Referat. Vedrørende: Ordinært repræsentantskabsmøde Festsalen i ØsterBO, Treschowsgade 2, Vejle. Dato: 3. marts 2011

Transkript

1 Referat Vedrørende: Ordinært repræsentantskabsmøde 2011 Sted: Festsalen i ØsterBO, Treschowsgade 2, Vejle Dato: 3. marts 2011 Deltagere: 47 Repræsentantskabsmedlemmer Karin Mortensen (KM) John Armgaard (JA) Annette G. Lorentzen (AGL) Jens Schmidt (JS) Anne Kathrine Pedersen (AKP) Søren Ahle Hansen (SAH) Ulrik Faarup Sørensen (UFS) Michael Levin (ML) Helle Friis Jensen (HFJ) Jane Clausen (JC) Louise Bjerre (LB) Hovedbestyrelsesformand Hovedbestyrelsesnæstformand Hovedbestyrelse Hovedbestyrelse Hovedbestyrelse Direktør Administrationschef Teknisk chef Driftschef Inspektør Direktionssekretær Pkt. 1: Valg af dirigent / stemmeudvalg. Administrationschef Ulrik Faarup Sørensen, blev på organisationsbestyrelsens forslag valgt til dirigent. Stemmeudvalg: Teknisk chef Michael Levin Inspektør Jane Clausen Driftschef Helle Friis Jensen Som referent blev valgt: Direktionssekretær Louise Bjerre Side 1 af 9

2 Pkt. 2: Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning og forretningsførelse for det seneste forløbne år. Bestyrelsens beretning blev udleveret til alle og Karin Mortensen aflagde bestyrelsens beretning, som her er gengivet i hovedpunkter: Styringsdialogen Visionen er at styrke og forny beboerdemokratiet via større indsigt i, hvordan en boligorganisation fungerer, og hvorledes fælles udvalgte nøgletal står i sammenligning med andre. Men også hvordan beboerdemokratiet fungerer og om der er et socialt miljø i den enkelte afdeling. Administrationen og organisationsbestyrelsen udarbejder styringsrapporten. Efterfølgende skal de beboervalgte forholde sig til rapporten for deres afdeling er EU s frivilligheds år, hvor formålet er at motivere flere til at blive frivillige skal være med til at gøre det beboerdemokratiske arbejde mere attraktivt. Det er blevet vanskeligere at tiltrække nye ildsjæle, samtidig med at bestyrelsernes opgaver er vokset. BL har udviklet en værktøjskasse med værktøjer til at styrke beboerdemokratiet. Vi har indkøbt nogle eksemplarer, således de afdelingsbestyrelser, der ønsker at blive inspireret, kan låne et eksemplar. Nybyggeri og større renoveringer I 2010 er der sat 2 nye byggesager i gang. Det første projekt var Juulsbjergparken, som blev godkendt i januar 2010, og hvor det første spadestik blev taget i september Projektet følger tidsplanen og den første prøvelejlighed er færdig i denne måned. Det andet store projekt er Havneparken, som blev godkendt den 6. december Der vil være et samlet EU-udbud i løbet af foråret og et totalentrepriseudbud på hele byggeriet umiddelbart efter sommerferien. Nyheder i den daglige drift I årets løb er der brugt mange kræfter på implementeringen af den nye lovgivning, specielt omkring medlemskabet og opstarten af styringsdialogen. Omlægningen af driften er gennemført, og ejerskabet af Håndværksafdelingen er overgået til Håndværkergården. I årets løb er samarbejdet mellem alle boligorganisationer og Vejle Kommune i projekt BolivVejle kommet op at køre med fuld bemanding, og med mange forskellige aktiviteter. Der vil blandt andet være mulighed for at få besøg af sekretariatet for BolivVejle i de enkelte afdelinger. Enten til en generel drøftelse af projektet - eller til en konkret snak om samarbejdsmuligheder. Vi fik ca. 3,7 millioner kr. tilbage fra SKAT på baggrund af Side 2 af 9

