EDI-systemet for panthaverdeklarationer

Transkript

1 EDI-løsningen er udviklet for forsikringsselskaber og panthavere af Forsikring & Pension. Tlf Brugervejledningen giver en introduktion til brugen af Web-EDI-løsningen for panthaverdeklarationer mellem forsikringsselskaber og panthavere, som er udviklet af Forsikring & Pension. Vejledningen indeholder kun en beskrivelse af, hvordan Web-EDI-løsningen anvendes. Det regelsæt m.m., der er aftalt vedrørende meddelelsernes indhold, kontrol af data m.m., er beskrevet i en separat EDI-guide. Web-EDI-løsningen giver mulighed for, at alle forsikringsselskaber og panthavere kan udveksle data i elektronisk form med hinanden. Det enkelte selskab og panthaver kan selv afgøre, om de ønsker integration til egne administrative systemer. EDI-kontoret hjælper gerne i den forbindelse. Løsningen er opbygget omkring en internetserver, som fysisk er hos CSC Danmark A/S. Alle selskaber, der anvender løsningen, skal være registreret i et selskabskartotek på serveren, og være tilmeldt med en brugeradministrator. Brugeradministratoren skal oprette, ændre/slette de brugere, som skal anvende EDI-systemet. Hver bruger får tildelt brugernavn og adgangskode, som er personlig og må derfor ikke overlades til andre personer. Administrationen af brugeradministrator varetages af EDI-kontoret. SIDE 1 Web-serveren er en elektronisk postkasse. De selskaber, som anvender serveren, har en afsenderpostkasse (udbakke) og en modtagerpostkasse (indbakke). Sagsbehandlingen foregår i de to skærmbilleder. Selskab og panthaver kan læse egne sendte og modtagne EDI-meddelelser i ind- og udbakken. Der er også en arkivfunktion, så afsluttede sager kan fjernes fra ind- og udbakken og lægges i arkiv. Hvis selskab eller panthaver skal anvende dokumentation til eget sagssystem, kan der tages en udskrift af sendte og modtagne meddelelser. Det svarer til, at oplysningerne blev sendt og modtaget som almindelig post. Du er velkommen til at kontakte EDI-kontoret, hvis du har spørgsmål vedrørende EDI-systemet. Juni Forsikring & Pension - EDI

2 Start af databehandling Du logger på EDI-serveren på adressen: Log-on første gang I forbindelse med oprettelsen til EDI-systemet, får selskabet oprettet en eller flere brugeradministratorer, som skal oprette de brugere, der skal anvende systemet. Der er en særlig brugervejledning til brugeradministratoren der viser, hvordan en bruger bliver oprettet. Se vejledningen til brugeradministrator her: services/pensionsoverfoersler/ Sider/Mellem_pengeinstitutter_og_pensionsselskaber.aspx Når du er oprettet i systemet, modtager du af sikkerhedsmæssige årsager to mails fra Forsikring & Pension. I den første mail er der et brugernavn, og i den anden et link, hvor du vælger en adgangskode. Klik på linket i mail nr. 2. Herefter kommer dette skærmbillede: SIDE 2 Log-on første gang 2 Krav til adgangskoden 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 3 Bruger låst 4 EDI-løsninger inden for skadesområdet 4 Krav til adgangskoden Adgangskoden skal bestå af 8-14 tegn og indeholde mindst 3 af følgende 4 typer tegn: Små bogstaver (a-å) Store bogstaver (A-Å) Tal fra 0-9 Specialtegn ( f.eks. # $ % & / () {} [ ] = + -? ;, : < >) Adgangskoden må ikke indeholde brugernavn, brugerens fornavn, efternavn eller være en tidligere brugt adgangskode. Adgangskoden skal skiftes hver 3. måned. Du får automatisk besked, når du skal skifte adgangskode.

3 Til brugernavnet tilknyttes brugerens fulde navn, adresse og telefonnummer. Brugerens navn og telefonnummer vises automatisk i de meddelelser, som brugeren sender. Ved ændringer i brugeroplysningerne skal du kontakte selskabets brugeradministrator. Når du har fået tildelt et brugernavn og valgt din adgangskode, har du adgang til selskabets indbakke og udbakke, hvor der er en oversigt over de meddelelser, som selskabet har modtaget og sendt, samt deres status. Log-on Når du har fået tildelt et brugernavn, valgt en adgangskode og skal logge på systemet næste gang, skal du blot indtaste brugernavnet og adgangskoden. SIDE 3 Log-on første gang 2 Krav til adgangskoden 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 3 Bruger låst 4 EDI-løsninger inden for skadesområdet 4 Glemt adgangskode Hvis du har glemt din adgangskode, skal du bestille en ny på denne måde.

