Miljøtilsyn 1. Miljøtilsyn. En konkret vejledning til, hvordan du forholder dig mest hensigtsmæssigt før, under og efter miljøtilsynet.

Transkript

1 Miljøtilsyn 1 Miljøtilsyn En konkret vejledning til, hvordan du forholder dig mest hensigtsmæssigt før, under og efter miljøtilsynet.

2 Indhold Brug af denne vejledning 3 Før tilsynet: Sådan er reglerne 4 Under tilsynet: Det skal du huske 5 Efter tilsynet: Det skal du vide 7 Kontakt os 10 Forslag til information Eksempel 1: Intern information om tilsynsbesøg 8 Eksempel 2: Ekstern information om tilsynsbesøg 9

3 Miljøtilsyn 3 Brug af denne vejledning Denne vejledning er et praktisk værktøj til de mange forskellige virksomheder, der får tilsynsbesøg fra miljømyndighederne. Nogle virksomheder oplever tilsynsbesøg som forstyrrende og besværlige. Sådan behøver det ikke at være. Vejledningen indeholder en trin for trin-guide til, hvordan du sammen med miljømyndigheden mest hensigtsmæssigt håndterer et miljøtilsyn. Du får vejledning til at tilrettelægge tilsynet, om miljømyndighedernes adgang til din virksomhed, om kommunikation med tilsynsmedarbejderen og den efterfølgende proces med tilsynsrapport og eventuel indskærpelse eller påbud. Miljøtilsynets form og indhold også blive mødt med indskærpelser eller påbud om at bringe konkrete ting i orden. Hver virksomhed er unik, og der kan derfor være flere relevante forhold i din virksomhed end de typiske, der er beskrevet i denne vejledning. Miljømyndighederne har i vid udstrækning krav på at få adgang til virksomheden, herunder at tage jordprøver m.v. Myndigheden kan også stille spørgsmål til virksomhedens ejer og personale. Men der er grænser, som vi blandt andet beskriver i denne vejledning. Den tilsynsførende myndighed vil typisk være kommunen. I visse tilfælde fører andre myndigheder dog tilsyn, eksempelvis regionen, Miljøstyrelsen, NaturErhvervsstyrelsen eller Arbejdstilsynet. Medmindre andet er anført, bruger vi i vejledningen udtrykket tilsynsmyndighed som fællesbetegnelse for de miljømyndigheder, der er kompetente til at foretage tilsyn. Vi bruger udtrykket tilsynsmedarbejder om repræsentanten fra miljømyndigheden. Denne vejledning er udarbejdet af Bech-Bruun, og alle rettigheder tilhører Bech-Bruun. Det er en generel vejledning, og alle trin er derfor ikke altid nødvendige. Miljøtilsynet er som udgangspunkt en vejledende samtale, hvor du får information om lovmæssige forhold og regler i forhold til miljøet. Du kan dog

