Best Practice for rejseadministration i staten. Vejledning fra bestilling til betaling

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Best Practice for rejseadministration i staten. Vejledning fra bestilling til betaling"

Transkript

1 Best Practice for rejseadministration i staten Vejledning fra bestilling til betaling Oktober 2013

2 Side 2 af 23 Formål På baggrund af en analyse af arbejdsgange og processer omkring rejseadministration i staten og de indspark, der kom fra institutionerne har Moderniseringsstyrelsen udarbejdet denne vejledning, der beskriver den samlede proces fra rejsen er bestilt over selve rejseafregningen til betaling af udgifter. Vejledningen understøtter et fælles rejse- og udlægshåndteringssystem (RejsUd) i staten. Denne vejledning har til hensigt at beskrive de generelle anbefalinger for rejseadministration. Nogle institutioner vil derfor opleve, at vejledningen ikke dækker deres behov fuldstændigt, da enkelte procestrin med fordel vil kunne laves anderledes i nogle institutioner. Vejledningen forsøger at tage højde for de mest gængse udfordringer og ændringer i anbefalingerne for best practice enten i appendikset eller løbende, alt efter hvor store processuelle ændringer det medfører. Vejledningen beskriver således hvordan rejse- og udlægshåndtering i staten bør tilrettelægges. Målgruppe Vejledningen er henvendt til de medarbejdere, der arbejder med rejseadministration og medarbejdere, som er ansvarlige for at tilrettelægge forretningsgangene ved implementeringen af et fælles statsligt rejseafregningssystem i institutionerne. Ligesom den med fordel kan benyttes af medarbejdere, der arbejder med digitalisering af arbejdsgangene i forbindelse med fx rejseafregning.

3 Indholdsfortegnelse Side 3 af 23 Formål... 2 Målgruppe... 2 Baggrund... 4 Hvorfor har vi et fælles statsligt rejseafregningssystem?... 4 Fastsættelse af mål, som man vil opnå... 5 Sådan læses vejledningen... 5 Arbejdsgange i administrationen af rejser og udgifter... 5 Vejledningens faser... 6 Forhåndsgodkendelse og bestilling af rejse... 6 Afregning af rejser og tjenesteudgifter:... 7 Sådan læses procesbeskrivelserne... 7 Roller i dagligdagens rejseadministration... 7 Ensartede administrationsprocesser i Staten... 8 Afregningsmetode... 9 Anbefalinger for best practice for rejsehåndtering Bestilling af rejsen Forbehold og opmærksomhedspunkter Samlet rejseafregning af rejsens udgifter, udlæg etc Forbehold og opmærksomhedspunkter Procesbeskrivelse samlet rejseafregning Udgiftshåndtering i rejseafregningssystemet Forbehold og opmærksomhedspunkter Procesbeskrivelse Godkendelse af en rejseafregning Forbehold og opmærksomhedspunkter Procesbeskrivelse Bogføring af en rejseafregning i Navision Stat Forbehold og opmærksomhedspunkter Procesbeskrivelse Betaling af rejseudgifter i Navision Stat Forbehold og opmærksomhedspunkter Procesbeskrivelse Appendiks 1 - Fejlhåndtering i RejsUd og Navision Opmærksomhedspunkter Tilføjelses-fejl Omposterings-fejl Appendiks 2 - Kreditoroprettelse i RejsUd og Navision Opmærksomhedspunkter Hvem gør hvad? Hvordan opretter man nye medarbejdere?... 23

4 Baggrund Side 4 af 23 Hvorfor har vi et fælles statsligt rejseafregningssystem? En standardisering af den fragmenterede rejseadministration giver mere hensigtsmæssige processer for administration af rejser. Den statslige rejseadministration skal fremtidssikres ved at skabe de mest hensigtsmæssige processer og arbejdsgange for såvel de rejsende som de administrative medarbejdere i statens institutioner. Digitaliseringen af rejseadministrationen giver en række effektiviseringsgevinster: Mere brugervenlige arbejdsprocesser, hvor det bliver nemmere for den rejsende at håndtere rejser og udlæg og for regnskabsmedarbejderen at administrere de mange rejseafregninger i staten. En enstrenget tilgang til håndteringen af rejserelaterede spørgsmål, hvor en fragmenteret og uensartet administration af rejser i staten undgås. En sammentænkning af processerne for rejseadministration med bestilling, afregningshåndtering, bogføring og betaling giver en bedre sammenhæng mellem systemerne og virkeligheden i institutionerne Institutionerne opnår en række fordele ved at tilrette institutionens egne processer og arbejdsgange efter best practice : En god organisering og mere effektive arbejdsgange for rejseadministration Sikrer en enstrenget tilgang til administration af rejser og udlæg i institutionen Understøtter en fælles fortolkning af den statslige rejsepolitik Minimerer mængden af dobbeltarbejde og anvendte ressourcer Reducerer tiden for at rejseadministration både for den rejsende og de administrative medarbejdere Institutionernes forretningsgange kan variere afhængig af forhold som mængden af rejser og rejsernes art. Som i enhver generel anbefaling kan det dermed være nødvendigt at korrigere og ændre på enkelte procestrin defineret i best practice med henblik på at opnå den optimale arbejdsgang for institutionen.

5 I forbindelse med implementeringen af best practice for rejseadministration og kan det være hensigtsmæssigt at opdatere institutionens regnskabsinstruks således, at den indeholder de ændrede mål og processer. Institutionen bør desforuden overveje, om det kan være en fordel at justere organisering, kontoplan og diverse procedurer fx godkendelsesproceduren. Side 5 af 23 Fastsættelse af mål, som man vil opnå Ved implementering af best practice er det vigtigt, at der i institutionerne opstilles klare mål for rejseadministration samt at der løbende følges op på, at målene bliver nået. Målsætningerne for rejseadministration ved indførelsen af et fælles statsligt rejseafregningssystem kan være at: Reducere procesomkostningerne ved at minimere antallet af processer Fremme brugen af kreditkort Sikre overholdelse af regnskabsinstrukser, rejsepolitikker mv. Sikre rigtige rejseafregninger Undgå morarenter og gebyrer ved at optimere godkendelsesprocessen Hjælpe medarbejderne og ledelse med at skabe overblik over egne og organisationens rejseaktiviteter og omkostninger Sådan læses vejledningen Vejledningen består først af et overordnet fasediagram, der beskriver forløbet i best practice, og efterfølgende en række procesdiagrammer, som beskriver de enkelte faser trin for trin. Under hvert procesdiagram følger en uddybende tekst, som nærmere beskriver hvad, der sker i hvert trin i den enkelte fase, under en række givne omstændigheder. Sidst i denne vejledning findes en række anbefalinger i de tilfælde, hvor forudsætningerne i best practice ikke kan overholdes. Arbejdsgange i administrationen af rejser og udgifter Fasediagrammet er opdelt i to overordnede processer som kan håndteres, hver for sig eller samlet. Forhåndsgodkendelse og bestilling af rejse (de mørkeblå) og afregning af rejser og tjenesteudgifter (de lyseblå): Forhåndsgodkendelse og bestilling af rejse: Afholdelse af tjenesterejser over 24 timer omfatter typisk forhåndsgodkendelse af selve rejseafholdelsen og de

