Bilag 4a Kravspecifikation og skema til besvarelse af kvalitet

Transkript

1 Udbud af lovinformationssystem - Bilag 4a, Kravspecifikation og skema til besvarelse af kvalitet Bilag 4a Kravspecifikation og skema til besvarelse af kvalitet (Bilaget ligger også som en word-fil på - Se under Erhverv/Kommunalt indkøb/aktuelle udbud ) Besvarelsen vil blive vurderet ud fra tildelingskriteriet kvalitet. Indholdsfortegnelse: AFSNIT I KRAV VEDR. LOKALITETER AFSNIT II KRAV TIL LOVINFORMATIONSSYSTEMET OG CMS ET 1. FORKLARING TIL USE-CASES / BESVARELSE AF SPØRGSMÅL 2. TVÆRGÅENDE KRAV 2.1. Brugeroprettelse 2.2. Single Sign-On (SSO) 2.3. Navigation m.v Links til lovinformationssystemet / CMS et fra andre systemer m.v Brugerstatistik 2.6. Driftsoplysninger 3. SPECIFIKKE KRAV LOVINFORMATIONSSYSTEMET 3.1. Fagligt indhold (se særskilt bilag på - Se under Erhverv/Kommunalt indkøb/aktuelle udbud ) 3.2. Publiceringshastighed og konsolidering 3.3. Personlig tilpasning 3.4. Brugeren skal finde en bestemt regel, vejledning, afgørelse eller fortolkningshjælp 3.5. Brugeren skal danne sig et overblik over et bestemt retsområde 3.6. Brugeren skal forarbejde / formidle dokumentet 3.7. Brugeren skal bruge metadata om dokumentet 3.8. Brugeren har brug for relaterede dokumenter 3.9. Nyhedsservice Hjælp i lovinformationssystemet

2 4. SPECIFIKKE KRAV CMS ET 4.1. Oprettelse af redaktører og administratorer og tildeling af rettigheder 4.2. Oprettelse af emnemenuer og evt. brugergrupper 4.3. Skabeloner og metadata 4.4. Oprettelse af dokument 4.5. Redigering af dokument og arkivering af historisk version 4.6. Sletning af dokument 4.7. En almindelig bruger skal finde et dokument i CMS et 4.8. Nyhedsservice 4.9. Hjælp i CMS et Samspil med lovinformationssystemet. Redaktørmuligheder i lovinformationssystemet AFSNIT III KRAV TIL OBLIGATORISKE OPTIONER 1. Økonomi, løn og personale delen 2. Konvertering af arbejdsmarkedscentrets dokumenter på selvstændigt drev 3. Kontraktexit AFSNIT I KRAV VEDR. LOKALITETER Lovinformationssystemet og CMS et skal kunne tilgås fra alle Frederikshavn Kommunes lokaliteter. Primært i den centrale del af administrationen, men også i et begrænset omfang i decentrale dele af administrationen. Det skal også være muligt at tilgå lovinformationssystem og CMS et fra andre adresser, f.eks. i forbindelse med hjemmearbejde. Det skal herunder være muligt at tilgå CMS ets back end fra andre adresser. AFSNIT II KRAV TIL LOVINFORMATIONSSYSTEMET OG CMS ET 1. FORKLARING TIL USE-CASES / BESVARELSE AF SPØRGSMÅL Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten er beskrevet en række tværgående krav og ønsker til lovinformationssystemet og CMS et efterfulgt af en række konkrete krav og ønsker til dem hver.

