Mødereferat bestyrelsesmøder i Grundejerforeningen Lodskovvad af 2016

Transkript

1 Mødedeltager:, Musvågevej 52 Kurt Hansen, Musvågevej 75, Musvågevej 154 Conny Fredborg, Bekkasinvej 48 Kai Ivan Jensen, Musvågevej 122 Finn Thomsen, Bekkasinvej 36, Urfuglevej 26 Børge Landgrebe, Musvågevej 138 Fl. Guldmann Nielsen, Musvågevej 88, Bekkasinvej 38 Dato: Kopi til: Referant: Bestyrelsen FDC Indledning: Mødet var indkaldt i forlængelse af konstituerende bestyrelsesmøde d , og dermed 1. ordinære bestyrelsesmøde i den fusionerede grundejerforening Grundejerforeningen Lodskovvad af & Finn Thomsen var begge lovligt undskyldt og fraværende. Mødet var indkaldt iht. fremsendte dagsorden: 1. Valg af referent = FDC undertegnede. 2. Godkendelse & underskrift af ref. Fra: a. Generalforsamling i Gef. Musvågevej ; referatet blev rundsendt til de fremmødte til underskrift. b. Generalforsmalingen i Grf. Lodskovvad ; referatet blev rundsendt til de fremmødte til underskrift. c. Konstituerende bestyrelsesmøde i den fusionerede Gef. Lodskovvad af 2016; referatet blev rundsendt til de fremmødte til underskrift. understregede, at han gerne så, at den fremmødte bestyrelse skrev referaterne under aht. bl.a. kommune og andre offentlige instanser, som kan have interesse heri. Alle 3 referater blev underskrevet af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. 3. Underskrift af vedtægter for ; det ny sæt vedtægter blev rundsendt til de fremmødte til underskrift. Det ny sæt vedtægter, kan i løbet af kort tid ses på den ny hjemmeside.

2 4. Fusionsregnskab; Fusionsregnskabet blev gennemgået af Kai, og godkendt. Videre blev der under dette punkt drøftet: a. Bankboks som anvendes til bl.a. opbevaring af skødet på fællesarealerne. b. Forsikringer på i. Arbejdsskade; i det tilfælde at bestyrelsen eksempelvis arbejder på en bro, og kommer til skade under arbejdet. ii. Erhverv; i det tilfælde der er skadeslidte ifm at der fældes træer. iii. Netbank; i det tilfælde at vi skulle få et hackerangreb, som derved skaffer sig adgang til foreningens konti. iv. Bestyrelsesansvar; Der har ikke tidligere været ansvarsforsikring for bestyrelsen på Musvågevej. Kurt anførte, at det har der været i den tidligere Lodskovvad afklares til næste gang. Kunne evt. være i tilfælde af en uvederhæftig kasserer(som det blev bemærket: Det er før set). 5. Mødeplan for det kommende år blev drøftet, og flg. mødedatoer blev lagt fast: a (mindre vigtigt møde) hos Flemming b ?? afh. af, om der er noget at holde møde om; og hos Børge c (meget vigtigt møde = oplægget til generalforsamlingen) hos Dorit d konstituering efter generalforsamlingen hos Niels e ,som vil være 1.ordinære møde efter næste generalforsamling hos Frits 6. Opflg. på generalforsamlingen: a. På generalforsamlingen d i den tidligere Gef. Lodskovvad, blev temaet omkring skilte taget op. Skilte der henviste til stierne, efter den kraftige oprydning langs afvandingsgrøfterne sidste vinter. Denne oprydning har åbnet for en række uautoriserede stier langs grøfterne det er blevet nævnt talrige gange, at dette er ikke nye stier. Det blev skiltet og det var disse skilte, som blev negativt anført under generalforsamlingen. Skiltene er pillet ned igen, og vi må som følge heraf forvente, at dette tema ikke kommer op igen. b. Fusionsfest; et tema der kom op på generalforsamlingen. På mødet i dag, kunne vi ikke lige se os ud af, hvordan dette skulle kunne lade sig gøre; - Hvem skal arrangere? - Hvad skal det koste? - Hvor skal det holdes? - Hvornår skal det holdes? Vi konkluderede, at der er for mange ukendte faktorer. I stedet kom forslaget op omkring en fælles arbejdsdag, hvor man så efterflg. kunne samles om en øl og en pølse el. lign.. Noget der kan brygges videre på ved næste møde. c. På generalforsamlingen kom ligeledes et forslag om, at starte og evt. slutte generalforsamlingen med en fællessang. Emnet blev drøftet, og det blev besluttet, at generalforsamlingen næste gang d starter med en fællessang. 7. Politik for a. Vedligeholdelse af Stamvejen b. Vedligeholdelse af grøfter c. Vedligeholdelse af fællesarealer