6 forventede udgifter, inden køb af rejsen gennemføres. Ligeledes kan større udlæg kræve forhåndsgodkendelse. Forhåndsgodkendelsen af både rejser og udlæg kan registreres elektronisk, men kan også ske via mere uformelle kanaler, fx mundtlig godkendelse eller pr. mail. Når en rejse er forhåndsgodkendt, bestilles rejsen, som hovedregel via Statens rejsebureau. Side 6 af 23 Afregning af rejser og tjenesteudgifter: Ved rejseafholdelse skal den rejsende lave en rejseafregning, hvilket indebærer registrering, kontering og dokumentation af diverse udlæg, befordring og andre udgifter afholdt under rejsen, samt registrering af diæter. Ligeledes skal en medarbejder kunne lave en udgiftsafregning for øvrige udgifter, eller for udgifter der er afholdt i forbindelse med en rejser under 24 timer. Det kan fx være udgifter til fx mødeforplejning, befordring, eller repræsentation. For både udgifts- og rejseafregninger gælder, at afregningerne skal kontrolleres og/eller godkendes inden afregningen sendes til bogføring og betaling i Navision. Vejledningens faser De forskellige faser rummer hver en række trin som den rejsende, rejsemedarbejderen eller godkenderen skal følge, og disse er listet i nedenstående model. FIGUR 1: Proces for forhåndsgodkendelse/bestilling og afregning Det bemærkes, at processerne for forhåndsgodkendelse / bestilling og afregning af rejser og udlæg er separate, og at afregninger kan ske uden en foregående forhåndsgodkendelse/bestilling. For nogle institutioner vil det ikke give mening at gøre brug af muligheden for at forhåndsgodkendelse / bestilling, og der vil udelukkende benyttes processerne for afregningen af rejser og udlæg. Nedenfor er de enkelte faser i denne vejledning kort beskrevet. Forhåndsgodkendelse og bestilling af rejse Forhåndsgodkendelse: For at opnå forholdsgodkendelse, opretter en bruger et forhåndsgodkendelsesdokument og angiver en forventet tjenesteudgift og/eller specifikationen på en tjenesterejse og de forventede udgifter forbundet hermed, herunder fx befordring og diæter. Forhåndsgodkendelsesdokumentet sendes til en godkender / budgetansvarlig. Ved forhåndsgodkendelse af enkelte udgifter/udlæg, stopper arbejdsgangen ved godkendelsen, men ved

7 forhåndsgodkendelse af rejser, kan der på baggrund af forhåndsgodkendelsesdokumenttet oprettes en rejsebestilling. Side 7 af 23 Bestilling og køb af rejse vedrører den del af rejseadministrationen, som går forud for selve rejsen og rejseafregningen. Det foregår typisk ved, at den rejsende selv eller en deraf udvalgt stedfortræder sender en rejsebestilling direkte til Statens rejsebureau, eller sende en rejsebestilling pr. mail til fx en central rejseenhed, som viderebehandler rejsekøbet. Køb af rejser håndteres hos rejsebureauet på baggrund af bestillingen. Ved køb af en rejse gennem rejsebureauet genereres en fil med en rejseplan, der sendes til rejseafregningssystemet med henblik på at lette brugerens efterfølgende afregning af rejsen. Afregning af rejser og tjenesteudgifter: Afregning af rejser og udlæg er den fase, hvor den rejsende i rejseafregningssystemet registrerer, konterer og vedhæfter de nødvendige bilag til diverse udlæg og udgifter afholdt under en rejse e.l. samt registrerer diæter og kørsler. Medarbejderen kan ved brug af firmahæftende kort eller private udlæg registrere, kontere og vedhæfte de relevante bilag for den afholdte udgift i rejseafregningssystemet. Kontrol og godkendelse er den proces, hvor rejseafregningen tjekkes og godkendes. Først kan rejseafregningen godkendes for fejl i forhold til rejsepolitikken og afregningens generelle rigtighed i forhold til kontering etc. Derefter i forhold til det aftalte, hvor den budgetansvarlige (typisk en kontorchef) tjekker og godkender afregningen. Bogføring og betaling beskriver arbejdet i Navision Stat med at sikre, at afregningen bliver registreret rigtigt i regnskabet på rette tidspunkt. Hvorefter bogføringen kontrolleres og betalingen overføres til kreditor via NemKonto-systemet eller Statens KoncernBetalinger (SKB). Sådan læses procesbeskrivelserne Til hver af de ovenstående 5 faser er i denne vejledning knyttet et diagram, der trin for trin beskriver processerne for rejseadministrationen. Diagrammerne er inddelt i henholdsvis hvilken rolle, der forestår processen og hvilket system processen foregår i. En rolle beskriver den jobfunktion, der er knyttet til dette trin i processen. Det kan i diagrammerne både være en person fx en rejsende eller et system fx rejseafregningssystemet, der forestår processen. Roller i dagligdagens rejseadministration Rejsende: Den rejsende er den person, der har behov for at foretage en tjenesterejse. Den rejsende bestiller en rejse gennem en af de muligheder,

8 som udbydes af statens rejsebureau eller køber selv en rejse, såfremt der er tale om en mindre tur. Side 8 af 23 Udlægsholder: Udlægsholderen er en person der har foretaget tjenestemæssige udlæg som ikke nødvendigvis er rejserelaterede fx. bogkøb o.l. Rejsepolitisk kontrollant: Den rejsepolitiske kontrollants ansvar er at sikre, at den rejsende har lavet en rejsepolitisk rigtig rejseafregning. Derved skal den endelige godkender kun tage stilling til afholdelsen af udgiften i forhold til det aftalte budget, og om afregningen er konteret korrekt. Godkender: Godkenderen har det overordnede ansvar for budgetrammen for området/institutionen og for konteringen af de afholdte udgifter. Godkenderen skal godkende rejseafregningen i forhold til det aftalte budget, når den er udarbejdet af den rejsende og evt. godkendt af en rejsepolitisk kontrollant. Det er institutionens ansvar at sikre, at den rejseafregning, som sendes til bogføring er rigtig. ØSC fører ikke kontrol, de bogfører blot. Stedfortræder: Den rejsende kan have givet autorisation til en anden person, fx en sekretær, til at bestille og/eller afregne på vegne af den rejsende. Eller en godkender, kan have givet autorisation til en anden person, fx en kontorchef, at godkende bestillinger/afregninger på vegne af godkenderen. Ensartede administrationsprocesser i Staten Denne vejledning baserer sig på en række forudsætninger for hvordan institutionerne varetager deres afregning, fakturahåndtering, bilagshåndtering samt hvordan bogføringen og betalingen af rejseudgifterne sker i Statens Administration. Når en institution modtager fakturaer fra fx banken, som skal bruges til at lave en rejseafregning i rejseafregningssystemet, anbefaler Moderniseringsstyrelsen, at en central bogholder konterer transaktionerne på en mellemregningskonto, godkender transaktionerne, samt sender dem til betaling i Navision Stat. Mellemregningskontoen vil blive udlignet i Navision Stat, når rejseafregningen er lavet færdig i rejseafregningssystemet og sendt til Navision Stat. Det er ikke hensigtsmæssigt at sende hele fakturaen rundt i huset til godkendelse hos de enkelte kortholdere, da det vil øge risikoen for morarenter og gebyrer grundet for sen godkendelse og betaling.

9 Håndteringen af bilag, i forbindelse med rejseafregning og udlæg, anbefales at foregå elektronisk ved at den rejsende, eller anden relevant person i institutionen, scanner bilagene ind og vedhæfter dem som en fil i rejseafregningssystemet. 1 Side 9 af 23 Afregningsmetode De rejsende skal så vidt muligt lave en samlet bestilling/rejseafregning, der afspejler og sammenholder de forventede og de afholdte udgifter. Den rejsende skal efter hver rejse i rejsehåndteringssystemet udarbejde en samlet rejseafregning, hvor alle udgifter/udlæg konteres, bilag vedhæftes de enkelte poster og evt. godtgørelse i form af kørsel eller diæter registreres. Såfremt forhåndsgodkendelse/bestilling er foregået gennem rejsehåndteringssystemet, skal dette fremgå af afregningen, således at de forhåndsgodkendte/forventede udgifter kan sammenlignes med de afholdte udgifter. Den samlede afregning vil blive kontrolleret og godkendt i rejseafregningssystemet, inden den bliver sendt til Statens Administration for endelig bogføring og betaling. Anbefalinger for best practice for rejsehåndtering Vejledningen oplister herunder de forudsætninger, som ligger til grund for en optimal brug af best practice: Længere tjenesterejser bør forhåndsgodkendes ved at sende rejsebestillingen og rejsens forventede udgifter gennem rejsehåndteringssystemets godkendelsesflow. Rejsende skal lave en samlet afregning i rejsehåndteringssystemet, hvor de opgør de samlede udgifter ved hver tjenesterejse. Det er institutionens ansvar at sikre, at det er en korrekt og retvisende rejseafregning, der sendes til bogføring og betaling. Det er i udgangspunktet de rejsende selv, som bruger systemet. Det er et system, som kan tilgås over alt i verden, hvis blot man har en internetopkobling. Alle institutioner udpeger to særlige mellemregningskonti, der kun bruges til kreditkort- og rejsekontoafstemninger, fx 6155XX. Det anbefales, at den rejsende frem for at modtage et kontant forskud før rejsen, får et firmahæftende kreditkort. Hvor dette ikke er muligt, bør både udbetalingen og afregningen af forskud ske gennem rejsehåndteringssystemet. 1 Institutionen behøver ifølge regnskabsbekendtgørelsens 44 ikke gemme papirbilaget, når der eksisterer en indscannet version af bilaget.

