KY netværksmøde 2 Procesoptimering og gevinstrealisering. November 2016

Transkript

1 KY netværksmøde 2 Procesoptimering og gevinstrealisering November 2016

2 KOMBIT OG EG BYDER VELKOMMEN

3 Velkomst Tak for sidst Skifte i KOMBIT-bemanding KOMBITs introduktion til dagen Præsentation af KOMBIT og EG-deltagere KY - Leverancestyregruppemøde 09/

4 KOMBIT deltagere Dorthe Bomholtz (KY-implementeringskonsulent) EG deltagere Anne Mette Ross (Ansvarlig organisatorisk implementering) Dorte Carstensen (Konsulent og underviser) Erik S. Andersen (Management konsulent) Brian Olaf Korntved (Forretningsspecialist) KY - Leverancestyregruppemøde 09/

5 Praktiske oplysninger

6 GENNEMGANG AF DAGENS PROGRAM

7 Dagens formål at give indblik i: de værktøjer og processer som indgår i rammeværktøjet Procesoptimering og gevinstrealisering rollen som facilitator værdien af procesarbejdet som grundlag for arbejdet med gevinstrealisering hvordan procesarbejde understøtter den fremtidige forandring i organisationen KY - Leverancestyregruppemøde 09/

8 Dagens program - formiddag Kl Kl Kl Kl Kl Kl Kl Velkommen v/kombit og EG Introduktion til Procesoptimering og gevinstrealisering v/dorte fra EG Introduktion til proceshierarki v/erik fra EG Introduktion til As-Is optegning v/erik fra EG Pause Gruppearbejde optegne As-Is proces Frokost

9 Dagens program - eftermiddag Kl Kl Kl Kl Kl Kl kl Opsamling på optegning v/erik fra EG Introduktion til idealisering af As-Is proces v/erik fra EG Gruppearbejde As-Is idealisering inkl. opsamling v/erik fra EG Pause Introduktion til To-Be v/erik fra EG Gruppearbejde optegne To-Be proces inkl. opsamling v/erik fra EG Afrunding og next step

10 Introduktion til Procesoptimering og gevinstrealisering

11 Rejsen til gevinstrealisering Gevinst Eks. forskel mellem As-Is og To-Be, af kvalitetsmæssig karakter etc.

12 Procesoptimering Hvad du tror, det er... Hvad det virkelig er... Hvad det kunne være... EG A/S 16

13 I KY-projektet har vi alle dimensioner i spil Proces Teknologi Organisation Integreret forandring EG A/S 17

14 Koncept for gevinstrealisering

15 Procesoptimering og gevinstrealisering opbygning og indhold Skabeloner Procesdiagram As-Is proceskommentarark Øvrigt 9 generiske As-Is procesdiagrammer og proceskommentarark Skabeloner Forbedringsforslagsliste Øvrigt 7 KY-forretningsprocesser 1 generisk As-Is procesdiagrammer med idealisering 8 generiske As-Is procesdiagrammer med påbegyndt idealisering Skabeloner To-Be proceskommentarark Øvrigt 1 generisk To-Be proces KOMBIT`s dokumentbibliotek for KY KY - Leverancestyregruppemøde 09/

16 As-Is enkeltydelse Kommentarark og diagram KY - Leverancestyregruppemøde 09/

17 Procesoptimering og gevinstrealisering opbygning og indhold Kapitel 7 Workshops: opstart på gevinstrealisering Kapitel 8 Fra plan til eksekvering af gevinster Skabeloner Gevinsthypotese Konsolideret gevinstrealiseringsplan Øvrigt 2 eksempler på generiske gevinsthypoteser Øvrigt Konsolideret gevinstrealiseringsplan suppleret med yderligere oplysninger Henvisning til tids- og leveranceplan KY - Leverancestyregruppemøde 09/

