Vejledning til kontoplan Den Europæiske Socialfond

Transkript

1 Vejledning til kontoplan Den Europæiske Socialfond Denne vejledning følger kontoplanen for Socialfondsprojekter, der anvender følgende metode for beregning af de indirekte omkostninger: Faktiske afholdte udgifter og dokumentation

2 Denne vejledning følger kontoplanen for Socialfondsprojekter, der anvender følgende metode for beregning af de indirekte omkostninger: Faktiske afholdte udgifter og dokumentation For projekter hvor udgifterne til husleje, el, vand, varme, kontorartikler, porto, telefon, internet, rengøring, pedel, reception, vicevært, reparation og vedligehold, IT-service, annoncering, rejser/kost/logi/fortæring (inkl. interne kantineudgifter), afskrivninger, materialer, forbrugsartikler, leje/leasing, ikke-refunderbar moms, bankudgifter, andre finansielle udgifter, forsikringer og taxametertilskud overstiger 40 % af udgifterne til administration ( ), projektarbejde ( ), ekstern konsulentbistand (1060) og revision (1070), kan udgifterne hertil medtages i støttegrundlaget, såfremt udgifterne dokumenteres ved eksterne udgifts- og betalingsbilag og medtages i henhold til en objektiv fordelingsnøgle. Ved anvendelse af denne metode anbefales det at rette henvendelse til Erhvervsstyrelsen for nærmere information, da manglende dokumentation for støtteberettigede udgifter, i samme omfang som angivet i ansøgningens budget, vil kunne betyde, at støttebeløbet nedsættes markant. Der henvises i øvrigt til retningslinjerne for strukturfondsfinansierede projekter. Vejledningen er primært udarbejdet som vejledning til det elektroniske ansøgningsskema, men principperne og vejledningen kan også anvendes af igangværende socialfondsprojekter. Januar udgave 2

3 Indholdsfortegnelse UDGIFTER...4 Udgifter til intern projektadministration % udgifter...8 Deltagerudgifter mv....9 Indtægter...10 FINANSIERING...11 Støtte...11 Deltagerfinansiering...11 Øvrige betalte udgifter og naturalier...13 Kontakte tilskud...14 Egenfinansiering

4 UDGIFTER Udgifter til intern projektadministration Konto 1010 Administration, standardsats Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender til administration af projektet, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte timesats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Forventet timeforbrug. Konto 1020 Administration, faktiske udgifter Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender til administration af projektet, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Forventet timeforbrug og timesats. Konto 1030 Projektarbejde, standardsats Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender i projektet, udover administration, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte sats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Forventet timeforbrug. Konto 1040 Projektarbejde, faktiske udgifter Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender i projektet, udover administration, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Forventet timeforbrug og timesats. 4

5 Konto 1051 Indirekte omkostninger, faktiske udgifter Indirekte omkostninger er de omkostninger hvor det ikke er muligt at henføre den totale udgift til projektet, men hvor dele af udgiften også anvendes i den normale drift. Der vil typisk være tale om følgende udgiftstyper: El, vand, varme, kontorartikler, porto, telefon, internet, rengøring, reparation og vedligeholdelse, ITservice, vicevært, pedel og reception. Udgifterne skal opgøres ved hjælp af en fordelingsnøgle, hvor dokumenterede udgifter til aktiviteter i projektet fordeles i forhold til aktiviteter, som ikke vedrører projektet. Husleje og forsikring kan ligeledes indgå i beregningen af de indirekte omkostninger såfremt støttemodtager afholder og betaler udgifter hertil som led i den almindelige drift/aktiviteter og en andel heraf kan henføres til projektet. Udgifter til husleje og forsikring, som alene vedrører projektet aktiviteter, skal konteres under konto 1052 og Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder baggrunden for den ønskede fordelingsnøglen. Konto 1052 Husleje Huslejeudgifter i de tilfælde, hvor projektet afholder og betaler udgifter til husleje i eksternt lejede lokaler, der udelukkende vedrører projektet. I så fald skal denne udgift holdes ude af beregningen af de indirekte omkostninger. Baggrunden for det forventede forbrug. Konto 1053 Annoncering Udgifter i forbindelse med annoncering/information af projektets aktiviteter og resultater. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder udgifternes art og pris. Konto 1054 Interne kantine udgifter, standardsats Udgifter i form af forplejning til møder, kurser og lignende projektrelevante aktiviteter, som ikke købes eksternt, men i stedet købes i tilsagnsmodtager eller partners kantine. Beregningen foretages ud fra den af styrelsens angivet standardsats. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder aktiviteter og forventede deltagerantal. 5

