Referat fra ordinær generalforsamling

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling Mandag den 26. maj 2014, kl Sted: Toftlund Hallerne Stadionvej Toftlund Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning. 3. Forelæggelse af regnskab for 2013 til godkendelse samt forelæggelse af budget for Behandling af indkomne forslag. a. Sammenlægning af afdelinger, endelig godkendelse. b. Godkendelse af vedtægter (normalvedvedtægter) 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 2 bestyrelsesmedlemmer for en valgperiode på 2 år. På valg: Connie Wittenkamp Birgit Jensen 6. Valg af 2 suppleanter 7. Valg af revisor. 8. Eventuelt. Arrangør: SALUS Boligadministration Vestergade 12, 1. sal 6200 Aabenraa - 1 -

2 Der var fremmødt repræsentanter for 31 lejemål / 36 beboere. Der var fremmødt medlemmer uden stemmeret 1 Som gæster deltog Joan Silberbauer, Statsaut. rev., Beierholm Haderslev Salus Boligadministration samt foreningens personale på i alt 5 personer. 1. Valg af dirigent Formanden Eva E. Rasmussen bød velkommen til fremmødte og foreslog Lars Petersen som dirigent, hvilket blev enstemmigt godkendt. Dirigenten konstaterede, at den ordinære generalforsamling var lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne og dermed beslutningsdygtig. 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning Som noget nyt er der trykt en Beretning. Denne blev udleveret ved indgangen til de fremmødte. Der henvises til den udleverede trykte beretning. Beretningen kan ses på hjemmesiden Formanden Eva E. Rasmussen aflagde beretning: Den 22. august på den ekstra ordinære generalforsamling, tog bestyrelsen det skridt at indgå i en fællesadministration med SALUS Boligadministration, hvor også Kolstrup Boligforening, Aabenraa Boligforening, Sønderborg Andelsboligforening, Tønder Andelsboligforening og Skærbæk Boligforening bliver administreret fra. Toftlund Andels Boligforening har været igennem en svær tid, men vi tror på med SALUS hjælp og jeres opbakning, skal vi nok komme ud på den anden side. Vi har sat meget fokus på drift/administrationsudgifter, og skåret helt ind til benet, hvor det har været muligt, blandt andet sammenlægning af afdelinger, brugen af vores viceværter. Akutte skader er overtaget af Dansk Bygningskontrol. Så allerede nu er der til 2014 regnskabet meget store besparelser og det ser endnu bedre ud til Desværre har vi en del tomme boliger, det har vi meget fokus på. Vi har indgået en aftale med Tønder Kommune for pendlere, der omhandler de tomme bolig, vi håber det vil give os noget. Vi har fået lavet en ny venteliste, da der desværre stod nogle på den gamle venteliste, der var døde, eller flyttet langt væk, derfor var den ikke optimal. På den ny venteliste kan vi se, hvem der er skrevet op til en bolig i foreningen. Mange af boligerne trænger til en meget kærlig hånd, men vi er nødt til at tage hensyn til de desværre manglende henlæggelser, derfor var det nødvendigt med den voldsomme huslejestigning. Renoverings- og moderniseringsprojekter. Afdeling 1, Nyboder Timmelsvang Der arbejdes på en helhedsplan for eventuel tilpasning i forhold til den aktuelle efterspørgsel i Toftlund