10 Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at institutionen gennemgår sin regnskabsinstruks og herunder om de interne forretningsgange og kontroller er beskrevet og tilrettelagt hensigtsmæssigt. Side 10 af 23 Det anbefales, at institutionerne indlægger en kontrol mellem den rejsende, der har udarbejdet en rejseafregning og den budgetansvarlige chef som godkender afregningen. Dette bør ske for at sikre rigtigheden af rejseafregningen. 1. Bestilling af rejsen Den rejsende eller en mulig stedfortræder bestiller transport, hotel og lignende via en af de tre muligheder, som tilbydes af statens rejsebureau. De tre muligheder for bestilling af rejser er: Hvis institutionen har Basispakken kan den rejsende bestille rejser via det fælles telefonnummer. Har institutionen Implantpakken, opretter rejsebureauet et rejsekontor fysisk på kundens adresse med rejsebureauets rejsekonsulenter med fuld adgang til rejsebureauets systemer. De rejsende kan så bestille rejser direkte hos rejsekontoret eller via statens standard bookingformular. Har institutionen valgt en In House pakke, har institutionen sit eget rejsekontor i institutionen med egne medarbejdere, der fungerer som rejsekonsulenter, som har adgang til rejsebureauets bookingsystemer. De rejsende kan således bestille via institutionens rejseteam på et af institutionen angivet telefonnummer eller . De oplysninger, der registreres under den bookede rejse sendes automatisk videre til rejseafregningssystemet, hvor oplysningerne kan kobles til en rejseafregning. Forbehold og opmærksomhedspunkter Når den rejsende bestiller en rejse, skal en dertil bemyndiget person godkende udgiften før den afholdes jf. regnskabsbekendtgørelsen 2. Regnskabsbekendtgørelsen åbner op for, at en bemyndiget person kan være den rejsende selv, og en godkendelse skal heller ikke nødvendigvis afgives skriftligt. I forbindelse med bestillingen af rejsen gennem statens rejsebureau sker der ikke pr. automatik en forudgående skriftlig godkendelse før selve rejsen bestilles. Såfremt institutionen ønsker at have en forudgående skriftlig godkendelse, anbefales det, at institutionen i sin rejsepolitik indfører en passus om, at rejseafregningen ikke kan godkendes 2 https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=5968

11 før der foreligger en accept fra den budgetansvarlige. Den rejsende kan så selv sende en mail, hvori chefen godkender disponeringen og returnerer til den rejsende. Denne mail kan så vedhæftes rejseafregningen. Ønsker institutionen en central forankret procedure i institutionen forud for bestillingen ligger en nærmere beskrevet proces derfor i appendiks 2. Side 11 af Samlet rejseafregning af rejsens udgifter, udlæg etc. Når tjenesterejsen er afholdt, skal udgifterne opgøres, konteres og de relevante bilag skal scannes ind og vedhæftes hver enkelt postering. Forbehold og opmærksomhedspunkter Der tages udgangspunkt i, at der er sket en forudgående bestilling af rejsen gennem statens rejsebureau. Såfremt den rejsende ikke har bestilt rejsen gennem statens rejsebureau vil det være muligt i rejseafregningssystemet at oprette en rejseafregning manuelt. Procesbeskrivelse samlet rejseafregning I det nedenstående viser diagrammet processen for håndteringen af en samlet rejseafregning. 1. Rejseoplysningerne registreret i rejsebureauet i forbindelse med rejsebestillingen er med til at generere en automatisk rejseafregning i systemet. Ligesom rejseoplysningerne kommer kreditkorttransaktionerne automatisk i rejseafregningssystemet, hvor de kan knyttes til en rejseafregning.

12 Såfremt den rejsende ikke har bestilt rejsen gennem rejsebureauet, men fx blot købt en togbillet Pkt. 2 Såfremt den rejsende har bestilt en rejse gennem rejsebureauet pkt. 3 Side 12 af Den rejsende starter en ny rejseafregning ved manuelt at taste oplysningerne ind under en oprettet rejseafregning. 3. Når der er oprettet en rejseafregning skal alle udgifter, udlæg osv. vedrørende rejsen registreres i rejseafregningen. a. Har den rejsende foretaget udlæg af egen lomme, som tjenestestedet skal afholde, registreres disse, konteres under den rigtige udgift. b. Har den rejsende foretaget refusionsberettiget kørsel i form af fx kørsel i egen bil registreres antal kørte kilometer enten via elektronisk kørebog eller manuelt. c. Såfremt den rejsende er berettiget til dagpenge eller procentgodtgørelser skal den rejsende huske at lave en korrekt angivelse af hvor mange måltider, der er betalt. Disse skal trækkes fra dagpengesatsen jf. PAV 3. d. De kreditkorttransaktioner, der er foretaget på rejsen og skal betales af tjenestestedet konteres under den rigtige udgift fx hotel, hvorefter bilag scannes ind og vedhæftes de enkelte posteringer. Såfremt den rejsende ved en fejl har foretaget private køb på det firmahæftende kreditkort registreres disse udgifter som egenbetaling. e. De udgifter, der er afholdt af et muligt udbetalt forskud på rejseafregningen registreres, hvorefter bilagene scannes ind og vedhæftes. f. Rådsrejser i EU-regi skal registreres under det særlige faneblad til EUrejser i rejseafregningssystemet, da disse bliver refunderet af EU. 4. Bilag vedhæftes enten de enkelte posteringer eller den samlede rejseafregning. 5. Den rejsende tjekker udgiftsregistreringerne, konteringer, og at de rigtige bilag er vedhæftet de rette posteringer inden afregningen sendes til den rejsepolitiske kontrollant for kontrol. 6. Den rejsende sender rejseafregningen til en rejsepolitisk kontrollant, når den er helt færdig og klar til godkendelse. 3

13 3. Udgiftshåndtering i rejseafregningssystemet Side 13 af 23 Når en medarbejder, som allerede har adgang til rejseafregningssystemet, køber en vare for et mindre beløb, som institutionen skal betale fx en bog eller lignende, skal rejseafregningssystemet benyttes. Forbehold og opmærksomhedspunkter Denne funktion er kun tænkt i forhold til mindre udlæg eller køb på vegne af institutionen. Ikke varekøb, som skal foregå over indkøbsaftalerne eller andre lokale indkøbsaftaler. Systemet kan ikke som fakturahåndteringssystemet kobles direkte op på de eksisterende indkøbsaftaler for institutionerne. Institutionen bør dokumentere håndteringen af udgiftsafregninger i regnskabsinstruksen. Procesbeskrivelse I det nedenstående diagram vises processen for håndteringen af andre ikke rejserelaterede udgifter. Godkender (chef) Kontrollant Udlægsholder Rejseafregnings -systemet (automatisk) 1. Varekøberen køber en vare, som institutionen skal betale enten via private udlæg eller ved træk på det firmahæftende kreditkort.

14 2. Varekøberen opretter en udlægsafregning i RejsUd. Side 14 af De enkelte udgifter konteres korrekt. 4. De relevante bilag scannes ind og vedhæftes de relevante udgiftsposter. 5. Når den rejsende har færdiggjort udgiftsafregningen sender man afregningen til kontrollant for gennemsyn af afregningen og/eller en godkender for endelig godkendelse. 6. Kontrollanten vurderer om afregningen kan godkendes Kan afregningen godkendes pkt. 7 Kan afregningen ikke godkendes pkt. 6A a. Når afregningen ikke kan godkendes, skal afregningen sendes retur til varekøber for at blive rettet eller rettes af kontrollanten. b. Rejsende retter afregningen c. Rejsende sender den atter til kontrollanten for at blive godkendt. 7. Godkender vurderer om afregningen kan godkendes Kan afregningen godkendes pkt. 8 Kan afregningen ikke godkendes pkt. 7A a. Rejseafregningen rettes af kontrollant eller sendes til den rejsende for at blive rettet 8. Når afregningen er godkendt registreres godkendelsen 9. Rejseafregningssystemet sender afregningen videre til Navision Stat for bogføring og evt. betaling. 4. Godkendelse af en rejseafregning Når den rejsende har udarbejdet en samlet rejseafregning i rejseafregningssystemet skal afregningen kontrolleres, før den kan endelig godkendes af den budgetansvarlige. Hovedsigtet med at indlægge en kontrol i forhold til de rejsepolitiske regler er at sikre, at den budgetansvarlige kun skal forholde sig til overholdelsen af det budgetterede og konteringen, og ikke om hvorvidt selve afregningen er rigtig. Det er den rejsepolitiske kontrollants opgave at sikre, at rejseafregningen er rigtig både i forhold til rejsepolitikken og regnskabsreglerne. Forbehold og opmærksomhedspunkter For at lette arbejdsgangen ved åbenlyse fejl anbefales det, at institutionen i sin regnskabsinstruks fastsætter retningslinjer for rettelsen af åbenlyse fejl i

