Projektlederens mareridt

Transkript

1 Projektlederens mareridt Jeg red ind i byen ved solopgang. Straks bemærkede jeg fjendskabet. Jeg var fremmed jeg skulle ikke blande mig i deres liv. Bedemanden slikkede sig om munden, og begyndte at lave en kiste i baglokalet. Byens ledere, borgmesteren og sheriffen, gav mig den mest nødtørftige hjælp, de kunne slippe af sted med de måtte dog respektere, at jeg havde min stjerne af ægte sølv. Larmen fra saloonen var øredøvende, af og til lød der skud det var pistolmændenes og desperadoernes by. Rundt omkring var der nogle få hårdtarbejdende og pligtopfyldende mennesker, som håbede jeg ville få succes. Men ingen hjalp mig det turde de ikke. Mange havde prøvet før mig; de lå oppe på kirkegården Boot Hill. Oddsene var i mod mig alle ventede Jeg vågnede badet i sved. Endnu en nat med mareridt. Men de skulle ikke få overtaget. Jeg gik i bad, klædte mig på, spiste morgenmad og tog af sted til mit arbejde som projektleder. Bjarne Kousholt Generel projekt- og forandringsledelse B6 foråret

2 Hvad er et projekt? Hvad er et projekt? At gå i bad om morgenen? At slå græsplænen hver onsdag? At bygge verdens længste sænketunnel? At. Hvad karakteriserer et projekt? Forslag til karakteristika Ressourcebegrænset Tidsbegrænset Opløses ved projektets afslutning Ofte relativt store omkostninger Karakter af unikt produkt one of a kind Ofte som supplement til en basisorganisation Komplicerede, Udvikling nye løsninger Tværfagligt/ organisatorisk Usikkerheder 2

3 Forskellige typer af projekter Forandringsprojekt i én virksomhed Implementering i én virksomhed Produktudvikling i én virksomhed Produktion i én virksomhed I samarbejde mellem to eller flere virksomheder I en serie af projekter i samarbejde med én eller flere virksomheder 6. semester projekt/ studiet Pointe! Der findes ikke én definition Der er mange bidrag og diskussioner om: hvad er projektledelse? Udgangspunktet i dag er meget ingeniøragtig Kasser Værktøjer Faget er relativt ungt 3

4 Hvem er jeg? Randi Muff Ebbesen Civilingeniør i Byggeledelse, AAU Speciale i Lean Construction/ trimmet byggeri og benchmarking BYGiNORD BYGSOL Ph.d.-studerende på Institut for Produktion. Byggeledelsesgruppen (Erik, Willy, Lene, Søren) Proceskonsulent Medlem af Dansk Projektledelsesforening, F&Uudvalg Angående specialet i byggeledelse Willy koordinator (wo@production.aau.dk) Besøg hos byggelederne Introduktion til byggeledelse BL 4

5 Agenda Projektledelse Projektets grundelementer Projektforløbet Projektets organisering Ledelsesopgaver Traditionel og moderne projektledelse Forandring gennem projektledelse J.P.Kotter Projektets grundelementer 5X5modellen Fra Riis og Mikkelsen 5

6 1 Projektopgaven Projekt opgaven Interessenter Projektledelse Omgivelser Ressourcer Behov og nyttemål: Hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? Opgavens omfang og indhold: Afgrænsning af opgavens indhold implikationer Mål og produkter: Produkt/ Proces Funktionskrav og udformning, ressourceramme Forandringen: De forandringer projektet vil medføre Tidsrammen: Tidsterminer 2 Interessenter Projekt opgaven Roller (funktioner) for interessenter: Anvendelse og ejerskab: Sikre accept og brug af projektets produkter Vilje og drivkraft: At legalisere projektet, prioritering. Ressourceydelser: At levere viden, kunnen og arbejdsindsats, økonomi Formel godkendelse: At give tilladelse Almen accept: Interessenter Projektledelse Ressourcer At forholde sig til afledte virkninger (lokalt/videre) Omgivelser 6

7 3 Omgivelserne Projekt opgaven Marked Interessenter Projektledelse Ressourcer Begrænsninger og muligheder, efterspørgsel, konkurrence, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer: Samarbejdende og hjælpesystemer Fysisk miljø: Plads, lokaler, m.v. Regelsæt /normer: Normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet Omgivelser 4 Ressourcer Projekt opgaven Interessenter Projektledelse Omgivelser Kompetencer Viden og kunnen Personer Faciliteter Materiel Materialer Penge Ressourcer 7

8 5 Projektledelsen Interessenter Lede og styre projektet Sætte kursen, støtte medarbejderne, korrigere Fremgangsmåde og plan Tilrettelægning, tidsplanlægning Organisation og samvirke Sikre gennemførelsen udadtil og indadtil Opmærksomhedsområder Usikkerheder Læring Udlede erfaringer Projekt opgaven Projektledelse Ressourcer Omgivelser Projektets grundelementer 5X5modellen Fra Riis og Mikkelsen 8

9 Projektforløbet LOGISTIK I BYGGERIET Fra Anlægsteknik 2, figur Anlægsteknikforeningen

10 Projektorganisationen Et forslag! Projektansvarlig chef Basisorganisationen Beslutningsgruppe Projektgruppe Projektleder Konsulent/ rådgiver Gruppeleder A Deltager 1 Deltager 2 Arbejdsgruppe A Gruppeleder B Deltager 3 Deltager 4 Arbejdsgruppe B Leverandører Projektgruppens organisation 10

