Personalehåndbogen Personalegoder

Transkript

1 Personalehåndbogen Personalegoder VELFÆRDSUDVALGET Kommissorium for Velfærdsudvalget Klik på linket, og den ansatte vil komme til siden hvor den ansatte finder medlemmerne i Velfærdsudvalget, samt udvalgets kommissorium. Denne side redigeres og vedligeholdes af ekspeditionssekretær Birgit Hessner, Byrådssekretariatet, bhe11@helsingor.dk MOTIONSKLUBBEN AF 1. juli 1970 MK70 Klik på linket, og du vil komme til MK70 s hjemmeside. side 1 af 10

2 Feriefonden Feriefonden og dens formål og drift Formål Fondens formål er at etablere feriefaciliteter for ansatte i Helsingør Kommune. Etablering af feriefaciliteter sker gennem erhvervelse eller opførelse af ferieboliger efter nærmere bestemmelse truffet af fondens bestyrelse med forhåndsgodkendelse fra Direktoratet for Arbejdstilsynet. Driften Udlejningen og den daglige drift forestås af Birgit Hessner og Flemming Køngerskov. Huset udbydes til leje for ½ år af gangen og med 3 måneders varsel, dvs. at perioden januar og indtil sommerferien annonceres i oktober, og perioden efter sommerferien og indtil nytår annonceres i maj. Huset udlejes på dags- eller ugebasis. Huslejen fastsættes af Feriefonden og inkluderer varme og evt. andre omkostninger. I ferier dvs. sommerferien, efterårsferien, juleferien og påskeferien udlejes huset som hovedregel kun på ugebasis. I sommerferien og efterårsferien trækkes der lod mellem de interesserede. Der er speciel annoncering for disse perioder. I forbindelse med lejemål opkræves et depositum på 500 kr., og restlejen indbetales senest 1 måned, før lejeperioden starter. Indbetalingsbilag opbevares som kontrolbilag. Såfremt depositum er indbetalt, er dette beløb altid tabt ved afbestilling. Restindbetaling tilbagebetales fuldt ud ved afbestilling indtil 14 dage før lejemålets start, eller såfremt afbestilling sker med henvisning til en vedlagt lægeerklæring. Der udarbejdes i januar måned et årsregnskab for det forgangne år. Erhvervskortet Erhvervskortet, offentlig transport som skattefrit personalegode Helsingør Kommune tilbyder alle ansatte et erhvervskort som skattefrit personalegode. Tilbuddet afspejler kommunens ambition om at være en attraktiv arbejdsplads med engagement for både den ansatte og miljø. Hvad er et erhvervskort Erhvervskortet er et årskort, som indkøbes af Helsingør Kommune og videregives til den ansatte mod et træk i bruttolønnen før skat, ATP- og AM-bidrag svarende til den pris Kommunen har indkøbt kortet til. Løntrækket fordeles på det antal måneder, som kortets gyldighedsperiode dækker over dvs. 12 måneder. side 2 af 10

