Fremtidig indkøbs- og udbudsstrategi?

Transkript

1 Fremtidig indkøbs- og udbudsstrategi?

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 Det vil blive et strategisk resultatmål for Driftsdivisionen i 2010 at lave en plan, der forholder sig til indkøbsanalysens anbefalinger

12 Kontrakter - grundlag, materiale og daglig praksis

13 Kontraktgrundlag Betegnelse BUT Bestemmelser om udbud og tilbud FB Fælles betingelser SAB Særlige arbejdsbeskrivelser TAG Tilbuds- og afregningsgrundlag TBL - Tilbudslister Indhold BUT indeholder bl.a. bestemmelser om egnethedsbedømmelse og tildeling samt oplæg til partneringsaftale. FB er ens for alle entrepriser og er baseret på AB 92. SAB er baserede på Vejdirektoratets driftsstrategier og indeholder elementbeskrivelser på både udførelses- og tilstandskrav Hvad er det VD vil have pris på, hvad skal være indeholdt i prisen og på hvilket niveau (udførelse- eller tilstandskrav). Mængder fordelt pr. vejnr., timer, skøn m.m.

14 Kontraktgrundlag Hvordan er kontrakterne bygget op Skema fra Vdvejdrift om udbudsmaterialet Roadbase, mængder, kortgrundlag, strækningsoversigt, spærretider TBL mængder, noget bestilles som regningsarbejder noget som en beskrevet post i TBL

15 Daglig praksis Hvordan køber vi ind f.eks. Dec når budgettet kendes udarbejder entreprenøren en arb.plan Indrapporteringer via vejtilsyn entreprisestyrer/-leder sætter job i gang og styrer økonomien via SAP Der ordres via Jobmanager vis eksempler På udførelseskrav, tilstandsjob, puljejob, pedeljob, via servicemedarbejdere - hvad gør entrepriselederen

16 Kontrakpraksis- og modeller i vejdrift (2.1 Udførelses- og afregningsformer) Nordisk workshop den november 2009

17 Udførelses- og afregningsformer

18 Udførelsesformer (kravtyper) Udførelseskrav Tilstandskrav Funktionskrav

19 Nuværende almen drift entrepriser Entreprise VØ VMV VSD VSJ VH VN Renhold Udførelseskrav Tilstandskrav Brønde og ledninger Grøfter og rabatter Skilte Autoværn Beplantning Græsslåning Sideanlæg

20 Udførelses og tilstandskrav Et udførelses- eller et tilstandskrav til et element er en faglig oversættelse af den tilstand elementet skal være i for at bidrage til, at (del-) opfylde et eller flere af de (overordnede) strategiske mål: Trafiksikkerhed Vejkapital Service og æstetik (fremkommelighed, trafikanttilfredshed, mv.) Endvidere er der i en række af partnering aftalerne Formuleret strategiske mål om Arbejdsmiljø/sikkerhed og Miljø. Disse kan også indgå i et funktionskrav

21 SAB tilstands- og udførelseskrav. Element: R18 Befæstet yderrabat langs autoværn Element: Yderrabat er det belagte færdselsfrie areal uden for yderste færdselsareal. Her langs med autoværn, der kan stå langs kanten af arealet eller midt i arealet. Yderste færdselsareal kan være kørebane, cykelsti eller fortov. Belagt yderrabat kan have overflader af asfalt, belægningssten, brosten/chaussésten og løs belægning Forekommer på alle vejtyper (Motorvej, Motortrafikvej og Hovedlandevej). På motorvej især mellem kørebane og støjskærm. Kategori Mindre affald Større affald Stort affald Problemaffald Omfang Spredt Begrænset Intet Intet Udførelseskrav Hvor autoværn står i arealet skal der fejes/suges på begge sider af og under autoværnet og 30 cm ud over belægningskant. Der fejes/suges typisk 2 gange årligt inden/op til hhv. 15/4 og 31/10 Tilstandskrav Befæstet yderrabat langs autoværn skal i hele entrepriseperioden overholde følgende kvalitetsniveau: Stort affald og problem affald må ikke forekomme og skal fjernes omgående efter at entreprenøren har konstateret affaldet eller har fået besked derom.