3 Såvel i forhold til de tværgående krav og ønsker som i forhold til de konkrete krav og ønsker skal tilbudsgiver angive, i hvilken grad den tilbudte løsning opfylder kommunens krav. Angivelsen skal ske med følgende koder: Kode Betydning I. Er indeholdt i den tilbudte leverance. Vil blive leveret senest den 1. januar II. Kræver tilretning / udvikling. Omkostninger hertil er indeholdt i den tilbudte leverance. Kan leveres senest den 1. marts 2013 III. Kræver tilretning / udvikling. Omkostninger hertil er ikke indeholdt i den tilbudte leverance. Kan leveres senest den 1. marts 2013 Tilbudsgiver skal medtage dem i bilag 3 i forhold til pris, og i bilag 7 i forhold til nærmere betingelser, leveringsfrister m.v. Medtages de ikke i bilag 3 og 7, vil kommunen betragte det som en kode IV-besvarelse. (Priserne på kode III-besvarelserne vil indgå i tilbudsvurderingen under delkriteriet økonomi.) IV. Enten: Kan ikke løses og er derfor ikke tilbudt. Eller: Kan evt. løses, men levering kan ikke ske inden for 1 år fra overtagelsesdagen. (Tilbudsgiveren kan i så fald vælge at medtage løsningen som en frivillig option i bilag 3 og 7) Såfremt tilbudsgiver mener, at kravet er løst DELVIST i den tilbudte løsning, er tilbudsgiver velkommen til at anføre f.eks. kodificeringen II/IV - dvs. en blanding af kode II og IV, kombineret med en fyldestgørende forklaring på, hvad der er indeholdt og ikke indeholdt i det afgivne tilbud.

4 Ud for hvert krav, som ikke er et, er det angivet på en skala på 1 5 (i nogle tilfælde mere), hvor meget besvarelsen af det pågældende krav vil vægte ved vurderingen under delkriteriet kvalitet, underkriteriet kravopfyldelse. Ved vurderingen af tilbudsgivers besvarelser, vil kode I-besvarelser blive tildelt tallet 5 (svarende til den 5-årige periode, funktionaliteten / indholdet vil være tilgængeligt for kommunen), kode II- og kode III-besvarelser vil blive tildelt tallet 4 (svarende til en 4-årige periode), og kode IV-besvarelser vil blive tildelt tallet 0. Herefter vil dette tal blive multipliceret med den angivne vægt. Hvis det er angivet, at der er tale om et, skal kravet være indeholdt i den tilbudte leverance og skal leveres senest den 1. januar Hvis kravet besvares med en kode (kode II, III eller IV), vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive taget i betragtning. Er der ikke anført noget, lægger kommunen til grund, at kravet er opfyldt. 2. TVÆRGÅENDE KRAV 2.1. Brugeroprettelse Kommunen ønsker i videst muligt omfang, at brugerne kun skal oprettes som brugere af kommunens it-systemer i én arbejdsgang. Krav 1. 4 Alle brugere oprettes automatisk via AD, når de oprettes som it-brugere på kommunens administrative net. 2. Min. Lovinformationssystem og CMS kan tilgås fra andre IP-adresser end kommunens. En bruger kan gå på systemet fra sin egen pc derhjemme ved brug af brugernavn og password

5 2.2. Single Sign-On (SSO) Frederikshavn kommune ønsker i videst muligt omfang at adgang til systemet ikke er betinget af separat log-in. Baggrund It-sikkerhed i Frederikshavn Kommune er teknisk grundlæggende baseret på, at bl.a. brugeridentifikation og brugerrettigheder håndteres af AD. Der henvises i øvrigt til beskrivelsen af kommunens it-miljø bilag 8. Krav 3. Min. Brugeren kan gå på systemet fra sin sædvanlige arbejds-pc på kommunens administrative net, uden at skulle indtaste brugernavn og password. En bruger kan opsætte sin profil i systemet således, at log-in ikke er nødvendigt Ovennævnte håndteres ved, at det tilbudte system kan tilgås via brugerens logon på kommunens administrative net. Systemet genkender brugeren / kommunens ip-adresse, og brugeren behøver ikke at logge ind, men får umiddelbart adgang uden at vedkommende har foretaget en manuel opsætning af profilen for at opnå dette

6 2.3. Navigation m.v. Kommunen ønsker, at det er nemt og overskueligt for brugerne at navigere i systemet og ændre på visninger i det omfang, brugeren finder det hensigtsmæssigt. Baggrund Krav 5. Min. Brugeren kan let finde tilbage til forsiden af lovinformationssystemet Der er altid en knap eller et faneblad tilgængeligt, hvor brugeren kan klikke sig tilbage til forsiden Brugeren kan let finde tilbage til forsiden af / emnemenuen til det pågældende fagområde 7. 5 Når brugeren åbner nye dokumenter i systemet, understøttes brugeren i at bevare overblikket over tidligere åbnede dokumenter, så disse let kan genfindes Der er altid en knap eller et faneblad tilgængeligt, hvor brugeren kan klikke sig tilbage til et overblik over det pågældende fagområde. Tilbudsgivers beskrivelse I toppen vises en oversigt over tidligere åbne faner / dokumenter, og brugeren kan bladre mellem disse. Kan også lukke faner ned, som ikke længere er aktuelle for brugeren Brugeren kan få vist et dokument i en Brugeren kan folde sidepaneler ved

