Kundechef Annette Birkov, driftschef Gert Wandahl Pedersen

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 25. marts 2015, kl i Oasen, Strandmarksvej 18, 1., Hvidovre Bestyrelsen: Marianne Salomonsen, Michal Støckel, Beth Hørsted, Chris Wenlock, Finn Gerdes, Inge Nielsen, Johnna Brandal, Jørnanker Døpke, Niels Ulsing Afbud: Medarbejderobservatør: KAB: Richard Taube Kundechef Annette Birkov, driftschef Gert Wandahl Pedersen Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. november Referat af repræsentantskabsmødet den 26. november Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 17. december Referat af ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 4. februar Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning Hjemmeside Afdelingens budgetter /15

2 10. Studietur til England Erhvervslejere Strandmarksvej Sager til orientering , Friheden I, Helhedsplan status Frihedens butikscenter , Børneinstitutionen status på ombygning , Langhusene status på reklamationssager Styringsdialog det årlige møde med Hvidovre Kommune Ny boligaftale KAB s målsætningsprogram Selskabets økonomiske situation Ejendomskontorets virke Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2015 til 30. juni Bilag 2: Oversigt over beboerklagenævnssager /15

3 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. november 2014 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. november 2014 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 9. december at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 2. Referat af repræsentantskabsmødet den 26. november 2014 Referat af repræsentantskabsmødet den 26. november 2014 blev fremsendt til repræsentantskabet den 9. december Under punkt seks spurgte Finn Gerdes til rentesatser på lån. Sammen med referatet er udsendt en låneoversigt, som ikke viser rentesatserne. Renter på forbedringslån ligger på 2,62 5,31 %. KAB holder løbende øje med muligheden for konvertering af lån. Finn Gerdes har gjort opmærksom på, at han under punkt 13 spurgte om de firmaer, der har givet tilbud på helhedsplanen, har været med i Kartelsagen. KAB svarer ja, Enemærke & Pedersen har erkendt, at de har deltaget i kartellet. at organisationsbestyrelsen godkender referatet med ovennævnte to præciseringer. 3. Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 17. december 2014 Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 17. december 2014 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 8. januar Beth Hørsted har gjort indsigelse mod referatet. Nuværende tekst: Marianne Salomonsen orienterede om, at Beth Hørsted havde gjort indsigelse mod konstitueringen, der fandt sted umiddelbart efter repræsentantskabsmødet den 26. november 2014, samt at dette var årsagen til afholdelsen af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde. 3/15

4 Derefter ønskede Beth Hørsted ordet, hvor hun uddybede årsagerne til indsigelsen mod konstitueringsmødet. Efter en kort debat blev Michal Støckel enstemmigt valgt som næstformand. Beth ønsker: Umiddelbart efter repræsentantskabsmødet blev foretaget en konstituering, som der er gjort indsigelse overfor, begrundet i manglende overholdelse af henholdsvis boligorganisationens vedtægter og forretningsorden. Indsigelsen er udsendt på mail den 5. december Derefter ønskede Beth Hørsted ordet, hvor hun uddybede årsagerne til indsigelsen vedrørende konstitueringsmødet, herunder manglende indkaldelse til mødet, præcisering og afklaring af organisationens budget- og regnskabsopgaver også påhviler næstformanden i lighed med formanden og den øvrige bestyrelse. at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 4. Referat af ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 4. februar 2015 Referat af ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 4. februar 2015 blev fremsendt til repræsentantskabet den 9. februar at organisationsbestyrelsen tager stilling til indsigelsen og derefter godkender referatet. 5. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4/15

