ADFÆRDSKODEKS. Living Our Values. Opretholdelse af de højeste etiske standarder. Omsorg Globalt teamwork Kontinuerlige forbedringer

Transkript

1 ADFÆRDSKODEKS Living Our Values Omsorg Globalt teamwork Kontinuerlige forbedringer Opretholdelse af de højeste etiske standarder

2

3 EN MEDDELELSE FRA VORES FORMAND, DIREKTØR OG ADMINISTRERENDE DIREKTØR C Colgate-Palmolive Company har kontinuerligt demonstreret en forpligtelse over for vores dybtfølte værdier og principper gennem mere end 200 år ved at drive virksomheden med integritet og hæderlighed, og vi har bragt vores værdier ud i livet med respekt. Jeg er stolt af at kunne præsentere 25-året for virksomhedens adfærdskodeks. Siden grundlæggelsen i 1987 har vores kodeks dannet grundlag for vores etiske adfærd med et sæt principper, der afspejler Colgate s værdier og etablerede standarder. For at holde trit med forandringerne i verden og på vores markeder gennemgår vi jævnligt vores adfærdskodeks og opdaterer og genudsender det for at sikre dets relevans og rummelighed. Begivenhederne i forretningsverden har aldrig været mere udfordrende eller komplekse, og de understreger, hvor vigtigt det er at drive virksomhed på en etisk, lovlydig og socialt ansvarlig måde. Som en international virksomhed, der virker i utallige lande i hele verden, må vi alle sørge for, at vores adfærd og beslutninger lever op til vores idealer og værdier, der er beskrevet i dette adfærdskodeks. Hver dag træffer vi alle beslutninger, der kan få økonomiske, menneskelige, samfundsmæssige eller etiske konsekvenser. Det er vigtigt, at du som medlem af Colgate-familien læser, forstår og til fulde overholder vores adfærdskodeks. Kodekset understreger det personlige ansvar, som vi hver især har for at handle med integritet og overholde de højeste etiske standarder. Men det er ikke nok at kende til vores adfærdskodeks. Som Colgate-medlemmer repræsenterer vi den etiske adfærd gennem både handling og tale. Vi tager ansvar for vores handlinger og beslutninger, og vi tager kampen op over for adfærd, der er i modstrid med vores adfærdskodeks og de øvrige Colgate-politikker. Vi har alle fået betroet Colgate's omdømme. På forhånd tak for jeres fortsatte vilje til at støtte vores fælles værdier og for jeres etiske ledelse, som er afgørende for vores fortsatte forretningssucces. Ian Cook Formand, direktør og CEO

4 Living Our Values Ved at efterleve vores Colgate-værdier såsom omsorg, globalt teamwork og kontinuerlig forbedring, skaber vi en kultur, hvor mennesker arbejder i teams og sammen om at nå et fælles mål. Colgate's tre fundamentale værdier er med i alt, hvad vi foretager os. Omsorg Virksomheden drager omsorg for mennesker: Colgate's medarbejdrere, kunder, aktionærer, forbrugere, leverandører og forretningspartnere. Colgate er forpligtet til at handle med indlevelse, integritet, hæderlighed og etik i alle situationer, lytte til andre med respekt og respektere forskelle. Virksomheden er også forpligtet til at beskytte det globale miljø, styrke de samfund, hvori Colgate's medarbejdere bor og arbejder og overholde alle love og regler. Globalt teamwork Alle Colgate's medarbejdere er medlemmer af et globalt team. De er forpligtede til at arbejde sammen på tværs af landegrænser og over hele verden. Kun ved at dele ideer, teknologier og talenter kan virksomheden opnå og opretholde en positiv vækst. Kontinuerlig forbedring Colgate's medarbejdere er forpligtede til at blive bedre hver dag i alt, hvad de gør, både som enkeltpersoner og som et team. Ved bedre at forstå forbrugeres og kunders forventninger og kontinuerligt arbejde for at forny og forbedre produkter, serviceydelser og processer kan Colgate 'blive de bedste'. På vores stadig mere konkurrenceprægede marked er Colgate-værdierne grundlaget for den enkeltes, teamets og virksomhedens succes. Kun ved at respektere andre og leve efter Colgate's værdier kan vi håbe på at opnå fremragende forretningsresultater. 2 ADFÆRDSKODEKS

