Kommunikationsstrategi og handlingsplan april byernes synliggørelse af klimaindsats 1:1. Klima indsats

Transkript

1 Kommunikationsstrategi og handlingsplan april byernes synliggørelse af klima

2 Kommunikationsstrategi april 2008 Randers Kommune Tankegang as vanebrydende visuel kommunikation

3 Kommunikationsstrategi 3 Baggrund Før, under og efter klimatopmødet i København i 2009 ønsker de 6 største danske byer sammen at synliggøre de kollektive løsninger på klimaproblemer, som netop danske storbyer er særligt dygtige til at planlægge og gennemføre. 6-byerne har hver især taget opgaven på sig med at forbedre klimaet. Det sker gennem en planlagt og en række konkrete kollektive løsninger, som betyder mindre forbrug af energi og mindre udledning af CO2. Løsningerne er mulige, fordi de 6 kommuner har viljen og adgangen til at organisere og finansiere en kollektiv forsyning. Løsningerne er båret af avanceret dansk teknologi. De danske storbyer kan i skala præsentere resten af verden for effektive og praktiske løsninger på byernes klimaudfordringer. Disse løsninger er båret af dansk know-how på to niveauer: Viden og erfaring om planlægning i kommunerne og den tekniske og produktionsmæssige viden hos førende danske virksomheder. Derfor ønsker 6-byerne at invitere delegerede, ngo er, journalister og andre interesserede fra hele verden til vores byer før, under eller efter klimatopmødet for at give dem konkret inspiration til arbejdet med klimaforbedringer. Denne kommunikationsstrategi og kommunikationsplan beskriver mål og midler i 6-byernes. Overordnede mål 6-byerne ønsker at - tiltrække gæster til Danmark, som ikke havde planlagt at komme til klimatopmødet, men som kommer i kraft af en relation eller et forhåndskendskab til 6-byerne. - opnå omtale i internationale aviser, magasiner og tidsskrifter samt radio- og tv-indslag og nyheder på websites over alt i verden om danske storbyers konkrete svar på klimaudfordringerne - styrke vores internationale netværk, inden for energi, transport, byggeri, affald, bæredygtig udvikling og klimaløsninger - øge det internationale kendskab til danske clean tech virksomheders kompetencer og at skaffe nye kontakter til danske virksomheder - gøre borgerne i 6-byerne mere stolte af og mere bevidste om den, byerne gør for at sikre klimaet

4 Kommunikationsstrategi 4 r 6-byerne ønsker at komme i kontakt med og aktivere en række målgrupper i prioriteret rækkefølge: 1. Journalister fra hele verden, som dækker klimatopmødet før, under og efter. Vi ønsker at komme i kontakt med dem, invitere dem på besøg og tilbyde relevante danske cases i forbindelse med deres dækning. 2. Politikere, embedsmænd, organisationsfolk og virksomhedsledere, som deltager i møder og konferencer i de sidste 9 måneder op til klimatopmødet. Vi ønsker at invitere dem til 6-byerne og supplere deres viden med praktiske erfaringer byernes eksisterende internationale netværk indenfor klimaområdet. Vi ønsker at benytte COP 15 som anledning til at informere om danske byers løsninger samt at invitere vores internationale netværk til vores byer i 2009 før, under eller efter klimatopmødet. 4. Delegater, ngo er og andre, som deltager i klimatopmødet. Vi ønsker at synliggøre 6-byernes løsninger, så de senere kan hente mere viden og inspiration i 6-byerne. 5. Borgere og presse i 6-byerne. Vi ønsker at lave begivenheder, som kan involvere borgerne og synliggøre over for dem, at en fælles nytter. Budskaber Hovedbudskabet er: Storbyerne har de største klimaproblemer, men storbyerne har også de bedste muligheder for at løse dem takket være de kollektive systemer og den velfungerende infrastruktur. 6-byerne er i fuld gang, vi har ambitioner, og vi kan vise løsninger frem, som danske virksomheder kan levere. Dertil kommer individuelle budskaber fra de 6 byer. For eksempel: - Hav- og landbaserede vindmøller i Esbjerg - Biogasanlæg i Randers - CO2 neutral fjernvarme i Aalborg - Fjernkøling i København - Cykelbyen i Odense - Århus - CO2-neutral storby i 2030 Der er tale om en række enestående historier, som skiller 6-byerne ud fra alle andre, og som har værdi for modtagerne. Det er oplevelser, modtageren ikke kan få andre steder,