5 6. Bestyrelsens sammensætning På valg Marianne Salomonsen 2015 Friheden I Michal Støckel 2015 Friheden VI Beth Hørsted 2016 Friheden I Chris Wenlock 2016 Langhusene Inge Nielsen 2016 Friheden I Johnna Brandal 2015 Friheden I Jørnanker Døpke 2015 Friheden I Niels Ulsing Udpeget af kommunen Finn Gerdes Udpeget af kommunen at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 7. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Sager til beslutning 8. Hjemmeside Friheden har en aftale med KAB om support til selskabets hjemmeside. Aftalen hviler på et ældre koncept fra KAB har for nylig udviklet en ny ydelse for hjemmesider, og ifølge aftale med formanden deltager en webansvarlig fra KAB på mødet med en gennemgang af den nye ydelse. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om at overgå til den nye ydelse vedrørende hjemmeside. 5/15

6 9. Afdelingens budgetter Som bilag vedlægges organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli 2015 til 30. juni I overensstemmelse med Lov om almene boliger m.v. er budgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden blevet forelagt og godkendt på afdelingsmødet den 11. marts Budgettet for Langhusene blev forelagt og godkendt på afdelingsmødet den 12. marts Budgettet for Frihedens Børneinstitution forelægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Budgetterne udviser følgende: Budgettet blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 26. november Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. Generelt for boligafdelingerne gør sig gældende, at administrationsbidraget til boligorganisationen falder, grundet at udgifter vedrørende ejendomsfunktionærer og beboerrådgiver betales direkte i afdelingerne, yderligere falder udgifterne til renholdelse, grundet en ændring i antallet af medarbejdere der er tilknyttet ejendomskontoret Friheden I Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig mindre indtægt på kr., svarende til en lejenedsættelse på 2,00 kr. pr. m² eller -0,26 % af nuværende leje, yderligere varsles en stigning i huslejen på 2,00 kr. pr. m² som følge af frikøb af hjemfald, hvorefter lejen pr fortsat udgør 769,89 kr. pr. m² årligt. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med Renholdelse nedsat med Renteindtægter øget med Overført fra opsamlet resultat øget med kr kr kr kr Friheden VI Driftsbudget - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 39,73 kr. pr. m², eller 5,11 % af nuværende leje, yderligere varsles en stigning i huslejen på 2,00 kr. pr. m² som følge af frikøb af hjemfald, hvorefter lejen pr udgør 819,36 kr. pr. m² årligt. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er nedsat med Renholdelse nedsat med Overført fra opsamlet resultat nedsat med kr kr kr. 6/15

7 Frihedens Børneinstitution Driftsbudgettet mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til at den nuværende leje på 922,20 kr. pr. m² årligt bibeholdes for budgetåret, der starter Lejen kan fastholdes, da en mindre afskrivning af overskud fra tidligere år modsvares af lavere udgifter til lån vedrørende forbedringsarbejder og renholdelse Lille Friheden Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. For ældreboligerne forudsættes en nødvendig mindre indtægt på kr., svarende til en lejenedsættelse på 4,71 kr. pr. m², eller -0,36 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.321,30 kr. pr. m² årligt. For ungdomsboligerne forudsættes en nødvendig mindre indtægt på kr., svarende til en lejenedsættelse på 18,04 kr. pr. m², eller -1,65 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.074,63 kr. pr. m² årligt Langhusene Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til at den nuværende leje på 799,72 kr. pr. m² årligt bibeholdes for budgetåret, der starter Udgifter til almindelig vedligeholdelse er øget med Renteindtægter nedsat med Overført fra opsamlet resultat øget med kr kr kr. Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgetterne for Studietur til England Studieturen går denne gang til West Midlands og har temaet samspil mellem by og bolig. Formandskabet har reserveret fem pladser til turen, som er den september at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvem der skal deltage i studieturen. 7/15

