Gode råd om det lokale årsmøde

Transkript

1 Gode råd om det lokale årsmøde - Hvorfor hedder det et årsmøde? - Hvad siger vedtægten? - Indbydelse til hvert enkelt medlem - Tjekliste - Dagsordenens 8 punkter - Dirigentens rolle - Lokalbestyrelsen konstituerer sig - Valg og konstitueringsprotokoller

2 Gode råd om årsmødet Mange lokalbestyrelser er fortrolige med at planlægge årsmøde, men nye folk kommer til, og selv de mest erfarne kan have glæde af en hurtig gennemgang af de mange ting, der skal huskes i forbindelse med årsmødets gennemførelse Årsmødet er medlemmernes mulighed for åbent at tilkendegive holdninger og meninger. Derfor er det vigtigt, at der afsættes den tid, der er brug for. Mødet bør ikke skulle afsluttes på et bestemt tidspunkt fx på grund af en bestilt underholdning. Hvorfor hedder det et årsmøde? Hvorfor hedder det et årsmøde i Ældre Sagen, når de fleste andre foreninger har generalforsamlinger? Det er der nogle ganske fornuftige grunde til: Medlemskabet i Ældre Sagen er landsdækkende, hvorfor kontingentopkrævning foretages af sekretariatet. En generalforsamling er en forenings øverste besluttende myndighed. I Ældre Sagen er delegeretforsamlingen, hvor alle lokalafdelinger har en stemme, den øverste myndighed. Her behandles forslag til vedtægtsændring, kontingentfastsættelse, regnskabsgodkendelse og budgetvedtagelse. Punkter som altså ikke kan eller skal behandles på de lokale årsmøder. Derfor vil det være meget ukorrekt at kalde vore årsmøder for generalforsamlinger, og derfor hedder det altså et årsmøde i Ældre Sagen! Hvad siger vedtægten? 9.5.: Ældre Sagens medlemmer inden for den enkelte kommunes område indkaldes til årsmøde, der skal afholdes i marts måned. Indkaldelsen sker, efter aftale med lokalbestyrelsen, ved sekretariatets foranstaltning. 9.6.: Efter forslag fra medlemmerne i lokalafdelingen kan der vedtages vejledende udtalelser til brug for lokalbestyrelsesarbejdet. 9.8.: Sekretariatet udsender indkaldelse med angivelse af tid, sted og dagsorden senest tre uger før mødet. Dagsordenen skal omfatte: 1. Valg af dirigent 2. Beretning om lokalbestyrelsens/ koordinationsudvalgets virksomhed til godkendelse 3. Forelæggelse af lokalbestyrelsens regnskab til udtalelse 4. Orientering om lokalbestyrelsens fremtidige virke 5. Indkomne forslag, som skal være lokalbestyrelsens formand i hænde senest 14 dage før mødet 6. Valg af lokalbestyrelsesmedlemmer for to år 7. Valg af suppleanter for et år 8. Eventuelt Indbydelse til hvert enkelt medlem 30. november-3. december 2016 udsender sekretariatet et brev med en officiel indkaldelse med dato, tid, sted og dagsorden for årsmødet til hvert enkelt medlem. Vi anbefaler, at lokalbestyrelsen også annoncerer mødet på den lokale hjemmeside og i Ældre Sagen DET SKER, der udsendes til alle medlemmer i februar Annoncering i lokalpressen er ikke nødvendig med henblik på rettidig indkaldelse af medlemmerne, da det er sket ved det brev, som følger med medlemsbladet i december måned. Men lokal annoncering kan af hensyn til lokal synlighed og som en erindring til medlemmerne være en god ide. 2

