Benchmarking Hvad kan vi bruge det til? Fag og Fremtid, tirsdag den 6. maj v/ Bo Panduro, seniorprojektleder, KORA tlf.

Transkript

1 Benchmarking Hvad kan vi bruge det til? Fag og Fremtid, tirsdag den 6. maj 2014 v/ Bo Panduro, seniorprojektleder, KORA tlf

2 Kort om KORA KORAs mission er at fremme kvalitetsudvikling, bedre ressourceanvendelse og styring i den offentlige sektor. KORA laver analyser og forskning om og til kommuner og regioner. Sektorområder: sundhed, børn og unge, social og ældre, arbejdsmarked og uddannelse samt økonomi og administration. KORA har omkring 100 medarbejdere, som har stærke forskningsog analysefaglige kompetencer og indgående sektorkendskab. KORA blev oprettet den 1. juli 2012 efter en fusion mellem tre tidligere institutter (AKF, DSI og KREVI). KORA er et uafhængigt institut, som hører under Økonomi- og Indenrigsministeriet. KORA udvikler og anvender i høj grad benchmarking som metode

3 Kort om mig selv Uddannet cand. scient. pol 1995 Budgetmedarbejder Bjerringbro Kommune Leder af økonomiafdelingen Ry Kommune Konsulent BDO Kommunernes revision Seniorprojektleder KREVI/KORA 2010-

4 Eksempler på udgivelser omhandlende benchmarking Nøgletal for kommunernes økonomiske styring, benchmarkingredskab på God kommunal økonomistyring. En undersøgelse af seks kommuners praksis (KREVI 2012) Kommunernes økonomiske politikker. En kortlægning primo 2012 Budgetlægning på ældreområdet. Kortlægning af kommunernes demografimodeller. (KORA 2013)

5 Formål med dette oplæg Forklare hvad benchmarking er Give bud på hvad god benchmarking er Gennem eksempler at vise, hvordan benchmarking kan anvendes i praksis Vinklen bliver økonomisk i tråd med KORAs mission

6 Hvad er et Benchmark Benchmark betyder Fikspunkt Benchmarking betyder at måle sig i forhold til et fikspunkt Et benchmark kan fastsættes på mange måder Nogle eksempler -> 6

7 Fastsættelse af et benchmark Kræver som regel et nøgletal for at kunne sammenligne med større/mindre organisationer Absolut niveau: Faglig standard inden for sektoren (absolut) Relativt niveau: Sammenligning med andre organisationer vha. nøgletal Sammenligning med gennemsnit for andres nøgletal Sammenligning med nøgletal for egen organisation over tid Høj eller lav fællesnævner? 7

8 8

9 Benchmark = Uvægtet kommunegennemsnit 9

10 Benchmark = Vægtet kommunegennemsnit 10

11 Benchmark = Gennemsnit for den private sektor 11

12 Benchmark = Regionale gennemsnit 12

13 Formålet med benchmarking Ved hjælp af sammenligninger med et benchmark.. At anspore til forbedringer for virksomheden Privat virksomhed: Øge indtjeningen Offentlig virksomhed: Øge resultater, kvalitet, effektivitet mv. i forhold til de anvendte ressourcer 13

14 Behovet for benchmarking i det offentlige Budgetpres på regionsråd og kommunalbestyrelser Efterspørgsel efter beslutningsgrundlag Budgetpres på administration og decentrale institutioner og enheder Efterspørgsel efter god praksis 14

15 En produktionsmodel for offentlig virksomhed Input kr. Input ressoucer Resultater Effekter Frit efter Rolf Elm-Larsen 15

16 Benchmarking af alle produktionsled Input kr. Input ressoucer Resultater Effekter Budget Personale Elever Karakterer 16

17 Den offentlige produktion Afhænger også af grundvilkår som fx: Borgernes sociale forhold Geografiske forhold Økonomiske forhold 17

18 Derfor kan man korrigere benchmarket Et eksempel: Kommunernes henvisning til specialundervisning. Elevernes behov for specialundervisning er afhængigt af bl.a. Køn, forældrenes indkomst og uddannelsesniveau, etnicitet mv. 18

19 Forskellen mellem faktisk og forventet henvisningsfrekvens til specialundervisning (pct.point) Kilde: Ekskluderende specialundervisning. Hvem får det, og hvilke forskelle er der mellem kommunerne? KREVI 2011.

20 Eksempler på nøgletal egnet til benchmarking Produktionsled Type af nøgletal Eksempel på nøgletal Input Serviceniveau Budgetkroner til folkeskole pr årig i kommunen Input/produktion Serviceniveau Ressource - produktion Produktivitet Budgetkroner til folkeskole pr. elev i kommunen Elever pr. lærer Resultat Mål for resultat Gennemsnitskarakterer Effekt Korrigeret effekt Undervisningseffekt = Gennemsnitskarakterer korrigeret for elevernes baggrund Effekt Effektivitet Undervisningseffekt set i forhold til budget 20

21 Benchmarking kræver data Data indsamles ofte via allerede tilgængelige statistikker Kræver kendskab til datas validitet og deres relevans for det man skal benchmarke Data skal kunne beskrive det man måler Kommune Klassetrin Karakterer Evt. cpr.nr. Baggrundsdata Data fx elever i Folkeskolen

22 Økonomi kobles på Kontoplan Kommune Data fx budgetter Klassetrin Karakterer Evt. cpr.nr. Data fx elever i Folkeskolen Baggrundsdata

23 Benchmarking med henblik på udvikling - procesbenchmarking Fokus på processerne i selve produktionen procesbenchmarking. Kræver ofte grundigere undersøgelser. Data indsamles via spørgeskema eller ved interviews eller observationer 23