5 Kommunikationsstrategi 5 og som sætter kød og blod på de overordnede diskussioner på klimatopmødet. Strategi SUPPLEMENT TIL DEN NATIONALE INDSATS 6-byernes initiativer før, under og efter topmødet er et supplement til den nationale og til det arbejde, andre byer, regioner og virksomheder udfører. 6-byerne er ikke i konkurrence med andre om at få besøg og kontakt, men er en aktiv og synlig del af det samlede danske tilbud. Af samme grund satser vi på at få vores eget sted på COP 15 hjemmesiden, hvor vi fortæller om 6-byernes særlige løsninger og tilbud. FØR, UNDER OG EFTER Vores strategi er at - synliggøre 6-byerne i månederne op til topmødet - bruge topmødet til at skabe nye kontakter - aktivere kontakterne i månederne efter topmødet Der er tale om en ruse-strategi, hvor vi løbende får større og større netværk, mere og mere synlighed og flere og flere besøg. I hele processen udbygger vi en kontaktdatabase med 6-byernes netværk både politikere, embedsmænd, ngoere, journalister og virksomhedsledere. MODTAGERNE MØDER KOLLEGER Når vi skal have besøg af journalister og beslutningstagere, er det målgruppens kolleger, der er værter. Vi vil søge at få journalister fra de 6 byer til at tage imod journalister fra resten af verden. Det giver en mere troværdig kommunikation for begge parter og en spændende oplevelse oven i. På samme måde vil vi have ngo er til at tage imod ngo er, embedsmænd til at tage imod embedsmænd, erhvervsfolk til at tage imod erhvervsfolk og så videre. FORTÆL KUN DET NØDVENDIGE Mange byder sig til i forbindelse med klimatopmødet, så der bliver kamp om opmærksomheden. Vores strategi er at være præcise og målrettede i vores kommunikation. Vi fortæller kun det, der er nødvendigt i forhold til den ønskede effekt over for den konkrete målgruppe. Medier/handling HJEMMESIDE 6-byernes del af COP15 hjemmesiden skal fungere som da-

6 Kommunikationsstrategi 6 tabase med alle nødvendige informationer og en god presseservice. Hjemmesiden er på engelsk, spansk og dansk og skal markedsføres ved arrangementer og i relevante medier. VISUELLE CASEHISTORIER En række visuelle casehistorier skal fortælle, hvad 6-byerne kan, vil og gør. Historierne laves i 3 udgaver: Small medium large tilpasset de konkrete medier. PRESSEKONTAKT En samlet for kontakt med journalister og spændende tidsskrifter i ind- og udland. Lokale journalister og medier inddrages som værter og kontaktpersoner. KONTAKTDATABASE Med udgangspunkt i 6-byernes nuværende internationale kontakter opbygger vi en database over vores netværk på klimaområdet. Den omfatter alle målgrupper og bliver udbygget før og under klimatopmødet. Vi sender personlige invitationer til netværket. KONFERENCER 6-byerne deltager aktivt i konferencer og arrangementer op til klimatopmødet og benytter lejligheden til at synliggøre vores fælles og til at udvide vores netværk. TRYKTE MEDIER I forbindelse med alle aktiviteter skal vi have trykte medier til at synliggøre 6-byernes tilbud. I pjecer og løsblade og på bannere, plakater og andre medier fortæller vi den visuelle grundhistorie suppleret med de relevante målrettede budskaber. UDSTILLING 6-byerne etablerer en interaktiv udstilling på World Energy Showroom. Målet er at tiltrække besøgende til 6-byerne og udbygge det internationale netværk til gavn for danske clean tech virksomheder. LOKALE EVENTS De 6 byer arrangerer koordinerede events, hvor lokalbefolkningen kan prøve spændende aktiviteter, som synliggør kommunens på klimaområdet og motiverer borgerne til selv at gøre en. Der er en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte medier og handlinger i den følgende handlingsplan.

7 april 2008 Bidrag til COP 15 hjemmesiden Markedsføring af web Visuelle casehistorier Pressekontakt Kontaktdatabase Markedsføring til netværk Studiebesøg i 6-byerne klub Danmark Deltagelse i konferencer Fotoalbum Trykte medier Stand på World Energy Showroom Lokale events

8 8 Bidrag til COP 15 hjemmesiden Database for alle 6-byernes aktiviteter før, under og efter klimatopmødet Målet med hjemmesiden er at servicere alle målgrupper med den nødvendige information om 6-byernes klima- og om muligheden for at besøge byerne. Alle målgrupper i strategien efter samme prioritering. Det vil sige, at internationale journalister og 6-byernes netværk er vigtigst. Det er dem, vi vil invitere til de 6 byer, og hjemmesiden er måske det sidste, der overbeviser dem. 6-byernes del af siden er en database af viden om løsninger i de 6 byer. Desuden svarer den på praktiske spørgsmål om besøg og arrangementer. Der er baggrundsmateriale om besøgsstederne og billeder og videoklip til download. Der er meget synlig adgang til kontakt med 6-byerne og til relevante kilder og eksterne kontaktpersoner. Struktur og indhold tilrettelægges sammen med eksternt bureau. 6-byernes styregruppe står for den løbende vedligeholdelse og opdatering.