15 rejseafregningen. Det kan evt. være en passus om, at en given funktionsperson i tilfælde af åbenlyse fejl kan rette fejlene uden den rejsendes indblanding. Er der tvivl om fejlens karakter bør den rejsepolitiske kontrollant for en sikkerheds skyld kontakte den rejsende med henblik på at få vedkommende til at rette fejlen. Institutionen skal sikre, at der udføres en rejsepolitisk- og budgetmæssigkontrol. Opgaven kan varetages af én og samme kontrolinstans, eller fordeles på to kontrollanter. For at begrænser fejlmuligheder, anbefaler Moderniseringsstyrelsen sidstnævnte løsning. Side 15 af 23 Procesbeskrivelse Nedenstående diagram viser processen for den rejsepolitiske godkendelse og den endelige budgetrammes godkendelse. 1. Rejseafregningen sendes til godkendelse hos den rejsepolitiske kontrollant. 2. Den rejsepolitiske kontrollant vurderer om rejseafregningen kan godkendes i forhold til den gældende rejsepolitik, konteringen og de gældende regnskabsregler for institutionen. Kan rejseafregningen godkendes pkt. 3 Er der fejl i rejseafregningen pkt. 2A

16 a. Såfremt kontrollanten finder åbenlyse fejl i rejseafregningen kan disse rettes uden at kontakte den rejsende. Det kræver dog, at institutionen i sin regnskabsinstruks har givet prokura til en rejsepolitisk kontrollant i tilfælde af åbenlyse fejl i rejseafregningen. b. Er fejlene ikke åbenlyse, skal kontrollanten sende afregningen tilbage til den rejsende, som retter dem. c. Den rejsende sender derefter den rettede afregning tilbage til kontrollanten for at blive godkendt. Side 16 af Rejseafregningen, som er godkendt af den rejsepolitiske kontrollant, sendes videre til godkender for endelig godkendelse. 4. Den budgetansvarlige godkender vurderer om rejseafregningen kan godkendes Kan rejseafregningen godkendes pkt. 5 Kan rejseafregningen ikke godkendes pkt. 4A a. Såfremt, der er fejl i rejseafregningen, når den kommer frem til den endelige godkendelse hos den budgetansvarlige, sendes rejseafregningen tilbage til den rejsende eller kontrollanten med en besked om, hvad der er forkert. b. Den rejsende eller kontrollanten retter afregningen og sender den tilbage til godkenderen. 5. Er rejseafregningen korrekt godkendes den. 6. Rejseafregningssystemet sender rejseafregningen, som er endelig godkendt, til bogføring i Navision Stat.

17 Side 17 af Bogføring af en rejseafregning i Navision Stat Når den rejsende har færdigbehandlet sin rejseafregning i RejsUd, og den er endeligt godkendt, sendes rejseafregningen til Navision Stat, hvor bogføring og betaling sker. Forbehold og opmærksomhedspunkter Efter rejseafregningen er godkendt og sendt til Navision Stat til bogføring og betaling, kan bogholderen i Navision ikke se de vedhæftede bilag, men kun selve posteringerne. Det er dermed ikke forventningen, at bogholderen skal tjekke afregningens rigtighed. Det er godkenders ansvar. Er der dog åbenlyse fejl i afregningen, når den kommer til bogføring i Navision Stat, skal rettelsen konfirmeres med godkenderne via mail. Efterfølgende kan fejlen rettes med en ompostering. De poster, der fra fakturahåndteringssystemet er konteret på en mellemregningskonto, skal udlignes i Navision Stat i overensstemmelse med anbefalingerne. Procesbeskrivelse I det nedenstående viser diagrammet processen for bogføringen af en rejseafregning i Navision Stat.

18 1. Afregningen placeres i Købskladde. Side 18 af Bogholderen tjekker de åbne RejsUd-poster 3. Afregningen bogføres 4. Bogholderen vurderer om afregningen er i orden? Hvis ja pkt. 5 Hvis nej pkt. 4A a. Bogholderen retter afregning, så den kan bogføres. Mangler der poster eller lignende anbefales det, at den rejsende laver en tillægsafregning i rejseafregningssystemet, hvor det laves en reference til den gamle afregning. Dette er for at sikre, at oplysningerne i Navision Stat og rejseafregningssystemet stemmer overens. 5. Er afregningen korrekt efter bogføring og udligning? Hvis ja pkt. 6 Hvis nej pkt. 5A a. Er fakturaen ikke i orden sender bogholderen en besked til institutionen for at få udret fejlen. Bogholderen har ikke adgang til de vedhæftede bilag, så det er ikke bogholderen opgave at sikre rejseafregningens rigtighed. b. Institutionen udreder for fejlen og giver bogholderen ret til at udarbejde et omposteringsbilag til afregningen. c. På baggrund af oplysningerne fra den rejsende udarbejder bogholderen et omposteringsbilag. 6. Er der omposteringsbilag, der skal bogføres? Hvis ja pkt. 7 Hvis nej pkt Omposteringen bogføres 8. Gå til diagrammet Betaling af rejseudgifter

19 Side 19 af Betaling af rejseudgifter i Navision Stat I det følgende vil processen for betaling og frigivelse til betaling i Navision Stat bliver gennemgået. Forbehold og opmærksomhedspunkter I forhold til regnskabsbekendtgørelsen skal der være to godkendelser af en disponering før den kan sendes til endelig betaling gennem NemKonto. Såfremt den rejsende kommer til at skylde institutionen penge efter de samlede udgifter er opgjort på rejseafregningen skal institutionen foretage et løntræk ved den næstkommende lønudbetaling. Institutionen må dog ikke foretage et løntræk uden at medarbejderen har givet samtykke dertil. Der skal mellem institutionen og medarbejderen udfyldes en samtykkeerklæring om, at institutionen må trække medarbejderen i løn såfremt medarbejderen skylder institutionen penge efter en rejseafregning er godkendt og sendt til betaling. Procesbeskrivelse I det nedenstående viser diagrammet processen for betaling af en rejseafregning i Navision Stat. Betaling af rejseudgifter i ØSC Navision Stat NKS NKS & SKB SKB Frigiver Frigiver (2. (2. Leverandør Leverandør Bogholder Bogholder (1. (1. godkender) godkender) Navision Navision Stat Stat (automatisk) (automatisk) godkender) godkender) (automatisk) (automatisk) 1 Opretter et betalingsforslag 2 Er betalingsforslag validt? Ja 3 Går til betalingsoversigt Nej 2A Retter data til 4 Godkender betalingsforslag (1. godkendelse) 5 Kontakter frigiver med besked om at betalinger er klar til frigivelse 6 Modtager besked om at betalinger er klar til frigivelse 7/12A Tilretter data Nej 7 Kan betalinger godkendes? Ja Nej 8 Godkender betalingsforslag (2. godkendelse) 9 Betaling overføres til NKS/SKB 12 Er betalingen gennemført 11 Tjekker betalingsstatus 10 Betaling registreres og indbetales på kreditors konto Ja 14 Kreditorkortet opdateres med betaling 13 Bogfører betalingsforslag i Navision Stat 15 Betaling overføres til konto