5 Ledelse med respekt "Ledelse med respekt" er den måde, hvorpå Colgate's medarbejdere forvandler virksomhedens værdier til handling. Ved at lede med respekt skaber vi et miljø, hvor medarbejderne frit kan stille forslag, komme med ideer og på anden måde bidrage til organisationen. Ledelse med respekt skaber et miljø, hvor personalet virkelig interesserer sig for hinanden og arbejder godt sammen om at indfri deres fulde potentiale. Principperne for ledelse med respekt er: Kommunikér Udtryk dine ideer klart og enkelt, lyt til andre, skab et miljø, hvor alle tillidsfuldt kan udtrykke deres tanker, benyt et rettidigt og konstant informationsflow imellem jer. Giv og søg feedback Sørg for, at alle Colgate-medarbejdere udvikler sig ved at give og modtage konstruktiv, specifik feedback. Giv anvisninger og hjælp andre med at blive på sporet, motiver dem til at lave positive forandringer og inspirer dem til at yde et exceptionelt arbejde. Værdsæt unikke bidrag Værdsæt og anerkend andres bidrag og gode arbejde, respektér individualisme, inddrag andre, når du træffer beslutninger og foretager prioriteringer. Påskønnelse af medarbejderne for deres individuelle forskelle er nøglen til skabelse og bevarelse af succes i virksomheden nu og i fremtiden. Støt teamwork Skab engagement i fælles mål, løs konflikter på en positiv måde. Foregå andre med et godt eksempel Stå som et godt eksempel ved at lede virksomheden på en etisk måde, ved at holde stress nede og ved at skabe et behageligt og afbalanceret arbejdsmiljø. Colgate-Palmolive Company 3

6 COLGATE-PALMOLIVE-ADFÆRDSKODEKS INDHOLD Om adfærdskodekset... 5 Vores forhold til hinanden... 6 Vores forhold til virksomheden... 8 Vores forhold til vores bestyrelse Vores forhold til andre virksomheder Vores forhold til forbrugeren Vores forhold til regeringen og loven Vores forhold til samfundet Vores forhold til miljøet Vores forhold til aktionærerne Ansvar for overholdelse Søg råd og vejledning og gør opmærksom på bekymringer Emneopdelt indeks Hyppigt stillede spørgsmål... 31

7 ALT OM ADFÆRDSKODEKSET Vores Colgate-adfærdskodeks fungerer som en vejledning i vores daglige forretningshandlinger og afspejler vores standarder for korrekt adfærd og virksomhedens værdiholdninger. Adfærdskodekset gør det klart for alle, at den måde, hvorpå vi opnår vores forretningsresultater, er lige så vigtig som at opnå dem. Colgate-adfærdskodekset gælder for alle Colgate-medarbejdere, deriblandt direktører, ledere og alle virksomhedens medarbejdere og dens datterselskaber rundt om i verden. Udbydere og leverandører er også underlagt disse krav, da man skal følge kodekset for at kunne lave forretninger med Colgate. Mest vigtigt er det, at alle medarbejdere er ansvarlige for at udvise intergritet og lederskab ved at efterleve bestemmelserne i adfærdskodekset, vejledningen om global forretningsførelse, virksomhedens politikker og alle relevante love. Ved at inkludere etik og integritet fuldt ud i vores løbende forretningsforhold og beslutninger udviser vi en forpligtelse til at skabe en kultur, som fremmer de højeste etiske standarder. Det er nemmest at sikre overholdelse af adfærdskodekset ved at bruge sin sunde dømmekraft og søge vejledning, hvis der opstår tvivl. Vi er alle ansvarlige for de beslutninger, vi træffer og for overholdelse af kodekset. Hvis du er i tvivl, før du går i gang med en handling, bør du stille dig selv spørgsmålene: Har jeg tilladelse til at gøre dette? Står jeg som et godt eksempel? Er dette det rigtige at gøre? Er handlingen lovlig og i overensstemmelse med Colgate s værdier, principperne for ledelse med respekt, adfærdskodekset, virksomhedens retningslinjer for forretningspraksis og andre politikker? Ville jeg stolt kunne fortælle en, jeg respekterer, om handlingen? Vil handlingen fremme Colgates ry for at være en etisk virksomhed? Demonstrerer jeg de højeste etiske standarder? Hvis svaret et NEJ til et eller flere af disse spørgsmål, eller hvis du har spørgsmål eller er bekymret over, hvordan man fortolker eller anvender adfærdskodekset eller en anden relevant Colgate-standard, holdning eller procedure, bør du først drøfte situationen med din leder, HR, juridisk afdeling eller afdelingen for global etik og kravoverholdelse. Der følger ingen konsekvenser for nogen, som rejser en klage om rapportering af, deltagelse i eller hjælp til en undersøgelse af et formodet brud på adfærdskodekset, medmindre man med overlæg har videregivet falske oplysninger. I den udstrækning, det overhovedet er muligt, vil Colgate forsøge at hemmeligholde alle klager. Kodekset kan findes online og er blevet oversat til flere forskellige lokale sprog. Colgate forlanger, at alle Colgate-medarbejdere læser, forstår og overholder kodekset. Overholdelse sker dog ikke af sig selv. Det kræver engagement fra hver eneste af os. For at styrke dette engagement bliver der hvert år tilbudt indekskurser til Colgate-medarbejdere over hele verden. Colgate-Palmolive Company 5