9 9 Markedsføring af web Synliggørelse af hjemmesiden for 6-byernes klima Målet med markedsføringen er at få de relevante brugere ind på hjemmesiden for 6-byernes klima. Alle 5 målgrupper i strategien. Alle med interesse for COP 15 vil finde ind på hjemmesiden på et tidspunkt, men der er brug for at gøre opmærksom på 6-byernes væsentlige bidrag til siden. Markedsføringen består af links på relevante sider, Googleads, postkort eller andre medier. Der skal være en direkte adresse til 6-byernes del af hjemmesiden. Denne adresse skal have en fremtrædende placering på alle trykte medier fra 6-byerne. Markedsføringen laves af eksternt bureau

10 10 Visuelle casehistorier Hvem hvad hvor om 6-byernes klima Målet med de visuelle casehistorier er at gøre det helt klart for vores omgivelser, hvad 6-byerne står for på klimaområdet og hvad vi tilbyder før, under og efter klimatopmødet Alle 5 målgrupper i strategien. Den visuelle grundhistorie fremgår af alle medier. Historierne er i 3 udgaver: - Small 1-2 linjers tagline til hjemmeside, plakater og evt. postkort - Medium linjers forklaring til nyhedsbreve og trykte medier - Large linjers uddybende forklaring til hjemmesiden og baggrundsmateriale I alle tre udgaver er historierne sat op i et design, der matcher COP 15s visuelle identitet, underbygger historien og har 6-byerne som tydelig afsender. Der er både den samlede historie om 6-byerne, tværgående temaer og cases fra hver enkelt by. Casehistorierne laves af eksternt bureau efter oplæg fra 6-byernes styregruppe.

11 11 Pressekontakt Identificering, kontakt, besøg og servicering af international presse Målet er at opnå omtale af 6-byernes løsninger og af dansk teknologi i internationale medier. Succeskriteriet er 25 gange omtale i 10 lande, først og fremmest i områder, hvor danske virksomheder har et marked. Journalister og redaktører på aviser, tidsskrifter, radio- og tv-stationer og webmedier, som henvender sig til offentlige myndigheder og andre aktører på klimaområdet. Opgaven er at - identificere de rette medier - knytte kontakt til journalisterne - invitere dem på besøg i 6-byerne - etablere kontakt til journalister fra lokale medier - servicere de udenlandske journalister, når de er her - følge op og registrere den efterfølgende omtale Opgaven løses af et kompetent eksternt bureau eller organisation med internationale kontakter indenfor klimaområdet. Selve besøget kan tilrettelægges i samarbejde med lokale medier. Danske journalister er værter for deres udenlandske kolleger og hjælper dem med praktiske spørgsmål og baggrundsoplysninger.

12 12 Kontaktdatabase Løbende opdatering af 6-byernes netværk på klimaområdet Målet med kontaktdatabasen er at kortlægge og udbygge 6-byernes netværk på klimaområdet. Politikere, embedsmænd, ngo er, organisationsfolk og virksomhedsledere, som de 6 byer, tidligere har været i kontakt med, når det gælder klimaspørgsmål. Det kan være i forbindelse med konferencer, studieture, kurser, politiske møder eller demonstration af anlæg. I første omgang er opgaven at oprette databasen med de mange kontaktpersoner og at sørge for, at oplysningerne er opdaterede. Databasen skal ligge et sted, hvor alle 6 kommuner har adgang til den, så alle har glæde af den. Databasen skal løbende opdateres, for eksempel med kontaktpersoner, 6-byerne træffer på konferencer op til klimatopmødet. Styregruppen for 6-byerne opretter databasen. Hver enkelt kommune sørger for at indsamle kontaktpersoner i egen organisation.