3 Punktet tog udgangspunkt i de af udarbejdede retningslinier og politikker for ovenstående, som er sendt ud med mødeindkaldelsen d , idet Niels ønsker en lidt formel struktur og formulering for ovenstående. Uden en egentlig beslutning omkring punktet, blev de enkelte punkter drøftet mere detaljeret under de kommende punkter og dermed accepteret. Punktet hed i mødeindkaldelsen Politik for... Det er imidlertid ændret til Målsætninger for.. hvilket vel i grunden også er mere korrekt. Det ER i skrivende stund distribueret til bestyrelsen, og derfor ikke medsendt dette referat. 8. Bestyrelsens opgaver: Der var med mødeindkaldelsen fremsendt en opgaveliste fordelt på bestyrelsesmedlemmer: Den blev revideret, og er gengivet her: Opgaver Sekretær/ referent Hvem er ansvarlig Regnskab Bankboks, kasserer Finn Thomsen, vicekasserer Budgetudkast, kasserer Finn Thomsen, vicekasserer Medlemsliste ved Nets til kontingentopkrævning Medlemsadministration, ajourføring af: Medlemsliste på hjemmeside Mailliste til lodskovvad2016@gmail.com Udsendelse/ besvarelse af mails fra/ til foreningen, lodskovvad2016@gmail.com Se efter modtagne mails i mailboks hos TDC, så længe det varer Web-master: Upload diverse dokumenter, referater, mv. Upload medlemsliste ved ajourføring Backup

4 Vedligeholdelse af stamvej (asfaltvej) Finn Thomsen Børge Landgrebe Flemming Guldmann Vedligeholdelse af stikveje Tilsyn med grøfter: Kontakt til entreprenør Aagaard Finn D. Chistensen Snerydning, evt. grusning på asfaltvej og biveje: Kontakt til entreprenør Aagaard Vedligeholdelse af fællesarealer Flisning og træfældning: Kontakt til Jens Ole Christensen Kurt Hansen Flemming Guldmann Vedligeholdelse af broer og bænke Frits rytter Vedligeholdelse af postkasseanlæg Rengøring af postkasser Bestyrelsen efter aftale, hvert forår Kontakt til Forsyningen, Frederikshavn Børge Landgrebe Planlægning af bestyrelsesfrokost 2016 og 2017 Conny Fredborg Olsen 9. Affaldsdepoter: Der er tale om containerne, dels ved indkørsel til Musvågevej, dels ved indkørsel til Bekkasinvej. Pt. Ingen problemer der er pænt og OK. 10. Flisning & træfældning: Flemming & Kurt har aftalt flisning med Jens Ole i hele grundejerforeningens område snarest muligt. Flemming & Kurt gennemgår i løbet af foråret fællesarealerne, og klarlægger en prioritering af opgaverne.

5 11. Stier vedligeholdelse med flis & vedligeholdelse af grus-cykelsti. a. Cykelstien, som går mod øst i område Musvågevej trænger til en renovering, da den efter ca. 10 år, er groet noget til. Vi skal have kontakt til Aagaard for et tilbud på renovering. Ansvarlig => Frits. 12. Grøfter - Frits & FDC havde en rundtur d , som Frits har skrevet en mail om d I forlængelse heraf, blev det besluttet at a. Grøften på Bekkasinvej; den grøft der krydser stamvejen på Bekkasinvej og går over på Urfuglevej; den er ikke ret pæn, taget i betragtning, at det kun er 1½ år siden den blev renset op af Hedeselskabet. Den renses op nu af Aagaard, og forventes så at komme ind under vedligeholdelsen hvert 3. år. I samme forbindelse bedes Aagaard spule alle rør ved underføringer, således der sikres fuld gennemløb. 13. Stikveje - stykket i enden af stikvej 3 på Bekkasinvej mellem nr. 36 & 34; der er en meget stor lunke, som flyder over, og bliver et stort smat bare ved det mindste regnvejr. Der skal fyldes op med stabilgrus. Aagaard bestilles sammen med det øvrige. Grusveje i øvrigt; - Bekkasinvej stamvej samt stikveje i øvrigt + alle stikveje på Musvågevej skal huller fyldes og udbedres. 14. Stamvejen Musvågevej(Asfaltvejen); vi har et tilbud fra NCC af ; ref-nr hvor rabatfræsning + revneforsegling udgør hhv. kr ,- & kr ,-. Rabatfræsning for at hjælpe vandet væk fra vejen, da vejen meget plan uden decideret hældning til nogen af siderne hvilket betyder at vandet har en tendens til at stå på asfalten - med det i vinterhalvåret til følge, at vandet trænger ned i revnerne og forårsager frostskader. Forsegling af revnedannelsen skal hjælpe til med at modvirke nedsivning af vand i revnerne. Vi besluttede i forlængelse af de øvrige reparationsarbejder ligeledes at sætte disse 2 udbedringer til samlet pris af kr ,- i ordre. 15. Punkter til behandling på næste bestyrelsesmøder => der kom ikke umiddelbart noget. 16. Evenyuelt => ingenting. Herefter sluttede mødet, for at fortsætte under uformelle former 1 times tid senere med en hyggelig frokost FDC