8 VORES FORHOLD TIL HINANDEN Vi bør omgås hinanden med gensidig tillid og pligtfølelse. Vi har ansvar for at behandle hinanden med respekt og værdighed. Vi stræber på at skabe succesrige forretningsforhold. Hos Colgate er vi stolte af vores medarbejderes stærke personlige engagement og de fremragende resultater, som vi har opnået som følge at det engagement. Men dette samarbejdsniveau kan kun opnås i et miljø, som fremmer tillid, åbenhed, ærlig kommunikation og respekt. Al din omgang med dine kollegaer, dine underordnede og dine ledere bør behandles som et partnerskab, hvor den enkeltes adfærd drives af viljen til at handle etisk og vedligeholde Colgate's succes. I dit forhold til dem, du arbejder med, bør du se dig selv som en del af et vinderhold. Medarbejdere, som arbejder harmonisk sammen med fokus på deres fælles mål, er drivkraften bag vores forretning. For at få sådan en dynamisk holdsammensætning til at fungere, må alle parterne udføre det, som de hver især har ansvar for, og have tillid til, at andre gør det samme. Det betyder, at man giver den nødvendige støtte til hinanden på alle trin for at kunne fuldføre arbejdet. Intet individ og ingen afdeling har lov til at sætte sine egne prioriteter højere end virksomhedens. Forholdet til dem, du samarbejder med eller har ansvar for, bør fremme etik og kravoverholdelse ved at være et eksempel på anstændighed, retfærdighed og integritet i samarbejdet med andre. Som leder har du ansvar for klart at definere præstationsstandarder og for at skabe et miljø, der fremmer teamwork og etisk adfærd. Vi fremmer åben og ærlig kommunikation. Du skal opfordre til kreativ og innovativ tænkning, og hvis du er leder, skal du behandle dine underordnede som individer og giv dem den frihed, de har brug for, til at kunne udføre deres arbejde. Kom med forslag til, hvordan ydelserne kan forbedres. Forholdet til dine overordnede bør afspejle gensidig respekt og tillid. Du og dine overordnede er et team, som deler den målsætning, din afdeling har sat. Du er lige så ansvarlig som dine overordnede for at sikre, at kommunikationen mellem jer er åben og ærlig. Tag intiativet så tit som muligt. Vær innovativ, når problemer skal løses. Jeres samarbejde og kreativitet er nødvendig for at kunne nå din afdelings og virksomhedens målsætninger. Vi værdsætter Colgate-medarbejdere som vores største ressource. Colgates forpligtelse til at tage sig af mennesker viser sig på arbejdspladsen gennem forskellige programmer, der har til formål at fremme og belønne det, som både individer og team opnår. Du opfordres til at avancere så langt du kan, og til at yde et meningsfuldt bidrag til virksomhedens succes. I sidste ende er det vores talentfulde og dygtige medarbejderes anstrengelser verden rundt, som muliggør vores forretningssucces. Særligt hvad angår ansættelsesforhold har vi følgende politik: 6 ADFÆRDSKODEKS

9 Det er Colgate's politik, praksis og ønske at give beskæftigelsesmuligheder til alle kvalificerede medarbejdere på lige fod. Virksomheden vil ikke diskriminere nogen medarbejder eller stillingsansøger på grund af race, hudfarve, religion, køn, kønsidentitet, nationalitet, etnicitet, alder, seksualitet, handicap, ægtestand, veteranstatus eller nogen anden karakteristik, der er beskyttet af loven, i nogen af de ansættelsesmæssige betingelser eller forhold. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, rekruttering, ansættelse, kampagner, overflytning, kompensation, uddannelse, degradering eller fyring. Der må ikke benyttes børnearbejde. Børnearbejde defineres som ansættelse af en ifølge loven på det pågældende område mindreårig person til arbejde: Vi ansætter aldrig bevidst personer under 16 år. Vi opretholder et åbent arbejdsmiljø og opnår de højeste standarder ved at tiltrække og beholde medarbejdere med forskellige baggrunde i vores arbejdsstyrke. Vi giver medarbejderne mulighed for træning, undervisning og forfremmelse, som gør det muligt for alle Colgate-medarbejdere at udvikle og fremme deres karriere. Vi foretager præstationsbedømmelser, som giver ærlig og nøjagtig feedback. Disse processer opmuntrer til tovejs-kommentarer og diskutioner og en gennemgang af bedømmelserne, som foretages af medarbejdere i de højere ledelseslag. Vi betaler for ydelser og anerkender og belønner bidrag fra individer og team, som overgår de normale forventninger til jobbet, gennem programmer såsom formandens belønningsprogram Du kan gøre en forskel. Vi forhindrer, at Colgate-medarbejdere udsættes for sexchikane eller anden form for chikane fra kolleger på arbejdspladsen eller under udførelse af jobbet. Sp.: Sv.: En af mine kolleger mailede en upassende joke til mig og nogle andre kolleger. Jeg fandt den stødende, men er usikker på, om jeg burde gå til min kollega med min bekymring. Hos Colgate-Palmolive er vi forpligtede til at bevare et professionelt arbejdsmiljø, hvor alle Colgatemedarbejdere bliver behandlet med respekt og værdighed. Derfor er stødende og upassende adfærd ikke acceptabell. Hvis du føler, at det er ubehageligt at tale med din kollega direkte, kan du kontakte din leder, HR eller afdelingen for global etik og kravoverholdelse for at få hjælp. I overensstemmelse med virksomhedens politik og procedurer. Vi stræber efter at eliminere potentielle farer på arbejdspladsen og at opfylde alle gældende erhvervssikkerheds- og helbredslove og -standarder. Vi hjælper til med at vedligeholde et sikkert, sundt og produktivt arbejdsmiljø for alle Colgatemedarbejdere og andre ved at: Forbyde besiddelse, brug, salg eller overdragelse af ulovlig narkotika eller narkotikaudstyr på virksomhedens ejendomme eller i arbejdstiden. Forbyde udførelse af virksomhedens drift under indflydelse af alkohol; Forbyde besiddelse eller brug af våben/skydevåben eller ammunition på virksomhedens ejendomme, eller mens man varetager virksomhedens interesser, i overensstemmelse med de lokale love. Besiddelse af våben kan tillades for sikkerhedsfolk, når det skønnes at være nødvendigt for kunne skabe sikkerhed for virksomhedens medarbejdere; og Forbyde handlinger, der kan opfattes som voldelige, truende, degraderende eller intimiderende, samt Kræve, at enhver forekomst af narkotika- eller alkoholmisbrug, vold eller ulovlig våbenbesiddelse øjeblikkeligt bliver indberettet til ledelsen. Colgate-Palmolive Company 7