20 1. Bogholderen (1. godkender) opretter et betalingsforslag Side 20 af Er betalingsforslaget validt? Hvis nej pkt. 2A Hvis ja pkt. 3 a. Bogholderen retter data 3. Bogholderen går til betalingsoversigten 4. Betalingsforslaget godkendes af bogholderen (1. godkendelse) 1. godkender, kontrollerer at alle betalinger er valide og betalingsoplysninger korrekte. 5. Bogholderen kontakter frigiveren med besked om, at betalinger er klar til frigivelse. 6. Frigiveren (2. godkender) modtager besked om, at der er betalinger klar til frigivelse. 7. Kan betalingerne godkendes? 2. godkenderen skal tjekke, at de betalingsoplysninger, der fremgår af udbetalingskladden med de betalingsoplysninger, der er knyttet til den pågældende medarbejder. Dette gøres ved at stemme af med godkendelsesrapporten fra RejsUd, hvor medarbejderens cprnummer, beløb, afregningsnummer fremgår. o Hvis ja pkt. 8 o Hvis nej pkt. 7A a. Bogholderen retter data til evt. ved at kontakte institutionen, såfremt der er uopklarede spørgsmål/forhold til selve afregningen. 8. Frigiver, godkender betalingsforslaget (2. godkendelse). Betalingen er nu formelt klart til at blive betalt. 9. Betalingen overføres til SKB/NKS 10. Betalingen registreres og indbetales på kreditors konto 11. Bogholderen tjekker betalingsstatus 12. Er betalingen gennemført? Hvis nej pkt. 12A Hvis ja pkt. 13 a. Bogholderen tilretter data 13. Bogholderen bogfører betalingsforslaget

Anvendelse og funktion af Ændring af momssats i RejsUd og Rejsekonto i RejsUd Navision

Anvendelse og funktion af Ændring af momssats i RejsUd og Rejsekonto i RejsUd Navision Anvendelse og funktion af Ændring af momssats i RejsUd og Rejsekonto i RejsUd Navision Februar 2011 1 Hvad er en rejsekonto? En rejsekonto er et virtuelt Danske Bank kreditkort, som anvendes ved opkrævning

Læs mere

VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE. Indhold. Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. KØBENHAVNS UNIVERSITET

VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE. Indhold. Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. KØBENHAVNS UNIVERSITET VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE Indhold Vejledning i RejsUd - Den Rejsende... 1 1.1 Log på Rejsud... 2 1.2 Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse... 3 1.2.1 Opret nyt dokument... 3 1.2.2 Trin

Læs mere

Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke.

Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke. Best Practice 6. juli 2011 ØKO/JMH J.nr. 2007-6211-111 Side 1 af 6 Oprettelse af udenlandske fakturaer i IndFak I IndFak kan en fakturamanager oprette manuelle fakturaer. Funktionaliteten bør kun anvendes

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04. Service Level Agreement (SLA) Kreditor

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04. Service Level Agreement (SLA) Kreditor Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Kreditor INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere...

Læs mere

VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER

VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER Indhold Vejledning i RejsUd - En udgiftshaver....0 Generelt om Rejsud... 2. Tips... 2.2 Log på Rejsud... 3.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af et udlæg... 4.3.

Læs mere

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Økonomistyrelsen Indholdsfortegnelse Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Formål... 1 1. Anvendelsesområde... 2 2. Firmahæftelse og privathæftelse... 2 3. Udstedelse af betalingskort... 3

Læs mere

2A Kravspecifikation 21-08-2013

2A Kravspecifikation 21-08-2013 2A Kravspecifikation 21-08-2013 2A KRAVSPECIFIKATION 1 2A.1 INTRODUKTION TIL DET ØNSKEDE SYSTEM 4 2A.1.1 Arbejdsgange i administrationen af rejser og udgifter 5 2A.1.2 Introduktion til integrationer 8

Læs mere

Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement. 15. december 2009

Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement. 15. december 2009 Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement 15. december 2009 RAPPORT OM LØBENDE ÅRSREVISION VED KLIMA- OG ENERGIMINISTERIETS DEPARTEMENT 1 Løbende årsrevision ved Klima-

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte

Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte CPR-nr. Fornavn Efternavn (10 cifre uden bindestreg) (maks. 30 karakterer) (maks. 30 karakterer) Privatadresse Postnr By Mobilnummer E-mail TEC mobil TEC

Læs mere

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER KONCERNSERVICE Gældende fra: 1. februar 2015 Senest godkendt: 27. juni 2014 i Økonomikredsen Senest opdateret: 23. januar 2015 Af: Koncernservice Henvisning: Københavns

Læs mere

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning Indhold 1. Indledning... 1 1.1 Generelt... 2 1.2 Definitioner... 2 1.2.1 Regnskabsmateriale... 2 1.2.2 Bilag... 2 1.2.3 Godkendelse... 2 2. Periodisering og transaktionsprincippet... 2 3. Konteringsprincip...

Læs mere

Vejledning til årsafslutning 2014

Vejledning til årsafslutning 2014 Side 1 af 28 Vejledning til årsafslutning 2014 ØS/ØSY/IRN/TIE 31.oktober 2014 Navision Stat 5.4.01 og 5.4.02 Formål Vejledningen indeholder en beskrivelse af, hvordan årsafslutningsprocessen er i Navision

Læs mere

Nye procedurer for behandling af købsfaktura (version á 12/10-11) Indhold

Nye procedurer for behandling af købsfaktura (version á 12/10-11) Indhold Nye procedurer for behandling af købsfaktura (version á 12/10-11) AU-kreditorer (8000C, ASB/DPU, DJF) oprettes excl. Moms. Dette får indflydelse på håndteringen af indkomne fakturaer. Der skal fremover

Læs mere

RS Standard. Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde

RS Standard. Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde RS Standard Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde 1 RS Standard Spar penge - gør brug af vores erfaringer med hvad der virker! Benyt dig af vores standardiserede bogføringspakke RS Standard. RS

Læs mere

Økonomi- og Planlægning Budgetkontor 08-10-2010

Økonomi- og Planlægning Budgetkontor 08-10-2010 Forskud: Forskud er en betegnelse for de kontante udbetalinger, som tidsmæssigt ligger før hjemkomst fra en tjenesterejse, og som ikke er bogført som direkte omkostninger. Forskud kan kun udbetales til

Læs mere

CONTINIA EXPENSE MANAGEMENT Leveret af TRAVEL-X FACTSHEET

CONTINIA EXPENSE MANAGEMENT Leveret af TRAVEL-X FACTSHEET FACTSHEET FORDELE > Web/hostet løsning kræver ingen teknisk vedligeholdelse. > Automatisk import af kreditkorttransaktioner, brobizz og benzinkort. En Continia Expense Management løsning leveres i samarbejde

Læs mere

Feriepenge i eindkomst

Feriepenge i eindkomst Feriepenge i eindkomst Side 1 af 16 I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan feriepenge indberettes til eindkomst og hvordan du skal foretage rettelser af beregnede feriepenge i SLS eller eindkomst

Læs mere

Mamut Stellar Banking

Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking understøtter betalinger på en overskuelig måde, og det er muligt at fratrække evt kreditnotaer fra en Saldobetaling før den gennemføres. Dermed får man automatisk

Læs mere

Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice)

Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice) 1 Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice) Denne procedure består dels af specifikke retningslinjer for ansøgning m.v. af alle

Læs mere

Vejledning til årsafslutning 2013 25. oktober 2013

Vejledning til årsafslutning 2013 25. oktober 2013 Vejledning til årsafslutning 2013 25. oktober 2013 ØS/ØSY/IRN/TIE Indledning: Vejledningen indeholder en beskrivelse af hvordan man årsafslutter i Navision Stat 5.x for året 2013. Vejledningen beskriver

Læs mere

Udsøgning af betalinger - kreditorer

Udsøgning af betalinger - kreditorer Quickguide 09.07.2013 Udsøgning af betalinger - kreditorer Indhold 1 Hvornår?... 1 2 Hvad?... 1 3 Processen:... 2 3.1 Danne betalingsforslag... 2 3.2 Beskrivelse af felter... 3 3.3 Opsætning af kriterier

Læs mere

EDI indkøb med parkering

EDI indkøb med parkering Modulet på følgende måde: 1. Filen med EDI-faktura indlæses dagligt. Vælg GENNEMFAKT og herefter 3-Postering EDI/xml-faktura Indsæt dags dato, og start med at sige NEJ til postering så udskrives blot en

Læs mere

AAU - Vejledning i administration af Internetskonti

AAU - Vejledning i administration af Internetskonti Aalborg Universitet AAU - Vejledning i administration af Internetskonti Eurocard Birthe Pedersen 04-02-2015 Indhold 1. Formål... 2 2. Kortansvarlig... 2 3. Bestilling af kort... 2 3.1. Maksimum... 2 3.2.

