Årsrapport for International Citizen Service 2011

Transkript

1 Årsrapport for International Citizen Service 2011 Statsforvaltningerne SKAT Workindenmark Styrelsen for Universiteter og Internationalisering Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering Københavns Kommune Aarhus Kommune Odense Kommune Aalborg Kommune International Community i Aarhus Velkomstcentre live and work in north Denmark Rapporten er udarbejdet af Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering

2 1. Indledning og sammenfatning International Citizen Service (ICS) blev oprettet i 2011 i København, Aarhus, Odense og Aalborg. ICS er et samarbejde mellem de 4 kommuner, Statsforvaltningerne, SKAT og Beskæftigelsesministeriet ved Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering og Workindenmark. I ICS i Aarhus deltager endvidere lokale expatorganisationer; International Community i Aarhus og Velkomstcentre live and work in north Denmark i Aalborg. Endvidere bidrager Styrelsen for Universiteter og Internationalisering med virtuel vejledning. Medarbejdere i modtagefunktionen i ICS henviser til det elektroniske vejledningsmateriale om autorisation og godkendelse af udenlandsk uddannelse samt studie- og karriereinformation til internationale studerende. For hver ICS er der lavet en kontrakt, hvor det fremgår, hvilke ydelser de statslige myndigheder og den enkelte kommune bidrager med, og hvordan samarbejdet udmøntes lokalt. Det fremgår af kommissorium for den centrale styregruppe for ICS, at der årligt skal udarbejdes en rapport for ICS, ligesom ICS skal evalueres efter 3 år. Sammenfatning Formålet med ICS er at gøre det enkelt og mindre bureaukratisk at etablere et arbejdsliv i Danmark for udenlandske arbejdstagere, deres medfølgende familie og internationale studerende. ICS er etableret som kontorfællesskaber, hvor myndighederne samarbejder og udstationerer medarbejdere. ICS yder en sammenhængende og koordineret indsats på tværs af myndighedsområder i den rækkefølge som følger af lovgivningen, og som tager udgangspunkt i brugernes behov. Der har i 2011 været i alt henvendelser fordelt på fremmødte og mails og telefoniske henvendelser. ICS er i stigende grad blevet kendt blandt virksomheder og udenlandske arbejdstagere. For at markedsføre servicen yderligere er der bl.a. etableret en hjemmeside for ICS, Brugerne af ICS giver udtryk for, at de er tilfredse med servicen i ICS. Andelen, der er tilfredse eller meget tilfredse med den service, de har fået i ICS, og om de har fået svar på deres spørgsmål mv., har i hele perioden ligget på mellem pct. De få negative reaktioner fra brugerne af de fire ICS er særligt koncentreret om tre forhold: at ventetiden kan være lang, at der gerne sås en udvidet åbningstid i forhold til de to dage, der pt. findes i de fire ICS, og at der ikke kan udstedes cpr.nummer, når man kommer fra en anden kommune. Da ICS blev etableret var det en forudsætning, at servicen i ICS skulle være landsdækkende. Efter reglerne kan kommunerne ikke bopælsregistrere og udstede cpr.nummer på vegne af hinanden. Dette betyder, at borgere, der bosætter sig i kommuner udenfor de 4 ICS, ikke kan få én indgang til myndighedsdanmark i ICS. Herudover kan EU-borgere, der bosætter sig i region Sjælland ikke blive betjent af Statsforvaltningen Sjælland i ICS København. 2