3 Bemærk! I kommuner med flere lokalafdelinger kan medlemmerne i kommunen frit vælge, hvilket årsmøde de vil deltage i dog er medlemmerne kun stemmeberettigede og valgbare i én lokalafdeling. Der må ikke kræves tilmelding eller betaling for at deltage i årsmødet kun for evt. kaffe og lignende. Hvis der er tilrettelagt et efterfølgende arrangement, kan der kræves separat tilmelding og betaling for dette. Det henstilles, at årsmødet så vidt muligt gennemføres uden for normal arbejdstid således at erhvervsaktive medlemmer også får mulighed for at deltage! Tjekliste Inden årsmødet vil det være fornuftigt at foretage sig følgende: Beslutning om evt. ekstra arrangement i forbindelse med årsmødet Beslutning om evt. ekstra annoncering i lokalpressen Stemmesedler og stamkort - bestilles hos FrivilligService Konstatere om nogle frivillige skal have 10-, 15- eller 20-års hædersnål - bestilles hos FrivilligService Konstatere hvem i lokalbestyrelsen, der er på valg og hvem der ønsker at genopstille evt. nye kandidater kontaktes Årsberetning udarbejdes og godkendes af lokalbestyrelsen Lokalbestyrelsens regnskab gennemgås i bestyrelsen, så alle er bekendt med lokalafdelingens dispositioner Evt. indkomne forslag behandles Referat det anbefales, at der udfærdiges et beslutningsreferat fx af den siddende sekretær Lokalbestyrelsens arbejdsfordeling i forbindelse med årsmødet fx kontrol af medlemsbevis ved indgangen, bordopstilling m.m. Beslutning om, hvorvidt dagsorden og regnskab skal uddeles på årsmødet vi anbefaler at det gøres Egnet dirigent til årsmødet kontaktes behøver ikke være et medlem. Bemærk, at Ældre Sagen har et korps af frivillige dirigenter, som er til rådighed. Rekvirer den aktuelle liste hos foreningskonsulent Torben Færk. Evt. trykning af dagsorden og regnskab til uddeling Evt. mikrofonanlæg bestilles Tavle eller overheadprojektor til brug ved opstilling af kandidater bestilles På dagen bør følgende huskes: Lokale, tavle, projektor og mikrofonanlæg tjekkes Slagets gang gennemgås med dirigenten Velkomst og praktiske bemærkninger Valg af dirigent lokalbestyrelsens kandidat til dirigent bringes i forslag Dirigenten fortsætter dagsordenen Husk, inden den nyvalgte lokalbestyrelse forlader årsmødet at valgprotokollen bliver udfyldt og underskrevet af dirigenten at aftale mødedato for konstituering af lokalbestyrelsen 3

4 Dagsordenens 8 punkter Velkommen og praktiske bemærkninger Et årsmøde starter normalt med, at formanden byder velkommen og evt. kommer med praktiske bemærkninger om kaffe/brød, øl/vand, rygepauser og lignende. 1. Valg af dirigent Lokalbestyrelsen bringer sin egen kandidat i forslag og forsamlingen spørges, om der er andre, der ønsker at opstille til hvervet som dirigent for årsmødet. Hvis forsamlingen har en kandidat, kan lokalbestyrelsen vælge at trække sin kandidat eller der foretages valg mellem de opstillede. Dirigenten overtager herefter ledelsen af mødet. Dirigentens rolle Den valgte dirigents første opgave er at konstaterer, hvorvidt indkaldelse og indkaldelsesvarsel til årsmødet er i overensstemmelse med foreningens vedtægt. Dernæst skal dirigenten orientere om dagsordenen for årsmødet. Dagsordenens punkter i vedtægten 9.8. skal som minimum gennemføres. Få engageret en god dirigent i god tid og sørg for at hun/han får kendskab til foreningens vedtægt og forretningsorden, samt klar besked om lokalbestyrelsens sammensætning og valgperioder. 2. Beretning om lokalbestyrelsens og koordinationsudvalgets virksomhed til godkendelse Dirigenten giver formanden ordet (kan være en anden fra lokalbestyrelsen). Bemærk! Det er hele lokalbestyrelsens beretning, hvorfor den bør godkendes af denne inden offentliggørelse. Formanden beretter bl.a. om: Hvem der sidder i lokalbestyrelsen, og hvor mange møder man har afholdt i årets løb og fortæller om evt. omkonstitueringer i årets løb. Medlemssituationen: Antal medlemmer ved årets start og slutning, frem- eller evt. tilbagegang. Gennemgang af årets lokale arrangementer (ikke for detaljeret) gerne med deltagerantal. Generel vurdering af årets aktivitetsniveau. Gennemgang af væsentlige henvendelser/ sager til fx kommunen, ældreråd, foreninger, pensionistforeninger og pressen m.v. Orientering om lokale sociale frivilligaktiviteter fx besøgstjeneste, tryghedsopkald, hjælp til indkøb og andet. Status over den aktuelle ældrepolitiske situation i kommunen, herunder arbejdet i koordinationsudvalget (hvor dette er aktuelt). Orientering om væsentlige landsdækkende aktiviteter. (Inspiration til dette punkt udsendes i begyndelsen af februar fra sekretariatet.) Dirigenten takker formanden for beretningen og sætter den herefter til debat i forsamlingen. Efter debatten skal beretningen sættes til afstemning. Godkendes beretningen, går man videre til næste punkt på dagsordenen. Hvis beretningen ikke godkendes, er det udtryk for, at medlemmerne ikke er tilfreds med det udførte arbejde. Lokalbestyrelsen er hermed formelt væltet, og en ny lokalbestyrelse skal vælges under punkt 6 Valg af lokalbestyrelsesmedlemmer for to år. 3. Forelæggelse af lokalbestyrelsens regnskab til udtalelse Dirigenten giver herefter ordet til lokalbestyrelsens kasserer (kan være en anden fra lokalbestyrelsen). 4

