Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune

Transkript

1 Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune Februar 2014

2 Indholdsfortegnelse Side Indledning 4 Ordregivende myndighed 4 Offentligt udbud med annonceringspligt 4 Udbudsmateriale 4 1 Udbudsbetingelser Afgrænsning af ydelsen Kontraktperiode Opsigelse Formkrav til tilbuddet Sprog Ejendomsret til tilbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist for tilbud Kommunens forbehold Pengeinstituttets forbehold Tilbuddets udformning Aktindsigt Bod 9 2 Beslutningsprocedure Beslutningsprocedure Overordnet tidsplan 10 3 Udvælgelses- og tildelingskriterier Udvælgelseskriterier, vurdering af pengeinstituttets egnethed m.v Tildelingskriterier Transaktionsomkostninger 11 4 Oplysninger om kommunen Kommunens omsætningstal Kommunens gennemsnitslikviditet 13 Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 2 af 28

3 Indholdsfortegnelse Side 5 Krav og ønsker til opgaveløsningen Kontosystem Rentesatser og renteberegning Trækningsret Servicering i implementeringsfasen Priser Rente samt valør på interne overførsler Valør som ikke indgår under punkt Gebyrer og øvrige omkostninger Døgnbokse Hævekort Udenlandske betalinger Pengehåndtering Service og kvalitet i øvrigt Kundeansvarlig Uddannelse i IT-løsninger til selvbetjening Kontoudtog Opfølgnings- og rådgivningsmøder Borgers ret til NemKonto i pengeinstituttet To-konto system for borgere IT-løsning til selvbetjening Lokal repræsentation 21 Bilag 1 Kontraktudkast 22 Bilag 2 Tro og love erklæring 27 Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 3 af 28

4 Indledning Ikast-Brande Kommune, fremover benævnt Kommunen, ønsker at indgå en aftale med et pengeinstitut med henblik på håndtering af kommunens daglige bankforretninger. Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet Ikast På vegne af Ikast-Brande Kommune gennemføres udbuddet af: Lundgreen s Capital ApS Amaliegade København K Telefon Offentligt udbud med annonceringspligt Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud med annonceringspligt i henhold til 15a-15d i tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007). Udbudsmateriale Udbudsmaterialet forefindes på samt og kan rekvireres via mailadressen udbud@lundgreens.com eller telefonisk hos Lundgreen s Capital Det samlede udbudsmateriale består af dette dokument der beskriver hele udbuddet inkl. minimumskrav samt ønsker til pengeinstituttets ydelser. Dokumentet indeholder også bilag 1 med et kontraktudkast samt bilag 2 der er en Tro og love erklæring. Yderligere findes der som et selvstændigt Excel tilbudsark (bilag 3), som skal bruges i forbindelse med indsendelse af tilbuddet. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 4 af 28

5 1 Udbudsbetingelser 1.1 Afgrænsning af ydelsen Ydelsen skal bl.a. dække: Alle betalingstransaktioner, dog undtaget de transaktioner, der jf. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen Adgang til at anvende pengeinstituttets on-line banking system Øvrige forretninger såsom brug af check, valutaveksling, kontante ind- udbetalinger, døgnboksindbetalinger, nationalbankoverførsler, Visa/Dankort, MasterCards m.v. Rådgivning om daglige transaktioner m.v. En kreditfacilitet Aftalen omfatter ikke: Aftaleindskud Langfristet låneoptagelse Rådgivning om formue-/gældspleje Anden finansiel rådgivning Legater og fonde som administreres af kommunen Den udbudte aftale omfatter alle afdelinger og institutioner som Kommunen administrerer eller er regnskabsfører for. Disse selvejende institutioner er kendetegnet ved, at de anvender Kommunens økonomisystem til deres ind- og udbetalinger. Desuden skal aftalen omfatte en række borgerrelaterede ydelser, herunder oprettelse af Nemkonto, betalingshåndtering og kommunegaranteret indskudslån til bolig. 1.2 Kontraktperiode Kommunen ønsker at indgå en 4 årig aftale fra den 1. maj 2014 med mulighed for forlængelse af kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Ønsker Kommunen at forlænge aftalen skal dette meddeles det kontoførende pengeinstitut senest 3 måneder før udløb af kontrakten. Kontrakten kan i det tilfælde forlænges med enten 12 eller 24 måneder regnet fra aftalens oprindelige udløbsdato. Bliver kontraktperioden forlænget med 12 måneder, kan den efter ét år forlænges med yderligere 12 måneder. 1.3 Opsigelse Der er en gensidig mulighed for at opsige kontrakten. Opsigelsesperioden er løbende måned plus 6 måneder. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 5 af 28

