DANMARKS DOMSTOLE DIGITALISERINGSSTRATEGI

Transkript

1 DANMARKS DOMSTOLE DIGITALISERINGSSTRATEGI

2 DOMSTOLENES DIGITALISERING ER den digitale sag det digitale retsmøde den digitale arbejdsgang DOMSTOLENES DIGITALISERING SKAL UNDERSTØTTES AF ensartethed hurtige leverancer standardsystemer 1-6 INDHOLDSFORTEGNELSE Digitalisering af Danmarks Domstole Den Digitale Vej 7-9 Pejlemærker 9-11 Principper Den digitale retsproces Andre nødvendige indsatser 2

3 FORORD Det er domstolenes vision at arbejde tidssvarende og professionelt for ret og retfærdighed ved at træffe rigtige afgørelser i rette tid og kommunikere afgørelser, så de er til at forstå. Det skal bidrage til at fastholde befolkningens tillid til domstolene. I mål- og værdiprocessen i 2012 blev vi enige om, at digitalisering har væsentlig betydning for de mål, vi har sat os i strategiperioden Digitalisering er helt nødvendig for at sikre, at domstolene kan leve op til det omgivende samfunds udvikling, og at vi har effektive arbejdsgange og et højt serviceniveau for vores brugere. I forlængelse af mål- og værdiprocessen besluttede vi derfor at opdatere domstolenes digitaliseringsstrategi. Den nye strategi er blevet til i et samarbejde mellem Domstolsstyrelsen og en referencegruppe, der er bredt sammensat af medarbejdere og ledere fra både byretter og overordnede retter. Strategien er blevet drøftet i Ledelsesforum, DHA og er efterfølgende godkendt af bestyrelsen. Digitaliseringsstrategien har til formål at skabe klarhed om, hvordan vi ønsker at tilrettelægge arbejdet i fremtiden, når vi arbejder digitalt. Fokus i strategien er derfor på overordnede beslutninger, som skal danne grundlag for fremtidige valg, og på de digitale arbejdsgange altså hvordan vi arbejder og ikke på valg af konkrete it-systemer. Digitaliseringsstrategien skal anvise den digitale vej for Danmarks Domstole og derved være pejlemærket for de digitaliseringsindsatser, vi skal gennemføre i de kommende år. God læselyst. Charlotte Münter LÆSEVEJLEDNING Dette dokument handler om, hvordan digitalisering skal være med til at opfylde domstolenes mål , og om hvordan vi i Danmarks Domstole vil arbejde digitalt fremover. Digitaliseringsstrategien udmøntes i en handlingsplan. I handlingsplanen vil de digitaliseringsindsatser, der er nødvendige for at realisere strategien, gøres konkrete og prioriteres. 3

4 DIGITALISERING AF DANMARKS DOMSTOLE DEN DIGITALE VEJ Danmarks Domstole ønsker at være en åben og moderne organisation med fokus på udvikling. Digitalisering skal hjælpe os til at gøre dette ønske til virkelighed og til fortsat at udvikle os sammen med resten af samfundet, hvor tidssvarende kommunikation og nytænkning omkring brugerens og borgerens rolle i kontakten med det offentlige er i centrum. Den offentlige sektor har et fælles ansvar for at sikre en løbende fremsynet udvikling, men også i forhold til at sikre et økonomisk bæredygtigt velfærdssamfund, hvor digitalisering er et afgørende parameter. Her har domstolene også et ansvar. Vi skal og vil være en del af den udvikling, der sikrer fremtiden. Digitalisering spiller en afgørende rolle i forhold til det grundlæggende mål, at domstolene fortsat kan levere sagsbehandling og afgørelser i højeste kvalitet, så effektivt som muligt. Digitalisering er en væsentlig forudsætning for at opnå de mål, vi har sat os i strategiperioden : Korte sagsbehandlingstider Mere ensartethed i opgaveløsningen Tidssvarende kommunikation Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads At gå ned ad Den Digitale Vej i Danmarks Domstole er et spørgsmål om at sørge for, at vi kan give borgerne og de professionelle brugere den bedst mulige oplevelse: god tidssvarende service, åbenhed og tilgængelighed, samt velbegrundede og forståelige afgørelser i rette tid. Samtidig skal digitaliseringen gøre det lettere for os selv netop at gøre dette. At gå ad Den Digitale Vej betyder forandringer for alle medarbejdere ved Danmarks Domstole. Derfor skal digitaliseringen ledsages af kompetenceudvikling og nødvendig tid til at tilpasse sig nye måder at arbejde på. Hvad betyder det, at vi arbejder digitalt? Når domstolene arbejder digitalt, er 80 procent eller mere af papiret gjort digitalt. Det betyder, at papirsagen, som vi kender den i dag, er væk. Alle udveksler informationer digitalt på sagens egen side via computere og tablets, fra hvor end de befinder sig. Alt er centreret omkring en fælles portal, hvor sagen altid er tilgængelig, og alle kan arbejde på den på samme tid. Der er ingen kopiering, fremsendelse af materiale eller fysisk flytning af sager. Alt dette er noget, der sikrer en stor fleksibilitet. Med digitale retsmøder kan alle sagens parter se materialet, og det skaber større gennemsigtighed. Digitale påmindelser er med til at øge servicen og antallet af retsmøder, der afvikles som planlagt. Digital tilstedeværelse som alternativ til fysisk fremmøde vil også gøre retsmøderne mere effektive og mere smidige. Forberedelsen 4

