Krav3: Skanningen skal være afviklet således at posten ligger klar i ESDH systemerne eller i respektive fagsystemer senest kl.

Transkript

1 Annonceringsmateriale for postscanningsløsning i DATO 8. december 2016 SAGS NR Indledning I henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter annonceres, med baggrund i Tilbudslovens afs.5, følgende vedrørende opgaven med skanning af fysisk post og distribution af den digitale post for post til. Basisoplysninger De fleste administrative medarbejdere i arbejder på en Citrixplatform. Tilbudsgiver skal redegøre for erfaring med understøttelse af post til kundens medarbejdere, der arbejder på Cirtix-platform. Beskrivelse af ønsket løsning ønsker en løsning, hvor: Krav1. Fysisk post til skal sorteres, skannes og videredistribueres. Post der har indhold, der efter aftale med, ikke skal skannes, videresendes fysisk til kommunen. Dette kan eksempelvis være lejekontrakter, licitationer, m.fl. Tilbudsgiver skal redegøre for arbejdsgang ift. ovenstående proces. Tilbudsgiver skal redegøre for arbejdsgang i forbindelse med håndtering af den fysiske post, der skal videresendes til som fysisk post. Tilbudsgiver skal redegøre for mulighed for scanning af den fysiske post, der indleveres af afsender på kommunens matrikler. Forventet omfang af fysisk post til scanning: dokumenter pr. år. Et brev forventes i gennemsnit at udgøre 3 sider. Krav2. Post modtaget digitalt, som post via borger.dk/virk.dk samt post modtaget i "udvalgte" outlook-postkasser (eksempelvis hovedpostkasse+sikkerpost), skal videredistribueres Den skannede post plus den i forvejen modtagne digitale post skal videredistribueres til s dokumenthåndteringssystem og/eller fagsystemer. (Forventet omfang Mails digital post ). Tilbudsgiver skal redegøre for arbejdsgang for videredistribution af den digitale post. Krav3: Skanningen skal være afviklet således at posten ligger klar i ESDH systemerne eller i respektive fagsystemer senest kl. 11 samme dag Kon takt Sagsansvarlig: Michel Bacharach Ledelse, Jura og Kommunikation Michel.Bacharach@kalundborg.dk Telefon, direkte: Telefon, omstilling: /5

2 Krav4: Data skal leveres via en sikker og krypteret forbindelse mellem skanningsfirmaet og. Krav5: Afleveringsformatet skal være i PDF-format. Krav6: Den skannede post skal OCR tolkes Krav7: Scanningsløsningen skal kunne håndtere forskellige papirformater, tegninger og farveskanninger. Krav8: Tilbudsgiver skal redegøre for hvordan posten distribueres til et større antal brugere (postfordelere/sagsbehandlere) og om der i løsningen eksisterer begrænsninger på antal postmodtagere. Krav9: Den skannede post skal afleveres i en ensartet kvalitet. Krav10: Opgaven skal behandles fortroligt, da der er tale om personfølsomme oplysninger. Leverandøren skal derfor redegøre for dennes sikkerhedsprocedurer, certificeringer og godkendelse for arbejdet med personfølsomme data. Krav11: Det er en forudsætning for tildelingen af opgaven, at leverandøren er parat til at indgå i et samarbejde med fælles format i samarbejde med leverandørerne af s ESDH system og relevante fagsystemer (se krav12). Krav12: Snitflader. ønsker mulighed for distribution af den digitale post ind i diverse fagsystemer via. snitflader. Tilbudsgiver bedes redegøre for hvilke fagsystemer deres løsning understøtter snitflade til, og derfor kan levere digital post ind i. Særlig relevante er systemerne: 1. KMD Sag EDH 2. KMD Nova ESDH 3. DUBU 4. KMD-Opus 5. Schultz Facit 6. Incorp 7. Omsorgssystem ( er i gang med udbud oft. omsorgssystem. Tilbudsgiver bedes derfor liste mulige snitflader t. omsorgssystemer; eksempelvis KMD Care.) 8. Bosted System (EG) Tilbudsgiver bedes angive hvilke snitflader der er inkluderet i tilbuddet. Tilbudsgiver skal angive hvorvidt snitflader eksisterer ved tilbudstidspunktet eller udvikles senere. Tilbudsgiver bedes redegøre for i hvilket omfang man fremadrettet vil stille integrationer til rådighed for systemer der opfylder "den kommunale rammearkitektur" (se rammearkitektur.dk). Tilbudsgiver bedes beskrive omkostningsfordelingen i forhold til udvikling af nye integrationer i øvrigt. Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive, om kravene ovenfor er opfyldt, samt hvor det er relevant herudover redegøre for hvilken løsning der tilbydes. Tilbudsgiver skal beskrive nødvendige aktiviteter til implementeringen af løsningen, herunder en tidsplan. Det skal fremgå tydeligt om aktiviteter løses af tilbudsgiver eller kunden. Implementeringsaktiviteter der løses af tilbudsgiver skal være inkluderet i tilbuddet. 2/5