7 større del af skærmens bredde siden af dokumentteksten ind og ud efter behov 2.4. Links til lovinformationssystemet / CMS et fra andre systemer m.v. Kommunen ønsker en sammenhæng mellem lovinformationssystemet / CMS et på den ene side og kommunens øvrige informationssystemer på den anden side Baggrund Opmærksomheden på systemet øges, hvis brugerne kan præsenteres for links til systemet. Dette bør derfor fremmes. Der vil være medarbejdere, hvis primære kanal ikke er lovinformationssystemet / CMS et, men f.eks. kommunens intranet. De skal opleve en så sømløs informationsplatform som muligt. De medarbejdere, som skaber denne sammenhæng via links, vil ofte have behov for at blive gjort opmærksom på det, hvis der opstår behov for at ændre links. Krav 9. Min. Kommunen kan oprette links fra kommunens intranet eller et internt dokument (word, excel eller pdf) til en bestemt lov eller en bestemt paragraf / På intranettet er der henvist til en bestemt paragraf. Når brugeren klikker på linket, vises paragraffen.

8 et bestemt dokument i CMS et eller afsnit af dette Enhver bruger af lovinformationssystemet kan oprette et link som nævnt ovenfor Kommunen kan vælge, at links fra intranettet eller lign. åbner op på en sådan måde, at brugeren kun bliver præsenteret for selve teksten og centrale metadata, og ikke f.eks. funktionsknapper osv. Evt. som en embedded-løsning. En medarbejder uden særlige redaktørrettigheder eller lign. laver en mødeindkaldelse i Word. I mødeindkaldelsen henvises til en paragraf, som skal drøftes. Brugeren indsætter et link til paragraffen. En daginstitutionsleder, som aldrig bruger lovinformationssystemet, læser om forældreansvarsloven på intranettet. Der er et link til en central bestemmelse i loven. Når lederen klikker på linket, vises alene lovens navn, dato, nummer, paragrafnummer samt selve teksten. Lederen oplever det, som om vedkommende stadig er på intranettet og ikke i et andet system Brugeren skal ikke indtaste password til lovinformationssystemet / CMS et i forbindelse med links. Brugeren har ikke åbnet lovinformationssystemet. Brugeren klikker på et link i intranettet. Linket fører direkte til en bestemt paragraf, uden at brugeren skal foretage login.

9 13. Min. Kommunen kan oprette links fra kommunens hjemmeside til en bestemt lov eller en bestemt paragraf. Under Borger på kommunens hjemmeside beskrives mulighederne for at få befordring til speciallæge. Der er et link til sundhedslovens Links fra hjemmesiden åbner op på en sådan måde, at brugeren kun bliver præsenteret for selve teksten og centrale metadata, og ikke f.eks. funktionsknapper osv. Evt. som en embedded-løsning. Når borgeren klikker på linket, vises kun navn, nummer, dato, paragrafnummer og selve teksten. Borgeren oplever det ikke, som om vedkommende har forladt hjemmesiden Destinationen på linket ændres ikke. Bliver loven m.v. ophævet, fører linket til en historisk udgave. Bliver sundhedsloven historisk, bliver den ikke flyttet til en ny url-adresse, men beholder den gamle. 16. Min. Kommunen får besked, hvis der sker ændring af den lov m.v., som et link fra hjemmesiden fører til. Sundhedslovens 170 bliver ændret. Der gives et advis inde i CMS et Besked modtages i form af en til den ansvarlige redaktør. Sundhedslovens 170 bliver ændret. Den redaktør, som har indsat linket, modtager en om, at bestemmelsen er blevet ændret. Om muligt inkl. besked om, hvilket