4 Siden popper denne boks op: SIDE 4 Log-on første gang 2 Bruger låst Får du en meddelelse om at brugeren er låst, skal du kontakte selskabets brugeradministrator, der har adgang til at låse dig op igen. Krav til adgangskoden 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 3 Bruger låst 4 EDI-løsninger inden for skadesområdet 4 EDI-løsninger inden for skadesområdet Hvis selskabet er tilmeldt flere EDI-løsninger inden for skadesområdet og din brugeradgang er sat op til at have adgang til flere løsninger, skal du vælge det område du skal arbejde med, når du er logget på. EDI-løsningerne inden for skadesområdet er: Opsigelser Regres Panthaverdeklarationer Vælg den EDI-løsning du skal arbejde med.

5 Ind- og udbakke Indbakken Indbakken anvendes til, at læse og svare modtagne EDI-meddelelser. Hver meddelelse vises i en linie. Kolonneoverskrifterne viser oplysninger fra meddelelsen. Ved alle nye meddelelser er ikonet i venstre kolonne markeret med grøn farve og Ny i status. Meddelelser kan læses i en vilkårlig rækkefølge. En meddelelse åbnes ved at klikke på ikonet i venstre kolonne. Hvis der efter visning af meddelelsen klikkes på Luk bevarer meddelelsen status Ny og det grønne ikon. Hvis der klikkes på Læst, eller hvis meddelelsen behandles, skifter status til læst og ikonet ændres til hvid. Samtidig vises bruger-id på den bruger, som har læst meddelelsen i søjlen Bruger-ID. Alle meddelelser vedrørende en sag vises ved at klikke på ikonet. SIDE 5 Indbakken 5 Udbakken 7 Skift mellem Indbakke Udbakke og Sager ved at trykke på pilen i listeboksen eller brug genvejstasten i = indbakke u = udbakke s = sager Meddelelsesart Der skiftes mellem: Opsigelser Regres Pantde Vis alle. Anvendes efter en søgning, hvis man vil have vist alle meddelelser i ind- eller udbakken Søg. Se under afsnittet Søg Søg 8 Sager 10 Udskriv 12 Udskriv. Se under afsnittet Udskriv.

6 I ind- og udbakken er der følgende genvejstaster(tryk på bogstav): i = Indbakke u = Udbakke s = Sager v = Vis alle f = Søg o = Opret p = Udskriv? = Hjælp x = Afslut SIDE 6 Skærmbilledet anvender browserens søgefunktion. Ved klik på søjleoverskrifterne (f.eks. modtager) sorteres i en rækkefølge. Ved klik en gang mere sorteres i modsat rækkefølge. En lille r/sviser om, der er sorteret i stigende eller faldende sekvens. I indbakken vises: Afsender Kode (meddelelsestypen) Deklarationsnr Reference (afsenders nr) Type (auto, landbrug/erhverv, lystfartøj eller løsøre) Afsendt (tidspunkt for afsendelse). Indbakken 5 Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12

7 SIDE 7 Indbakken 5 Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Sidste søjle i skærmbilledet er et valgfrit felt. I stedet for Afsendt kan der vises: Status (ny eller læst) Statusdato Arkivdato Bruger (navn på seneste bruger der har behandlet meddelelsen) ModtagForm (web- eller integreret løsning, dvs. www/edi) AfsendForm (web- eller integreret løsning, dvs. www/edi) og Arkivnr Udskriv 12 Udbakken Udbakken er opbygget efter samme princip som indbakken. Det er blot selskabets afsendte meddelelser, som vises. Her kan ses, hvem der er afsendt meddelelser til og forskellige oplysninger fra den afsendte meddelelse. Information om status er primært af teknisk interesse.

8 SIDE 8 Indbakken 5 For både ind- og udbakke skal man afslutte programmet ved klik på x i højre hjørne, hvis man ønsker at starte i den samme indbakke næste gang. Dvs. hvis man skifter over til opsigelser og logger af, så vil systemet vise opsigelsesindbakken, når man logger ind igen. Det samme er gældende, når systemet timer-out. Det sker, hvis man står i systemet uden at arbejde i det i mere end 3 minutter. Søg Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12 Du kan søge efter meddelelser både i indbakken og udbakken ved at klikke på Søg eller anvend genvejstasten S.