6 1.4 Formkrav til tilbuddet Det forudsættes, at pengeinstituttet inden tilbud afgives, har gjort sig bekendt med udbuddets omfang og forhold. Det er vigtigt, at pengeinstituttet i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på baggrund af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Udbudsmateriale, samt evt. rettelser hertil, vil blive offentliggjort på samt Det er pengeinstituttets ansvar at holde sig opdateret 1.5 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 1.6 Ejendomsret til tilbudsmaterialet Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Kommunens ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 1.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet fremsendes til Lundgreen s Capital på udbud@lundgreens.com s indeholdende spørgsmål skal i emnefeltet være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af Ikast- Brande Kommunes daglige bankforretninger. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Sidste frist for spørgsmål er den 24. februar 2014 Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Det tilstræbes at svarende offentliggøres så hurtigt som muligt. Det er pengeinstituttets eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, herunder svar på spørgsmål og supplerende spørgsmål. Svarene bliver offentliggjort på jævnfør tidsplanen. Stilles der spørgsmål efter spørgefristen forsøges disse besvaret, hvis det er muligt. 1.8 Tilbudsfrist Tilbud skal være Lundgreen s Capital i hænde senest den 6. marts 2014 kl Tilbud, der fremkommer senere end denne frist, vil blive afvist. Pengeinstituttet bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 6 af 28

7 Tilbud skal fremsendes til: Lundgreen s Capital ApS Amaliegade København K Att.: Peter Lundgreen På kuverten skal anføres Fortroligt Tilbud på pengeinstitutaftale / Ikast-Brande Kommune. Samtlige tilbud vil først blive åbnet af Lundgreen s Capital efter tidsfristens udløb. Tilbuddet skal afgives i 4 fysiske eksemplarer (heraf et underskrevet og i resten i kopi) og 1 elektronisk version på fysisk medie (CD, USB-Stick eller lignende). Tilbud kan ikke afleveres pr. . Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Udbudsmaterialet bliver ikke returneret til pengeinstituttet. 1.9 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 60 dage fra tilbudsfrist 1.10 Kommunens forbehold Kommunen tager forbehold for ændringer i love, bekendtgørelser og andre myndighedsbeslutninger, som kan ændre vilkårene for den udbudte ydelse Pengeinstituttets forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremstå særskilt i tilbuddet. Pengeinstituttet opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil medføre, at Kommunen har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Kommunen ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Kommunen pligt til at se bort fra tilbuddet. Pengeinstituttet bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Kommunen er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 7 af 28

8 1.12 Tilbuddets udformning Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Tilbudsdispositionens indhold er flg.: Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af pengeinstituttets navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Vedståelsesfrist for tilbud skal fremgå (minimumskrav 60 dage) 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Eventuelle forbehold. Pengeinstituttet skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontrakten. 4 Udvælgelseskriterier Tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige (bilag 2) Aktuelle oplysninger om balance og soliditet. Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 2 år. Anmærkningsfri Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen Pengeinstituttets kreditvurdering: Det er et minimumskrav, at pengeinstituttet har en langfristet kreditvurdering hos enten Standard & Poor s, Moody s eller Fitch. Oplysninger om den aktuelle langfristede kreditvurdering skal vedlægges tilbuddet. 5 Udfyldt Excel tilbudsark 5 faner indeholdende: Vejledning Priser Service IT løsning Lokal repræsentation 6 Evt. supplerende materiale der henvises til i forbindelse med besvarelse af tilbudsark Aktindsigt Kommunen er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder regler om aktindsigt i Offentlighedog Forvaltningsloven. "Dele af tilbud, der efter konkrete vurderinger, vil kunne undtages fra aktindsigt, findes i Offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2 (og pr. 1. januar 2013 i Offentlighedsloven 30, nr. 2) og omfatter tekniske indretninger eller fremgangsmåder samt drifts- eller forretningsforhold o.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for tilbudsgiver at begæringen ikke imødekommes. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 8 af 28

