger, oplyser kun 18%, at deres bestyrelse deltager i investormøder. 52% af selskaberne har løbende dialog med aktionærerne for at understøtte det aktive ejerskab, mens 84% af selskaberne lægger vægt på åbenhed og transparens. Lidt over halvdelen af selskaberne svarer, at de løbende rapporterer om selskabets ejerstruktur til bestyrelsen. Langt størstedelen af selskaberne understøtter det aktive ejerskab ved at give alle aktionærer adgang til samme information, sikre åbenhed og transparens og give aktionærerne mulighed for at ytre sig på. Vi forventer at flere selskaber vil lave tiltag, der skal sikre bestyrelsen en løbende dialog mellem selskabet og aktionærerne, så aktionærerne får indsigt i selskabets potentiale og politikker, og så bestyrelsen får kendskab til aktionærernes holdninger. Vi vurderer, at det øgede aktive ejerskab bl.a. vil komme til udtryk i flere aktionærcommunities - både professionelle og semi-professionelle - hvor mindretalsaktionærer går sammen for at få øget indflydelse, når de er utilfredse med selskabernes ledelse og performance. Det er vores erfaring, at også de institutionelle investorer i højere grad taler sammen og gør fælles front. 52% 84% Computershare e-survey 6

8 Aktivering af åbenhed & dialog 73% af selskaberne svarer, at ledelse og bestyrelse er tilgængelig for dialog umiddelbart før og efter. Benytter I en eller flere af følgende muligheder for at aktivere? Indsamling af feedback fra fremmødte aktionærer Afholdelse af aktionærmøde før eller efter GF Ledelse og bestyrelse er tilgængelig før og efter GF 7% 11% 73% 66% lægger vægt på en imødekommende tone i indkaldelsen. Større brug af digitale muligheder Dokumentation for at alle seriøse henvendelser bliver behandlet og offentliggjort i logbog i aktionærrummet 5% 27% 43% opfordrer aktionærerne til aktiv dialog. Aktionærrum på aktionærportal Kvantitative mål for deltagelse på GF 2% 11% 11% evaluerer Aktionærsurveys inden GF Imødekommende tone i indkaldelsen 66% Opfordrer aktionærerne til aktiv dialog 43% Selskaberne er i stigende grad blevet lydhøre over for konstruktive og værdiskabende input fra aktionærerne, og flere selskaber er begyndt at aktivere med initiativer, der skal tilgodese aktionærernes ønsker. Eksempler på dette er rundvisning, informationsstande og produktlanceringer, visning af kortfilm om selskabet inden GF-start mm. Tiltag som disse kan samtidig være med til at forlænge s levetid. Sidste års survey viste, at muligheden for at komme til orde - før, under og efter - er meget vigtig for de private aktionærer. Selskaberne kan overveje at afholde aktionærmøder i forbindelse med for at give aktionærerne mulighed for at stille spørgsmål til ledelsen i et mere uformelt forum. Størstedelen af de fremmødte aktionærer deltager på for at få uddybende information fra selskabet. De private aktionærer ønsker, at er professionel og veltilrettelagt, og flere giver udtryk for, at dirigenten gerne må styre spørgsmål med hård hånd, så der ikke spildes tid på kværulantspørgsmål. Vi forventer, at selskaberne fremover i højere grad vil iværksætte initiativer til aktivering af. 7 Computershare e-survey

