Effektvurdering af den elektroniske patientjournal (EPJ)

Transkript

1 Effektvurdering af den elektroniske patientjournal (EPJ) Det Digitale Sygehus Sygehus Vendsyssel, Frederikshavn Århus Juli 2004

2 Forord Nærværende skrift indeholder en effektvurdering af Elektronisk PatientJournal (EPJ), igangsat og anvendt på det kirurgiske område på Sygehus Vendsyssel i Frederikshavn. Vurderingen sker i forbindelse med Det Digitale Sygehus, der er et projekt under Det Digitale Nordjylland. En gruppe medarbejdere med tilknytning til Institut for Marketing, Informatik og Statistik ved Handelshøjskolen i Århus har foretaget denne vurdering. Gruppen har sideløbende hermed foretaget effektvurdering af EBS (Elektronisk Booking System) på Parenkymkirurgisk Ambulatorium, DiasNet (Diabetesløsning), samt digital diktat. Desuden har gruppen udviklet en model til anvendelse ved effektvurderinger af digitale sygehusløsninger. Effektvurderingen af den Elektroniske PatientJournal på det kirurgiske område er foregået i perioden september 2002 til maj Vores arbejde har nødvendiggjort mange undersøgelser (interview, spørgeskemaundersøgelse, dokumentationsanalyse, arbejdsgangsbeskrivelser o. lign.) med medarbejdere, der har tilknytning til den elektroniske patientjournal på det kirurgiske område. Flere medarbejdere og ledere har vi talt med en del gange, og de har også givet os de samme oplysninger flere gange, når vi har haft behov for det. De har været tålmodige, venlige og forstående over for vores forehavende. Det siger vi mange tak for. Også tak til sygehusets ledelse, til projektlederne knyttet til Det Digitale Sygehus samt projektets styregruppe. Opgaven har til tider været præget af turbulens på grund af sygehusomlægninger og et stramt program, hvor den ene IT-implementering og effektvurdering afløste den anden. Via et godt og konstruktivt samarbejde er det lykkedes at få skabt de bedst mulige rammer for vores undersøgelsesarbejde. Mange har bidraget i effektvurderingsprocessen, herunder sygeplejerske, cand. scient adm. Birthe Dinesen som har været ansat i projektet i mere end to år. Hun fik tilbudt mere varig beskæftigelse andetsteds inden projektet var helt færdigt. Desuden har sygeplejerske Anne Nørgaard fra Sygehus Vendsyssel assisteret os i forbindelse med gennemførelsen af vores undersøgelser. Tak til begge og til andre, som har hjulpet og støttet os igennem. Tina B. Jensen Ph.d. studerende Nina Bengtsen Sygeplejelærer, MLP Jonas Frank Johannesen Stud. merc. (dat.) Carsten B. Dahlgaard Stud. merc. (dat.) Povl Erik Rostgård Andersen Projektleder, effektvurdering af Det Digitale Sygehus 2

3 Indholdsfortegnelse KAPITEL 1 INDLEDNING Formål Formål med løsningen og effektvurderingen Disposition Terminologi Resumé af undersøgelsens resultater 9 KAPITEL 2 BESKRIVELSE AF EPJ-LØSNINGEN Indledning Dataindsamling Teknisk beskrivelse af EPJ-løsningen Funktionaliteter i EPJ-løsningen Belægningslisten i EPJ Basisbilledet i EPJ Statusbilledet i EPJ Fremtiden og EPJ 19 KAPITEL 3 PRÆSENTATION AF DET KIRURGISKE OMRÅDE 21 SYGEHUS VENDSYSSEL I FREDERIKSHAVN Indledning Dataindsamling Øjebliksbilledet af de kirurgiske afdelinger forår K2 opgaver og funktioner K3 opgaver og funktioner Sygehussammenlægning 30 KAPITEL 4 IMPLEMENTERING AF 31 ELEKTRONISK PATIENTJOURNAL Indledning Dataindsamling Det Digitale Sygehus og IT-handlingsplan Organisering af DDS Projektgrupper Implementering af Elektronisk PatientJournal 35 3

4 KAPITEL 5 METODE Indledning Ændringer på sygehuset Anvendt fremgangsmåde Forberedelser Baggrundsviden forforståelse Identifikation af mål og forventninger Udarbejdelse af måleprogrammer Målinger Arbejdsgangsbeskrivelser Spørgeskemaundersøgelse til personale Spørgeskemaundersøgelse til patienter Dokumentationsundersøgelse Fokusgruppeinterview Undersøgelser baseret på dokumentariske data Identifikation af procesfaktorer Usability-undersøgelse 54 KAPITEL 6 RESULTATER Indledning Spørgeskemaundersøgelse til personale Spørgeskemaundersøgelse til patienter Resultater vedrørende datagrundlaget Bedre datagrundlag (data er fuldstændige) Bedre dokumentation Konklusion vedrørende datagrundlaget Resultater vedrørende adgang til data Bedre datatilgængelighed Bedre datatilgang Konklusion vedrørende adgang til data Resultater vedrørende brug af data Bedre information og kommunikation mellem faggrupperne Bedre og mere præcis information til og kommunikation med patienter Forbedret ledelsesgrundlag Konklusion vedrørende brug af data Resultater vedrørende arbejdsgange og forløb Bedre og hurtigere arbejdsgange Bedre medicinering Bedre patientforløb Større medarbejdertilfredshed Konklusion vedrørende arbejdsgange og forløb Resultater vedrørende ekstern service Større patienttilfredshed Bedre ekstern service ift praktiserende læger Konklusion vedrørende ekstern service 84 4