18 Introduktion til proceshierarki

19 Hvorfor skal vi arbejde med processer ifm. systemimplementering? reducerer projektets samlede risici! (afdækker processerne) kan forbedre business casen! (skabe yderligere forbedringer) sikrer god kvalitet i procesdokumentationen! (ned i detaljen) kan sikre langvarige gevinster, gennem kontinuerlige forbedringer! KY - Leverancestyregruppemøde 09/

20 Proceshierarki EG s tilgang til proceshierarki: oprindeligt SCOR-modellen (Supply Chain Operations Reference) KY proceshierarkiet: EG-tilpasset model med 5 niveauer De 3 øverste niveauer er stillet til rådighed af EG. De to nederste niveauer KAN anbefales jer selv at lave! 1.Værdikæde 2.Procesoverblik 3. Procesdiagram 4. End-to-end diagram 5. Instrukser KY - Leverancestyregruppemøde 09/

21 Introduktion til Borger Start Fremmøde Modtage afg. Slut As-Is optegning Jobcenter Vejlede XXXX XXXX Ekst.syst. Indhent oplys. XXXX Ydels.kont. Ansøgnin g Modt. Ansøg. Opret sag Oplyse sag Vurdere oplys. Træffe afgørels e KY - Leverancestyregruppemøde 09/

22 Introduktion til As-Is optegning Udgangspunktet er KY-processen Enkeltydelse, som I skal prøve at bearbejde her Deling af EG s erfaringer: EG s bedste praksis på området som anvendes - Procesoptimering og gevinstrealisering Kort introduktion til tilknyttede skabeloner (findes i KOMBIT KY dokumentbibliotek): procesdiagramskabelon (i dag anvender vi brown paper metoden) proceskommentarskabelon Vis eksempel med én proces As-Is Udd. og kontanthjælp (highlights/pointer) Gode råd omkring facilitering: Bemanding af workshops hos jer Brug af brown paper vs. direkte tegning på PC Vigtigheden af god dokumentation Validering og kvalitetssikring af dokumentationen Fra Rejsen mod gevinstrealisering 26

23 Velafprøvet beskrivelsesmetode KY - Leverancestyregruppemøde 09/

24 KAFFEPAUSE

25 Gruppearbejde optegning af As- Is proces KY - Leverancestyregruppemøde 09/

26 Gruppearbejde optegning af As-Is proces og opsamling As-Is for KY-processen 'Enkeltydelse Alle grupper skal arbejde med samme proces - 'Enkeltydelse', og alle har fået til opgave at sætte sig ind kommunens nuværende proces for 'Enkeltydelse Fordeling af roller til gruppearbejdet I bedes vælge en: Facilitator / tegner : Én skal tildeles rollen som facilitator (gerne en PL/procesfacilitator) Referent: noterer i proceskommentarskabelonen Facilitatoren præsenterer resultatet i plenum med hjælp fra sin gruppe! KY - Leverancestyregruppemøde 09/

27 FROKOST KY - Leverancestyregruppemøde 09/

28 As-Is proces opsamling KY - Leverancestyregruppemøde 09/

29 Introduktion til As-Is idealisering KY - Leverancestyregruppemøde 09/

30 Introduktion til As-Is idealisering Idealisering af samme proces: 'Enkeltydelse' som blev anvendt i forrige opgave. Materiale i gruppen Inspiration fra Spildhjulet med eksempler Bilag 5.1.GG_KY forretningsproces_enkeltydelser_proceskommentar Fra Rejsen mod gevinstrealisering Intro til arbejdet/skabeloner I fortsætter med samme roller som før. Rød/gul/grøn markeringer på post-it i forhold til idealiseringen Berigelse af As-Is proces kommentarark As_Is_proceskommentarark som skal hvid-markeres Kort gennemgang af forbedringsforslagsskabelon Forbedringsforslagslisteskabelon udfyldelse og hvad skal den bruges til. Rollen at være facilitator for kollegaer! Nødvendigt med støtte og hjælp fra lederen udøver forandringsledelse eliminere myter osv. (eventuelt tale om leder bør deltage i det praktiske arbejde med processer) Facilitatoren præsenterer resultatet i plenum med hjælp fra sin gruppe! 34