8 11. Erhvervslejere Strandmarksvej De tre erhvervslejere i stueetagen har alle henvendt sig for at drøfte deres lejesituation. PhotoCare benytter ikke 1. salen i lejemålet og ønsker, at 1. salen udlejes til anden erhvervslejer. Aktuelt har PhotoCare fremlejet 1. salen i seks måneder til en psykolog. Slikland oplyser, at omsætningen er gået drastisk ned siden åbningen lejeren har dog indtil videre ikke kunne dokumentere denne omsætningsnedgang, hvorfor KAB ikke mener at kunne forholde sig til et ønske om huslejenedsættelse. Asien Marked ønsker at leje det tidligere TV-studie på 86 m 2. Der har længe været forhandlet om prisen. Lejer vil give kr.om måneden i 2015, kr. om måneden i 2016, kr. om måneden i 2017 og derefter mulighed for yderlig stigning på 500 kr. i at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og træffer beslutning om Udlejning af 1. salen i PhotoCare Udlejning af de 86 m 2 til Asien Marked Sager til orientering , Friheden I, Helhedsplan status. Organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet godkendte den 26. februar 2015 skema B under forudsætning af Hvidovre Kommunes og Landsbyggefondens godkendelse. Hvidovre Kommune har meddelt, at ansøgningen, ikke som håbet, bliver behandlet af byrådet den 24. marts 2015, men i stedet den 28. april Det ser ud til, at den samlede tidsplan, som blev meddelt på mødet den 26. februar 2015, kan holdes. Der pågår aktuelt ansættelsessamtaler med ansøgere til beboerkoordinatorstillingen. Der er modtaget 27 ansøgninger. 8/15

9 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om projektets status til efterretning. 13. Frihedens butikscenter KAB har holdt møde med ledelsen af butikscentret den 13. marts Det primære formål med mødet var at få en aftalt tidsplan for genopretning af parkeringsarealerne både mod Hvidovrevej og Strandmarksvej. Første del af genopretningen påbegyndes i uge 12 og vedrører genopretning af belægningen på p-pladsen mod Strandmarksvej på den del af p-pladsen, som ligger tættest på højhuset. Arbejdet omfatter opretning af lunker og udskiftning af knækkede fliser. De mange huller i asfaltbelægningen på p-pladsen mod Hvidovrevej vil blive repareret. Butikscentrets ledelse oplyser desuden: At Kiwi åbner til sommer i det tidligere Super Best åbningsdato er endnu ikke fastlagt. Der er søgt og givet tilladelse til en ny ind-/udkørsel til Hvidovrevej på centrets bagside. Det tidligere Alstrøm vil blive nedrevet, så butikkerne bliver mere tilgængelige. Efter aftalen med Fitness World og Kiwi er faldet på plads er interessen for de øvrige butikker blevet større. Der afholdes et opfølgende møde med ledelsen af butikscentret i juni , Børneinstitutionen status på ombygning Fase 1, som omfatter ombygning af nedre plan af hus 4 (det tidligere fritidshjem), er netop blevet afsluttet. De sidste mangler er ved at blive udbedret. I nedre plan er der blevet etableret et stort produktionskøkken, der skal producere mad til hele Børnehuset Friheden. Der er derudover blevet etableret personalefaciliteter samt projektrum, hvor personalet kan lave aktiviteter med børnene. 9/15

10 Fase 2 omfatter ombygning af øvre plan af hus 4 til børnegrupper samt udbedring af bagvedliggende legeplads. Derudover omfatter fase 2 også ombygning af den tidligere tandplejeklinik til vuggestueafdeling, etablering af liggehal nord for vuggestueafdelingen samt etablering af samlede gårdrum, der skaber et samlet ankomstareal til Børnehuset. Fase 2 udbydes ultimo marts 2015, og arbejdet forventes udført i perioden juli 2015 til april Som et led i forberedelserne til ombygningerne er foretaget miljøundersøgelser, som viser fund af PCB. Alle prøver viser, at fund af PCB er under de tilladte grænseværdier. Miljøundersøgelserne er foretaget i de to huse, som er omfattet af ombygningen. For en sikkerheds skyld gennemføres nu undersøgelser af de to øvrige bygninger , Langhusene status på reklamationssager Efter ibrugtagning af Langhusene er der konstateret en række driftsproblemer, som er blevet rejst som reklamationer overfor entreprenøren. Organisationsbestyrelsen er tidligere orienteret om reklamationerne. Nedenfor gives en kort oversigt og status. Utætte varmtvandsbeholdere og udskiftning af kondensslanger: Der pågår aktuelt en gennemgang, hvor alle beholdere eftergås og kondensslanger skiftes Defekte genveksmotorer: Reklamationen er endnu ikke afgjort, da Nilan og Scandi Byg ikke har afklaret sagen internt. Klaprende facadeskiffer: Der er aftalt en procedure for prøveudbedring i afdeling Ravnsborg, som har tilsvarende problemer. Processen er endnu ikke igangsat. Eventuel udbedring i Langhusene skal afvente resultatet fra Ravnsborg. VELUX ovenlysvinduer, regnsensorer: Alle regnsensorer er skiftet og de fungerer. Vinduespartier (4 vinduer blæste ud i stormvejr): Dominia er bedt om en redegørelse, som endnu ikke er modtaget. 10/15