22 Funktionskrav eksempel: afvanding af sidearealer

23 Funktionskrav - forudsætninger Krav til VD styring/ ressourcer Krav til VD kompetencer Funktions krav? Servicearbejde Tilstands krav Udførelses krav Lavt Krav til tillidsniveau Højt

24 Funktionskrav - udfordringer Skal de være målbare i det løbende samarbejde? (eller skal entreprenøren fx aflevere en rapport om vejens tilstand, fx hvert kvartal?) Skal der være underliggende tilstandskrav eller udførelseskrav, som skal opfyldes?

25 Funktionskrav - udfordringer Hvor stor er reduktionen i VDs entreprisestyring og KS indsats ift. en større usikkerhed om opretholdelse af trafiksikkerhed, vejkapital og service/æstetik? Kan den fornødne tillid sikres?

26 Udførelses- og afregningsformer

27 Afregningsformer Afregningsform Eksempel Bemærkninger Fast pris pa. uden mængderegulering/ Renhold på strækninger i et vejcenterområde. Forudsætter fastlæggelse af opmåling (fraset ændringer i fx vejnettet, som følge af nye veje). Ved udførelseskrav fastlægger VD frekvenser og entydige krav. ved tilstandskrav vælger entreprenøren frekvenser. Faste enhedspriser på enhedsydelser med variable mængder iht. ordring fra VD Entreprise 04 skilte enhedspriser pr. skiltetype, mv. Faste enhedspriser på enhedsydelser med variable mængder uden ordring fra VD, fx via pedelkonto Regningsarbejder iht. ordring fra VD opgørelse iht. TBL poster på timesatser og materiel pr. tidsenhed Regningsarbejder uden ordring fra VD, fx via pedelkonto opgørelse iht. TBL poster på timesatser og materiel pr. tidsenhed Åbne regnskaber regningsarbejde på hele entreprisen Åbne regnskaber regningsarbejde på hele entreprisen med targetpris og risikodeling Pedelkonto er maksimeret til et beløb pr. måned Uplanlagte arbejder, hvortil der ikke findes enhedspris i TBL Pedelkonto er maksimeret til et beløb pr. måned Ø3 og (efter ) VH 01 Se næste dias Brug af pedelkonto fungerer kun i et tillidsbaseret samarbejde Brug af pedelkonto fungerer kun i et tillidsbaseret samarbejde. Med stram økonomistyring og økonomisk incitament

28 Ny afregningsmodel targetpris med risikodeling Nuværende entrepriseform med faste enhedspriser Tilbuds pris Entrepriseform med targetpris og optimeret TBL Risikotillæg Basis tilbudskalkulation u. risikotillæg og med ønsket DB Risiko: O targetpris Gevinst: O targetpris Tilbudspris = Basistilbudskalkulation på kostpris (O) med fastsat DB (fx 15 %) (kostprisen er entreprenørens direkte udgifter til løn, materiel, forbrugsgods og materialer samt entrepriseadministration og styring) Forudsætninger

29 Forudsætninger Højt niveau af gensidig tillid VD tager en maksimeret risiko for at kostprisen bliver højere end targetprisen Es dækningsbidrag øges ved O Targetpris Es dækningsbidrag falder (i %) ved O Targetpris Økonomi skal følges tæt; fx månedligt

30 Hvad kan der opnås? Es tilbud på targetprisen er uden sædvanligt risikotillæg = lavere priser

31 Kontraktpraksis- og modeller - bygherrens og entreprenørens pligter krav til entreprenørens organisation (2.2) Nordisk workshop den november 2009

