Club La Santa app nem reservation lige ved hånden!

Transkript

1 Club La Santa app nem reservation lige ved hånden! Info til stamgæster

2 Information om vores Club La Santa app og din guide til reservationssystemet Indholdsfortegnelse Nuværende situation Problemer og årsager til ændringer Hvor kan jeg finde ugeprogrammet fremover? Hvordan får jeg adgang til Club La Santa appen? Hvordan fungerer point systemet? Hvor meget kan jeg reservere? Hvordan fungerer cykel reserveringen. Reservationsregler Hvor meget viden kan jeg få fra appen? Hvilken ekstra information kan jeg få via appen? Hvad koster det at bruge appen? Hvad så med os der ikke vil benytte appen, bliver vi dårligere stillet? Hvorfor kan man ikke få ugeprogrammet i printet form en hel uge frem, som vi plejer? Hvornår kan jeg begynde at reservere? Hvad hvis jeg ikke har en adresse og ikke vil have en? Fremtidsmuligheder og nye funktioner

3 Nuværende situation Vores nuværende reservationssytem har brug for en opdatering. Vores nuværende system har ingen spilleregler, og derfor bliver det dem der kommer først, der får mest ud af det. Det har betydet, at alt for mange reserverer mere end de kommer til at bruge, i frygt for, at hvis ikke de gør det, så gør alle de andre det bare. Det er nødvendigt, at alle agerer ansvarligt og hensynsfuldt. Problemer og årsager til ændringer Det er almindeligt kendt blandt vores mange trofaste og tilbagevendende gæster, at der har været nogen udfordringer i forhold til det eksisterende reservationssystem. Lange køer foran Sports Bookingen om morgenen. Virtuelle ventelister, hvor beskeden er, at man kan blive nr. 38 på ventelisten og alligevel viser der sig at være masser af plads på holdet. Det betyder, at folk opgiver systemet og bare møder op, for der er jo alligevel plads på holdet. Bare ikke i reservationssystemet. Alt for mange overreserverer i frygt for ikke at få noget eller at havne på en venteliste. Ingen motivation for at melde afbud. Kun en lille del af vores gæster får prøvet de mest attraktive tilbud, da det kører efter først til mølle princippet, og det er vel ikke helt fair overfor alle. Alt for mange beholder cyklerne i meget længere tid end de er i brug, hvilket gør at andre der gerne ville ud og cykle må gå forgæves. Det er ikke økonomisk forsvarligt, at vi skal have mange flere cykler end dem der er brug for af bekvemmelighedsårsager. Meget statisk program, der kun kommer i printet form. Af praktiske og økonomiske årsager i forbindelse med tryk, fastlåses programmet helt op til 14 dage før den aktuelle dato. Svært at agere effektivt i forhold til at kunne lægge ekstra timer i programmet, hvis vi kan se, at der allerede er fuldt reserveret på en aktivitet. Det er kun en lille del af vores gæster, der får set et opslag om ekstra aktiviteter. Svært at kommunikere effektivt med vores gæster i tilfælde af ændringer af lokation eller anden ændring af programlagte aktiviteter. Alle disse forhold har længe været reelle issues, som krævede at en ændring af vores systemer var uundgåelig, ikke mindst for at kunne servicere den øgede mængde af gæster, vi ser frem til at modtage i fremtiden. Det er vigtigt at understrege, at det har ligget os meget på sinde at sikre, at alt det man i dag kan gøre gennem Sports Bookingen fremover også er muligt. Det er ikke nødvendigt at have en smartphone, tablet eller pc ved hånden for at kunne reservere aktiviteter, instruktioner og udstyr på Club la Santa. Hvor kan jeg finde ugeprogrammet fremover? Med det nye reservationssystem og indførelsen af vores Club La Santa app bliver vores program pludseligt fuldt tilgængeligt fra mange flere steder end vi hidtil har været vant til. Det printede ugeprogram har sammen med opslåede dagsplaner i infoskabene været de eneste steder, man kunne se vores program. Når vi nu går online med ugeprogrammet vil det være muligt at søge viden flere steder:

4 1. Via infoskærme på centeret Fem informationsskærme er opsat på Club La Santa, som viser dagens program de næste 48 timer. Nord receptionen (synlig indefra) Sports Bookingen Syd receptionen (synlig udefra) Fitness Centeret På torvet 2. Printet version En udskrift af de næste tre dages program kan fås i Sports Bookingen. 3. Club La Santa app på smartphone eller tablet. Tilgængelig til Iphone og Android. Det fulde ugeprogram min. 14 dage frem kan ses i appen under dit ophold. Det vil være muligt i appen at sortere i ugeprogrammet, så du vælger dag eller aktivitets kategorier, således at din oversigt bliver mere overskuelig. 4. På vores officielle hjemmeside Det vil være muligt via vores hjemmeside at se de kommende 14 dages program. Hvordan får jeg adgang til Club La Santa appen? Club La Santa appen kan hentes gratis til din smartphone eller tablet via app store eller google Play. Du modtager en mail, med et login, kort efter at din rejse er bestilt via vores danske salgskontor. En anden mulighed er at få oprettet et login ved henvendelse i Sports Bookingen. Hvis I rejser som familie er det kun den der står som betaler der modtager et login. Men vedkommende kan herefter invitere de øvrige deltagere til at have deres eget login. I modsat fald kan hele familien logge ind, med betalers login, og dermed reservere og se reservationer på vegne af hinanden. Efter en invitation er sendt er det ikke længere muligt at reservere eller se hinandens reservationer via betalers login.

5 Hvordan fungerer point systemet? Alle rejsedeltagere får tildelt en fast pulje point pr. ophold uanset varighed. Disse point bruges til at reservere aktiviteter, instruktioner, cykler mm. og pointene frigives når reservations tiden er overstået. Pointene kan ikke overføres til tredje part. Et barn der rejser med sine bedsteforældre kan således ikke overtage nogen af deres point, for på den måde at kunne reservere mere end det barn der ikke har en gavmild bedsteforældre med på rejsen. Du kan således kun reservere indtil du ikke har flere point til rådighed. Herefter må du enten afmelde en reservation eller vente til aktiviteten er overstået for at få point til rådighed. Alle aktiviteter koster x antal point. Aktitiviteter med begrænset plads er dyrere og aktiviteter uden begrænsning kan være helt gratis. Du kan reservere aktiviteter helt op til 14 dage frem, men jo tættere du kommer på aktiviteten desto billigere bliver den, hvis der stadig er ledige pladser. Er der ledige pladser på dagen er aktiviteten gratis fra to timer før starttid, da vi kun er interesseret i at få alle hold fyldt op. Systemet vil forhindre muligheden for at reservere aktiviteter, der overlapper hinanden. Man kan reservere sig på venteliste, hvilket koster det samme som at holde en plads på aktiviteten. Via appen kan du holde øje med, hvad nummer du er på ventelisten. Og når du får en plads på holdet modtager du automatisk en notifikation. Vi håber, at pointsystemet gør at færre overreserverer, men ikke mindst også at vores gæster motiveres til at melde afbud, da det er måden at få point tilbage på. Vi har reserveret 4 tennisbaner, som kun kan reserveres to dage før for TSO og kun dagen før for alle øvrige gæster. Hvor meget kan jeg reservere? Du kan kun reservere en aktivitet, hvis du matcher krav til alder og køn. Du kan også kun reservere en aktivitet, hvis du ikke i forvejen har reserveret noget andet i samme tidsrum. Dog er der enkelte undtagelser, fx skal det jo være muligt at reservere en plads til Green Team triatlon samtidigt med, at man reserverer en cykel. Men generelt kan du ikke reservere andet i det tidsrum, hvor du også har en cykel. Dette er lavet for at sikre, at vores cykler faktisk er ude og cykle, og når de ikke er det, så skulle de gerne stå til rådighed for dem der gerne vil ud og cykle.