9 invitation til dialog Selskaberne er blevet lydhøre over for konstruktive input fra aktionærerne. tilgængelig ledelse Ledelsen og bestyrelsen bør være tilgængelig for dialog før og efter. nye intiativer Flere selskaber aktiverer med initiativer, der skal tilgodese aktionærernes ønsker. Dog svarer 68%, at de ikke har særlige tiltag til aktivering af. 11% af selskaberne forventer flere spørgsmål fra investorerne i Private aktionærer (svar fra sidste års survey) 57% af de private aktionærer mener, at selskaberne bør benytte til at lancere nyheder - eksempelvis rundvisninger og nye produkter. Har I særlige tiltag, der skal aktivere over for aktionærerne? % 7% 7% 9% Rundvisning Udstilling af produkter Lancering af nyheder Andet Ingen tiltag Forventer I at få flere spørgsmål fra såvel private aktionærer som institutionelle investorer før og under 2014? 11% 77% 11% % Ja Nej Ved ikke 72% er tilfredse med det materiale, selskaberne udleverer på - eksempelvis årsrapport, dagsorden og vareprøver. 89% af de private aktionærer mener, at det en god idé, at selskabet holder aktionærmøder i forbindelse med. 11% af selskaberne forventer at få flere spørgsmål fra investorerne på den kommende generalforsamling. Enkelte selskaber oplyser, at de år for år oplever et stigende antal spørgsmål fra private på den årlige generalforsamling. Spørgsmålene kredser om emner som ledelsesaflønning, økonomisk udvikling, strategi, mænd/kvinder i bestyrelsen, corporate governance og finansielle forhold. For at imødekomme spørgsmål fra aktionærer kan selskaberne bl.a. oprette Q&A på selskabets hjemmeside, afholde aktionærmøder i forbindelse med, så aktionærerne har mulighed for at stille spørgsmål i et mere uformelt forum, eller invitere til rundvisning for at give indsigt i virksomheden. For at kunne målrette aktiveringstiltag mod aktionærerne kræver det, at selskabet har overblik over aktionærstrukturen. Sidste års survey viste, at blot af selskaberne analyserer ejerstrukturen forud for. Vi forventer, at dette tal vil stige - ikke mindst i takt med, at der kommer flere valghandlinger på, da det kan være afgørende for selskabet at få et klart overblik over ejerstrukturen for at undgå eventuel skjult opposition fra aktionærer. Computershare e-survey 8

10 Deltagelse på uændret deltagelse Forventer I flere deltagere på den næste generalforsamling? 82% af selskaberne forventer ikke flere deltagere på den kommende generalforsamling % 82% Kun 2% forventer flere deltagere på i % 16% 12% 2% Ja Nej Ved ikke Antallet af udenlandske stemmeinstrukser er fortsat stigende, men kun af de adspurgte selskaber forventer, at antallet stiger til næste år. Proxyrådgivere har fået øget indflydelse, da mange af de institutionelle investorer har outsourcet denne del pga. ressourcemangel. 25% af de institutionelle investorer anvender proxyrådgivere eller instruktion til kapitalforvalter om udøvelse af ejerskab via stemmerettigheder. Forventer I flere udenlandske stemmeinstrukser på næste generalforsamling? % 74% Ja Nej Ved ikke Antallet af deltagere på de børsnoterede selskabers generalforsamlinger har været uændret, og historisk set har der sjældent været særlig stor deltagelse ved børsnoterede selskabers generalforsamlinger. Kun 2% af selskaberne forventer øget deltagelse på den kommende generalforsamling. Den øgede internationale ejerstruktur har ført til en mere kompleks og omfattende fuldmagtshåndtering samt øget brug af proxy advisors og proxy voting agencies, hvilket primært er drevet af øget aktivt ejerskab hos udenlandske institutionelle investorer og beneficial owners i kølvandet på finanskrisen. 55% 24% 25% Computershare har også i generalforsamlingssæsonen 2013 oplevet en stigning i antallet af udenlandske stemmeinstrukser. Det er vores vurdering, at denne udvikling vil fortsætte i kraft af, at den udenlandske ejerandel af danske aktier er stigende. Derfor er det vigtigt at få aktiveret de udenlandske investorer til at deltage på for at få mandat til at gennemføre eventuelle afstemninger. Som supplement til fysisk fremmøde på kan selskabet give adgang til, at aktionærer kan deltage elektronisk i, herunder stemme elektronisk uden at være fysisk til stede. 9 Computershare e-survey