4 Miljøtilsyn 4 Før tilsynet: Sådan er reglerne Baggrund for tilsynet Tilsynet på virksomheden er ofte varslet på forhånd, men kan også ske uanmeldt. Både ved et varslet og et uanmeldt tilsynsbesøg er det fornuftigt at samarbejde med tilsynsmyndigheden om tilsynets forløb. Mistanke om et strafbart forhold Hvis du før eller under tilsynsbesøget bliver oplyst af tilsynsmyndigheden om, at virksomheden er mistænkt for et strafbart forhold, har du ret til at afbryde den del af tilsynet, der vedrører det strafbare forhold. I dette tilfælde skal tilsynsmyndigheden have retskendelse for at kunne gennemtvinge adgang til virksomheden. Varslet tilsyn De fleste tilsyn varsles skriftligt mindst 14 dage før, at tilsynet finder sted. Varslingsskrivelsen indeholder oplysninger om: Tid og sted for tilsynsbesøget Hovedformålet med tilsynsbesøget Det faktiske og retlige grundlag for tilsynsbesøget Muligheden for repræsentation ved advokat eller andre Frist for at komme med indsigelse over for tilsynsmyndigheden. Ved uanmeldt tilsyn Hvis der er behov for, at virksomheden samler et internt team, kan du bede tilsynsmedarbejderen om at komme tilbage dagen efter. Hvis tilsynsmedarbejderen insisterer på at få adgang med det samme, og virksomheden ikke ønsker dette, enten fordi der skal samles et team eller af andre årsager, kan du spørge, om tilsynsmedarbejderen har en retskendelse. Hvis tilsynsmedarbejderen fortsat insisterer, kan du bede om at se de regler, som kan give tilsynsmedarbejderen adgang uden retskendelse. Tilsynsmedarbejderen kan kræve adgang til virksomheden, hvis retskendelse ifølge reglerne ikke er påkrævet, og tilsynsmedarbejderen har en skriftlig underretning med, der indeholder oplysninger om: Tid og sted for tilsynsbesøget Hovedformålet med tilsynsbesøget Hvorfor tilsynet ikke er varslet Det faktiske og retlige grundlag for tilsynsbesøget Muligheden for repræsentation af advokat eller andre. Hvis du ved, at der på virksomheden foregår aktiviteter, som er i strid med virksomhedens tilladelser, godkendelser eller andre regler, og som vil kunne straffes med bøde, kan du nægte adgang til den del af virksomheden, hvor disse aktiviteter foregår. Adgang kan dog kræves med retskendelse.

5 Miljøtilsyn 5 Under tilsynet: Det skal du huske Tilsynsmedarbejderen ankommer Den ansvarlige for virksomhedens miljøarbejde modtager tilsynsmedarbejderen. Udvælg en eller flere repræsentanter for virksomheden, der skal følge tilsynsmedarbejderen under tilsynet. Husk at fordele roller og ansvar, hvis mere end én fra virksomheden deltager. Anmod tilsynsmedarbejderen om legitimationskort (visitkort). Kontakt relevante personer i ledelsen. Fastslå tilsynsmyndighedens beføjelse Afklar formål med tilsynet (fx basistilsyn, prioriteret tilsyn, opfølgning på en klage, uheld mv.). Tal med tilsynsmedarbejderen om, i hvilket omfang det er relevant at udtage stikprøver og/eller indsamle kopi af dokumenter som led i tilsynet. Afdæk omfanget af tilsynet sammen med tilsynsmedarbejderen, herunder hvilke dele af virksomheden og dens rutiner, som skal gennemgås, og hvem i virksomheden det vil være relevant at møde. Aftal med tilsynsmedarbejderen, at en repræsentant for virksomheden følger tilsynsmedarbejderen under tilsynet og noterer, hvad der observeres og aftales. Dermed får virksomheden sin egen log over tilsynet. Aftal med tilsynsmedarbejderen, at I gennemgår loggen efter tilsynet. Spørgsmål fra tilsynsmedarbejderen Sørg for at besvare spørgsmål kort og præcist. Få gentaget eller uddybet uklare spørgsmål eller spørgsmål, som er svære at forstå. Det er bedre at sige det ved jeg ikke eller det kan jeg ikke huske end at gætte. Bed eventuelt tilsynsmedarbejderen forklare, hvilken relevans der er mellem det stillede spørgsmål og formålet med tilsynet. Virksomheden har kun pligt til at besvare rent faktuelle spørgsmål (fx hvordan sikrer I, at I har kendskab til hvilke (miljø)krav, der gælder for jer? eller hvordan sikrer du, at dine medarbejdere har kendskab til miljøregler/ vilkår i miljøgodkendelser/tilslutningstilladelse? ). Virksomheden har ikke pligt til at svare på, om lovgivning eller vilkår er blevet overtrådt. Indirekte spørgsmål til (u)lovligheden af virksomhedens aktiviteter skal heller ikke besvares. Hvis der opstår tvivl om, hvorvidt spørgsmålet bør besvares, kan tilsynsmedarbejderen notere spørgsmålet og aftale med virksomheden, at I vender tilbage med et svar.