5 KAPITEL 7 IMPLEMENTERINGSPROCESSEN Registreringer til procesfaktormatricen Resultater fra spørgeskemaundersøgelsen og fokusgruppeinterviewet Konklusion vedrørende implementeringsprocessen 92 KAPITEL 8 - REFLEKSION OVER DE ANVENDTE METODER 94 LITTERATURLISTE 98 BILAG 5

6 Kapitel 1 Indledning 1.1 Formål Sygehus Vendsyssel i Frederikshavn har i perioden 1. oktober 2001 til 31. december 2003 deltaget i et projekt: Det Digitale Sygehus. Det er et projekt under Det Digitale Nordjylland. Det Digitale Sygehus skal opnås via en massiv IT indsats, herunder systemintegration og øget datatilgængelighed. Formålet med initiativet var: At øge borgernes tilfredshed med sygehussektoren ved: At skabe større åbenhed for patienterne At støtte patienterne i en ny og mere aktiv rolle (den kompetente patient) At sikre et bedre patientforløb At bidrage til et mere sammenhængende sundhedsvæsen gennem en effektiv udnyttelse af mulighederne i Det Digitale Sygehus. 1 Dette formål skal opnås blandt andet gennem at: Skabe et bedre patientforløb gennem en bedre og mere effektiv tilrettelæggelse og gennemførelse af undersøgelser, behandling og pleje understøttet af digitale hjælpemidler. 2 Et af de centrale digitale hjælpemidler er Elektronisk PatientJournal (EPJ). I forbindelse med Det Digitale Sygehus-projekt har der været et ønske om at få foretaget en vurdering af dele af de løsninger, der skal sættes i værk. Det formuleres på følgende måde: Projektet foretager en systematisk indsamling af data om digitaliseringens betydning for sygehusets drift samt en effektvurdering foretaget af en uafhængig akademisk projektpartner med henblik på at påvise og demonstrere muligheder for at effektivisere sygehusdriften. 3 En gruppe medarbejdere ved Institut for Informationsbehandling ved Handelshøjskolen i Århus har fået opgaven med at foretage denne effektvurdering. En af de løsninger, der er blevet effektvurderet, er indførelsen af Elektronisk PatientJournal på det kirurgiske område. Vurderingen, der er gennemført i perioden september 2002 til maj 2004, bygger på en række før-målinger og tilsvarende efter-målinger. Derudover har en central del af vurderingen bestået i at følge implementeringsprocessen på nært hold. 1.2 Formål med løsningen og effektvurderingen I projektbeskrivelsen for Det Digitale Sygehus formuleres der flere mål og forventninger til EPJ-løsningen. Det forventes, at EPJ skal være med til: At øge kvaliteten af det kliniske beslutningsgrundlag samt behandling og pleje. At forbedre kommunikationen, datakvaliteten og databeskyttelsen. 1 Projektbeskrivelse, Det Digitale Sygehus, Ibid. 3 Ibid. 6

7 At skabe bedre arbejdsbetingelser for personalet og mindske tidsforbruget. At effektivisere arkiveringen af kliniske data og øge tilgængelighed og deling af kliniske data for alle personalegrupper. 4 Disse mål og forventninger danner udgangspunktet for effektvurderingen. Mere herom i de følgende kapitler. Formålet med effektvurderingen er: At få konkret viden om systemernes effekt med henblik på en mere præcis vurdering af mulighederne for større effektivitet og bedre kvalitet i behandling og pleje. 5 Dette er udgangspunktet for effektvurderingen af EPJ og dermed også for denne rapport. 1.3 Disposition Rapportens disposition vil fremgå af den følgende beskrivelse. I kapitel 1 beskrives indledningsvis det overordnede formål med EPJ effektvurderingen. I kapitel 2 gives en beskrivelse af systemet og dets funktionalitet. Beskrivelsen gives ud fra et anvendelsesmæssigt perspektiv. Kapitel 3 indeholder et øjebliksbillede af det kirurgiske område fra foråret 2002, før implementeringen af EPJ. Formålet med øjebliksbilledet er at give en forståelse af og indsigt i de kirurgiske afdelinger som en arbejdsplads. Her fokuseres på arbejdsgange, holdninger og forventninger til ny teknologi, IT-kompetencer og læring. I den forbindelse beskrives de efterfølgende omstruktureringer, der har været på det kirurgiske område som en konsekvens af sygehussammenlægningen. Sidstnævnte beskrivelse har til formål at føre øjebliksbillederne op til den nuværende situation, som den ser ud på det kirurgiske område. Kapitel 4 giver en præsentation af Det Digitale Sygehus organisering samt en beskrivelse af, hvordan EPJ er blevet implementeret i praksis på de kirurgiske afdelinger. Formålet er at give læseren en forståelse for såvel den organisatoriske baggrund som den kontekst, implementeringen skal ses i lyset af. I kapitel 5 uddybes, hvordan vi metodisk har valgt at gribe effektvurdering af EPJløsningen an. Her beskrives vores før, efter og under -setup for effektvurderingen, samt hvilke overvejelser, der ligger til grund for det. Samtidigt behandles, hvilke målingsmæssige overvejelser ændringerne på sygehuset har givet. Vi beskriver desuden vores fremgangsmåde, forberedelser samt udarbejdelse og brug af måleværktøjerne. I kapitel 6 præsenteres resultaterne fra undersøgelsen af, hvilke effekter der er kommet ud af at implementere Elektronisk PatientJournal på det kirurgiske område. Resultaterne præsenteres på baggrund af det valgte setup, så før-situationen holdes op mod efter- 4 Projektbeskrivelse for Elektronisk Patient Journal, Projektbeskrivelse, Det Digitale Sygehus,

