Når direktionens SUP foreligger i endelig udgave offentliggøres den eksternt og internt.

Transkript

1 Som led i det årlige kvalitetsarbejde udarbejder direktionen jf. UCSJ s kvalitetspolitik og strategi sin egen status og udviklingsplan (SUP). Den indeholder følgende: 1. Baggrunden for direktionens SUP 2. Status på uddannelseskvaliteten 3. Status på kvalitetsarbejdet 4. Forslag til indsatser i det kommende år. Pkt. 2 vedrører styrker og svagheder, som direkte eller indirekte har betydning for de studerendes læring, mens pkt. 3 vedrører styrker og svagheder ved selve kvalitetssystemet og kvalitetsarbejdet. Der er i direktionens SUP særligt lagt vægt på at se på tværgående mønstre, som sikrer, at institutionen handler på udviklingsbehov, som ikke kan eller bør løftes i regi af enkelte enheder. Efter første behandling i direktionen er SUP en kvalificeret igennem en høring i UCSJ s chefforum. Således sikres det, at oversættelsen af data og inputs på systemiske niveauer har resulteret i analyser og konklusioner, som kan genkendes og forstås og operationaliseres på uddannelses- og udbudsniveau. Når direktionens SUP foreligger i endelig udgave offentliggøres den eksternt og internt. Direktionens SUP bygger på de elementer, som fremgår af figur Uddannelsernes SUP bygger i år på en mere systematisk anvendelse af nøgletal specificeret på udbudssteder, herunder selvstændige data for e-læringsudbud. I nøgletallene fremgår sammenligning med tidligere års resultater, i det omfang dette har været muligt. 2. Som led i analysearbejdet knyttet til udarbejdelsen af direktionens SUP har kvalitetsenheden sammen med de respektive direktører afholdt møder med ledelsesteams for grunduddannelser, fællesfunktioner og efter- og videreuddannelsesområdet. Dette er sket som afslutning på status- og udviklingsprocessen (SUP-processen). Referater fra disse møder indeholder uddannelsens statusark med nøgletal og angiver status og planlagt opfølgning på udpegede områder. Processen har særligt fokuseret på nøgletallene og behovet for indsatser i forhold hertil, således at det sikres, at der altid følges op på nøgletal, der falder i gul og rød kategori. 3. Derudover har kvalitetsenheden gennemgået Ennova-undersøgelsen og set på de analyser og anbefalinger, som fremgår af institutionsakkrediteringsrapporten. Rapporten udgør en omfattende ekstern analyse af UCSJ s samlede kvalitetssystem. Den er derfor et væsentligt og meget værdifuldt input i kvalitetssystemet. Endelig indgår temaer fra kvalitative drøftelser i direktionen, kvalitetsenheden og med ledere og chefer i forbindelse med SUP erne også i direktionens SUP. 0

2 Indsatsområder, som knytter sig til udfordringer i én specifik enhed (anden end kvalitetsenheden), forankres i de pågældende enheder, og beskrives derfor ikke som sådan her, men fremgår i stedet af den enkelte enheds egen SUP. Indsatser, der knytter sig til identificerede tværgående temaer, inddrages i direktionens SUP. Et eksempel er det internationale område, hvor de tværgående udfordringer identificeret i sidste direktions-sup er løst. Udfordringen vedr. information til de studerende, som nævnt ovenfor, er en problemstilling, som løftes internt, og som derfor ikke vil fremgå som del af de udviklingsbehov og indsatser, der skitseres nedenfor. Det samme gør sig gældende for udfordringerne knyttet til studieservice og studievejledning, hvor indsatserne derfor nu forankres i studieservice og dermed analyseres og handles på i SUP en for denne enhed. 2. Enheders SUP'er 1.Nøgletal og målinger 3. Øvrige input Direktionens SUP Figur 1 - Grundlaget for direktionens SUP 1