10 sted / hvilke steder på kommunens hjemmeside linket optræder Kommunen kan oprette links fra kommunens intranet til et bestemt sted i emnemenuen. I en afdelingsside for PPR står der: På xxx-system kan du finde alle de regler, som gælder for jeres arbejde. Linket fører til et menupunkt, hvor lovgivningen, vejledninger m.v. om specialundervisning er samlet Kommunen får besked, hvis der sker ændring af emnemenuen. Hvis menupunktet om specialundervisning ændres, får den redaktør, som har oprettet linket, besked. Evt. inkl. en beskrivelse af, hvor i intranettet linket optræder Brugerstatistik Kommunen ønsker det størst mulige udbytte af lovinformationssystemet / CMS et, herunder en høj anvendelsesgrad Baggrund Uanset generel information og undervisning vil det være meget forskelligt, i hvilket omfang medarbejderne bruger systemet. Der er et behov for, at kommunen kan få et billede af, hvilke afdelinger / sektioner som ikke benytter systemet så meget, som der burde være grundlag for.

11 Krav Kommunen kan generere eller bestille statistik over brugen af lovinformationssystemet, som viser fordelingen på bestemte emner, afdelinger eller lign. (Hensigten er ikke at kontrollere enkeltbrugere, og der er derfor ikke behov for statistik på brugerniveau.) En statistik kan vise, at der næsten aldrig forekommer opslag på vej- og trafiklovgivningen. Systemejeren kan lave en målrettet informationsindsats over for den relevante afdeling Kommunen kan generere statistik over brugen af CMS et. En statistik kan vise, at der har været foretaget x opslag i CMS et det sidste halve år Driftsoplysninger Brugerne bør orienteres om uregelmæssigheder i driften. Baggrund Ved planlagte uregelmæssigheder skal brugerne adviseres, så de har mulighed for at tilrettelægge deres arbejde, så det bliver mindst muligt påvirket af uregelmæssighederne. Ved ikke-planlagte uregelmæssigheder er det vigtigt for brugeren at vide, hvad der sker. Det gør det mere acceptabelt for brugeren, og overflødige fejlmeldinger undgås. Krav

12 22. 3 Ved planlagte uregelmæssigheder adviseres brugerne i systemet Ved ikke-planlagte uregelmæssigheder orienteres brugerne i systemet, og der orienteres så vidt muligt om årsager og tidshorisont. 3. SPECIFIKKE KRAV - LOVINFORMATIONSSYSTEMET 3.1. Fagligt indhold Kommunen har en række krav og ønsker til det faglige indhold i lovinformationssystemet. Dels i forhold til, hvilke fagområder der bør være omfattet af systemet, dels i forhold til, hvilke informationstyper der bør være i systemet i forhold til de enkelte fagområder. Kravene fremgår af en særskilt fil, som ligger på - Se under Erhverv/Kommunalt indkøb/aktuelle udbud ) 3.2. Publiceringshastighed og konsolidering Medarbejderne skal kunne regne med, at lovinformationssystemets indhold er ajour. Baggrundsoplysninger Mange medarbejdere søger i dag lovstof rundt omkring på internettet eller eventuelt i Retsinformation. Det er af afgørende betydning, at lovinformationssystemet giver den merværdi, at indholdet i modsætning til nettet altid med garanti er ajour,

13 og at love og andre regler findes i en konsolideret form. Krav 24. Min. Systemet er internetbaseret, og der er dermed ikke nogen forsinkelse mellem publicering og tilgængelighed Ny lovgivning / nye overenskomster osv. kommer på systemet højst 2 hverdage efter vedtagelsen. Evt. i en ikkebearbejdet form På de vigtigste områder (f.eks. regler, som berør borgerens forsørgelsesgrundlag), hvor leverandøren tilbyder fortolkningshjælp, publicerer leverandøren en (revideret) fortolkningshjælp senest 2 uger efter, reglerne er trådt i kraft. 27. Min. Ændringer i love, vejledninger, bekendtgørelser, cirkulærer og andre regler indarbejdes, så det er den konsoliderede tekst, som fremgår af systemet