5 og domsskrivningen bliver lettere, når man kan markere og notere i materialet, og man kan genbruge tekst til afgørelser og domme. Når retterne kan få adgang til kalenderinformationer hos anklagemyndigheden og advokater, kan berammelse af sager ikke mindst ske nemmere og med færrest mulige omberammelser. Nøglebegreberne i de digitaliserede domstole er: Den digitale sag Domstolene og brugerne opretter sagen, udveksler dokumenter og arbejder i det hele taget sammen om sagen digitalt via sagens side. Domme og afgørelse med genbrug af tekst Domme og afgørelse kan skrives digitalt med genbrug af tekst, data og noter fra materialet. Digitale retsmøder Retsmøder afvikles med digital advisering forinden, check-in, digital bevisførelse og eventuel virtuel tilstedeværelse. Effektiv digital berammelse Adgang til kalender hos anklagemyndighed og advokater giver effektiv berammelse, få omberammelser og stor udnyttelse af kapaciteten i retten. Hvad opnår vi? Digitalisering kan gøre vores arbejdsgange mere effektive, når manuelle processer og dobbeltarbejde erstattes af digitale processer. Men digitalisering understøtter også andre mål ved, at der bliver flere ressourcer til mere værdiskabende aktiviteter som for eksempel vejledning, faglig sparring og kvalitetssikring. I et digitaliseret retsvæsen vil vi arbejde i det samme system, men i vid udstrækning med skærmbilleder, der er målrettet til f.eks. dommernes og sagsbehandlernes arbejdsopgaver. Det betyder, at en stor del af vores arbejdsgange vil være ens på tværs af retterne, og derfor kan vi fremover arbejde mere ensartet. Med større ensartethed kan vi lære af hinanden, opnå større vidensdeling og benytte os af de bedst mulige arbejdsgange. Sager kan gøres tilgængelige for relevante medarbejdere på tværs af retter, og afgørelser og domme vil fremover have relevante nøgleord og kategoriseringer tilknyttet i arkiveringen, hvilket giver helt nye og bedre muligheder for at søge i domme og dokumenter på tværs af retterne. Det giver fleksibilitet, ensartethed, vidensdeling og mulighed for udlån af ressourcer på tværs af retterne. Med den gennemsigtighed, digitalisering vil føre med sig, vil vi opleve færre fejl og større mulighed for at genbruge viden. Det giver flere ressourcer til at kvalitetssikre og på den måde løfte flere sager bedre. Domstolene skal være tidssvarende og møde vores brugere med forståelse for den enkeltes situation og baggrund. Vi kommunikerer og udveksler dokumenter digitalt med vores brugere gennem kernen i 5

6 digitaliseringen, nemlig sagens side. Vi bruger digitale løsninger til at sende påmindelser og tilbyde mulighed for digital tilstedeværelse til retsmødet. Vores sager er digitale og vi løser vores arbejdsopgaver digitalt. Vi følger i det hele taget med tiden. Det er naturligvis helt afgørende, at vi i overgangen til den digitale verden fastholder fokus på vores nuværende høje troværdighed. Den må vi aldrig gå på kompromis med. Til gengæld kan digitalisering og vores nye nutidighed være med til at ryste det sidste støv af os og vise at Danmarks Domstole er nytænkende, moderne og åbne. En ny måde at tænke på Digitalisering af retsvæsenets arbejde er en international tendens. I forbindelse med strategiarbejdet har vi fået bekræftet, at også andre retssystemer arbejder i samme retning. Og i den retning skal vi også. Den Digitale Vej er en ny måde at arbejde på for alle. Det er ikke et spørgsmål om blot at sætte strøm til domstolenes nuværende arbejdsgange, men en ny definition af retternes og brugernes rolle, når en digital portal, sagens side, til udveksling af dokumenter bliver det centrale omdrejningspunkt i kontakten mellem retterne og brugerne. Det er fremtidens måde at tænke på ikke en løsning på udfordringer nu og her. Derfor skal vores nye digitaliseringsstrategi være tæt forbundet med vores mål og værdier, og den skal præsentere beslutninger og overvejelser, der kan skabe et solidt fundament for vores fremtidige valg på Den Digitale Vej. Strategien skal gøre det klart, hvordan Danmarks Domstole ønsker at arbejde i fremtiden, mens handlingsplanerne skal omsætte det til virkelighed gennem egentlige tiltag og projekter. Strategi og beslutninger skal hvert år kigges igennem for at sikre, at nye tendenser og behov bliver indarbejdet, når det er relevant. 6

