CAMPevent. ComputerCamp a s - Færgeparken Frederikssund - Tlf Side 1

Transkript

1 CAMPevent CAMPevent er udviklet med henblik på administration af kurser, møder, konferencer, generalforsamlinger og andre arrangementer med mange deltagere. Med CAMPevent kan man på en enkel og overskuelig måde håndtere tilmeldinger, fakturering mv. for et stort antal kurser, møder og arrangementer uanset antallet af deltagere. Som supplement til produktet findes en velfungerende web-tilmelding, som anskaffes separat som en del af CAMPwebportal serien. Arrangementsoversigt CAMPevent tager udgangspunkt i en oversigt over alle kurser, møder og arrangementer, som vises i datoorden, startende med det første arrangement, der ikke er afholdt. I denne oversigt kan nye kurser og møder oprettes og tilmeldingsfunktionen aktiveres. Arrangementsoversigten er udgangspunktet for tilmelding, og der er veludbyggede søgefunktioner således, at et ønsket arrangement hurtigt kan findes. Dette er særdeles vigtigt af hensyn til muligheden for hurtig telefonbetjening i tilmeldingsfunktionen. Søgning vil således kunne tage udgangspunkt i mødenummer, afholdelsesdato, mødearrangør (for eksempel afdeling), kursusidentifikation eller andre af mødets stamdata. Af arrangementsoversigten fremgår også antallet af ledige pladser for hvert arrangement eller oplysning om, at der ikke kræves tilmelding. Flere afdelinger I større organisationer kan det være relevant at opdele tilmeldingen på flere afdelinger således, at hver afdeling har ansvaret for tilmeldingen til egne møder. Dette kan specielt være relevant for organisationer med lokalkontorer/-afdelinger. Derfor kan det enkelte arrangement relateres til en bookingafdeling. For den enkelte bookingafdeling ses i udgangssituationen kun egne arrangementer, hvorved overblikket naturligvis øges. Når en deltager ønsker tilmelding til et arrangement i en anden afdeling, kan man skifte til arrangementsoversigten for pågældende afdeling og foretage tilmelding, som om man var placeret i den anden afdeling. Mødedata For hvert arrangement registreres alle relevante oplysninger, herunder for eksempel: Mødenummer (nummerserie per år) Beskrivelse af arrangementet Mødearrangør og evt. medarrangører Tid og sted, evt. opdelt i flere forløb Sekretær Antal pladser (max. og min.) Priser og optioner Arrangerende afdeling Side 1

2 Priser Deltagerpriser for det enkelte arrangement registreres som en del af mødets data. I priskartoteket er der mulighed for at angive flere priser, hver specificeret med priskategori og pris. Der vil således være mulighed for at anvende forskellige priser, afhængig af for eksempel deltagerens tilknytning til foreningen (medlem, ikke-medlem, junior, pensionist mv.). Der er også mulighed for at angive om deltagere i den aktuelle priskategori kan medbringe ledsager og i givet fald også med krav om angivelse af ledsagernavn. I forbindelse med tilmeldingen vælger systemet selv den korrekte priskategori ud fra deltagerens medlems- og kontingentkategori eller man kan anvende manuel prissætning. For hver priskategori er det muligt at angive et maksimalt antal deltagere, hvilket eksempelvis giver mulighed for at angive, at man højest ønsker et bestemt antal ikke-medlemmer eller juniorer til et arrangement. Der er i forbindelse med prisfunktionen mulighed for at opsætte regler for ratevis betaling, for eksempel ved rejse- eller kongresarrangementer. Tilmelding Tilmeldingsfunktionen giver mulighed for at registrere deltagere, idet alle deltagere automatisk hentes fra eller oprettes i debitor/interessent-kartoteket. For at opnå hurtig ekspedition ved telefonisk betjening af tilmeldinger er der mulighed for at søge blandt de allerede eksisterende debitorer / medlemmer / interessenter ved anvendelse af eksempelvis navn, fødselsdato, adresse, postnummer og ansættelsessted. Det er muligt at tilmelde til flere møder i samme arbejdsgang. Såfremt CAMPevent anvendes i forbindelse med CAMPridge Medlemssystem, vil også ansættelsesstedets adresse og en eventuel kontaktadresse kunne anvendes ved tilmelding og efterfølgende fakturering. En eventuel meddelelse for det aktuelle møde vil blive vist (for eksempel Mødet er flyttet til lokale 123 ) således, at man kan oplyse deltageren herom. Ved anvendelse i forbindelse med CAMPridge Medlemssystem vil programmet i tilmeldingsfunktionen undersøge deltagerens tilhørsforhold til den arrangerende afdeling, og hvis personen er medlem her eller hos en af medarrangørerne, vil dette blive vist således, at den korrekte pris vælges på dette grundlag. Tilsvarende vil et evt. firmamedlemskab af arrangerende afdeling blive vist. Som sidste punkt ved tilmeldingen vælges og udpeges eventuelle optioner. Priser og optioner vises pr. linje som en del af tilmeldingsbilledet, og der vil efterfølgende kunne tilføjes nye dele eller ændres i de eksisterende, indtil disse er faktureret. Fakturerings- og betalingsstatus fremgår af den enkelte linje. Deltagere kan efterfølgende afmeldes, og faciliteter til styring af økonomien i forbindelse hermed kan da benyttes. Er mødefaktura allerede udskrevet, kan der foretages kreditering, og hvis betaling har fundet sted, vil tilbagebetaling kunne foretages gennem standard Dynamics AX faciliteter. Side 2

