Referat af Hovedbestyrelsesmøde 5/2016

Transkript

1 Referat af Hovedbestyrelsesmøde 5/2016 Mødested FROS klubhus, Hannerup Engvej 1C, Fredericia Mødedato Torsdag den 1. september 2016 kl (Simpel arbejdsfrokost fra mødestart, middag kl ) Mødedeltagere Referat Walther Rahbek, formand (WRM) Torben Seir, næstformand (TS) Kate Nielsen (KN) Michael Leth Jess (MLJ) Kjeld Arildsen (KA) fra ca kl. 17 Steen Frandsen (SF) Michael Sørensen, direktør (MS) fra kl. 16 Michael Sørensen Gæster Helle Carlsen, Danmarks Idrætsforbund (HC) under punkt 1 Frederik Børsting Lund, Søren Lyng og Mark Kloch Haurum under punkt 6 Afbud: Claus Poulsen Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden 1. Strategiaftale med DIF miniseminar Der er afsat 3 timer til dette miniseminar, der udgør møde nr. 2 i rækken på 5, der skal føre frem til den strategiaftale med DIF, der danner grundlaget for DOF s støtte fra DIF i perioden Bilag 1 indeholder en oversigt over processen, hvor møde 1 (planlægningsmødet) er afholdt mellem WRM, MS og DOF s forbundskonsulent i DIF, Helle Carlsen (HC), se referat i bilag 2. HC deltager i miniseminaret, hvor hun præsenterer nogle af hovedtallene fra den forbundsanalyse (bilag 3), som DIF har udarbejdet på baggrund af vores medlemsdata og den disciplinanalyse, vi har lavet sammen med Team Danmark. Analysen danner baggrund for en brainstorm på mødet i form af en SUMO-analyse (et alternativ til den klassiske SWOTanalyse), der skal lede frem til de strategiske spor, der skal indgå i DOF s strategiaftale. Bilag 1: Strategiaftale - introduktion Bilag 2: Udarbejdet tidsplan Bilag 3: Forbundsanalyse De tilstedeværende HB medlemmer deltog aktivt i en spændende dialog omkring udviklingsområder for DOF og baseret på den SUMO analyse som blev udarbejdet på brain storming niveau under seminaret. Der blev udfyldt Post-It sedler og opsat på en SUMO tavle. 1

2 Det blev aftalt, at WRM renskriver denne og fylder lidt forklarende tekst på hver Post-IT seddel. WRM forsøger at adressere de relevante Post-IT udsagn til de relevante områder og sørger for, at dette samlet sendes ud til områdeformændene som forarbejde til strategi seminaret i november. Områderne bedes op til dette seminar overveje, hvordan de kan spille sammen med disse nye pejlemærker og udfordringer og medvirke til at de løses. Samtidig så vi også konturerne af en håndfulde nye overordnede strategiske spor som samtidig kan udgøre de efterspurgte fælles mål for hele DOF (som den nuværende Plan 2020 mangler). Uddybet under pkt. 8 nedenfor. 2. Godkendelse af referat fra møde 4/2016 Bilag 4: Referat HB-møde 4/2016 Referatet vedtaget uden yderligere bemærkninger. 3. Internationale mesterskaber status På IOF General Assembly den 26. august fik Danmark tildelt værtskabet for MTBO VM i 2019 og VM 2020, hvormed Danmark i perioden er vært for nedenstående 4 mesterskaber med tilhørende status: Veteran-VM (WMOC) 2018 arrangørklubber: Farum OK, Tisvilde Hegn OK, Søllerød OK, OK Øst Birkerød Junior-VM (JWOC) 2019 arrangørklubber: OK Pan Aarhus, Silkeborg OK MTBO VM (WMTBOC) 2019 arrangeres af MTBO-miljøet i Danmark på tværs af klubber VM (WOC) 2020 arrangørklubber: OK Gorm, OK Snab, Kolding OK, OK FROS Der opfordredes til at huske at anvende de forståelige navne for mesterskaberne i stedet for interne forkortelser særligt når der kommunikeres eksternt. Vedrørende MTBO VM er det vigtigt at få engageret store dele af det samlede danske MTBO miljø i afviklingen. WRM og TS sikrer dialog herom med MTBO-området fremadrettet. 4. Status internationale beslutninger kongres i Strömstad På det europæiske møde for Orienteering Federations in Europe (OFE) var det primære dagsordenspunkt fremtiden for European Working Group (EWG), hvis formelle opgaver allerede sidste år forsvandt efter ansvaret for diverse europæiske mesterskaber blev overdraget til IOF. Det blev derfor af blandt andet DOF foreslået at sætte EWG i bero i det kommende år, mens opgaverne omkring regional udvikling placeres af IOF s ny Regional Youth and Development Commission. I praksis skete dette ved, at den opstillede kandidat til formandsposten for EWG ikke blev valgt. På IOF General Assembly blev følgende beslutninger truffet (i parentes angivet DOF s holdning): IOF s Competition Review Project blev godkendt (DOF stemte for med kommentarer til placeringen af kommende world cup afdelinger samt ønske om at indføre mellemdistance til WMOC allerede fra 2018). IOF indførte Code of Ethics (DOF stemte for). IOF Council udpeger fremadrettet samtlige arrangører for VM (DOF stemte imod). 2