3 Aftaleperiode Der ønskes en aftaleperiode på 2 år gældende fra driftsstart, med mulighed for forlængelse i 1 år (option). Tildelingskriterier Kontakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for mest fordelagtige tilbud ud fra følgende kriterier: Kvalitet 60% Pris 40% Pris Pris angives som samlet pris for to års drift plus eventuelle implementeringsomkostninger. Driftsvederlaget baseres på enhedspris pr. indskannet brev. Herudover angives driftspris for udnyttelse af forlængende optionsår. Kvalitet Under kriteriet "Kvalitet" indgår udover en vurdering af tilbuddets opfyldelse af krav 1-12: Læsbarhed, Sikkerhed for levering i de rigtige postkasser, Leveringstid, omfang af administration i ift. løsningen, service og support, driftsikkerhed og tilbudsgivers egnethed. Læsbarhed: Tilbudsgiver skal med tilbuddet indsende en testside, der viser, hvorledes kvaliteten af den indskannede post kan forventes at være. Sikkerhed for levering: Tilbudsgiver skal lave en kort beskrivelse (max. 1 A4side) af, hvordan man vil sikre leveringssikkerheden. Beskrivelsen skal vedlægges tilbuddet. Leveringstid: Det er opstillet som mindstekrav i udbudsmaterialet, at indskannet post senest skal være leveret til EDH-systemet eller relevant fagsystem inden kl. 11 samme dag, som posten er modtaget. Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgivers egnethed til at udføre opgaven vil blive vurderet på baggrund af: referenceliste over levering af sammenlignelige ydelser med angivelse af kundenavne aflevering af en underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til den offentlige (jfr. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Krav 1-11 er mindstekrav og skal derfor være opfyldt. Krav 12 er krav der ønskes opfyldt, men kan være opfyldt i forskellig grad uden at tilbuddet dermed diskvalificeres. Graden af opfyldelse af krav 12 vil indgå i vurderingen tildelingskriteriet "Kvalitet". 3/5

4 Spørgsmål til tilbudsmaterialet Frist for modtagelse af spørgsmål er d kl Spørgsmål sendes og besvares skriftligt, Spørgsmål rettes til: Att.: Projektleder Michel Bacharach Tilbudsfrist Tilbuddet skal være i hænde senest d kl Tilbuddet fremsendes i elektronisk form (Word-format) til: Att.: Projektleder Michel Bacharach MiBc@kalundborg.dk Der vil blive kvitteret for korrekt modtagelse af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 120 dage fra tilbudsfristen. Disponering af tilbud Tilbuddet skal være skriftligt og på dansk. Tilbuddet skal endvidere udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i tilbudsvurderingen. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms Alle omkostninger skal være indregnet i tilbuddet, inkl. udgifter ifm. implementering af system. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udarbejdelse af tilbudsmaterialet Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbudsgivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret Tilbud skal afgives i henhold til nedenstående foreskrevne disposition. Formålet er dels at sikre sammenlignelighed i besvarelsen, dels at sikre alle relevante forhold bliver behandlet. Dette udelukker ikke, at dispositionen kan suppleres med forhold, som tilbudsgiver måtte finde relevant, men udelukker udeladelse af punkter i dispositionen. Disposition Indledning Resumé Indhold Indledning med angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder e- mail og telefonnummer) Kortfattet beskrivelse af tilbuddets hovedelementer samt en summarisk 4/5

5 Løsningsbeskrivelse og eventuelle forbehold prisoversigt Tilbudsgivers beskrivelse af den tilbudte løsning, herunder punktvis besvarelse af de stillede krav. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker Vurdering af tilbud vil indgå kontakt med den tilbudsgiver, som ud fra de fastlagte kriterier har tilbudt den skanningsløsning, der er det mest fordelagtige for Kalundborg Kommune. forbeholder sig ret til at afvise alle modtagne tilbud. Generelle oplysninger Det forventes, at løsningen skal være i drift fra primo Endeligt tidspunkt for idriftsættelse aftales efter indgåelse af aftale. 5/5