9 Står du i indbakken og trykker på Søg, søger systemet efter meddelelser i indbakken. Står du i udbakken og søger, finder systemet meddelelser i udbakken. Når du har trykket på Søg i indbakken, får du nedenstående felter Søgning på meddelelser i indbakken op på skærmen. Tilsvarende vil der stå Søgning på meddelelser i udbakken, når du trykker på Søg i udbakken. SIDE 9 Indbakken 5 Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12 Du kan søge ud fra et eller flere af de søgekriterier, der er vist i skærmbilledet. Systemet søger generisk. Dvs. indtaster du f.eks. 123 ind i referencenummer, vil alle meddelelser blive vist, hvor disse 3 tal indgår som start på referencenr.

10 Der er følgende søgemuligheder: Modtager: Tast selskabsnavn på modtageren (kun i udbakken dit selskab er afsender i udbakken). Afsender: Tast selskabsnavn på afsender (kun i indbakken dit selskab er modtager i indbakken). Kode: Vælg den meddelelsestype du søger efter i listeboksen. Er feltet blankt, søger systemet efter samtlige typer. Deklarationsnr: Indtast nr. Reference: Afsenders referencenummer (tast nr. eller del heraf) Arkivnr: Anvendes sjældent Status: Vælg alle, nye eller læste. Arkiv: Vælg aktive, arkiverede eller fjernarkiverede (fjernarkivet anvendes endnu ikke) Afsendt: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i indbakken eller udbakken Statusdato: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i indbakken eller udbakken. Statusdato er den dato, hvor der senest har været en behandling på sagen Arkivdato: Tast fra og til dato for at søge på opgørelsesdatoer for en given periode. Anvend vis alle, hvis hele ind- eller udbakken ønskes vist efter en søgning. Ved søgning på sager (se under afsnittet Sager) udfyldes et eller flere af de anførte søgekriterier. Sager Når en panthaverdeklaration er accepteret, sker al efterfølgende behandling af deklarationen i sagsregisteret. SIDE 10 Indbakken 5 Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12 Der er 4 forskellige sagsregistre: Auto (B og F) Landbrug/erhverv (F og R) Løsøre (D og E) Lystfartøj (L) Når sager vælges, kommer man automatisk over i skærmbilledet for Auto (B og F). Man kan så vælge et af de andre sagsregistre.

11 SIDE 11 Deklarationen findes ved at vælge mellem de deklarationer, der er vist i skærmbilledet eller ved anvendelse af søgefunktionen. Indtast et eller flere af de anførte søgekriterier. Selve behandlingen er beskrevet under afsnittet løbetid. Indbakken 5 Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12

12 I søgning på sager kan der også søges på en deklarations forhold. Der er følgende muligheder: Alle: Denne mulighed vises automatisk, dvs. alle typer af forhold medtages. Ubesvaret: En oprettelse, som ikke er besvaret. Aktivt: Deklarationen er gyldig Midlertidigt: en deklaration er afvist, men så sent at der er dækning (dækningsperiode afhænger af deklarationstypen, se deklarationsvilkårene) Under skift: Panthaver har sendt en Skift af forsikringsselskab, uden at forsikringsselskabet har besvaret den. Historisk: Panthaverdeklarationen er ikke gældende mellem de 2 parter (Den kan være flyttet til anden panthaver eller andet forsikringsselskab). SIDE 12 Indbakken 5 Udskriv Udskrivningsfunktionen giver dig mulighed for at udskrive eller vise flere meddelelser på én gang. Denne boks kommer op på din skærm: Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12 Du kan vælge at få udskrevet Nye (ulæste), Læste, Alle eller Udsøgte(kun dem du har søgt efter) meddelelser. Inden der klikkes på Udskriv, kan man via Vis udskrift se det, som er valgt. Når der er klikket på Udskriv fremkommer en ny boks, hvor der spørges om meddelelserne skal markeres som læste. Dette gælder dog kun, hvis man har valgt, at udskrive Nye meddelelser. Sættes der flueben til dette, så vil den grønne farve på meddelelsesikonet blive ændret til hvid og meddelelsen(erne) vil få ændret status til Læst.