9 I tilfælde af, at kommunen modtager en aktindsigtsbegæring og den imødekommes, vil kommunen give aktindsigt til samtlige tilbudsgivere i samtlige tilbud. Kommunen vil derfor kontakte alle tilbudsgivere med henblik på at få disses begrundede/dokumenterede vurderinger på, hvilke oplysninger i deres respektive tilbud, der efter tilbudsgivernes egne og konkrete vurderinger vil kunne omfattes af undtagelsen ovenfor. Det bemærkes, at kun vægtige grunde kan betinge, at oplysninger vil være omfattet af undtagelsen, og at det er kommunen, der foretager vurdering heraf, hvorfor tilbudsgivers vurdering vil kunne blive tilsidesat, såfremt tilbudsgiver ikke har formået at fremsende tilstrækkelig begrundelse/dokumentation for et undtagelsesanbringende." 1.14 Bod Vi gør opmærksom på, at der i kontrakten er en paragraf om bod i tilfælde af systemnedbrud hos pengeinstituttet. Er kommunen grundet problemer hos pengeinstituttet, eller dettes eventuelle underleverandør, forhindret i at få udført alle sine ind- og udgående betalinger inden kl på en bankdag så idømmes pengeinstituttet en bod på kr ,00 for den 1. bankdag, kr ,00 for den efterfølgende 2. bankdag og kr ,00 for de følgende bankdage. Denne paragraf gælder ikke i tilfælde af force majeure. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 9 af 28

10 2 Beslutningsprocedure og overordnet tidsplan 2.1 Beslutningsprocedure Indkomne tilbud behandles af Lundgreen s Capital og Kommunens Økonomiafdeling, der herefter orienterer Økonomi- og planudvalget om resultatet. Aftalen er først indgået når Økonomi- og planudvalget er orienteret samt, at begge parter har underskrevet kontrakten. 2.2 Overordnet tidsplan Nedenstående datoer er foreløbige og kan blive ændret Offentliggørelse af udbudsmateriale 3. februar 2014 Frist for indsendelse af spørgsmål 24. februar 2014 Frist for besvarelse af spørgsmål 27. februar 2014 Tilbudsfrist 6. marts 2014 Orientering af tildeling i Økonomi- og planudvalg 13. marts 2014 Offentliggørelse af tildeling af kontrakt 14. marts 2014 Udløb af frivillig stand-still periode 24. marts 2014 Underskrift af kontrakt 31. marts 2014 Kontrakt opstart 1. maj 2014 Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 10 af 28

11 3 Udvælgelses- og tildelingskriterier Valget foretages efter en helhedsvurdering, hvor det økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges iht. nedenstående tildelingskriterier. Det betyder, at prisen (forrentning, valør og gebyrsatser) ikke alene vil være afgørende i bedømmelsen. 3.1 Udvælgelseskriterier, vurdering af pengeinstituttets egnethed m.v. Foruden tilbuddet skal følgende oplysninger medsendes: Aktuelle oplysninger om pengeinstituttets balance og soliditet Bilag 2 Tro og loveerklæring Erfaring med / reference fra lignende ydelser Anmærkningsfri Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen Manglende fremsendelse af ovennævnte vil medføre, at tilbuddet vil blive afvist og betragtet som ikke konditionsmæssigt. 3.2 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det pengeinstituttet, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, baseret på følgende kriterier: Pris Punkt 5.5 og underpunkter... IT-løsning til selvbetjening Punkt 5.7 Service og kvalitet Punkt 5.6 og underpunkter.... Lokal repræsentation pct. 25 pct. 10 pct. 5 pct. Kriterierne vægtes således som det fremgår af ovennævnte. Underpunkterne vil desuden blive vægtet i forhold til Kommunens vurdering af den optimale løsning. 3.3 Transaktionsomkostninger Der vil blive indregnet udgifter til interne omkostninger i forbindelse med et evt. skifte af leverandør. Et beløb på ,00 kr. vil blive tillagt tilbudssummen, dog undtaget tilbud fra kommunens nuværende hovedbankforbindelse. De interne omkostninger afholdes af Ikast-Brande Kommune. I evalueringen af de indkomne tilbud fordeles den tillagte interne omkostning over 4 år. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 11 af 28