32 Bygherrens pligter Sikre samfundet value for money ved: - at prioritere opgaverne iht. de politiske målsætninger - sikre at opgaverne gennemføres effektivt uden unødigt spild - Vælge de bedste entreprenører gennem udbud Sikre og opretholde det gode samarbejde

33 Bygherrens pligter Myndighedsopgaver (vejmyndighed) Opnå forståelse hos politikere og befolkning for det hensigtsmæssige i at bevare samfundskapitalen i vejnettet

34 Bygherrens risici ifm. entreprisernes gennemførelse Manglende kvalitet i udførelsen og eller forsinkelser; evt. med reduceret trafiksikkerhed og/eller reduceret fremkommelighed til følge Uenigheder, som bliver til konflikter Entreprenørens konkurs

35 Entreprenørernes pligter Udføre entreprisen til aftalt kvalitet og tider Samarbejde med bygherre og andre entreprenører Hvis tilstandskrav, så 24 timer i døgnet 365 dage om året Dokumentation af udført arbejde og kvalitet

36 Tilstandskrav entreprenørens risici? For arbejder på tilstandskrav har entreprenøren i hele entrepriseperioden det fulde ansvar for, at de omfattede områder af arbejdet til enhver tid er i en brugsmæssig og trafiksikkerhedsmæssig forsvarlig stand, jf. SAB. Dette gælder også i perioder, hvor der ikke udføres egentligt arbejde.

37 Entreprenørens risici Regnefejl ved tilbudsgivningen Usikkerhed på kalkulation af TBL poster Uforudseelige udgifter, fx pga. af fejlfortolkningh af udbudsmaterialet Uforudseelig bygherreøkonomi kort planlægningshorisont Manglende egne kompetencer og ressourcer Bod for manglende kvalitet og tidsfristoverskridelser Uenigheder, som bliver til konflikter Evt. underentreprenørs konkurs

38 Krav til entreprenørens organisation Udvælgelsen Tildelingen Fælles betingelser

39 Krav til entreprenørens organisation - udvælgelsen Entreprenøren skal bevise deres tekniske formåen og faglige dygtighed ved fremlæggelse af oplysning om: Ressourcer: Antal ansatte i alt samt antal ansatte inden for det opgaveområde entreprisen vedrører. Antal ansatte teknikere og ledere inden for det opgaveområde entreprisen vedrører. Antal øvrige medarbejdere inden for det opgaveområde entreprisen vedrører. Relevante maskiner og materiel som entreprenøren kan disponere over til brug for entreprisens udførelse. Erfaring: Referencer for mindst 3 arbejdsopgaver, som entreprenøren har gennemført inden for de seneste tre år inden for de arbejdsopgaver entreprisen vedrører. Ved egnethedsbedømmelsen vil der blive lagt vægt på, at entreprenøren råder over et antal ansatte, som i alle arbejdssituationer tilsikrer at arbejderne kan udføres uden mangel på personaleressourcer og kompetencer. Der vil ligeledes blive lagt vægt på, at entreprenøren har referencer som i størrelse og art modsvarer de arbejdsopgaver, som entreprisen vedrører.

40 Krav til entreprenørens organisation - tildelingen Organisation og bemanding på entreprisen Tilbuddet skal indeholde entreprenørs kommentarer til og evt. forslag til ændringer i den samarbejdsorganisation, der er vist i udkast til partneringaftalen, bilag BUT-3. Tilbuddet skal indeholde entreprenørs bemanding på grundlag af skema i underbilag BUT-3.1. Desuden skal tilbuddet indeholde CV på mindst følgende nøglepersoner: formænd for de vigtigste faglige områder entrepriseleder(-e) ledelsesrepræsentant i entreprisens styregruppe Et CV skal minimum indeholde: grunduddannelse relevante efter/videreuddannelser tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner relevante funktioner og udførte opgaver eventuelle ledelsesopgaver alder