11 16. Styringsdialog det årlige møde med Hvidovre Kommune Hvidovre Kommune havde inviteret til dialogmøde den 12. marts Organisationen blev repræsenteret af Michal Støckel, næstformand og Annette Birkov, kundechef. (formand Marianne Salomonsen var fraværende grundet sygdom). På mødet blev drøftet generelt samarbejde mellem kommunen og boligorganisationen/kab samt mere specifikke forhold vedrørende økonomi, udlejning og andre afdelingsrelaterede forhold eksempelvis helhedsplan for Friheden I. Som led i styringsdialogen indsendes der en dokumentationspakke til Hvidovre Kommune. Dokumentationspakken vedlægges som bilag. 17. Ny boligaftale Der er indgået en ny boligaftale. Det er overordnet set et godt resultat. Det er en bred politisk aftale (mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti), der giver ro og klarhed om boligpolitikken de næste år. Med aftalen afsættes en renoveringsramme på: - 4,2 mia. kr. i hvert af årene 2015 og ,6 mia. kr. i ,5 mia. kr. i ,3 mia. kr. i hvert af årene 2019 og 2020 Af de årlige rammer skal mindst 400 mio. kr. anvendes til forbedret tilgængelighed. Af den samlede ramme frem til 2020 kan anvendes indtil 350 mio. kr. til gennemførelse af vidtgående projekter til energieffektivisering. Derudover skal der i slutningen af 2016 ske en vurdering af køen til Landsbyggefonden og konjunktursituationen. Der fastsættes en boligsocial ramme på 465 mio. kr. årligt i perioden Af denne ramme kan op til halvdelen bruges til huslejenedsættelser. Følgende tre indsatser vil blive prioriteret: 11/15

12 - Tryghedsskabende indsatser - Indsatser, der bryder den negative sociale arv - Indsatser med entydig ledelse. Desuden omfatter aftalen en række initiativer vedrørende praktik- og lærlingepladser ved renovering og nybyggeri, samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, infrastrukturændringer samt mulighed for nedrivning og nybyggeri. Med afsæt i rapporten fra MBBL Den almene boligsektors effektivisering, bliver der nedsat en arbejdsgruppe, der inden sommeren 2015 skal komme med forslag til konkrete og rimelige mål for effektivisering af driften i den almene sektor. 18. KAB s målsætningsprogram KAB s repræsentantskab vedtog på sit møde den 20. november 2014 efter indstilling fra KAB s bestyrelse - et nyt målsætningsprogram for KAB for perioden Mens en række boligorganisationer selv har et målsætningsprogram for den enkelte organisation, skal KAB s målsætningsprogram sikre den overordnede ramme for KAB og KABfællesskabet de næste fire år. KAB s målsætningsprogram sætter kernedriften og betjeningen af KAB s mange kunder - boligorganisationer, afdelinger, beboere og boligsøgende - i centrum, samtidig med at KAB udvikler sig og sammen med boligorganisationer og -afdelinger også arbejder med bæredygtighed og trivsel. Målsætningsprogrammet består af 3 temaer og 12 målsætninger samt en række målepunkter, der skal sikre fremdrift for de opsatte mål. De tre temaer er: Professionel og beboernær kernedrift Bæredygtighed med fornuft Trivsel i boligområderne Med temaet Professionel og beboernær kernedrift ønsker bestyrelsen at sætte fokus på beboernes oplevelse af, at ejendomskontorerne og KAB er fleksible, korrekte, rettidige og tilgængelige. 12/15