3 højesteretsdommen om betaling af lønsumsafgifter. Disse penge har vi indarbejdet i afdelingsbudgetter for 2010/11. Dertil kom ca. 2,2 millioner kr. i renter, disse penge blev udbetalt i regnskabsåret 2009/2010. I 2009 har ØsterBO sammen med de øvrige boligorganisationer i Vejle, indbragt renovationsgebyrsagen fra 2008 for domstolene. Sagen vedrører den kraftige stigning i renovationsgebyret i 2008, og sagen er nu afgjort ved landsretten, hvor vi desværre tabte sagen, og dermed ikke får penge retur fra Vejle Kommune. AAB har anlagt en sag om udbetaling af for meget indbetalt ejendomsskat i en af deres afdelinger. Vi har ligeledes fået gennemgået alle vores afdelinger, og for de afdelinger, hvor der er indbetalt for meget, har vi anmodet om at få pengene retur. Alle disse sager afventer retssagen mellem AAB og Vejle Kommune. Vi opdaterer kontinuerligt vores IT-systemer, med henblik på at betjene både vores nuværende beboere og kommende beboere bedst muligt. Hvis der er nogle af Jer, der observerer fejl eller har ideer til forbedringer af hjemmesiden, er I meget velkomne til at kontakte administrationen. Fremtidens udfordringer Vi skal være meget bevidste om, hvordan vi fastholder vore beboere og ikke mindst tiltrækker nye. Vort gode image skal hele tiden understøttes og synliggøres. Der skal være sammenhæng mellem vores hjemmeside, vores skriftlige materiale og de handlinger, vi udfører. Med andre ord skal vi fortsat gøre vores bedste for at være en professionel og dynamisk virksomhed. Fremtidssikring I 2011 vil der blive igangsat et større projekt omkring fremtidssikring af alle boligafdelinger. Arbejdet består blandt andet i at udarbejde helhedsplaner, der skal sikre fremtiden både for vores bygninger, udearealer og i forhold til beboersammensætningen. Til slut en tak til alle ansatte, bestyrelsen og repræsentantskabet for et godt samarbejde. Spørgsmål og kommentarer til beretningen: Afd. 15 Karsten Møller: Spørgsmål til bestyrelsens åbenhed og vilje til at drøfte verserende sager, samt beslutningsgrundlag. Efterlyste desuden referater fra møder. KM: Alle beslutninger fra hovedbestyrelsen bliver lagt på fra nu af. Lønsumsafgift er diskuteret og der er desuden informeret om dette i ØsterBO nyt. Forslag, kommentarer og spørgsmål til Bestyrelsen modtages desuden altid positivt. Side 3 af 9

4 Afd. 36 Bente Hagedorn Ungdomsboliger - Er ungdomsboligerne en udgift? SAH: Der er i hovedforeningen ingen generelle udgifter til ungdomsboliger - de er ligesom alle andre afdelinger selvstændige afdelinger med egen økonomi. Afd. 8, John Olesen Fremtidssikring: I vores afdeling ved vi, hvad vi vil - hvorfor skal vi vente et år? SAH: Hvis man ved hvad man vil og det er besluttet på et afdelingsmøde, så skal det selvfølgelig sættes i gang. Fremtidssikring skal ses som et samlet grundlag for afdelingsmødets beslutning - og er langsigtet. Er der konkrete ting, der kan foretages allerede nu, er arbejdet med fremtidssikring ikke en hindring for aktuel igangsættelse af forbedringer. Afd. 18, Bente Knudsen Ældreboliger: Kan vi påvirke hvem, der udlejes ældreboliger til og hvad stilles der op med det faktum, at de er for små til at dække et bredt behov? SAH: Vi kan forsøge at påvirke, men udlejningen går via kommunen - dvs. kommunen anviser og vi har ringe indflydelse på, hvem der flytter ind. Hvis vi havde anvisningsretten, ville ældreboligers tomgangstab betyde et tab på ½-1 mio pr. år for ØsterBO. Vi har kun påvirkningsretten - kommunen har beslutningsretten. Dog er vi meget opmærksomme på behov for boliger, der dækker bredere behov, derfor bygger vi f.eks. store ældreboliger på havnen. Afd. 15, Niels Richardy Hvordan sikres håndværksmæssig forsvarlighed efter salg af håndværkergården? SAH, Der er ingen forskel på sikringen af den håndværksmæssige forsvarlighed den ligger i inspektørgruppen som har teknisk og økonomisk ansvar for de enkelte afdelinger. Der blev berettet om flere hændelser med Falck - negative. både positive & Pkt. 3: Endelig godkendelse af årsregnskab for 2009/2010 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for 2010/2011. Søren Ahle Hansen fremlagde årsregnskabet for 2009/2010 samt budget for 2010/2011. Regnskab og budget blev enstemmigt godkendt. Spørgsmål og kommentarer til regnskabet Afd. 15, Karsten Møller Side 4 af 9