3 Afdeling 16 Hovedgaden i Agerskov Igennem årene har der mere eller mindre permanent stået tomme boliger, primært 1. sals boligerne. Der arbejdet på et tilgængeligheds -projekt, hvor der etableres en elevator løsning og boligerne indrettes ældre-egnet. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har udstedt en ændring af bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer m.v. (bekendtgørelse nr af 27. august 2013). Bekendtgørelsen trådte i kraft den 1. september Fra og med 1. april 2013 trådte en ny IKT-bekendtgørelse (BEK nr. 119) i kraft og har virkning for de almene byggerier og renoveringer, der modtager tilsagn om støtte fra dette tidspunkt. Bekendtgørelsen gælder for byggesager, hvor byggeriets eller renoveringens samlede anslåede entreprisesum er på 20 mio. kr. ekskl. moms eller derover. Vi har lagt vores revision ud i licitation, det er ikke fordi vi er utilfredse med det nuværende revisionsselskab, men der skal spares hvor der kan. Bestyrelsen anbefaler beboerne at stemme for Deloitte, der er næsten kr. billigere end nuværende. I 2013 betalte Toftlund Andels Boligforening, Beierholm kr. for revisionsarbejdet. Nu kan vi få gjort revisionsarbejdet hos Deloitte for kr. i Tak til samtlige medarbejder i boligforeningen for den gode service de yder, en stor tak til SALUS for den store hjælp de har givet os og vi glæder os til et fremtidig godt samarbejde. Tak til beboerne for den gode opbakning. Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen om der var spørgsmål til beretningen. Der var ikke spørgsmål til beretningen. Bestyrelsens beretning blev enstemmigt godkendt. 3. Forelæggelse af regnskab for 2013 til godkendelse samt forelæggelse af budget for 2015 Der henvises til den afleverede trykte beretning, hvor det specificerede regnskab kan læses. Beretningen kan ses på hjemmesiden Regnskaber for foreningens samtlige afdelinger og hovedforeningen har ligget på kontoret 1 uge før den ordinære generalforsamling til afhentning. Jimmy Povlsen gennemgik boligforeningens regnskab for 2013 for hovedforeningen. Årsregnskabet 2013 for hovedforeningen: Underskud på t.kr.607 Øgede mødeudgifter Øgede personaleudgifter Øgede kontorholdsudgifter t.kr t.kr t.kr.

4 Øgede kontorlokaleudgifter Afskrivninger Øgede udgifter til revision Ekstraordinære indtægter (netto) Øvrige poster -20 t.kr t.kr t.kr. 444 t.kr. 147 t.kr. Underskuddet henlægges til hovedforeningens fri arbejdskapital. Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen, om der var spørgsmål til regnskabet. Der var ikke spørgsmål til regnskabet. Regnskabet blev enstemmigt godkendt ved håndsoprækning. Jimmy Povlsen gennemgik boligforeningens afdelingsregnskaber for Årsregnskabet 2013 afdelingerne Årets drift har resulteret i, at 13 afdelinger udviser overskud på i alt t.kr De resterende 5 afdelinger udviser underskud på i alt t.kr Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen, om der var spørgsmål til regnskaberne Der var ikke spørgsmål til regnskaberne. Regnskaberne blev enstemmigt godkendt ved håndsoprækning Dirigenten kunne herefter konstatere, at regnskaberne for 2013 var godkendt samt at formanden og dirigenten bemyndiges til at underskrive regnskaberne på generalforsamlingens vegne. Jimmy Povlsen gennemgik boligforeningens budget Budgettet er til orientering. Budget 2015 Hovedforeningen Stigning 0% (2014 niveau) i administrationsudgift. Svarende til kr. 0 pr. lejemålsenhed eller til i alt kr pr. lejemålsenhed eller sagt på en anden måde, der sker ingen stigning fra 2014 til Der er ikke stigning i administrationsbidraget i Arbejdskapitalen er negativ. Arbejdskapitalen vil blive afdraget indtil den er på 0. Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen, om der var spørgsmål til budget Spørgsmål ved Ole Nedergaard, afdeling 4 - vedrørende afdeling 4: Hvorfor dette underskud Er det på grund af renovering eller udlejnings- Problemer? Svar ved Jimmy Povlsen: Renoveringen ikke budgetlagt. Ikke på grund af manglende udlejning

5 4. Behandling af indkomne forslag a. Sammenlægning af afdelinger, endelig godkendelse Forslaget blev vist på boarden. Jimmy Povlsen gennemgik forslaget. Se bilag 1 her bagerst. Jimmy Povlsen spurgte forsamlingen, om der var spørgsmål til forslaget. Spørgsmål ved Heinrich P. Andersen - afdeling 3: Kan vi få oversigten over sammenlægning af afdelingerne udleveret. Svar ved Jimmy Povlsen: Forslagsbilaget/oversigten ligger på forsiden. Spørgsmål ved beboer Ingrid Holler afdeling 3 Der er overskud i afdeling 3. Vil overskuddet indgå i den ny sammenlagte afdeling contra de afdelinger med underskud? Svar ved Jimmy Povlsen: Ja, det vil det gøre. Det er vigtigt for foreningens overlevelse. Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen, om der var flere spørgsmål til forslaget. Dette var ikke tilfældet. Forslaget blev sendt til afstemning, der foregik ved håndsoprækning. Dirigenten kunne konstatere at forslaget blev vedtaget. b. Godkendelse af vedtægter (normalvedtægter) Ændringer i Lov om almene boliger (LAB), BEK nr af Siden 2010 har nye normalvedtægter fra ministeriet været gældende, disse er nu indarbejdet i Toftlund Andels Boligforenings vedtægter. Direktør Jimmy Povlsen gennemgik/begrundede forslaget herunder ændringen i normalvedtægten 14.1: Nuværende formulering: 14. Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Ny formulering: 14. Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske skriftligt med mindst 4 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden

6 Ændring fra Toftlund Andels Boligforening s gamle vedtægter til ny vedtægter vil blandt andet give bedre beboerrettigheder eksempelvis at der indkaldes til afdelingsmøder 4 uger før mødedato mod tidligere 1 uge. Der arbejdes på et fælles beboerblad, selskaberne imellem. I beboerbladet kan indkaldes til afdelingsmøder (1. indkaldelse). Spørgsmål ved beboer Ole Nedergaard afdeling 4 Der blev lovet et møde i januar måned hvorfor blev det ikke indkaldt/afholdt? Svar ved direktør Jimmy Povlsen og formand Eva E. Rasmussen: Det må bero på en misforståelse det har der ikke været tale om. Spørgsmål ved beboer Ole Nedergaard afdeling 4 Hvorfor kan afdelingsmødet ikke afholdes i beboerlokale på Elmevej? Det med begrundelse i at det må være det billigste? Svar: Fremadrettet vil beboerlokaler blive anvendt? Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen, om der var flere spørgsmål til forslaget. Dette var ikke tilfældet. Dirigenten kunne konstatere at forslaget blev godkendt. I det der ikke var det fornødne antal medlemmer tilstede (jf. vedægter), blev der indkaldt til ekstra ordinær generalforsamling kort efter denne ordinære generalforsamling (samme dag og sted med start 20 minutter efter afslutning af den ordinære generalforsamling) hvor forslaget endeligt kan vedtages såfremt 2/3 af de fremmødte stemmer for forslaget 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer 2 bestyrelsesmedlemmer for en valgperiode på 2 år. Efter tur afgår: Conni Wittenkamp Birgit Jensen Der var ikke andre forslag til valg af bestyrelsesmedlemmer. Conni Wittenkamp og Birgit Jensen blev genvalgt enstemmigt ved akklamation. 6. Valg af 2 suppleanter 2 suppleanter for en valgperiode på 1 år. Efter tur afgår: Sonja Kaasgaard-Olesen Ingrid Vagner Sonja Kaasgaard-Olesen var til stede på mødet. Ingrid Vagner var ikke til stede på mødet

7 Der var ikke andre forslag til valg af suppleanter. Sonja Kaasgaard-Olesen blev enstemmigt valgt ved akklamation (1. suppleant) Der var ikke andre, der ønskede at stille op som suppleant, hvorfor der kun blev valgt 1 suppleant. 7. Valg af revisor Bestyrelsen foreslår Deloitte. Formand Eva E. Rasmussen begrundede. Revisionsopgaven for Toftlund Andels Boligforening har været sendt i udbud i forbindelse med overgangen SALUS Boligadministration. Revisionsopgaven har været sendt i udbud til tre revisionsfirmaer, hvoraf det ene er det nuværende Beierholm. Resultatet blev, at Deloitte har givet det billigste tilbud, hvorfor bestyrelsen foreslår Deloitte. Spørgsmål ved beboer Lisette Jacobsen afdeling 8.2: Er det fast pris eller stiger dette næste år? Svar ved Jimmy Povlsen: Revisor bliver valgt for 1 år ad gangen, hvorfor der kan tages stilling til valg af revisor igen næste år. Dirigent Lars Petersen spurgte forsamlingen om, der var flere spørgsmål til forslaget. Dette var ikke tilfældet. Resultat af afstemningen der foregik ved håndsoprækning var 1 imod, 2 stemte hverken for eller imod, resten stemte for valg af revisor Deloitte. Dirigenten kunne konstatere at revisor Deloitte blev valgt. 8. Eventuelt Der var intet under eventuelt. Ordinær generalforsamling 2014 sluttede kl Toftlund, den Eva E. Rasmussen formand Lars Petersen dirigent Ref.: Lillian C. Wind, SALUS Boligadministration - 7 -

8 Bilag 1 Forslag Toftlund Andels Boligforening, ordinær generalforsamling