3 Deltagerliste Indeholder en oversigt over arrangementets tilmeldte deltagere med angivelse af navn, ansættelsessted, telefonnummer, antal deltagere og eventuelt antal på venteliste. Herfra vil den enkelte deltager kunne udpeges, hvorved programmet vil skifte til tilmeldingsbilledet, hvor eventuelle ændringer i tilmeldingen kan foretages. Man vil fra deltagerlisten kunne vælge at se deltagere tilmeldt en angivet pris eller option. Styring af venteliste For enhver tilmelding gælder det, at overførsel til venteliste kan benyttes, såfremt mødet er overtegnet. Ved afmelding af en deltager kan personer fra ventelisten flyttes til deltagerlisten. Ventelisten behandles i tilmeldingsorden. Både venteliste og deltagerliste kan flyttes samlet til et andet møde. Bekræftelser Bekræftelser kan udsendes før mødets afholdelse. Ved efterfølgende tilmeldinger vil bekræftelse til disse kunne udskrives separat. Fakturering Fakturering kan finde sted løbende eller samlet, før eller efter arrangementets afholdelse. De enkelte dele på arrangementet faktureres specificeret og der er mulighed for også efter fakturering, at tilføje nye prisdele og optioner med efterfølgende fakturering. Ved aflysning af et arrangement kan der foretages samlet kreditering af allerede udskrevne fakturaer. Alternativt kan der udskrives kreditnota til enkeltdeltagere i forbindelse med afmelding. Faktura kan stiles til deltageren selv, til dennes debitorreference eller eventuelt til ansættelsesstedet. Faktura bogføres automatisk på indtægtskonto og debitor. Fakturaudskrift foretages med fællesindbetalingskort (FIK), og der er funktioner til automatisk indlæsning og opdatering af modtagne betalinger. Tekster til bekræftelse og faktura I modulet registreres faste tekstdele til brug for bekræftelse, faktura og kreditnota. For arrangementer, som kræver en individuel tekst, kan der oprettes tekster direkte tilknyttet det enkelte arrangement. Udskrifter Som faste udskrifter leveres programmet med deltagerlister i tre forskellige formater. Herudover anvendes Word og Excel til generering af diverse lister ved anvendelse af brevfletning, se nedenfor. Saldoliste viser for et udvalgt arrangement fakturerings- og betalingsstatus for den enkelte deltager. For hver deltager vises den enkelte faktura med fakturanummer, dato, forfaldsdato, Side 3

