Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 Mødedeltagere: Jan Lemser Bjarne Kristensen Ebbe Merkelsen Helle Eckholdt Lene Setizberg Maibritt Enemark Henrik Bjørn Hansen Søren Hvas Afbud: Rauf Hasanezadeh Dorte Keller Bentzen Referent: Søren Hvas Formand Næstformand Ejendomsleder Sagsbehandler Dagsorden: 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Godkendelse af referat c. Beboerhenvendelser d. Uafsluttede sager: Det 5. rum hybelskure Indgangsportaler, Hovedstihuse indgangspartier (cykler, barnevogne) køkkenprojekt referater, opdatering af (hjemmeside/fremlæggelse navneskilte (EK / håndværkere 2. Punkter til behandling a. Rækkehus for unge med særlig behov b. Udvalg. Hvor langt er vi nået? c. Miljørådet (hvordan arbejder vi med det) d. Flytteboliger (Syn af boliger med AB) e. Kunsten stiger, hvor er den henne nu? f. Socialrådgiver (årsrapport og møde) g. Spørgsmål til EK: Håndværkerkontrol af udført arbejde Kandidater til ny stilling på EK h. Fastelavn

2 3. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra Ejendomskontoret c. Fra medlemmer og udvalg 4. Mødekalender 5. Eventuelt Inden mødet blev formeldt indledt blev det besluttet at der fremover bestilles smørrebrød til møderne. Bjarne står for dette. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 side 2 af 7

3 Ad. pkt. 1 FORMALIA a. Godkendelse af dagsordenen Den udsendte dagsorden blev godkendt med tilføjelse af følgende punkt: 2. h Fastelavn Punkt 1 d. omdøbes til Flytteboliger Søren bemærkede at Ejendomskontoret havde anbefalet at punkt 1 d. blev opdelt så der var et særskilt punkt der her store projekter status. Dette punkt kunne være på dagsordenen hvert kvartal. De øvrige emner under punkt 1. d behandles som henholdsvis: Barnevogns- og cykelrum og spørgsmål til Ejendomskontoret. b. Godkendelse af referat Referat fra sidste møde godkendt idet Bjarne bemærkede: Der var ikke konkret opfølgning på punktet vedrørende temamøde om varmeforsyning. Søren bemærkede at han ikke havde fundet relevant informationsmateriale. Det undersøges om KAB har sådant et materiale. c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Jan præciserede at punktet bør opfattes således at medlemmer af afdelingsbestyrelsen skal sikre at de beboere der henvender sig har kontaktet Ejendomskontoret for at få besvaret deres spørgsmål før det bliver behandlet af afdelingsbestyrelsen. Hvis der er tale om klager over Ejendomskontoret eller sager af anden karakter som ikke handler om drift m.v. skal det sikres at få hvem det er der klager og at det sker skriftligt. Mundtlige bemærkninger om dette og hint bør ikke rejses under dette punkt. d. uafsluttede sager Punktet opdeles i henholdsvis store projekter status og andre mener. Søren uddeler skriftligt oplæg som indsættes nedenfor suppleret med de kommentarer der faldt under mødet. STATUS OVER STORE PROJEKTER: Den 5. rum renovering Projektet er 90% afklaret. Ejendomskontoret har inddraget KAB s byg som bygherrerådgiver. Det betyder at KAB hjælper med at få den tekniske rådgiver til at levere et færdigt projekt, som kan sendes i udbud. Det første der skal gennemføres et pilotprojekt, hvor der gennemføres renovering af et enkelt rum så man kan se resultatet inden alle rum renoveres. Den tekniske rådgiver mangler bl.a. at levere oplysninger om hvilke problemstillinger, der er i forbindelse med nedrivningen af de gamle rum. Farligt affald. Deponering og arbejdsmiljøforhold skal belyses før nedrivning kan påbegyndes. KAB byg har lovet at tage kontakt til den tekniske rådgiver for at få de sidste ting på plads. Drøftelse af projektet: Det anføres fra afdelingsbestyrelsen at projektet har været lang tid undervejs. Ejendomskontoret redegør for de sammensatte og komplekse problemstillinger, en af de sidste og nye krav er at rådgiver skal have samlet overblik over hvordan materialer fra nedrivningen håndteres i henhold til myndighedernes krav. Afdelingsbestyrelsen opfordrer til at Ejendomskontoret presser på så rådgiver bliver færdig. Ejendomskontoret har bedt KAB byg om hjælp til endelig afklaring og overveje skift af rådgiver hvis der ikke kommer hurtig Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 side 3 af 7