8 situationen, hvilket viser effekterne. Samtidigt gives også en beskrivelse af, hvad der har ført til, at effekterne er blevet, som de er (implementeringsprocessen). Der er desuden et omfattende antal bilag med. Det har alt sammen været brugt i forbindelse med effektvurderingen. Andet materiale har også været brugt, men ikke i samme omfang, og er derfor ikke taget med. 1.4 Terminologi I dette afsnit præsenteres forskellige begreber, som er gennemgående i rapporten. Desuden præsenteres de forkortelser, der anvendes i rapporten. Det Digitale Nordjylland (DDN) 6 - Det Digitale Nordjylland er et regionalt tre-årigt ITfyrtårnsprojekt, der med en bevilling på 170 mio. kr. fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling skal afprøve netværkssamfundets muligheder for alle i Nordjylland. Dette gøres via 89 forskellige IT-projekter inden for temaerne: Digital forvaltning, Kompetence og uddannelse, IT og erhvervsudvikling samt IT og infrastruktur. Det Digitale Sygehus (DDS) 7 Et projekt under digital forvaltning under DDN. Det overordnede formål med projektet Det Digitale Sygehus er at øge borgernes tilfredshed med sygehussektoren. Dette opnås via en massiv IT-indsats, herunder systemintegration, på et enkelt sygehus. Der skabes øget datatilgængelighed, bedre ressourceudnyttelse og dermed øget effektivitet og patienttilfredshed. Elektronisk PatientJournal (EPJ) er en IT-løsning, som præsenterer en elektronisk udgave af de papirjournaler, som sygehuset hidtil har benyttet sig af. Labka-løsningen bliver nævnt en del gange i rapporten. Løsningen gør det muligt fra afdelingerne at bestille laboratorie-ydelser. Desuden er svarene fra de gennemførte laboratorie-analyser tilgængelige via systemet det vil sige direkte på afdelingen. Løsningen kaldes også for Labka Sygehuspakken. Handelshøjskolen i Århus (HHÅ) Projektpartner, med ansvar for effektvurderingen af Det Digitale Sygehus-projekt. Både Handelshøjskolen i Århus og HHÅ vil blive brugt i rapporten. Frederikshavn-Skagen Sygehus (FSS) var navnet på sygehuset i Frederikshavn, indtil sammenlægningen med sygehuset i Hjørring blev gennemført pr Herefter er navnet Sygehus Vendsyssel, Frederikshavn. I rapporten bruges begge betegnelser. Frederikshavn-Skagen Sygehus bruges i beskrivelserne, som stammer tilbage fra før , og tilsvarende bruges Sygehus Vendsyssel, Frederikshavn herefter. Ortopædkirurgisk sengeafsnit (OK3) Tidligere hed afsnittet (K3), begge betegnelser bruges i rapporten. Parenkymkirurgisk sengeafsnit (AK3) Tidligere hed afsnittet (K2), begge betegnelser bruges i rapporten Projektbeskrivelse, Det Digitale Sygehus,