13 13 Markedsføring til netværk Aktivering af 6-byernes netværk på klimaområdet Målet med markedsføringen over for 6-byernes netværk er at få mindst 100 af 6-byernes kendte kontakter i udlandet til at besøge Danmark før, under eller efter klimatopmødet. Politikere, embedsmænd, ngo er, organisationsfolk og virksomhedsledere, som de 6 byer, tidligere har været i kontakt med, når det gælder klimaspørgsmål. Det kan være i forbindelse med konferencer, studieture, kurser, politiske møder eller demonstration af anlæg. Med udgangspunkt i kontaktdatabasen sender vi den nødvendige og opmærksomhedsskabende information til målgruppen - talt, trykt og elektronisk. Eksternt bureau skitserer en samlet plan for denne og producerer de nødvendige medier.

14 14 Studiebesøg i 6-byerne Rundture, rundvisninger og personlig service til netværk Målet med studieturene er at skabe interesse for 6-byernes løsninger, herunder specielt kontakter til de danske virksomheder, som har leveret anlæg og teknologi. De primære målgrupper er besøgende på konference op til klimatopmødet og deltagere på selve klimatopmødet gerne fra kontaktdatabasen. Den sekundære er netværk fra det øvrige Danmark. Journalister er velkomne, men vi antager, at de ikke deltager i arrangerede fællesture i større omfang. Et lille katalog af rundture i Danmark til 6-byerne med gode historier om de enkelte løsninger og med personlig kontakt til ligesindede/kolleger i Danmark. Der skal være fleksibilitet i udbuddet, så gæsterne kan koble sig på dele af turene. De skal ikke trækkes rundt til anlæg, de ikke er interesserede i. Styregruppen sammensætter studieturene, og hver enkelt kommune har ansvar for at gennemføre sin del af programmet. Turene annonceres via nyhedsbreve, på hjemmesiden og gennem trykte medier, som 6-byerne deler ud til konferencer.

15 15 klub Danmark Værter for 6-byernes internationale gæster Målet med klimaklubben er at give gæster i 6-byerne den bedst mulige oplevelse og det maksimale udbytte af deres besøg. Deltagere på studieture i 6-byerne klubben er et netværk af personer i de 6 byer, som kan udfylde rollen som værter på studieturene. De er kolleger eller er i samme type forening/organisation som deltagerne i studieturene. Det er politikere, embedsmænd, organisationsfolk, græsrødder, erhvervsfolk, uddannelsesansvarlige eller faglige eksperter. Journalister er ikke med i klubben de behandles under punktet pressekontakt. Hver af de 6 byer udpeger og kontakter medlemmer til klimaklubben. De er med til at planlægge studieturene og kan også involveres i at invitere deltagere fra deres eget netværk. Der er en klimaklub for hver by og eventuelt en fælles klub, der mødes 1 gang inden den første studietur.

16 16 Deltagelse i konferencer Mund-til-øre salgsarbejde Målet med deltagelsen i konferencer forud for topmødet er at etablere og udbygge netværk for at kunne invitere flest mulig gæster til studieture til 6-byerne. Deltagere i konferencer og andre arrangementer i månederne op til klimatopmødet 6-byernes egne eksperter (kommunale medarbejdere eller erhvervsfolk) tilbyder sig som oplægsholdere på konferencerne. Styregruppens medlemmer deltager og sørger for at synliggøre 6-byernes. De uddeler informationsmateriale til øvrige deltagere, og markerer sig i debatterne. 6-byerne skal vække opmærksomhed ved hvert eneste af disse arrangementer. Styregruppen planlægger og gennemfører arbejdet og involverer de rigtige kolleger og kontaktpersoner.

17 17 Fotoalbum Indsamling, behandling og formidling af billeder fra 6-byerne Målet med fotoalbummet er at sikre et ordentligt visuelt materiale til alle medier. Billederne bruges i medier, der henvender sig til alle målgrupper i strategien. 6-byerne vil gerne vise klimaløsninger frem. En vigtig del af dokumentationen er fotos, og det må ikke få tilfældighedernes præg. Vi opbygger derfor et album med professionelle fotos fra alle anlæg, med mennesker og med de nøglepersoner, som målgrupperne kommer i kontakt med. Billederne bruges på hjemmesiden, på trykte medier og til pressemeddelelser. Fotodatabasen er tilgængelig fra hjemmesiden og kan bruges af alle medier med kildeangivelse. Hver af de 6 kommuner bidrager med egne fotos, som de har copyright på. I samarbejde med eksternt bureau udarbejder hver kommune en skudliste over manglende billeder, som en fotograf efterfølgende tager. 6-byerne sørger løbende for at tage nye billeder og lægge dem ind i databasen.