5 Et godt råd er at sørge for, at regnskab og evt. budget for det kommende år er fotokopieret i forvejen, således at alle fremmødte kan få udleveret et eksemplar. Kassereren bør kortfattet gennemgå de væsentligste punkter ikke hele regnskabet punkt for punkt, men gerne med nogle uddybende oplysninger, som medlemmerne ikke kan læse i det uddelte regnskab. Forelæggelsen afsluttes med årets resultat og status. Kassereren opfordrer salen til at stille spørgsmål. Dirigenten takker kassereren og styrer en evt. spørgerunde. Regnskabet skal ikke godkendes, men alene forelægges forsamlingen til udtalelse. 4. Orientering om lokalbestyrelsens fremtidige virke Denne orientering bør indeholde lokalbestyrelsens visioner og planer, samt hvilke mål, man vil forfølge i det kommende år. Dirigenten lægger efter orienteringen op til debat. Idéer og forslag fra forsamlingen tages med i lokalbestyrelsens fremtidige overvejelser. 5. Indkomne forslag Forslag fra medlemmerne skal være lokalbestyrelsens formand i hænde senest 14 dage inden årsmødet. Dirigenten fremlægger hvert enkelt forslag, og forslagsstilleren gives mulighed for at motivere sit forslag mundtligt. Dirigenten lægger op til debat og sætter derefter forslaget til afstemning. 6. Valg af lokalbestyrelsesmedlemmer for to år 9.2.: Lokalbestyrelsen består af fem, syv eller ni medlemmer afhængig af lokalbestyrelsens afgørelse. (PS! Skal være besluttet på et ordinært møde i lokalbestyrelsen.) Valgbare og stemmeberettigede er Ældre Sagens medlemmer med bopæl i kommunen. Valget gælder for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. For alle lokalbestyrelser gælder, at det er de medlemmer, hvis valgperiode der udløber, der er på valg samt alle suppleanter. Dirigenten oplyser forsamlingen om, hvem der er på valg og hvor mange, der skal vælges. Dirigenten opfordrer forsamlingen til at opstille kandidater. De foreslåede navne noteres på en tavle eller flip-over med et nummer ud for hver kandidat, så alle i forsamlingen kan se det. Husk at give rigelig tid til opstilling og opstil gerne listen alfabetisk. Kandidater kan opstille uden at være til stede. I så fald skal der foreligge et skriftligt tilsagn fra vedkommende, om at ville modtage valg. SMS og mail, hvor det med sikkerhed kan konstateres, hvem der er afsender, accepteres også. Dirigenten efterlyser et antal stemmetællere, der ikke må være opstillede kandidater. Samtlige opstillede kandidater får herefter mulighed for at præsentere sig for forsamlingen. Når alle kandidater har præsenteret sig, går afstemningen i gang. Dirigenten forklarer grundigt, hvorledes stemmesedlerne skal udfyldes for at være gyldige. Der skal stemmes på det antal medlemmer, der skal indvælges i lokalbestyrelsen hverken flere eller færre for at stemmesedlen er gyldig. Det kræver personligt fremmøde for at kunne stemme. Familiemedlemskab giver kun ret til to stemmer, hvis begge er mødt op. Opfordring: Foretag altid skriftlig hemmelig afstemning, hvis der opstilles flere kandidater, end der skal indvælges. 7. Valg af suppleanter for et år Der skal vælges et antal suppleanter for et år. Valghandlingen er den samme som ved valg af lokalbestyrelsesmedlemmer. 5