9 PatientAdministrationsSystem (PAS) er sygehusets centrale administrationssystem for patientdata. Her registreres oplysninger om patienten: Navne- og adresseoplysninger samt oplysninger om indlæggelsestidspunkter samt diagnoser. Journal I rapporten anvendes betegnelserne lægejournal og sygeplejejournal når de forefindes i en papirudgave. I den digitale udgave anvendes betegnelserne lægenotater og plejenotater. Kildeangivelser ved interview De medarbejdere, vi har talt med, har alle udtalt sig anonymt. Som følge heraf og af hensyn til sporbarheden i vores undersøgelser, anvender vi koder for de enkelte respondenter/informanter. Formen er: x K dd-mm-åå, hvor x er et løbenummer, og K refererer til kirurgisk afdeling. Datoen refererer til den dag, hvor kontakten med informanten har fundet sted. Denne notation anvendes ved hovedparten af vores interview. Den er synlig i forbindelse med citater i rapporten. Der bringes dog også citater, hvor notationen ikke anvendes. Det sker blandt andet i forbindelse med det sidste fokusgruppeinterview. Her er der valgt ikke at sætte kilde på. 1.5 Resumé af undersøgelsens resultater I det følgende gives der et resumé af de resultater, der er opnået gennem effektvurderingen af EPJ på det kirurgiske område på Sygehus Vendsyssel i Frederikshavn. De første punkter vedrører datagrundlaget: er de data til stede, der skal bruges i den kliniske praksis? Der er ikke de store ændringer i faggruppernes læsemønster fra en før- til en eftersituation. Lægerne læser udelukkende egne notater som i en før-situation. Plejegruppen læser dog i større udstrækning andre faggruppers notater i en efter-situation. Lægerne mangler oplysninger i egne notater. Det skyldes formentlig et manglende overblik i den elektroniske journal. Umiddelbart ser det ikke ud som om, den mundtlige kommunikation indenfor og mellem faggrupper er blevet mindre. Lægerne læser ikke i plejenotaterne, i stedet briefes de som vanligt af sygeplejersken inden stuegang. Der gives stadig mundtlig rapport indenfor plejegruppen ved vagtskifte. Der er dermed ikke sket større ændringer, hvad angår informations- og kommunikationsmønstre. Aktualiteten af data skønnes at være blevet lidt bedre i forhold til tidligere. Mindre lægenotater indskrives direkte i notatet. Andre dikteres og skrives som vanligt af sekretæren. Indskrivning sker hurtigere, fordi sekretæren ikke skal afvente, at den fysiske journal sammen med et bånd med diktatet kommer tilbage på sekretariatet. To tredjedele af notaterne indskrives samme dag, som de dikteres, mod før hvor andelen var 50. Hvad angår dokumentationen, er der en tendens til, at lægejournalerne bliver mindre fyldestgørende med indførelsen af EPJ. Dette begrundes blandt andet med et manglende overblik. Sygeplejedokumentationen er imidlertid mere fyldestgørende i en eftersituation, hvilket i høj grad skyldes indførelsen af VIPS. Der er ligeledes tale om en forbedring af datering og signering af data i en efter-situation, da disse genereres automatisk i EPJ. 9

10 Inden for udvalgte områder forekommer der en højere grad af dobbeltregistreringer efter indførelsen af EPJ. Personalet oplever dog ikke dette som værende problematisk. Dokumentation af information givet til patienterne er steget fra en før-situation både på plejesiden og lægesiden. På baggrund af patientundersøgelsen ses dog ingen ændring af patienternes tilfredshed med informationen. Bestilling af undersøgelser fra andre afdelinger sker via rekvisitionsfunktionaliteten i EPJ. Løsningen er halvautomatisk: Udskrivning sker på afdelingen og bringes herefter til den undersøgende afdeling. De næste resultater fokuserer på om data er tilgængelige, og om de fremtræder som overskuelige. Data i journalen kan tilgås fra enhver EPJ-terminal på sygehuset. Der bruges således ingen tid på at lede efter journalen i en efter-situatin. Dog er der stadig en analog udgave (papirudgave) af journalen med blandt andet røntgenbeskrivelser, laboratoriesvar mv. Den kan stadig blive væk. Med EPJ opleves der til tider ventetid på at få adgang til en EPJ-terminal specielt på OP. Desuden er opstart af EPJ-systemet og pålogning langsommelig. Personalet giver udtryk for, at det er vanskeligt at få et overblik i EPJ. Data skal søges mange steder for at få et overblik. Det kræver opslag i flere forskellige systemer og dermed flere pålogninger og mange klik. Tidsforbruget for at få et overblik er forøget fra før til efter. For plejegruppen drejer det sig om en forøgelse på ca. 40%, for lægegruppen er der tale om mere end en fordobling. Tallene stammer fra personalets egne angivelser i spørgeskemaundersøgelsen. Følgende resultater fokuserer på brugen af data. Det forventes med indførelsen af EPJ, at der vil være tale om en bedre kommunikation mellem afdelingerne, nemmere arbejdstilrettelæggelse samt en bedre ledelsesplanlægning. Der er, som nævnt, ikke sket de store ændringer, hvad angår kommunikations- og informationsmønstre inden for faggrupperne og faggrupperne imellem. Patienten oplever heller ikke nogen nævneværdig forandring i den information, som der modtages fra sygehuset og personalet. Der er ikke ledelsesstøtte i EPJ fx i form af levering af data til brug ved planlægning. EPJ har også effekter, der vedrører arbejdsgangene: Arbejdsgangene i forbindelse med modtagelse af patient (journaloptagelse og indlæggelsessamtale) er stort set identiske med en før-situation. Ifølge lægegruppen bruges der kortere tid på aktiviteten, hvorimod plejegruppen skønner at bruge længere tid. Forberedelsen til stuegang vurderes at tage længere tid med EPJ. Især lægerne mener at bruge markant længere tid på denne arbejdsgang. I forbindelse med dokumentation af stuegangsaktiviteten, angives det at tage længere tid for lægernes vedkommende. Det er hurtigere at lave epikriserne for lægerne (da epikriserne genereres i EPJ). Der er sket en reduktion i tidsforbruget på ca. 30%. Praksis i forbindelse med ordination af medicin er, at en del af lægerne ikke selv foretager ordinationsregistreringen i EPJ. Det overlades til en vagthavende læge, til en sygeplejerske eller en sekretær. 10

