Brugerbestyrelsesmøde for Idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune Referat BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE. Møde nr.

Transkript

1 Referat af BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 2 Tirsdag den , kl Caféområdet i Gyngemosehallen, Gyngemose Parkvej 28A, 2860 Søborg Efter mødet serveres forplejning. Ved afbud til møde eller efterfølgende middag, meddeles dette hurtigst muligt til administrativ leder Jim Nielsen på jim.nielsen@gladsaxe.dk eller tlf / Medlemmer Anne Frankland kl Jeanette S. Knudsen kl Ove Hedal kl Tilforordnede Holger Kortbek kl Lars Køhler kl Jim Nielsen kl Bjarne Hingelbjerg kl Nina Nielsen kl. afbud Martin Steiner* kl. afbud Mads Henning Pedersen kl Jens Karstensen kl John Sørensen kl Lars Abel kl Katrine Skov kl *Amalie Skaanild kl. afbud 24

2 Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Nr. 2 Meddelelser Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Nr. 3 Budgetopfølgning 1. kvartal 2014 Nr. 4 Nr. 5 Status på Vand+ Projekt Status på nyt bookingsystem Nr. 6 Status på brugermøder 2014 Nr. 7 Nr. 8 Nr. 9 Ønske om ekstern undersøgelse af idrætsfaciliteter og deres anvendelse Lukning af Bagsværd Svømmehal i uge 26/2014 i forbindelse med renoveringsarbejder Lukning af Gladsaxe Svømmehal i juli og august måned 2014, i forbindelse med renoveringsarbejder Nr. 10 Lukning af Gladsaxe Friluftsbad i 2014 Nr. 11 Resultater og anbefalinger fra FIG s medlemsundersøgelse 2014 Nr. 12 Nr. 13 Nr. 14 Nr. 15 Nr. 16 Nr. 17 Kunstgræsbanerne på Gladsaxe og Bagsværd Stadion opfylder ikke kravene for afvikling af 11 mands senior turneringskampe Ansøgning fra AB A/S om afholdelse af koncert på Gladsaxe Stadion Høring om flytning af Gladsaxe Bordtennisklub til Gammel Tribune på Gladsaxe Stadion. Idrætsområdet en redegørelse Redegørelse fra GIF Gymnastik Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer 25

3 Nr. 1 Meddelelser a. Status på caféen ved Gladsaxe Svømmehal Idrætschef Holger Kortbek orienterede mundtligt om, at KFIU har behandlet sag om sammenlægning af de to køkkener for hhv. caféen ved Gladsaxe Svømmehal og Restaurant Bolden. Det lægger op til, at Bjarke Knudsen, der har Restaurant Bolden og p.t. afsætningsretten for caféen, overtager den fremadrettede drift af caféen. b. Fritræningsområde i Gyngemosehallen er færdigetableret og introduktionskurser er afholdt for interesserede brugere af Gyngemosehallen Fitness c. Som forsøg er der lagt kunst-is på en lille bane i Gladsaxe Skøjtehal. Der holdes offentligt åbent med gratis lån af skøjter, hverdage kl , samt udvalgte aftener, i maj og juni måned. Tilbuddet er annonceret. Derudover har Gladsaxe Ishockey og Gladsaxe Skøjteløber-Forening booket tider til supplerende træning. d. Der er, i samarbejde med FIG, afholdt møde i Brugerråd, tirsdag kl Invitation var udsendt til alle hjemmehørende idrætsforeninger, Brugerbestyrelsen, KFIU, Byrådet samt annonceret på hjemmesiden, Facebook og i Gladsaxe Bladet. e. Varmtvandsbassinet i Gladsaxe Svømmehal er fra 2002 og var oprindeligt projekteret til 64 m2. I forbindelse med færdiggørelsen blev fra en træner ønsket etablering af undervisningsgrav, hvilket blev medtaget i etableringen. Det bevirkede, at bassinet blev reduceret med 6 m2 til 58 m2. Undervisningsgraven blev benyttet de første 3 måneder og har siden ikke været i brug. Samtidig er bassinet konstrueret til en vanddybde på 1,10-1,15 m. Den ideelle vanddybde i dag er 1,2-1,3 m, hvilket kan hæves ved at indbygge en overløbsrende. Ejendomscentret er på sagen og der er ansøgt funktionsændringspuljen for 2014 om finansiering. f. Der afholdes møde med Atlas primo juni 2014, i forhold til dialog om aftalegrundlaget mellem Atlas og anlægget. 26

