Forretningsorden, forretningsgange og regulativer i Studenterrådet

Transkript

1 Forretningsorden, forretningsgange og regulativer i Studenterrådet Forretningsorden 1 Forretningsordenens virkeområde Forretningsordenen er gældende for møder i Studenterrådets forretningsudvalg. 2 Forretningsordenens godkendelse Forretningsordenen skal, for at være gældende, vedtages af Forretningsudvalget og er gældende for hele året, såfremt den ikke begæres ændret på et FU-møde. 3 Forretningsudvalgets møder Forretningsudvalget aftaler efter behov en mødeplan. Forretningsudvalget skal dog mindst afholde 8 møder i løbet af et valgår. Hvis der er behov for det, kan møder afholdes som telefonmøder, webmøder, etc. Møder i Forretningsudvalget indkaldes med mindst 5 dages varsel. Ekstraordinære Forretningsudvalgsmøder kan indkaldes med 24 timers varsel. Forretningsudvalgsmøder kan kun indkaldes af enten formand, næstformænd eller 3 forretningsudvalgsmedlemmer i fællesskab. Mødepapirer samt indkaldelse placeres i Forretningsudvalgets Dropbox. Referatet fra mødet placeres ligeledes i Forretningsudvalgets Dropbox. 4 Beslutningsdygtighed Forretningsudvalget er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte. 5 Forslag til behandling Forslag til behandling skal som udgangspunkt placeres i Dropboxen. Er dette ikke muligt, kan de sendes til formanden. 6 Afstemning Ved afstemning på forretningsudvalgsmøderne er simpelt flertal gældende. 7 Afbud og udtrædelse Afbud til forretningsudvalgsmøderne skal normalt ske fire dage før mødets afholdelse. Såfremt et FU-medlem ønsker at udtræde af forretningsudvalget konstituerer FU et nyt medlem i dennes plads. Denne konstituering er gældende til generalforsamlingen. 8 Regnskab og budget Forretningsudvalget vedtager løbende budgetrevideringer for foreningsåret, når det er nødvendigt. FU påser at det vedtagne budget overholdes. Til dette formål er det opdaterede budget tilgængeligt i Dropboxen 9 Andre forhold

2 Procedurer, som denne forretningsorden ikke beskriver, afgøres på forslag fra dirigenten ved 2/3 flertalsafgørelser.

3 1. Forretningsgang vedr. debitorer Forenings debitorer er primært: Personer, der endnu ikke har afregnet udbetalte udlæg 1.1 Personer Personer i Studenterrådet kan få udbetalt aconto beløb ifølge Studenterrådets regulativer omkring acontoudbetalinger i SR. Ifølge 3 i regulativer vedrørende acontobetalinger i SR, skal acontoen være afregnet senest 10 dage efter at udlægget er foretaget, hvorefter personen modtager en påmindelse. Alle udgifter, uanset fortløbende acontoudbetalinger, aftales med Studentermedarbejderen, hvortil også bilag skal afleveres. Denne tager stilling til om beløbet skal refunderes. Hvis beløbet stadig ikke indbetales rykkes personen en gang om måneden. Hvis personen ikke afregner, afgør forretningsudvalget i hvert enkelt tilfælde, hvad der skal ske. Til denne bedømmelse udleveres en liste over alle persondebitorer. Regninger, påmindelse og rykkere udarbejdes i forbindelse med de månedlige afstemninger og udsendes umiddelbart efter. 2. Forretningsgang vedr. Visa Electron / Mastercard Studenterrådets formand, kasserer og medarbejder får udleveret Visa Electron eller Mastercard, som de kan bruge når der afholdes arrangementer og til indkøb til kontoret. Det tilstræbes, at der under normale omstændigheder er kr. tilgængelig på hver Mastercard-konto. Når Mastercardet bruges, skal den ansvarlige senest 10 dage efter transaktionen aflevere de tilhørende bilag til studentermedarbejderen. Afleveres disse ikke, rykkes den ansvarlige efter forretningsgang 1.1 omkring personer. 3. Forretningsgang for afstemninger af likvider Foreningen har pt. 1 slags likvid: Foreningens bankkonti i Merkur Bank, en hovedkonto, en konto til formanden og en konto til kassereren. 3.1 Afstemning af bank Foreningens bankkonto bliver primært brugt til: Betaling af regninger Udbetaling af aconto-udlæg Køb på Visa Electron