3 I 2012 skal servicen i ICS videreudvikles. ICS vil det kommende år arbejde videre med modeller, der kan optimere den service, brugerne får. I den forbindelse er det bl.a. peget på: Videreudvikling af rejsehold; harmonisering af blanketter så de udenlandske arbejdstagere kun behøver at udfylde blanketterne til myndighederne i ICS én gang, frem for at de skal udfylde den samme blanket vedrørende stamoplysninger til flere myndigheder i ICS; fælles telefonbetjening på tværs af de 4 ICS; mulige løsninger for at gøre ICS landsdækkende i samarbejde med landets øvrige kommuner, samt en styrket informationsindsats over for små virksomheder, der beskæftiger håndværkere, rengøringspersonale m.v. 2 Hvorfor International Citizen Service? Formålet med ICS er at gøre det enkelt og mindre bureaukratisk for udenlandsk arbejdskraft at etablere et arbejdsliv i Danmark. De fire ICS skal servicere virksomheder i Danmark, der rekrutterer udenlandsk arbejdskraft samt udenlandske jobsøgere, arbejdstagere, og deres medfølgende familie, der har lovligt ophold i Danmark, og som henvender sig for at få hjælp til at finde job, få ophold i Danmark i relation til beskæftigelse og studium eller hjælp til at etablere sig i Danmark. Her samles vejledning og offentlig service fra alle involverede myndigheder på ét sted, ligesom der gives mulighed for at indlevere de relevante ansøgninger og få bistand til at indgive en digital ansøgning. 3. Services i de fire International Citizen Service I de fire International Citizen Service ydes der en sammenhængende og koordineret indsats på tværs af myndighedsområder i den rækkefølge, som følger af lovgivningen og som tager udgangspunkt i brugernes behov. Myndighederne i de fire ICS tilbyder: Hjælp til papirarbejdet: opholdstilladelse til borgere udenfor EU og Norden registreringsbevis for EU-borgere skattekort sundhedskort dansk kørekort Personlig vejledning om: jobsøgning i Danmark job til medfølgende partner studiejob til internationale studerende danskundervisning det danske skattesystem omregistrering af biler Informationer om: 3

4 leve- og arbejdsvilkår i Danmark autorisation og anerkendelse af udenlandske erhvervs- og uddannelseskvalifikationer studie- og karrierevejledning boligsøgning, skolemuligheder og dagtilbud til børn netværk og sociale aktiviteter i området Rådgivning om rekruttering til virksomheder: Rådgivning og hjælp til at finde kvalificeret udenlandsk arbejdskraft Rådgivning om fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft Hvornår kan ICS kontaktes? ICS har åbent to dage om ugen, 2x4 timer, hvor alle myndigheder er til stede. I ICS Aarhus er Aarhus Kommune kun tilstede to timer pr. dag på de to åbningsdage, men kommunen har tilkendegivet, at man er åben over for en dialog om en øget tilstedeværelse, lige så snart kommunen vurderer, at der vil være grundlag for det. Udenfor åbningstid kan alle ICS kontaktes skriftligt, pr. mail og telefonisk. Denne opgave varetages af Workindenmark i København, Odense og Aarhus og af Velkomstcentret i Aalborg. De henviser til de relevante myndigheder udenfor åbningstiden, ligesom de yder generel information og vejledning om modtagelse og etablering af et arbejdsliv i Danmark. men ventetid i ICS-København Der er henover sommeren sket en forøgelse af antallet af besøgende i ICS i København. Det store antal henvendelser i København betyder, at det er vanskeligt at nå de mange kunder inden for åbningstiden, særligt om onsdagen, hvor der lukkes kl. 17, er der kunder i ICS en i op til en time efter lukketid. Der har derfor været drøftelser i ICS København om at udvide åbningstiden samt muligheden for at stille flere ressourcer til rådighed blandt myndighederne. Indtil videre er der iværksat en Plan B i perioder, hvor det er vanskeligt at nå at betjene brugerne indenfor åbningstiden. Da de fleste besøgende skal starte med et registreringsbevis hos Statsforvaltningen, og dette er forudsætningen for at kunne blive betjent hos de andre myndigheder - Københavns Kommune og SKAT - udsteder Statsforvaltningen ikke straksafgørelser, men godkender alene personen, som så på den baggrund kan få udstedt cpr.nummer og skattekort. Efter endt sagsbehandling i Statsforvaltningen fremsendes registreringsbeviset til personen efterfølgende. ICS i København følger udviklingen. Rejsehold - service også uden for ICS ICS vil det kommende år arbejde videre med modeller, der kan optimere betjeningen af virksomheder og internationale studerende. Servicen til virksomhederne skal optimeres særligt i forbindelse med større ansættelser af udenlandske medarbejder. Det vil ske gennem videreudvikling af rejsehold. 4