3 Councils forslag om krav til, at begge køn er repræsenteret blandt IOF s vice presidents blev ikke vedtaget (DOF stemte imod). Councils forslag om, at lovændringsforslag blot skal have 2/3 flertal mod nu 3/4 faldt (DOF stemte imod). Ruslands forslag om, at fakturaer skal udskrives på engelsk blev vedtaget (DOF stemte for) Ruslands to forslag om opstilling af liste over konkurrenceformer samt indførelse af WRE-løb som indledning af VM-ugen blev begge nedstemt (DOF stemte imod) Sveriges forslag (med IOF s justering) om at arbejde mod lige lange vindertider på damernes og herrernes langdistance blev ikke vedtaget (DOF stemte imod). Leho Haldna blev uden modkandidater valgt som ny IOF President. WRM uddybede dagsordensteksten med sin vurdering af afviklingen af diverse møder i VMugen og IOF General Assembly. 5. Områdestatus Områdestatus - herunder status fra den nedsatte arbejdsgruppe på tværs af områder (Ansvarlig: KA) samt opdatering på formandssituationen i de 14 områder (Ansvarlig: alle kontaktpersoner til respektive områder). I stikord blev følgende status givet fra de 14 områder: Skole: Arbejdet forløber godt, og der er fint samarbejde mellem områdeformanden og skolekonsulenten. Udvalget består i øjeblikket kun af ét medlem udover formand KK. Terkelsen og konsulent Anders Bachhausen. Skov: Ole har været rundt i landet (mangler ét møde). Største udfordring vedrører MTBO, hvor Naturstyrelsen ikke ønsker at lave særskilt aftale nyt møde planlagt ii september. Herudover en enkelt skovridder, der tolker skovaftalen meget restriktivt. Kort: Flemming Hjorth stopper i IOF Map Commission. Ny kandidat bringes i spil. Ny ISOM forhåbentlig klar til januar. MTBO: Succes ved VM i Portugal: Guld i U17 og bronze i senior. Flot! Savner jysk repræsentation i udvalget TS afsøger mulighederne sammen med Troels B. Hansen (områdeformand) det er væsentligt, at vi får en god koordinering med alle kredse i forhold til VM Internationalt arbejde: Redegjort for under dagsordenspunkt 3 og 4. Finansiering: Intet nyt potentiale på baggrund af resultater og tildelte mesterskaber. Mangler personlige ressourcer til at løfte. Organisation: Intet nyt ny administrativ medarbejder godt i gang. Elite: Succes ved VM i Sverige: 2 guld- og 1 sølvmedalje. Eliteplan undervejs HB skal behandle denne i november. DOF indstillet til Verdensklasseforbund i Team Danmark igen i Kommunikation: Nyhedsbreve er kommet godt i gang. Hjemmeside undervejs. Stævne- og reglementsområdet: Reglementsproces undervejs HB skal behandle denne i december. DM Nat 2017 flyttet til Jægersborg Hegn. Datokonflikt mellem DM Mellem 2017 og World Cup afdeling, der forhindrer landsholdsløberes deltagelse til DM, såfremt DM ikke kan rykkes. DOF Akademiet: Intet nyt kursuskalender i kommende udgave af Orientering. B&U mangler fortsat formand. De væsentligste opgaver, weekendkurser og sommerlejre samt afviklingen af KUM fungerer fint. Uddannelse af unge trænere og initiativ til at skabe ungdomstræning i klubberne på benene er ikke p.t. prioriteret idet der ses en tydelig kobling til klubudviklingsprojektet. 3

