I Business Casen overføres indholdet fra kommissoriet, og der tilføjes med evt. og, i de yderligere felter: 1. Årsager Projektets

Transkript

1 Business Case Projektnavn Mening og Sundhed i Region Sjælland -Forebyggelse og håndtering af sygefravær Dokumentversion 0.1 Dokumentplacering Oprettet 13. februar 2013 Af Lene W. Grøndahl Sidst redigeret 27.februar 2013 Af Lene W. Grøndahl I Business Casen overføres indholdet fra kommissoriet, og der tilføjes med evt. og, i de yderligere felter: 1. Årsager Projektets Regionsrådets beslutning om at sygefraværet skal være faldet anledning/baggrund Interessenter Andre projekter 2. Muligheder Muligheder/alternativer, der har været overvejet i forbindelse med indførsel af projektet 3. Mål og forventet udbytte Projektformål med 10% i Regionsrådet Direktionen MED-Hovedudvalget Ledere og medarbejdere Brugere Lokale projekter om sygefravær m./u. støtte fra arbejdsmiljøpuljen Projekt implementering af personalepolitikker herunder sygefraværspolitikken Overordnet ramme for en samlet indsats, som er bred og på tværs af virksomhedsområder Tilbud om forskellige former for støtte til de lokale indsatser Strategisk udnyttelse af tildeling af midler fra arbejdsmiljøpuljen, så de alle projekter, der tildeles støtte, har markant fokus på faktorer, der sænker fraværet og styrker nærværet. Det er projektets formål at inspirere regionens koncernledere, afdelinger, afsnit, ledere og medarbejdere i deres indsats for at skabe et engageret nærvær på arbejdspladserne og sørge for at den enkelte ikke bliver syg af sit arbejde. Projektet sætter bredt ind med både fokus på at forebygge det sygefravær, som kan kædes sammen med forhold på arbejdspladsen og håndtering af sygefravær, når det opstår. Men også bredt i forhold til faktorer, der forebygger sygefravær. Undervejs vil vi bidrage til en styrket dialog om en bred forståelse af årsagerne til fravær. Blandt andet ved at tydeliggøre, at et sundt og meningsfuldt arbejde er en forudsætning for at skabe mere nærvær og derved også mindre fravær. Især mening i arbejdet er med til at skabe en subjektiv drivkraft og sammenhængskraft i forhold til det fælles overordnede virksomhedsmål. Det betyder, at vi parallelt med et traditionelt fokus også vil inddrage det store meningspotentiale, der er i virksomhedens kerneopgaver. I regionens sygefraværspolitik taler vi om nærværs- og fraværsfaktorer. Vi vil fokusere på begge dele. Side 1

2 Nærværsfaktorer er de forhold som gør det tiltrækkende at gå på arbejde og er dels de mere subjektive og relationelle forhold som bl.a. det at have et udviklende og meningsfuldt arbejde, godt samarbejde og gode kollegaer dels de gode arbejdspladsforhold som et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Målgruppe Fraværsfaktorer er de forhold som holder os væk fra arbejdet. Det kan være sygdom eller på grund af forhold uden for arbejdet men det kan også skyldes utilfredshed med arbejdet, dårligt arbejdsmiljø og trivsel. Leverancernes indhold og form tilbydes bredt til flere forskellige målgrupper i organisationen. Når vi planlægger tiltag, bidrager det til systematikken at vi forholder os til, om det er et tiltag som primært er målrettet det forebyggende, identificerende eller håndterende og til hvilken målgruppe. Et tiltag kan sagtens virke på flere mål og til flere målgrupper i organisationen på samme tid. Projektets målgrupper og det fokus de enkelte initiativer har, kan fremstilles på denne måde: Tiltag (Leverancemål) Systematisk indsats Da indsatsen skal inspirere medarbejdere og ledere på mange niveauer og på mange områder, vil vores indsats bestå af en lang række af initiativer. Vores fokus vil være rettet mod både forebyggelse og håndtering, sundhed og mening. Leverancerne kan være: Eksempler på konkrete initiativer: Indsamling og formidling af fraværsstatistik og andre relevante personaledata, eventuelt udarbejdelse af databank/pers.regnskab Benchmarking af sygefravær gennemført i samarbejde mellem Danske Regioner Undersøgelse af sammenhængen mellem fravær og Side 2