3 Prisen og dermed løntrækket ligger fast for hver af disse 12-måneders perioder. Reduktionen i den ansattes bruttoløn får ingen indflydelse på beregningen af pension og feriepenge. Erhvervskortet giver en økonomisk gevinst til de fleste ansatte med kortere end 25 km hver vej til og fra arbejde (op til 50 km t/r) - uanset lønniveau og uanset, om den ansatte i dag er bilist, cyklist eller bruger af offentlig transport. Det bemærkes, at den ansatte har ikke længere ret til et befordringsfradrag for den samme strækning, som erhvervskortet dækker. Den ansatte har rådighed over erhvervskortet, indtil den ansatte opsiger kortet, fratræder eller ordningen eventuelt opsiges af Helsingør Kommune. Bortset fra Helsingør Kommunes indberetning af erhvervskortet til SKAT, er alle skatteforhold i relation til erhvervskortet i øvrigt alene et forhold mellem Skat og den ansatte. Erhvervskortets fordele for dig som ansat i Helsingør Kommune 1 måneds rabat, en fast pris for 1 år ad gangen og en skattefordel, hvis du har kortere end 25 km. hver vej til og fra arbejde (op til 50 km t/r). Er du i dag hovedsagelig bilist, kan du årligt spare flere tusinde kr. efter skat, hvis pendlingen i bil helt udskiftes med brug af et erhvervskort. Ved fortsat brug af bil 8-10 dage om måneden, spares der penge i forhold til at pendle i bil hver dag. Hvis du overvejende er cyklist, sparer du penge med et erhvervskort, hvis du i dag bruger klippekort mere end 5-6 dage om måneden svarende til brug af lidt mere end 14 klippekort om året. Du kan endvidere bruge erhvervskortet til private ture uden at betale ekstra. Brugere af offentlig transport sparer typisk 1/4-1/2 af deres nuværende udgifter til pendling, hvis den daglige tur er under ca. 20 km (40 km t/r). Men der er ofte også besparelser at hente på længere strækninger. Ved kombination med bil eller cykel kan du stadig spare penge både når du kombinerer på den enkelte strækning og når du skifter mellem de forskellige transportformer hen over ugen eller hen over året. Du kan læse mere, herunder foretage en personlig beregning på Sådan gør du Bestilling af et erhvervskort sker via og logge sig på med anvende følgende adgangsdata: side 3 af 10

4 Brugernavn: Adgangskode: helsingor Bestil senest den 18. i en måned for at få et kort med gyldighed fra den 1. i den efterfølgende måned. Inden du bestiller, er du velkommen til at kontakte trafikselskabernes erhvervsteam på / erhvervskort@moviatrafik.dk, som kan hjælpe dig med råd om, hvordan erhvervskortet passer ind i din personlige økonomi, hvordan du bestiller m.m. Bestilling Den ansatte er selv ansvarlig for, at de opgivne informationer i forbindelse med bestillingen er korrekte. Erhvervskortet kan i henhold til skattereglerne kun dække afstanden mellem bopæl og arbejdsplads, herunder i et vist omfang skiftende arbejdspladser. Ved valget af zoner er det tilladt at tage afsæt i den mest hensigtsmæssige pendlingstur. Kan du f.eks. spare et skift og/eller tid ved at køre med samme tog eller bus hele vejen frem for at vælge den korteste rute ved at foretage et skift undervejs, er dette skattemæssigt i orden. Det såkaldte Øresundskort (også kendt som Helsingør-kortet ) kan også bestilles via Erhvervskortordningen uden rabat men med skattefordel. Ved bestilling i MoviaErhverv.dk anvendes til- og fra felterne i stedet for rubrikkerne med zoneangivelse. Se mere om billetsamarbejdet i Øresundsregionen her: resund/pages/oresund.aspx Du er som ansat i Helsingør Kommune selv ansvarlig for eventuelt at opsige Abonnementsservice. Opsigelsen skal ske senest den 14. i en måned for at undgå at få tilsendt et nyt periodekort. Efter opsigelsen kan du naturligvis fortsat bruge sit kort måneden ud. Kontakt Abonnementsservice via eller på , tast 8 (hverdage kl ). Forudsætningen for at kunne modtage et erhvervskort er, at den ansatte accepterer at være indforstået med de tilknyttede vilkår. Accepten tilkendegives som afslutning på bestillingsforløbet i ved at sætte et flueben i den tildelte rubrik. Uden en sådan accept kan bestillingen teknisk set ikke gennemføres. Levering Levering sker som 12 månedlige SMS-billetter til din mobiltelefon. side 4 af 10

