Referat fra Ekstraordinær generalforsamling

Transkript

1 Referat fra Ekstraordinær generalforsamling Lørdag den 5. februar 2011 kl i Aulaen på Ø. Starup Skole. Velkomst ved fungerende formand Johnny Puggard. 1. Konstatering af antal af fremmødte stemmeberettigede medlemmer: Der var 64 fremmødte stemmeberettigede medlemmer. 2. Valg af dirigent: Per Klitte blev valgt som dirigent. Per Klitte konstaterede at den ekstraordinære generalforsamling var indkaldt rettidigt med annoncering i Egtved Posten i uge 2. Per Klitte konstaterede endvidere at indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling sker på baggrund af et udvidet bestyrelsesmøde den 6. januar Valg af referent: Som referent blev Lene Struck Borum valgt. 4. Valg af stemmetællere: Som stemmetællere blev Peter Androsof og Jørgen Kristiansen valgt. 5. Indkomne forslag: a. Forslag til ny struktur Per Klitte gav ordet til den arbejdsgruppe, som har udarbejdet et forslag til ny struktur. Forslaget er udarbejdet af følgende personer: Uffe Holst, Per Rasmussen, Henrik Fisker og Gunner Bentsen. Oplægget blev gennemgået af Henrik Fisker. Der blev løbende stillet spørgsmål og ført en god og åben dialog. Resumé af spørgsmål, kommentarer og svar: - til organisationsdiagrammet Spm. : Som det fremgår af organisationsdiagrammet i forslaget, er ØSVN-Hallen en underafdeling til ØSVN faciliteter, der er placeret under bestyrelsen. Kan det lade sig gøre i henhold til Hallens vedtægter? Er det intensionen på sigt at lægge ØSVN-Hallen sammen med Idrætsforeningen? Svar: Med de vedtægter, som gør sig gældende for ØSVN-Hallen i dag, kan det ikke lade sig gøre, at Hallen er en direkte underafdeling til idrætsforeningen. Såfremt der på sigt ønskes en sammensmeltning mellem idrætsforeningen og Hallen, vil der skulle gennemføres vedtægtsændringer forinden. Det vil sige, at rent juridisk kan det ikke

2 lade sig gøre på nuværende tidspunkt. Det skal dog ikke være en hemmelig hed at vi synes det er en spændende tanke, som vi gerne ser nærmere på. Når det så er sagt er det et ønske, at der er et tæt samarbejde imellem idrætsforeningen og Hallen, hvilket er forsøgt illustreret ved hjælp af stiplede linjer. Spm: Er det meningen at kassereren skal være et 5. medlem i denne bestyrelse? Svar: Ja, som det fremgår af organisationsplanen, er det vores oplæg. Spm: Hvis der ikke er en formand i bestyrelsen, vil det så ikke blive svært at tage beslutninger? Svar: Det gælder om at organisere sig i bestyrelsen, så de 4 personer (5. person er kasserer) har fordelt opgaverne mellem sig. Der vil stadig være en postadresse i forhold til at modtage post og regninger mv. og det vil formandskabet finde ud af. Spm: Er det ikke meningen at forretningsføreren skal med til bestyrelsesmøderne? Hvis denne skal have noget pondus, skal han så ikke have mere mandat i forhold til økonomien? Svar: Oplægget er at denne person skal have et nært samarbejde med kassereren men i vores forening tænker gruppen mere at personen skal skabe mer-aktivitet i stedet for at drifte, idet foreningen har en dygtig kasserer som kender alt til driften. Der skal være et tæt samarbejde mellem forretningsfører og støtteudvalget i forhold til fundraising og sponsorater, dvs. der blive også i bestyrelsen en ledelsesopgave i at få dette til at lykkes. Forretningsføreren har et tæt samarbejde og refererer til bestyrelsen men er ikke en del heraf. Det tror vi ikke bliver et problem. - til Budget og forretningsfører: Spm: Hvordan tror I det kan lade sig gøre at indhente yderligere 50 t.kr. i sponsorater. Er det lokalbefolkningen som i forvejen giver deres støtte, som I forventer at spørge endnu engang? Svar: Sponsorudvalget har de sidste par år indhentet sponsorater for ca. 200 t.kr. Vi tror derfor ikke at det bliver de samme personer, som skal spørges igen, men i stedet gælder det om at få frigjort nogle ressourcer til at komme længere end blot ud til lokalbefolkningen. Det gælder om at få en person ansat der har mulighed for at gøre noget ekstra og komme ud over sognene, ind til fx Kolding og Vejle. Som eksempel kan bruges cykelsponsorløbet til sommerfesten, hvor der i 2010 blev indhentet ca. 30 t.kr. UDEN at der blev gjort noget særligt. Her kan uden meget arbejde indhentes betydelig større summer. Spm: Det behøver vel ikke at være et mål i sig selv at blive større? Kan man også søges fonde som er dækker en lønudgift? Svar: Det er ikke et mål i sig selv at blive større. Det er et mål at fremtidssikre vores idrætsforening. Der er fonde som giver til lønnen. Budgettet skal dog også ses som en indirekte lønindtægt, hvor man søger fonde til materialer/nye aktiviteter, som ville have givet foreningen en udgift, men hvor denne udgift i stedet bliver dækket af fondsmidler. Spm: Hvorfor købes der ikke blot instruktører til de hold, som man forventer at kunne skabe i forbindelse med meraktivitet. Det må da være billigere? Tror I ikke at alle de frivillige personer, som i dag yder en stor indsats vil føle sig forbigået, når der er én som kan blive ansat? Vil en idrætskyndig arbejde for 27 t.kr. pr.mdr.? Og hvad med Brit og den aktivitet som hun forventes at kunne få igangsat? Svar: Vi kan selvfølgelig godt købe instruktører, men så tror vi ikke på at det vil være med samme engagement og ejerskab i idrætsforeningen. Og vi skal bestemt ikke gøre dette for at blive større. Vi skal gøre det for at fremtidssikrer foreningen. Det skal gerne resulterer i, at de frivillige bliver endnu mere engagerede i det, som de brænder