5 Med udgangspunkt i de erfaringer, der er gjort af myndigheder i ICS Odense og ICS Aarhus i forhold til servicen over for internationale studerende og over for virksomheder, der ansætter flere udenlandske medarbejdere, er ICS Odense i gang med at udvikle en model for et fleksibelt rejsehold, der kan håndtere store grupper af udenlandske arbejdstagere, der ansættes i virksomheder. Modellen vil efterfølgende kunne anvendes i alle ICS. Udgangspunktet er, at man vil søge at etablere et rejsehold, når en virksomhed har ansat et større antal udenlandske medarbejdere, mens ICS ved mindre ansættelser vil tilbyde, at virksomheden kan sende ansøgningerne til ICS. Efterfølgende kan de udenlandske arbejdstagere møde op i ICS, når papirerne er klar. Rejseholdet kan bestå af følgende myndigheder: Statsforvaltningen, bopælskommunen, Skat og Workindenmark. 4. Hvem bruger ICS? ICS er et tilbud til arbejdsgivere i Danmark samt udenlandske jobsøgere og arbejdstagere, deres medfølgende familie, pendlere og internationale studerende fra Norden, EU/EØS og fra lande udenfor EU/EØS tredjelande. ICS bruges både af udenlandske arbejdstagere m.fl. og danske virksomheder i Danmark. Da udgangspunktet er, er at den enkelte ansøger kan få løst de spørgsmål, der er i forbindelse med indrejse og ophold i Danmark, er det især arbejdstagere og studerende, der møder frem i ICS. Virksomhederne kan sende deres udenlandske medarbejder til ICS uden selv at møde op, og dermed kan de undgå at bruge tid på at hjælpe medarbejderen rundt mellem myndigheder for at få de nødvendige papirer i orden. Ud fra brugernes besvarelser af tilfredshedsundersøgelser fordelt på arbejdstagere /arbejdssøgende, studerende og virksomheder (jf. tabel 1 s.7) kan det groft skønnes, at udenlandske ansatte og jobsøgere udgør i alt ca. 75 pct. af de fremmødte, studerende omkring 20 pct., og virksomheder omkring 5 pct. Internationale studerende Det har siden opstarten af ICS været genstand for drøftelse, i hvilket omfang internationale studerende er målgruppe for ICS. På den baggrund har styregruppen for ICS fastslået, at ingen internationale studerende skal opleve at blive afvist i ICS, og at alle internationale studerende i Danmark derfor har mulighed for at møde op i og tage kontakt til ICS pr. telefon, mv. på lige fod med øvrige målgrupper eller blive betjent via rejsehold. For at håndtere det meget store antal studerende, som i forbindelse med studiestart vil kunne benytte services fra ICS, og som vil lægge ICS ned, såfremt de alle mødte op i ICS en, arbejder de fire ICS på at finde fleksible løsninger, der bygger videre på de eksisterende samarbejder mellem universiteter og myndigheder. 5