5 Bemærk: Tidligere blev årskortet fremsendt som papir til den ansattes bopæl. Ansatte, som i forvejen har et årskort på papir, kan vælge at fortsætte denne ordning eller modtage leveringen som SMSbilletter. Levering af SMS erhvervskort sker hver måned den 1. kl. ca hen over den årlige gyldighedsperiode. Telefonen skal være tændt for, at leveringen kan gennemføres. Er dette ikke tilfældet, kan levering af SMS kortet blot ske ved at sende en SMS med teksten gensend til 1415 eller Bliver leveringen forsinket eller oplever du andre former for besvær på grund af forhold relateret til trafikselskaberne i Hovedstaden, kompenserer DSB for dette. Send efterfølgende en mail til erhvervskort@moviatrafik.dk med beskrivelse af situationen og de afholdte udgifter. Brug af kortet Erhvervskortet er personligt og må ikke overdrages til andre. Erhvervskortet kan skattefrit anvendes ubegrænset til pendling og erhvervs-relaterede ture indenfor de zoner, som kortet er gyldigt til. Helsingør Kommune har ingen forpligtigelser i relation til dit private brug af erhvervskortet. Ændringer af kortet samt erstatningskort Ændringer af erhvervskort kan i henhold til skattereglerne kun ske ved at ændre i forhold, der ikke påvirker det aktuelt gældende løntræk, hvilket indebærer, at det i praksis kun er muligt at ændre på persondata, private adressedata og zoneangivelserne, men ikke antallet af zoner. Er der behov for et nyt erhvervskort med flere eller færre zoner, kræver det, at det gældende erhvervskort opsiges til udløbet af en 12-måneders periode og at der i den forbindelse bestilles et nyt erhvervskort. SMS kort Ved ændringer af oplysninger i tilknytning til SMS erhvervskort fremsender den ansatte selv med 14 dages varsel relevante oplysninger til erhvervskortets administration på erhvervskort@dsb.dk Hvis den månedlige SMS er blevet slettet ved en fejl, sender man blot en SMS til nummeret 1415 eller 1990 med teksten gensend. Herefter får man sit Erhvervskort som SMS-billet igen. Bemærk: Såfremt den ansatte har et papirkort gælder følgende: side 5 af 10

6 Ved ændringer af erhvervskortet, der alene vedrører stamoplysninger omkring navn og adresse men ikke et ændret løntræk samt ved erstatninger af kort, der er bortkommet eller slidt anvendes følgende fremgangsmåde: Først opretter du selv et nyt stamkort med foto, navn og adresse. Det kan ske i de almindelige billetsalg, herunder 7/11 kiosker på stationerne. Herefter kontakter du erhvervskortets administration erhvervskort@dsb.dk / tast 5 med henvisning til det nye stamkort. Nyt Erhvervskort (værdiindlæg) fremsendes efter få dage mod gældende gebyr (primo 2012: 50 kr.) til afhentning i billetsalg eller i en billetautomat. I den mellemliggende periode må du selv afholde udgifterne til pendling. Fornyelse Erhvervskort fornys automatisk hvert år ved starten af en ny årlig gyldighedsperiode, hvis det ikke forinden er blevet opsagt. Opsigelse Helsingør Kommune kan i henhold til skattereglerne opsige fornyelsen af kortet i forbindelse med udgangen af hver enkelt gyldighedsperiode på 1 år. Det skal ske skriftligt over for den ansatte med 1 måneds varsel. Den ansatte kan i henhold til skattereglerne over for Helsingør Kommune opsige erhvervskortet til udgangen af en gældende 1-årig gyldighedsperiode. Opsigelse skal ske skriftligt med 1 måneds varsel til Helsingør Kommune, Center for Politik og Organisation, Att.: Personale Service, Stengade 59, 3000 Helsingør. Efter opsigelsen kan du naturligvis fortsat bruge sit kort måneden ud. Leveringen af månedlige SMS-Erhvervskort stopper automatisk, når erhvervskortets administration hos DSB i Kolding rettidigt har modtaget opsigelsen fra arbejdsgiveren. Bemærk: For så vidt angår papirbaserede Erhvervskortkort, er den ansatte ved fratræden forpligtiget til at tilbagelevere kortet til arbejdsgiveren senest sidste. Ved manglende aflevering af kortet ved fratræden er arbejdsgiver berettiget til at tilbageholde restværdien af kortet i ikke udbetalt løn og om nødvendigt sende sagen til inkasso. I tilfælde af opsigelse af erhvervskortet begrundet med barsel har du ret til at gentilmelde dig erhvervskortet ved tilbagevenden til jobbet, såfremt Helsingør Kommune stadig tilbyder ordningen generelt. Retningslinjer for fri telefon Formål med fri telefon side 6 af 10