4 Banken bliver primært afstemt en gang om måneden, men ellers løbende i forbindelse med bogføringen. Regulativ #1 for aconto udbetalinger 1 Dette regulativ vedrører acontoudbetalinger af Studenterrådets midler til personer, der som et led i udførelsen af deres tillidshverv i organisationen skal foretage kontante udlæg. 2 Før udbetalingen kan finde sted skal der forevises et overslag over udlæggenes størrelse. 3 For acontobeløb skal der afregnes ved aflevering af bilag/ restbeløb efter 10 dage eller efter anden aftale med kassereren. Sker dette ikke, rykker kassereren for det udestående beløb/de manglende bilag. Sker afregningen stadig ikke forelægges sagen for forretningsudvalget i hvert enkelt tilfælde. 4 Acontoudbetalinger, der overstiger kr kr. forelægges forretningsudvalget i hvert enkelt tilfælde ved næstkommende møde. Ved større arrangementer og kurser kan kassereren udbetale større beløb. Regulativ # 2 for Befordringsgodtgørelse 1 Dette regulativ omfatter befordringsgodtgørelse til deltagerne ved Studenterrådets aktiviteter, herunder bestyrelses- og udvalgsmøder, kurser, stormøder m.m. Regulativet omfatter samtidig eksterne repræsentationer og er endvidere gældende for undervisere og andre ressourcepersoner i forbindelse med Studenterrådets arrangementer 2 Som hovedregel yder Studenterrådet en befordringsgodtgørelse svarende til udgiften ved benyttelse af DSB's standardbillet. SR dækker pladsbilletter til de i 1 nævnte arrangementer. 3 Der ydes godtgørelse efter bilag for taxakørsel såfremt denne kan begrundes i et af nedenstående punkter: a) Manglende mulighed for anvendelse af kollektiv trafik. b) Økonomisk billigere end kollektiv trafik ved at flere kører sammen. c) Afgørende tidsmæssig nødvendighed, afgøres af studentermedarbejderen. Passagerernes navne skal påføres bilaget. Så vidt muligt skal al taxagodtgørelse ske efter aftale. 4 I særlige tilfælde ydes en kilometergodtgørelse til føreren svarende til statens lave (1,90 kr.) takst eller billigste DSB standardbillet med wildcardrabat. Ved anvendelse af egen bil i øvrigt ydes befordringsgodtgørelse jvf Ønske om befordringsgodtgørelse for hvilken dette regulativ ikke giver fyldestgørende retningslinjer, forelægges studentermedarbejderen i hvert enkelt tilfælde, der har myndighed til at beslutte i sagen.

5 Regulativ # 3 for Fortæring 1 Dette regulativ omfatter fortæring til deltagerne ved forretningsudvalgets aktiviteter, herunder bestyrelses- og udvalgsmøder, kurser, stormøder m.m. Regulativet omfatter samtidig eksterne repræsentationer og er endvidere gældende for undervisere og andre ressourcepersoner i forbindelse med FUs arrangementer. 2 Et møde defineres, som når mere end én person mødes for at udføre forretningsudvalgets aktiviteter. 3 Som hovedregel gælder følgende takster til FUs aktiviteter: Aktivitetens længde Bevilliget indkøb 0-2 timer Forplejning, op til 30 kr. pr. person 2-4 timer Forplejning, op til 100 kr. pr. person 4-8 timer Forplejning, op til 130 kr. pr. person Ved aktiviteter der er længerevarende, skal der altid indgås aftale med formanden eller kassereren.