6 ICS København etablerer i januar og februar 2012 et rejsehold, der vil besøge større uddannelsessteder (Danmarks Tekniske Universitet (DTU), Københavns Universitet, IT-Universitetet og evt. Ingeniørhøjskolen) med henblik på indrejseregistrering af udenlandske studerende. Rejseholdet vil bestå af repræsentanter for Statsforvaltningen, Skat, Københavns Kommune og Workindenmark, mens Lyngby Kommune vil deltage i forbindelse med møder på DTU. ICS Odense har optimeret procedurerne i samarbejdet mellem Syddansk Universitet (SDU), Statsforvaltningen og Odense Kommune vedrørende betjening af udenlandske studerende. SDU vil på forhånd orientere de studerende om forløbet, om den dokumentation der skal medbringes, og at registreringsbevis udleveres samlet på SDU. Et af de nye tiltag er, at Statsforvaltningen også møder op sammen med kommunerne, så den studerende samtidig kan få registreringsbevis og cpr.nummer. I ICS Aarhus har Statsforvaltningen og Borgerservice i flere år samarbejdet med de store uddannelsesinstitutioner om betjening af studerende i forbindelse med studiestart vinter og sommer. Som noget nyt fik de små uddannelsesinstitutioner i Aarhus-området i sommeren 2011 tilbud om, at de kunne sende deres studerende til Studenterhuset to formiddage, så deres studerende kunne blive registreret af Statsforvaltningen og Borgerservice, mens en medarbejder fra Workindenmark hjælper med modtagelsen. I ICS Aalborg har Statsforvaltningen Nordjylland i flere år haft aftaler med Aalborg Universitet og University College of Northern Denmark om at komme ud på uddannelsesinstitutionerne ved semesterstart. Dette samarbejde fortsætter. Derudover er det aftalt at holde ICS særskilt åbent for de studerende på en på forhånd aftalt dag. 5. Antal brugere i 2011 Som det fremgår af bilag 1 tabel 1 har der i 2011 været i alt henvendelser fordelt på fremmødte i visitationen og mails og telefoniske henvendelser. Der har været en løbende stigning i antallet af henvendelser til visitationen i ICS og henvendelser på mail/telefon i ICS fra ICS start i 1. kvartal til 3. kvartal 2011; og antallet af fremmødte i 4. kvartal er det næsthøjeste i året. Væksten hen over året må tages som et udtryk for, at ICS i stigende grad er blevet kendt blandt virksomheder og udenlandske arbejdstagere, og at de derfor gør brug af servicen i centrene. I figur 1 er opgjort antallet af fremmødte i visitationen og fremmødte fordelt på myndigheder i de fire ICS. 6

7 Figur 1: Fremmødte i visitation samt fordelt på de enkelte myndigheder Fremmødte i visitationen Statsforvaltningen Skat Udlændingeservice Borgerservice 500 WIDK 0 København Odense Aarhus Aalborg International Community (Aarhus) Velkomstcenter (Aalborg) Ud over de i alt fremmødte i ICS har der i alt været henvendelser pr. mail eller telefon (jf. bilag 1 tabel 2) Alle brugere kommer gennem modtagefunktionen/visitationen. Derudover er det statsforvaltningerne, Skat og borgerservice i de fire kommuner, der har haft flest henvendelser. Besøgstallet i ICS var i 1. halvår 2011 noget lavere end forventet, og der er som følge heraf igangsat en målrettet markedsføring for at fastholde og udbrede kendskabet om ICS til udenlandske arbejdstagere og jobsøgere, expatorganisationer, danske virksomheder, relevante brancheorganisationer, myndigheder mv. Der er endvidere etableret en selvstændig hjemmeside for ICS, for at nye brugere nemmere kan finde ICS. Hjemmesiden åbnede den 9. december Brugernes oplevelse af ICS Målet for de fire ICS er, at det skal være lettere for danske virksomheder og udenlandske arbejdstagere at etablere sig i Danmark. I forbindelse med etableringen af de fire ICS blev der fastlagt to fælles succeskriterier. Succeskriterierne er: 1. Mindst 80 pct. af de fremmødte kunder er tilfredse eller meget tilfredse med service de får i den enkelte International Citizen Service. 7

8 2. Mindst 80 pct. af de fremmødte kunder har fået afklaret deres spørgsmål til myndighederne ved kontakten til International Citizen Service og har viden om, hvornår de kan forvente svar på deres søgning. Der har i 2011 været foretaget 4 brugertilfredshedsundersøgelser (jf. tabel 1). Brugerne af ICS giver udtryk for, at de er tilfredse med servicen i ICS. Tabel 1: Resultaterne af tilfredshedsundersøgelserne fordelt på de fire ICS Målinger/ICS København Odense Aarhus Aalborg Marts tilfredse afklaret (1) Juni tilfredse afklaret Oktober/november tilfredse afklaret December tilfredse afklaret (2) Måling 2 blev ændret efter den første måling i marts. Tallet for målingen i marts er derfor ikke medtaget, da det ikke er sammenlignelig med de tre målinger i juni, oktober/november og december. 2. Tallet for København i december er ikke opgjort pga for få besvarelser. Andelen, der er tilfredse eller meget tilfredse med den service de har fået i ICS og om de har fået svar på deres spørgsmål mv. har i hele perioden ligget på mellem pct. Målet om mindst 80 pct. tilfredshed er således blevet opfyldt i alle fire målinger, der er blevet foretaget i Det er imidlertid ikke muligt at konkludere entydigt på opfyldelsen af succeskriterium 2, idet der kun foreligger relativt få besvarelser af dette spørgsmål. Dette skyldes formentlig, at det ikke er alle brugere, der har afleveret en ansøgning i ICS, og at succeskriteriet er formuleret med to spørgsmål i ét, hvilket kan gøre det vanskeligt at besvare. Succeskriterium 2 vil på den baggrund blive revideret fra Reaktioner fra brugerne Brugerne er meget positive over for muligheden for at kunne få ordnet alt papirarbejdet på ét sted samt få hjælp til spørgsmål om bl.a. daginstitution, skolestart, sprogskoler, a-kasser/fagforeninger og jobcentre. Denne tilfredshed 8