7 PEJLEMÆRKER Omdrejningspunktet i digitaliseringsstrategien er den digitale retsproces altså: Hvordan ser hovedtrækkene i den fremtidige digitale proces ud, fra borgeren eller den professionelle bruger første gang tænker tanken om en sag, til retten har afsagt og formidlet en afgørelse eller dom? Det er den digitale retsproces, der skal blive til virkelighed, og det er den, der er styrende for de øvrige beslutninger. Skiller vi den digitale retsproces ad i mindre bidder og spreder den ud på domstolenes mål, får vi en klar fornemmelse af, hvilke digitaliseringsinitiativer der gør en forskel inden for hvilket mål. Altså hvad kan digitalisering gøre for opnåelsen af hvert enkelt mål? Svaret på det spørgsmål har vi valgt at kalde vores pejlemærker, og det er dem, i samspil med den digitale retsproces som helhed, vi forpligter os på, når vi skal realisere vores digitaliseringsstrategi de kommende år: Korte sagsbehandlingstider Selvbetjening skal være med til at forkorte retternes sagsbehandlingstid. Sager indlæses elektronisk på sagens side med alle sagsinformationer og betaling, som automatisk registreres og lagres korrekt. Automatiske dataoverførsler og system-til-system-kommunikation sikrer, at oplysninger fra andre systemer, f.eks. CPR eller CVR, kan overføres eller valideres uden manuelle arbejdsgange. Digitale arbejdsgange skal erstatte alle print, papirprocesser og manuel arkivering internt i retterne og frigøre ressourcer til hurtigere og bedre sagsbehandling. Alle sager kan tilgås digitalt. Det giver øget fleksibilitet på tværs af medarbejdere og retter, og opgaver kan let flyttes til den afdeling/sagsbehandler, hvor der aktuelt er bedst kapacitet. Berammelser sker digitalt og så automatisk som muligt til første ledige tid og følges op med automatisk advisering med f.eks. SMS, så aflysninger og omberammelser minimeres. Digital forkyndelse sparer tid i processen og frigør ressourcer. Digitalt sagsmateriale bliver brugt under retsmøder, så de kan gennemføres smidigere og hurtigere. Ved at benytte mobile services og video bliver transporttiden mindre, og f.eks. langdistancevidner og -eksperter kan bidrage uden at være til stede. 7

8 Informationer, der skal indgå i domme, er digitalt tilgængelige og kan genbruges. Tidligere domme kan let findes frem via søgefunktionen, så de kan fungere som vidensgrundlag i den nye domsskrivning. Det giver god kvalitet og effektive arbejdsgange. Digital formidling af afsagte domme giver mindre ventetid for parterne. Mere ensartethed i opgaveløsningen Fælles standarder lægges ind i nye it-systemer, så det bliver let og intuitivt at anvende disse. Det giver gode muligheder for at hjælpe hinanden på tværs af retter, og rettens brugere oplever ensartede processer, uanset hvilken ret der behandler sagen. Vi bruger de ensartede digitale processer til at lave nøgletal om sagsbehandling og praksis på tværs af retter. Ensartede processer og digital dialog om bedste praksis understøtter videnudveksling og samarbejde mellem retterne. Tidsvarende kommunikation Samarbejde med sagens parter sker digitalt gennem deling af informationer på sagens side, mulighed for SMS-påmindelser og mailadviseringer om sagens gang. Domstolene kommunikerer effektivt med borgere og professionelle brugere via hjemmeside, digitale guider, digitalt check-in i retsbygninger og mobil- og sms-tjenester. Det er muligt at deltage i retsmøder uden at være fysisk til stede i retslokalet. Virtuelle retsmøder, deltagelse via videolink mv. er et fleksibelt og tidssvarende tilbud til sagkyndige, parter, tolke og vidner, når det er relevant. Domstolene kommunikerer proaktivt til samfundet om retternes virke i kraft af digitalt overblik over aktuelle sager, domme og nøgletal. Fortsat at være en attraktiv arbejdsplads Medarbejderne har standardmaskiner og programmer, herunder sagssystemer, og kan bruge it-værktøjer på samme niveau som andre arbejdspladser. Det gælder også understøttelsen af mobile arbejdspladser. 8