18 18 Trykte medier Informationsmateriale, invitationer og hands-out Målet med de trykte medier er at udbrede kendskabet til 6-byernes klima og at understøtte de øvrige aktiviteter De trykte medier henvender sig til alle målgrupper i strategien. Der kan være målrettede medier til særlige grupper, fx invitationer. Som start på arbejdet udarbejder vi en pjece om 6-byernes løsninger, om det kollektive og samarbejdet med danske virksomheder samt om mulighederne for besøg i byerne. Pjecen skal have 1 års levetid og skal ikke direkte handle om klimatopmødet. Invitationer til netværk udarbejdes i kampagnens design. Til konferencer og arrangementer uddeler 6-byernes repræsentanter postkort eller andet hands-out materiale, som inviterer modtageren ind på hjemmesiden. Trykte medier laves af eksternt bureau

19 19 Stand på World Energy Showroom Interaktiv, permanent synliggørelse af 6-byernes klima Målet med standen er at gøre gæster på standen interesserede i at besøge 6-byerne og se løsningerne. Den vigtigste målgruppe er deltagerne i klimatopmødet, som mange gange kommer forbi World Energy Showroom. Dem vil vi gerne have på besøg efter topmødet. Den sekundære målgruppe er de besøgende til den efterfølgende permanente udstilling. De skal være stolte af den 6-byerne gør og skal få lyst til selv at yde en. Standen skal være synlig og skal skabe opmærksomhed. Standen skal være interaktiv, så deltagerne får lyst til at stoppe op og deltage i et lille forsøg, som sætter nogle tanker i gang. De må gerne efterlade navn og adresse elektronisk, så 6-byerne senere kan kontakte dem. Standen laves af ekstern partner.

20 20 Lokale events begivenheder for borgerne i de 6 byer Borgerne skal - opleve, at kommunen arbejder aktivt for at forbedre klimaet - forstå, at storbyerne har en særlig mulighed med de kollektive ordninger - involveres i begivenheden - få lyst til selv at gøre en i dagligdagen Alle borgere i hver af de 6 kommuner specielt børn, unge og familier. Hver af de 6 byer arrangerer en begivenhed på en central plads i byen. Her kan borgerne deltage i aktiviteter eller konkurrencer. Arrangementet skal være synligt i gadebilledet og må gerne vare 1-2 uger, så flest mulig bliver opmærksom på det. Styregruppen holder en brainstorm for de 6 kommuner for at planlægge 6 forskellige, lokale begivenheder med fælles sigte og med genbrug af gode idéer. De 6 kommuner står selv for arrangementerne og for markedsføringen af dem. Det lokale events må meget gerne kædes sammen med andre planlagte arrangementer eller borgeraktiviteter i de 6 kommuner.

21 Kommunikationsplan april 2008 Ønsket effekt Handling Journalister fra hele verden, som dækker klimatopmødet før, under og efter. Vi ønsker at komme i kontakt med dem, få besøg af dem og tilbyde relevante danske cases i forbindelse med deres dækning. Opnå omtale af 6-byernes løsninger og af dansk teknologi i internationale medier. Succeskriteriet er 25 gange omtale i 10 lande, først og fremmest i områder, hvor danske virksomheder har et marked. Pressekontakt Visuelle casehistorier Web Fotoalbum Politikere, embedsmænd, organisationsfolk og virksomhedsledere, som deltager i møder og konferencer i de sidste 9 måneder op til klimatopmødet. Vi ønsker at invitere dem til 6-byerne og supplere deres viden med praktiske erfaringer. 250 gæster på besøg til 6 by case eksempler Deltagelse i konferencer Webportal Visuelle casehistorier Kontaktdatabase Markedsføring til netværk klub Danmark Trykte medier 6-byernes eksisterende internationale netværk indenfor klimaområdet. Vi ønsker at invitere dem og andre interessenter til vores byer i 2009 før, under eller efter klimatopmødet. 250 gæster på besøg til 6 by case eksempler Nyhedsbreve til netværk Web Visuelle casehistorier Kontaktdatabase Markedsføring til netværk klub Danmark Trykte medier Delegater, ngo er og andre, som deltager i klimatopmødet. Vi ønsker at synliggøre 6-byernes løsninger, så de senere kan hente mere viden og inspiration i 6-byerne. 300 gæster på besøg til 6 by case efter klimatopmødet. 300 nye i byernes netværk Udstilling på World Energy Showroom Web Visuelle casehistorier Kontaktdatabase Trykte medier Pressekontakt Borgere og presse i 6-byerne. Vi ønsker at lave begivenheder, som kan involvere borgerne og synliggøre over for dem, at en fælles nytter. Borgere og presse oplever, at klima for alvor bliver sat på dagsordenen lokalt og nationalt. Omtale i lokale/regionale eller landsdækkende medier Lokale events Visuelle casehistorier Trykte medier Fotoalbum