4 g. Idrætsanlæggene deltager på Gladsaxedagen, lørdag og præsenterer her de besøgene for en vifte af de offentlige anlæg og faciliteter. Idrætschefen forelægger punkterne til orientering Nr. 2 Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Katrine Skov orienterede om, at der lægges op til at bruge 1 million kroner fra funktionsændringspuljen på at fjerne sveller fra Bagsværd Stadion. På sidste KFIU møde blev, på baggrund af spørgsmål fra Venstre, behandlet istid for Gladsaxe Ishockey (Gladsaxe Skøjtehal). Der er ikke sket ændringer i de tildelte tider i flere år. Sagen blev taget til efterretning. Lars Abel orienterede om notat for krav til superliga stadions. Lars Abel foreslog at notatet rundsendes til Brugerbestyrelsen. Administrativ leder Jim Nielsen foranlediger notatet rundsendt. Katrine Skov orienterede om budgetforslag herunder eksempelvis udskiftning af låse- og billetsystem til begge svømmehaller, ny isbil til Gladsaxe Skøjtehal m.v. KFIU har ønsket pulje på 2 millioner kroner årligt til disse udskiftnings- og vedligeholdelses opgaver. Derudover budgetønske om renovering af omklædningsrum samt foyer- og tagprojekt ved Gladsaxe Svømmehal. 27

5 Nr. 3 Budgetopfølgning 1. kvartal 2014 Det vedtagne budget for 2014 udgør kr Det korrigerede budget for 2014 udgør kr Budgetopfølgning for 1. kvartal 2014 viser et forbrug på kr svarende til 11,81% af det korrigerede budget. I 2013 var i 1. kvartal et forbrug på kr , hvilket i 2013 også svarede til 11,81% af det korrigerede budget. Forventningen er, at Idrætsanlæggene ender 2014 med et 0 i forhold til det korrigerede budget. Budgetopfølgning vedlægges som bilag 1. Nr. 4 Status på Vand+ Projekt Idrætschef Holger Kortbek vil på mødet give en mundtlig orientering med status på Vand+ Projektet og det verserende gravearbejde. Idrætschef Holger Kortbek orienterede om første spadestik af sidste etape med Borgmester Karin Søjberg Holst

6 Nr. 5 Status på nyt bookingsystem Der vil på mødet blive givet en mundtlig orientering med status på nyt bookingsystem. Idrætschef Holger Kortbek, suppleret af Lars Abel, orienterede om gennemgang på sidste Folkeoplysningsudvalgsmøde. Der er generelt et stort ønske om udskiftning af systemet. Gladsaxe Kommune lægger sig ikke i førertrøjen, men afventer stort projekt i Københavns Kommune og ser udviklingen heraf. Anne Frankland fremsatte ønske om at få udarbejdet en quick guide meget enkel lille vejledning, uden at gå i dybden. Idrætschef Holger Kortbek bringer ønsket om en quick guide videre. Nr. 6 Status på brugermøder 2014 Brugerbestyrelsen behandlede og tiltrådte på sit møde punkt 17, som forsøgsordning, ny struktur for brugermøder. Der har herefter været afholdt ordinært/traditionelt brugermøde på Bagsværd Stadion samt individuelt møde med Gladsaxe Basketball Klub, Gladsaxe Tennisklub og Aikido Dojo Gladsaxe. Ved det traditionelle brugermøde på Bagsværd Stadion , var 6 brugere fra 3 foreninger repræsenteret. De 3 foreninger der var repræsenteret var Bagsværd Atletik Club, Bagsværd Boldklub og Bagsværd Tennisklub. Herudover var repræsentation fra Brugerbestyrelsen, FIG samt anlæggets ledelse. Ved brugermøderne med Gladsaxe Basketball Klub og Gladsaxe Tennisklub, mødtes relevante ledere fra anlæggets ledelse med de respektive foreningers bestyrelser. Hvilke ledere der deltog, afgjordes af de konkrete dagsordener / ønsker til punkter til drøftelse. 29