9 kommer bl.a. til udtryk i bemærkninger til tilfredshedsundersøgelserne, som det fremgår af citaterne nedenfor: Det er simpelthen fantastisk, at det kan være på den måde. At det ikke behøver at være svært at flytte til et andet land Good service. Nice to have it all done at one place Friendly and positive staff. Good first impression of the official Denmark. I would suggest that more effort should be made to inform expatriates about the existence of this service. I find it very useful and it is definitely a good initiative I really appreciate your high standards of service, your attitude and helpfulness. Thank you very much Good initiative, hope this lasts!! It s the best. People are very softspoken and very helpful. Thanks for providing such a wonderful service. Your clarity and hospitality is outstanding. Keep it up Godt at kunne få information om Velkomcentrets Expat netværk Bag en ny udenlandsk medarbejder står ofte en dansk virksomhed som arbejdsgiver. For virksomhederne er ICS en nem indgang til myndighedsdanmark for deres nye medarbejdere, hvilket følgende reaktioner er udtryk for: Kræftens Bekæmpelse: Hos Kræftens Bekæmpelse kommer en stor del af forskerne fra lande udenfor Danmark og vi har mange nationaliteter repræsenteret i vores virksomhed. Det er af afgørende betydning for os, at kontakten til de danske myndigheder er så let som mulig. Vi sætter derfor stor pris på International Citizen Service, hvor alle relevante myndigheder er samlet ét sted. Vi kan trygt sende vores nye medarbejdere fra udlandet til International Citizen Service, fordi vi ved, at de vil få en hjælp, der betyder, at de hurtigt kan komme i gang med deres arbejde og ikke mindst føle sig velkomne i Danmark. Odense Universitetshospital: Vi sender altid vores nyansatte udenlandske medarbejdere til ICS sammen med en ansat fra HR-afdelingen, med henblik på at få det hele ordnet på én gang. Sygehus Sønderjylland: Vi henviser altid nyansatte udenlandske medarbejdere til ICS og anmoder den nye medarbejder om det, tager vi naturligvis med til ICS, for vi ser det som en stor fordel, at alle papirformaliteterne her kan klares på en gang Siemens A/S Flow i Sønderborg udtaler om ICS, at muligheden for, at ICS kan rykke ud og lave informations og rådgivningsaktiviteter på virksomheder og offentlige indstitutioner i lokalområdet kan være en stor hjælp for virksomheder, som vores, der i høj grad rekrutterer udenlandske medarbejdere. Et relocation-firma i Københavnsområdet har tilkendegivet, at: Jeg gjorde brug af jeres service for første gang i går, og jeg var meget imponeret over den fantastiske behandling, vi fik. Alle var yderst hjælpsomme og med smil på læben, så det var en rigtig god oplevelse for vores polske kunder. Så jeg vil bare sige tak til jeres team for en virkelig god service 9