6 Miljøtilsyn 6 Undersøgelser mv. på virksomheden Vis tilsynsmedarbejderen rundt til de områder, hvor denne ønsker at foretage prøver, undersøgelser mv. Opsummering ved afslutning af tilsynet Efter tilsynet og inden tilsynsmedarbejderen forlader virksomheden, bør virksomhedens repræsentant anmode tilsynsmedarbejderen om at kvittere på virksomhedens egen log over tilsynsbesøget. Formålet er at sikre en gensidig forståelse og anerkendelse af tilsynets forløb. Ved denne lejlighed opsummeres: Væsentlige punkter, som kræver hurtig opfølgning (inkl. håndhævelsesfrister) Mindre væsentlige punkter som kræver opfølgning Andre observationer Hvornår afrapportering fra tilsynsmyndigheden kan forventes. Eventuelle faktuelle uenigheder bør afklares. Tilsynsmedarbejderen bekræfter med sin underskrift loggens rigtighed med dato for tilsynsbesøget. Notér aftaler med tilsynsmedarbejderen ned.

7 Miljøtilsyn 7 Efter tilsynet: Det skal du vide Når du modtager afrapporteringen for miljøtilsynet på virksomheden, bliver du gjort opmærksom på, om der er konstateret utilfredsstillende eller ulovlige forhold. Hvis det er tilfældet, har tilsynsmyndigheden mulighed for at give din virksomhed enten en henstilling, en indskærpelse, et påbud, et forbud eller et mundtligt straks-påbud med det formål at bringe bestemte forhold i orden. Henstilling Når der bliver konstateret utilfredsstillende forhold, får virksomheden en henstilling. Overtrædelse af henstillingen kan ikke sanktioneres af tilsynsmyndigheden, men kan tillægges bevismæssig værdi i en eventuel senere håndhævelses- eller straffesag. Indskærpelse En indskærpelse udstedes for mindre alvorlige forhold og er alene et krav om, at virksomheden overholder allerede gældende vilkår og lovgivning inden for en vis frist. Indskærpelsen skal ikke forvarsles, og virksomheden kan ikke klage over indskærpelsen til anden myndighed. Påbud eller forbud Et påbud udstedes for alvorlige forhold og kan indeholde nye krav til virksomheden, eksempelvis skærpelse af allerede gældende vilkår. Et påbud skal varsles, og ved modtagelse af varslingen har virksomheden krav på at komme med bemærkninger. Et påbud kan påklages til anden myndighed. Et forbud mod fortsat drift anvendes ekstremt sjældent. Forbud forudsætter, at tilsynsmyndigheden kan dokumentere, at virksomheden ikke har en nødvendig tilladelse til driften, eller at virksomheden overhovedet ikke kan videreføres uden væsentlig forurening eller gene til følge. Straks-påbud Et straks-påbud udstedes for alvorlige forhold, der ikke kan afvente udbedring. Et mundtligt straks-påbud skal ikke varsles, men skal meddeles skriftligt efter udstedelsen. Tilsynsmyndigheden skal redegøre for det retlige grundlag for straks-påbuddet, herunder hvilke paragraffer påbuddet udstedes efter og hvilke faktiske omstændigheder, der er grund til påbuddet. Der stilles strenge krav til et straks-påbud. Hvis tilsynsmyndigheden meddeler virksomheden et straks-påbud, bør du bede om at modtage påbuddet skriftligt for at kunne overveje, om du vil klage. Aktindsigt Du bør overveje at søge aktindsigt, hvis der opstår tvivl om, hvilke oplysninger tilsynsmyndigheden er i besiddelse af. Hvis du vælger at søge aktindsigt, er det en god idé at bede om udlevering af journalark på myndighedens sag. Journalarket er en oversigt over samtlige dokumenter, der er journaliseret på sagen. Dermed bliver det muligt at kontrollere, om alt relevant er udleveret.