3 Figur 2 Styrker og svagheder ved uddannelseskvaliteten Styrker Generel udmærket målopfyldelse i forhold til opnåelse af studieglæde og udbytte 1, karakterer og karakterløft 2. Gennemgående stærke e- læringsuddannelser med gode nøgleresultater 3. Gennemgående god digital understøttelse af undervisningen 4. Kantinerne bedømmes positivt af de studerende 5. Stærkt kvalitetssystem som understøtter uddannelsernes kvalitet. 6 Indretning, vedligeholdelse og rengøring vurderes tilfredsstillende af de studerende 7. Øvrige punkter fremhævet i selvevalueringen til IA 1. maj Svagheder Der er på flere af uddannelserne udfordringer ift. frafald og gennemførelse. Fremskaffelse og kvalitetssikring af praktiksteder og -forløb er en løbende udfordring 8. Der er brug for optimering af læringsplatformen Fronter 9 eller valg af nyt LMS. De studerende oplever, der er for få sociale arrangementer 10 /for svagt studiemiljø på UCSJ. Inddragelse af de studerende i råd og udvalg vurderes som et udviklingsområde (jf. IA-rapport) Udfordringer i forhold til de studerendes studieforudsætninger på de faglige, sproglige og personlige områder (kvalitativ vurdering). I forhold til studievejledning og studieservice, er der meget markante variationer i kvalitetsniveauet på tværs af UCSJ Ennova 2014: Studieglæde [67 point (traditionelt studieform) og 70 (e-læring) mod 66 på landsplan), udbytte (68 point (traditionel studieform) og 72 (e-læring) mod 66 på landsplan]. 2 Gennemgående gode karakter og karakterløft set i forhold til de standarder direktionen har fastlagt i trafiklys for disse nøgletal. 3 Baseret på at e-læringsuddannelserne gennemgående performer godt i de nøgletal, der fremgår af resultatarkene dog undtaget frafald og gennemførelse samt enkelte uddannelser med udfordringer. 4 UCSJ scorer gennemgående højere i Ennova-undersøgelsen 2014 i de parametre, som indgår i Undervisningsministeriets 4 IT-indikator (samlet opnår UCSJ 67 point mod 62 på landsplan). 1) anvendelse af IT forbedrer undervisning 75 (trad)/77 (e-læring), 2) anvendelse af forbedrer læringsudbytte 70 (trad)/76(e-læring, 3) anvendelse af IT i professionen 61(trad)/67 (e-læring) 4) tilfredshed med IT-faciliteter 63 (trad)/ 70 (e-læring) 5 Ennova 2014: Vurdering af kantineforhold [71 point (trad.) og 76 (e-læring) mod 66 point på landsplan]. 6 Baseret på ekspertpanelets vurdering i institutionsakkrediteringsrapporten I forhold til om der lyttes til de studerendes evalueringer har UCSJ opnået 66 point (traditionel studieform) og 68 (e-læring) mod 64 på landsplan. 7 Ennova 2014: Lokaleindretning (49 point mod 45 på landsplan), vedligeholdelse (76 point, mod 71 på landsplan), rengøring (80 mod 77 på landsplan). 8 Baseret på en kvalitativ vurdering. Dertil kommer, at UCSJ ligger en anelse under national benchmark, hvad angår forberedelse til praktik (Ennova 2014: 66 point (traditionel studieform) og 68 (e-læring) mod 68 på landsplan). På øvrige praktikparametre ligger UCSJ på niveau med landsgennemsnittet i Ennova. 9 Læringsplatformen Fronter anvendes ikke helt optimalt, og det er usikkert, hvilken platform som vil være bedst at anvende fremover, da de teknologiske muligheder og tilbudte LMS er er i rivende udvikling. 10 Ennova 2014: Sociale arrangementer [61 point (traditionel studieform og 73 (e-læring) mod 69 på landsplan]. 11 Variationerne fremgår af Ennova-undersøgelsen Der henvises i øvrigt til de samlede resultater, hvad angår: nemhed til studievejledning [63 point (traditionel studieform) 64 (e-læring), mod 69 på landsplan], brugbarhed af studievejledning [72 point (traditionel studieform) og 76 (e-læring), mod 74 på landsplan]. 2