14 3.3. Personlig tilpasning Kommunen ønsker, at medarbejderne bruger mindst mulig tid på overflødige klik, eller føler, at de altid skal lede efter deres mest brugte dokumenter. Kommunen ønsker også, at medarbejderne føler et ejerskab til systemet Baggrundsoplysninger Medarbejderne har en meget travl hverdag. Der kan let opstå spildtid, hvis medarbejderen præsenteres for information, som vedkommende aldrig eller sjældent får brug for. Når der er tale om dokumenter, som de hele tiden bruger, vil mange medarbejdere desuden have en tendens til at benytte Google, hvis ikke disse meget hurtigt kan tilgås i lovinformationssystemet. Krav Brugeren kan lægge bestemte dokumenter som foretrukne i sin browser dvs. tilgå dem uden at skulle åbne og navigere overhovedet i lovinformationssystemet Brugeren kan opsætte åbningsbilledet i lovinformationssystemet, så vedkommende med det samme kan tilgå de dokumenter, som vedkommende normalt bruger Brugeren kan oprette korte, personlige notater i forbindelse med konkrete dokumenter i lovinformationssystemet

15 31. 5 Inden for et givent fagområde kan brugeren let tilgå de centrale / mest brugte dokumenter. Når brugeren åbner området for sociallovgivningen, er f.eks. serviceloven umiddelbart tilgængelig Brugeren skal finde en bestemt regel, vejledning, afgørelse eller fortolkningshjælp Kommunen ønsker, at medarbejderne altid kan finde de dokumenter, de har brug for. Og at de stadig kan bevare overblikket. Baggrundsoplysninger Medarbejderne har en meget travl hverdag. Man tænker på meget forskellige måder. Nogle i emner andre i søgninger (google-stil) atter andre i kronologi og andre igen i kaldenavne. Krav 32. Min. Brugeren kan finde en bestemt retsforskrift ud fra dets formelle kaldenavn. Brugeren vil finde forvaltningsloven. Søger ved at taste forvaltningsloven i søgefeltet.

16 33. Min. Brugeren kan finde en bestemt retsforskrift ud fra et almindeligt brugt udtryk eller kaldenavn, som ikke indgår i teksten. (Skjulte søgeord) Brugeren vil finde sikkerhedsbekendtgørelsen. Taster sikkerhedsbekendtgørelsen i søgefeltet og finder bek. nr. 528 af 15. juni Min. Brugeren kan finde en bestemt retsforskrift ud fra dets nummer og år. Brugeren vil finde bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni Brugeren kan finde en bestemt paragraf i en lov, som brugeren kender kaldenavnet på. Brugeren vil finde 6 i offentlighedsloven. Taster offentlighedsloven 6 i søgefeltet og får vist netop denne paragraf Brugeren kan finde et dokument, som indeholder et ud af to definerede ord (enten/eller-søgning) Brugeren vil finde et dokument, som enten indeholder ordet daginstitution eller ordet dagtilbud

17 37. 5 Brugeren kan finde et dokument, som indeholder to definerede ord (både/ogsøgning) Brugeren vil finde et dokument, som både indeholder ordet forurening og olietank Brugeren kan finde et dokument ud fra et søgeord, hvor ikke den fulde form kendes Brugeren vil finde et dokument, som indeholder ordelementet daglig lede (enten daglig leder eller daglig ledelse ). Benytter trunkering efter lede Brugeren kan finde et dokument, hvor en bestemt frase optræder Brugeren vil finde et dokument med frasen elektronisk databehandling indgår. 40. Min. Brugeren kan finde et dokument ved at kombinere forskellige søgemuligheder som omtalt ovenfor Brugeren kan finde en bestemt lov uden at vide, hvilket fagområde dokumentet er placeret i Brugen vil finde straffeloven, men ved ikke, hvilket fagområde den er placeret i. Brugeren søger på tværs af alle fagområder.