13 Temaet Bæredygtighed med fornuft sætter fokus på KAB s bæredygtighedsprofil. Profilen har til formål at sikre KAB-fællesskabet bæredygtige boliger med en økonomi i balance, og hvor mennesker trives. Temaet Trivsel i boligområderne handler om, hvordan den enkelte beboer oplever sin egen situation, føler sig tryg, hørt og accepteret i selve boligen og i boligområdet. KAB vil sammen med boligorganisationer og -afdelinger arbejde med rammerne for livet i boligområderne. Det handler om at tænke i helheder både sociale og fysiske. Målsætningsprogrammets 3 temaer og 12 målsætninger har tilknyttet en række indikatorer (målepunkter), som vil gøre det muligt at måle på fremdriften i forhold til de opstillede temaer og målsætninger. De opstillede indikatorer fremgår af målsætningsprogrammet. Over de kommende fire år vil KAB afrapportere på målopfyldelsen over for repræsentantskab og bestyrelse. KAB s målsætningsprogram blev udsendt til alle beboervalgte i uge Selskabets økonomiske situation Som det fremgår af nedenstående tabel, så endte det med en pæn værdiudvikling for 2014, især hvis man sammenligner med året før! Den gennemsnitlige værdistigning på de tre investeringsforeninger er på ca. 4,50 %-point, hvilket for medfører en urealiseret kursgevinst på ca. 2,6 mio. kr. for kalenderåret Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 31. dec (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 31. dec Værdiudvikling hele 2014 Værdiudvikling hele ,37 110,87 4,50 %-point 0,57 %-point SEB ,97 111,00 4,03 %-point 0,30 %-point Nykredit Port ,47 113,42 4,95 %-point 0,60 %-point 13/15

14 Det skal igen pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Der foretages jævnligt vurdering af, om der skal investeres yderligere, ikke mindst i disse tider hvor man ikke kan opnå særlig store renteindtægter af bankindestående (p.t. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter, herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter mv. I november 2014 blev der foretaget indskud for for 7 mio. kr. Dette blev foreslået ud fra en meget forsigtig vurdering af likviditetsbehovet hen over årsskiftet Derfor vurderes boligselskabet nu at kunne indskyde yderligere 12 mio. kr. Administrator sørger for, at der investeres kr. 12 mio. kr., ligeligt fordelt på Danske Capital, SEB og Nykredit Portefølje. 20. Ejendomskontorets virke Gert Wandahl Pedersen er tiltrådt som ny driftschef den 16. marts Der pågår ansættelsessamtaler vedrørende genbesættelse af servicemedarbejder Kenneth Pedersens tidligere stilling. 21. Nyt fra afdelingerne Rengøringsaftalen for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden har været i udbud. Licitationsresultatet er på trapperne, og afdelingsbestyrelsen orienteres på deres møde den 9. april Der har været et opfølgningsmøde med Dansk Totalvagt. Mødet var sat i stand på baggrund af kritik af deres håndtering af beboerhenvendelser. De har lovet forbedringer i deres servicering af beboerne i Friheden, hvilket der følges op på inden sommerferien. 14/15

15 Friheden I Der har været brand i en lejlighed, som har medført genhusning af beboeren. Friheden VI Rapport om periodisk eftersyn fra 2014 anbefaler, at vinduer planlægges udskiftet. Dette er indarbejdet i langtidsplanen. Ligeledes er indarbejdet udskiftning af faldstammer over tre år. Lille Friheden og Langhusene Ingen nyheder. 22. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 2: Oversigt over beboerklagenævnssager 23. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde onsdag den 9. september 2015, kl i KAB onsdag den 25. november 2015, kl i Oasen onsdag den 25. november 2015, kl i Oasen 24. Eventuelt 15/15