10 Dansk Danse Teater: Tusind tak fordi der endelig er en service i Denmark, som rent faktisk kan kaldes for en service. Når man kommer til et nyt land, er der altid en helt masse bureaukrati man skal igennem og det værste er, når det hele er på et andet sprog, man ikke forstår. Efter jeg havde hørt om International Citizen Service for et par måneder siden, sendte jeg en af vores nye medarbejdere til jer. Hun kom tilbage til mig den samme dag med ALT. Hun blev registreret, fik cpr-nr og skattekort. Ikke bare det, men hun sagde, at alle var søde, rare og hjælpsomme. Og for et par uger siden, sendt jeg endnu en ny medarbejder og hun er kommet tilbage med den samme melding. Det er simpelthen fantastisk, at det kan være på den måde. At det ikke behøver at være svært at flytte til et andet land. CMT-cityringen: Da vi jævnligt ansætter udenlandske medarbejdere til vores projekt, har vi stor glæde af den samlede service hos ICS. Ventetiden kan i perioder være temmelig lang, men det sparer os alligevel for megen tid og transport mellem de forskellige relevante offentlige instanser, så vi hurtigt kan få vores nye medarbejdere i gang. Det er også yderst positivt, at ICS medarbejderne sidder samlet, og kan samarbejde på tværs. For min skyld kunne ICS sagtens holde åben 3 eller 4 dage om ugen. I øvrigt stor ros til ICS medarbejderne fra alle instanser - de er professionelle, imødekommende, kompetente og gør en kæmpe indsats!" Hvor ICS kan gøre det bedre Der er kun registreret få negative reaktioner fra brugerne af de fire ICS. De er særligt koncentreret om tre forhold at ventetiden kan være lang at der gerne ses en udvidet åbningstid udover de to dage, der pt. findes i de fire ICS. at der ikke kan udstedes cpr.nummer, når man kommer fra en anden kommune. 7. ICS indefra De fire ICS er etableret som kontorfællesskaber, hvor de involverede myndigheder samarbejder og udstationerer medarbejdere. Styrelsen for Universiteter og Internationalisering (UI) tilbyder virtuel vejledning. Ved opstarten af ICS har UI sørget for at oplære medarbejderne i modtagelsen/visitationen i anvendelse af deres virtuelle redskaber, ligesom UI står telefonisk til rådighed med henblik på vejledning af ICS medarbejdere. Samarbejdet mellem myndighederne har fungeret meget konstruktivt og positivt, og der udvikles løbende metoder til øget vidensdeling mellem myndighederne. Der er i høj grad fokus på at skabe en fælles ramme i ICS, hvor medarbejderne udnytter hinandens kompetencer. Det skaber en synergieffekt, der bidrager til bedre service til kunderne. Koordinator og modtagefunktion Der er en koordinator i hver ICS. I Aalborg er det Statsforvaltningen, i Odense og Aarhus er det Workindenmark, og i København er det Workindenmark i samarbejde med Københavns Kommune. Modtagefunktionen, hvor borgerne visiteres til de forskellige myndigheder i den rigtige rækkefølge, spiller en central rolle i forhold til at sikre et så optimalt flow som muligt med borgeren i centrum. 10