7 Formål med fri telefon er: At øge fleksibiliteten i arbejdstilrettelæggelsen, f.eks. ved at den ansatte kan anvende telefon som arbejdsredskab uden for normal arbejdstid, og at arbejdsgiver kan kontakte ansatte med særlige funktioner uden for normal arbejdstid. At forbedre mulighederne for at fastholde og rekruttere personale. Hvad er fri telefon Fri telefon omfatter de tilfælde, hvor en telefon er oprettet i Helsingør Kommunes navn, og hvor Helsingør Kommune fuldstændigt eller op til et bestemt beløb afholder den ansattes telefonudgifter. Ved en telefon forstås: En almindelig fastnettelefon eller en mobiltelefon. Små håndholdte computere, hvis hovedfunktionen er telefoni og evt. kalender og tidsregistreringsfunktion såsom PDA er, smartphones og lignende. Selve telefonapparatet, oprettelses-, abonnements- og forbrugsudgifter ved telefonen. Sædvanlige telefonserviceydelser såsom telefonvækning, telefonsvarerfunktion, "vis nummer-funktion" og andre sædvanlige ydelser, der er en del af abonnementet. Sædvanlige telefonserviceydelser er et fleksibelt begreb, som ændrer sig i takt med tidens standarder og udvikling på området. Begrænsninger i anvendelsen af en arbejdsgiverbetalt telefon Såfremt en leder indgår aftale om fri telefon med en den ansatte, er der følgende generelle begrænsninger: Den ansatte eller andre må ikke anvende telefonen til afstemninger ved diverse tvprogrammer o.l., som belaster telefonregningen. Den ansatte eller andre må ikke indkøbe apps eller andre varer og services, som belaster telefonregningen. Målgruppe for fri telefon Det er nærmeste budgetansvarlige leder, der træffer beslutning om, hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at den ansatte kan få tilbudt fri telefon. Betaling og administration Såfremt leder og den ansatte indgår en aftale om fri telefon, vil udgiften for den enkelte enhed være 1000 kr. årligt uanset, hvornår i kalenderåret aftalen indgås. Én gang årligt i december trækker Center for Politik og Organisation en liste over de enheder, hvor der er aftaler om fri telefon. Denne oplysning får Center for Politik og Organisation allerede i dag, idet blanketten Oplysning om privat brug af fri telefon / mobiltelefon udfyldes, når der indgås aftale om fri telefon. side 7 af 10

8 Center for Borgerservice, IT og Digitalisering udsender interne opkrævning/bogfører udgiften til de enkelte totalrammer en gang årligt. Af hensyn til totalrammernes mulighed for at styre det forventede regnskab sker dette inden udgangen af 2. kvartal. Beskatningsregler Jf. regler om beskatning af fri telefon bliver ansatte i Helsingør Kommune beskattet af kr. årligt (2010- niveau), hvis Helsingør Kommune som arbejdsgiver stiller en telefon til privat rådighed (fri telefon) for den ansatte. Den ansattes eventuelt egne telefonudgifter kan ikke reducere beskatningen af fri telefon. Det betyder, at hvis lederen og den ansatte har aftalt, at den ansatte må anvende sin arbejdsmobiltelefon til både erhvervsmæssige og private opkald, skal telefonen beskattes som fri telefon af kr. årligt. Definition af begrebet fri telefon samt beskatning fremgår af nedenstående oversigt fra SKAT: Type Beskatning af den ansatte Skal arbejdsgiver udføre kontrol Fastnet telefon og mobiltelefon på arbejdspladsen Ingen beskatning. Ingen kontrol Fastnet telefon på den ansattes bopæl Den ansatte beskattes af kr. årligt Der skal indeholdes A-skat og AM-bidrag og foretages indberetning heraf. Ingen kontrol Mobiltelefon som den ansatte tager med hjem på bopælen (Arbejdsmobiltelefon) Ingen beskatning, hvis følgende betingelser er opfyldt: Brugen af telefonen uden for arbejdsstedet er nødvendig for at kunne udføre arbejdet (fx at arbejdsgiveren, kunder mv. har behov for at kunne komme i kontakt med den ansatte eller at den ansatte har behov for at kunne komme i kontakt med arbejdsgiveren, kunder mv.) og Den ansatte og arbejdsgiver har aftalt at telefonen kun må anvendes erhvervsmæssigt, bortset fra enkeltstående private opkald til og fra telefonen mv. og Arbejdsgiveren fører kontrol med Kontrol side 8 af 10