12 4 Oplysninger om kommunen På Kommunens hjemmeside er det muligt at læse mere om Ikast-Brande Kommune, ligesom pengeinstituttet kan rekvirere regnskaber og budgetter fra Kommunen på hjemmesiden. 4.1 Kommunens omsætningstal via bankkonti i 2013 Her oplyses Kommunens væsentlige omsætningstal for Opgørelsen viser de udgifter/indtægter, der sker direkte på Ikast-Brande Kommunes bankkonti. Kommunens omsætningstal via bankkonti i 2013: Udgifter Mio. kr. Lønninger 719 Leverandørbetalinger 1208 Sociale ydelser 257 I alt 2184 Indtægter Afregning fra OBS-konto 1796 Borgerbetalinger FI og PBS, inkl. forældrebetaling/ejendomsskat 366 Låneoptagelse 12 I alt 2174 Herudover indgår der betaling af fakturaer, brugerbetalinger m.m. som betales direkte til Kommunes konto. I forbindelse med, at Udbetaling Danmark forestår sagsbehandling og udbetaling af børne- og ægtefællebidrag, børnetilskud, børne- og ungeydelse, barselsdagpenge, boligstøtte, folkepension og førtidspension, kan der stadig ske ændringer i den forventede likviditet af samme grund. Kommunen benytter FI kort med kortart 71 som betalingsmedie. I 2013 var der en samlet volumen på 209 mio. kr. I 2013 var der 118 overførsler via PBS med en samlet volumen på 157 mio. kr. Kommunen forventer at have den eventuelle daglige positive likviditet indestående hos sin faste bankforbindelse. Kommunen forbeholder sig ret til at disponere hele den disponible likviditet til anden side f.eks. gennem aftaleindskud eller formuepleje, dette kan kommunen vælge at give i udbud. Vedr. indestående af den eventuelle daglige positive likviditet forbeholder Kommune sig dog ret til at ændre på sin praksis afhængig af udviklingen i den finansielle sektor eller for den individuelle bank. Det er således en mulighed, at Kommunen ikke har noget indestående hos sin hovedbankforbindelse. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 12 af 28

13 4.2 Kommunens gennemsnitslikviditet Kommunens likviditet svinger meget hen over året, men forbruget i de enkelte måneder er stort set ens, som grafikken viser. Kommunens gennemsnitslikviditet er udtryk for kommunens likviditet opgjort for de foregående 365 dage. Gennemsnitslikviditeten har udviklet sig således: mio. kr mio. kr mio. kr. Udvikling i daglig kasseholdning (mio. kr.) 325,0 300,0 275,0 250,0 225,0 200,0 175,0 150,0 125,0 100,0 75,0 50,0 25,0 0,0-25,0-50, Udvikling i Ikast-Brande Kommunes likvide midler (mio. kr.) 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 0,0-50,0-100,0 Daglig 3 mdr. gns. 12 mdr. gns. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 13 af 28