11 Samtidig bidrager modtagefunktionen i de 3 ICS er (undtagen Odense) til at lette sagsbehandlingen hos de andre myndigheder, særligt statsforvaltningen, bl.a. ved at forberede, at de rigtige dokumenter er medbragt, kopiere relevante dokumenter som anvendes i sagsbehandlingen osv. I modtagefunktionen i ICS København er der pga. det store antal besøgende et udtalt behov for, at modtagefunktionen bidrager til at lette sagsbehandlingen for de øvrige myndigheder. Lokale følgegrupper Der er nedsat lokale følgegrupper i alle 4 ICS centre. I følgegrupperne deltager repræsentanter fra de involverede myndigheder samt repræsentanter udpeget af DA og LO. Følgegrupperne har til opgave at understøtte udvikling og drift af ICS og sikre, at ICS gør det mere enkelt og mindre bureaukratisk at etablere et arbejdsliv i Danmark. Følgegrupperne har derudover til opgave løbende at følge driften af den lokale ICS, herunder løbende vurdere lokale åbningstider samt at vurdere om services og dimensionering er passende i forhold til behovet. 8. ICS en landsdækkende service Da ICS blev etableret var det en forudsætning, at servicen i ICS skulle være landsdækkende, og at der skulle være mulighed for at indgå konkrete samarbejdsaftaler med kommuner, der ønsker at indgå i et samarbejde med ICS. Samarbejde med andre kommuner I forbindelse med etableringen af ICS er der taget kontakt til andre kommuner i de fire regioner om mulige samarbejdsformer, som kan lette modtagelsen af udenlandske borgere, som bosætter sig i kommuner udenfor de 4 ICS-kommuner. ICS København tog i forbindelse med etableringen af ICS kontakt til andre kommuner i de to regioner - Hovedstaden og Sjælland - om mulige samarbejdsformer med henblik på at lette modtagelsen af udenlandske borgere, som bosætter sig i kommuner udenfor Københavns Kommune. ICS indbød via de to Kommunekontaktråd i begge regioner en repræsentant fra kommunerne til følgegruppen for ICS. Region Sjælland har udpeget en repræsentant. Derudover har ICS kontaktpersoner i Frederiksberg Kommune, som ICS kan kontakte, når der er kunder fra Frederiksberg i ICS en. ICS Odense har kontaktpersoner i de enkelte kommunale borgerserviceafdelinger i Syddanmark. Disse kontaktes for aftale af tid, når ICS har en borger fra deres kommune. Det betyder, at de kan få CPR-nummer, så snart de henvender sig i kommunen. ICS Aarhus har holdt møde med borgerservicecheferne i Region Midtjylland, hvor der er informeret om den service ICS kan tilbyde og samarbejdsmuligheder mellem ICS og kommunerne uden for Aarhus. 11

12 I foråret 2011 holdt ICS Aalborg et informationsmøde med alle borgerservicecheferne i Region Nordjylland. Det skete i samarbejde med Workindenmark. ICS Aalborg har i november 2011 afholdt 2 temadage om modtagelse og sagsbehandling i forbindelse med EU-borgeres ophold i Danmark. På temadagene var der oplæg fra Statsforvaltningen Nordjylland, præsentation af ICS og Velkomstcentre Live and work in north Denmark, oplæg fra Aalborg kommune om bopælsregistering, udbetaling af kontanthjælp og sprogundervisning til EUborgere og SKAT holdt oplæg om skat og skatte-cpr. Der deltog 165 personer fra 12 forskellige kommuner. ICS får desuden mange henvendelser fra borgere (især studerende), som er blevet henvist fra Jobcentrene til WIDK for gode råd om jobsøgning mv. men ikke en one-stop-shop for borgere udenfor de fire store byer I Bekendtgørelse af lov om Det Centrale Personregister er der ikke mulighed for, at andre kommuner end bopælskommunen kan varetage opgaven med at tildele cpr.nummer. Myndighedsansvaret for identifikationskontrol og adresseregistrering er i den nuværende lovgivning pålagt den enkelte kommunalbestyrelse. Det betyder, at en kommune ikke må foretage identifikationskontrol og adresseregistrere borgere fra en anden kommune. Dette betyder, at ICS kun kan tildele cpr.nummer til udenlandske borgere, der bosætter sig i København, Odense, Aarhus og Aalborg kommuner. I praksis er ICS derfor nødt til at henvise udenlandske borgere, der henvender sig i ICS, til deres bopælskommune for at få udstedt er cpr.nummer. Én indgang til myndighedsdanmark kan således ikke tilbydes til borgere som tager bopæl i de øvrige 94 kommuner. Forudsætningen om, at servicen skal være landsdækkende, er dermed vanskelig at efterleve i praksis på dette område. Dette er en barriere for, at ICS kan bidrage til at gøre modtagelsen af nye udenlandske borgere så nem og imødekommende som muligt. Derfor har de fire kommuner, der deltager i ICS samt følgegruppen for ICS København, rejst problemstillingen overfor styregruppen med henblik på, at der findes en løsning på problemet. Beskæftigelsesministeren har i januar 2012 skrevet til økonomi- og indenrigsministeren med henblik på at finde en løsning på problemet. Økonomi- og Indenrigsministeriet er for øjeblikket i færd med at undersøge mulighederne for at tilvejebringe den fornødne lovhjemmel i CPR-loven. eller for borgere bosat i Region Sjælland. I dag kan EU-borgere, der bosætter sig i region Sjælland ikke benytte ICS til at få udstedt registreringsbevis og kan dermed ikke blive betjent i ICS København. Dette skyldes, at statsforvaltningerne er etableret som fem selvstændige myndigheder, og de kan dermed ikke uden særskilt lovhjemmel varetage myndighedsopgaver på vegne af hinanden. 12