4 samlet pris, heraf faktureret, betalt og saldo. Listen kan udvælges således, at kun deltagere med saldo udskrives. Rykning Rykning gennemføres ved anvendelse af debitormodulets standardfunktioner. Modulet gør det muligt at foretage rykning for alle forfaldne arrangementfakturaer samlet eller for udvalgte arrangementer eller ved selektering på dimensioner. Der gives mulighed for gradueret rykning med forskellig tekst, baseret på rykkernummer. Flettefil til tekstbehandling Information om deltagere ved et arrangement kan overføres til flettefil til anvendelse i for eksempel tekstbehandling eller regneark. Ved overførsel til flettefil gives mulighed for valg mellem deltagerliste, venteliste, deltagere med udvalgt option eller deltagere med angivet priskategori. Man kan på forhånd oprette et antal skabeloner til anvendelse i forbindelse med fletning, og når brevfletning initieres, udpeges den relevante skabelon. Herefter klargøres dokumentet og fletning kan gennemføres umiddelbart. Funktionen kan anvendes til samlet brevudskrivning til alle deltagere men vil også kunne anvendes til dannelse af diplomer, bordkort, navneskilte mv. Funktionen er identisk med tilsvarende funktionalitet i CAMPridge Medlemssystem. Ændring af status Arrangementer kan flyttes, udsættes eller aflyses. Ved aflysning kan der foretages samlet kreditering til alle deltagere, som er blevet faktureret. Evt. tilbagebetaling til de deltagere, som har betalt, foretages ved anvendelse af Dynamics AXs generelle funktioner. Kopier data til nyt møde Ved gentagelse af arrangementer er det praktisk at kunne kopiere stamdata fra ét arrangement til et andet. Funktionen omfatter kopiering af alle data, herunder priser, optioner og tekstdele. Kopifunktionen anvendes for eksempel ved oprettelse af en kursusrække. Regnskab Såfremt man ønsker at rapportere økonomien på enkeltarrangementer, vil man typisk anvende en af regnskabssystemets dimensioner hertil. Al bogføring på det pågældende arrangement vil herefter blive foretaget med de relevante dimensioner. Dette gør det muligt at udskrive et regnskab for det enkelte arrangement i takt med, at indtægter og udgifter registreres på mødet. Der er i mødesystemet indbygget direkte interface til relevant rapportering fra finansbalancemodulet således, at den mødeansvarlige selv kan følge med i økonomien på et projekt. Side 4

5 Integration med Community modulet Hvis man anvender CAMPridge Community Modulet, vil deltagelse i et møde automatisk kunne medføre tilmelding til et eller flere tilknyttede communities. På denne måde kan man stille et Sharepoint site til deltagernes disposition således, at man kan vise agenda, referater, kursusmateriale, blogs og tilsvarende værktøjer. Integrationen tilsikrer at kun registrerede deltagere på mødet tillades adgang til sitet. Side 5

6 Add-on Nedenstående funktionalitet kan tilkøbes som separate funktioner til CAMPevent: Optioner Optioner er en liste over tilvalgsmuligheder, som registreres som en del af mødets data. Der kan for eksempel være tale om frokost, materialer, overnatning og ledsagerarrangementer. For hvert arrangement kan der angives flere optioner, hver specificeret med en tekst og en pris. I forbindelse med tilmeldingen vises arrangementets optioner, og de ønskede udpeges. For hver option er det muligt at angive et maksimalt antal deltagere. Både for priser og optioner gælder, at det angivne maksimum kontrolleres ved tilmelding. Budget På mødets stamdata kan registreres et budget for afviklingen. Der kan således registreres budgettal for antal deltagere i de respektive priskategorier og man kan tilsvarende budgettere salget af optioner. Ved anvendelse af lokalebooking vil også ressourceforbruget kunne budgetteres, hvorved man har et samlet overblik over arrangementets forventede økonomi. Der gives i denne sammenhæng mulighed for at lade forventede tilskud indgå i budgettet. Spørgeskema Microsoft Dynamics AX indeholder spørgeskemamodulet Questionnaire. Dette modul kan for eksempel anvendes til kursusevalueringer også via web. Der er derfor i mødemodulet etableret direkte interface til Questionnaire modulet således, at evalueringer kan ses fra det enkelte arrangement uden at man skal omkring spørgeskemamodulet. Kursus og kursusstatistik Arrangementer kan defineres som kurser ved reference til et kursuskartotek. Herved gives der mulighed for samlet statistik for flere arrangementer med samme kursusnummer: Indberetning til Danmarks Statistik er en rapport, som opfylder kravene til indberetning for kursusvirksomhed Sammenligningstal Viser udviklingen i kursusdeltagere mellem to angivne perioder Aflyste og afholdte arrangementer viser statistik over antallet af arrangementer, der er hhv. afholdt og aflyst. Side 6