41 Krav til entreprenørens organisation tildelingen. Ved bedømmelsen lægges vægt på at entreprenør tilbyder en organisation, som er tilpasset entreprisens art og størrelse og som matcher Vejdirektoratets bemanding, jf. underbilag BUT-3.1 at der tilbydes en bemanding, som på ledelsesmæssige, alle faglige og personlige kompetencer kan sikre en korrekt og optimal gennemførelse af entreprisen at der beskrives og tilbydes aktiviteter, som sikrer det samlede teams funktion og kompetencer

42 Krav til entreprenørens organisation Fælles betingelser Entreprenøren skal jf. AB 20, stk. 1 efter Vejdirektoratets anvisninger koordinere sit arbejde med øvrige entreprenører på strækningen eller sideanlægget, således at trafikken udsættes for færrest mulige gener. Entreprenøren skal herunder kunne arbejde bag anden entreprenørs arbejdspladsafmærkning og tillade fremmed entreprenør at arbejde bag sin arbejdspladsafmærkning. Entreprenøren skal ved udarbejdelse af plan for sikkerhed og sundhed tage højde for dette.

43 Krav til entreprenørens organisation Fælles betingelser Entreprenøren skal i dialog med Vejdirektoratet løbende tilpasse omfang og metoder således at årets budget for den samlede arbejdsopgave overholdes, samtidig med at Vejdirektoratets strategiske mål følges bedst muligt. Årets budget må ikke overskrides.

44 Krav til entreprenørens organisation Fælles betingelser Entreprenøren skal lede entreprisen ved en dansktalende entrepriseleder, der har en relevant faglig uddannelse og erfaring, og som er fortrolig med og fuldt kvalificeret til arbejdet. Entrepriselederen skal kunne tilkaldes med maksimalt én times varsel i arbejdstiden. Entreprenøren skal sikre, at alle medarbejdere evt. ved hjælp af tolk kan modtage instruktioner og anvisninger på dansk vedrørende arbejdernes udførelse. Entrepriselederen skal til arbejdets gennemførelse have det nødvendige antal kvalificerede formænd og medarbejdere til rådighed. Formænd skal kunne tale dansk. Entreprenøren skal overfor Vejdirektoratet dokumentere formænds og medarbejderes kvalifikationer, bl.a. ved erfaring, uddannelse og kursuscertifikater. Entreprenøren skal sikre, at medarbejdernes kvalifikationer herunder nødvendigt kendskab til Vejregler mv. løbende vedligeholdes, fx ved fremlæggelse af en kursusplan og dokumentation for, at den følges.

45 Krav til entreprenørens organisation Fælles betingelser Udskiftning af nøglepersoner (arbejdsledere, entrepriseleder) kan kun ske til en medarbejder med mindst samme kompetencer og skal godkendes af Vejdirektoratet. Ved udskiftning af personale skal entreprenøren gennemføre foranstaltninger for at sikre, at tilkommende personale instrueres grundigt iht. ovenstående.

46 Krav til entreprenørens organisation Fælles betingelser Entreprenøren skal gennemføre arbejdet under størst mulig hensyntagen til trafikken og vejens naboer, og er under arbejdets udførelse ansvarlig for at trafikken kan passere arbejdsstedet farefrit.

47 Kontrakpraksis- og modeller i vejdrift (2.3. Tildeling Udbud 2008) Nordisk workshop den november 2009

48 Udbud 2008 organisering og VD proces Beslutningsgrundlag godkendt i august 2007 Drejebog med tidsplan Workshops med inddragelse af entreprisemedarbejdere i vejcentrene (40-50 personer på døgnworkshops) Løbende bestræbelser på konsensus

49 Udbud 2008 Klagesager er ikke vist

50 Udbud entrepriseformen Der blev gennemført en spørgeskemaundersøgelse internt og blandt entreprenører. Der var meget forskellige holdninger til: Hvilke arbejder, som bør udbydes i fagentrepriser Hvilke arbejder, som kan udbydes fælles for flere vejcentre Entrepriseopdeling på motorveje/andre veje Brug af udførelses - eller tilstandskrav; dog flest markeringer på udførelseskrav Der var: Stort flertal for brug af offentligt udbud Stor grad af enighed om at partnering (tilpasset) skal fortsætte