11 udenlandske stemmeinstrukser Også i 2013 var der en stigning i antallet af udenlandske stemmeinstrukser. undgå skjult aktionæropposition Få et klart overblik over aktionærstrukturen og undgå skjult opposition fra aktionærer. samarbejde med ejerbogsfører 95% af selskaberne sikrer overblik over stemmer og fuldmagter i samarbejde med selskabets ejerbogsfører. 57% af selskaberne forventer ikke flere fuldmagter til ledelsen i Kun få selskaber samarbejder med proxy-institutter. Forventer I flere fuldmagter til ledelsen på næste generalforsamling? % 9% 68% Ja Nej Ved ikke Hvordan sikrer I bedst muligt overblik over stemmer og fuldmagter op til? 10 95% 57% 26% 34% Samarbejde med ejerbogsfører 2% Samarbejde med proxyinstitutter 7% 5% Shareholder ID / aktionæranalyse Andet 95% af selskaberne sikrer overblik over stemmer og fuldmagter i samarbejde med selskabets ejerbogsfører. Den stigende spredning i ejerskabet i danske selskaber kan vanskeliggøre dialogen mellem selskabets ledelse og ejerne. Vi anbefaler selskaberne at gå i dialog med aktionærerne i god tid inden proxy-sæsonen og sikre overblik over ejerstrukturen - både de navnenoterede aktionærer i ejerbogen og de udenlandske aktionærer, der har deres aktier registreret i nominee-depoter. Skjult opposition fra aktionærer kan undgås ved, at selskabet får et klart overblik over aktionærbasen - find ud af, hvem der stemmer, og hvem der har indflydelse på stemmeafgivelsen, eksempelvis proxy advisors. Særligt selskaber uden majoritetsaktionærer bør være opmærksomme og kan med fordel benytte proxy advisors og proxy voting agencies, der kan være forskellen mellem et gennemført og et nedstemt forslag. Computershare e-survey 10

12 Elektronisk afstemning & valghandlinger stadig få elektroniske afstemninger Hvordan vil I håndtere eventuelle afstemninger på den næste generalforsamling? Det er stadig kun få selskaber, der afholder elektronisk afstemning. Dog er der en stigende tendens til, at flere vil benytte elektronisk afstemning på næste års generalforsamling % Fredsvalg (dirigenten bekræfter uden afstemning) 74% 93% 68% 21% 24% 16% 2% 5% 9% Stemmesedler (papir) Håndsoprækning Elektronisk/trådløs Mobilafstemning Både de private og de institutionelle investorer er i høj grad parate til at stemme elektronisk på. Bør selskabet indføre elektronisk afstemning? Private 61% 5% 34% Ja Nej Institutionelle 59% 12% 29% Ved ikke (svar fra sidste års survey) Det er stadig kun få selskaber, der afholder elektronisk afstemning. Dog er der en stigende tendens til, at flere vil benytte elektronisk afstemning på næste års generalforsamling. Både de private aktionærer og de institutionelle investorer er i høj grad parate til en yderligere digitalisering af - inklusive elektroniske afstemningssystemer - men selskaberne er stadig tøvende med at introducere elektronisk afstemning. Udviklingen mod flere fuldstændige redegørelser vil højst sandsynligt fremme trenden mod flere elektroniske afstemninger, der gør det muligt at gennemføre afstemninger hurtigt og effektivt. I flere europæiske lande (bl.a. England og Benelux-landende) er trådløs elektronisk afstemning på generalforsamlinger best practice. 11 Computershare e-survey