5 Kan man benytte indbetalingen til dispositionsfonden i Landsbyggefonden til at minimere huslejen efter renoveringer. SAH Dispositionsfonden er en fælles fond, der skal kunne anvendes som stødpude for eventuelle uforudsete begivenheder i boligorganisationen. Derfor kan de enkelte afdelinger ikke bruge deres indbetaling til dispositionsfonden til at nedsætte huslejen i afdelingen. Afd. 8, John Olesen Kan de 2,9 mill. i indtægter på byggesager udmøntes i huslejestigninger? SAH Byggesagshonorar er betalingen for at styre byggesagerne og derfor en del af udgiften for de enkelte byggesager. Afd. 44, Lisbeth Haargaard: Efterlysning af gennemsigtighed i regnskabet. SAH I forbindelse med styringsdialogen vil vi i styringsrapporten give mere gennemsigtighed i dele af regnskabet. Pkt. 4: Behandling af indkomne forslag: Indkomne forslag: På mødet blev rækkefølgen ændret, således at man startede med 4c, men i referatet fastholder vi rækkefølgen. 4a: Nedlæggelse af programudvalget, idet vi med overgangen til YouSee regionsudbud ikke længere har direkte indflydelse på indholdet i programpakkerne. I forbindelse med overgangen til YouSee regionsudbud er indholdet i programudvalgets kommissorium ikke længere aktuelt og derfor foreslås programudvalget nedlagt. Afd. 6, Jørn Irdal: Kan der ikke arbejdes på et alternativ til You See, kan man lave en gruppe som arbejder på et reelt grundlag for denne beslutning? SAH ved udgangen af 2012 er vi frit stillet omkring valg af leverandør og brug af vores gamle net. Der skal derfor afholdes et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, hvor en beslutning kan træffes f.eks. på baggrund af et oplæg som administrationen laver. Det kan give et bredt billede af de muligheder, der er. Afd. 15, Karsten Møller: Hvis programudvalget skal nedlægges, vil vi have informationerne på en anden måde f.eks. via en kontaktperson. Afd. 22, Lars Skou Kan programudvalget fortsætte 1½ år. SAH: Kommissoriet for programudvalget lige nu er, at vælge radio/tv Side 5 af 9

6 programpakker. Det valg har man ikke længere gennem You See s regionsudbud. Derfor er udvalgets opgave ikke eksisterende. Programudvalgets arbejde med det nuværende kommissorium kan kun genoptages, hvis vi vælger en udbyder, hvor vi har indflydelse på programpakkernes indhold dvs. tidligst i Afd. 14, Margit Pedersen Hvad er tidshorisonten for at nedsætte et tv-udvalg, der kan udvælge programmer? SAH: Når der igen er en reel valgmulighed, og det ved vi når repræsentantskabet har besluttet hvad der skal ske efter Afd. 32, Freddy Sørensen Kan man tegne en kontrakt med kortere varighed? SAH: Det er I med til at afgøre og det vil nok være en god ide. Afd. 35, Ebbe Skjøth Foreslår at programudvalget består og at kommissoriet ændres og tilpasses aktuelle forhold. Afd. 6, Jørn Irdal Kan programudvalget ikke have andre funktioner end blot udvælgelse af programmer? SAH: Dette forudsætter, at der laves et andet kommissorium. Afd. 35, Kirsten Skjøth Man kan igangsætte en undersøgelse af alternativer. SAH: Ja, vi er i gang med det. Afd. 32, Birgit Knudsen Hvem har ansvaret for nettet? SAH: Nettet ejer Østerbo efter Indtil da er det God Tone i Jerlev der har driften og vedligeholdelsen. Afd. 35, Kirsten Skjøth Kan vi få et totalt frit valg. SAH: teoretisk set ja og det vil sikkert være en god løsning. Afd. 11, Torben Lund Vi bør bibeholde programudvalget, indtil vi får en ny løsning. Afstemning: 18 stemte for 25 stemte i mod 4 blanke stemmer Forslaget blev dermed nedstemt og programudvalget fortsætter. Side 6 af 9