11 Det skønnes, at antallet af medicineringsfejl ikke er faldet som en følge af brugen af EPJ. Plejegruppen opfatter det som en stor hjælp at dispensere og administrere medicinen på baggrund af de ordinationsoplysninger, der ligger i EPJ. De slipper for at skulle have andre systemer kørende parallelt med. Indførelsen af EPJ har desuden haft indflydelse på eksterne interessenter. Patienterne oplever, at der er en rød tråd i den behandling, de får på sygehuset. Der er dog ikke nogen nævneværdig forskel i denne oplevelse fra en før-situation. Servicemålet i forhold til praktiserende læger andelen af afsendte epikriser inden fem hverdage efter udskrivning af patient er forbedret markant efter indførelsen af EPJ. Implementeringsprocessen Lægerne er den gruppe, som har været mest utilfredse, hvad angår implementeringsprocessen. På samtlige adspurgte punkter er der en høj grad af utilfredshed at spore. Størst utilfredshed er der vedrørende spørgsmålene: oplever du, at brugerne har haft medbestemmelse i forbindelse med at få systemet tilpasset jeres behov, oplever du, at der har været afsat de nødvendige ressourcer til frikøb af personale og hvordan vil du karakterisere oplæringen i brugen af EPJ. Det eneste spørgsmål, som indikerer en grad af tilfredshed fra lægernes side vedrører: oplever du, at EPJ er et driftssikkert system?. Plejepersonalet synes generelt set, at processen er forløbet tilfredsstillende. Det er især vedrørende spørgsmålet: oplever du, at afdelingsledelsen har bakket op omkring implementeringen, at der er udbredt tilfredshed. Det er kun på spørgsmålene: oplever du, at projektets mål har været helt klare for brugerne og oplever du, at der har været afsat de nødvendige ressourcer til frikøb af personale, at plejepersonalet udviser en lidt større grad af utilfredshed. Sekretærernes svar minder meget om plejepersonalets svar. De har også generelt været tilfredse med implementeringsforløbet. Dog er der lidt utilfredshed vedrørende spørgsmålene: oplever du, at der har været afsat de nødvendige ressourcer til frikøb af personale? og oplever du, at projektets mål har været helt klare for brugerne. Svarene fra personalet på OP, anæstesi og opvågning minder meget om plejepersonalets og sekretærernes svar. De bevæger sig dog lidt mere i den negative retning, hvad angår: oplever du, at der har været afsat de nødvendige ressourcer til frikøb af personale?, oplever du, at der har været afsat tilstrækkelige ressourcer til efterfølgende drift og support af EPJ? og oplever du, at brugerne har haft medbestemmelse i forbindelse med at få systemet tilpasset til jeres behov?. Personalet fra OP, anæstesi og opvågning udviser dog hverken en markant tilfredshed eller utilfredshed med implementeringsprocessen. Ud fra fokusgruppeinterviewet er der fremkommet mange gode og brugbare stikord til, hvordan man kan gribe en implementeringsproces af EPJ an. Disse anbefalinger er gjort på baggrund af det kliniske personales erfaringer fra implementeringsprocessen i Frederikshavn. Nogle af nøgleordene fra fokusgruppeinterviewet er blandt andet: Projektets mål skal være klare for det kliniske personale. Et informationsmøde i starten af processen er ikke nok, det skal efterfølges af flere møder med mulighed for at stille spørgsmål. Man kunne eventuelt også inddrage brugere fra andre sygehuse, der har erfaringer med denne EPJ. Dermed vil personalet også få realistiske forventninger til systemets formåen. 11

12 Det er centralt, at ledelsen bakker op omkring implementeringsprojektet og motiverer personalet. Størstedelen af personalet i Frederikshavn oplever, at afdelingsledelsen har været god til at bakke op om implementeringen af EPJ. Der bør udpeges ildsjæle blandt personer i organisationen, de skal have interesse for feltet. Ildsjælene kan blandt andet være superbrugere, hvis de har de rette forudsætninger, kompetencer og viljen. Det er centralt, at der er nogen som brænder for projektet. Undervisningen i det nye system er et centralt aspekt. For det første er tidspunktet for undervisningen essentiel. Det skal ligge umiddelbart inden systemets implementering. Derudover skal der gives mulighed for opfølgende undervisning efter implementeringen. For det andet skal man passe på med at lave standardiserede undervisningsforløb. Undervisningen skal tilpasses specifikke personalegrupper, brugerniveauer og afdelinger. Der skal afsættes de nødvendige ressourcer til frikøb af personale. Som udgangspunkt kan man ikke forvente, at produktionsmålene kan opnås i den periode, der implementeres EPJ. 12

