Skype for Business i UCSJ

Transkript

1 Skype for Business i UCSJ UCSJ DIGITAL

2 Table of Contents...3 Hvad er Skype for Business... 4 Hvordan får jeg Skype for Business? Hvilke krav er der til min computer eller bærbare enheder? Advarsel Kom i gang med Skype for Business Del skrivebordet eller en Powerpoint præsentation Sådan kan du selv tilføje kontakter Særlige ting at være opmærksom på... 31

3 Page 3

4 Hvad er Skype for Business Skype for Business er et system til kommunikation indenfor en organisation. Der er mulighed for at anvende: chat, mail, lyd, video, skærmdeling mm. Her er de vigtigste funktioner i en lille billedserie. Velkommen til skype for Business Page 4

5 Log på Page 5

6 Kontakter Page 6

7 Chat Page 7

8 Lydopkald Page 8

9 Videoopkald Page 9

10 Skypemøde fra Outlook Page 10

11 Del skrivebord ell. Powerpoint præsentation Page 11

12 Kom i gang Page 12

13 Hvordan får jeg Skype for Business? Skype for Business er en del af Microsoft Office 2013 eller Microsoft Office 365 Alle ansatte i UCSJ der får udleveret nyinstallerede computere har allerede Skype for Business. Skulle du have en computer som har Microsoft Office 2010 installeret, så kan du ganske enkelt selv installere den nyeste udgave af Microsoft Office. Du kan også installere den nye udgave på privat computer. Følg den enkle vejledning her. Bemærk at du skal have en gyldig UCSJ mailadresse og adgangen til Microsoft Office 365 gælder kun så længe du er ansat eller er studerende ved UCSJ. Bemærk! Hvis du allerede har Microsoft Office 2013 installeret - så har du også Skype for Business. Gå ind på intranettet Gå ind på intranettet via adressen: - log ind med din UCSJ mailadresse og adgangskode. Så kommer du hertil. Klik på tandhjulet. Page 13

14 Indstillinger Når du har klikket på tandhjulet - klik så på Indstillinger for Office 365. Page 14

15 Flere muligheder Klik på Software Page 15

16 Her er Office Sørg for at vælge det rigtige sprog (dansk) 2. Klik herefter på Installer Bare følg anvisningerne - sørg for at være på nettet hele tiden mens programmerne installeres. Studerende henter på en anden måde Studerende kan følge vejledningerne her: Page 16

17 Hvilke krav er der til min computer eller bærbare enheder? Skype for Business kræver ikke så meget af din computer elle rbærbare enhed - dog er der et par ting at være opmærksom på. På computer Den rigtige Skype for Business fås kun til windowscomputere. Det er dog muligt at installere programmet Lync hvis du har en Mac.. Så vil du have mulighed for at deltage i Skype for Businessmøder, men med begrænset funktionalitet. Ifølge Microdoft, så kommer Skype for Business med i næste versin af Microsoft Office til Mac For at få mest udbytte skal din computer helst have: kamera (webcam) enten indbygget eller eksternt, mikrofon, højttalere. Du vil som regel få det bedste resultat hvis du bruger et headset (hovedtelefon/mikrofon). Hvis du har en Android enhed, så kan du muligvis bruge appen Lync. Vi har dog observeret at det kan give nogle problemer. Page 17

18 Bærbare enheder Windows telefoner og tablets fungerer rigtig fint med Skype for Business. Der er apps som blot skal downloades og så er det bare at logge ind og komme i gang. iphone og ipad er også et godt valg til Skype for Business. ii appstore kan du hante an app som virker rigtig godt. Når du bruger bærbare enheder, vil det som regel være et krav at du bruger et headset. Page 18

19 Advarsel Hvis du bruger Skype - almindelig Skype, så sørg for at logge ud af Skype og lukke programmet - inden du bruger Skype fro Business. Grunden er at computeren har svært ved at håndtere mikrofon og kamera mellem disse to systemer. Page 19

20 Kom i gang med Skype for Business Når du har installeret Skype for Business skal du logge på det gøres med ucsj mailadresse og den sædvanlige adgangskode. Skype for Business 1. Skriv din UCSJ mailadresse 2. Klik så på Log på Page 20

21 Adgangskode 1. Skriv så din almindelige adgangskode 2. Det er en stor fordel at Skype for Business kan huske adgangskoden 3. Klik så igen på Log på Page 21

22 En advarsel Her vil jeg bare klikke på Ja Page 22

23 Så går log på processen i gang Efter kort tid er du klar til at kommunikere med andre i UCSJ. Page 23

24 Mine kontakter Det er muligt at lave grupper og favoritter - mere om det senere. Kontakt andre via Skype for Business Video er på vej Page 24

25 Del skrivebordet eller en Powerpoint præsentation Under et møde er det muligt at dele sit skrivebord eller vise en Powerpoint til de andre deltagere. Vi ser på mulighederne i et Skype for Business opkald Under et Skype for Business møde er der mange muligheder 1. Her kan du åbne og lukke chatvinduet og selvfølgelig sende chatbeskeder selvom det er et videomøde 2. Her tænder og slukkes for kameraet Page 25

26 3. Her tændes og slukkes for mikrofonen (ved mange deltagere er det en god idé at slukke for mikrofonen når man ikke taler) 4. 'forskellige delingsmuligheder - se næste trin 5. Afbryd et opkald 6. Videobillede af en mødedeltager 7. Denne knap bruges kun hvis Skype for Business er tilsluttet til telefonnettet 8. Flere muligheder - b.la. optagelse og tekststørrelse på chat 9. Tilføj flere deltagere til mødet Delingsmulighedder Page 26

27 Sådan kan du selv tilføje kontakter Det er meget enkelt at tilføje kontakter til Skype for Business. Alle med en UCSJ mailadresse er allerede oprettet. Grupper og kontakter 1. Her har jeg valgt kontakter 2. klikker nu på den lille trekant for at åbne Andre kontakter Page 27

28 Søg efter en kontakt Ved at skrive en ucsj-mailadresse her kan man søge en person frem. Page 28

29 Kontakten føjes til en gruppe 1. Ved at højreklikke på kontakten kommer der en menu frem 2. Her vælger jeg så Føj til liste over kontakter. Page 29

30 Kontakten føjet til gruppen 1. Her ses kontakten i gruppen Andre kontakter 2. Ved at klikke her kan du selv oprette andre grupper Page 30

31 Særlige ting at være opmærksom på Som det er med alle andre systemer, så er der også et par ting man skal være opmærksom på med hensyn til Skype for Business. 1. Sørg for at have en god netværksforbindelse 2. Undgå at have ressourcekrævende programmer kørende i baggrunden (Dropbox, Evernote, Google Drev elle ren browser med mange faner åben). Alt dette tapper energi fra computeren 3. Brug så vidt muligt headset eller en speciel speakerphone. Dårlig lyd og støj hos én mødedeltager ødelægger det for alle andre 4. Hvis videobilledet hakker, så sluk for videoen - det er som regel lyden der er vigtigst 5. Hvis der er flere i samme rum der deltager i en Skype for Business møde - så er det vigtigt at kun én har tændt for mikrofon og højttalere. Hvis der bruges headset - så må der stadig kun være én mikrofon tændt 6. Hvis du bruger en mobil enhed og er på mobilbredbånd, så kan du ikke anvende video Page 31