4 afklaring. Tegninger af projektforslag udleveres. Der skal gennemføret et pilotprojekt før der tages endelig stilling til renoveringen af alle rummene. Hybelskure Sagen er stadig kun på planlægningsstadie. Der er overvejelser om hvordan disse skure kan placeres hensigtsmæssigt. Om selve udformningen, herunder om der skal etableres grønne tage. Drøftelser af projektet: Ejendomskontoret redegør for de overvejelser der er for placering og udformning af de nye skure, herunder muligheden for at etablere grønne tage. Det aftales at der skal være et oplæg om projektet til mødet i juni måned Formelt forestår ansøgning om byggetilladelse, hvilket nu sikkert er nemmere da der ikke mere er tilbagekøbsklausul på afdelingen. Sagen på afdelingsbestyrelsesmødet juni 2016 Indgangspartier Hovedstihusene Ejendomskontoret har haft en række indsigelser mod det projekt den tekniske rådgiver har udarbejdet. Dialogen om disse indsigelser har ikke ført til en afklaring. Ejendomskontoret har derfor bedt KAB byg om at gennemgå materialet og søge at få sagen afklaret. Drøftelser af projektet: Ejendomskontoret redegør for de problemstillinger der har været i forbindelse med det projekt den valgte rådgiver havde udarbejdet. Det var særligt problemstillinger vedrørende el-delen af projektet, brandforhold og kondens der ikke var ordentligt gennemarbejdet. Indgangspartier Bymuren Ejendomskontoret er i samarbejde med arkitekter ved at få afklaret udformningen af et pilotprojekt som ventes startet inden sommer. Mange detaljer er afklaret herunder indkøb af granit og hvordan nye skaktlåger kan se ud. Der arbejdes på at finde en god løsning bl.a. på de riste der efter nutidens krav skal etableres langs facaden. Drøftelser af projektet: Ejendomskontoret udlevere tegninger af løsningen for et nyt indgangsparti og redegør for problemstillinger vedrørende riste langs facade m.v. Afdelingsbestyrelsen henleder opmærksomheden på at det så vidt muligt skal undgår at cykelstativer placeres foran soveværelserne i 2 rums boliger. Der skal findes beplantning som dels afskærmer men ikke skygger for lysindfald. Det forventes at der etableres pilotprojekt til sommer. Indgangspartier Bymuren renovering af tilbagetrukne indgangspartier Efter branden i forrummet til opgangen Bymuren 171 er det besluttet at finde en ny løsning på indretningen af dette forrum. Ejendomskontoret har sammen med en rådgiver udarbejdet et forslag som betyder at der etableres et cykel/barnevognsrum i en del af dette forrum. Inden sommer forventes forrummet i Bymuren 171 at være etableret efter den nye model. Herefter kan det besluttes om denne løsning skal gennemføres i alle tilsvarende opgange. Drøfteler af projektet: Ejendomskontoret at de sidste detaljer vedrørende mulig omplacering af nødudgange fra sikringsrum er afklaret. Projektet forventes klar til udførelse i løbet af de kommende måneder. Bymuren 171 ses som pilotprojekt. Herefter tages stilling om alle opgange af denne type skal renoveres efter dette koncept. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 side 4 af 7