6 8. Eventuelt Dirigenten opfordrer forsamlingen til at udtale sig ligesom lokalbestyrelsens medlemmer har mulighed herfor. Intet kan besluttes under eventuelt. En evt. tak til lokalbestyrelsens medlemmer og andre for deres frivillige indsats i årets løb. Evt. uddeling af 10-, 15-, 20- og 25-års hædersnåle til frivillige. Når debatten er udtømt, takker dirigenten forsamlingen for god ro og orden og giver formanden ordet for afsluttende bemærkninger. Formanden takker dirigenten og erklærer årsmødet for afsluttet. Lokalbestyrelsen konstituerer sig 10.1.: Den nyvalgte lokalbestyrelse indkaldes til konstituerende møde ved den hidtidige lokalbestyrelses foranstaltning inden udgangen af marts måned. Dagsordenen skal omfatte: 1. Valg af mødeleder 2. Konstatering af lokalbestyrelsens sammensætning 3. Orientering om lokalbestyrelsens virksomhed, regnskab og fremtidige virke 4. Eventuelle forslag 5. Valg af formand 6. Valg af næstformand (-næstformænd) 7. Valg af kasserer 8. Valg af sekretær 9. Valg af kontaktpersoner for nedsatte udvalg 10. Evt. valg af yderligere repræsentant (er) til koordinationsudvalget samt suppleanter 12. Eventuelt 1. Valg af mødeleder Det er bl.a. mødelederens opgave at sørge for, at der afsættes tilpas tid til de enkelte punkter på dagsordenen. Mødelederen bør vælges blandt de tilstedeværende på demokratisk vis det er ikke en selvfølge, at den hidtidige formand påtager sig denne rolle. 2. Konstatering af lokalbestyrelsens sammensætning En præsentationsrunde, hvor hver enkelt lokalbestyrelsesmedlem orienterer om sine hidtidige opgaver og ønsker for det kommende år og hvor nyindvalgte får mulighed for at fremkomme med ønsker om områder, de har lyst til at beskæftige sig med i lokalbestyrelsen. Der bør også tales om, hvor meget tid den enkelte kan afse til arbejdet. Det er meget vigtigt, at de nyvalgte gives god tid til at præsentere sig selv og blive præsenteret for den øvrige lokalbestyrelse. 3. Orientering om lokalbestyrelsens virksomhed, regnskab og fremtidige virke Under dette punkt fremlægger den hidtidige lokalbestyrelse en kort status over lokalbestyrelsens virke og planer. Dette er især vigtigt, hvis en overvejende del af lokalbestyrelsen er nyvalgte eller der er tale om en helt nyetableret lokalbestyrelse. Punktet skal ikke være en gentagelse af, hvad der blev fremlagt på årsmødet. 4. Eventuelle forslag Behandling og stillingtagen til de forslag, der blev behandlet på årsmødet. 5, 6, 7, 8, 9. Valg af I Håndbog for bestyrelser og frivilligledere 2017 findes en oversigt over indholdet i de forskellige tillidsposter, som der bør orienteres om, inden tillidsposterne fordeles i lokalbestyrelsen. 11. Valg af lokalbestyrelsens suppleant til delegeretforsamlingen 6