13 SIDE 13 Hvis man kun ønsker en enkelt meddelelse udskrevet, åbnes meddelelsen, og der bestilles udskrift via det normale printikon. Indbakken 5 Udbakken 7 Søg 8 Sager 10 Udskriv 12

14 af deklarationer Accept De modtagne deklarationer ligger i indbakken. SIDE 14 Der kan vælges udskriv, hvis der ønskes udskrift af flere deklarationer på en gang (se under afsnittet Udskriv). Behandlingen af de enkelte deklarationer sker ved at åbne meddelelsen. Der klikkes på i venstre kolonne. Accept 14 Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18

15 SIDE 15 Accept 14 Der vælges Accept eller Afvisning og klikkes på Opfølg Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18 Alle oplysninger vedrørende deklarationen vises på skærmbilledet. Sagsbehandleren gennemfører de nødvendige kontrolprocedurer for sikring af forsikringsforhold. Eventuelt skal sagen afvente, at der oprettes en police(husk tidsfrister for eventuel afvisning uden forpligtelser).

16 Ved accept kan sagsbehandleren gennemføre følgende: Ændre acceptdato, hvis policen træder i kraft på et senere tidspunkt Ændre prioritet, hvis der allerede er noteret en deklaration på policen Tilføje eller ændre et policenummer SIDE 16 Accept 14 Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18 Mange deklarationer modtages uden policenummer. Ved accept bør policenummer tilføjes. Ved klik på Afsend og arkiver vil svaret blive afsendt og meddelelsen og hele sagen bliver automatisk arkiveret. Dvs. den vises ikke i udbakken. Hvis der i stedet vælges klik på Afsend vil meddelelsen stadig fremgå af udbakken. Der bør som hovedregel altid anvendes Afsend og arkiver.

17 Ved L-deklarationer skal forsikringselskabet indtaste en acceptdato og en forsikringssum (i hele kroner uden punktum). SIDE 17 Acceptdatoen må ikke være senere end 14 dage efter modtagelsen. Hvis der accepteres senere end 14 dage efter modtagelsen, skal brugeren indtaste en acceptdato, der er lig med modtagelsesdato + 14 dage. Når det af sagsoversigten fremgår, at en sag er færdigbehandlet klikkes på Arkivér ovenstående sag. Så fjernes de viste meddelelser fra ind- og udbakken. Accept 14 Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18 Afvisning af deklaration Hvis der som Opfølg vælges afvisning vises nedenstående skærmbillede. Der kan vælges op til 3 fejlårsager blandt valgmulighederne (kun 1 årsag kræves for at kunne afsende). Desuden kan der suppeleres med fri tekst, f.eks. hvis det vides, at forsikringen er tegnet i andet selskab og man kender selskab og policenr. Fri tekst skal ikke anvendes til, at skrive det samme, som der er valgt i Fejlårsager. Der klikkes på Afsend og sagen er færdigbehandlet (indtil der eventuelt fremsendes en rettet deklaration). Sagen arkiveres som nævnt under afsnittet Accept.

18 SIDE 18 Accept 14 Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18 Systemet er opbygget med kontrol ifm. tidsfristerne for afvisning for de forskellige typer af deklarationer. Læs mere om fristerne i deklarationsvilkårene for de enkelte typer. Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab Når en police med en noteret panthaverdeklaration flyttes fra et forsikringsselskab til et andet, skal afgivende selskab sende en meddelelse om skift af forsikringsselskab til panthaver. Se under afsnittet meddelelser til panthaver.

19 Denne meddelelse må tidligst afsendes 30 dage før forsikringen ophører. Meddelelsen indeholder dato for ophør i afgivende selskab. Panthaver vil med baggrund i meddelelsen om Skift af forsikringsselskab sende oplysning om deklarationen til det nye forsikringsselskab. Denne meddelelse vil ligge i indbakken med koden Skift af FS. SIDE 19 Det nye forsikringsselskab kan vælge accept eller afvisning. Se nedenfor på skærmprint. Accept 14 Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18

20 Ved accept uden gebyr er acceptdato automatisk udfyldt med den oprindelige acceptdato. Denne overskrives med overtagelsesdatoen, dvs. policens startdato i det overtagende selskab. Desuden overskrives policenummeret, idet der anføres det nye policenummer. Herved sikres korrekt historik for deklarationen. Der klikkes på Afsend og arkivér, (evt. Afsend).. SIDE 20 Accept 14 Afvisning af deklaration 17 Accept af en panthaverdeklaration ved skift af forsikringsselskab 18

21 løbetid Behandling Forsikringsselskaber er forpligtet til, at give panthaver meddelelse, hvis der sker ændringer i forsikringsforholdet, som berører panthavers retsstilling. Disse ændringstyper er beskrevet nedenfor. Alle behandlinger sker via sagsregistret. Den pågældende panthaverdeklaration kan enten findes direkte under sager eller via søg funktionen. En undtagelse er dog, at meddelelse om Dækning genetableret skal ske fra udbakken, da man finder ophørsmeddelelsen, og opfølger herfra. Skærmbilledet er vist nedenfor. Sidste søjle er valgfri. Dvs. at man selv kan vælge via listboksen, hvilken oplysning der skal vises. Listboksen findes i bunden af skærmbilledet. Normalt er det valgfrie felt Forhold. SIDE 21 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28

22 Følgende muligheder kan vises i det valgfrie felt: Forhold: Viser om sagen er aktiv, ubesvaret eller afvist, historisk. Arkivnr: Viser et internt edb-nr. på serveren. Panttype: Viser typen ZPA=Pantsætning, ZLE=leasing eller ZSA=Salg med ejd.forbehold. Deklatype: Viser deklarationstypen f.eks. ZBB= B-deklaration eller ZFF=F-deklaration. Daektype: Viser dækningstypen f.eks. ZKA=kasko incl. brand eller ZKM=Maskinkasko med brand, tyveri og vand. Debitorreference: Viser debitorreference. SaftaleNr: Viser særaftalenummer. PoliceNr: Viser policenummer. Prioritet: Viser pantets prioritet. Z91 = 1. prioritet, Z92 = 2. prioritet osv. Stelnr: Viser stelnummer. Motornr: Viser motornummer. Ved klik på meddelelsesikonet vises meddelelsen og relevant behandling kan gennemføres. Søgning i deklarationsregistret på serveren(under Sager) SIDE 22 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28

23 Søg funktionen startes ved at klikke på Søg i det søgeregister, som søgning ønskes gennemført i. I skærmbilledet Søgning på sager (se nedenfor) indtastes de relevante søgekriterier og der klikkes på Vis. Den/de deklarationer, som opfylder søgekriterierne vises i et sagsskærmbillede. Ved klik på meddelelsesikonet vises meddelelsen og relevant behandling kan laves. SIDE 23 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28

24 Meddelelser til panthaver De forskellige meddelelsestyper til panthaver vises som valgmuligheder i listboksen. Se skærmbilledet herunder. SIDE 24 Ved L-deklarationer er der lidt andre opfølgningsmuligheder: Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28

25 Efter valg af meddelelsestype (f.eks. Z10, dækning ophørt, restance) og klik på Opfølg vises et skærmbillede (se nedenfor) med en række indtastningsmuligheder. Referencenummer tages fra registret på serveren. Det er ikke nødvendigt at rette dette nummer. Der skal indtastes relevant ophørsdato og evt. vælges ny dækningstype (hvis dækning er ændret). SIDE 25 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28 Ved D, E og L-deklarationer er det ikke muligt, at ændre dækningstype. L deklarationen er den eneste deklarationstype, hvor det er muligt at sende meddelelsen Z15 Ændring i forsikringssum. Ved prioritetsændring(z60) vælges den nye prioritet. Ved Skift af forsikringsselskab(z40) indtastes ophør i eget selskab og navnet på det nye selskab vælges fra listen.

26 Dækning genetableret Uanset hvilken af de 3 dækning ophørt-typer, der sendes, kan der efterfølgende sendes en meddelelse om, at dækning er genetableret. Funktionen laves fra Udbakken eller fra Sager. SIDE 26 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28