51 Valgt entrepriseform udbud Renhold på strækninger 2. Grøfter og rabatter 3. Brønde og ledninger 4. Skilte 5. Autoværn 6. Beplantninger på strækninger 7. Græsslåning 8. Sideanlæg

52 Udbudsformen Det valgtes at anvende samtidige, offentlige udbud for alle 52 entrepriser i de 6 vejcentre. Herved blev følgende opnået: De bydende kunne selv bestemme, hvor mange entrepriser de ville byde på De bydende, som bød på flere entrepriser, kunne afgive rabatter ved samlet tildeling

53 Offentlige udbud - proces 1. Skal nogen udelukkes, fx pga. manglende oplysninger/formalia 2. Egnethed (økonomisk og teknisk formåen) 3. Konditionsmæssighed (er der væsentlige forbehold eller forbehold, som ikke kan prissættes 4. Tilbudsbedømmelsen

54 Antal bud Antal bydende Entreprise VØ VMV VSD VSJ VH VN 1.1 Renhold, motorveje Renhold, øvrige veje Brønde og ledninger, motorveje Brønde og ledninger, øvrige veje Grøfter og rabatter, motor veje Grøfter og rabatter, øvrige veje 2 4 Skilte Autoværn Beplantning, motorveje Beplantning, øvrige veje Græsslåning. motorveje Græsslåning, øvrige veje Sideanlæg, motorveje Sideanlæg, øvrige veje 3

55 Tildelingen Tildeling foregik efter økonomisk mest fordelagtige bud for Vejdirektoratet på landsplan; dvs. andre underkriterier end prisen indgik i tildelingsmodellen. Der blev valgt en model, hvor opfyldelsen af de kvalitative underkriterier blev vurderet som tillæg til tilbudsprisen; dvs. de gode tilbud fik intet eller mindre tillæg og de tilbud, hvor underkriteriet ikke eller kun i mindre grad var opfyldt, fik større tillæg til tilbudsprisen.

56 Tilbudsbedømmelsen Ved bedømmelsen af tilbuddene anvendes en tillægsprismetode, hvor der beregnes en sammenligningspris, som er summen af følgende tre elementer: Tilbudssum i henhold til Tilbudslistens forside Kapitalisering af evt. forbehold Tillægspriser for reduceret kvalitetsopfyldelse Metoden indebærer, at vurdering af tilbud på kombinationer af flere entrepriser kan lægges sammen direkte ved sammenligningspriserne.

57 Prisvægte Tillægspriser for de valgte underkriterier fastlægges som: P f x (10 k) hvor k er karakteren (i en 11 punkts karakterskala med minimum 0 og maksimum 10) og Pf er prisvægten i 1000 kr. Prisvægten udtrykker - ganget med maksimumkarakteren - hvor meget VD er villig til at betale for fuld opfyldelse af det pågældende underkriterium.

58 Underkriterier For hvert underkriterium var det angivet, hvad entreprenøren skulle aflevere af oplysninger og hvad der ville blive lagt vægt ved karaktergivningen

59 Underkriterier Hvert vejcenter valgte hvilke underkriterier, som skulle medtages i den enkelte entreprise og vægtningen af disse Der var i alt 8 underkriterier, hvoraf 3 skulle medtages i alle entrepriser

60 Underkriterier Underkriterium Pris-vægt i 1000 kr. 1 Forslag til fremme af Vejdirektoratets værdigrundlag og af Vejdirektoratets målsætninger 2 Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af Lean 3 Forslag til procesoptimeringer, herunder afregning efter tilstandskrav i stedet for udførelseskrav 4 Brug af åbne regnskaber, betaling i regning og incitamenter 5 Tilbud på flere entrepriser i et vejcenter ud fra Vejdirektoratets præferencer 6 Organisation og bemanding på entreprisen 7 Oplæg til styring af kvalitet og miljø i entreprisen 8 Oplæg til styring af arbejdssikkerhed i entreprisen 9 Tilbud på tilstandskrav Sum

61 Underkriterier - eksempel entreprise VH 01 Underkriterium 1 Forslag til fremme af Vejdirektoratets værdigrundlag og af Vejdirektoratets målsætninger Pris-vægt i 1000 kr. 22,5 2 Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af Lean 30 3 Forslag til procesoptimeringer, herunder afregning efter tilstandskrav i stedet for udførelseskrav 4 Brug af åbne regnskaber, betaling i regning og incitamenter 5 Tilbud på flere entrepriser i et vejcenter ud fra Vejdirektoratets præferencer 6 Organisation og bemanding på entreprisen Oplæg til styring af kvalitet og miljø i entreprisen 45 8 Oplæg til styring af arbejdssikkerhed i entreprisen 52,5 9 Tilbud på tilstandskrav 180 Sum 450

62 Tildelingsmodellen - eksempel Et tilbud, som får 10 på alle underkriterier for tillægspris = 0 kr. Et tilbud, som får karakter 0 på alle underkriterier får en tillægspris på 4½ mio. DKK (10 x DKK).

63 Resultatet på VH-01 Underkriterium Prisvægt Karakter NCC Karakter Hededanmark Priser NCC Priser Hededanmark VD værdier/mål 22, Partnering Org. og bemanding KS og miljø Arbejds-sikkerhed 52, Tilstandskrav Sum Tilbudspris Sammenligningsomkostning

64 Udbud 2008 Tildeling priser VØ VMV VSD VSJ VH VN Summer Sum Rabat 6 % 11½ % 9½ % Rabat I alt

65 Erfaringer fra udbud i 2008 Udbudsprocessen og samarbejdsprocessen har fremadrettet betydning for en fælles kultur og videndeling ifm. udbud og entreprisestyring. Udbudsprocessen i VD er i højere grad end tidligere sket med inddragelse af hele organisationen. Udbudsprocessen har været omfattende og ressourcekrævende.

66 Erfaringer Udbud i 2008 af almen vejdrift foreløbige konklusioner fra erfa-notat: Entrepriseopdelingen med otte fagentrepriser i hvert vejcenter indebærer en faglig opdeling og grænseflader, som kan reducere helhedstænkning og løsninger. Der opnåedes tilbudspriser, som overholdt bygherreoverslagene Der blev afgivet tilbud, som kan danne et udviklende fundament for det fremtidige partnering samarbejde Der er høstet en række erfaringer bla. ifm. de gennemførte klagesager som vil indgå i fremtidige udbud

67 Erfaringer og forbedringsmuligheder Anbefalinger fra Erfa-notat fra Udbud 2008: Det anbefales, at udbud tidsmæssigt forskydes, således at der i ét år gennemføres udbud i 2 vejcentre, som ligger geografisk fra hinanden Erfaringer fra bla. klagesagerne i udbud 2008 skal indarbejdes i et revideret paradigma til BUT og FB. Samtidig bør bestræbelserne for at gøre udbudsgrundlaget tilgængeligt for mindre entreprenører, øges Det bør overvejes, at samle afspærring i én fagentreprise (i hvert vejcenter)

68 Erfaringer og forbedringsmuligheder Anbefalinger fra Erfa-notat fra Udbud 2008: Partnering bør fortsat været det bærende element i samarbejdet og grundlaget skal fortsat tilpasses entreprisernes art og størrelse Der bør fortsat være høj fokus på at få etableret sikre fysiske mængder, således at dette arbejde er afsluttet til kommende udbud Der bør sikres et fælles grundlag mellem vejcentrene for vurdering og fastsættelse af variable mængder i tilbudslisterne i relation til de fysiske forskelle på vejnettet, trafikarbejdet, klimaforhold, mv. i de enkelte vejcentre