9 anvendelsen Er betingelserne ikke opfyldt eller har den ansatte kompenseret arbejdsgiveren fx via en aftale om lønnedgang, for at få stillet telefonen til rådighed skal den ansatte beskattes af fri telefon af kr. årligt. Der skal indeholdes A-skat og AM-bidrag og foretages indberetning heraf. Computer og internetadgang En arbejdsgiverbetalt computer er skattefri, hvis den anvendes arbejdsmæssigt. Det gælder også, selvom den ansatte tager computeren med hjem, hvis den anvendes arbejdsmæssigt og uanset, at den ansatte også anvender den privat. En arbejdsgiverbetalt internetadgang på den ansattes bopæl er skattefri, hvis den ansatte har adgang til Helsingør Kommunes netværk (samme programmer og dokumenter som på arbejdspladsen). Definition af begrebet internetforbindelse-beskatning fremgår af nedenstående oversigt fra SKAT: Internetforbindelse Type Beskatning af den ansatte Skal arbejdsgiver udføre kontrol Internetforbindelse på arbejdspladsen Ingen beskatning Ingen kontrol Internetforbindelse på den ansattes bopæl, herunder mobilt internet den ansatte tager med hjem på bopælen. Ingen beskatning hvis der er adgang til arbejdsgiverens netværk Hvis der ikke er adgang til arbejdsgiverens netværk beskattes den ansatte af kr. årligt. Der skal indeholdes A-skat og AM-bidrag og foretages indberetning heraf. Ingen kontrol Ved tvivlsspørgsmål kontakt Strategi, HR og Kommunikation på lok (Anette Rønnow). side 9 af 10

10 Registrering i lønsystemet Center for Politik og Organisation, Personale Service, foretager de fornødne indberetninger til lønsystemet for de ansatte, der omfattes af beskatningen. Indberetningen sker ikke automatisk. Den enkelte leder skal derfor sikre, at der for hver ansat sendes en registreringsblanket til Personale Service, såfremt den ansatte skal beskattes. Kontaktperson: Lønfaglig koordinator Irene Madsen på tlf Firmabil Skattemæssige forhold for benyttelse af firmabil En ansat med firmabil undgår beskatning ved ikke at bruge bilen privat. En absolut forudsætning for at undgå beskatning er, at der foreligger en skriftlig aftale mellem kommunen og den ansatte om, at bilen ikke bruges til privat kørsel. Køres blot én gang om året privat i bilen, trods føromtalte aftale, udløses beskatning af værdien af fri bil for hele året, dog højst for den periode hvor bilen er til rådighed for den ansatte til erhvervsmæssig kørsel. Afleverer den ansatte bilen på arbejdsstedet ved arbejdstids ophør, trods føromtalte aftale, kan den ansatte normalt være sikker på ikke at blive beskattet af fri bil. Holder bilen derimod ved hjemmet uden for arbejdstiden, vil skattevæsenet som udgangspunkt formode, trods føromtalte aftale, at den også bruges privat, og den ansatte må sandsynliggøre overfor skattemyndigheden, at dette ikke er tilfældet for at undgå beskatning. Bedømmelsen tager udgangspunkt i den ansattes normale levevis, herunder bopælens beliggenhed i forhold til dagligvarebutikker, om familien har egen bil m.v. Den ansatte kan foretage daglige registreringer, der specificerer dagens kørsel, og viser disse alene erhvervsmæssig kørsel, har den ansatte normalt løftet bevisbyrden for, at bilen ikke bruges privat. side 10 af 10