18 42. Min. Brugeren vil finde en retsforskrift, som er udstedt inden for de sidste 3 uger Brugeren kan gå ind i en menu med de nyeste dokumenter, som er blevet lagt i systemet Søgning sker primært i gældende regler / søgning viser primært gældende regler. Søgning sker primært i hovedlove ikke ændringslove / søgning viser primært hovedlove ikke ændringslove En bruger søger på serviceloven. Som primært søgeresultat vises den gældende servicelov. Tidligere love / ændringslove vises som et sekundært søgeresultat. 44. Min. Søgeresultater er / kan blive struktureret efter forskellige kriterier. Brugeren har søgt på anbringelse. Søgeresultaterne præsenteres, så brugeren med det samme kan få et overblik over, hvilke dokumenttyper (love, bekendtgørelse, fortolkningshjælp osv.), der findes med dette ord

19 3.5. Brugeren skal danne sig et overblik over et bestemt retsområde Kommunen ønsker, at medarbejderne hurtigt kan få et overblik over, hvilke regler, vejledninger, afgørelser, fortolkningshjælp osv., der findes på et bestemt fagområde Baggrundsoplysninger Medarbejderne kan have meget forskellige baggrund eller med kort varsel skulle sætte sig ind i et nyt område. Der vil ikke altid kunne tilbydes en grundig uddannelse eller langvarig sidemandsoplæring i det pågældende område. Krav 45. Min. En bruger kan få et overblik over, hvilke dokumenter der findes i forhold til et bestemt fagområde / underfagområde. En ny medarbejder i folkeregisteret vil vide, hvilke love, bekendtgørelser, vejledninger og evt. fortolkningshjælp fra leverandøren, som findes i systemet. Finder disse i en emnemenu, som hedder folkeregistrering. 46. Min. Dokumenter, som har betydning på flere fagområder, kan findes inden for alle disse fagområder. Forvaltningsloven kan findes både under fagområdet for socialret og fagområdet for teknik og miljø.

20 47. Min. Når brugeren har søgt et dokument frem, kan brugeren se, hvilke andre dokumenter som findes under det pågældende fagområde. Brugeren har søgt et dokument frem om boligstøtte. Ved at trykke på en knap, vises dokumentets placering i emnemenuen, hvorved brugeren også kan se de andre dokumenter, som ligger i emnemenuen Brugeren skal forarbejde / formidle dokumentet Kommunen ønsker, at medarbejderne kan bruge de dokumenter, de har fundet frem, på forskellige måder. Baggrundsoplysninger Behovet kan være meget forskelligt. Somme tider er det bedst at sende et link, andre gange skal hele teksten formidles. Krav 48. Min. Brugeren skal printe dokumentet i papirform. Inkl. grundlæggende metadata. Brugeren trykker på et printikon, hvorved kun selve dokumentet, og ikke f.eks. sidemenuer, printes ud. Navn, nummer, dato og status på dokumentet samt udskriftsdato fremgår af dokumentet. 49. Min. Brugeren skal bruge en pdf-udgave af dokumentet. Inkl. grundlæggende metadata. Brugeren trykker på et pdf-ikon, hvorved kun selve dokumentet, og ikke f.eks. sidemenuer, omdannes til en pdf-fil. Navn,

21 nummer, dato og status på dokumentet samt udskriftsdato fremgår af filen Brugeren skal sende dokumentet pr. e- mail til en anden. Inkl. grundlæggende metadata Brugeren trykker på et -ikon, hvorved Outlook åbner en mail, til hvilken dokumentet er vedhæftet i word-format eller pdf-format Brugeren kan sende et link til en anden intern bruger pr. . Brugeren trykker på et -ikon, hvorved Outlook åbner en mail, hvori et link til dokumentet indgår Brugeren skal se/printe/pdf e/sende dokumentet. Der er ikke brug for at kunne se markeringer, noter og lign. i dokumentet Brugeren har søgt på et dokument. Søgeordet er markeret i dokumentet, når det vises. Desuden fremgår noter / referencer / linkmarkeringer i dokumentet. Brugeren har brug for en udgave, hvor søgeordet ikke er markeret, og hvor kun den rå tekst samt grundlæggende metadata uden noter / referencer / linkmarkeringer fremgår.