14 5 Krav og ønsker til opgaveløsningen Dette afsnit beskriver hvilke minimumskrav som pengeinstituttet skal opfylde og hvilke ydelser som Kommunen ønsker opfyldt. Et minimumskrav er markeret med betegnelse minimumskrav. Ønsker til serviceydelser bliver vægtet i den samlede vurdering, også selvom det er et ønske og ikke et minimumskrav. Visse ønsker om ydelser skal Kommunen have opfyldt, men ikke nødvendigvis af det bydende pengeinstitut. I sådan en situation må Kommunen tilkøbe denne serviceydelse og i disse tilfælde er der angivet hvilken omkostning som tilbud uden denne / disse ydelse/r tillægges. I forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet bedes pengeinstituttet bruge Excel tilbudsarket der findes som selvstændigt bilag 3. Som nævnt i punkt 3.2 så vægtes de forskellige kriterier således ved den endelige tildeling: Pris Punkt 5.5 og underpunkter... IT-løsning til selvbetjening Punkt Service og kvalitet Punkt 5.6 og underpunkter... Lokal repræsentation 60 pct. 25 pct. 10 pct. 5 pct. 5.1 Kontosystem (Minimumskrav) Samtlige bankkonti, som Ikast-Brande Kommune har brug for til den daglige drift, skal være omfattet af aftalen: Hovedkonto/koncernkonto, konti til FIK & giro, konti til VISA og Mastercard samt p.t. op til 80 konti til Kommunens afdelinger/institutioner. Herudover skal der være mulighed for Kommunens institutioner at oprette konti til kostkasser, p.t. vurderes det at 10 til 15 konti anvendes til f.eks. beboeres/elevers fælles opsparing til løbende udgifter. Disse hører ikke under Kommunens cvr-nummer, men har et frivilligt cvr-nummer og rentetilskrivningen sker på den individuelle konto. Kommunens kontosystem skal være sammensat således, at der findes en hovedkonto samt en række konti til brug for særlige udbetalinger og indbetalinger. Desuden skal det være muligt at oprette en række konti til Kommunens institutioner, hvor forrentningen indgår i den senere omtalte renteberegning for Kommunens samlede konti. Yderligere konti, som Kommunen ønsker at oprette i aftaleperioden, skal ligeledes kunne omfattes af aftalen. Kommunen kan vælge at oprette et mindre antal konti i andre pengeinstitutter, herunder altid diverse kostkasser, såfremt en af Kommunens afdelinger/institutioner ikke ligger i umiddelbar nærhed af det vindende pengeinstituts filial. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 14 af 28

15 5.2 Rentesatser og renteberegning (Minimumskrav) Rentesatserne skal tilbydes i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente (ISBV-rente). Renteberegning skal ske dagligt på grundlag af nettomellemværendet for de af Kommunens konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting/cash pool). Pengeinstituttet skal løbende dokumentere sin renteberegning. Det er et krav at Ikast-Brande Kommune, gebyrfrit, umiddelbart efter den månedlige rentetilskrivning modtager dokumentation for beregningen, dvs. opgørelse af den gennemsnitlige (daglige) rentesats samt de daglige saldi for nettomellemværende mellem Ikast-Brande Kommune og pengeinstituttet. Rentetilskrivningen sker på hovedkontoen. Der sker altså ingen rentetilskrivning på kommunens øvrige konti som føres under kommunens CVR-nr. Renten tilskrives månedsvis med rentedivisor 365/366. Skulle Nationalbankens indskudsbevisrente udgå som renteinstrument er parterne berettiget til at optage forhandling om fastsættelse af et andet rentegrundlag på baggrund af det korte pengemarked. 5.3 Trækningsret (Minimumskrav) Der ønskes en trækningsret på hovedkontoen på kr. 300 mio. (tre hundrede millioner) med mulighed for forhandling om forhøjelse i specielle situationer. Der vil som udgangspunkt altid være træk på kontoen. 5.4 Servicering i implementeringsfasen før kontraktstart (Minimumskrav) Ved eventuelt skift af pengeinstitut i forbindelse med dette udbud skal det vindende pengeinstitut stille den fornødne ekspertise til rådighed, og afholde de dermed forbundne omlægningsomkostninger. Aftalen indebærer, at det vindende pengeinstitut forestår alle opgaver, som er nødvendige for, at Kommunen kan gennemføre daglige bankforretninger fra aftalestart og, at Kommunen stiller de nødvendige oplysninger til rådighed for pengeinstituttet. Pengeinstituttet forestår det praktiske arbejde ved omplacering/overtagelse af opgaven med Kommunens pengeforretninger. Dette gælder f.eks.: Ændring af dankortterminaler Rettelse af samtlige PBS-overførselskonti efter Kommunens anvisninger Udarbejdelse af de nødvendige ændringer af PBS-aftaler til underskrift for Kommunen. Kommunen fremsender en oversigt med de nuværende konti med henblik på oprettelse af nye konti og de dertil hørende fuldmagtsforhold. Pengeinstituttets service i implementeringsfasen skal beskrives i tilbudsmaterialet. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 15 af 28