13 effektiv afvikling af afstemninger Elektroniske afstemningssystemer sikrer en effektiv afvikling af eventuelle afstemninger. få elektroniske afstemninger Det er stadig kun et fåtal af de danske selskaber, der benytter elektronisk afstemning. flere AKTIONÆRFORSLAG 7% forventer flere forslag fra aktionærerne på næste generalforsamling. 75% forventer ikke flere forslag. 31% af de adspurgte selskaber havde afstemning på deres seneste generalforsamling. Forventer I flere aktionærforslag til den næste generalforsamling? 10 74% 75% % 18% 3% 7% Ja Nej Ved ikke Blev der afholdt afstemning på den seneste generalforsamling? Selskaber 31% 67% 2% Ja Nej Ved ikke (svar fra sidste års survey) 7% af selskaberne forventer at modtage flere forslag til bestyrelsen, og 11% forventer flere spørgsmål fra aktionærerne til næste års generalforsamling. En tredjedel af selskaberne havde afstemning på 2012, og vi har ikke set nogen stigning i denne generalforsamlingssæson. Dette kan skyldes, at aktionærerne ikke som i forventet grad har været aktivistiske, men derimod i højere grad har deltaget i konstruktiv dialog, der kan bidrage til selskabets værdiskabelse. Computershare e-survey 12

14 Elektroniske muligheder for aktionærerne øget elektronisk kommunikation Hvilke elektroniske muligheder stilles til rådighed for aktionærerne i forbindelse med? 43% af selskaberne benytter elektronisk aktionærkommunikation. 23% af selskaberne giver aktionærerne mulighed for at få besvaret deres spørgsmål elektronisk - eksempelvis via Q&A på selskabets hjemmeside. 86% af selskaberne giver aktionærerne mulighed for elektronisk tilmelding til. Kun 5% af selskaberne tilbyder adgang til, at aktionærerne kan deltage elektronisk uden at være fysisk til stede. Besvarelse af spørgsmål før GF (fx Q&A) 23% Elektronisk aktionærkommunikation 43% Elektronisk tilmelding 67% 88% 86% Elektronisk brevstemme 41% 73% 73% Elektronisk fuldmagt 51% 82% Live webcast 15% 15% 16% Elektronisk afstemning 6% 9% Elektronisk informationsportal 45% 55% Elektronisk deltagelse 6% 5% Simultantolkning 9% Mobilportal 2% 7% Generelt er de børsnoterede selskaber meget aktive, når det gælder om at anvende elektroniske muligheder, der letter aktionærernes (både indenlandske og udenlandske) adgang til. De mest udbredte redskaber til elektronisk kommunikation er elektronisk tilmelding til (86%), elektronisk brevstemme (73%) og elektronisk afgivelse af fuldmagter (), der er blevet best practice for de danske børsnoterede selskaber - i tråd med både de institutionelle og de private aktionærers ønsker. Sidste års surveys viste, at både de institutionelle og de private i høj grad er parate til en yderligere digitalisering af. 76% af de private aktionærer finder det vigtigt, at selskaberne tilbyder elektronisk kommunikation, så de kan modtage indkaldelse, regnskab, årsrapport mm. via . 65% af de institutionelle og 32% af de private ønsker mulighed for at kunne følge en live webcast af, men kun 16% af selskaberne har indtil videre valgt at webcaste. 7% af selskaberne anvender mobilportal, der kan benyttes på selve, og som sammen med webcast giver mulighed for elektronisk deltagelse i. 13 Computershare e-survey

15 øget elektronisk kommunikation De børsnoterede selskaber benytter i øget grad elektronisk aktionærkommunikation. aktionærerne er klar Både institutionelle og private investorer er i høj grad parate til yderligere digitalisering. elektronisk indkaldelse Selskaber 43% af de adspurgte selskaber er gået over til udelukkende at udsende indkaldelse til elektronisk. Private aktionærer (svar fra sidste års survey) Hvordan vil I indkalde til den næste generalforsamling? % 31% 33% 34% 25% 24% 27% 21% 43% Brev Brev og Annoncering i dagblade 15% 2% Andet 6% % finder det vigtigt, at selskaberne tilbyder elektronisk kommunikation, så de kan modtage indkaldelse, regnskab og årsrapport via . 75% læser selskabets regnskab forud for. Udsendelse af indkaldelsen til selskabets generalforsamling foregår hos 43% af selskaberne udelukkende elektronisk. Den største udfordring ved elektronisk kommunikation i aktionærsammenhænge er indsamling af aktionærernes adresser og efterfølgende vedligeholdelse. Bankernes adresseoplysninger, som er noteret i ejerbogen, indeholder ikke s, og det er derfor vigtigt, at adresserne løbende opdateres. Aktionærportalen er entydigt den foretrukne kanal til indsamling af s, og her er det også muligt for aktionærerne selv at opdatere deres adresse. 76% af de private aktionærer finder det vigtigt, at selskaberne tilbyder elektronisk kommunikation, så de kan modtage indkaldelse, regnskaber, årsrapport og øvrige selskabsmeddelelser via . Generelt er de private aktionærer meget tilfredse med det materiale, som selskaberne udleverer forud for og på. Computershare e-survey 14