22 3.7. Brugeren skal bruge metadata om dokumentet Kommunen ønsker, at medarbejderne altid har et hurtigt overblik over metadata om det dokument, som brugeren står inde i. Baggrundsoplysninger Krav 53. Min. Brugeren skal kunne vide, om et dokument er gældende eller historisk. Skal fremgå meget klart. Fremgår med tydelig baggrundstekst, at dokumentet er historisk. 54. Min. Brugeren skal kunne vide, om et lovforslag kun er fremsat eller er vedtaget. Skal fremgå meget klart. Fremgår med tydelig baggrundstekst, at lovforslaget kun er fremsat. 55. Min. Brugeren skal kunne se grundlæggende metadata om dokumentet, som minimum udsteder, officielt kaldenavn, dokumenttype (lov, bek., vejl. osv.), nummer og dato. Metadata vises i en boks, som kan ses ved siden af dokumentet.

23 3.8. Brugeren har brug for relaterede dokumenter Kommunen ønsker, at medarbejderne let kan finde de dokumenter, som relaterer sig til en bestemt lov m.v. Baggrundsoplysninger Krav 56. Min. Brugeren har fundet en bestemt paragraf. Brugeren ønsker at se hele den retsforskrift, paragraffen indgår i 57. Min. Brugeren har fundet en ophævet bekendtgørelse. Ønsker at finde den gældende bekendtgørelse. 58. Min. Brugeren har fundet en gældende bekendtgørelse. Ønsker at finde en evt. tidligere version af bekendtgørelsen. 59. Min. Brugeren har fundet en paragraf. Ønsker at finde alle regler, ændringslove / - bekendtgørelser, afgørelser, fortolkningshjælp mv., som vedrører denne paragraf 60 Min. Brugeren har fundet den pågældende

24 lov/bekendtgørelse/cirkulære. Ønsker at finde forarbejderne til den pågældende lov/bekendtgørelse samt evt. vejledning Nyhedsservice Kommunen ønsker, at brugerne kan blive gjort bekendt med nye / ændrede dokumenter Baggrund Krav 61. Min. Brugeren kan abonnere på nyheder om ændrede eller nye dokumenter i lovinformationssystemet 62. Min. Brugeren kan specificere, hvilke nyheder der ønskes, f.eks. inden for bestemte fagområder Brugeren kan abonnere på nyheder i forhold til en specifik lov eller paragraf Hvis leverandøren har redigeret en af I 2 måneder efter ændringen er den

25 sine egne tekster, skal brugeren kunne se, hvilke ændringer der er sket, uden at skulle gennemlæse begge tekster. Dette i hvert fald i en periode efter ændringen. ændrede tekst markeret med en særlig baggrundsfarve Hjælp i lovinformationssystemet Kommunen ønsker, at det også er muligt at finde hjælp uden for supportens åbningstid Krav Brugeren har brug for hjælp til at komme på systemet for første gang Leverandøren har en tekst på sin hjemmeside eller leverer en tekst til kommunens intranet om, hvordan man kommer på første gang. Eller en filmsekvens Brugeren har brug for hjælp til at komme i gang med at bruge systemet Leverandøren har en kort filmsekvens, som viser, hvordan brugeren kommer i gang med at bruge systemet. 67. Min. Brugeren har brug for hjælp til at finde et bestemt dokument Leverandøren har filmsekvenser, som kort beskriver de måder, hvorpå man kan

26 finde et dokument på 68. Min. Brugeren har brug for hjælp til andre funktioner i systemet Leverandøren har filmsekvenser, som viser, hvordan forskellige funktioner benyttes 4. SPECIFIKKE KRAV CMS ET 4.1. Oprettelse af redaktører og administratorer og tildeling af rettigheder Kommunen ønsker, at der er en vis differentiering i rettigheder, f.eks. i administratorer og redaktører. Baggrundsoplysninger Kommunen ønsker, at kun autoriserede medarbejdere har teknisk adgang til at tilgå CMS-systemets back end. Kommunen ønsker en central styring af de grundlæggende dele af emnestrukturen i CMS-systemet og andre centrale funktioner for at sikre en vis ensartethed. Krav 69. Min. Der kan oprettes forskellige kategorier af brugere af CMS-systemets back end, og Oprettelse af henholdsvis administratorer og redaktører. Administratorer