7 Anlæggets ledelse har opfattelsen af, at de nye brugermøder hvor brugermødet tager udgangspunkt i den enkelte forening, med den enkelte forenings bestyrelse/ildsjæle og med udgangspunkt i den enkelte forenings fokusområder eller punkter der ønskes drøftet er mere dialogbaseret og vedkommende for foreningerne. Alle hjemmehørende idrætsforeninger er tilbudt et lign. brugermøde. Nr. 7 Ønske om ekstern undersøgelse af idrætsfaciliteter og deres anvendelse På Brugerbestyrelsesmøde punkt 11 blev besluttet, at fremsætte ønske til forvaltningen om, at der udarbejdes en ekstern behovs- og kapacitetsanalyse af kommunens idrætsfaciliteter. Siden mødet har brugerbestyrelsens formand og FIG arbejdet videre og er kommet med følgende forslag til kommissorium: Der ønskes gennemført en samlet facilitetsanalyse, som skal beskrive og undersøge idrætsfaciliteterne (incl skoler) i Gladsaxe Kommune. Formålet med analysen er at kvalificere beslutningsgrundlaget for udbygning, udvikling og vedligeholdelse af faciliteter, lokaler og rum til idræt og motion. Der ønskes således udarbejdet et forslag til en analyse, som giver følgende leverancer: 1. Kortlægning af de eksisterende faciliteter i kommunen. 2. Analyse af behovene for og ønskerne til idrætsfaciliteter i kommunen. 3. Forslag til den fremtidige udbygning af idrætsfaciliteterne i kommunen. 30

8 Brugerbestyrelsens formand og FIG s formand kan supplere mundtligt på mødet. Idrætschefen forelægger punktet til behandling John Sørensen og Anne Frankland supplerede mundtligt. Stor opbakning fra Brugerbestyrelsen til at arbejde videre og ønske en professionel analyse. Brugerbestyrelsen gav Anne Frankland og John Sørensen mandat til at arbejde videre. Nr. 8 Lukning af Bagsværd Svømmehal i uge 26/2014 i forbindelse med renoveringsarbejder Bagsværd Svømmehal vil, på grund af renoveringsarbejder, være lukket i uge 26/2014. Kunder vil i perioden blive henvist til Gladsaxe Svømmehal. Der vil blive annonceret om den midlertidige lukning på hjemmeside og under Kommunen informerer i Gladsaxe Bladet. Nr. 9 Lukning af Gladsaxe Svømmehal i juli og august måned 2014, i forbindelse med renoveringsarbejder Sagen har været behandlet på Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets møde Baggrunden for den midlertidige lukning er en række af renoveringsarbejder, der for at genere kunder og brugere mindst 31

9 muligt, samles over 8 uger, for så planmæssigt, at stå færdigt derefter. Der etableres Poseidon og renoveringsarbejderne omhandler blandt andet nyt ventilationssystem m.v. Kunder vil i perioden blive henvist til Bagsværd Svømmehal. Der vil blive annonceret om den midlertidige lukning på hjemmeside og under Kommunen informerer i Gladsaxe Bladet. Nr. 10 Lukning af Gladsaxe Friluftsbad i 2014 Gladsaxe Friluftsbad vil være lukket i Baggrunden er det store gravearbejde der foregår i forbindelse med Vand+ Projektet, hvor det meste af arealet omkring friluftsbadet er eller vil blive gravet op henover sommeren. Derudover holder Gladsaxe Svømmehal lukket hele juli og august måned. Der vil blive annonceret om den midlertidige lukning på hjemmeside og under Kommunen informerer i Gladsaxe Bladet. Nr. 11 Resultater og anbefalinger fra FIG s medlemsundersøgelse 2014 FIG s formand John Sørensen præsenterer resultaterne fra FIG s netop gennemførte medlemsundersøgelse med fokus på foreningernes tilfredshed med samarbejdet, faciliteterne samt den prioritering og anbefalinger FIG har fået fra deres medlemmer. 32