9 Digitaliseringen reducerer manuelle rutinefunktioner og frigør tid til fagligt arbejde. Systemer er driftsstabile med fornuftige svartider og tager højde for daglige arbejdssituationer. Velfungerende og tidssvarende teknologi giver et kompetenceløft for den enkelte medarbejder og mere tilfredse brugere. Derved øges arbejdsglæden. PRINCIPPER Pejlemærkerne fortæller én for én, hvad det er, vi arbejder hen imod, når vi taler om digitalisering i domstolene og om at omsætte den digitale retsproces til virkelighed. Men hvad skal der til for, at pejlemærkerne og i sidste ende den digitale retsproces kan blive virkelighed? Dét spørgsmål har ført os frem til en række beslutninger omkring it-arbejdsgange og it-indkøb. Beslutninger, der danner et principielt grundlag for fremtidige indkøb, valg og prioriteringer. 1. Ensartethed og design af nye processer, der gælder for alle Vi har et mål om at arbejde mere ensartet. Det betyder i praksis, at vi skal designe fælles arbejdsgange og være enige om fælles implementering af standardsystemer med mindre plads til enkelte behov, før vi indkøber it. Det kræver, at vi reviderer vores samarbejdsmodel omkring it-projekter. Til gengæld skaber det grundlag for it-projekter med kontrol af kompleksitet, økonomi og tidsplan. 1. De vigtigste 80 procent af forretningsbehov understøttes Vi erstatter ikke nødvendigvis eksisterende systemer 1:1, men fokuserer på de 80 procent vigtigste af de samlede behov. Det kan betyde, at nogle sagstyper eller sagsskridt ikke understøttes lige så detaljeret som i dag, men til gengæld får vi nye digitale muligheder. Vi har også fokus på, at projekter ikke må blive for store. 2. Vi vælger standardsystemer frem for special- eller egenudvikling, hvor det er muligt Ved at vælge standardsystemer får vi mere funktionalitet for pengene, da hele markedet er med til at betale for udvikling og opdatering. Til gengæld kan vi sjældent få indflydelse på, præcis hvordan vores brugerflade ser ud, og vi må derfor til en vis grad tilpasse vores processer til systemet. 3. Mere ensartethed og fælles indkøb af it og teknologisk indretning og tilbehør Ensartethed og fælles anskaffelse gælder i dag for pc er, IP-telefoni og printere med mere. Der skal 9

10 også gælde fælles standarder for indkøb af teknologi til indretning af retssale (AV og software) og mobile platforme, f.eks. tablets. På den måde får vi bedre indkøbspriser, sikkerhed og support, ligesom samspillet mellem tablets og systemer kan styres hensigtsmæssigt. Dette indfases over en periode, der tager hensyn til nuværende investeringer og indkøb. 4. Prioritering Strategien bliver udmøntet i handlingsplaner, som prioriteres årligt i domstolenes samlede handlingsplan. Prioriteringskriterierne for de digitale indsatser er: Stort potentiale Vigtigt langsigtet ønske for Danmarks Domstole og stort potentiale. Potentiale vurderes ud fra forholdet mellem udgifter og gevinster i form af f.eks. effektivisering, økonomi, forbedret kvalitet og forbedret service. Forudsætning Forudsætning for kommende indsatser. Lavthængende frugter Simpel at gennemføre, men med rimeligt potentiale. Understøtter langsigtede mål, men kan have midlertidig karakter. Strategisk ønske udefra Strategisk ønske i anden organisation eller myndighed, f.eks. om indsatser på tværs af Justitsministeriets institutioner. Derudover kan der være lovbundne krav, som skal prioriteres. Ovenstående beslutninger er vores vurdering af, hvordan vi bedst ser pejlemærkerne realiseret, og det er dem, vi som udgangspunkt arbejder ud fra. Når det så er sagt, er det samtidig vigtigt at sige, at tilgangen til de kommende års digitalisering i Danmarks Domstole vil blive afgjort ud fra en samlet vurdering af flere forskellige forhold, som ikke alle er til stede nu og her. De endelige beslutninger omkring tilgangen til den fremtidige digitalisering og udvikling vil blandt andet afhænge af resultatet af JFS-afprøvningen(1). JFS kan være en central brik i fremtiden, men strategien kan realiseres med andre midler end JFS. Det får også betydning, om der bliver truffet fælles beslutning i Justitsministeriet om systemer på tværs af straffesagskæden, og hvordan resultaterne af de større udvalgsarbejder på skifte- og civilområderne skal udmøntes. (1) I 2013 gennemføres en test af JFS-platformen for at fastslå platformens egnethed som fundament for den videre digitalisering af Danmarks Domstole 10