27 Der søges f.eks. i Udbakken. Her findes meddelelsen Dækning ophørt. Meddelelsen åbnes. Den eneste opfølgningsmulighed er at sende en Z20 - Dækning genetableret. Der indtastes ikrafttrædelsesdato. Der kan evt. også tastes en fri tekst, som forklaring på, hvorfor dækning er genetableret.(dækning ophørt kan være sendt pga. en fejl fra selskabet!). I meddelelsen indtastes ikrafttrædelsesdato for policen. Dækning genetableret kan også sendes fra Sager. Find deklarationen evt. via søgefunktionen. Z20 Dækning genetableret skal sendes, hvis forsikringstager fortryder og vender tilbage til det oprindelige selskab(dvs. selskab tidligere har sendt Dækning ophørt). Z20 Dækning genetableret skal også sendes efter en Z40 - Skift af forsikringsselskab, hvis forsikringstager har fortrudt skift af forsikringsselskab. Der skal sendes Z20 Dækning genetableret, da deklarationen ellers vil ophøre efter dækningsperioden (afhængig af deklarationstypen) udløber. Administrativ rettelse Meddelelsen Administrativ rettelse kan sendes på en accepteret og godkendt deklaration. Den sendes, hvis nogle af oplysningerne i deklarationen ikke er korrekte. Det kan bl.a. være, hvis der er sket en fejlindtastning ifm. oprettelsen eller hvis forsikringstager har fået nye nummerplader ifm. tyveri. Følgende oplysninger kan rettes ved meddelelsen Administrativ rettelse: cpr-nr., navn og adresse på debitor/leasingtager/forsikringstager panttype policenummer debitorreferencenummer registreringsnummer stelnummer motornummer byggenummer(lystfartøjer) SIDE 27 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28 Det er kun forsikringsselskabet, der kan sende meddelelsen. Meddelelsen vil ofte blive sendt efter henvendelse fra panthaver.

28 Meddelelsen dannes på samme måde, som de øvrige meddelelser til panthaver via Udbakke eller Sager. Der rettes i de forkerte oplysninger i deklarationen og meddelelsen sendes til panthaver ved at trykke Opfølg. Med det samme fremgår nu de nye og korrekte oplysninger i deklarationen. Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber Sker der nedlæggelse eller sammenlægning af 2 forsikringsselskaber, så skal alle aktive, elektroniske deklarationer flyttes til det overtagende forsikringsselskab. Denne procedure skal forsikringsselskaberne koordinere sammen med EDI-kontoret i Forsikring & Pension. Inden portefølgeoverdragelsen igangsættes, skal det ophørende forsikringsselskab foretage en nødvendig oprydning i de policer, hvorpå der er noteret en elektronisk deklaration. I den forbindelse bør man også kontakte EDI-kontoret, da de kan hjælpe med diverse udtræk fra systemet. Når de aktive deklarationer skal flyttes i EDI-systemet fra det ophørende og til det overtagende forsikringsselskab, vil der fra det overtagende forsikringsselskab blive sendt en meddelelse (portefølgeoverdragelse) til panthavere på hver enkelt deklaration. Det er EDI-kontoret der danner alle meddelelser om portefølgeoverdragelse, men det vil være det overtagende selskab, som står som afsender på meddelelserne. Når meddelelsen om portefølgeoverdragelse er afsendt til panthaver, så overtager det nye forsikringsselskab deklarationen og de juridiske forpligtigelser, som følger med. Meddelelsen om portefølgeoverdragelse kan ikke sendes via web-løsningen. SIDE 28 Behandling 21 Søgning i deklarationsregistret på serveren (under sager) 23 Meddelelser til panthaver 24 Dækning genetableret 25 Administrativ rettelse 27 Portefølgeoverdragelse mellem 2 forsikringsselskaber 28

29 Meddelelse fra panthaver Rykker Hvis panthaver ikke har modtaget svar på en fremsendt deklaration inden 20 dage efter oprettelsen, kan der sendes en rykker. Rykkeren modtages i forsikringsselskabets indbakke. Ved sortering på reference i indbakken, så vil rykkeren komme til at ligge sammen med den meddelelse der rykkes for. Forsikringsselskabet svarer på oprettelsen/rykkeren og sørger for arkivering af sagen. SIDE 29 Skift af panthaver Når en panthaverdeklaration flyttes fra et finansieringsselskab til et andet, sender den nye Panthaver en meddelelse om Skift af PH til forsikringsselskabet. Meddelelsen indeholder samme information som en ny deklaration. På skærmbilledet vises de opfølgningsmuligheder, som forsikringsselskabet har ved modtagelsen af en Skift af panthaver. Rykker 29 Skift af panthaver 29 Pantet ophørt 31 Gennotering 32 Portefølgeoverdragelse mellem 2 panthavere 33 Serviceudtræk 33