16 5.5 Priser Dette punkt, samt underpunkterne til punkt 5.5, omhandler den direkte målbare økonomi pengeinstituttets tilbud. Priserne skal anføres i det selvstændige bilag Excel tilbudsark (bilag 3) under faneblad Pris. Resultatet af denne vurdering vægter 60 pct. i den samlede tilbudsvurdering Rente samt valør på interne overførsler (Minimumskrav) Rentesatserne såvel debet som kreditrente opgives som tillæg/fradrag i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente. Der er ingen valør på interne overførsler. Det accepteres, at beregningen af kreditmarginalen for Kommunens trækningsret sker ud fra nul pct. (i stedet for d en nuværende indskudsbevisrente på -0,1 pct.) hvis renten for Kommunens indskud ikke kan blive negativ. Beregningsgrundlaget bedes anført i tilbuddet Valør som ikke indgår under punkt (Et ønske, men ikke et minimumskrav) Kommunen ønsker, at alle valører er indregnet i renten. I tilfælde, hvor valørberegningen trods dette ønske ikke indregnes i renten skal dette oplyses under punkt Dette gælder alle former for overførsler. Kommunen vil benytte oplysningerne til at beregne, hvad valørdage koster Gebyrer og øvrige omkostninger (Minimumskrav) Kommunen betaler ikke udgifter til provisioner, gebyrer, porto eller lignende, men ønsker, at alle gebyrer er indregnet i renten. Pengeinstituttet bedes bekræfte, at nedenstående liste med gebyrfri ydelser kan leveres. Serviceydelser og lignende Gebyr, kr. Dispositions- og overtræksret. 0,00 Rente-netting-system eller Kommunebank 0,00 Kontoudtog elektronisk 0,00 Døgnboks 0,00 Kontante ind- og udbetalinger 0,00 Køb og salg af kontantvaluta 0,00 Nationalbankoverførsler > 5 mio. kr. 0,00 Elektroniske betalingssystemer, abonnement netbank 0,00 Transaktion og forespørgselsgebyr, abonnement netbank 0,00 Alle overførseler til udlandet inkl. checks indtastet via netbank 0,00 Modtagelse af overførsler og check fra udlandet 0,00 Udstedelse/årligt gebyr af hævekort, dankort eller Visa-Dankort 0,00 Udstedelse/årligt gebyr af MasterCard uden forsikring eller airport lounge 0,00 Oprettelser 0,00 Udgifter vedr. konti 0,00 Andre ikke nævnte ydelser 0,00 Fremsender pengeinstituttet fejlagtigt en gebyrnota, så skal kommunen erstattes kr. 500,00 til dækning af udgifter i forbindelse identifikation og bearbejdning af den fejlagtige fremsendte gebyrnota. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 16 af 28