13 Kapitel 2 Beskrivelse af EPJ-løsningen 2.1 Indledning Hensigten med dette kapitel er at præsentere EPJ-løsningen, som er IBM s elektroniske patientjournal (systemet går også under betegnelsen IPJ). Beskrivelsen af systemet foretages ved at belyse følgende områder: En kort teknisk beskrivelse af EPJ Beskrivelse af udvalgte funktionaliteter i EPJ Indledningsvis beskrives de anvendte dataindsamlingsteknikker i forbindelse med beskrivelsen af EPJ. 2.2 Dataindsamling For at være i stand til at evaluere indførelsen af EPJ, er det afgørende at have et kendskab til selve løsningen. Denne viden om EPJ-løsningen søgte vi på flere måder, blandt andet ved: Beskrivelse af EPJ-løsningens funktionalitet fra IBM. 'Hands-on' demonstration af EPJ-løsningen på sygehuset. Besøg på Hobro Sygehus og Ålborg Sygehus for at studere brugen af EPJløsningen i praksis. Det var med andre ord vigtigt med en viden om genstandsområdet. Men genstandsområdet rummer mere end blot viden om IT-løsningen. Det er ligeledes nødvendigt med et kendskab til den organisation, hvor IT-løsningen søges gennemført. Denne viden blev blandt andet opnået gennem observation og interview, som beskrevet senere. 13

14 2.3 Teknisk beskrivelse af EPJ-løsningen 8 EPJ er et klient/server system 9 med klienter tilkoblet en databaseserver i Frederikshavn. EPJ er Windows-baseret og består af en række moduler, der afvikles på klienter, som kommunikerer over et netværk med EPJ s databaser. Systemet lagrer information i databaserne, som fordeler sig på en central database for sygehusets fællesinformation, samt på flere lokale databaser. I den centrale database findes fælles-oplysninger, som kan bruges i de enkelte klinikker. Eksempelvis findes alle notatsøgeord centralt og den enkelte klinik plukker de søgeord ud herfra, som er relevante i klinikkens notater. Centralt findes også alle oplysninger vedrørende brugere, alle tabeller, oplysninger om belægningslisterne samt patienternes stamoplysninger. I klinikdatabaserne (jævnfør nedenstående figur 2.1) gemmes den patientrelaterede medicinske information for de enkelte afdelinger. Den elektroniske journal er opdelt på en sådan måde, at der er et overordnet journalmodul per klinikdatabase. Det vil sige, at et patientforløb med f.eks. en kirurgisk og en medicinsk behandling på to forskellige afdelinger/klinikker vil give anledning til to patientjournaler. Personalet kan dog få adgang til de andre afdelingers journaler. Central Klinik A Klinik B Figur 2.1: Redigeret EPJ-database arkitektur. Personalet opnår adgang til systemet via et opstartsmodul, der håndterer log-in, og som koordinerer de øvrige moduler alt efter, hvilken profil brugeren har. De forskellige faggrupper kan på den måde tilgå nogle specifikke moduler, som andre faggrupper eksempelvis ikke kan tilgå og omvendt. Funktionaliteten i EPJ kan opdeles i følgende moduler: 1) behandlings- og plejedokumentation, 2) medicinhåndtering, 3) rekvisition og svar samt 4) statistik. 8 Dele af følgende afsnit bygger på: Speciale fra Jensen, T. B. & Berg, L., Komponenterne i en klient-server arkitektur består af en server og et antal klienter. Serveren har en samling af operationer. Disse stilles til rådighed for de tilknyttede komponenter. Designet kan betragtes som asymmetrisk, idet serveren ikke kræver nogen viden om de tilknyttede klienter, mens klienterne derimod kender serveren og dens tilgængelige operationer. Serveren tilbyder med andre ord fælles funktionalitet til de tilknyttede klienter gennem netværk. Den lokale klient stiller en lokal grænseflade til rådighed for aktørerne. Klient-server arkitekturen er med andre ord ikke udtryk for en lagdelt arkitektur, men er derimod baseret på netværk. Mathiassen et al. (2001). s