30 SIDE 30 Der vælges normalt altid den første type 34+Z70 Accept uden gebyr + kvittering til gl. PH. I forbindelse med accepten er der mulighed for at rette i acceptdato og i policenummer (men det er næppe relevant og acceptdato bør kun rettes, når panthaver er orienteret herom). Ved afsendelse af meddelelsen skal der klikkes på OK 2 gange, idet kvitteringen til gammel panthaver dannes automatisk, men kræver et ekstra klik på afsend og OK. Rykker 29 Skift af panthaver 29 Pantet ophørt 31 Gennotering 32 Portefølgeoverdragelse mellem 2 panthavere 33 Serviceudtræk 33

31 Pantet ophørt Panthaver sender en meddelelse til forsikringsselskabet, når pantet ophører. Meddelelsen er vist på skærmbilledet. I forsikringsselskabet laves de ændringer der skal på policen. Meddelelsen arkiveres fra indbakken på normal vis. SIDE 31 Rykker 29 Skift af panthaver 29 Pantet ophørt 31 Gennotering 32 Portefølgeoverdragelse mellem 2 panthavere 33 Serviceudtræk 33

32 Gennotering Hvis en panthaver pga. en fejl har meddelt forsikringsselskabet, at et pant er ophørt, kan der ske en gennotering af deklarationen (uden betaling af gebyr). Kan kun ske indenfor meget kort tid efter meddelelsen Pantet ophørt. SIDE 32 Meddelelsen gennotering ligger i indbakken. Den skal ikke besvares. Når der klikkes på i venstre kolonne ud for meddelelsen, så vises følgende skærmbillede. Rykker 29 Skift af panthaver 29 Pantet ophørt 31 Gennotering 32 Portefølgeoverdragelse mellem 2 panthavere 33 Serviceudtræk 33 Efter at have behandlet alle meddelelser vil sagsforløbet se ud som vist på billedet. Det anbefales, at der herefter klikkes på Arkivér ovenstående sag, så de relevante meddelelser fjernes fra ind- og udbakken.

33 Portefølgeoverdragelse mellem 2 panthavere Hvis en panthaver sammenlægges eller overtages af en anden panthaver, så skal alle aktive, elektroniske deklarationer flyttes til den overtagende panthaver. Den procedure skal panthaverne koordinere med EDI-kontoret hos Forsikring & Pension. Når de aktive deklarationer skal flyttes i EDI-systemet fra den ophørende og til den overtagende panthaver, vil der fra den overtagende panthaver blive sendt en meddelelse (portefølgeoverdragelse) til forsikringsselskaberne på hver enkelt delaration. Forsikringsselskaberne skal ikke acceptere meddelelserne om portefølgeoverdragelse, og de kan heller ikke afvise dem. SIDE 33 Når denne meddelelse er modtaget af forsikringsselskabet, har den overtagende panthaver deklarationen. Hvis forsikringsselskabet ikke længere har policen, så skal de, efter modtagelse af portefølgeoverdragelsen, sende meddelelse (skift af FS eller ophør af police) til den overtagende panthaver. Samtlige forsikringsselskaber vil forud for en portefølgeoverdragelse mellem to panthavere, blive orienteret om det via mail. Serviceudtræk Forsikringsselskaberne kan abonnere på et månedligt udtræk over accepterede panthaverdeklarationer. Medio hver måned dannes et regneark indeholdende oplysning om: deklarationsnummer deklarationstype ikrafttrædelsesdato beløb Regnearket indeholder de deklarationer, som forsikringsselskabet har accepteret, og som har en ikrafttrædelsesdato i den forudgående måned. Rykker 29 Skift af panthaver 29 Pantet ophørt 31 Gennotering 32 Portefølgeoverdragelse mellem 2 panthavere 33 Serviceudtræk 33 Send information om mailadresse til edi@forsikringogpension.dk hvis der ønskes abonnement.

34 Tips Arkivering Det anbefales, at sagsbehandlingen vedrørende panthaverdeklarationer udføres sådan, at der arkiveres, når en sagsgang er afsluttet. Det er f.eks. tilfældet når der er afsendt Accept af en deklaration, eller når der er modtaget meddelelse om pantets ophør. Hvis der arkiveres hver gang, så vil ind- og udbakke altid kun indeholde meddelelser om ikke afsluttede sager. Sagshistorik Alle meddelelser, der udveksles mellem panthaver og forsikringsselskabet, indgår i en sagshistorik, som er vist i bunden af skærmbilledet, når man i sagsregisteret ser på en panthaverdeklaration. Et eksempel på denne sagshistorik er vist med skærmbillede nedenfor. SIDE 34 Arkivering 34 Sagshistorik 34