6 Hvordan fungerer cykel reserveringen? Cykler skal reserveres i forvejen Alle cykler skal reserveres i forvejen også på selve dagen Det er kun muligt at reservere cykler i Sports Bookingen eller via appen Du kan reservere en cykel op til to dage før brug Du skal beslutte dig for hvilke(n) tidsintervaller du vil benytte til din reservation Vores udlånscykler er til rådighed i tre forskellige tidsintervaller i løbet af dagen o 9-12 (cyklen kan afhentes fra kl. 8) o o vinter / sommer Du skal reservere din cykel senest før tidsintervallets starttid Du kan reservere flere efterfølgende tidsintervaller hvis du skal ud på en længere tur Du kan afmelde din reservation indtil tidsintervallets starttid. Du vil være begrænset fra reservering af andre aktiviteter i den tid du har reserveret en cykel. På trods af at cyklen returneres før tid vil din begrænsning fortsætte indtil indeværende tidsintervals sluttid. Cyklen skal returneres senest 15 minutter før sluttid. Hvis cyklen returneres efter sluttid kan du blive frataget point gældende for resten af opholdet. Du skal forevise bevis på din reservation ved afhentning af cyklen i cykel centeret Det er dit ansvar at dokumentere din reservation overfor cykel centerets personale Hvis du benytter dig af vores Club La Santa Sports Booking App, kan du fremvise din reservation via Mine Reservationer fra din SmartPhone. Alternativt skal du medbringe en udskrift af din reservation, som kan fås fra Sports Bookingen. Hvis du ønsker en cykel i flere dage gennem hele dit ophold, vil vi anbefale at du lejer en af vores professionelle cykler via Sports Bookingen. Udlejningscykler kan også bestilles på forhånd inden ankomst via vores hjemmeside.

7 Reservationsregler Generelle reservationsregler Reservationer kan kun foregå ved personlig henvendelse i Sports Bookingen samt via vores app fra en time efter check-in i receptionen. Under dit ophold er det muligt maksimalt at reservere aktiviteter 14 dage frem. Når tidsrammen for aktiviteten er overstået vil man automatisk få sine point retur. Point gives retur umiddelbart efter afmelding af forhåndsreserveret aktivitet. Afmelding senere end 30 min. før starttid er ikke muligt. Hvis en gruppeaktivitet eller en facilitet er fuldt reserveret er det muligt at sætte sig på venteliste. Det er kun muligt at reservere én facilitet eller aktivitet indenfor samme tidsramme. Det er kun muligt at reservere en facilitet eller en aktivitet når krav om køn og alder er opfyldt. Det er kun muligt at reservere samme aktivitet én gang pr. person på pr. dag. Det er kun muligt at reservere samme facilitet på forhånd én gang pr. dag for boliger med ét soveværelse. Det er kun muligt at reservere samme facilitet på forhånd to gange pr. dag for boliger med flere soveværelser. For boliger med flere soveværelser vil den anden reservation af samme facilitet eller aktivitet på samme dag vil koste flere point, når den reserveres på forhånd. Cykler kan reserveres op til to dage i forvejen gennem tre forskellige tidsintervaller i løbet af dagen. Det er muligt at kombinere flere tidsintervaller, men efterfølgende intervaller vil koste ekstra point. Alle cykler skal reserveres før afhentning enten via Sports Bookingen eller appen, også på selve dagen. Det er nødvendigt at være klar min. 5 minutter før tid for at sikre sin plads til instruktion eller gruppe aktivitet. 10 minutters regel: Ved ankomst 10 minutter efter reservationens starttid frigives faciliteten til øvrige gæster og den oprindelig reservation anses for ugyldig. Specielle regler for timeshare ejere 4 af vores tennisbaner kan tidligst reserveres dagen før, og for timeshare ejere kan disse eksklusivt reserveres to dage før. Timeshare ejere kan eksklusivt reservere cykel med tidsforlængelse uden ekstra beregning af point. Specielle regler for grupper Gruppeledere kan forhåndsreservere faciliteter før ankomst via gruppeafdelingen. Gruppeledere kan forespørge på aktiviteter med personlig instruktør mod ekstra betaling før ankomst via gruppeafdelingen. For de ugentlige events såsom Green Team Triatlon, Green Team Duatlon og Halvmaraton, der starter før kl. 10 kan gruppemedlemmer reservere pladser fra kl. 17 dagen før. Alle øvrige aktiviteter og faciliteter kan reserveres af gruppemedlemmer individuelt fra fem timer før starttid via app eller Sports Bookingen.