8 Miljøtilsyn 8 Eksempel 1 Intern information om tilsynsbesøg Følgende tekst kan eventuelt (med nødvendige tilpasninger) udsendes til samtlige medarbejdere i virksomheden i forbindelse med tilsynsbesøg [Indsæt virksomhedens navn] er i dag genstand for et tilsynsbesøg fra [indsæt tilsynsmyndighedens navn]. Tilsynsmedarbejderen fra [indsæt tilsynsmyndighedens navn] har i den forbindelse fået adgang til virksomheden for at gennemgå driften og stille spørgsmål til virksomhedens ledelse og medarbejdere. Formålet med tilsynsbesøget er [indsæt tilsynsmyndighedens meddelte begrundelse, fx basistilsyn, prioriterede tilsyn, opfølgning på en klage, uheld m.v.] Alle medarbejdere skal i den forbindelse være opmærksomme på følgende retningslinjer: Alle medarbejdere skal bistå tilsynsmedarbejderen på en professionel måde. I videst muligt omfang er det den ansvarlige for virksomhedens miljøarbejde [navn] eller [en anden repræsentant valgt af virksomheden], der besvarer spørgsmål fra tilsynsmedarbejderen. Sørg for at besvare eventuelle spørgsmål kort og præcist. Få gentaget eller uddybet uklare spørgsmål eller spørgsmål, som er svære at forstå. Det er bedre at sige det ved jeg ikke eller det kan jeg ikke huske end at gætte. Hvis du er i tvivl, så henvis til virksomhedens ledelse. Med venlig hilsen [indsæt navn]

9 Miljøtilsyn 9 Eksempel 2 Ekstern information om tilsynsbesøg Følgende tekst kan eventuelt (med nødvendige tilpasninger) udsendes til dagspressen og andre eksterne parter efter et tilsynsbesøg. Pressemeddelelse: [Indsæt tilsynsmyndighedens navn] foretog den [indsæt dato] et tilsynsbesøg hos [virksomheden]. Baggrunden for tilsynsbesøget er [indsæt tilsynsmyndighedens meddelte begrundelse, fx basistilsyn, prioriterede tilsyn, opfølgning på en klage, uheld m.v.] Vi har bistået tilsynsmyndigheden i deres undersøgelser, givet adgang til virksomheden og besvaret myndighedens spørgsmål. Vi har ikke grund til at tro, at [virksomheden] har overtrådt miljølovgivningen eller vilkår i godkendelser eller tilladelser. Vi vil i det videre forløb bistå myndigheden i relevant omfang og afvente udfaldet af tilsynsbesøget.

10 Miljøtilsyn 10 Kontakt os Hvis du har spørgsmål til denne vejledning, er du velkommen til at kontakte os. Bech-Bruun rådgiver virksomheder om alle aspekter inden for miljøret, fx miljøspørgsmål ved virksomhedsog ejendomshandler, miljøretlig due diligence, rådgivning om miljøgodkendelse af virksomheder, jordforurening samt kommune- og lokalplansspørgsmål. Vores specialister har stor erfaring med at løse tvister på miljø- og forvaltningsretsområdet. Vi fører, når det er nødvendigt, retssager og sager for nævn og kommissioner, herunder Natur- og Miljøklagenævnet. Vi deltager også i en række netværk, blandt andre DI s Miljøudvalg og DI s Miljøchefforum. Det sikrer, at vores miljøjuridiske viden harmonerer med den virkelighed, som vores klienter opererer i. Anne Sophie K. Vilsbøll Specialistadvokat T M E ask@bechbruun.com Mark Villingshøj Nielsen Advokat T M E mvni@bechbruun.com Desuden har flere af vores advokater erfaring fra tidligere ansættelse i offentlige myndigheder, så vi kender processerne og har et stort netværk blandt myndighedssagsbehandlere, som vi kan trække på i særligt komplekse sager.

11

12 Bech-Bruun er en markedsorienteret og specialiseret, rådgivende advokatvirksomhed. Vi servicerer et stort udsnit af dansk erhvervsliv, den offentlige sektor og globale virksomheder med en bred vifte af ydelser. Med mere end 500 talentfulde medarbejdere og nogle af branchens mest anerkendte og erfarne eksperter skræddersyr vi løsninger på tværs af fagområder. Vores mål er at styrke vores klienters forretning, så de opnår de bedste resultater. København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T