17 5.5.4 Døgnbokse (Et ønske, men ikke minimumskrav) Det er et ønske, og bliver derfor talt med i vægtningen, at kommunen kan have en døgnboksaftale hos pengeinstituttet og, at der findes en døgnboks i Ikast og Brande Kan en døgnboksaftale under disse forudsætninger ikke tilbydes skal dette angives. Kommunen anvender pt. 2 døgnbokse. Jævnfør punkt er det et krav, at gebyret for en eventuel døgnboksaftale indregnes i rentesatsen. Har pengeinstituttet ikke mulighed for at tilbyde denne service tillægges en meromkostning i forbindelse med beregning af de samlede omkostninger for indkomne tilbud. Der henvises til punkt Hævekort (Delvist minimumskrav og delvist et ønske) Det forventes, at der i nødvendigt omfang kan udstedes hævekort tilknyttet hver sin konto til brug for decentrale enheder. Det forventes at Kommunen har et samlet behov for 5 til 10 Mastercard aftaler med i alt 15 tilknyttede kort. Dette er et minimumskrav. Der tildeles point i scoremodellen hvis pengeinstituttet kan tilbyde en samlet servicepakke for Mastercard / Eurocard afregninger, således at debiteringen pr. kort sker direkte på det tilh ørende EANnummer hos kommunen. Servicepakken bedes kort beskrevet og gebyret forventes i givet fald at blive indregnet i renten Udenlandske betalinger (Minimumskrav) Der skal være mulighed for at lave udenlandske betalinger via tilbudsgivers netbank samt pr. ordre. Det samlede antal pr. år forventes at udgøre 40 til 80 stk. Jævnfør punkt skal denne ydelse være gebyrfri Pengehåndtering (Et ønske, men ikke minimumskrav) Det er et ønske, men ikke et krav, at pengeinstituttet kan servicere Kommunen med kontanter, og dette tæller med i vægtningen. Pengeinstituttet skal angive om denne service er mulig i Ikast og / eller Brande. Tilbydes denne service så skal Kommunen, og dennes institutioner, have mulighed for at afhente og aflevere kontanter i filialen inden for normal arbejdstid på hverdage. Desuden ønsker Kommunen pt. i alt 2 døgnboksaftaler jævnfør punkt I Ikast har ca. 28 institutioner et kontoforhold, hertil kommer Rådhuset og i Brande er omfanget ca. 6 institutioner. Kommunen forbeholder sig ret til at afhente/aflevere kontanter i et andet pengeinstitut. Et tilbud uden pengehåndtering tillægges en meromkostning pr. år i forbindelse med beregning af de samlede omkostninger for indkomne tilbud. Hvor stor en omkostning der tillægges vil blive meddelt i en opdateret version af udbudsmaterialet. Vælger en tilbudsgiver, som ikke kan tilbyde pengehåndtering i de enkelte byer, at refundere en del af de tillagte omkostninger, så fratrækkes refusionen i den endelige omkostningsberegning. Under pengehåndtering forstås også muligheden for i mindre grad at fortage køb og salg af valuta. Kontante beløb i gængse valutaer skal normalt kunne skaffes fra dag til dag. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 17 af 28

18 Mønttællefunktionen skal være omkostningsfri for Kommunen. Indbetaler skal fremgå af bogføringsteksten. 5.6 Service og kvalitet i øvrigt Dette kriterium beskriver alt det, der ikke direkte kan gøres til genstand for en økonomisk betragtning. Der bliver udelukkende vurderet på kvalitet og variation af serviceydelser under dette punkt. Kommunen forventer, at serviceydelserne i afsnit 5.6 leveres vederlagsfrit. I modsat fald bedes omkostningerne oplyst i Tilbudsarkets (bilag 3) faneblad Pris under Andet med henvisning til afsnit nummer. Resultatet af denne vurdering vægter 10 pct. i den samlede tilbudsvurdering. Beskrivelse af hvordan krav opfyldes skal anføres i Tilbudsarket (bilag 3) under faneblad Service Kundeansvarlig (Minimumskrav) Kommunen skal som udgangspunkt have udpeget én overordnet kundeansvarlig, som er Kommunens indgang til pengeinstituttet. Der kan herudover være kundeansvarlige på de enkelte forretningsområder. Kommunen skal kunne ringe direkte til de kundeansvarlige. De kundeansvarlige skal endvidere besidde den nødvendige kompetence inden for det pågældende forretningsområde, således Kommunen kan få den efterspurgte service Uddannelse i IT-løsninger til selvbetjening (Minimumskrav) Det er et krav at pengeinstituttet informerer/uddanner Kommunens personale i optimal anvendelse af program/udstyr til selvbetjening Kontoudtog (Minimumskrav) Pengeinstituttets politik vedrørende kontoudtog samt elektronisk opbevaring og tilgang til disse skal beskrives. Kontoudtog skal automatisk fremsendes elektronisk. Kontoudtogene skal kunne fremsendes til administratoren af den pågældende konto. Administratorer vil fremgå af en oversigt som tilsendes fra kommunen Opfølgnings- og rådgivningsmøder (Minimumskrav) Aftalen skal omkostningsfrit omfatte afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder om aktuelle emner, også efter Kommunens ønske. Det kan såvel være for politikere som for det administrative personale. På disse møde skal det være muligt at trække på pengeinstituttets specialister for de enkelte områder. Det skal afholdes ét rådgivningsmøde pr. år, men det skal kunne ske efter Kommunens behov Borgers ret til NemKonto i pengeinstituttet (Minimumskrav) Intentionerne med NemKonto-ordningen er at begrænse kontant- og checkudbetalingen til borgere mest muligt. Dette bevirker, at alle borgere har behov for en konto i et pengeinstitut. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 18 af 28