10 VORES FORHOLD TIL VIRKSOMHEDEN Som Colgate-medarbejdere stræber vi efter at overholde Colgate's politik, mens vi samtidig forsøger at forbedre virksomhedens resultater. Vi anerkender den tillid og tiltro, som vi er blevet pålagt, og handler med integritet og ærlighed for at bevare den tillid og tiltro. Vi undgår interessekonflikter og andre situationer, som potentielt kan skade virksomheden. Vi undgår interessekonflikter. Din dømmekraft er et af dine mest værdifulde aktiver. Du bør undgå enhver aktivitet, interessegruppe eller sammenslutning, der er i modstrid med eller måske kan påvirke din evne til at træffe selvstændige beslutninger i virksomhedens interesse. Konflikter kan opstå i mange forskellige situationer. Det er umuligt at dække dem alle her, og det er ikke altid nemt at skelne mellem korrekte og ukorrekte aktiviteter. Hvis du er i tvivl, bør du gå til din leder, HR eller juridisk afdeling, før du går videre. Følgende retningslinjer gælder i de fleste almindelige konfliktsituationer: Investeringer Foretag ikke investeringer, som kan påvirke dine forretningsbeslutninger. Virksomhedens politik forbyder Colgate-medarbejdere at have aktier i eller ejendomsforhold til virksomheder, som er i konkurrence med eller laver forretninger med Colgate. Dette forbud gør sig ikke gældende, hvis man ejer en mindre del (generalt under 1 %) af aktierne i et aktieselskab, såfremt investeringen ikke er så stor, at det begynder at ligne en interessekonflikt. Hvis du måske har foretaget forbudte investeringer, inden du kom til Colgate, skal du henvende dig til juridisk afdeling. Familie Orientér din leder, og få tilladelse fra din afdeling eller din souschef og juridisk afdeling, inden du laver forretninger på vegne af Colgate med en virksomhed, som du eller et nært familiemedlem har interesse i, og hvor du på en eller anden måde kan drage nytte af dine egne eller deres handlinger. Andet arbejde Arbejd ikke for en konkurrent, mens du arbejder for Colgate, og hjælp eller arbejd ikke for en tredjepart (forhandler, kunde eller leverandør), som kan have negativ indflydelse på din præstation eller dømmekraft i forbindelse med jobbet. Brug ikke virksomhedens tid, faciliteter, materialer, brands eller logoer til arbejde, som ikke har forbindelse til dit arbejde hos Colgate, uden først at opnå tilladelse fra din afdeling eller souschef. Personale Selv om vi anerkender og respekterer Colgate-medarbejderes ret til frit at kunne associere sig med mennesker, de møder i deres arbejdsmiljø, må vi bruge vores sunde fornuft for at sikre, at disse forhold ikke har negativ indflydelse på jobpræstationen, evnen til at føre opsyn med andre eller arbejdsmiljøet. Enhver adfærd på arbejdspladsen, som er knyttet til et romantisk forhold eller et venskab de ansatte imellem, kan betragtes som upassende, hvis den skaber en ubehagelig stemning på arbejdspladsen. 8 ADFÆRDSKODEKS

11 Favorisering eller forretningsbeslutninger baseret på følelser, loyalitet eller venskaber i stedet for hvad der er bedst for virksomheden, er forbudt. Personer, som er i et personligt forhold eller har et venskab, bør udvise takt, god dømmekraft og forståelse. Vær opmærksom, hvis andre medlemmer af din husstand er ansat i en stilling, som kan skabe eller synes at skabe en interessekonflikt. Hvis sådan en situation opstår, bedes du tage kontakt til din leder eller din afdelings juridiske rådgiver for vejledning. Bestyrelser Få godkendelse fra CEO og den juridiske rådgiver, inden du vælger at blive medlem af bestyrelsen eller lignende udvalg uden for virksomheden i den offentlige såvel som den private sektor. Bestyrelsesposter i professionelle eller arbejdsrelevante non-profitorganisationer skal godkendes på forhånd af din afdeling eller souschef. Andre overvejelser Vi stræber efter at opretholde et positivt arbejdsmiljø, der afspejler virksomhedens værdier og understøtter et stærkt arbejdsfælledsskab. Mens interessekonflikter ofte opstår som følge af vores relationer til udefra kommende parter, kan konflikter eller næsten-konflikter også være et resultat af interne interaktioner. De af os, der leder andre, skal være yderst årvågne for at sikre, at der ikke skabes situationer, som af andre kan opfattes som favorisering eller potentielle interessekonflikter. Hvis du befinder dig i en reel eller potentiel interessekonflikt, skal du straks indberette den til din leder, så situationen kan blive ordentligt gennemgået og vurderet. Virksomheden vil samarbejde med dig om at tage fat på situationen og finde en passende løsning. Sp.: Sv.: Jeg har for nylig fået min chefs godkendelse til at tage et ekstra job som ejendomsmægler for at supplere min indkomst. Må jeg bruge min firmatelefon til at kontakte mine klienter eller bruge kopimaskinen til at kopiere oplysninger om ejendommene i arbejdstiden? Nej. Din påtænkte brug af virksomhedens ejendom er udelukkende til din personlige fordel. Den har ikke nogen forbindelse med virksomhedens drift og kan blive opfattet som en hindring for din evne til at udføre dine arbejdsopgaver. Selv om lejlighedsvis anvendelse af virksomhedens ejendom er tilladt, bør den begrænses, og den må ikke hindre dig i udførelse af dine arbejdsopgaver. Vi beskytter virksomhedens forretningshemmeligheder og fortrolige oplysninger. Colgates forretningshemmeligheder, anden fortrolig information og en stor del af virksomhedens interne data er vigtige aktiver. Beskyttelse af disse aktiver, inkl. deres hemmeligholdelse, spiller en vigtig rolle i vores fortsatte vækst og konkurrenceevne. En forretningshemmelighed er informationer, som bruges i forbindelse med Colgates forretninger, og som ikke er almindeligt kendte eller nemme at opdage, og som man har forsøgt at hemmeligholde. Der er dog anden type fortrolig information, som også skal beskyttes. Colgates forretningshemmeligheder og anden fortrolig information kan omfatte formularer, design, udstyr eller information, som bruges i vores forretninger, og som giver Colgate en fordel i forhold til vores konkurrenter. Colgates forretningshemmeligheder og anden fortrolig information er ikke kun altid af teknisk art. Det kan også være forretningsresearch, nye produktplaner, strategiske mål, alle former for marketing- eller salgsmateriale, ikke-offentliggjort finansiel eller prisrelateret information, lister over ansatte, kunder eller udbydere, og informationer omhandlende kundernes krav, præferencer, forretningsvaner eller planer. Selv om den ikke er komplet, så indeholder denne liste et bredt udvalg af Colgate-Palmolive Company 9