4 I forhold til 2014 er det nyt, at UCSJ nu har dokumentation for, at de e-læringsstuderende gennemgående klarer sig godt og er glade for deres uddannelse. Dertil kommer, at der som resultat af institutionsakkrediteringen nu er dokumentation for, at UCSJ s kvalitetssystem effektivt understøtter kvaliteten af uddannelserne. Derudover er øvrige styrker fra 2014 bibeholdt. I forhold til svaghederne nævnt i 2013 er der en genopretningsplan i gang i forhold til skemaplanlægning og logistik, ligesom der er strammet op på det internationale område, hvor ny software er under implementering. Disse dele er derfor ikke længere med under svagheder for I forhold til LMS er der stadig behov for nye løsninger, men der afventes afklaring af UCSJ s samlede indsats på IT-området. Endelig tilføjes en særlig bemærkning til UCSJ s nuværende og fremtidige studentergrundlag: I nationalt perspektiv har Region Sjælland en særlig udfordring, da en stor andel studerende og kommende studerende har mindre stærke forudsætninger for at tage en videregående uddannelse. Der er flere forklaringsparametre, men et af de helt centrale er regionens gennemsnitligt lave uddannelsesniveau set i forhold til nationalt perspektiv. Det stiller krav om, at UCSJ kan håndtere dette igennem løbende opmærksomhed på og udvikling af studieunderstøttende indsatser på både uddannelserne og ift. studieadministration og studievejledning (hvilket også afspejles i indsatserne for 2015). Her tyder Ennova-resultaterne på, at der er stor varians i de studerendes adgang til disse ydelser på tværs af uddannelser og lokationer samtidig med, at studiemiljø og inddragelse af de studerende i råd og udvalg er et svagt punkt. Des mere relationerne med de studerende bliver digitaliseret, des større udfordring kan det blive at understøtte deres lærings- og udviklingsproces og derved fastholde de studerende. 3

5 Figur 3 Styrker og svagheder ved UCSJ s kvalitetssystem Styrker Svagheder Kvalitetssystemet er velfungerende og udviklingsorienteret samt anerkendt internt og eksternt. Der er opbygget fundament for en stærk kvalitetskultur med underviserog studenterinddragelse, baseret på UCSJ s 10 bud for kvalitetsarbejdet. Behov for opfølgning på svagheder omkring nøgletal, studenterinddragelse m.v. som fremgår af institutionsakkrediteringsrapporten. Medarbejderomsætning udfordrer medarbejdernes kendskab til og forankringen af kvalitetssystemet. Systematisk og omfattende inddragelse af eksterne interessenter og eksperter. Kvalitetssystemet understøtter stærke vertikale koblinger i organisationen og dermed UCSJ s sammenhængskraft Kvalitets-KPI er er implementeret på udbudsniveau og understøtter monitorering over tid. Nye krav i udviklingskontrakten til dimittendundersøgelser, studenterevalueringer m.v. kan endnu ikke håndteres af kvalitetssystemet. Behov for fortsat udvikling og kvalitetssikring af løsninger indenfor e-læring og digital understøttelse af undervisning. Behov for at gennemgå sammenhængen og optimere integrationen mellem organisationens forskellige styrings- og dokumentations-værktøjer. Behov for tværorganisatorisk integrerede målinger, herunder koblinger mellem HR- og kvalitets-kpi er. Styrkerne ved UCSJ s kvalitetssystem er beskrevet og dokumenteret indgående i institutionsakkrediteringsrapporten. Hvad angår svaghederne, er der først og fremmest behov for opfølgning set i forhold til de mindre forbedringsområder, som foreslås i institutionsakkrediteringsrapporten. Der er også behov for at vedligeholde kvalitetssystemet, så den kapacitet, som er opbygget, holdes vedlige. Her mangler kurser til indførelse af nye medarbejdere til kvalitetsarbejdet. Dertil kommer, at der er behov for at styrke kvalitetssystemet, så det kan håndtere nye krav i udviklingskontrakten, digitale læringsformer og de øvrige løbende udviklings- og dokumentationsbehov. Yderligere er der behov for at se på, om der er et optimalt samspil mellem kvalitetssystemet og organisationens øvrige styringsværktøjer. Derudover er der ikke på nuværende tidspunkt indbygget mekanismer i kvalitetssystemet, som sikrer systematisk monitorering af det horisontale samspil mellem fællesfunktioner og uddannelser. Kvalitetssikring og udvikling af denne del af UCSJ s studieunderstøttende processer er central for at styrke det samlede læringsmiljø for de studerende, hvorfor kvalitetssystemet bør udvikles til også at dække dette område. 4