6 Konto 1055 Rejser, kost og logi Udgifter til rejser, transport, fortæring, logi mv. Udgifterne kan relatere sig til både tilsagnsmodtager, partnere eller eksterne konsulenter. I sidst nævnte tilfælde udskilles udgifterne kun fra konsulentfakturaen som en selvstændig budgetpost, hvis det vurderes at være af en sådan størrelse, at der bør redegøres særskilt for dem. For interne kantine udgifter, henvises til konto Baggrunden for det forventede forbrug, herunder typer af rejser, aktiviteter og pris. Konto 1056 Afskrivninger Afskrivningsudgifter i projektet. Anskaffelser af software/hardware/materiel med en fakturaværdi over kr. skal afskrives. Hvis afskrivningsværdien af et aktiv ønskes medtaget i projektets støtteberettigede udgifter, skal følgende regler anvendes. Der skal anvendes følgende afskrivningsperioder: Software: 2 år, Hardware: 3 år, Materiel/udstyr og immaterielle aktiver: 5 år. Anskaffelser af software/hardware/materiel med en fakturaværdi på eller under 1.000,- kr. skal ikke afskrives, men konteres under konto 1057 med det fulde fakturabeløb. Afskrivninger på bygninger er ikke støtteberettiget. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder udgifternes art samt anskaffelsespris. Konto 1057 Materialer, forbrugsartikler, leje/leasing Udgifter til småanskaffelser nødvendig for tilfredsstilende gennemførelse af projektet. Anskaffelser af software/hardware/materiel med en fakturaværdi på over kr. kan som udgangspunkt ikke bogføres på denne konto, men skal afskrives under konto Udgifter til driftsmæssig leje og operationel leasing der er nødvendige for projektets gennemførelse. Udgifter til finansiel leasing er ikke støtteberettiget. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Baggrunden for det forventede, herunder udgifternes art samt anskaffelsespris. Konto 1058 Ikke refunderbar moms Projektets momsudgifter. Alene moms, som ikke kan refunderes af SKAT, kan medtages. Moms godtgjort til kommuner og regioner gennem momsudligningsordningen kan ikke medtages. Baggrunden for det forventede forbrug. 6

7 Konto 1059 Bankudgifter og forsikringer Projektets bank- og forsikringsudgifter. Der kan kun medtages bankudgifter og finansielle udgifter, der er direkte knyttet til projektet, dog ikke renter af gæld. Der kan kun medtages udgifter til forsikringer, som er betinget af projektet men ikke forsikringer, som støttemodtager i forvejen skal have i forbindelse med den ordinære drift. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder hvilken type udgift der er tale om. Konto 1060 Ekstern konsulentbistand Udgifter til indkøb af ydelser/bistand fra eksterne konsulenter. Bemærk, at projektpartnere ikke kan honoreres som eksterne konsulenter, men skal aflønnes til kostpris. Projektpartneres tid konteres under konto Baggrunden for det forventede forbrug, herunder udgifternes formål, aktiviteter, art og pris. Konto 1070 Revisionsudgifter (PwC) Udgifter i forbindelse obligatorisk revision af projektet. Revisionen skal for alle projekter gennemføres af PricewaterhouseCoopers (PwC), og kun udgifter hertil kan konteres på denne konto. PwC s priser oplyses på Baggrunden for det forventede forbrug. 7

8 10 % udgifter Der er ved gennemførelse af et socialfondsprojekt mulighed for at opnå tilskud til aktiviteter, som ellers kun er støtteberettiget under Regionalfonden. Udgifterne vil dog højst kunne udgøre 10 % af de samlede driftsudgifter (dvs. konto ). Aktiviteterne skal endvidere være direkte knyttet til projektet og nødvendige for en tilfredsstillende gennemførelse heraf. Der vil således kunne medtages udgifter til fx køb af inventar og udstyr. Konto 1080 Inventar og udstyr Udgifter til indkøb af inventar og udstyr i forbindelse med anlægsinvesteringsprojekter. Kontoen kan således kun anvendes i projekter, hvis indhold/aktiviteter vedrører opførelse eller indretning af bygninger/lokaler. Disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Socialfonden og Regionalfonden. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder udgifters art, anskaffelsespris samt relevans for projektets gennemførelse. Konto 1090 Andet Udgifter nødvendige i projektet, og som normalt kun er støtteberettiget under Regionalfonden, og som ikke kan betegnes som inventar eller udstyr, kan bogføres her. Disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Socialfonden og Regionalfonden. Baggrunden for det forventede forbrug, herunder udgifternes art, anskaffelsespris samt relevans for projektets gennemførelse. Konto 228 Interim justeringskonto for 10 % Automatisk nedjustering af 10 % udgifterne, såfremt 10 % reglen ikke overholdes. Det er ikke muligt manuelt at indtaste et beløb. 8