19 Dette bevirker, at alle borgere grundlæggende har ret til at åbne en konto i et pengeinstitut. Det vindende pengeinstitut forpligter sig derfor til, at oprette en bankkonto til samtlige de borgere, der får udbetalt ydelser fra Ikast-Brande Kommune, hvis disse borgere ikke kan oprette en konto i et andet pengeinstitut To-konto system for borgere (Minimumskrav) I forlængelse af punkt skal der være mulighed for oprettelse af borgerkonti til særlige formål. Kommunen ønsker at Kommunens pengeinstitut deltager med en løsning så borgere der administreres af Kommunen, sikres betaling af boligbevarende udgifter. Som en konsekvens af etableringen af Udbetaling Danmark, er det ikke længere muligt for Kommunerne at modregne husleje m.v. i ydelserne, der udbetales via Udbetaling Danmark. Det vindende pengeinstitut skal derfor tilbyde at lave et to-konto koncept til de borgere, der har svært ved at administrere deres betalinger. Det kunne f.eks. være i form af en budgetkonto, hvor ydelsen indgår i kombination med en løbende konto, hvortil der fast overføres et aftalt beløb fra budgetkontoen. Betaling af boligbevarende udgifter m.v. sker via NETS. Administration varetages i samarbejde med Kommunens sagsbehandlere og forventes at være gebyrfrit for Kommunen. Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 19 af 28

20 5.7 IT-løsning til selvbetjening Kommunen ønsker at blive tilbudt en IT løsning, der kan håndtere de forskellige informations- og betalingsstrømme til og fra Kommunens systemer og konti, både hvad angår automatiske ind - og udbetalingstransaktioner. Resultatet af denne vurdering vægter 25 pct. i den samlede tilbudsvurdering. I øjeblikket anvender Kommunen KMD systemer, ØS Indsigt (EG) og SD system (Silkeborg Data). Som kontorpakke anvendes Microsoft Windows 7. Tilbudsgiver skal kunne skabe sammenhæng med disse systemer. Det er et ufravigeligt krav, at der som minimum kan udveksles data på Excel (dette er et minimumskrav). Økonomisystemet anvendes både centralt og decentralt. Der skal sikres sammenhæng med det til enhver tid tilknyttede udbetalingssystem. Kommunen ønsker at udføre udvalgte transaktioner via pengeinstituttets online systemer fra eget IT - udstyr. Der forventes ingen udgifter til etablering og abonnement. Der vil blive foretaget en vurdering af banksystemernes anvendelighed i Kommunens daglige arbejde. Beskrivelse af hvordan kravene opfyldes bedes anført i Tilbudsark (bilag 3). Faneblad IT : Her er listet en række eksempler på delkriterier som der forventes en beskrivelse af i tilbuddet, samt øvrige kriterier som tilbudsgiver måtte finde relevante: Netværksversion (Explore). Konto til konto-overførsler, såvel egne som fremmede. Forespørgselsmuligheder på et evt. værdipapirdepot. Ved returnering af en betaling til Ikast-Brande Kommune som Kommunen har udført, men som ikke kan udføres, skal en af følgende referencer (Kommunens ref. nr, cpr.nr. eller cvr.nr.) fremgå af retursvaret. Mulighed for at udskrive kvittering af overførsler via selvbetjeningsløsningen også ved betalinger foretaget gennem kommunale udbetalingssystemer. Ved samlet overførsel skal der være mulighed for detailvisning. Renteoplysninger. Mulighed for visning af enkeltposteringer tilføjes med specifikation Mulighed for daglige samlede oplysninger på hovedkontoniveau. Passwords og adgangskoder skal genereres elektronisk Informationer til Excel-regneark og databaseprogrammer Kommunens brugeradministration af e-bank Oversigt over eventuelle omkostninger/gebyrer ved benyttelse af systemet skal medsendes og skal tydeligt noteres i Tilbudsarkets faneblad Pris under Andet Udbud af pengeinstitutaftale for Ikast-Brande Kommune - side 20 af 28