Konkurrenceudsættelse af indkøb og serviceaftale for RFID gates til Det Kongelige Bibliotek og KUB (Københavns Universitets Bibliotek)

Transkript

1 Konkurrenceudsættelse af indkøb og serviceaftale for RFID gates til Det Kongelige Bibliotek og KUB (Københavns Universitets Bibliotek) (Konkurrenceudsættelse)

2 1 Indledning Det Kongelige Bibliotek og Københavns Universitetsbibliotek (KUB) konkurrenceudsætter hermed indkøb af RFID gates til 5 af universitetsbibliotekets betjeningssteder, med tilhørende serviceaftale samt option på indkøb af RFID gates til op til yderligere 6 betjeningssteder, inden for en periode af 6 måneder efter indgåelse af aftale. Det samlede materiale for konkurrenceudsættelse består af følgende bestanddele: Nærværende vilkår for konkurrenceudsættelse. o Bilag I vedrørende tro- og loveerklæring, se afsnit 2.1. Kontraktudkast med tilhørende bilag. 1.1 Kontaktoplysninger Kontaktpersonen hos Det Kongelige bibliotek er: Specialkonsulent Ole Holm udbudrfidgates@kb.dk Telefon: Tilbudsbesvarelse Tilbudsgiver bør disponere tilbuddet således, at alle oplysninger kommer med i tilbuddet herunder Underskrevet tilbud med angivelse af eventuelle forbehold. Udfyldt tro- og loveerklæring som krævet i afsnit 2.1. Dokumentation i henhold til afsnit 2.2 Pris og redegørelse i henhold til afsnit Opgavebeskrivelse Opgaven omfatter levering og opsætning af RFID gates til opstilling på 5 af Københavns Universitetsbiblioteks betjeningssteder: Det Humanistiske Fakultetsbibliotek, Njalsgade 112 Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek, Gothersgade 140 2

3 KUB NORD, Nørre Alle 49 KUB Frederiksberg, Dyrlægevej 10 Det Kongelige Bibliotek, Søren Kierkegaards Plads 1 Der vedlægges tegninger af de områder på de 5 biblioteker, hvor RFID gates skal opstilles. Det bemærkes, at der ikke tidligere har været opstillet RFID gates på KUB Frederiksberg pga. de udfordringer, der er i udformningen af indgangspartiet. Kravspecifikation til funktionalitet er vedlagt. Herudover ønskes tilbud på en serviceaftale for RFID gates, se under afsnit 3, samt som option tilbud på fast stykpris på RFID gate i 6 måneder efter aftale indgåelse. 1.4 Tidsplan for konkurrenceudsættelsen Annoncering (udbud.dk) 31. oktober 2016 Besigtigelse af betjeningssteder, hvor RFID gates til udlån skal opstilles (frivilligt tilmelding senest 4. november 2016), se afsnit november 2016 Sidste frist for spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger. 16. november 2016 Udsendelse af svar på spørgsmål og eventuelle supplerende oplysninger til materialet. 28. november 2016 Frist for afgivelse af tilbud. 6. december 2016 kl Forventet tidspunkt for udsendelse af accept/afslag til tilbudsgiverne. 14. december 2016 Forventet tidspunkt for indkaldelse til kontraktmøde med den valgte tilbudsgiver. 19. december 2016 Forventet tidspunkt for indgåelse af endelig kontrakt. Uge Levering og opsætning af RFID gates. Uge

4 2 Minimumskrav til indholdet af tilbuddet Tilbudsgivers tilbud skal som minimum indeholde: 2.1 Udfyldt erklæring i bilag I til Vilkår for konkurrenceudsættelse, som dokumenterer, at tilbudsgiveren har afgivet: (1) Erklæring på tro og love om, hvorvidt leverandøren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter samt betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, eller i Danmark, jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997. (2) Dokumentation for at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 stk. 1 og 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts (3) Erklæring om, at tilbudsgiver har taget hensyn til de forpligtigelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. artikel 27, stk. 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: (4) Fremlæggelse af virksomhedens balance herunder egenkapital eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret. (5) Erklæring om leverandørs generelle omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår leverandør blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. 2.3 Minimumskrav til tilbudsgivernes egnethed Tilbudsgivere skal indsende samtlige oplysninger og dokumentation som fremgår af afsnit 2.1 og 2.2 ovenfor samt opfylde de oplistede mindstekrav, som fremgår af skema A neden for, for at være egnede tilbudsgivere i denne konkurrenceudsættelse. Tilbudsgivere, der glemmer at indsende oplysninger og dokumentation, som det fremgår af afsnit 2.1 og 2.2 ovenfor og/eller ikke opfylder alle mindstekravene i skemaet nedenfor, er ikke egnede og vil ikke blive bedømt efter tildelingskriterierne i afsnit 3. 4