6 Ud fra ovenstående status og analyse defineres og uddybes i dette afsnit et antal indsatser, som er rettet mod udvikling af såvel uddannelseskvaliteten som selve kvalitetssystemet i det kommende år. Der skelnes mellem to typer indsatser: 1. Strategiske indsatser, som har til formål at styrke UCSJ s generelle kapaciteter indenfor nogle overordnede områder. 2. Operationelle indsatser, som sigter mod at løse helt konkrete, tværgående udfordringer. I figur 4 nedenfor angives de formulerede indsatser. I oversigten tabel 1, bilag 1 angives kvalitetsenhedens ansvar ifm. hver enkelt indsats. Strategiske indsatser Operationelle indsatser 1. Konceptualisering af integreret strategisk ledelsesinformationssystem 2. Kvalitetssikring og udvikling af indsatser indenfor digitaliseringssområdet 3. Konceptualisering af og plan for en UCSJ-Alumne 4. UCSJ's læringsplatform 5. Tilpasning af evalueringer jf. krav i udviklingskontrakten 6. Fælles standarder i evalueringsskemaer 7. Optimering af sammenhæng mellem styringsdokumenter 8. Transparens i kvalitetsarbejdet 9. Understøttelse af UCSJ's kvalitetskultur 10. Frafald og gennemførelse på grunduddannelserne Figur 4 - Indsatser i Nedenfor skitseres indsatserne mere detaljeret. 5

7 Indsatsen har til formål at optimere produktionen og anvendelsen af ledelsesinformation i organisationen. Konkret skal videnkredsløbet integreres bedre, og videndeling og koordination mellem støttefunktionerne systematiseres. Forventningen er, at der er synergipotentialer ift.: Kvaliteten af selve informationsmaterialet (bedre kvalitet og minimering af dobbeltfunktioner). Fremstillingsprocesserne (minimering af parallelprocesser, lettere koordinering samt systematisk videndeling). Brugen af materialet (den praktiske anvendelighed for direktører og chefer grundet bl.a. større overskuelighed). Kvalitetsenheden kvalitetssikrer, faciliterer og understøtter udviklingen af strategier og koncepter på hele det digitale område med særligt fokus på den samlede e-didaktiske understøttelse af de studerendes læring. Det skal afklares, hvordan kvalitetsenheden indgår konstruktivt i den fremadrettede hastige udvikling indenfor e-læringsområdet, - specifikt ift. den nye digitaliseringsstrategi UCSJ-Next. Denne indsats er udledt af den konkrete udfordring knyttet til dimittendundersøgelser og koblet sammen med iagttagelser om organisationens bredere behov ift. f.eks. markedsføring af efter- og videreuddannelser samt relationsopbygning til praksisfelterne. Indsatsen skal afdække potentialer ved og konkrete målsætninger for en UCSJ-Alumne og på baggrund heraf udarbejde analysegrundlaget for et egentligt udviklings- og implementeringsprojekt. En velfungerende alumne på institutionsniveau er et oplagt værktøj til etablering af relationer direkte til fremtidens praksisudøvere. Implementering af dimittendkontakt og evalueringer på institutionsniveau kobles til dette arbejde. 6