16 Sociale medier & feedback fra aktionærerne vær beredt 86% af selskaberne anvender ingen sociale medier i forbindelse med indkaldelse til. 7% af selskaberne anvender LinkedIn i forbindelse med. 5% af selskaberne benytter Twitter og Facebook i forbindelse med indkaldelse til. Hvilke sociale medier anvender I i forbindelse med? 10 86% 83% 6 4 5% 5% 7% 3% 3% 5% 3% Ingen Facebook Twitter Linkedin YouTube Andet Udenlandske tendenser viser, at de sociale medier får større betydning for fremover. Det er stadig overraskende få selskaber, der anvender de sociale medier i forbindelse med. I og med at Danmark er et af de lande i verden, der er mest online - og hvor syv ud af ti voksne danskere har en smartphone - forventer vi at se øget brug af de sociale medier i aktionærkommunikationen i takt med, at selskaberne bliver mere fortrolige med disse kommunikationskanaler, og aktionærerne stiller krav om anvendelse af de sociale medier. Selskaberne bør overvåge og anvende de sociale medier både før, under og efter for at få en fornemmelse af stemningen blandt aktionærerne. Dette giver også selskabet mulighed for at gå i dialog med aktionærer, der har stor online-indflydelse forud for. I udlandet er de sociale medier og især Twitter blevet et redskab for aktionæraktivister i perioden op til, under og efter. Hvis selskabet vælger at benytte sociale medier som værktøj til aktionærkommunikationen, er det vigtigt, at der lægges en strategi for brugen af de sociale medier. En beredskabsplan skal være klar i tilfælde af krisesituationer. 15 Computershare e-survey

17 Sociale medier ukendt land 86% af selskaberne anvender ikke sociale medier i forbindelse med. værdifuld feedback Feedback fra aktionærerne gør det muligt at komme tættere på den gode generalforsamling. værdifuld feedback 57% af de private aktionærer mener, at selskaberne bør indsamle feedback fra fremmødte aktionærer fx via spørgeskema. 11% af selskaberne indsamler feedback fra fremmødte aktionærer. Dette er en kraftig stigning i forhold til sidste år. Indsamler I feedback fra fremmødte aktionærer - eksempelvis via spørgeskema? % 4% 84% 94% Ja Nej Ved ikke 4% 2% Selskaberne er i stigende grad blevet lydhøre over for konstruktive og værdiskabende input fra aktionærerne, og selskaberne er begyndt at aktivere med initiativer, der skal tilgodese aktionærernes ønsker. Dog er det stadig kun 11% af selskaberne, der oplyser, at de evaluerer ved at indsamle feedback fra de fremmødte aktionærer. Dette er en oplagt og enkel måde at komme i dialog med aktionærerne på og giver mulighed for at komme tættere på den gode generalforsamling. Evalueringen kan hurtigt og enkelt foretages elektronisk umiddelbart efter s afslutning. Computershare e-survey 16