5 Skema A: Henvisning til dokumentationskrav i afsnit 2.1 og 2.2 ovenfor Udvælgelseskriterier Mindstekrav Ad) 4 Soliditetsgrad Soliditetsgrad på min. 5 % Ad) 5 Omsætning Omsætning (generelt) på min. 15 mio. kr. samlet over de seneste 3 regnskabsår. 3 Kontrakttildeling Opgaven tildeles til den tilbudsgiver, som har afgivet det samlet set "økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af følgende tildelingskriterium: Bedste forhold mellem pris og kvalitet I vurderingen vil der blive lagt vægt på følgende underkriterier: 1. Pris på levering og opsætning af RFID gates, 40 % 2. Opfyldelse af kvalitetskrav og ønsker i henhold til kravspecifikation, 30 % 3. Pris og indhold i servicekontrakt 30 % Ad 1) Pris, delvægtning 40 %: Tilbudsgiver skal afgive en samlet fast pris på opsætning af RFID gates på de 6 betjeningssteder. Prisen skal inkludere alle leverings- og opsætningsudgifter, herunder udgifter forbundet med lokale etableringsforhold, samt udgifter til drift, vedligehold og systemintegration. Som option skal der herudover afgives fast stykpris på opsætning af RFID gates på op til yderligere 6 betjeningssteder, gældende i 6 (seks) måneder fra dato for aftaleindgåelse. Prisen skal afgives i DKK ekskl. moms. Ad 2) Opfyldelse af kvalitetskrav og ønsker i henhold til kravspecifikation, 30 %: Tilbudsgiver skal godtgøre hvordan RFID gates lever op til den vedlagte kravspecifikation og til enhver tid lever op til den udvikling, der er inden for området, samt beskrive sin 5

6 udviklingsvision for RFID gates som kontrolforanstaltning i biblioteket. Tilbudsgiver skal oplyse, hvordan man vil inddrage Det Kongelige Bibliotek i sine udviklingsplaner for RFID gates. Ad 3) Pris og indhold i servicekontrakt, 30 %: Tilbudsgiver skal vedlægge udkast til servicekontrakt, der skal indeholde følgende 10 punkter: 1. Aftale om svartider på almindelige sager 2. Aftale om svartider på kritiske sager 3. Aftale om eskalering af sager 4. Aftale om Man-On-Site 5. Procedure ved nedbrud 6. Aftale om erstatningsudstyr. Hvad? Hvornår? Hvad udløser erstatningsudstyr? 7. Aftale om løbende evalueringsmøder 8. Aftale om opgraderingsplan 9. Dokumentation for udviklingsplaner 10. Dokumentation for procedurer 4 Afgivelse og aflevering af tilbud 4.1 Frivillig besigtigelse Tilbudsgiver har mulighed for forud for afgivelse af tilbud at besigtige bygningerne/opgaven på de under pkt. 1.3 angivne adresser. Besigtigelsen sker den 7. november 2016 og deltagelse kan aftales med Ole Holm på udbudrfidgates@kb.dk, tilmelding senest den 4. november Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til nærværende konkurrenceudsættelse og anmodning om supplerende oplysninger skal være Det Kongelige Bibliotek i hænde senest den 16. november Henvendelser, der modtages efter denne frist, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal rettes til specialkonsulent Ole Holm og sendes på mail til udbudrfidgates@kb.dk. Senest den 23. november 2016 udsender Det Kongelige Bibliotek en besvarelse af spørgsmål og eventuelt supplerende materiale til tilbudsgiverne. 6

7 4.1 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal være Det Kongelige Bibliotek i hænde senest den 6. december 2016 kl på udbudrfidgates@kb.dk mærkes i emnefeltet Tilbud RFID gates. 4.2 Acceptfrist for tilbud Tilbud skal være gældende for accept i en periode på 30 dage fra tilbudsfristen. 4.3 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk. 5 Øvrige vilkår 5.1 Annullation Det Kongelige Bibliotek forbeholder sig ret til at annullere konkurrenceudsættelsen. 5.2 Ændringer i udbudsmaterialet Det Kongelige Bibliotek forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i nærværende materiale til konkurrenceudsættelse ved udsendelse af et tillæg til materialet inden tilbudsfristens udløb. Det Kongelige Bibliotek kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 5.3 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i konkurrenceudsættelsen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i konkurrenceudsættelsen, er Det Kongelige Bibliotek uvedkommende. 5.4 Ejendomsret til udbudsmaterialet Det Kongelige Bibliotek har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til materialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med konkurrenceudsættelsen. Tilbuddene vil blive behandlet fortroligt. 7

8 6 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer mv. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) Skattecenter København Sluseholmen 8B 2450 København SV Telefon: Telefax: adresse: skat@skat.dk Internetadresse: 2) Miljøstyrelsen Strandgade København K Telefon: Telefax: adresse: mst@mst.dk Internetadresse: 3) Arbejdstilsynet 2100 København Ø Telefon: Telefax: adresse: at@at.dk Internetadresse: 8