11 DEN DIGITALE RETSPROCES For at konkretisere hvordan vi arbejder digitalt i fremtiden, har vi defineret den digitale retsproces(2). Den digitale retsproces ligger til grund for alle øvrige strategiske beslutninger. Den beskriver sagens faser og fasernes indhold. Den digitale retsproces er fælles for alle sagsområder, selvom der naturligvis er forskelle i det konkrete arbejde med den enkelte sag. SAGEN OPRETTES DOKUMENTER DOM/ AFKLARING RETSMØDE APPEL OG IGANGSÆTTES UDVEKSLES AFGØRELSE AFKLARING I afklaringsfasen er brugeren stadig i færd med overvejelserne om en mulig sag er der grundlag for en sag, og hvad skal man som borger eller virksomhed i så fald gøre? Her vil brugerne blive digitalt guidet til at tage en række valg. Retternes digitale guider hjælper brugerne til at gøre det rigtigt første gang, og på den måde sparer alle tid. Det kan være en stor hjælp i for eksempel skiftesager, som for mange borgere vil være den eneste gang i livet, de er i kontakt med domstolene, men også civile sager vil i høj grad starte hos brugeren selv. Der vil stadig være behov for at hjælpe eller vejlede nogle brugere på telefon eller ved fremmøde. Men de digitale guider skal understøtte, at flertallet kan blive hjulpet af digital vejledning og selvbetjening på de tidspunkter af døgnet, der passer dem bedst. HVAD: Brugerne guides digitalt HVORFOR: Tidssvarende kommunikation, service til rådighed hele døgnet. HVORDAN: Portal, hjemmeside og apps (2) Digitaliseringsstrategien handler om domstolenes kerneprocesser og har ikke i første omgang medtaget de administrative processer. Disse vil blive indarbejdet i den løbende revision af strategien. 11

12 Der er tusind tanker, der kører rundt i hovedet. Jeg skal have fundet ud af noget med boet, men jeg aner ikke hvad. Min søn er kommet for at hjælpe. På domstolenes hjemmeside er der en digital guide, der skridt for skridt stiller de spørgsmål, jeg skal forholde mig til. Vi finder ud af, at jeg kan sidde i uskiftet bo, og så kommer der en vejledning til de informationer, vi skal finde, for at skifteretten kan behandle sagen. Er vi i tvivl om noget, kan vi også ringe i åbningstiden. Vi aftaler, at min søn skal komme i næste uge og hjælpe med at udfylde den digitale blanket til skifteretten. SAGEN OPRETTES OG IGANGSÆTTES Fremtidens borger Når retten modtager sagen, kan den være opstået på flere måder. Den kan i skiftesager opstå automatisk efter besked fra CPR (ved dødsfald). Den kan startes af parterne selv, hvor brugerne i f.eks. en civil sag selv opretter sagen gennem domstolens portal, bliver valideret via deres CPR/CVR og udfylder påkrævede felterne ved hjælp af digital guidning. Ikke mindst kan sagen opstå, ved at den overføres direkte fra anklagemyndighedens system til domstolenes system. Sagen vil typisk blive automatisk kvalitetstjekket i systemet det gælder f.eks., om man har udfyldt obligatoriske felter eller givet bestemte informationer, der er nødvendige for retten. Brugeren betaler retsafgiften sammen med sagens oprettelse på portalen, så der fra begyndelsen er en kobling mellem betalingen og sagen. Medarbejderen i retten bruger ikke tid på at taste oplysninger, der allerede findes i andre offentlige registre, som for eksempel CPR eller SKAT, og attester kommer ind via opkobling til andre systemer. Medarbejderen vil også opleve digitalt understøttet sagsbehandling, hvor de enkelte procestrin er defineret og styret. Det kan for eksempel være en fordel i skiftearbejdet, hvor der er mange regler at holde styr på. 12