4 Rekruttering: Ny områdeformand i gang prioriterer at kommunikere velfungerende koncepter. Motion og Foreningsliv: Fortsat god fremdrift i klubudviklingsprojektet. Stor ros til Gert Nielsen, der opleves at være rigtig god til at sætte sig ind i den enkelte klubs situation. Opgaven med at sammenskrive Plan 2020 til ca. 5 overordnede strategiske mål lægges som en del af arbejdet med at beskrive strategiske spor som en del af strategiaftalen med DIF. Dette bliver tema på strategiseminaret i november, jf. dagsordenspunkt GPS-projekt De 3 studerende fra Aalborg Universitet præsenterer deres foreløbige produkt (Jf. referat af HB-møde 3/2016), hvorefter HB diskuterer den videre proces for projektet. På baggrund af præsentationen godkendte HB oplægget med ønske om at gruppen går videre med at skulle løse opgaven. Næste skridt er, at: 1. WRM udarbejder kravspecifikation til de 3 studerende og beder om tilbud inkl. tidsplan. 2. WRM beder de studerende kontakte Finn Arildsen vedrørende teknisk feedback. 3. Der etableres en supergruppe med til at vurdere indkommet tilbud. Forslag til deltagere i gruppen: Helge Lang Pedersen, Anne Marie Kamilles, Finn Arildsen, Henrik Poulsen. 7. Budgetopfølgning pr 31/7-16 herunder ansøgning om midler fra DOF s udviklingspulje Budgetopfølgning, der ikke udviser nævneværdige ændringer i forhold til vedtaget budget, er vedlagt. Der forventes således fortsat et årsresultat med et underskud på kr Der er tidligere i år uddelt kr fra udviklingspuljen til MTBO-aktiviteter for ungdommen, ligesom der i forbindelse med tildelte internationale mesterskaber er sendt 3 nøglepersoner fra arrangørklubberne på Idrættens Event Management Uddannelse udgift kr Bilag 5: Budgetopfølgning pr. 31. juli 2016 Budgetopfølgningen viser ikke tegn på merforbrug i forhold til budgettet, hvorfor der ikke gøres tiltag som følge heraf. Økonomien følges som sædvanligt tæt året ud. 8. Planlægning af strategiseminar november Fastlæggelse af form og indhold. WRM sammenskriver stikord fra dagens mini-strategiseminar med DIF til udkast til strategiske spor. Disse sendes efter behandlingen på det kommende HB-møde ud til områdeformænd forud for strategiseminaret til november. Dagsorden på strategiseminaret tager udgangspunkt i de ca. 5 strategispor i stedet for hvert enkelt af de 14 områder. Herudover kan dagsordenen suppleres med eventuelt indmeldte ønsker fra de enkelte områder. NB: HB-delen af strategiseminaret flyttes fra fredag til søndag, således, at lørdag er for HB og områderne kl , mens HB fortsætter lørdag aften og søndag formiddag. Seminaret afholdes i Middelfart. 4

5 9. Budget 2017 skitse og tidsplan Aftales på baggrund af beslutning omkring strategiseminar. Administrativt budget udarbejdes til behandling på HB-møde i oktober. Input i forbindelse med strategiseminaret til endelig vedtagelse i december. 10. Bevæg dig for livet dialogseminar Lørdag den 8. oktober afholdes dialogseminar i DIF og DGI s fælles visionsprojekt Bevæg dig for Livet, hvor alle specialforbund er inviteret. Hvem deltager fra DOF? Bilag 6: Indbydelse til dialogseminar MS deltager i budgetmødet 30. september-1. oktober. Ingen DOF-repræsentation på dialogseminaret. 11. Eventuelt Indhold fra DOF på klubledermøder aftales på HB-møde i oktober. DOF deltager ved MS og WRM samt eventuelt relevante ansatte. Mødeplanen 2016/2017 Marts 2016 Fredag den 4. marts kl Hovedbestyrelsesmøde Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts kl Repræsentantskabsmøde Brøndby April 2016 Tirsdag den 26. april kl Hovedbestyrelsesmøde Aarhus Juni 2016 Mandag den 6. juni Klubledermøde, Syd Vejle Tirsdag den 7. juni kl Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Onsdag den 8. juni Klubledermøde, Nord Karup Mandag den 13. juni Klubledermøde, Øst Roskilde 5

6 September 2016 Torsdag den 1. september kl Hovedbestyrelsesmøde Fredericia DIF Strategiseminar Oktober 2016 Mandag den 3. oktober kl Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Oktober/November 2016 Mandag den 24. oktober Klubledermøde, Syd Middelfart november (NB: Flyttet) Strategiseminar Middelfart HB og områder Mandag den 7. november Klubledermøde, Øst Roskilde Onsdag den 9. november Klubledermøde, Nord Skive December 2016 Torsdag den 15. december kl Hovedbestyrelsesmøde Trekantområdet Buget 2017 vedtagelse Januar 2017 Onsdag den 18. januar Klubledermøde, Nord Viborg Mandag den 30. januar Klubledermøde, Syd Kolding??? Klubledermøde, Øst??? Mandag den 30. januar kl Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Marts 2017 Fredag den 3. marts kl Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 4. marts kl Repræsentantskabsmøde Middelfart 6