Udbudsvilkår til begrænset EU-udbud - Prækvalifikationsfasen. Udvikling og drift af webportalen Miljøvejviseren - den nemme vej til en grøn hverdag

Transkript

1 Udbudsvilkår til begrænset EU-udbud - Prækvalifikationsfasen af Udvikling og drift af webportalen Miljøvejviseren - den nemme vej til en grøn hverdag EU-udbudsnummer: 2015/S

2 1 Indledning Den ordregivende myndighed Beskrivelse af projektet Delaftaler Optioner Aftaleperioden Udbudsvilkår Procedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person Anmodning afgivet af konsortium Anvendelse af underleverandører Betingelser for at deltage Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Ansøgningsfrist m.v Ansøgningens indhold, udformning m.v Minimumskrav til anmodningens indhold, udformning m.v Sprog Annullation Omkostninger ved deltagelse Spørgsmål og rettelser Tidsplan Prækvalifikationsmateriale Bilag 1: Tro og love erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde i henhold til udbudsdirektivet... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Bilag 2: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Bilag 3: Erklæring om brug af andre enheders formåen... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Bilag 5: Referenceliste... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 2

3 UDBUDSVILKÅR 1 Indledning Dette prækvalifikationsmateriale uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer: 2015/S , jf. bilag 4. Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i henhold til bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ( udbudsdirektivet ). Alle interesserede opfordres herved til at anmode om at afgive tilbud på udførelsen af projektet i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende prækvalifikationsmateriale. 2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K I nærværende udbudsvilkår vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. Kontaktperson: Iben Kinch Sohn adresse: ibnls@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 3 Beskrivelse af projektet Nærværende udbud omfatter en rammeaftale for udvikling og drift af webportalen Miljøvejviseren den nemme vej til en grøn hverdag. Som led i regeringens Strategi for affaldsforebyggelse (Danmark uden Affald II) skal der udvikles, implementeres, testes, lanceres, udbredes og driftes en webportal/officiel one-stop-shop, der skal gøre det let overskueligt for målgruppen bestående af borgere, foreninger og organisationer at træffe det grønne valg, finde pålidelig information og få viden om bæredygtigt forbrug og forebyggelse af affald i praksis. Portalen skal samle eksisterende materiale, information og viden fra Miljøstyrelsen og andre udvalgte eksterne kilder ét sted. 3

4 Udviklingen af webportalen og tilhørende løsninger (f.eks. apps), formidlingsstrategi for kommunikation og markedsføring af portalen samt dialog med relevante interessenter forventes at skulle ske i løbet af rammeaftalens år 1 (1. august 2015 til 31. juli 2016). Overordnet set skal det sikres, at der skabes et solidt grundlag for, at Miljøvejviseren den nemme vej til en grøn hverdag kan blive en succes og skabe adfærdsændringer blandt målgruppen i retning af en grønnere hverdag. En målrettet og handlingsorienteret kommunikation på webportalen samt efterfølgende formidling om webportalen over 2 år i rammeaftalens 3-årige driftsperiode (år 2 og 3) skal sikre, at webportalen bliver et naturligt samlingssted for oplysninger omkring bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse hos målgruppen. Der er tale om en rammeaftale på 4 år. Miljøstyrelsen forventer, at kortlægning og interessentdialog, udvikling, implementering, test og lancering af webportalen samt etablering af formidlingsstrategi finder sted i løbet af rammeaftalens år 1, mens drift og udbredelse af webportalen forventes at finde sted i år 2, 3 og 4. Der er afsat budgetmidler på 1,65 mio. DKK eks. moms, der vil dække over både udvikling mv. (år 1) og efterfølgende 3 års drift (i alt 4 år). Herudover er der afsat budgetmidler for 1 mio. DKK for hhv. år 2 og 3 til især udvikling af nye elementer til webportalen (og til evt. apps), delvis gennemførelse af formidlingsstrategien samt andre opgaver defineret af Miljøstyrelsen. Formidlingsstrategien forventes gennemført i løbet af år 2 og 3. Det samlede budget er 3,65 mio. DKK eks. moms. Rammeaftalen er ikke eksklusiv, hvorfor Miljøstyrelsen forbeholder sig ret til at indgå kontrakt med 3.-part om udvikling af nye elementer inden for de afsatte driftsbudgetmidler op til 1 mio. DKK eks. moms per år i år 2 og 3. Webportalen forventes udarbejdet i Miljøministeriets CMS-system Go Basic, som er bygget på Umbraco, og skal overholde regler i Miljøministeriets designmanual mht. skrifttyper, logo, farvepalette osv. Fokusområder i rammeaftalen vil være at øge viden og ændre adfærd inden for bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse, herunder cirkulær økonomi og deleøkonomi. Gennem nudging og handlingsorienteret kommunikation vil formålet være at gøre det nemt for målgruppen at gøre sin hverdag grøn. Indholdsmæssigt vil rammeaftalen overordnet bestå af leverancer inden for: A. Forarbejde / indledende analyser og strategiplanlægning: o Forarbejde / indledende analyser og strategiplanlægning omfatter alle aktiviteter til kortlægning af eksisterende viden, dialog med relevante interessenter, herunder behovsanalyse, samt etablering af en formidlingsstrategi, der kan sikre udbredelse af webportalen og til fremme af adfærdsændringer i forhold til bæredygtigt forbrug og reduktion af affald. B. Udvikling og test af webportal samt udvikling af modul om deleøkonomi: o Udvikling af webportal omfatter alle aktiviteter til udvikling, implementering, test og lancering af webportalen, herunder udvikling af særligt modul om deleøkonomi og oversigt over leje-, låne-, donations-, genbrugs- og reparationsmuligheder. I forbindelse med planlægning/udvikling af webportalen, skal leverandøren sammen med Miljøstyrelsens projektleder i dialog med Miljøstyrelsens Service om muligheder for eventuel udvikling af nye elementer/moduler, som ikke allerede er til 4

5 rådighed i Go-basic samt tage stilling til, om løsningen skal integreres direkte på eller om der er behov for et selvstændigt site i Go Basic. C. Formidling og udbredelse af webportal: o Formidling og udbredelse af webportal omfatter alle aktiviteter til gennemførelse af den udarbejdede strategi til formidling og udbredelse af webportalen. D. Drift og vedligehold o Drift og vedligehold omfatter alle aktiviteter til drift, vedligehold og ajourføring af webportal i rammeaftalens 3-årige driftsperiode, herunder moderering af interaktive moduler/ debat samt fejlrettelser, opdateringer mv. E. Udvikling af nye elementer til webportalen o Udvikling af nye elementer til webportalen omfatter ny udvikling af moduler til webportalen i driftsperioden inden for de afsatte budgetmidler i år 2 og 3. Det kan eksempelvis dreje sig om udvikling af apps eller materialer inden for nye fagområder, samt rådgivning af Miljøstyrelsen i forbindelse med udvikling heraf. Rådgivning vil være i form af konsulentbistand til brug for videreudvikling af webportalen og andre applikationer, der relaterer sig hertil. Udvikling vil være i form af selvstændige udviklingsprojekter, der kan igangsættes af kunden, f.eks. ved behov for nye miljøfaglige moduler inden for områder, hvor der viser sig at være behov for ny eller supplerede materiale, information og viden. Udbuddet vil dække alle omkostninger forbundet med rammeaftalens gennemførelse, herunder også transportomkostninger, omkostninger til rejser, hotelophold, kontorophold samt alle øvrige omkostninger forbundet med løsning af den udbudte ydelse. Miljøstyrelsen ønsker med udbuddet at indgå en rammeaftale med én leverandør / ét konsortium. Det forventes, at den juridiske person som ansøger om prækvalifikation, agerer som full-service lead-bureau i samarbejde med Miljøstyrelsen, og dermed er i stand til at tilbyde kompetencer inden for ovennævnte elementer i rammeaftalen til attraktive priser for Miljøstyrelsen. Leverandøren skal kunne varetage alle Miljøstyrelsens markedsføringsopgaver i forbindelse med formidling og udbredelse af webportalen på baggrund af den valgte formidlingsstrategi. Miljøstyrelsen vil maksimalt prækvalificere 5 egnede ansøgere. I det tilfælde at der ikke er 5 ansøgere, der lever op til kravene, vil ordregiver gennemføre udbudsprocessen med det antal ansøgere, der bliver prækvalificeret. Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere vil der blive valgt på baggrund af de udvælgelseskriterier, der er fastsat i pkt Delaftaler Rammeaftalen er ikke opdelt i delaftaler. Ansøgning om prækvalifikation og efterfølgende tilbud skal således omfatte den samlede udbudte opgave. 5

6 3.2 Optioner Der er ikke indeholdt optioner i rammeaftalen. 3.3 Aftaleperioden Rammeaftalen forventes at vil være gældende fra 1. august 2015 til 31. juli 2019, svarende til 48 måneder efter opstart, hvorefter den ophører uden varsel. Webportalen forventes færdigudviklet i 1. halvår af 2016 med en efterfølgende drift og videreudvikling af siden frem til 31. juli Udbudsvilkår 4.1 Procedure I prækvalifikationsrunden foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte ydelse. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem ansøgere, som er egnede til at varetage den udbudte ydelse. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i pkt. 4.2 Udvælgelseskriterier. Efter den gennemførte prækvalifikationsrunde vil udbudsmaterialet blive fremsendt eller gjort tilgængeligt for de ansøgere, der opfordres til at afgive endeligt tilbud. Samme dato udsendes afslagsbreve til de ansøgere, der er blevet fravalgt. Bemærk, at en egentlig kravspecifikation først vil blive udsendt i selve tilbudsrunden sammen med udbudsmaterialet til de ansøgere, der bliver opfordret til at afgive endeligt tilbud. 4.2 Udvælgelseskriterier Den juridiske person Ansøger skal klart og entydigt i ansøgningen angive, hvilken juridisk person der er ansøger og dermed ansvarlig over for ordregiver Anmodning afgivet af konsortium Hvis en anmodning afgives af et konsortium omfattende flere juridiske personer, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå rammeaftale med. Deltager i et konsortium hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt rammeaftalen, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for rammeaftalens opfyldelse. 6

7 At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stor at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium. I det omfang ansøger er et konsortium, skal de neden for angivne erklæringer og oplysninger under pkt , Betingelser for at deltage, pkt , Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed og pkt , Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Konsortiet skal dog blot samlet set leve op til mindstekravene i nærværende udbudsvilkår og udbudsbekendtgørelsen Anvendelse af underleverandører Hvis ansøger agter at anvende underleverandører til opfyldelse af rammeaftalen eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i anmodningen, samt til hvilke dele af rammeaftalens opfyldelse disse anvendes. I fald, der vedlægges referencer vedrørende eventuelle underleverandører, vil disse indgå i evalueringen. Det bemærkes dog, at leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde. De neden for angivne erklæringer og oplysninger skal ikke afleveres for underleverandører, da leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde. Dog kan der tilføjes referencer for underleverandører, max. 2 ud af de i alt 5 referencer. Anvendes underleverandører skal erklæring om andre enheders formåen udfyldes og vedlægges anmodningen om deltagelse. Erklæring om andre enheders formåen er vedlagt i bilag Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte rammeaftale. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers egne forhold, økonomiske egnethed og tekniske egnethed. Ansøgere, der er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, eller som er omfattet af et eller flere af de forhold, der er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c, vil blive udelukket fra udbudsforretningen. Ansøger skal derfor udfylde og underskrive den i bilag 1 vedlagte tro og love erklæring. Ansøger skal herudover i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger også udfylde og underskrive den i bilag 2 vedlagte tro og love erklæring. Der skal udarbejdes og vedlægges en generel beskrivelse af ansøgers virksomhed, indeholdende følgende oplysninger: 7