5 Køkkenprojektet Status på mødet den 8.februar ANDRE EMNER Barnevogns- og cykelrum Det har gennem længere tid været drøftet hvorvidt der kunne etableres flere faciliteter til sikret parkering af barnevogne og cykler. I forbindelse med gennemgang af klubberne har dette været et emne. Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret skal på et tidspunkt beslutte sig for et videre forløb og analysere hvilke muligheder der ligger. Som nævnt prøven man nu at etablere sådanne rum ved nogle af det tilbagetrukne indgangspartier. Hvis det bliver en tilfredsstillende løsning vil det betyde at der nogle steder etableres nye muligheder for barnevogne og cykler. Andre løsningen langs Bymuren kunne være at inddrage dele af klubber eller andre fællesarealer. Drøftelser af projektet: Afklaringen skal ses i sammenhæng med de nye indgangspartier hvor der er dybe indgange. Derefter skal der ske en registrering af ledig/potentiel kapacitet i andre rum i Bymuren. (Kommunen har bl.a. opsagt lejemål i Bymuren 21). Opgaver til Ejendomskontoret I forbindelse med den aktuelle dagsorden er der anført nogle opgaver som skal afklares. Her kan nævnes: 1. Navneskilte til medarbejderne. Søren følger op. 2. Referater af afdelingsbestyrelsesmøderne. Søren sender dem der mangler på hjemmesiden til Bjarne som tjekker dem, derefter skal de i PDF og via Bjørn på hjemmesiden. Ad. pkt. 2 PUNKTER TIL BEHANDLING a. Rækkehus for unge med særlig behov Kommunen har forespurgt om muligheden for at konvertere hybler som udlejes til unge med særlige behov til udlejning af rækkehus til målgruppen. Søren tager kontakt til Margit Halberg i kommunen. b. Udvalg. Hvor langt er vi nået? Lokaleudvalg arbejder med sagen. Køkken sættes op nu. Indkøb af diverse udstyr afklares i gruppen. Lysskyen er under afklaring mellem udvalget og Bjørn. Selskabslokaleudvalg. Mangelliste og ønskeliste under udarbejdelse. Møde i udvalget den Modtagelse af nye beboere. Udvalget afventer lokalet er klar. c. Miljørådet (hvordan arbejder vi med det) Der planlægges drøftelser med Miljørådet om fremtiden. Afdelingsbestyrelsen bør indgå i disse overvejelser så der kan fremsættes forslag til ændringer eller justeringer af Miljørådets vedtægter. Planen er at Søren tager med på Miljørådets møde den 8. februar og der foreslår at man tager fat på overvejelserne på weekendmødet den 4. og 5. marts. (særligt den 5. marts tages dette emne op) det overvejes om afdelingsbestyrelsen skal deltage den 5. marts ved formand og næstformand. d. Flytteboliger (Syn af boliger med AB) Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 side 5 af 7

6 Det aftales at Søren skal undersøge hvilke boliger der kan fremvises. Sagen tages på personalemøde. e. Kunsten stiger, hvor er den henne nu? Arbejdsgruppen er nedlagt. Beløbet i budgettet til kunst i budgettet er ikke knyttet til denne arbejdsgruppe. f. Socialrådgiver (årsrapport og møde) Det er aftalt beboerådgiveren kommer til møde med afdelingsbestyrelsen den 4. april g. Spørgsmål til EK: Håndværkerkontrol af udført arbejde Kandidater til ny stilling på EK Der er en del kvalificerede kandidater til stillingen. Det er denne funktion der blandt andet skal styrke kvalitetskontrol m.v. h. Fastelavn Søren tjekker snedkeren for oprydning og om hvem der kommer fra Gården. Det er Mat fra Gården der kommer. Afdelingsbestyrelsen mødes kl der er tjek på diverse indkøb m.v. Ad. pkt. 3 MEDDELELSER a. Fra formanden Forlængelse af udlejningsaftalen ved at være på plads uden de store ændringer. b. Fra Ejendomskontoret Resultatet af tilstandsundersøgelse af beton i facadeelementer ventes snart. Der skal iværksættes undersøgelse af tilstanden på tagpap på Hovedsti- og rækkehuse. Der er kommet byggetilladelse på etablering af lager i sikringsrum. Lenni på barsel i 32 uger. Der arbejdes på at finde afløser. c. Fra medlemmer og udvalg Tilfredshed med skilte på affaldscontainere. Ad. pkt. 4 Ad. pkt. 5 MØDEKALENDER Ajourført kalender nedenfor. EVENTUELT Bjarne ønsker at AB får besked når der igangsættes anlægsarbejder. Lene minder om at der skal holdes møde med 3 rums boligerne om renovering m.v. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 side 6 af 7

7 Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd 2016 Dato Tidsp unkt Mødetype Sted Deltagere Temamøde køkkener Ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Eventuelt temamøde Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Indkomne forslag Ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Afdelingsmøde (inklusiv forberedelse) Ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Eventuelt temamøde Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Indkomne forslag Afdelingsbestyrelsen?? Afdelingsmøde budget Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Arbejdsweekend (start fredag kl ) Klinten Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Eventuelt temamøde Afdelingsbestyrelsen Ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 1. februar 2016 side 7 af 7