7 Punkt 6 handler om valg af næstformand. Delegeretforsamlingen 2016 vedtog, at der nu kan vælges mere end én næstformand antallet fastlægges ud fra lokalbestyrelsens behov, som det nu er formuleret i Beslutningen om valg af flere næstformænd tages af lokalbestyrelsen, og der skal ved flere end én næstformand altid vælges en 1. næstformand. Bemærk vedtægtens 10.2.: Kasserer, sekretær, evt. yderligere medlemmer til koordinationsudvalget og lokalkontaktpersoner kan udpeges blandt Ældre Sagens øvrige medlemmer i lokalområdet og deltager da uden stemmeret i lokalbestyrelsens møder. 10. Evt. valg af yderligere repræsentant(er) til koordinationsudvalget samt suppleanter I de kommuner, hvor Ældre Sagen har mere end én lokalafdeling, skal der sammensættes et koordinationsudvalg. Lokalbestyrelsens formand er født medlem, men lokalbestyrelsen kan beslutte at supplere udvalget med en eller flere repræsentanter. Disse behøver ikke at være indvalgt i lokalbestyrelsen, men skal være medlemmer af Ældre Sagen. 11. Valg af suppleant til delegeretforsamlingen Lokalbestyrelsens formand er født medlem. Skulle formanden blive forhindret i at deltage i delegeretforsamlingen, kan kun lokalbestyrelsens valgte suppleant indtræde i delegeretforsamlingen med stemmeret. Sekretariatets kopi med dirigentens data indsendes sammen med de øvrige dokumenter til FrivilligService. Konstitueringsprotokol Når lokalbestyrelsen har konstitueret sig udfyldes konstitueringsprotokollen med aktuelle data i tre eksemplarer. Lokalbestyrelsens kopi underskrives af den nyvalgte lokalbestyrelsesformand og arkiveres sammen med referatet og valgprotokollen fra årsmødet. Sekretariatets kopi indsendes sammen med de øvrige dokumenter til FrivilligService. Distriktets kopi sendes til den siddende distriktsformand. Stamkort Lokalbestyrelsen kan vælge at udfylde og indsende et stamkort for nyindvalgte lokalbestyrelsesmedlemmer. Stamkortet udfyldes med oplysninger om telefonnummer, adresse mv. og indsendes sammen med de øvrige dokumenter til FrivilligService. Attestationsbilag Attestationsbilaget skal udfyldes og indsendes sammen med de øvrige dokumenter til FrivilligService. Valg- og konstitueringsprotokoller Protokollerne fremsendes sammen med alt øvrigt materiale vedrørende årsmødet fra FrivilligService i begyndelsen af februar Valgprotokol Efter årsmødet udfyldes valgprotokollen med aktuelle data i to eksemplarer. Lokalbestyrelsens kopi underskrives af dirigenten og arkiveres sammen med referatet fra årsmødet. 7

8 Foreningskonsulenterne Distrikt 1 og 2 Torben Færk tf@aeldresagen.dk Distrikt 3 og 4 Mogens Rieks mr@aeldresagen.dk Distrikt 5 og 6 Troels Lorenzen trl@aeldresagen.dk Distrikt 7 og 8 Bente Petersen bp@aeldresagen.dk Distrikt 9 og 10 Lise Høst lih@aeldresagen.dk FrivilligService Ole Peinow op@aeldresagen.dk Per Jacobi pj@aeldresagen.dk God arbejdslyst! I håbet om at disse enkle råd kan være til hjælp, ønskes alle et godt, velbesøgt og demokratisk årsmøde. Både vedtægt og forretningsordenen findes i Håndbog for bestyrelser og frivilligledere 2017 og bør læses igennem inden årsmødet. Med venlig hilsen Foreningskonsulenterne & FrivilligService 8