8 Hvor meget viden kan jeg få fra appen? Alle ugens aktiviteter vil være at finde i appen. Hver aktivitet er beskrevet meget mere detaljeret end det hidtil har været muligt i det eksisterende trykte ugeprogram. Der er information om tid, mødested, aldersgruppe, ledige pladser, beskrivelse af aktiviteten og gode råd. Hvis man ikke benytter appen til reservation, kan den samme viden fås når der reserveres via Sports Bookingen. Hvilken ekstra information kan jeg få via appen? Hvis en aktivitet flytter til en anden lokation eller hvis der sker ændringer i aktivitetens oplysninger generelt, får alle der har reserveret aktiviteten en notifikation om, at der er sket ændringer. Appen har et område med generelle oplysninger omkring Club la Santa, der løbende vil blive udvidet. På appens forside oplyses løbende om ugens tilbud eller ekstraordinære begivenheder. Hvad koster det at bruge appen? Appen i sig selv er gratis. Men den kræver, at du har adgang til wifi eller benytter mobildata. Vi kan glæde os over, at Club la Santa har gratis wifi i alle boliger og det meste af alle udendørs arealer. Endvidere kan det oplyses, at roaming afgiften i hele EU vil forsvinde senest i juni 2017, hvilket er endeligt vedtaget af EU parlamentet 27. oktober Derefter er der ingen grund til at slukke for benyttelsen af mobildata, når du rejser indenfor EU. Hvad så med os der ikke ønsker at benytte appen, bliver vi dårligere stillet? Point systemet gør, at alle har lige rettigheder uanset om der reserveres via en app eller ved at gøre det i Sports Bookingen. Men det er korrekt, at for alle der benytter appen, har Sports Bookingen pludselig åbent hele døgnet. Det skulle så også gerne betyde at der bliver nemmere adgang til hurtig betjening i selve Sports Bookingen. Hvorfor kan man ikke få ugeprogrammet i printet form en hel uge frem, som vi plejer? Dette skyldes at vi nu har en enestående mulighed for at tilbyde nye hold, ligeså snart vi kan se, at der er overreservering eller tendens til at en aktivitet bliver fyldt op. For så vidt har vi jo altid gjort dette, men vi har kun kunnet annoncere det gennem Sports Bookingen eller via tilfældige opslag. Det ugeprogram som vores gæster havde taget med sig kunne vi jo ikke ændre i. Det er vores håb, at rigtigt mange vil finde det anvendeligt at se vores ugeprogram online via app, pc eller infoskærmene, og derfor har vi valgt, at vi tilbyder ugeprogrammet i printet form tre dage frem til afhentning i Sports Bookingen. Netop for ikke at miste den enestående mulighed den nye teknologi giver os for at kunne tilbyde større fleksibilitet og imødekomme vores gæsters behov. Online versionen af ugeprogrammet vil altid være helt up to date. Via vores hjemmeside vil det være muligt at udskrive et print af de kommende fjorten dages program, selvfølgelig med forbehold for ændringer.

9 Hvornår kan jeg begynde at reservere? Det er muligt at reservere i Sports Bookingen eller via appen fra en time efter check-in i receptionen. På sigt vil der blive åbnet op for at visse aktiviteter kan reserveres allerede hjemmefra, men dette vil ikke være en mulighed i version 1.0 Hvad hvis jeg ikke har en adresse og ikke vil have en? Benyttelse af vores app kræver, at man har en adresse for at få et login. Det kræver også, at man er villig til at dele den med os. Appen kan således ikke benyttes uden en adresse. Fremtidsmuligheder og nye funktioner Vi vil gerne gøre opmærksom på, at dette er version 1.0 af vores Club La Santa app, og der er uanede fremtidsmuligheder. En smartphone indeholder masser af funktionaliteter, som på sigt med stor fordel kan integreres i vores app, og vi vil løbende udvide og forbedre vores app ikke mindst fra vores kunders feedback Alle oplysninger i denne brochure er opdateret december 2016.