3 forskellige tillids-, menings- og sundhedsfaktorer i henholdsvis trivselsmålingen, APV og lederevalueringen. Nyhedsbreve om spændende vinkler på arbejdet med at nedbringe sygefraværet Konference om forskning i sygefravær Hvad virker og hvad virker ikke? Kick-Off - konference om fraværsprojektet med oplæg, foredrag og workshops for regionens MEDudvalg/Område-MED Arbejdsmiljøkonference med oplæg, foredrag og workshops for regionens arbejdsmiljøgrupper, HMU og område-med om betydningen af et meningsfuldt og sundt arbejdsmiljø for nærvær og fravær på arbejdspladsen. Videndeling, idéopsamling og erfaringsudveksling Hvordan bruges regionens personalepolitik Fra fravær til nærvær mere aktivt? Konference for ledere om Skabelse af en nærværskultur - et systematisk arbejde med en sund og meningsfuld arbejdskultur Nyhedsbreve om spændende vinkler på arbejdet med at nedbringe sygefraværet Udvikling af test af en arbejdsplads grad af Social Kapital ( - i mange tilfælde kan det ske med udgangspunkt i trivselsmålinger og Psykisk APV) og workshop om emnet for ledere på alle niveauer i regionen Konference ledere i regionen om Relationel Koordination m. Jody Gittell Videndeling af erfaringer fra andre sygefraværsprojekter i regionen, herunder projekter, der har været finansieret af arbejdsmiljøpuljen. Indsamling og deling af viden og erfaringer fra andre regioner, den kommunale og private sektor Kurser i sygefraværssamtaler og omsorgssamtaler Workshop om håndtering af det lange sygefravær både juridisk, personalepolitisk, kollegialt og ledelsesmæssigt. Side 3

4 Kurser for ledere i, hvordan de sikre, at langtidssyge kan vende tilbage til jobbet/arbejdsmarkedet Styret netværk for medarbejdere og ledere, der har haft langt fravær på grund af stress Konference i Hvordan man skaber langtidsfriske medarbejdere? (Formidling af Svensk forskningsprojekt) Kurser i motivationspsykologi Kurser i stresshåndtering for både ledere og medarbejdere (- stress er ikke et individuelt problem) Konference i forebyggelse af sygefravær gennem meningog sundhedsskabende aktiviteter Workshop for ledere og medarbejdere om de elementer, der skaber en sund og meningsfuld arbejdskultur Formidling af regionen sygefraværspolitik og hjælp til implemetering Konference i forandrings og fusionsprocesser uden fravær Workshop om Forebyggelse af mobning Formidling af Op med Nærværet fra Danske Regioner Workshops for MED-udvalg om deres ideer og rolle i forbindelse med en øget indsats for at sikre Sundhed og Mening i regionen Andre afledte resultater Forventet udbytte (succeskriterier nu og på sigt) Leverancerne kan leveres i forskellige former, blandt andet som: Konferencer Foredrag Kurser Nyhedsbreve Workshops Den brede indsat set i forhold til tiltagenes mål og målgrupper vil forventeligt også påvirke elementer indenfor såvel trivsel, arbejdsmiljø og ledelse. Derfor er der også sat et mere langsigtet mål, som rækker ud over projektets levetid og som måler bredt på disse elementer. Kortsigtet effekt Effekten af denne brede indsats skal kunne måles i et fald på 10 % i Sygefraværsprocenten i august 2012 var 5,06 % Side 4

5 svarende til 13,2 dage i gennemsnit pr. medarbejder. Et fald på 10 % svarer til 4,56% i 2013 svarende til 11,9 dage i gennemsnit pr. medarbejder. Det svarer til 0,5 % eller 1,3 dag i gennemsnit pr. medarbejder. Tallet 5,06 kan ikke genskabes efter etablering af de nye virksomhedsområder og flytning af medarbejdere. Det nye tal er 5,07. Det bliver dog fortsat en reduktion på 10 % svarende til 4,56% 4. Risici Risikolog 5. Tidshorisont Faser med produkter Langsigtet effekt Effekten forventes også at kunne ses i regionens øvrige målinger, som afspejler den brede forebyggende indsats i forhold til trivsel, ledelse og arbejdsmiljø, da disse områder i høj grad vil være omdrejningspunkt for flere af de initiativer som forventes igangsat Føres særskilt for projektets forskellige tiltag. Største risiko: At målgrupperne ikke benytter sig af de understøttende tilbud til den lokale indsats 1. kvartal Projektorganisation bemandes og starter op Arbejdsgruppe brainstormer på plan og indhold for tiltag, herunder samarbejde med eksterne konsulenter Kommunikationsplan udarbejdes herunder inddragelse af Kommunikation ifht. materialer etc. Dato for Kick off fastsættes i maj i Korsør Regionsrådsformand og Adm. direktør interviewes Første udmelding til organisationen om projektet 2. kvartal De mindre hurtige tiltag planlægges og gennemføres Kick off planlægges, gennemføres og følges op Kommunikationsinitiativer udføres løbende Løbende arbejde med planlægning og gennemførelse af tiltag 3. kvartal Løbende arbejde med planlægning og gennemførelse af tiltag Planlægning, gennemførelse og opfølgning på Arbejdsmiljøkonference 9. september, hvor sygefravær også vil være tema Yderligere opgaver 4. kvartal Løbende arbejde med gennemførelse af tiltag Opfølgning og evaluering herunder hvad der skal overgå til drift eller fortsat udvikling Statusrapporter til MED-Hovedudvalget Side 5

6 Tidsplan Se den overordnede faseplan. Detaljeret tidsplan udarbejdes løbende i faserne i forhold til de enkelte tiltag. 6. Kommunikationsindsats Kommunikationsindsatsen koordineres med Thomas Brodersen i Kommunikation. De laver grafisk udtryk for projektet og banner til forsiden af intranet samt rolls up til brug for arrangementer. Forslag til kommunikationstiltag: CD med cases fra regionen CD med konstruerede dilemmaer KIT med diverse redskaber til dialog etc. E-learning program om omsorgssamtale (Region hovedstaden) Intranetside Voxpop fra konferencen den 21. maj 2013 Nyt grafisk udtryk af sygefraværspolitik (Alnaz) Pixibog med måltal Link til intranetside: 7. Økonomi (omkostninger) Projektøkonomi Driftsøkonomi Investeringsvurdering Finansiering 8. Kvalitetskriterier Begrund udbyttet (hvad skal der til for at selve leverancen kan godkendes) Er årsagerne til projektet forenelige med programstrategi? 9. Organisationsform Organisationsform Deltagere Rolle og opgavefordeling kr. incl. finansering af projektansættelser Ressourcer leveret af HRSU og 2 projektansatte Arbejdsmiljøpuljen At de iværksatte tiltag efterspørges og benyttes lokalt (i alle virksomhedsområder) At der er interesse for at deltage i de fælles tiltag (over 200 pers.) At effektmålet på kort sigt er nået Projektet er nedsat med baggrund i regionsrådsbeslutning Regionens projektmodel MED-Hoveduvalget og Koncern HR, forankret i HRSU Styregruppe formand: Jens Andersen Styregruppe: MED-Hovedudvalget Projektleder: Kim Leck Fischer Projektgruppe: Kim L. Fischer, Koordinator Lene W. Grøndahl, Jeanette Siemsen, 2 projektansatte og andre deltagere fra HRSU alt efter relevans ifht. tiltag. Ledelsesområdet vil forventeligt inddrages i størst omfang. Da projektet initieres af MHU, der ligeledes er styregruppe for projektet, vil vi løbende orientere om de tiltag og initiativer vi Side 6

7 overvejer, forbereder og/eller afvikler, samt orientere MHU om de justeringer, præciseringer og ændringer som løbende vil finde sted af Business-casen. I hele processen er vi naturligvis meget modtagelige for ideer. Der nedsættes mindre arbejdsgrupper efter behov. Ressourceindsats Status og koordinering i forhold til alle i HRSU foregår på fællesmøder i afdelingen 2 projektansatte fuldtids, resten vurderes når detailplan for tiltag er klar Side 7