12 informationer, som skal beskyttes. Forretningshemmeligheder og anden fortrolig information behøver ikke at være noget, man kan tage patent på, men udgør information, der ikke er almindeligt kendt eller offentliggjort. Dine forpligtelser mht. Colgates forretningshemmeligheder og anden fortrolig information er: Ikke at afsløre disse oplysninger til andre Colgate-medarbejdere eller tredjeparter end dem, der nødvendigvis skal have oplysningerne, eller som skal bruge dem. I de tilfælde angives fortrolighedsoplysninger og andre databeskyttelsesmekanismer, f.eks. password eller kryptering, efter behov. Derudover ikke at afsløre sådanne oplysninger. Ikke at inddrage tredjeparter til at håndtere disse oplysninger uden en passende gennemgang af tredjepartens sikkerheds- og IT-kontrol. Ikke at opsætte eller drøfte disse oplysninger på offentligt tilgængelige websites eller på sociale medier. Informationerne må ikke bruges til egen fordel eller til fordel for personer uden for Colgate. At tage alle andre rimelige forholdsregler for at beskytte Colgate s handelshemmeligheder og fortrolige oplysninger i overensstemmelse med retningslinjerne for virksomhedens forretningspraksis. Hvis du forlader Colgate, fortsætter din forpligtelse til at beskytte Colgate's forretningshemmeligheder og anden fortrolig information, indtil disse informationer bliver offentliggjort, eller indtil Colgate ikke længere betragter dem som forretningshemmeligheder eller fortrolige. Du bør også huske, at korrespondance, trykte materialer, elektroniske informationer, dokumenter eller registre af enhver art, specifik viden om processer, procedurer, specielle måder, Colgate gør ting på hvad enten det er hemmeligt eller ej er allesammen Colgate's ejendom og skal forblive hos Colgate. Dog er det naturligvis sådan, at personlige færdigheder, som man har tilegnet sig eller forbedret i løbet af ansættelsesforholdet, er et personligt aktiv, som tilhører den medarbejder, der forlader virksomheden. Hvis du har spørgsmål om, hvorvidt særlig information er fortrolig eller en forretningshemmelighed, bør du tage kontakt til juridisk afdeling. Vi beskytter personlige oplysninger Vi respekterer retten til privatliv hos vores medarbejdere, forbrugere, kunder, leverandører og andre personer, som Colgate har forbindelse med. Det er Colgate s politik udelukkende at indsamle, behandle, bruge og gemme de mest nødvendige personlige oplysninger om ansatte, forbrugere, kunder, leverandører og andre personer, og vi følger lovene i de lande, hvor vi gør forretninger, herunder love om indsamling og brug af personlige oplysninger om mindreårige. Vi tager alle rimelige forholdsregler for at beskytte disse oplysninger. Som et led i ansættelsen hos Colgate videregiver medarbejderne visse personlige oplysninger til virksomheden såsom privatadresse, -adresse og familieoplysninger for at kunne modtage goder samt andre personlige oplysninger. Vi bruger kun sådanne oplysninger af de grunde, vi angav, da de blev videregivet til os, medmindre de ansatte giver tilladelse til anden anvendelse, samt efter behov til forretningsformål og lovgivningsmæssige formål. Ligeledes kan forbrugere, der er i forbindelse med Colgate, f.eks. via forespørgsler efter produktoplysninger eller deltagelse i virksomhedssponsorerede konkurrencer, angive personlige oplysninger såsom navne, adresser og -adresser til virksomheden. Vi bruger kun denne type oplysninger til de formål, der blev angivet, da vi fik oplysningerne, medmindre forbrugeren giver tilladelse til andre anvendelser, og kun i det omfang det er nødvendigt til vores arkiver. Det er vores politik ikke at videregive forbrugernes personlige oplysninger til tredjeparter, med mindre det er nødvendigt for at kunne yde service til vores forbrugere og kun, når det er i overensstemmelse med gældende love og regler. 10 ADFÆRDSKODEKS