15 2.4 Funktionaliteter i EPJ-løsningen Personalet kan få adgang til funktionaliteten i modulerne i EPJ ved hjælp af en belægningsliste, et basisbillede og et statusbillede. I det følgende beskrives funktionaliteten i de tre skærmbilleder belægningslisten, basisbilledet og statusbilledet. Desuden beskrives kort procedurerne for indskrivning af notater samt ordinering af medicin Belægningslisten i EPJ Fra belægningslisten kan personalet få et overblik over afdelingens indlagte patienter og derudfra foretage en række patientadministrative tiltag (jævnfør figur 2.2). Listen viser blandt andet patienternes placering på stuerne og hvilken plejegruppe, patienten er knyttet til. I venstre side af skærmbilledet findes nogle markeringer (f.eks. 4:2), der angiver hvilken stue, patienten er indlagt på (stue 4) og hvilken seng, patienten ligger i (seng 2). Herefter følger CPR-nummer samt patientens navn, og umiddelbart efter ses, at patienten er indlagt på en medicinsk afdeling (Med). De kirurgiske afdelinger går under betegnelsen (Okir). Dernæst følger patientens diagnose, samt patientens indlæggelsesdato (f.eks. 2904). Til højre i skærmbilledet ses syv faner, som personalet på de kirurgiske afdelinger har været med til at definere, hvad skal dække over. Ved at klikke på fanen kan personalet få oplysninger om specielle patientforhold såsom eksempelvis faste, diæt, medicinadministration (om patienten eksempelvis er på iv-medicin) 10, AK behandling og lignende. Placering på stuen Patientens navn og CPR Diagnose Afdeling Faner Figur 2.2: Belægningslisten i EPJ. Desuden kan der i nederste venstre side af skærmbilledet tilknyttes en patientstatus, der fortæller, at patienten endnu ikke er placeret i en seng (IND), at patienten er blevet udskrevet (UD), eller at der endnu ikke er skrevet og signeret for epikrisen (EPI). Patientprocesser, der beskriver, hvornår en patient eksempelvis skal til undersøgelser osv., kan ligeledes tilgås fra dette billede, og kaldes arbejdslister. Endvidere kan medicinuddelingsbilledet tilgås herfra. 10 Iv står for intravenøs, som betyder: at komme direkte i åren. 15

16 2.4.2 Basisbilledet i EPJ Fra basisbilledet får personalet en oversigt over den information, der er lagret om patienten. I nedenstående ses en illustration af basisbilledet (figur 2.3). Basisbilledet indeholder blandt andet en oversigt over patientens kontakter såvel indlæggelser som ambulante kontakter. Der findes ligeledes en skrivefunktion med forskellige notattyper og kontaktformer. Derudover findes også muligheden for at generere en epikrise (som er et udskrivningsbrev) samt nederst til venstre en oversigt over, hvilken medicin en given patient skal have. Ligeledes er der adgang til rekvisitioner, breve til patienten osv. Endelig er der en påmindelsesfunktion, hvor påmindelser vedrørende den enkelte patient kan oprettes og læses. Kontakter Skrivefunktion Ubesvarede rekvisitioner Aktuel ordination Figur 2.3: Basisbilledet i EPJ. Fra ovenstående skærmbillede kan man desuden vælge at indskrive sine notater om patienten. Dette gøres ved at trykke på knappen skriv, hvorefter følgende skærmbillede fremkommer. Valg af notattype Figur 2.4: Valg af notattype. 16

17 I dette skærmbillede vil fremkomme en liste med de mulige notattyper, som personalet kan vælge at indskrive sin information under. Der er en række forskellige notater at vælge i mellem, eksempler på disse er: INDLÆGGELSESJOURNAL, LÆGENOTAT, EPIKRISE, plejeplan, sygeplejeanamnese osv. Notattyperne er kategoriseret således, at lægernes notattyper er skrevet med store bogstaver, og plejepersonalets er skrevet med små. Efter udvælgelse af notatype, kan noterne indskrives i nedenstående skærmbillede. Søgeord Indskrivning af notat Figur 2.5: Indskrivning af notater i INDLÆGGELSESJOURNAL. I figur 2.5 er notatet INDLÆGGELSESJOURNAL valgt. Herefter vælges det i skærmbilledets venstre side, hvilket søgeord man vil skrive sine notater under. Søgeordene kunne eksempelvis være allergi, cave, alkohol eller lignende. Disse notater skrives efterfølgende i tekstboksen i højre side. Efter at notatet er indskrevet, vil det vises, hver gang notatet INDLÆGGELSES-JOURNAL åbnes for den pågældende patient. Hvis der efterfølgende bliver tilføjet flere ting til et notat, vil disse informationer lægge sig fortløbende kronologisk under det først indskrevne notat om patienten Statusbilledet i EPJ I figur 2.6 ses statusbilledet, hvor personalet blandt andet kan læse de fagspecifikke notattyper. Derudover indeholder statusbilledet et større antal funktioner, som er relaterede til en patients plejeforløb. Personalet kan blandt andet registrere rapportværdier, såsom pulsog blodtryk, tilgå en patientspecifik arbejdsliste, samt aflæse udvalgte rapportværdier på en oversigt. Disse værdier er grafisk illustreret øverst i skærmbilledet og står som talform i en historik til venstre for kurverne. Under temperaturkurven angives den medicin, som patienten skal have (yderst til venstre) samt doseringen af den ordinerede medicin, hvor den pågældende dag er markeret med hvidt, indtil lægen signerer for medicinen. Pilen angiver, at medicinordinationen er fortløbende. Til højre på skærmbilledet findes en knap vedrørende ubesvarede rekvisitioner, som lyser grøn, hvis rekvisitionen mangler at blive besvaret. Nederst på skærmbilledet findes et OBS-felt, der angiver nogle helt specifikke forhold om patienten at patienten eksempelvis ikke tåler morfin (Cave). 17