18 Tips til GRUNDIG FORBEREDELSE ER AFGØRENDE Generalforsamlingen er et vigtigt møde mellem ledelse og aktionærer, og mange selskaber er i højere grad begyndt at aktivere med initiativer, der skal tilgodese aktionærernes ønsker. Forberedelsen af en god og velplanlagt generalforsamling er tidskrævende, men hvis det gøres grundigt kan dit selskab selskab sikre et godt udbytte af og ikke mindst understøtte både aktivt ejerskab og aktionærdialog. Der er mange forhold, man som børsnoteret selskab skal tage hensyn til, når den årlige generalforsamling planlægges. Vi har samlet nogle af de vigtigste elementer, som vi håber, du kan bruge som inspiration. før > > Overhold alle lovgivningsmæssige rammer og frister. > > Begynd forberedelserne til i god tid. Alle centrale aktører (interne og eksterne) bør inddrages, og en generalprøve er en god måde at reducere riskoen for overraskelser. > > Sørg for at de praktiske rammer (lokaler, adgangsforhold, lyd, lys, registrering mm.) er i orden. > > Understøt det aktive ejerskab ved hjælp af elektronisk kommunikation (elektronisk indkaldelse, tilmelding, fuldmagt, brevstemme mm.). > > Invitér til aktiv og åben dialog med aktionærerne. > > Imødekom aktionærernes øgede krav om indsigt - læg fx Q&A på hjemmesiden og få samtidig overblik over eventuelle kritikpunkter. > > Invitér til åbent hus-arrangementer eller uformelle aktionærmøder i forbindelse med. > > Tag stilling til, hvordan egentlige aktionærforslag skal behandles forud for. > > Åbenhed og transparens skaber tillid og bidrager til ro på. Husk altid gensidig respekt og en god tone. > > Kend dine aktionærer og undgå skjult aktionæropposition ved at få et klart overblik over dem - både de navnenoterede i ejerbogen og de unoterede i nominee accounts - eksempelvis via Shareholder ID. > > For selskaber med en stor udenlandsk ejerandel er proaktiv håndtering af fuldmagter og proxy votes vigtig. Sørg for at få overblik over, hvem der stemmer, og hvem der benytter proxy solicitation services. Tag også stilling til, om skal afholdes på engelsk. > > Invitér marketing/kommunikation til at deltage i planlægningen og aktivér over for aktionærerne - eksempelvis ved at lancere nye produkter eller benytte anledningen til at fremvise produkterne. > > Overvåg og benyt de sociale medier, så selskabet hele tiden er orienteret om eventuel aktionæraktivisme - både før, under og efter. > > Invitér pressen og forbered den gode historie. 17 Computershare e-survey

19 HØJE KRAV TIL SELSKABERNE Der er mange forhold, man som børsnoteret selskab skal tage hensyn til, når den årlige generalforsamling planlægges. få INSPIRATION HOS COMPUTERSHARE Vi har samlet nogle af de vigtigste elementer, som vi håber, du kan bruge som inspiration. under > > Selskabets bestyrelse og ledelse bør være til rådighed for dialog med aktionærer både før og efter. > > Giv udenlandske investorer mulighed for elektronisk deltagelse - eksempelvis via webcast og smartphones. > > Overvej at benytte elektronisk afstemning til eventuelle afstemninger på. > > Overvej live webcast af hele og simultantolkning for de udenlandske aktionærer. > > Dirigenten skal styre taletiden med omhu. efter > > Offentliggørelse af generalforsamlingsprotokollen samt afstemningsresultat på selskabets hjemmeside. > > Fuldstændige redegørelser er med til at sikre transparens. > > Overvej offentliggørelse af formandens beretning som selskabsmeddelelse. > > Overvej offentliggørelse af transcript (fuld udskrift af på dansk og/eller engelsk). > > Forlæng eventets levetid med en kort video med highlights fra og inkludér interviews med bestyrelsesformanden, aktionærer og øvrige stakeholders. > > Evaluer både internt og eksternt - eksempelvis via spørgeskema til fremmødte aktionærer. Hos Computershare har vi mange års erfaring med planlægning og afvikling af generalforsamlinger, og du er altid velkommen til at kontakte os for rådgivning. God fornøjelse med! Computershare e-survey 18

20 Besøg vores hjemmeside for mere information om vores produkter og services. eller ring