8 Politik for brug af UCSJ s læringsplatform Fronter operationaliseres og implementeres på både fællesfunktioner og uddannelser. Indsatsens formål er at øge brugervenligheden, så anvendelsen af platformen understøtter studerendes informationsbehov og læring i forbindelse med deres studie uanset studieform. Implementering af politikken kobles tæt sammen med det strategiske arbejde knyttet til kvalitetssikring og udvikling af indsatser indenfor digitaliseringsområdet (UCSJ-Next) for at sikre en effektiv implementering. Indsatsen skal sikre, at evalueringer, herunder dimittendundersøgelser, studentertilfredshedsmålinger, evalueringer af BA-projekter mv. lever op til kravene i udviklingskontrakten. Indsatsen afventer klaring på situationen efter Kvalitetsudvalgets anbefaling om nationale målinger samt ministeriets projekt kaldet Uddannelseszoom, som bl.a. umiddelbart lader til at sigte efter at implementere nationale dimittendundersøgelser forankret i ministeriet (jf. høring i februar 2015). Ift. studentertilfredshed skal næste undersøgelse gennemføres i 2016, og målet er derfor at have et tilpasset koncept klar i Indsatsen skal udvikle nogle udvalgte fælles spørgsmål på tværs i UCSJ til brug i uddannelsernes evalueringsskemaer på modulniveau. Målet er at skabe større tværorganisatorisk sammenlignelighed, og dermed bedre mulighed for videndeling og praksisudvikling samtidig med, at fastholde uddannelsernes mulighed for at vælge evalueringsformer, der giver bedst mening i de enkelte moduler. Der iværksættes en indsats for at skabe tættere og mere optimeret sammenhæng mellem organisationens forskellige styrings- og dokumentationsværktøjer. Målet er at: Minimere parallelprocesser og dobbeltfunktioner og dermed undgå ikke-værdiskabende bureaukrati. Et eksempel er synergipotentialet mellem enhedernes SUP er og chefernes handleplaner, som der med fordel kan drages større nytte af end i dag. Opnå større integration af forskellige data og deres anvendelse for herigennem at styrke UCSJ s arbejde med nøgletal. Et eksempel er sammenkørsel af data fra HR og Kvalitetsenheden som bl.a. vil kunne gøre det muligt at inkludere overvejelser om betydningen af sygefravær, medarbejderomsætning, mv. i forklaringen af evalueringsresultater og udviklinger. Større integration af de horisontale niveauer. Et eksempel er et opstået tema i SUParbejdet, hvordan supportfunktioners performance samt samarbejdet mellem support- 7

9 funktioner og uddannelsen har betydning for studerendes tilfredshed og på sigt for fastholdelsen Indsatsen kobles sammen med UCSJ s indsatser på IT-området i For at sikre transparens, for både interne og eksterne interessenter, er det i 2015 en særskilt indsats at opdatere hjemmesiden vedrørende kvalitetsarbejdet. Igennem omfattende indsatser hos alle enheder og på samtlige vertikale niveauer er fundamentet for en stærk kvalitetskultur nu lagt. Forankringsmæssigt er der arbejdet bevidst på at integrere kvalitetsarbejdet yderligere med organisationskulturen. Det er vurderingen, at dette har resulteret i store positive synergieffekter ift. såvel udviklingen af en generelt mere dynamisk og fællesskabsorienteret kultur samt forankringen af værdierne i kvalitetsarbejdet på institutionsniveau. Mhp. fortsat at understøtte den positive udvikling samarbejder HR og kvalitetsenheden om etablering af obligatoriske introduktionsforløb for nye medarbejdere til kvalitetsarbejdet i UCSJ. UCSJ igangsætter i 2015 to indsatser målrettet mindre frafald og øget gennemførelse. Dette på baggrund af nøgletal vedr. frafald og gennemførelse som på tværs af uddannelserne har afdækket et stort behov for at få en dybdegående viden om årsager til frafald. Sådan viden vil efterfølgende anvendes til at konceptualisere mulige løsninger der kan bidrage til fastholdelsen af studerende. Beslutning om implementering af løsninger træffes på et senere tidspunkt når beslutningsgrundlaget er tilstrækkeligt udviklet. Projekterne er forankret hos Studieservice som sørger for inddragelse af kvalitetsenheden og uddannelsescheferne. 8

10 Tabel 1 Oversigt: Forslag til kvalitetsenhedens ansvar ifm. indsatserne. Indsatser Opgaver Initiering Konceptualisering Planlægning Eksekvering Implementering Monitorering og kontrol Evaluering og videreudvikling 1. UCSJ-Alumne x x x Andre Andre Andre Andre 2. Ledelsesinformationssystem x Andre Andre Andre Andre Andre Andre 3. e-læringsområdet x x x x Andre x x 4. Læringsplatform Ikke aktuelt Andre x x Andre Andre x 5. Tilpasning af evalueringer 6. Standarder i evalueringsskemaer Ikke aktuelt x x x x x x Ikke aktuelt x x x x x x 7. Sammenhæng ml. styringsdokumenter x x x x x x x 8. Transparens Ikke aktuelt x x x x x x 9. Kvalitetskultur Ikke aktuelt x x x x x x 10. Frafald og gennemførelse Andre Andre Andre Andre Andre Andre Andre