18 Fagspecifikke notattyper Rapportværdier Medicinordinationer OBS-felt Figur 2.6: Statusbilledet i EPJ. Medicinmodulet og rekvisition/svar modul i EPJ EPJ understøtter både ordination og udskrivning af medicin samt medicinhåndtering. Medicinmodulet er integreret i statusbilledet, og det håndterer valg fra lægemiddelfortegnelsen og under visse omstændigheder valg fra eget vareregister. Medicinhåndteringen indeholder farver og symboler, der er med til at anskueliggøre, om ordinationen har været fast, engangs eller ved behov, samt om præparatets form, dosis og styrke er forandret. Ud fra denne præsenteres den medicin, som patienten får under den aktuelle behandling (f.eks. Furix tabletter, 40 mg.). Medicinen ordineres ved i statusbilledet (figur 2.6) at trykke på knappen ordinere, hvorefter følgende skærmbillede fremkommer. Præparatets navn Dosering Tidspunkt Figur 2.7: Ordination af medicin. 18

19 I dette skærmbillede ordineres medicinen, hvilket betyder at præparatets navn nævnes, samt at det forklares, hvilke mængder af medicinen patienten skal have samt hvornår. Efter at denne nye ordination er lavet af lægen, vil den fremkomme i medicinmodulet i statusbilledet i figur 2.6. Medicinmodulet holder derefter rede på hvilken medicin, der skal uddeles på hvilke tidspunkter. Uddeling kan også tilgås fra belægningslisten. Kvittering kan foretages direkte på medicinskemaet, der blandt andet indeholder medicinens navn, dosis samt hvornår medicinen skal gives (f.eks. i forbindelse med Pamol, står der i statusbilledet under datoen den 30.04, at medicinen ikke skal gives om morgenen, men at patienten skal have 1 x 2 piller til middag, om aftenen og ligeledes til natten ( )). Der forefindes specielle funktioner til håndtering af tidsafvigelser og dosisafvigelser samt behovsmedicinering. Der findes ligeledes et rekvisition- og svarmodul i EPJ, som anvendes i begrænset omfang. Dette kan tilgås både fra basis- og statusbilledet. Personalet kan rekvirere røntgenundersøgelser i EPJ-systemet. Selve rekvisitionen udskrives fra systemet og bringes til røntgenafdelingen. Røntgenbeskrivelsen leveres/opbevares ikke i EPJ, men i patientsystemet (PAS/AS400). Beskrivelsen udskrives herfra, og lægges i den manuelle journal. Personalet kan ligeledes rekvirere et medicinsk tilsyn til en patient via EPJ. Proceduren er den samme som ved røntgen, bortset fra at beskrivelsen er tilgængelig via EPJ. Ydermere kan personalet rekvirere undersøgelser på Patologisk Anatomisk Institut. Denne rekvisition og svar-del er fuldt elektronisk. Det vil sige, at rekvisitionen sendes elektronisk til Patologisk Anatomisk Institut, og svaret indgår elektronisk direkte i EPJ. I forbindelse med EPJ-systemets integration til andre systemer skal det siges, at systemet er integreret med patientadministrationssystemet PAS. Det er det i en sådan grad, at EPJ henter cpr. oplysninger i PAS, indlæggelser hentes fra PAS til EPJ, flytninger mellem afsnit foretages i EPJ og overføres til PAS, og udskrivelser foretages ligeledes i EPJ og overføres til PAS. Endelig kan alle notater overføres fra EPJ til PAS herunder epikrisen som videresendes til den praktiserende læge. Derudover er der integration med udvalgte data mellem EPJ og anæstesisystemet, men ingen integration med Labka Fremtiden og EPJ Den EPJ, der bruges i Frederikshavn, er et såkaldt 1. generationssystem. Disse systemer er styret ud fra kronologiske og kildeorienterede dokumentationsstrukturer, hvilket også giver kildeorienterede journalstrukturer. 11 Dette ses på Sygehus Vendsyssel i notaternes opdeling mellem pleje- og lægenotater, hvor personalegrupperne ikke skriver i hinandens noter. EPJ-Observatoriet anbefaler, at sygehusene i løbet af de kommende år går over til at bruge 2. generationssystemer, som arbejder med en væsentligt mere tværfaglig dokumentation Disse systemer er endnu ikke udviklet, men der arbejdes for øjeblikket i syv såkaldte GEPKA-projekter rundt omkring i Danmark med at få lavet en prototype og en klinisk afprøvning af en grundstruktur for EPJ (G-EPJ). 11 Forslag til grundstruktur for udveksling af oplysninger i elektronisk patientjournal, side 7, april Statusrapport 2003, side 8, oktober National IT-strategi for sundhedsvæsenet Statusrapport 2003, side 7, oktober

20 Grundlaget for denne grundstruktur er, at der skal være en tværfaglig forløbs- og problemorienteret måde at dokumentere patientbehandlingen på, hvor vurderinger, målsætninger, planlægning, handlinger og evalueringer løbene kan dokumenteres i journalen. 16 I det næste kapitel gives en præsentation af det kirurgiske område på Sygehus Vendsyssel i form af et øjebliksbillede. 15 Mere om emnet kan findes på: 16 Forslag til grundstruktur for udveksling af oplysninger i elektronisk patientjournal side 7. 20