31 Idealisering: Inspiration fra Spildhjulet As-Is proces Idealiseret As-Is proces = aktiviteter der nødvendige og forbliver uændret = aktiviteter der er nødvendige, men kan ændres = Aktiviteter der ikke er nødvendige og kan fjernes KY - Leverancestyregruppemøde 09/

32 Gruppearbejde As-Is idealisering KY - Leverancestyregruppemøde 09/

33 KAFFEPAUSE KY - Leverancestyregruppemøde 09/

34 Gruppearbejde As-Is idealisering opsamling KY - Leverancestyregruppemøde 09/

35 Introduktion til optegning af To-Be proces As-Is+K9+A2:O29+A2:P29+A2:O29+A2:O30 Procesnr.: Procesnavn: Uddannelseshjælp eller kontanthjælp = aktiviteter der nødvendige og forbliver uændret Procesejer: Ydelseschefen = aktiviteter der er nødvendige, men kan ændres Procesformål: at sikre ensartet arbejdsgang ifm. behandling af ansøgning om uddannelseshjælp eller kontanthjælp = Aktiviteter der ikke er nødvendige og kan fjernes Procestid As Is Aktivitetsnavn As Is Proceskommentarer Nuværende itunderstøttelse af opgaven) rslags nr. Rolle (udfører Evt. bemærkninger Farve Forbedringsfo Forbedringsforslags navn Diverse kommentarer aktivitets aktiv tid nr. (min) Er sag allerede oprettet? Her sondres mellem, om det er en ny sag, eller om det er yderligere Sagsbehandler oplysninger til en i forvejen oprettet sag. Hvis "Ja": "Oplys sag". Hvis "Nej": "Sag oprettes" Sag oprettes Sagen oprettes i KMD Aktiv eller ESDH/EDH afhængig af kommunens KMD Aktiv Sagsbehandler KY: sager bliver oprettet 1 Opret sag Sager kommet ind via arbejdsgang og hvilket journalsystem kommunen anvender. KMD Sag automatisk Selvbetjeningsløsningen oprettes automatisk ESDH Oplys sag Sagsbehandler påbegynder indhentning og vurdering af oplysninger CPR / KMD Sag Sagsbehandler KY: Mulighed for at en hel 2 Oplys sag Mulighed for automatisk indhentning af en vedr. borgeren, f.eks.: UIP række af de oplysninger række oplysninger Har borger lovligt ophold, tjekkes på UIP Statsforvaltningen sagsbehandler indhenter i dag, Borgers bopælsoplysninger, civilstatus og forsørgelsespligter, Skat kommer ind automatisk med tjekkes i CPR eindkomst KY. Social begivenhed? Boligstøttesystem Formueforhold for borger + ægtefælle i Skat, R75 : likvide midler, Jobcenterløsningen illikvide midler og kapital pension. Borgers + ægtefælles indtægter i eindkomst Borgers evt. medlemskab i A-kasse Målgruppeindplacering af borger + ægtefælle, tjekkes i Job-loggen Aktivitetstillæg / barselstillæg / bidragstillæg Tjek af oplysninger i Joblog Refusion fra andre kommuner? Oplysninger om boligsikring m.v. til brug for evt. beregning af særlig støtte jf. AKL 34. Løbende journalisering efter behov. Noget journaliseres automatisk, mens andet af det foretages manuelt. KY - Leverancestyregruppemøde 09/

36 Introduktion til optegning af To-Be proces Gennemgå diagram med kommentarer grundigt. Drøft og beslut undervejs om de røde aktiviteter kan fjernes. Fra Rejsen mod gevinstrealisering Drøft og beslut undervejs hvordan de gule aktiviteter kan idealiseres og tjekke forbedringerne af på Forbedringsforslagslisten. Drøft om idealiseringen har medført nogle ekstra aktiviteter. Tjek til sidst Forbedringsforslagslisten af i gruppen. KY - Leverancestyregruppemøde 09/