24 Procesbenchmarking et eksempel Udvælge organisationer med gode resultater og organisationer med dårlige resultater vha. resultatnøgletal Sikre, at de har ens grundvilkår Studere processer for at finde systematiske forskelle mellem organisationer med gode og dårlige resultater 24

25 God kommunal økonomistyring 6 kommuner med hhv. gode og dårlige resultater i årene hvad angår: Skattefinansieret resultat Driftsresultat Budgetafvigelse Finansiel egenkapital God kommunal økonomistyring. En undersøgelse af seks kommuners praksis (KREVI 2012) 25

26 God kommunal økonomistyring Gode og dårlige kommuner skal så vidt muligt være parvist sammenlignelige hvad angår: Region Sammenlægningsstatus Økonomiske grundvilkår Ændring i økonomiske grundvilkår ved kommunalreformen God kommunal økonomistyring. En undersøgelse af seks kommuners praksis (KREVI 2012) 26

27 Udvalgte konklusioner De gode Politisk vedtaget økonomisk politik og tydelige økonomiske målsætninger Politisk enighed, ejerskab og troværdighed Direktionen styrer budgetopfølgningprocessen og indstiller konkrete løsningsforslag. Tidlig budgetdrøftelse af behovet for økonomisk råderum. Omstillingskatalog ligger klart tidligt. De dårlige Ingen økonomisk politik. Økonomiske målsætninger er ikke til stede eller uklare Manglende politisk vilje til økonomistyring Fagforvaltningerne styrer processen, og der fokuseres på problemer frem for løsningsforslag. Der tales først seriøst, når økonomiaftalen er kendt God kommunal økonomistyring. En undersøgelse af seks kommuners praksis (KREVI 2012) 27

28 Benchmarking et konkret KORA-eksempel Kommunernes administrationsudgifter

29 De kolde hænder er altid i fokus Kommunernes administrationer er næsten altid for høje politikerne har brug for benchmarking Kommunernes administrationer er dygtige kommunaldirektøren kan altid finde huller i benchmarkingen Traditionel kroner pr. indb. tager ikke højde for forskelle i decentral administration 29

30 Formål med benchmarkingen Finde god praksis for benchmarking af administration Udfordre den traditionelle metode 30

31 Regnskabsmetoden vs. personalemetoden Regnskabsmetoden datagrundlag er regnskaberne: Regnskab for central administration (Hovedkonto 6) Opgjort i kroner pr. indbygger Personalemetoden datagrundlag er KRL-statistik: Stillingskategorier som primært arbejder med administration (centralt og decentralt) Stillinger x gennemsnitsløn i kroner pr. indbygger 31

32 Hvad omfatter regnskabsmetoden? Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Fælles IT og telefoni Jobcentre Naturbeskyttelse Miljøbeskyttelse Byggesagsbehandling Voksen-, ældre- og handicapområdet Det specialiserede børneområde Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark 32

33 Hvad omfatter regnskabsmetoden? Driftsudgifter til bl.a.: Lønninger Varekøb Tjenesteydelser (fx konsulenter og udliciterede funktioner) 33

34 Hvad omfatter personalemetoden? Administrative medarbejdere: Gruppe 1-4 Gruppe 1: Administrative støttefunktioner/sekretariatsbetjening, fortrinsvist udvalgte stillingsgrupper i overenskomstgrupperne Akademikere og Kontor- og it-personale Gruppe 2: Administrative chefer, dvs. overenskomstgruppen Chefer samt chef-stillingsbetegnelser i overenskomstgrupperne Akademikere, Kontor- og it-personale mv. Gruppe 3: Decentrale ledere, fx institutionsledere i dagtilbud og på skoler Gruppe 4: Personale der løser myndighedsopgaver, fx socialrådgivere i jobcentre Gruppe 5: Ikke-administrativt personale, øvrige personalegrupper, fx lærere, SoSu-assistenter, teknisk personale mv. 34

35 Fordele og ulemper Tager opgørelsesmetoden højde for Regnskabsdata Personaledata Produktivitets- og kvalitetsforskelle? At der også er decentral Tager administration? opgørelsesmetoden højde + Forskellig decentraliseringsgrad? for + Konteringsforskelle? + Forskel i andelen af tjenestemandsansatte? + Personale på selvejende institutioner? ( ) De administrative udgifter udover løn? + Køb og salg af ydelser mellem kommuner? + Udlicitering? +

36 Hvad betyder opgørelsesmetoden? 36

37 Heller ikke alle måder at anvende personalemetoden på giver det samme resultat 37

38 Personaleudgifter til løn til adm. medarbejdere (kr. per indbygger)

39 30,0 Antal administrative medarbejdere (per indbyggere) 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,

40 35,0 Administrationsandel (pct.) 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,

41 16000 Kroner pr. indbygger - regnskabsmetoden

42 Hvad gør man, når man vil dybere? Sætter sig sammen med andre organisationer Gennemgår data Tilpasser til en fælles forståelse af metoden Tilpasser konteringspraksis eller stillingsopgørelse 42

43 Husk uanset at benchmarking ikke er hele sandheden, så: Har politikerne behov for støtte i prioriteringen Har administrationen behov for inspiration til udvikling Har de udførende behov for at lære af god praksis Har den offentlige sektor behov for incitamenter til at udvikle sig 43

44 Spørgsmål? 44

45 Tak for ordet Kora besvarer altid henvendelser om vores produkter og deltager også gerne i konkrete projekter sammen med kommuner Bo Panduro, seniorprojektleder bopa@kora.dk tlf