Læs mere

Feriepenge i eindkomst

Feriepenge i eindkomst Feriepenge i eindkomst Side 1 af 16 I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan feriepenge indberettes til eindkomst og hvordan du skal foretage rettelser af beregnede feriepenge i SLS eller eindkomst

Læs mere

Momsvejledning. ectrl Light

Momsvejledning. ectrl Light Momsvejledning ectrl Light Side 1 af 23 01-11-2011 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 OPSÆTNING AF MOMS... 4 Momskoder... 5 Momsgruppe... 6 Varemomsgrupper... 8 Finanskonteringsgruppe... 9 Momsafregningsperioder...

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Anlæg

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Anlæg Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Anlæg INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere... 2

Læs mere

Grundpakke. ediva.dk. ediva er med til at rykke grænserne for hvad man troede muligt med elektronisk dokumenthåndtering!

Grundpakke. ediva.dk. ediva er med til at rykke grænserne for hvad man troede muligt med elektronisk dokumenthåndtering! ediva er med til at rykke grænserne for hvad man troede muligt med elektronisk dokumenthåndtering! Med ediva er der mange flere muligheder, end bare at scanne jeres fakturaer ind. Allerede i standard systemet

Læs mere

FACTSHEET CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT

FACTSHEET CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT FACTSHEET Mange virksomheder håndterer stadig bogholderi og betalinger i to forskellige programmer, hvilket medfører at betalingsoplysninger ofte indtastes 2-3 gange inden de er bogført, betalt og afstemt.

Læs mere

Tidsplan til årsafslutningen 2014

Tidsplan til årsafslutningen 2014 Tidsplan til årsafslutningen 2014 Tidsplanen henvender sig til kunder og medarbejdere i. Tidsplanen indeholder en beskrivelse af hvilke opgaver der skal løses, i forbindelse med årsafslutningen. Der er

Læs mere

Overlægerådsmøde den 30.4.2015 AMH &HvH

Overlægerådsmøde den 30.4.2015 AMH &HvH Overlægerådsmøde den 30.4.2015 AMH &HvH Frustrationer: Dagsorden Rejsebestilling - hvor svært kan det gøres? Hospitalets information Spørgsmål TM s kommmentar. Frustrationer Vi kommer længere og længere

Læs mere

Oprettelse af rejseafregning med kreditkort (2 dags møde i København med kreditkort = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkort):

Oprettelse af rejseafregning med kreditkort (2 dags møde i København med kreditkort = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkort): Oprettelse af rejseafregning med kreditkort (2 dags møde i København med kreditkort = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkort): Klik på Opret nyt dokument Som default er dokumenttypen Rejseafregning

Læs mere

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010 Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010 Indhold 1 Baggrund og formål 3 2 Ordreafsendelse og -modtagelse 5 2.1 Krav til den ordreafgivende myndighed - indhold af ordren 5 2.2 Myndighedens

Læs mere

3.9 Bogføring og afstemning af løn

3.9 Bogføring og afstemning af løn Løn og Personalegoder Forlaget Andersen 3.9 Bogføring og afstemning af løn Af Executive Director Maria Jespersen, EY maria.jespersen@dk.ey.com Indhold Denne artikel har følgende indhold: 1. Lovgivning

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

november 2013 Side 1 af 32 Best practice processer for digital indkøbs- og fakturahåndtering

november 2013 Side 1 af 32 Best practice processer for digital indkøbs- og fakturahåndtering Side 1 af 32 Best practice processer for digital indkøbs- og fakturahåndtering November 2013 Best Practice Processer for Digital Indkøbsog Fakturahåndtering november 2013 Side 2 af 32 1 Indledning 3 1.1

Læs mere

Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturamanager skal udføre i IndFak. I flg. pkt. gennemgås:

Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturamanager skal udføre i IndFak. I flg. pkt. gennemgås: 1. s arbejdsopgaver I IndFak er det din opgave som fakturamanager, at have overblikket over alle indkomne fakturaer. En fakturamanager kan vha. søgefunktionen se status for, fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog

Læs mere

15 Gode råd om bogføringsprocedurer

15 Gode råd om bogføringsprocedurer 15 Gode råd om bogføringsprocedurer - til bogholderen i den mindre virksomhed Version 2.0 Indholdsfortegnelse: Forord:... 3 Disposition:... 4 15 Gode råd om bogføringsprocedurer (den lange version):...

Læs mere

Best Practice på DLBR summax for

Best Practice på DLBR summax for DLBR summax Best Practice på DLBR summax for DLBR Kunder Online brugere DLBR summax DLBR BEST PRACTICE Opstart: Kunden har på forhånd set de to generelle videoer omkring e-faktura og e-arkiv - Her Det

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Moms

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Moms Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Moms 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Ansvarlig... 3 1.3 Relevans for medarbejdere... 3

Læs mere

Vejledning om årsafslutningen for 2014

Vejledning om årsafslutningen for 2014 Vejledning om årsafslutningen for 2014 Oktober 2014 Indhold 1. Indledning 3 1.1 Departementernes ansvar 3 1.2 Institutionernes ansvar (Navision brugere) 3 1.3 Institutionernes ansvar (øvrige brugere) 4

Læs mere

Rejseafregning. 4C Kundeerfaringer. Allan Harder Carlsen Økonomistyrelsen

Rejseafregning. 4C Kundeerfaringer. Allan Harder Carlsen Økonomistyrelsen Rejseafregning 4C Kundeerfaringer Allan Harder Carlsen Økonomistyrelsen Erfaring med implementering af RejsUd i statens institutioner Præsentation ved Baswares Brugerforum 12./13. oktober 2011 Præsentationen

Læs mere

Procedure. Forudsætning for denne handling er: Der er bogført eller forudregistreret bilag på debitor-, kreditor- eller artskontoen

Procedure. Forudsætning for denne handling er: Der er bogført eller forudregistreret bilag på debitor-, kreditor- eller artskontoen Procedure FORMÅL... 1 FORUDSÆTNINGER OG MULIG EFTERBEHANDLING... 1 TRANSAKTIONSKODE... 1 FREMGANGSMÅDE... 2 Visning af kreditorposter... 2 Visning af symbolforklaring... 3 Ændring af et bilag... 4 Ændring

Læs mere

Payment Management - Udbetalinger. Payment Management - Udbetalinger

Payment Management - Udbetalinger. Payment Management - Udbetalinger Payment Management - Udbetalinger Payment Management er et bankintegrationsprodukt, der kan lette og overskueliggøre betalingsformidlingen mellem DSM Navision og bankernes betalingsprogrammer. I Payment

Læs mere

TeamLink Workflow Elektronisk fakturastyring

TeamLink Workflow Elektronisk fakturastyring Side 1 TeamLink Workflow Elektronisk fakturastyring TeamLink A/S Tel.: +45 70 26 66 11 www.teamlink.dk fakturastyring@teamlink.dk Uanset om du har 2.000 eller 200.000 indgående fakturaer pr. år, er processen

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Debitor

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Debitor Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Debitor INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Ansvarlig... 3 1.3 Relevans for medarbejdere...

Læs mere

Udgiftsfordeling i NS 5.4.01

Udgiftsfordeling i NS 5.4.01 Udgiftsfordeling i NS 5.4.01 Brugervejledning 1.0 17.02.2014 1 Indledning Indhold 1 Indledning... 3 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål... 3 2.1 Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision...

Læs mere

I tilknytning til kortet kan medarbejdere på Instituttet bestille et dobbeltkort til privat anvendelse (se afsnit Dobbeltkort herom).