7 Lokalebooking Med denne option planlægges anvendelse af forplejning, ressourcer og lokaler i forbindelse med det enkelte arrangement. I CAMPevent vil lokaler og udstyr normalt være registreret under hvert enkelt kursussted, herunder også interne lokaler. På det enkelte arrangement kan man registrere lokaler efter behov. I forbindelse med lokalebookingen vælges mellem mulige opstillingsformer, og man kan sætte tid af til opstilling både ved mødets start- og sluttidspunkt. Tilsvarende kan man registrere nødvendigt A/V-udstyr og andre oprettede ressourcer på hvert arrangement. I forbindelse med lokaleanvendelsen kan man registrere eventuelle forplejningsdele eller service, som skal udføres i det pågældende lokale med angivelse af tidspunkt og indhold. Tilsammen giver disse oplysninger mulighed for at lave en samlet dagsplan for dagens arrangementer. Lokalesammenlægning Systemet håndterer, at to eller flere lokaler kan sammenlægges og reserveres samlet under et andet lokalenummer og en anden pris. Herved reserveres automatisk alle de berørte lokaler. Budget Omkostninger til forplejning, udstyr og lokaler kan prissættes og vil således kunne indgå i budgettet på arrangementet. Ressourcebooking i Outlook Såfremt man i organisationen anvender ressourcestyring i MS Exchange, kan modulet interagere med Exchange og opdatere ressourcedisponeringerne for både lokaler og A/Vudstyr. Ved registrering af et nødvendigt mødelokale i CAMPevent vil programmet automatisk foretage den tilsvarende reservation af samme ressource i MS Exchange. Ved efterfølgende ændring af ressourceanvendelsen, herunder ændrede tidspunkter, vil der automatisk ske opdatering af den oprindelige reservation. I tilknytning til reservationen vil der være mulighed for kommentarer, som for eksempel ønsket opstillingsform. Disse kommentarer vil automatisk indgå som tekst i bookingen i MS Exchange således, at den/de person(er), som står for det praktiske arrangement, kan se disse meddelelser. Ved at anvende CAMPridge Lokalebooking opnår man, at al booking er registreret centralt i MS Exchange. Det betyder, at de brugere, som ikke anvender CAMPevent til lokalereservation, kan foretage lokale- og anden ressourcebooking på sædvanlig vis, dvs. direkte i MS Exchange. Disse reservationer vil automatisk være synlige fra CAMPevent, så dobbeltbooking undgås. Side 7

8 Hotelbooking Hotelbooking omfatter en række funktioner og faciliteter for håndtering af reservation af hotelværelser i forbindelse med møder, kurser og andre arrangementer, som administreres via standardmodulet CAMPevent. Hotelregister Løsningen er opbygget omkring et hotelregister, som indeholder de normalt benyttede overnatningssteder. Under det enkelte hotel kan man registrere de værelsetyper og priser, som hotellet kan tilbyde, og som organisationen kan disponere over i forbindelse med hotelreservation for deltagerne. Der vil tilsvarende være mulighed for at anføre en reference til kreditorkartoteket, hvor hotellet sandsynligvis allerede findes, ligesom man kan anføre kontaktperson, telefon og anden generel information. I notatform vil organisationens særlige aftaler med hotellet kunne angives. Forhåndsreservation I forbindelse med arrangementer kan man registrere, hvor mange værelser af hver type man har forhåndsreserveret på de enkelte hoteller - og i hvilke datointervaller. Generelle priser pr værelsetype kan registreres i hotelregisteret men kan også tilpasses på det enkelte arrangement. Herved stilles værelserne til rådighed på det pågældende arrangement. Hotelbooking I forbindelse med tilmelding til arrangementer vil man på arrangementer med overnatning kunne foretage reservation af værelse(r) til hver tilmelding. Der vil her være mulighed for at vælge mellem de forhåndsreserverede hoteller og værelsestyper. For værelser med flere senge vil der være mulighed for at anvende dele-værelser, dvs. dele værelset med kollegaer eller personer, som ikke nødvendigvis står på samme tilmelding. Der vil være kontrol på antallet af ledige værelser på hver dato i arrangementet således, at overbooking undgås. Ved valg af værelsetype bliver der automatisk dannet data til fakturering. Fakturering af værelser indgår sammen med de øvrige priser og optioner på arrangementet. Hotellister Når reservationen afsluttes, kan en hotelliste udskrives, indeholdende en oversigt over de deltagere, som har reserveret hotel, specificeret på værelsetype, ledsager, markering for dele-værelse mv. Denne liste kan herefter danne grundlag for hotellets værelsedisponering Side 8