13 Jeg begynder dagen med en nyoprettet civil sag. Retsafgiften er allerede betalt digitalt. Jeg kontrollerer, at påstanden er formuleret, så den kan danne grundlag for en domskonklusion, at retsafgiften er korrekt, og at dokumenterne er kategoriseret rigtigt. Da sagen blev oprettet på portalen, blev data valideret op imod de offentlige registre, så jeg skal ikke taste eller kontrollere noget. Når jeg godkender sagsoprettelsen, aktiverer jeg også de foruddefinerede frister, så påmindelser kan blive sendt automatisk til parterne, nogle dage før de skal levere materiale i sagen. Systemet genererer automatisk meddelelser til de relevante personer. Dem tjekker jeg og retter til om nødvendigt, inden de bliver sendt af sted til modtagerens digitale postkasse. Fremtidens sagsbehandler Retternes kapacitet bliver udnyttet bedst muligt i berammelserne, så sagens forløb kan blive så kort som muligt. Så vidt muligt berammer man digitalt med adgang til kalenderinformationer hos de professionelle brugere, og når det kan lade sig gøre, offentliggør retten tidsrum, som kan bookes af brugere. Forkyndelse sker også digitalt, typisk via den digitale postkasse (e-boks). Det er en hjælp i både civile sager og især fogedsager, hvor sagen dermed ikke skal vente på, at stævningsmanden eller politiet finder skyldneren. HVAD: HVORFOR: HVORDAN: En helt igennem digital sag med digital betaling, berammelse og forkyndelse, automatisk datavalidering i andre systemer og digitalt understøttede procestrin for rettens medarbejdere. Ensartede digitale processer, som giver bedre kvalitet, mere vidensdeling og flere ressourcer til korte sagsbehandlingstider. Tidssvarende kommunikation internt og over for brugere/borgere, som også oplever bedre service. Portal, digital betaling, digital sagsunderstøttelse og digital berammelse. 13

14 DOKUMENTER UDVEKSLES Når sagen er i gang, er princippet, at retten tager ansvar for, at processen følger de givne regler i retsplejeloven, men derudover primært stiller en portal med sagens side til rådighed for de involverede parter. På sagens side indlæser og tilgår man dokumenter og data, så systemet eller brugerne selv styrer så meget af processen som muligt. Rettens opgaver er at tilføre den viden, ekspertise og ledelse, som sikrer korrekthed og kvalitet i sagens behandling. Der kommer også nye opgaver, bl.a. at styre adgangsrettigheder og at overvåge, at sagernes materiale er korrekt klassificeret, og at frister er korrekte og oplyste. Hvis frister ikke overholdes, kan systemet i mange tilfælde automatisk udforme udkast til en sags afvisning, udeblivelsesdomme eller påtegninger. Efter kontrol og godkendelse kan de så formidles digitalt til parterne. Rettens brugere kan vælge, hvordan de vil modtage digitale meddelelser fra retten i den digitale postkasse eller som advisering pr. mail eller sms om, at et dokument findes på sagens side på portalen. Men jeg venter på mit retsmøde, går jeg på domstolenes portal. Her kan jeg se, at politiet har indlæst sigtelsen og andre bilag på sagen. På portalen er der også et link til særakten for min klient, hvor jeg kan se, at han har en række tidligere domme. Jeg får også påmindelse fra en anden sag, om at der er frist til duplik. Jeg afventer, at min klient godkender mit udkast, så jeg rykker ham for svar på mailen. Inden vi går ind i retssalen, når jeg også at vælge tid til et retsmøde i en anden sag, der er klar til berammelse. Fremtidens advokat HVAD: En digital sag med digital betaling, berammelse og forkyndelse, automatisk datavalidering og digitalt understøttede procestrin. HVORFOR: Ensartede processer giver bedre kvalitet, vidensdeling og flere ressourcer. Bedre service og tidssvarende kommunikation internt og over for brugere. HVORDAN: Portal, digital betaling, digital sagsunderstøttelse og digital berammelse. 14

15 RETSMØDE Op til selve retsmødet kan retten øge servicen over for deltagerne ved at minde parter og andre relevante personer om deres møde i retten, f.eks. ved hjælp af sms eller en mail i den digitale postkasse. Erfaringer viser, at dette giver færre udeblivelser på grund af forglemmelse. Som en service, og for samtidig at understøtte den bedste udnyttelse af rettens egen kapacitet, kan retten vælge at afvikle retsmødet som telefonmøde, videomøde eller andet virtuelt møde, hvor udvalgte parter kan deltage fra andre steder end retslokalet. Der er sjældent fysiske mapper med i retssalen, men nogle få nøgledokumenter findes stadig i fysisk kopi, når der er behov for det. De fleste tekstopslag foregår på skærme i retssalen. Dommerne har en række hjælpemidler stillet til rådighed, så han/hun kan tage noter og lave smart tekstbearbejdning også under selve retsmødet. Deltagere i retsmøder tjekker digitalt ind ved ankomsten til retten. På den måde kan retsformanden se, hvem der er ankommet, og samtidig bliver de administrative processer i forbindelse med retsmødet lettere, f.eks. udbetaling af vidnegodtgørelse via NemKonto. Tvangsauktioner vil også foregå fuldt ud digitalt lige fra salgsopstilling til auktion. Når det er relevant, gør mobile løsninger det muligt at holde retsmøder uden for rettens lokaler, f.eks på fogedområdet. Jeg tager kappen på og går over i retssalen. Skærmene er tændt, og en medarbejder har tjekket, at det hele virker. I min første sag har parterne valgt at møde fysisk op i retten, mens det ene vidne afgiver vidneforklaring via videolink. Jeg bruger min tablet til at skrive noter og til at notere i sagens materiale under sagen. Det er så direkte gemt på mit arbejdsområde på sagen. Dagens anden sag er et forberedende møde med to advokater, og det foregår uden fysisk fremmøde. Den tager jeg på kontoret, hvor jeg logger ind i det virtuelle retslokale. De to advokater er logget ind og venter på, at vi kan gå i gang. Fordelen ved det virtuelle retslokale frem for telefonmødet er, at vi alle kan se hinanden, og det er nemmere for mig at styre, hvem der har ordet. Fremtidens dommer 15