10 Idrætschefen forelægger punktet til fremlæggelse og drøftelse John Sørensen præsenterede resultater og anbefalinger. Præsentation rundsendes til Brugerbestyrelsen efterfølgende. Nr. 12 Kunstgræsbanerne på Gladsaxe og Bagsværd Stadion opfylder ikke kravene for afvikling af 11 mands senior turneringskampe DBU s Turneringsreglement foreskriver: 32.1 Kravene til en fodboldbane er angivet i Fodboldloven (DBU) men for at opnå ensartede turneringsvilkår er indført krav om standardstørrelse for 11M kampe i Senior = 105m x 68m. Det accepteres, at alle 11M kampe afvikles på baner med mål = 102m x 65m, såfremt der er tale om baner anlagt før Kunstgræsbanerne på Bagsværd Stadion måler 92m x 60m. Kunstgræsbanerne på Gladsaxe Stadion måler 96m x 60m. Nr. 13 Ansøgning fra AB A/S om afholdelse af koncert på Gladsaxe Stadion AB A/S har fremsendt ansøgning om afholdelse af musikkoncert på Gladsaxe Stadion, lørdag Ansøgningen vedlægges som bilag 2. 33

11 Gladsaxe Byråd har besluttet, at der under forudsætning af brugerbestyrelsens godkendelse som forsøg principielt gives tilladelse til afholdelse af koncert på Gladsaxe Stadion, og at koncerten placeres således, at eventuelle skader på banen kan genoprettes, uden at det går ud over sæsonkampe. Det er tillige besluttet, at alle udgifter, herunder efterfølgende genopretning af banen, skal betales af ansøger, at alle tilladelser, herunder krav til maksimalt lydniveau og krav om udarbejdelse af en trafikreguleringsplan, indhentes og opfyldes, og at anlægget stilles til rådighed til markedsleje. Idrætschefen indstiller: at der gives tilladelse til afholdelse af koncert på Gladsaxe Stadion, udfra de ovenfor nævnte betingelser. Brugerbestyrelsen tiltrådte, at der gives tilladelse til afholdelse af koncert på Gladsaxe Stadion, udfra de ovenfor nævnte betingelser, samt under forudsætning af, at: - parkeringsplan tilføjes - der stilles en fornøden økonomisk sikkerhed til hurtig genopretning - kontraktgrundlag og ansvarsplacering udsendes til Brugerbestyrelsen længere henne i processen Nr. 14 Høring om flytning af Gladsaxe Bordtennisklub til Gammel Tribune på Gladsaxe Stadion Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget behandlede på møde , punkt 55, sag om flytning af Gladsaxe Bordtennisklub fra tidligere Gladsaxe Skole, til Gammel Tribune på Gladsaxe Stadion. Baggrunden for flytningen er lukningen af tidligere Gladsaxe Skole. Gladsaxe Bordtennisklub, en repræsentant fra ledelsen på idrætsanlæggene og Børne- og Kulturforvaltningen har set på mulighederne i publikumslokalet på Gammel Tribune på Gladsaxe Stadion. Dette lokale vil give klubben mulighed for at sætte det ønskede antal borde op til træning og kamp. 34