8 Ejerforhold Selskabsform CVR-nummer Adresse Navn, og telefonnummer til kontaktperson Ordregiver kan efter tilbudsfristen kræve, at den tilbudsgiver, man ønsker at indgå rammeaftale med, fremsender en fuld serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen som yderligere dokumentation, inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed Ansøger skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: Fremlæggelse af virksomhedens seneste revisorgodkendte årsregnskab eller uddrag heraf med nøgletal for omsætning og egenkapital for de seneste 2 år. Erklæring om, at der siden seneste godkendte årsregnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. Erklæring afgives af bank, revisor, virksomhedens administrerende direktør eller økonomichef under strafansvar. Erklæringen udstedes til nærværende udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse. Erklæringen skal udtale sig om virksomhedens økonomiske situation i perioden fra seneste godkendte regnskabsår og indtil erklæringen udstedes. Dokumentation for, at ansøger har eller kan få den for rammeaftalen relevante erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer udstedt af forsikringsselskab eller tilsagn fra anerkendt forsikringsselskab om tegning af erhvervsansvarsforsikring gældende fra underskrivelse af kontrakten. Som minimumskrav for finansiel og økonomisk egnethed kræves: At ansøger i det senest afsluttede regnskabsår havde en positiv egenkapital At ansøger i det senest afsluttede regnskabsår havde en nettoomsætning på mindst 3 mio. DKK. Dokumentation for opfyldelse af mindstekrav skal være indeholdt i det krævede årsregnskab og være vedlagt anmodningen. Ansøger kan basere sig på underleverandørers økonomiske kapacitet, til opfyldelse af minimumskrav. I sådanne tilfælde skal erklæringen om andre enheders formåen udfyldes og vedlægges anmodningen om deltagelse. Erklæringen om andre enheders formåen er vedlagt i bilag 3. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører (konsortier) skal oplysningerne gives for hver enkelt ansøger. Konsortiet skal dog blot samlet set leve op til mindstekravene i nærværende udbudsvilkår og udbudsbekendtgørelsen. 8

9 Såfremt ansøger ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal ansøger søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Ansøger skal i givet fald henvise til det forhold, som ansøger påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed Ansøger skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende: Der skal vedlægges maks. 5 referencer for projekter, som ansøger har udført inden for det udbudte område de seneste 3 år. Hver reference bør maksimalt udgøre 2 A4 sider. Referencelisten, jf. bilag 5, skal indeholde følgende oplysninger: Kontaktperson hos den virksomhed/offentlige institution som projektet er udført for Kontraktperiode Kontraktens samlede budget Beskrivelse af opgaven, herunder i hvilket omfang den refererede opgave indeholdt en kombination af strategisk planlægning og udvikling og drift af webportal samt eventuelt tilhørende app-løsninger. Angivelse af konkrete resultater for referencen herunder: o Hvorvidt referencen har medført aktivering (adfærdsændring) hos målgruppen o Hvorvidt referencen har medført forøgelse af kendskab til markedsført produkt / ydelse hos målgruppe(r) Referencerne bør samlet set illustrere ansøgers erfaring med udarbejdelse og gennemførelse af kommunikationsstrategi for opbygning og formidling af webportaler til relevant målgruppe, udvikling af strukturlayout og programmering af webportaler samt apps, brugertest, drift og ajourføring af webportaler samt kendskab til området for bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse. Beskrivelse af ansøgers organisation, antal ansatte, faglige kvalifikationer for de ansatte i relation til det udbudte projekt, herunder med angivelse af ansøgers miljøfaglige viden. Der skal ikke vedlægges cv er. Som minimumskrav for teknisk og / eller faglig egnethed kræves: At ansøger vedlægger mindst 1 reference vedrørende udvikling, drift og formidling af en webportal eller en tilsvarende opgave. At ansøger vedlægger mindst 1 reference vedrørende udvikling og drift af webløsning med brug af Umbraco, der afspejler ansøgers overordnede kompetencer inden for dette system. At ansøger i mindst 1 reference dokumenterer ansøgers kendskab til området for bæredygtigt forbrug og/eller affaldsforebyggelse. Såfremt ansøger af gyldig grund, f.eks. at virksomheden er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation for reference, skal ansøger søge sin tekniske kapacitet godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald skal ansøger også henvise til det forhold, som ansøger påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. 9