13 Under forretningssamarbejde med Colgate kan kunder, leverandører og andre personer angive personlige oplysninger såsom navne, telefonnumre, faxnumre, adresser og -adresser til virksomheden. Vi bruger kun denne type oplysninger til de formål, der blev angivet, da vi fik oplysningerne, og kun i det omfang det er nødvendigt til vores arkiver. Det er vores politik ikke at videregive kunders, leverandørers og andre personers oplysninger til tredjeparter, medmindre det er nødvendigt i forbindelse med forretningsrelationen og kun, når det er i overensstemmelse med gældende love og regler. Love vedrørende forbrugeres privatliv bliver hyppigt udarbejdet og ændret. Vi er forpligtede til at holde øje med nye love om beskyttelse af personlige oplysninger og standarder og kan fra tid til anden udarbejde specifikke politikker til dette formål. Find yderligere information om beskyttelse af personlige oplysninger i den juridiske afdeling. Vi følger reglerne for presse- og medieforespørgsler. Forespørgsler fra medier, pressen, finansfolk eller offentligheden om finansielle eller forretningrelaterede informationer vedrørende Colgate bør rettes til vicedirektøren for kommunikation eller til vicedirektøren for investeringsforhold. Forespørgsler om information eller anden kontakt fra Securities and Exchange Commission, New Yorks fondsbørs eller andre myndigheder rundt om i verden skal henvises til juridisk afdeling. Det er vigtigt, at ingen ansatte svarer på sådanne forespørgsler, fordi ethvert upassende eller ukorrekt svar, selv en benægtelse eller afvisning, kan resultere i ugunstig omtale og kan på anden måde skade virksomhedens juridiske stilling. Denne regel gælder ikke for offentligt tilgængelig finansinformation såsom års- og kvartalsrapporter eller virksomhedens pr-aktiviteter. Forspørgsler om interviews med en Colgate-medarbejder omkring virksomheden, dens aktiviteter, virksomhedens pressemeddelelser og/eller meldinger skal gennemgås og godkendes af vicedirektøren for kommunikation eller af vicedirektøren for investeringsforhold. Interviews, som iværksættes på initiativ af virksomheden, skal ligeledes godkendes, inden der træffes aftale herom med medierne. For mere information om virksomhedens retningslinjer for tilbageholdelse af hemmelig information, se venligst Colgate-Palmolive's retningslinjer for handelshemmeligheder og fortrolighed og Colgate- Palmolive retningslinjer for opretholdelse af virksomhedens fortrolige oplysninger og respekt for andres, som er en del af virksomhedens retningslinjer for forretningspraksis. Vi vedligeholder troværdige optegnelser og rapporter. Virksomhedens finansielle position og resultaterne af dets forretningsaktiviteter skal registreres i henhold til gældende lovmæssige krav og almindeligt anerkendte revisionsprincipper (GAAP). Virksomhedens politik såvel som loven kræver, at Colgate vedligeholder regnskabsbøger, optegnelser og konti, som på korrekt og utvetydig vis afspejler forretningstransaktionernes art og dispositionen af virksomhedens aktiver. Integriteten af virksomhedens revision og finansielle optegnelser er baseret på, hvor præcise og komplette informationerne i virksomhedens regnskabsbøger er. Alle, som er involverede i at oprette, behandle og optegne sådanne informationer, har ansvar for integriteten i disse informationer. Enhver revisions- eller finansrelateret optegnelse bør reflektere præcis det, som er skrevet i de tilsvarende understøttende informationer. Ingen information må skjules for (eller af) ledelsen, virksomhedens interne revison eller uvildige revisorer. Ingen betaling på vegne af virksomheden kan godkendes eller foretages med det formål eller den forståelse, at en del af en sådan betaling kan bruges til andre formål end det, som fremgår af den Colgate-Palmolive Company 11