12 Det vil også være muligt for klubben at udvikle sig medlemsmæssigt. Klubben har i dag 85 medlemmer fordelt med ca. halvdelen over og under 25 år. For at klubben kan få spillemæssigt gode forhold i tribunelokalet på Gladsaxe Stadion, skal der lægges nyt gulv, opsættes nyt lys og en form for afskærmning af sollys. Hertil er der brug for opbevaring af borde og andre klubrekvisitter. Klubben er indforstået med, at bordtennisborde og andre klubrekvisitter principielt skal flyttes i depot hver dag, og der er gode muligheder i lokalet for opbevaring under de skrå vægge i lokalet. Publikumslokalet giver med disse ændringer gode muligheder for Gladsaxe Bordtennisklub, som også ser det som et aktiv at komme ind på et idrætsanlæg og dermed tættere på et idrætsmiljø. Gammel Tribune anvendes primært i forbindelse med kampe på opvisningsbanen på Gladsaxe Stadion og fremstår derfor som ledigt i store dele af året. Der skal udarbejdes brugsaftale med Gladsaxe Bordtennisklub om vilkår for brug af lokalet. Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget har givet igangsætningstilladelse og besluttet: 1. at publikumslokalet på Gammel Tribune disponeres til Gladsaxe Bordtennisklubs aktiviteter under hensyntagen til den primære brug i forbindelse med aktiviteter på opvisningsbanen 2. at udgifterne til opgaven afholdes af puljen til funktionsændringer på fritids- og idrætsområdet i at projektet sendes til udtalelse i brugerbestyrelsen for idrætsanlæggene. Idrætschefen indstiller punktet til udtalelse Punktet blev tiltrådt og Brugerbestyrelsen fordrer til, at der er dialog mellem klubberne, så alle eksisterende aktiviteter både på opvisningsbanen, udlejninger samt ved stævner på kunstgræsset, fortsat kan anvende Gammel Tribune. 35

13 Nr. 15 Idrætsområdet en redegørelse Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget behandlede på sit møde punkt 38 Idrætsområdet en redegørelse. Redegørelsen blev taget til efterretning. Redegørelsen er svar på en række spørgsmål, der er fremkommet på KFIU s møder i efteråret 2013 og januar Redegørelsen er udsendt til Brugerbestyrelsen pr. mail Sagstekst fra KFIU s møde punkt 38 vedlægges som bilag 3. Idrætsområdet en redegørelse, vedlægges som bilag 4. Nr. 16 Redegørelse fra GIF Gymnastik GIF Gymnastik har til Brugerbestyrelsen og Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget fremsendt Redegørelse fra GIF Gymnastik. Redegørelsen fra GIF Gymnastik indeholder dels en orientering om, at GIF Gymnastik har trukket sig ud af arbejdsgruppen i Gyngemosehallen omkring forsøgs- og udviklingsprojektet og dels bemærkninger til redegørelsen som KFIU behandlede fra Idrætsområdet Redegørelsen fra GIF Gymnastik vedlægges som bilag 5. 36

14 Nr. 17 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Ove Hedal orienterede om henvendelser vedr. brug af parkeringsarealet foran kunstgræsbanerne mod Gladsaxevej, til midlertidig opbevaring af jordbunker m.v. og efterlyste information til foreningerne. Idrætschef Holger Kortbek foranlediger udarbejdet og udsendt nyhedsbrev til alle foreningerne. Katrine Skov orienterede om verserende sag vedr. IF Bytoften og deres brug af skolebanen, hvis stand er ringe. Anne Frankland appellerede til en faglig korrekt banepleje. Brugerbestyrelsen anbefaler og opfordrer til, at der bliver taget hånd om udfordringen i rette afdeling/forvaltning. Anne Frankland orienterede om henvendelse fra et medlem af HBK, Husmødrenes Badminton Klub, til Lars Abel, vedr. brug af omklædningsrum i badminton/bowling. Henvendelsen blev besvaret og landet hurtigt og til alles fordel. Ove Hedal spurgte FIG til autosvar fra kontoret vedr. langtidssygemelding. John Sørensen besvarede, at generalsekretæren p.t. er sygemeldt med stress. John fungerer indtil videre som både formand og på FIG kontoret. Brugerbestyrelsen besluttede at sende en blomst. Administrativ leder Jim Nielsen sørger for dette. Mødet slut kl