13 Beskæftigelsesministeren har i januar 2012 skrevet til justitsministeren med henblik på at finde en løsning på problemet. 9. Videreudvikling af ICS-service Oprettelsen af de fire ICS har været positivt modtaget af både virksomheder og udenlandske arbejdstagere, studerende m.fl. Samtidig er der behov for fortsat at videreudvikle ICS for at sikre et højt serviceniveau for brugerne. Det foreslås, at der i 2012 sker en drøftelse af en række forhold, der kan bidrage til at videreudvikle servicen i ICS. Der kan bl.a. peges på: Effektivisering af den nuværende blanketgang, så de udenlandske arbejdstagere kun behøver at afgive oplysninger til myndighederne i ICS én gang, frem for at skulle udfylde den samme blanket vedrørende stamoplysninger til flere gange til flere myndigheder i ICS. Fælles telefonbetjening af ICS på tværs af de 4 ICS, således at brugerne kan få en så effektiv service så muligt, og ressourcerne i højere grad kan anvendes på fremmødte kunder. Arbejde videre med at drøfte behovet for at afsøge løsninger på at gøre ICS mere landsdækkende end i dag i et samarbejde med landets øvrige kommuner. Styrket informations- og vejledningsindsats over for små virksomheder med henblik på at disse virksomheder og i den forbindelse især udenlandske håndværkere, rengøringspersonale m.v. får større kendskab til servicen i ICS. Det foreslås, at de lokale følgegrupper drøfter sammensætningen af deres kundekreds, og hvad der kan gøres for at styrke kontakten til mindre virksomheder. 13

14 Bilag 1: Tabel 1: Henvendelser i ICS kvartal 2011 ICS København Odense Aarhus Aalborg(1) I alt Fremmødte i visitationen i alt: 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt kvt Telefon/mail 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt kvt I alt henvendelser + telefon/mail 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt kvt Aalborg: Baggrunden for det relativt høje antal fremmødte i visitationen i ISC North og særligt fremmødte til Statsforvaltningen er, at ICS er fysisk placeret hos Statsforvaltningen Nordjylland. Statsforvaltningen Nordjylland har som den eneste statsforvaltning placeret sin EU-afdeling sammen med ICS. EU-afdelingens åbningstid følger torsdag og fredag ISC's åbningstid. Disse to dage om ugen har statsforvaltningen EU-kunder således mulighed for at benytte de øvrige services i ICS. Statsforvaltningens EU-afdeling har tillige åbent mandag til onsdag i statsforvaltningens almindelige åbningstid. Optælling af henvendelser pr. mail og telefon i ICS Aalborg sker på samme grundlag som de øvrige ICS er. 14

15 Tabel 2: Henvendelser i de fire ICS 2011 fordelt på myndigheder ICS København Odense Aarhus Aalborg(1) I alt Fremmødte i visitationen Statsforvaltning Skat Udlændingeservice Borgerservice WIDK International Community (kun Aarhus) Velkomstcenter (kun Aalborg) Telefon Mail I alt Aalborg: Baggrunden for det relativt høje antal fremmødte i visitationen i ISC North og særligt fremmødte til Statsforvaltningen er, at ICS er fysisk placeret hos Statsforvaltningen Nordjylland. Statsforvaltningen Nordjylland har som den eneste statsforvaltning placeret sin EU-afdeling sammen med ICS. EU-afdelingens åbningstid følger torsdag og fredag ISC's åbningstid. Disse to dage om ugen har statsforvaltningen EU-kunder således mulighed for at benytte de øvrige services i ICS. Statsforvaltningens EU-afdeling har tillige åbent mandag til onsdag i statsforvaltningens almindelige åbningstid. Optælling af henvendelser pr. mail og telefon i ICS Aalborg sker på samme grundlag som de øvrige ICS er