14 dokumentation, der følger med betalingen. Ingen falske eller misvisende indskrivninger må foretages i virksomhedens regnskabsbøger eller optegnelser, og ingen midler, aktiver eller konti tilhørende virksomheden må under nogen omstændigheder oprettes, erhverves eller vedligeholdes, medmindre sådanne midler, aktiver eller konti klart afspejles i virksomhedens regnskabsbøger og optegnelser. Ingen af virksomhedens midler eller aktiver må bruges til ulovlige eller uretmæssige formål. Ledere og andre med ansvar for forberedelse af finansinformationer bør sikre, at Colgates finanspolitikker følges. Indtægter og udgifter bør anerkendes korrekt og til tiden. Aktiver og ansvar bør registreres korrekt og bør vurderes hensigtsmæssigt. Derudover bør de personer, som er ansvarlige for, eller involverede i, Colgates rapportering til "Securities and Exchange Commission" og andre lovpåkrævede rapporteringer i forretnings- og finanssektoren, sikre at alle rapporteringer og al kommunikation indeholder informationer, som er fuldstændige, fair, korrekte, tidssvarende og forståelige. Hvis du bliver opmærksom på, at noget er blevet undladt, forfalsket eller er ukorrekt i regnskabet eller de finansielle indskrivninger i de data, som understøtter indskrivningerne, eller i Colgates rapporter til "Securities and Exchange Commission" eller anden kommunikation, eller i en inddeling af den interne kontrol, skal du rapportere sådanne sager til din leder eller din afdelings juridiske rådgivere. Du kan også kontakte virksomhedens afdeling for global etik og kravoverholdelse vedrørende sådanne sager på anonym og fortrolig basis. Sp.: Sv.: Hvad skal jeg gøre, hvis jeg bliver bedt om at udskyde stigningen i visse udgifter til næste regnskabsperiode? Hvis for eksempel en eller anden forklarer mig, at så længe vi får dem registreret i dette regnskabsår, så gør vi ikke noget forkert, er det sandt? Nej. Bevidst forsinkelse af stigninger i udgifterne er en misforstået, uacceptabel og måske endda ulovlig praksis. Enhver forretningsmæssig og økonomisk transaktion, selv om den er uvæsentlig, skal indberettes præcist og ærligt. Forfalskning af virksomhedens dokumenter eller arkiver er en alvorlig forbrydelse, der kan resultere i opsigelse. Vi beskytter Colgates aktiver. Virksomhedens aktiver, faciliteter eller tjenester må kun bruges til lovlige, anstændige og tilladte formål. Det er strengt forbudt at stjæle penge, ejendom eller tjenester. Colgates udstyr, systemer, faciliteter, virksomhedsejede kreditkort og forsyninger må kun bruges til Colgates forretningsdrift eller andre formål, der er godkendt af ledelsen. Du er ikke kun personligt ansvarlig for at beskytte den Colgateejendom, som du er blevet betroet, men også for at være med til at beskytte virksomhedens aktiver i al almindelighed. Du bør være opmærksom på de situationer eller hændelser, som kan føre til tab, misbrug eller tyveri af virksomhedens ejendom, og du skal rapportere alle sådanne situationer til din leder eller til virksomhedens sikkerhedsafdeling, så snart du bliver klar over dem. Kun visse funktionærer og andre ansatte med anciennitet har bemyndigelse til at træffe beslutninger, som kan påvirke virksomhedens aktiver. Du bør ikke træffe beslutninger, som kan påvirke virksomhedens aktiver, medmindre du har fået de rette beføjelser. Hvis du har brug for at klargøre dine eller en andens beføjelser til at træffe beslutninger på virksomhedens vegne, bør du kontakte finansdirektøren i din afdeling eller division. Vi er ansvarlige i brugen af IT-ressourcer og sociale medier. Vi skal bruge Colgate s ansvarlighed i brugen af IT-ressourcer og sociale medier og gøre det på en måde, der er i overensstemmelse med kodekset og alle de andre af virksomhedsudstukkede retningslinjer, herunder virksomhedens retningslinjer for forretningspraksis og/eller retningslinjer for brugen af IT-ressourcer og sociale medier. 12 ADFÆRDSKODEKS