27 centrale rettigheder kan derved reserveres til få personer har alle rettigheder. Redaktører har begrænsede rettigheder, bl.a. i forhold til emnestruktur, oprettelse af skabeloner, mulighed for at slette / rette dokumenter oprettet af andre brugere m.v Kommunen kan selv oprette brugere med redaktørrettigheder Kommunal administrator kan selv oprette nye redaktører eller administratorer 71. Min. Kommunen / CMS et tildeler rettigheder til / ansvar for bestemte dokumenter i systemet til bestemte redaktører Hvert dokument er tildelt en bestemt redaktør, som står som ansvarlig for dokumentet Kommunen kan tildele rettigheder til bestemte områder i systemet / dokumenttyper / skabelontyper til bestemte redaktører Administrator kan for hver redaktør definere, hvilke dokumenttyper vedkommende har adgang til at oprette Det skal være muligt at se, hvornår en bruger har rettet eller slettet et dokument Kommunen kan udskrive eller rekvirere en log, hvoraf en redaktørs transaktioner i forhold til egne dokumenter fremgår

28 4.2. Oprettelse af emnemenuer og evt. brugergrupper Kommunen ønsker, at almindelige brugere af CMS et oplever overskuelighed i forhold til de dokumenter, som kommunen selv lægger ind. Baggrundsoplysninger Strukturen for opbevaringen af dokumenterne i CMS ets front end skal være logisk / genkendeligt for brugerne. Kommunen ønsker på nuværende tidspunkt en struktur, som svarer til strukturen i kommunens intranet og ESDH-system, hvilket vil sige en organisatorisk struktur. Men det vil kunne ændre sig, og der er derfor behov for mulighed for at ændre strukturen. Krav 74. Min. Der kan oprettes mindst 5 niveauer i emnemenuen Der er en opdeling på Cebter, afdeling, team og flere fagområder eller dokumenttyper under enheden Der kan oprettes mellem 6 og 10 niveauer i emnemenuen Kommunen kan selv oprette emnemenuens niveau 1 Kommunen kan selv oprette afdelingsmapper i CMS et 77. Min. Kommunen kan selv oprette Kommunen kan selv oprette

29 emnemenuens niveau 2 og op efter undermapper til afdelinger, teams m.v Der er mulighed for at importere organisatorisk struktur fra andre systemer. F.eks. til brug for oprettelse af undermapper til emnemenuerne Fra AD-systemet kan kommunens organisatoriske struktur med afdelinger, sektioner, teams og enheder importeres. Pt. kun afdelinger Der er mulighed for at importere brugere sammenholdt med kommunens organisatoriske struktur fra andre systemer. F.eks. til brug for oprettelse af undermapper til emnemenuerne. (Hvis det slet ikke er nødvendigt at indføre oplysninger om brugerne i systemet, kan spørgsmålet besvares med kode I.) Fra AD-systemet kan brugerne af systemet importeres i grupper, som svarer deres ansættelse i kommunens centre/ afdelinger / teams / enheder. Pt. kun afdelinger. Benyttes til brugergrupper, som bl.a. har betydning for, hvem der har rettigheder i forhold til hinandens dokumenter Skabeloner og metadata Med metadata menes oplysninger om selve dokumentet. Metadata kan fremgå af selve tekstens indhold eller i en boks eller lign. ved siden af tekstens indhold. Det kan være maskinelt genereret, eller det kan blive indført manuelt.

30 Kommunen ønsker en vis ensartethed i dokumenterne i CMS-systemet Baggrundsoplysninger Der bør være gennemgående designmæssige træk, som gør det let for brugerne at genkende dokumenterne som en del af det generelle lovinformationssystem, men også at de indgår i kommunens interne regler. Samtidig bør der være mindre designmæssige forskelle, som gør det lettere for brugerne at se, hvilken del af systemet dokumentet indgår i, og dermed øge brugervenligheden. Brugerne skal også let kunne se, om et dokument er historisk eller aktuelt, hvornår reglerne trådte i kraft, hvem der er ansvarlig for dokumentet osv. Krav Der skal være tydelige designmæssige fællestræk med det generelle lovinformationssystem Der benyttes samme skrifttype(r) i det gen. lovinformations-system og i CMS et, og der er mulighed for at lave overskrifter i samme omfang Der skal være særlige, gennemgående designmæssige fællestræk for alle dokumenter i CMS-systemet Kommunens navnetræk indsættes automatisk i toppen af alle dokumenterne i CMS et