7 4b:Orientering om vores byggesager, herunder fremtidssikring af alle vores afdelinger samt hovedindholdet i styringsdialogen. SAH orienterede vedr. fremtidssikring, styringsdialogen & byggesager. Præsentationen ligger på vores hjemmeside. SAH og hovedbestyrelsen understregede, at det er vigtigt, at det er beboerne, der er engagerede i arbejdet med blandt andet fremtidssikring. Ud over de tidligere nævnte byggesager blev ombygningen af afdeling 71 Ungbo, Grejsdalen samt helhedsplanen for Moldeparken omtalt. Herefter fulgte en gennemgang af en kampagne fra Realdania og AlmenNet om udviklingen af de fysiske faciliteter samt styrkelsen af den sociale sammenhængskraft i vores større boligområder. Projektbeskrivelsen blev udleveret og alle specielt Østbyparken blev bedt om at komme med forslag til fokusområder. Afd. 14, Mette H Jensen Kan man se resultaterne fra tilfredshedsanalysen på driften? SAH Ja i det næste ØsterBO Nyt. 4c: Orientering ved Ida Hjermitslev om et forskningsprojekt der skal følge implementeringen af styringsdialogen, bl.a. i Vejle Kommune. IH orienterede om Deres forskningsprojekt og udvælgelsen af deltagerne bl.a. ØsterBo herunder afdeling 14 og 18. Præsentationen ligger på vores hjemmeside. Afd. 35, Kirsten Skjøth: Hvad er resultatet af projektet? IH: En bedre dialog, som medfører reelle løsninger. Pkt. 5: Valg af bestyrelsesmedlemmer i.h.t. 6 stk. 5 Pkt. 5a: På valg formand Karin Mortensen, Valløesgade 22, 1. tv. Karin Mortensen blev genvalgt Pkt. 5b: På valg er: Bestyrelsesmedlem Annette Grube Lorentzen, Nørrebrogade 27, 2. th Bestyrelsesmedlem Jens Schmidt, Parkvej 23, 2. th. Annette Grube Lorentzen og Jens Schmidt blev genvalgt Side 7 af 9

8 Pkt. 5c: Valg af 2 suppleanter i h. t. 6 stk. 5 Hanne Petersen, Hældagervej 75, 1. tv., valgt til 1. suppleant Torben Lund, Ørstedsgade 64, 4. tv., valgt til 2. suppleant. Pkt. 6: Valg af statsaut. Revisor H. Martinsen A/S, v/statsaut. Revisor Brian Christensen, Gunhilds Plads 2, 7100 Vejle. Blev genvalgt. Pkt. 7: Evt. valg til programudvalget for radio/tv På valg var: Jan Bennebæk Torben Lund Kirsten Skjøth Alle 3 blev genvalgt. Pkt. 8: Eventuelt Afd. 32, Freddy Sørensen: Man bør vælge bestyrelsesmedlemmer ved håndsoprækning. Afd.16, Stephen Rolfsted; Kan man selv vælge el-selskab? SAH: man har som lejer et direkte kontraktforhold med el-selskabet og derfor kan man frit vælge hvor man vil købe den del af ens el-forbrug der udgør frit el. JS supplerede med at man stadig skal betale til Tre For for forsyningen, faste udgifter og basisforbrug. Afd 6, Jørn Irdal: Når programudvalget stadig eksisterer, kan vi så vedtage, at der udarbejdes et nyt kommissorium for udvalget? UFS programudvalget kan komme med et udkast til senere drøftelse. Skal lejere i erhvervslejemål selv betale forsikringer? UFS Generelt ja, bl.a. glasforsikringen ligger på erhvervslejemålet bortset fra nogle gamle lejekontrakter. Afd. 35, Karin Pedersen: Kan man gøre noget ved Jerlev radio? SAH indsend jeres erfaringer med Jerlev til administrationen - så har vi Side 8 af 9

9 bedre forudsætninger for resultatpræget sagsbehandling. Afd. 14, Mette H Jensen: Efterspurgte status på sag vedr. udendørsbelysning SAH den er på trapperne og I vil blive informeret så snart, der er nyt i sagen. Afd. 11, Viney Geerthsen: Bibeholdes noget af det grønne areal ved havnen til boldspil? SAH vi har behov for p-pladser og derfor vil noget af arealet blive brugt til dette. Der vil dog stadig være et stort areal til f. eks. boldspil og her kunne det være et oplagt fokusområde til en ansøgning til Realdania om udformningen og indretningen af de fælles arealer. Mødet blev hævet kl. 22. Karin Mortensen formand Ulrik Faarup Sørensen dirigent Referent: Louise Bjerre, 03. marts 2011 Kopi: Repræsentantskabet, Vejle Kommune. Side 9 af 9