9 Deltagerudgifter mv. For deltagerudgifter gælder det, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af deltagerudgiften. Overholdelse af reglen tjekkes automatisk via regneregler i ansøgningsskemaet. Konto 1100 Deltagerløn, standardsats Lønudgifter til de timer projektdeltagere anvender på deltagelse i fx kursus- eller undervisningsforløb, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte sats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Deltagerløn er løn til kursusdeltager, som er ansat af tilsagnsmodtager eller partnere, og som får løn herfra under kursusdeltagelse. Forventede antal deltagere og timeforbrug. Konto 1110 Deltagerløn, faktiske udgifter Lønudgifter til de timer projektdeltagere anvender på deltagelse i fx kursus- eller undervisningsforløb, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Deltagerløn er løn til kursusdeltager, som er ansat af tilsagnsmodtager eller partnere, og som får løn herfra under kursusdeltagelse. Forventede antal deltagere, timeforbrug og timesats. Konto 1120 Deltagerunderhold, standardsats Underhold til de timer projektdeltagere anvender på deltagelse i fx kursus- eller undervisningsforløb, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte sats og timeregistrering. Deltagerunderhold er underhold til kursusdeltagere, som betales af andre end støttemodtagere, fx stat eller kommune, til kursusdeltagere. Eksempler på underholdsydelser kunne være dagpenge, kontanthjælp mv. Forventede antal deltagere og timeforbrug. Konto 1130 Deltagerunderhold, faktiske udgifter Underhold til de timer projektdeltagere anvender på deltagelse i fx kursus- eller undervisningsforløb, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Deltagerunderhold er underhold til kursusdeltagere, som betales af andre end støttemodtagere, fx stat eller kommune, til kursusdeltagere. Eksempler på underholdsydelser kunne være dagpenge, kontanthjælp mv. Forventede antal deltagere, timeforbrug og timesats. 9

10 Konto 1135 Taxametertilskud mv. Taxametertilskud anvendt i projektet, beregnet ud fra antal deltageruger og taxametertakst. Taxametertilskud er kun støtteberettiget i forbindelse med medtagelse af udgifter til deltagerløn, eller deltagerunderhold. Baggrunden for forventet forbrug. Konto 1140 Naturalier (materialer) Naturalier/værdi af materialer, som indskydes i projektet af tredjepart. Det vil sige, at udgiften ikke kan hidrøre fra tilsagnsmodtagere eller partnere. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Der skal foreligge en uafhængig erklæring vedrørende værdien senest på tidspunktet for medtagelse af værdien/udgiften i støttegrundlaget. For naturalier gælder det, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af naturalydelsen. Overholdelsen af reglen tjekkes automatisk via regneregler i ansøgningsskemaet. Baggrunden for den forventede værdi. Indtægter Konto 340 Indtægter Indtægter som projektet genererer via sine aktiviteter. Værdien heraf skal fratrækkes tilskudsgrundlaget. Projekter, der ikke er omfattet af statsstøttereglerne, skal desuden fratrække indtægter som forventes genereret efter projektets afslutning. I de tilfælde beregnes nutidsværdien af de forventede indtægter. Jf. retningslinjer for strukturfondsstøttede projekter kapitel V. Erhvervsstyrelsen kan vejlede om beregningen af nutidsværdi. Baggrunden for den forventede værdi. 10