10 Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet af de oplyste referencer Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Hvis der er flere ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne, end det angivne antal der ønskes prækvalificeret, vil den ordregivende myndighed ved vurderingen af, hvilke ansøgere der er bedst egnede som tilbudsgivere, lægge vægt på nedenstående kriterier: Dokumentation i referencer af ansøgers erfaring med leverance af tilsvarende ydelser som den udbudte ydelse, i de seneste 3 år. Ansøgers samlede kompetencegrundlag, herunder faglige kvalifikationer for leverance af udvikling, drift og formidling af webportaler til kunder, i de seneste 3 år. Det vægter positivt at ansøger dokumenterer erfaring med udvikling i Umbraco. Ansøgers samlede kompetencegrundlag inden for miljøfaglig viden samt erfaring og viden om bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse. 4.3 Ansøgningsfrist m.v. Ansøgning skal være den ordregivende myndighed i hænde senest 18. maj 2015, kl Ansøgning, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Ansøgning skal sendes eller indleveres til: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K Att.: Iben Kinch Sohn Ansøgning kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller indleveres til den oven for angivne adresse. Ansøgning afleveres i receptionen eller sendes med post. Anmodningen mærkes: Prækvalifikation vedr. udbud af webportal Miljøvejviseren, EU-udbud nr.: 2015/S og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. 10

11 4.4 Ansøgningens indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af ansøgning skal denne indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og nærværende materiale. Ansøgningen skal afleveres i 2 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (Cd-rom eller USB stik) af hele det afleverede prækvalifikationsmateriale. 4.5 Minimumskrav til anmodningens indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af ansøgning skal denne indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og nærværende materiale. Ansøgningen skal indeholde følgende: 1. Følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver anmodning samt evt. anvendelse af underleverandører m.v., jf. pkt , Den juridiske person, pkt , Anmodning afgivet af konsortium og pkt , Anvendelse af underleverandører. 2. Underskreven tro og love erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde i henhold til udbudsdirektivet, jf. bilag Underskreven tro og love erklæring om gæld til det offentlige, jf. bilag Generel beskrivelse af ansøgers virksomhed, jf. pkt Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. ansøgers økonomiske egnethed, jf. pkt , Ansøgers finansielle og økonomiske egenthed. 6. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. ansøgers faglige og tekniske egnethed, jf. pkt , Ansøgers tekniske og/eller faglige egnethed, jf. bilag Evt. underskreven erklæring om brug af andre enheders formåen, jf. bilag Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse, jf. pkt. 4.3, Ansøgningsfrist m.v.. Den afleverede ansøgning skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne anmodninger i overensstemmelse med 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer. Indeholder den afleverede ansøgning flere referencer end det anførte maksimum, forbeholder ordregiver sig ret til at tage kontakt til ansøger, med henblik på fremsendelse af korrekt referenceliste inden for en af ordregiver fastsat kort frist. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v. der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med anmodningen, herunder i den elektroniske kopi. 11

12 4.6 Sprog Ansøgning med tilhørende bilag, skal være affattet på dansk. Det accepteres, at dokumentation for erhvervsansvarsforsikring foreligger på engelsk. 4.7 Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af rammeaftalen, at annullere udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En eventuel annullation vil blive ledsaget af et brev til alle ansøgere indeholdende årsagen til annullationen. 4.8 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for ansøgers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som ansøger måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Prækvalifikationsmateriale vil ikke blive returneret til ansøger. 5 Spørgsmål og rettelser Såfremt ansøger opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres ansøger til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle ansøgere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle ansøgere samme informationer under udbudsforretningen. Ansøger kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsvilkårene og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af ansøgningsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage før ansøgningsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Det er ansøgers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuld ansøgning som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler ansøger. 12

13 6 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Prækvalifikationsfasen Afsendelse af udbudsbekendtgørelse Spørgsmål, jf. pkt. 6, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af anmodningsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af anmodningsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige , kl Ansøgningsfrist. Forventet udsendelse af afslagsbreve til de fravalgte ansøgere samt acceptbreve til de prækvalificerede tilbudsgivere. 7 Prækvalifikationsmateriale Prækvalifikationsmaterialet består af nærværende udbudsvilkår samt følgende bilag: Bilag 1: Tro og love erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde i henhold til udbudsdirektivet Bilag 2: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 3: Erklæring om brug af andre enheders formåen Bilag 4: Udbudsbekendtgørelse tilhørende nærværende udbud, jf. pkt. 1 Bilag 5: Referenceliste 13