16 HVAD: Et digitalt retsmøde med visning på skærme og digitale noter. Digitale påmindelser og check-in samt eventuel virtuel tilstedeværelse. HVORFOR: Korte sagsbehandlingstider pga. smidigere retsmøder, højere kvalitet via digitale noter til domsskrivning. Tidssvarende kommunikation og større gennemsigtighed. HVORDAN: Digital sagsunderstøttelse og diverse hyldehardware og -software. DOM/AFGØRELSE Når dommeren skal skrive dom, skal han/hun ikke bruge tid på at lede efter og skrive kopi af tekst, men kan i stedet genbruge tekst og egne noter fra sagens materiale og altså fokusere fuldt ud på indholdet og kvaliteten af dommen. Selve skrivningen af dommen foregår på basis af skabeloner og et smart noteapparat, evt. støttet af tale til tekst -teknologier og dokumentation ved hjælp af lyd- og videooptagelser. Dommen kan dermed skrives hurtigere. På straffeområdet vil det også være muligt i visse sager at automatisere udkast til domme på grundlag af anklagemyndighedens påstand, hvor dommeren efterfølgende godkender og underskriver digitalt. Det vil f.eks. være muligt at automatisere digitale udkast til domme i sager uden retsmøder på færdselsområdet og i forbindelse med andre mindre overtrædelser, der takseres med bødestraf. Retten lægger domme og afgørelser digitalt ud på sagens side, hvor sagens parter automatisk får besked om, at den nu er tilgængelig. Samtidig vil alle retter kunne søge på domme og afgørelser, som er markeret med søgeord og emner, der f.eks. fortæller, hvilke paragraffer der er anvendt, og evt. hvilken praksis der er lagt til grund. Det gør søgemuligheden og dermed vidensdeling og ensartethed langt lettere. Afgørelser og domme vil også efter anonymisering kunne gøres tilgængelige for offentligheden i en domsdatabase, hvis det besluttes at etablere en. 16

17 HVAD: Domme vha. tekstgenbrug og automatisering af visse domsudkast. Adgang til domme/afgørelser via sagens side, søgbare domme og informationer på tværs af retskredse, adgang til domsdatabase for borgere. HVORFOR: Korte sagsbehandlingstider og større service ved selvbetjening. Nemmere domsskrivning med højere kvalitet. Større gennemsigtighed, tidssvarende kommunikation og større videndeling blandt retterne. HVORDAN: Portal, sagsunderstøttelse, domsdatabase og diverse hyldehardware og -software. APPEL Hvis en sag appelleres til en højere instans, sikrer medarbejdere i retten, at sagen har relevante informationer til næste instans. Herefter kan sagen gøres tilgængelig for næste instans, så de ikke behøver at oprette sagen selv. ANDRE NØDVENDIGE INDSATSER For at digitalisering skal blive vellykket, skal der mere til end en digitaliseringsstrategi og prioritering af handlingsplaner. Der er også behov for, at vi fokuserer på en række andre indsatser, hvis vi skal komme i mål. Domstolsstyrelsen skal som it-leveranceorganisation arbejde kompetent og med professionelle metoder, og det er afgørende, at digitalisering bliver en integreret del af domstolenes arbejde og udvikling. Nedenfor er de øvrige indsatsområder skitseret, og de vil skulle indarbejdes i domstolenes digitale initiativer fremover. Styrke it-leveranceorganisationen Det er helt afgørende, at vi arbejder med at professionalisere vores it-projektorganisation og it-leveranceorganisation. Også endnu mere end hidtil. For når vi skal løfte digitaliseringsindsatserne de kommende år, kræver det opdaterede og professionelle processer og kompetencer. Samtidig er der de sidste år kommet nye krav til it-projekter, der skal udføres i overensstemmelse med principper og metoder defineret af Statens It-projektråd. Det kræver, at vi justerer vores arbejdsmåde og processer i 17