11 FINANSIERING Støtte Konto 891 EU støtte Automatisk beregning af EU-støtten, beregnet på baggrund af den anførte tilskudsprocent og det forventede forbrug. Det er ikke muligt manuelt at indtaste et beløb. (Tilskudsprocenten angives under punkt 4 i ansøgningsskemaet) Deltagerfinansiering Deltagerfinansiering relaterer sig til konto , idet der for deltagerudgifter gælder, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af deltagerudgiften. Overholdelse af reglen tjekkes automatisk i ansøgningsskemaet. Beløbet anført under deltagerfinansiering skal derfor i alt udgøre det samme beløb som anført under deltagerudgifter. Ved angivelse af deltagerfinansieringen skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende deltagerfinansiering. Konto 900 Statslig deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra staten, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der her være tale om deltagerunderhold i form af dagpenge eller deltagerløn i form af løn til ansatte i staten, som deltager i projektet. Konto 901 Regional deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra en given region, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der være tale om deltagerløn i form af løn til ansatte i regionen, som deltager i projektet. Konto 902 Kommunal deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra en given kommune, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der her være tale om deltagerunderhold i form af kontanthjælp, eller deltagerløn i form af løn til ansatte i kommunen, som deltager i projektet. 11

12 Konto 903 Privat deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra private virksomheder, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der være tale om deltagerløn i form af løn til ansatte i en given virksomhed, som deltager i projektet. Konto 904 Deltagerfinansiering fra offentlig lignende Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra offentligt lignende institutioner, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der være tale om deltagerløn i form af løn til ansatte i institutioner, som deltager i projektet. 12

13 Øvrige betalte udgifter og naturalier Øvrige betalte udgifter og naturalier relaterer sig til konto 1135 og 1140, idet der for naturalier gælder, at EUtilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af naturalydelsen. Overholdelse af reglen tjekkes automatisk i ansøgningsskemaet. Finansieringsbeløbet anført her skal derfor i alt udgøre det samme beløb som anført under udgiftsgruppen naturalier (konto 1135 og 1140). Ved angivelse af øvrige betalte udgifter og naturalier skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentligt lignende betalte udgifter og naturalier. Konto 920 Statslige naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra staten, og dermed finansieres heraf. Konto 921 Regionale naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra en given region, og dermed finansieres heraf. Konto 922 Kommunale naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra en given kommune, og dermed finansieres heraf. Konto 923 Private naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra private virksomheder, fonde mv., og dermed finansieres heraf. Konto 924 naturalieudgifter fra offentligt lignende Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra offentligt lignende institutioner, fonde mv., og dermed finansieres heraf. 13

14 Kontante tilskud Kontante tilskud kan være fra offentlige myndigheder, fonde, virksomheder mv., som vil støtte projektet med et kontant beløb. Der er i så fald ikke tale om, at projektet skal levere en modydelse for tilskuddet. Konto 940 Kontante statslige tilskud fra Erhvervs- og Byggestyrelsen Kontante tilskud der hidrører fra Erhvervsstyrelsen. Dette beløb er ikke en del af det ansøgte EU-tilskud, men særskilte nationale midler fra Erhvervsstyrelsen, f. eks. i forbindelse med Fornyelsesfonden. Konto 941 Kontante statslige tilskud Kontante tilskud der hidrører fra statslige midler. Fx universiteter, ministerier/styrelser mv. Konto 942 Kontante regionale tilskud Kontante tilskud der hidrører fra regionale midler. Herunder tilskud fra de regionale erhvervsudviklingsmidler. Konto 943 Kontante kommunale tilskud Kontante tilskud der hidrører fra kommunale midler. Konto 944 Kontante private tilskud Kontante tilskud der hidrører fra en given privat virksomhed, fond mv. Konto 945 Kontante tilskud fra offentlig lignende Kontante tilskud der hidrører fra offentligt lignende institutioner, fonde mv. 14

15 Egenfinansiering Egenfinansiering er de udgifter, som tilsagnsmodtager og partnere selv finansierer. Beløbet kan udgøres af kontanter og selvfinansierede timer. Af denne konto fremgår den samlede nødvendige egenfinansiering for at projektets samlede udgifter er fuldt finansierede. Størrelsen af den samlede nødvendige egenfinansiering beregnes automatisk på baggrund af de tidligere anførte finansieringsposter. Ved angivelse af egenfinansieringen skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende egenfinansiering, afhængigt af hvilke af disse kategorier hhv. tilsagnsmodtager og partnere tilhører. Konto 961 Statslig egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra staten, og dermed finansieres heraf. Konto 962 Regional egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra en given region, og dermed finansieres heraf. Konto 963 Kommunal egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra en given kommune, og dermed finansieres heraf. Konto 964 Privat egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra private virksomheder, fonde mv., og dermed finansieres heraf. Konto 965 Heraf offentlig lignende egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansiering der hidrører fra offentligt lignende institutioner, fonde mv., og dermed finansieres heraf. 15