37 Modellering af To-Be proces Idealiseret As-Is proces To-Be proces KY - Leverancestyregruppemøde 09/

38 Gruppearbejde optegning af To-Be proces inkl. opsamling KY - Leverancestyregruppemøde 09/

39 Gruppearbejde optegning af To-Be proces inkl. opsamling Fordeling af roller til gruppearbejdet I bedes fortsætte med: Facilitator / tegner : Én skal tildeles rollen som facilitator Referent: noterer i proceskommentarskabelonen Gruppen kvalitetssikrer i fællesskab og ansvaret for rigtigheden er nu jeres! Facilitatoren præsenterer resultatet i plenum med hjælp fra sin gruppe! KY - Leverancestyregruppemøde 09/

40 Gruppeopgave 1) Skriv de 3 største udfordringer som I har oplevet i forbindelse med gruppearbejdet i dag 2) Skriv 3 Ahaaaa-oplevelser I har haft i løbet af netværksdagen

41 Dokumenter i KOMBIT s KY dokumentbibliotek As-Is 9 generiske eksempler på optegnede As-Is processer med proceskommentarer 'Uddannelseshjælp eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse', 'Ledighedsydelse under ferie'. Revalideringsydelse', 'Ressourceforløbsydelse', 'Fleksløntilskud', 'Enkelt ydelse', 'Administration' og ' 82A tilskud til tandpleje' Idealisering 7 KY-forretningsprocesser 1 generisk As-Is proces med færdiggjort idealisering - 'Enkelt ydelse (idealisereret ift. KY!) 8 generiske As-Is processer med påbegyndt idealisering 'Uddannelseshjælp eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse', 'Ledighedsydelse under ferie'. Revalideringsydelse', 'Ressourceforløbsydelse', 'Fleksløntilskud', 'Administration' og ' 82A tilskud til tandpleje' To-Be 1 generisk To-Be proces - 'Enkelt ydelse' KY - Leverancestyregruppemøde 09/

42 Afrunding og next step 46

43 Tilkøb af indsats hos EG KY - Leverancestyregruppemøde 09/

44 Generelle betingelser og retningslinjer for tilkøb Individuelle tilkøb bedes bestilt i så god tid som muligt. Aftaler for tilkøb af forandringsledelse og gevinstrealisering skal være indgået senest 6 måneder før kommunens idriftsættelsesdato for KY. Omfanget af ydelser aftales ved aftaleindgåelse, og er naturligvis afhængig af hvilken pakke kommunen ønsker at tilkøbe samt eventuelt individuelt vurderede behov. Ydelserne leveres frem til overgangen mellem underfase 3.2 'Overlevering' og fase 4 'Forankring', jf. implementeringsmodellen for KY. De tilkøbte ydelser leveres på forskellig vis, fx ved møder/workshops hos kunden, pr. telefon og på mail. Dog forudsætter levering hos kunden, at mødets varighed er af minimum ½ dags varighed, svarende til 3,5 timer. Det er aftalt mellem KOMBIT og EG, at EG kan håndtere op til 5 kommuners samtidige behov for tilkøb. De nærmere retningslinjer for bestilling af ydelser, timepriser m.m. beskrives særskilt i en KIGOopgave. 48

45 Det videre forløb November 2016 xxx 2017 xxx 2017 Netværksmøde 2 Netværksmøde 3 Netværksmøde 4 Workshop om procesoptimering og gevinstrealisering Deltagerne arbejder hands-on med rammekonceptets Del 1 procesoptimering To møder i Vestdanmark To møder i Østdanmark Ordinært netværksmøde inkl. workshop om procesoptimering og gevinstrealisering Deltagerne arbejder handson med rammekonceptets Del 2 gevinstrealisering? KY - Leverancestyregruppemøde 09/

46 Opfordring Opfordring til at udfylde det elektroniske evalueringsskema, som I får tilsendt link til i mail i morgen.

47 Tak for i dag KY - Leverancestyregruppemøde 09/