18 Domstolsstyrelsen og i retterne. Fremover vil der være større fokus på at afgrænse og styre projekters omfang. Der er krav om, at man udarbejder business cases, hvor projektets omkostninger og gevinster er klart beskrevet. Og der er krav om, at vi følger op på, om de lovede gevinster bliver realiseret. Styrke samarbejdet med retterne Hvis digitalisering skal kunne levere værdi til retterne hurtigere og mere effektivt, er der behov for at evaluere den nuværende model for samarbejdet om it-udvikling. Samarbejdsmodellen beskriver, hvordan vi vil håndtere it-udvikling, så der er klare aftaler om roller, ansvar og beslutninger mellem retterne og it-leveranceorganisationen. Vi skal sikre, at der er en tæt kobling mellem det, retterne vil, og det, it-organisationen leverer. Det fremtidige samarbejde baseres på følgende fire principper: 1. Retterne er i størst mulig udstrækning med til prioriteringer på it-område Der skal prioriteres både før, under og efter projekter. Den overordnede prioritering af nye større/ strategiske it-indsatser sker som et led i domstolenes samlede prioritering. I de specifikke projekter skal der designes og besluttes fælles arbejdsgange og prioriteres, hvilke funktionaliteter der er vigtigst. Når systemer er sat i drift, skal det prioriteres, hvordan de budgetterede midler til vedligehold og videreudvikling skal bruges. 2. Udvikling sker med stor medarbejderinddragelse, som i væsentlig grad finansieres af projekterne Retternes dygtigste medarbejdere er tæt involveret i udviklingsprojekter. Det skal sikre, at design og funktionalitet leverer den størst mulige forretningsværdi og baseres på bedste praksis i retterne. Det er nødvendigt at indstationere medarbejdere fra retterne i Domstolsstyrelsen på fuld tid i forbindelse med projektarbejde. Ved indstationering er det projektet, der dækker lønomkostninger, mens mødeaktivitet fortsat dækkes af retterne. Retternes professionelle brugere inddrages også i udviklingsprojekter, hvor det er meningsfuldt i forhold til brugernes behov. 3. Fokus på gevinster og gevinstrealisering De forventede gevinster ved digitalisering og forudsætningerne for, at gevinster kan realiseres, bliver defineret, inden vi sætter projekterne i gang. Gevinster kan være både effektiviseringer og andre fordele eller kvaliteter, som digitalisering kan bidrage til. Der skal følges systematisk op på realisering af gevinster. Ansvaret for gevinstrealisering ligger hos retternes ledelse det gælder også forankring af nye arbejdsgange. 4. Systematisk hjælp til implementering, kompetenceudvikling og forandringsledelse Styrelsen er ansvarlig for implementeringskoncepter, opfølgning og erfaringsudveksling samt løbende (kursus)tilbud om forandringsledelse og it-kompetenceudvikling. Retterne er ansvarlige for at prioritere en god implementering og sikre forankring af nye arbejdsgange. 18

19 Styrke it-kompetencer og forandringsledelse i retterne Den digitale retsproces vil betyde en ny måde at arbejde på for alle. Der vil være behov for en systematisk kompetenceudviklingsindsats. Det skal naturligvis tænkes ind i uddannelses- og kursusmulighederne, men der vil også være behov for at sætte gode rammer for løbende læring lokalt. Når vi skal implementere nye ensartede og digitalt understøttede processer og sikre, at de bliver en del af hverdagen i retterne, er der et stort behov for fokus på forandringsledelse. Det skal være med til at sikre, at nye arbejdsmåder og processer bliver forankret succesfuldt i hver enkelt ret. Forandringsledelse er altså et indsatsområde, vi skal og vil have løbende fokus på fremover, hvis digitaliseringsindsatserne skal skabe værdi. Det er vigtigt at huske på, at digitalisering, ligesom al anden forandring, kræver en overgangsfase. En overgangsfase kan til tider føles besværlig og kræve arbejde i to systemer på samme tid. Det er vigtigt, at retternes ledelse og medarbejdere er forberedt på dette og har forståelse for, at det er et middel til målet, hvor vi alle arbejder digitalt for korte sagsbehandlingstider, ensartethed i opgaveløsningen, tidssvarende kommunikation og en fortsat attraktiv arbejdsplads. Samtidig skal vi også øge vores fokus på, at der er den nødvendige it-kompetence og it-støtte i de enkelte retter, så der lokalt er tilstrækkelig viden om nye arbejdsgange og systemer til, at hverdagen fungerer godt. 19

20 20