11 Hvad er en god projektleder? Hvor stor er projektlederens indflydelse på projektets succes? Hvad kan en god projektleder? (kompetencer) Hvordan udvælger man den rigtige projektleder? Ledelse Planlægning og budgettering Organisering og bemanding Styring og problemløsning 11

12 Lederskab Fastlæggelse af retning Skabe tilslutning Motivation og inspiration Eksempel på forskellen Ledelse Styre økonomi og planlægning Kontrakter Lederskab Skabe et godt samarbejdsklima Sikre at alle bliver hørt 12

13 Adizes lederroller Producenten - at skabe resultater Administratoren opstille retningslinier Entrepreneuren tænke langsigtet muligheder og trusler Integratoren Skaber samarbejde Mange andre opdelinger se f.eks. testen på Hotte emner Projektlederen som coach Projektlederen som servicemedarbejderen Know who frem for Know how Projektledelse som det normale Projektlederen som.. 13

14 Forandringsledelse Alle ønsker forbedringer, men de færreste ønsker forandring Hvorfor? Forandringsledelses opgaver Analysere behovet Hvad skal forandres? Hvilke årsager er der til forandringsbehovet? Gennemføre forandringen Hvilken forandringsmetode skal anvendes? Hvordan håndteres individuel modstand mod forandring? Forankre forandringen Hvordan fastholdes resultaterne af forandringen? 14

15 Projekt og forandringsledelse Påvirker også omgivelserne Udenfor normal virksomhedsdrift Tværfaglighed. Men ikke tidsbegrænset! John P Kotter I Spidsen for forandringer 15

16 Alm. fejl ved implementeringsforløb Fejl nr. 1: Man accepterer for stor selvtilfredshed Fejl nr. 2: Man formår ikke at skabe en tilstrækkelig stærk, styrende organisation Fejl nr. 3: Undervurdering af visionens magt Fejl nr. 4: Visionen kommunikeres utilstrækkeligt (alt for svagt) Alm. fejl ved implementeringsforløb Fejl nr. 5: Forhindringer får lov til at blokere for den nye vision Fejl nr. 6: Man forsømmer at skabe kortsigtede gevinster Fejl nr. 7: Sejren fejres, før slaget er vundet Fejl nr. 8: Man forsømmer at forankre forandringerne i virksomhedskulturen 16

17 Hyppige konsekvenser Nye strategier bliver ikke ordentlig implementeret Overtagelser giver ikke den forventede synergi Reengineering tager for lang tid og koster for meget Nedskæringer får ikke omkostningerne under kontrol Kvalitetsprogrammer giver ikke de forventede resultater 1 Etablering af en oplevelse af nødvendighed Undersøgelse af markedet og konkurrencesituationen Identificering og diskussion af kriser, potentielle kriser og væsentlige muligheder 17

18 2 Oprettelse af en styrende koalition Sammensætning af en gruppe med tilstrækkelig indflydelse til at styre forandringen Få gruppen til at arbejde sammen som et team 3 Udvikling af en vision og en strategi Skabelse af en vision, der kan styre forandringsarbejdet Formulering af strategier for realisering af visionen 18

19 4 Formidling af forandringsvisionen Anvendelse af ethvert middel til konstant at kommunikere den nye vision og strategierne Lad den styrende koalition fremstå som forbillede for den adfærd, der forventes af medarbejderne 5 Skabe grundlag for handling på bred basis Fjernelse af forhindringer Ændring af systemer eller strukturer, der underminerer forandringsvisionen Opmuntring til risikovillighed og utraditionelle ideer, aktiviteter eller handlinger 19

20 6 Generering af kortsigtede gevinster Planlægning af synlige præstationsforbedringer eller sejre Virkeliggørelse af disse sejre Synlig anerkendelse og belønning af de medarbejdere, som muliggjorde sejrene 7 Konsolidering af resultater og produktion af mere forandring Brug af øget troværdighed til at ændre alle systemer, strukturer og politikker, som ikke passer sammen og ikke harmonerer med forandringsvisionen Ansættelse, forfremmelse og udvikling af medarbejdere, der kan implementere forandringsvisionen Opstramning af processen med nye projekter, temaer og aktører 20

21 8 Forankring af nye arbejdsmåder i kulturen Opnåelse af bedre præstationer gennem kunde- og produktivitetsorienteret adfærd, mere og bedre lederskab og mere effektiv ledelse Fremhævelse af forbindelserne mellem ny adfærd og organisatorisk succes Udvikling af midler til at sikre udvikling og kontinuitet i lederskabet Litteratur Riis, J.O. & Mikkelsen, H. (2002 eller nyere) Grundbog i projektledelse, ISBN: Hansen, K. & Heide, A. (2000), Virksomheds organisation, ISBN: Bakka, J. F. & Fivelsdal, E. (2004), Organisationsteori, Struktur, kultur, processer. ISBN: Heltbech, H. & Jacobsen, J. (2001), Ledelse og samarbejde, ISBN: Kotter, J. P. (1997), I spidsen for forandringer, ISBN: A guide to the Project Management Body og Knowledge (PMBOK-guide), (2000), ISBN Dansk projektledelsesforening: Projektlederbogen, BjarneKousholt, Ingeniøren 21

22 Gruppearbejde Projektledelseseksperter Mødes igen kl. 22