I tilknytning til kortet kan medarbejdere på Instituttet bestille et dobbeltkort til privat anvendelse (se afsnit Dobbeltkort herom). MasterCard Retningslinier for anskaffelse af MasterCard Dato: 2007.01.01 Reference: Søren Vendelbo Ansvarlig: Jørgen Kunter Pedersen På Teknologisk Institut anvendes en avanceret rejse- og udlægsafregningsmodel,

Læs mere

Regnskaber. Vi har nu startet 2 regnskaber 2006 og 2007, med status åben. Derefter skal vi have en kontoplan lavet

Regnskaber. Vi har nu startet 2 regnskaber 2006 og 2007, med status åben. Derefter skal vi have en kontoplan lavet Regnskabsdelen Regnskaber Kontoplan Bogføringstyper Åbningsbalance Bogføring Budget Udskrifter Ny konto i kontoplan Ny konto i udskrifter Kreditor / debitor Regnskab Vælg regnskaber - Så får vi et tomt

Læs mere

Manuelle opsætninger efter afsluttet opgradering til NS7.0

Manuelle opsætninger efter afsluttet opgradering til NS7.0 Navision Stat 3. juli 2015 ØSY/NSUDV/cps Manuelle opsætninger efter afsluttet opgradering til NS7.0 Nærværende dokument beskriver de regnskabsspecifikke opsætninger, som institutionen selv skal (overveje

Læs mere

I denne emnebeskrivelse kan du få hjælp til at håndtere omposteringer i SLS

I denne emnebeskrivelse kan du få hjælp til at håndtere omposteringer i SLS Ompostering i SLS Side 1 af 10 I denne emnebeskrivelse kan du få hjælp til at håndtere omposteringer i SLS Indhold 1. Kontostreng... 2 2. Ompostering... 3 3. Løndele til ompostering... 4 4. Ompostering

Læs mere

Indrapportering til ØSC med DDI. Møde i Kulturministeriet november 2010 v/karen Ejersbo Iversen

Indrapportering til ØSC med DDI. Møde i Kulturministeriet november 2010 v/karen Ejersbo Iversen Indrapportering til ØSC med DDI Møde i Kulturministeriet november 2010 v/karen Ejersbo Iversen Formål med Den Digitale Indberetning Systemunderstøtte indrapporteringen af serviceopgaver til ØSC et, for

Læs mere

Aalborg Universitet. Regelsæt for AAU- Kreditkort med firmahæftelse - medarbejder

Aalborg Universitet. Regelsæt for AAU- Kreditkort med firmahæftelse - medarbejder Aalborg Universitet Regelsæt for AAU- Kreditkort med firmahæftelse - medarbejder Økonomiafdelingen 02-05-2014 Indhold 1. Indledning...2 2. Hvem kan få et AAU kreditkort med firmahæftelse...2 3. Ansøgning

Læs mere

Forord... 1. Formål... 2. Beskrivelse af ØSC Lønportalen... 3. Vejledning til ØSC Lønportalen... 5. Brugeradministration... 10

Forord... 1. Formål... 2. Beskrivelse af ØSC Lønportalen... 3. Vejledning til ØSC Lønportalen... 5. Brugeradministration... 10 ØSC Lønportalen 12. august 2015 ØSC Løn/MRH Forord Oversendelsen af lønordrer fra kunderne til ØSC Løn sker via en blanketløsning, hvor de forskellige blankettyper kan tilgås. Adgangen til blanketløsningen

Læs mere

Oprettelse af rejseafregning med kørsel (2 dags møde i København)

Oprettelse af rejseafregning med kørsel (2 dags møde i København) Oprettelse af rejseafregning med kørsel (2 dags møde i København) Klik på Opret nyt dokument Som default er dokumenttypen Rejseafregning markeret Er din rejse vedr. et EU-projekt markeres Rejseafregning

Læs mere

Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end bogføring og en resultatopgørelse.

Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end bogføring og en resultatopgørelse. Brugervejledning Bergstedt-IT Finans Indledning Programmet er udviklet siden 2003, hvor de første versioner blev skabt. Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end

Læs mere

BENCHMARK ANALYSE. The Continia Way to Pay!

BENCHMARK ANALYSE. The Continia Way to Pay! BENCHMARK ANALYSE The Continia Way to Pay! Baseret på mere end 3.000 aktive Microsoft Dynamics NAV licenser med Continia Payment Management ligger mere end 20 års erfaring og arbejde i at finjustere alt

Læs mere

Informationsfolder til censorer v/ucn, Pædagoguddannelsen Aalborg INFORMATIONSFOLDER TIL CENSORER

Informationsfolder til censorer v/ucn, Pædagoguddannelsen Aalborg INFORMATIONSFOLDER TIL CENSORER INFORMATIONSFOLDER TIL CENSORER University College Nordjylland Pædagoguddannelsen i Aalborg Hobrovej 85, Postboks 44, 9100 Aalborg Tlf. 72 69 40 00 Afholdelse af prøver Censorer der medvirker ved bachelorprøver

Læs mere

Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution

Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution Bogføring: Bogføringen varetages af klubbens kontorassistent Marianne Eriksen. Kontering foretages ligeledes af kontorassistenten og sker efter den

Læs mere

KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D

KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D HVEM, HVORFOR & HVORDAN? HVAD ER FI&D? Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D) Simplere indkøb og disponering på tværs af AAU Simplere

Læs mere

Husk at sikre du har valgt det rigtige regnskab når der ændres i indstillinger!

Husk at sikre du har valgt det rigtige regnskab når der ændres i indstillinger! Indstillinger Brugere: Under brugere fanen findes alle indstillinger på en bruger. Ligeledes er det også her man opretter en ny bruger ved hjælp af Opret ny bruger. Husk at sikre du har valgt det rigtige

Læs mere

Vejledning om. Automatisk Bankkontoafstemning i. Navision Stat via API eller Business Online

Vejledning om. Automatisk Bankkontoafstemning i. Navision Stat via API eller Business Online Vejledning om Automatisk Bankkontoafstemning i Navision Stat via API eller Business Online Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvordan kontoafstemning... 3 3. Bestillinger... 3 3.1 Bestilling via

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser Regnskabsinstruks for provstiudvalgskasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

BENCHMARK ANALYSE. The Continia Way to Pay!

BENCHMARK ANALYSE. The Continia Way to Pay! BENCHMARK ANALYSE The Continia Way to Pay! Baseret på løsninger i mere end 3.500 aktive Microsoft Dynamics NAV licenser fra Continia Software ligger mere end 20 års erfaring og arbejde i at finjustere

Læs mere

Workshop 1 Implementering af IndFak2. marts 2015 1

Workshop 1 Implementering af IndFak2. marts 2015 1 Workshop 1 Implementering af IndFak2 1 DAGSORDEN 1. Velkomst og formål 2. Status på IndFak2 og opstartsforløb 3. Best Practice og systemløsning 4. Ny funktionalitet og arbejdsgange (NavisionStat & IndFak2)

Læs mere

IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser

IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser Indholdsfortegnelse 1.0 Definition og bevilling af en tjenesterejse... 2 1.1 Beregning af rejsens varighed og længde.... 3 1.2 Ansøgning om og bestilling

Læs mere

Vejledning i årsafslutning 2014 i Navision Stat Selvejer-udgave

Vejledning i årsafslutning 2014 i Navision Stat Selvejer-udgave Vejledning 10-12-2014 Vejledning i årsafslutning 2014 i Navision Stat Selvejer-udgave 1 Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af de aktiviteter, der skal/bør foretages ved årsafslutning

Læs mere

AURUS Udgiftsafregning Kontant udlæg

AURUS Udgiftsafregning Kontant udlæg Oprettelse af Udgiftsafregning kntant udlæg - afhldt i frbindelse med småindkøb eller kørsel der ikke er frbundet med en rejse (ved meget få undtagelser, da der sm hvedregel bruges kreditkrt). Regler vedr.

Læs mere

Navision Stat 7.0. CVR Integration. Overblik. Side 1 af 15. 30. april 2015 ØS/ØSY/MAG

Navision Stat 7.0. CVR Integration. Overblik. Side 1 af 15. 30. april 2015 ØS/ØSY/MAG Side 1 af 15 Navision Stat 7.0 30. april 2015 ØS/ØSY/MAG CVR Integration Overblik Introduktion I denne vejledning kan du læse om, hvordan du validerer dine debitorers og kreditorers data op imod Det Centrale

Læs mere

Indsendelse af filer til banken via API

Indsendelse af filer til banken via API Forløbet for indsendelse af en betalingsfil til banken via API Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du indsender og godkender en betalingsfil via API 1. Indsendelse af betalingsfil 2. Godkend og

Læs mere

Vejledning til kontering af udgiftsbilag

Vejledning til kontering af udgiftsbilag Vejledning til kontering af udgiftsbilag - til bogholderen i den mindre virksomhed Version 2.0 Indholdsfortegnelse Forord:... 3 Råd før læsning:... 3 Fremgangsmåde ved kontering af udgiftsbilag:... 4 1)

Læs mere

Indlæsning af tilskud fra UVM

Indlæsning af tilskud fra UVM Indlæsning af tilskud fra UVM Brugervejledning version 1.0 Side 1 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Download bogføringskladde fra brevportalen... 3 Gem regneark på din arbejdsplads... 3 Bearbejdning

Læs mere

Værd at vide. - en orientering fra Eniga Lønservice. Lønudbetaling Sygdom Ferie Barsel - og anden nyttig information

Værd at vide. - en orientering fra Eniga Lønservice. Lønudbetaling Sygdom Ferie Barsel - og anden nyttig information Værd at vide - en orientering fra Eniga Lønservice Lønudbetaling Sygdom Ferie Barsel - og anden nyttig information Revideret januar 2014 Indholdsfortegnelse LØNUDBETALING MV.... 3 LØNUDBETALING... 3 ANSÆTTELSESKONTRAKTER

Læs mere

Vejledning og kommentarer til ny version

Vejledning og kommentarer til ny version Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.10 SummaSummarum 4.10 & integration til Visma Avendo Webshop Visma Software lancerer en ny version af SummaSummarum, SummaSummarum

Læs mere

Indkøbspolitik For EUC Sjælland.

Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Revideret juli 2011. 1 Indholdsfortegnelse: EUC Sjælland i tal...3 EUC Sjællands indkøbspolitik...4 Indkøbspolitikkens formål og mål...5 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning...5

Læs mere

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl En af de mange funktioner til styring af skyldige fakturaer hos leverandører eller tilgodehavender hos kunder er åbenpostudligning. Åbenpostudligningen går

Læs mere

Følgende skal opsættes inden igangsætning:

Følgende skal opsættes inden igangsætning: Import af fakturaer fra leverandør Det er muligt at modtage faktura fra udvalgte leverandør elektronisk dvs. at leverandørens faktura indlæses i DSM og herfra er det muligt at varemodtage og bogføre fakturaen.

Læs mere

KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer

KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer 1. Kreditor generelt For at Navision Stat kan modtage en elektronisk faktura på en given kreditor skal der foretages opsætning heraf. Dette betyder,

Læs mere

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01 Vejledning Batchflow INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Introduktion... 2 2 Sådan gør du... 3 2.1 Log på... 3 2.2 Anvendelse af BatchFlow... 4 2.3 Kort gennemgang

Læs mere

ERFA møde KUM 12. og 13. juni 2012. Information om anlægssanering

ERFA møde KUM 12. og 13. juni 2012. Information om anlægssanering ERFA møde KUM 12. og 13. juni 2012 Information om anlægssanering Dagsorden Baggrund for sanering Mål med saneringen Tidsplan for saneringen Kundernes rolle i saneringen Anlægs taskforces opgaver i saneringen

Læs mere

Formålet med politikken er endvidere at definere institutionens retningslinjer på områder, som tjenesterejseaftalen overlader til lokal fortolkning.

Formålet med politikken er endvidere at definere institutionens retningslinjer på områder, som tjenesterejseaftalen overlader til lokal fortolkning. 1 Indholdsfortegnelse Formålet med politikken... 3 Lovgivning... 3 Hvad er en tjenesterejse?... 3 Rejsesekretariatet... 3 Principper for gennemførelsen af tjenesterejser... 4 Tilrettelæggelse... 4 Særligt

Læs mere

Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning

Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning Hensigten med folderen her er, at informere og vejlede dig der er visiteret til en BPA-ordning efter servicelovens 96. Den beskriver i hovedtræk

Læs mere

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune I henhold til regelsæt Principper for økonomistyring skal der etableres rutiner for økonomistyring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune og alle

Læs mere

CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT BANKKONTO AFSTEMNING FACTSHEET

CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT BANKKONTO AFSTEMNING FACTSHEET FACTSHEET Er du i en situation, hvor der er et stigende antal bankposteringer? Og er anvendelsen af tid på at udligne disse i Microsoft Dynamics NAV ved at fylde en del af arbejdsdagen? Microsoft Dynamics

Læs mere

Opsætning og afregning af moms og afgifter

Opsætning og afregning af moms og afgifter Opsætning og afregning af moms og afgifter I Mamut Stellar er det muligt at opsætte en momsafregning, hvor du enten kan vælge Manuel indberetning/ periodeaflæsning (beløbene flyttes IKKE til Momsafregningskontoen),

Læs mere

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser Bilag 1 Tværgående OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser indenfor ges efter CØP udarbejder forretningsgangene Revisionen indra- Evt. honorarer til revision

Læs mere

EPOS PORTAL PORTAL INTEGRATION MANAGER

EPOS PORTAL PORTAL INTEGRATION MANAGER EPOS PORTAL PORTAL INTEGRATION MANAGER KUNDEVEJLEDNING APRIL 2014 Indholdsfortegnelse 1 Portal Integration Manager... 2 1.1 PIM profiler... 2 1.1.1 PIM-profil: Afdelinger... 2 1.1.2 PIM-profil: Grupper...

Læs mere

Systemvejledning til bogføring af omposteringer inden for egen. stedkode

Systemvejledning til bogføring af omposteringer inden for egen. stedkode Afgrænsning: Følgende er ikke omfattet af denne vejledning: Anlægsomposteringer, som fortsat skal skrives på et omposteringsark og sendes til. Lønompostering, som fortsat skal håndteres via PØS/SLS. Fra

Læs mere

Din kunde, som anvender Winfinans.NET som økonomisystem, har givet dig en adgang til sit regnskab.

Din kunde, som anvender Winfinans.NET som økonomisystem, har givet dig en adgang til sit regnskab. Velkommen, kære revisor Din kunde, som anvender Winfinans.NET som økonomisystem, har givet dig en adgang til sit regnskab. Winfinans vil gerne give dig en kort indføring i din brug af Winfinans.NET. Kort

Læs mere

Betalingslistens betalinger kan udlæses til en fil, der kan anvendes til import i webbanker.

Betalingslistens betalinger kan udlæses til en fil, der kan anvendes til import i webbanker. Betalingsliste Betalingslisten anvendes til at beregne og vise en oversigt over beløb der er forfaldne til betaling til og med den valgte betalingsdag. Listen indeholder både kreditorer og debitorer med

Læs mere

Vi glæder os til et godt samarbejde!

Vi glæder os til et godt samarbejde! Vi byder dig velkommen som censor til Administrationsbacheloruddannelsen VIA University College Kontaktoplysninger: Administrationsbacheloruddannelsen i Aarhus og Viborg Skejbyvej 15, 8240 Risskov Tlf.

Læs mere

Kapitel 7. Vejledning i kontering af udgifter til anden aktør

Kapitel 7. Vejledning i kontering af udgifter til anden aktør Dato: 14. maj 2007 GHA/DRHS Kapitel 7 Vejledning i kontering af udgifter til anden aktør - forløb med gamle betalingsmodeller Forkortelser: AA: Anden aktør JC: Jobcenter PJC: Pilotjobcenter DR: Driftsregion

Læs mere

Anette Sand. Bogen om bogføring for begyndere

Anette Sand. Bogen om bogføring for begyndere Anette Sand Bogen om bogføring for begyndere Bogen om bogføring for begyndere af Anette Sand Regnskabsskolen A/S 2014 Udgivet af Regnskabsskolen Wesselsgade 2 2200 København N Tlf. 3333 0161 www.regnskabsskolen.dk

Læs mere

Årsafslutning i ectrl

Årsafslutning i ectrl Årsafslutning i ectrl Denne vejledning er en gennemgang af, hvordan man nemt og bekvemt kommer gennem årsafslutningen i ectrl. Opret nyt regnskabsår Det første man skal foretage sig er at oprette det nye

Læs mere

HR-Løn masseindberetning. Spar tastearbejde og benyt HR-Løns muligheder for at indlæse regneark

HR-Løn masseindberetning. Spar tastearbejde og benyt HR-Løns muligheder for at indlæse regneark HR-Løn masseindberetning Spar tastearbejde og benyt HR-Løns muligheder for at indlæse regneark Oktober 2014 1 Introduktion I denne vejledning kan du læse, hvordan du gør, når du skal indberette ensartede

Læs mere

Indsendelse af filer til banken

Indsendelse af filer til banken Forløbet for indsendelse af en betalingsfil til banken Sådan godkendes og sendes betalinger i Navision Stat Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du indsender og godkender en betalingsfil i Business

Læs mere

Indsendelse af filer til banken

Indsendelse af filer til banken Forløbet for indsendelse af en betalingsfil til banken Sådan godkendes og sendes Betalinger i Navision Stat Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du indsender og godkender en betalingsfil i Business

Læs mere