3 for. Forretningsføreren kan supplere det frivillige arbejde på de områder, som er mere tunge at arbejde med (fx det administrative). Mht. Brit og meraktivitet, så har Hallen et ønske om at der skulle skabes noget meraktivitet i hallen. Dette vil nu skulle gøres sammen med forretningsføreren, dvs. det er meningen at Brit og idrætsforeningen skal supplere hinanden og dermed skabe meraktivitet. Hvis vi skal udvikle idrætten, aktivitetsudvikling, skal det lykkes at lave disse tilbud i vores lokalsamfund, og så må vi sørge for at udviklet vores faciliteter. Som økonomien ser ud kan idrætsforeningerne i dag ikke længere få tilskuddet fra kommunerne. I stedet vil der enten ske det at vores hal IKKE vil blive udviklet, dvs. den vil afvikles, ellers kan vi forsøge at udvikle både hallen, klubhuset og andre faciliteter ved at ansætte en person, som har tiden hertil. Med hensyn til at bruge idrætsforeningens egenkapital til at udvikling i hallen, skal det jf. vedtægterne vedtages på generalforsamlingen. Eksempler fra andre foreninger, hvor det er lykkedes med fastansættelser: Randers Idrætsforening har haft stor succes men byen er selvfølgelig også større. Der er i dag 10 fastansatte. Voldum med ca indbyggere ligner meget ØSVN-IF. I Voldum er der sket denne sammensmeltning mellem idrætsforening og hal, og herudover er der nu ansat 5 personer alt sammen med stor succes. Per Thorsen kom hertil med følgende kommentarer: Den frivillighed som vi alle sammen er en del af må gerne blive understøttet af en fastansat person. Det vil kunne skabe endnu mere frivilligt arbejde. Vi fremtidssikrer idrætsforeningen ved at få ansat denne forretningsfører. Vi skal gerne sørge for at vi også kan give vores børn nogle tilbud, der sikrer at vi gennem vores idrætsforening kan give vores børn både noget kultur, fællesskab og en ballast for resten af livet. Efter endt gennemgang af forslag med dertil hørende dialog, gjorde Per Klitte de fremmødte medlemmer opmærksomme på, at forslaget til ny struktur for ØSVN-IF ville komme til afstemning og at forslaget vil blive vedtaget, såfremt 50% af de stemmeberettigede stemte for at give mandat til at arbejde videre med oplægget til ny struktur. De valgte stemmetællere konstaterede at 51 stemte for forslaget, 8 stemmer i mod. Per Klitte kunne konstatere at forslaget til ny struktur blev vedtaget og mandat til at arbejde videre hermed ligeledes var givet. b. Forslag til nye vedtægter v/per Rasmussen. Per Klitte indledte med at spørge de stemmeberettigede medlemmer, om det kunne godtages, at det udelukkende var de paragraffer, hvortil der var forslag til ændringer, som ville blive gennemgået og accepteret. Dette blev der givet accept på. Per Klitte gjorde herefter opmærksom på, at der afslutningsvis ville blive afholdt afstemning om godkendelse af de samlede vedtægter for ØSVN-IF, der krævede et 2/3 flertal. Per Klitte gav herefter ordet til Per Rasmussen, der gennemgik forslag til nye vedtægter med udgangspunkt i udleverede vedtægter. Følgende ændringsforslag skal indarbejdes i vedtægterne for Øster Starup Vester Nebel Idrætsforening: Ændringsforslag:

4 4: Foreningen er tilsluttet Danske Gymnastik og Idrætsforeninger (DGI), Fodboldsamarbejdet i Kolding Kommune (FSK), Vejle Idrætsråd (VIR), Kolding Idrætsråd (KIR) og afdelingerne kan være medlem af Danmarks Idrætsforbunds (DIF) specialforbund. Foreningen er underkastet de for disse forbund til enhver tid gældende vedtægter og retningslinjer. 7.1: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling holdes hvert år inden udgangen af september måned, og indkaldes med mindst 14 dages varsel ved annoncering i den lokale ugeavis, foreningsnyt eller gennem dagspressen. 7.2: Dagorden skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Konstatering af antal fremmødte stemmeberettigede medlemmer. 2. Valg af dirigent. 3. Valg af referent. 4. Valg af stemmetællere. 5. Bestyrelsens beretning. 6. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. 7. Indkomne forslag. 8. Afdelingsårsmøder. 9. Tilbagemeldinger fra afdelingsårsmøder. 10. Godkendelse af næste års budget. 11. Valg i henhold til vedtægterne. 12. Eventuelt. 7.3: Forslag der ønskes behandlet på generalforsamling, skal være bestyrelsen skriftligt i hænde senest 14 dage før mødet. 7.5: Over generalforsamlingen føres et referat, der underskrives af dirigenten og bestyrelsen for foreningen. 11.1: Valgbarhed til bestyrelsen opnås, når et medlem er fyldt 18 år. Valgbarhed til afdelingsudvalg opnås, når et medlem er fyldt 16 år. Forældre til medlemmer der ikke er fyldt 18 år er valgbare til bestyrelsen. Forældre til medlemmer der ikke er fyldt 16 år er valgbare til afdelingsudvalg. Ingen kan være repræsenteret af mere end en stemme. 11.2: Generalforsamlingen vælger en bestyrelse på 5 personer. På lige år vælges 2 personer til bestyrelsen. På ulige år vælges tre personer til bestyrelsen, hvoraf en er kasserer. 12.1: Bestyrelsen består af fem personer. Udover kassereren konstituerer bestyrelsen sig selv i forhold til løsning af dens opgaver og ansvar. 12.2: Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningen og repræsenterer denne i alle foreningsmæssige forhold. Herunder ledelsesansvaret for evt. ansatte der refererer til bestyrelsen. 12.3: Bestyrelsen udarbejder selv sin forretningsorden samt retningslinjer til de for arbejdet nødvendige udvalg. For alle bestyrelsesmøder føres der referat, som sendes til alle afdelinger og udvalg senest 14 dage efter mødet. 12.4: slettes

5 12.5: Alle daglige afgørelser i bestyrelsen træffes ved almindelig stemmeflertal blandt bestyrelsens medlemmer. Såfremt afgørelsen har en økonomisk betydning på mere end 25 t.kr. skal der være enighed i bestyrelsen. 12.6: Bestyrelsen indkalder til minimum 3 fællesmøder, hvor alle afdelingsformænd og udvalgsformænd er repræsenteret. Herefter var der accept af de enkelte forslag om ændring af paragrafferne Efter endt gennemgang af forslag til nye vedtægter, bad Per Klitte om en afstemning for de samlede vedtægter efter gældende regler med 2/3 flertal. De valgte stemmetællere konstaterede at 63 stemte for og 0 stemte imod forslaget til ændringer af vedtægter for Øster Starup Vester Nebel Idrætsforening. Per Klitte konstaterede at de nye vedtægtsændringer hermed var vedtaget. 6. Valg i henhold til vedtægter: I henhold til 11.2 vælger generalforsamlingen en bestyrelse på 5 personer. På lige år vælges to personer til bestyrelsen. På ulige år vælges tre personer til bestyrelsen, hvoraf en er kasserer. Per Klitte foreslog at der blev valgt 2 personer til bestyrelsen for en periode på 1½ år, og 3 personer til bestyrelsen for ½ år, hvoraf en er kasserer. Der blev foreslåes følgende 2 personer for 1½ år: Henrik Fisker og Per Rasmussen. Henrik Fisker og Per Rasmussen enstemmigt valgt. Der blev foreslået følgende person til funktionen som kasserer for ½ år: Erling Balle. Erling Balle blev enstemmigt valgt. Der blev herefter foreslåes 3 personer til ½ år: Gunner Bentsen, Morten Lauridsen og Per Thorsen. Per Thorsen ønskede at trække sit kandidatur. Gunner Bentsen og Morten Lauridsen blev enstemmigt valgt Per Klitte konstaterede for god ordens skyld, at den siddende bestyrelse nu bestod af Per Rasmussen og Henrik Fisker for 1½ år, samt Erling Balle, Morten Lauridsen og Gunner Bentsen for ½ år. Dirigenten Per Klitte takkede for god ro og orden, og gav ordet til fungerende formand. Johnny Puggard takkede både dirigenten for indsatsen og ønskede det kommende formandskab held og lykke. Johnny Puggard takkede ligeledes for den gode dialog, der havde været og bød afslutningsvis på kaffebord. Referent: Lene Struck Borum, den 5/

6 Ekstraordinær generalforsamling, den 5. februar Dirigent: