Erfaringer med udbud i henhold til EU's tjenesteydelsesdirektiv. Kommenteret materialesamling

Transkript

1 Erfaringer med udbud i henhold til EU's tjenesteydelsesdirektiv Kommenteret materialesamling Teknik og Administration Nr

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Baggrund og formål Materialesamlingen Rapporten 5 2 Forberedende arbejder Valg af udbud i henhold til EU's udbudsdirektiver Valg af udbudsmåde Hasteprocedure 7 3 Udbudsbekendtgørelsen Sprog Alternative tilbud Sikkerhedsstillelse Opdeling af opgaven i delopgaver Supplerende orienteringsmateriale 10 4 Prækvalifikation Valg af parametre til udvælgelse Udvælgelse Antal der udvælges ved prækvalifikation 14 5 Udbudsmateriale Dokumenter i udbudsmaterialet Sammenhæng Spørgsmål til udbudsmaterialet og behandling heraf 17 6 Vurdering og tildeling Valg af parametre for tildeling Tildeling og meddelelse om tildeling og afslag Behandling af konditionsmæssige afvigelser Åbning af tilbud 23 7 Evaluering af udbudsforløbene Bygherreoverslag Antal prækvalificerede Ressourcer Kvaliteten af den udbudte opgave 25 8 Litteratur- og web-henvisninger 26

3 1 Indledning Nærværende rapport henvender sig til offentlige myndigheder, der udbyder opgaver inden for jordforureningslovens område og som overvejer eller planlægger at gennemføre EU-udbud (udbud i henhold til EU's udbudsdirektiver). Begrebet EU-udbud giver måske for nogle et forhåndsindtryk af bureaukratisering og dermed spild af tid, mens andre måske ser en række nye redskaber i udviklingen af kvalitetsstyringen. Der er dybest set ikke den store forskel på at lade en opgave gå i udbud efter EU's udbudsdirektiver og den måde, opgaverne tidligere er blevet udbudt på. Der vil således være en række forhold, som er af generel karakter. Et godt råd er derfor også at konsultere Projektleder-håndbogen, hvor der er givet råd og vejledning om projektstyring, projektering, udbud og kontrakter. I håndbogen er også beskrevet reglerne for EU-udbud. Nogle afgørende forskelle er dog, at der i forbindelse med EU-udbud er en række tidsfrister i de forskellige faser, der skal overholdes, samt at opgaverne på forhånd skal være meget veldefinerede (ekskl. opgaver, der udbydes i funktionsudbud, jf. kap. 2). Endelig er der begrænsninger på omfanget af afvigelser fra den opgave, der er beskrevet i udbudsmaterialet. Man kan i hvert fald sige, at udbudsformen endnu ikke har fundet så stor udbredelse, som den måske fortjener af hensyn til ressource- og kvalitetsstyringen. Inden for jord- og grundvandsforurening har ni amter taget udfordringen op. Nærværende rapport er en sammenfatning af, hvordan amterne har udbudt konkrete opgaver inden for: V1-kortlægning V2-undersøgelser Afværge/oprensning Kemiske analyser. Sammenfatningen indeholder ikke evalueringer af selve tjenesteydelsesdirektivets retningslinier, altså om det er godt eller skidt, men alene oplysninger om, hvad de enkelte amter har gjort og i enkelte tilfælde begrundelser herfor. Vi har tilføjet bemærkninger af mere generel karakter i håbet om, at det hermed skulle blive lettere at bruge oplysningerne. Sådanne kommentarer er angivet i kursiv.

4 1.1 Baggrund og formål EU-udbuddene i denne sammenfatning er alle gennemført inden for de seneste ca. 3 år. Det har været oplagt at dele de erfaringer, amterne har gjort sig, med andre udbydere af lignende arbejder. Amternes Videncenter for Jordforurening (AVJ) har derfor besluttet at indsamle relevante udbudsmaterialer, der foreligger digitalt. Formålet med denne materialesamling er, at det skal være let at finde og kopiere dokumenter helt eller i uddrag for at lette arbejdet for myndigheder, der påtænker at udbyde opgaver efter disse retningslinjer. For at bruge de praktiske erfaringer, der er gjort, er amterne blevet stillet en lang række spørgsmål. Spørgsmålene har været samlet i et skema (se bilag 1), der i sin opbygning svarer til de faser, der er i et EU-udbud. Der har været mulighed for at anføre supplerende oplysninger/kommentarer efter hvert afsnit, hvor de enkelte afsnit svarer til en fase i udbudsforløbet. Afslutningsvis er amterne blevet bedt om at give en generel vurdering af forløbet af udbuddet. Syv amter har bidraget med svar til spørgeskemaerne om til sammen elleve udbud. Det ene af disse udbud er gennemført i samarbejde med to andre amter. I det omfang, det har været muligt, er det den ansvarlige person for det aktuelle udbud, der har udfyldt spørgeskemaet. Det skriftlige materiale er indsamlet i amterne i perioden november 2003 til marts 2004, mens amterne har svaret på skemaerne i perioden marts-april Bearbejdningen af materialet er foregået i juli-august Materialesamlingen Som bilag til denne sammenfatning er de dokumenter, der er udarbejdet i forbindelse med disse udbud, samlet på en cd-rom. Indgangen til dokumentsamlingen er typen af udbud: V1-undersøgelser, V2- undersøgelser, afværge/oprensning og kemiske analyser. Ud over udbudstypen er dokumenterne organiseret efter, hvilken fase i forløbet de indgår i. Der er således foretaget en opdeling for hver af udbudstyperne i fem faser:

5 Forberedende arbejder Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Udbudsmaterialer Licitation og tildeling. Dokumenterne er desuden inddelt efter, om de indgår som et hoveddokument, et bilag eller en skabelon. I forbindelse med projektet er der ikke foretaget kvalitetskontrol af de modtagne dokumenter. Det skal dog oplyses, at projekterne er forløbet uden de store problemer. 1.3 Rapporten Rapporten er opbygget efter tilsvarende princip. Her er endvidere tilføjet et kapitel, der behandler amternes evaluering af udbudsforløb og kvaliteten i det udbudte arbejde. Fremstillingen følger således trin for trin de faser, et udbud består af, og er således ment som et opslagsværk, hvor der gives svar på, hvad der er praksis, og hvilke fordele og ulemper der kan være i forskellige alternative løsninger. Endelig er der i kap. 8 givet en liste over bekendtgørelser, vejledninger og relevante web-adresser. Denne rapport er udarbejdet af COWI for Amternes Videncenter for Jordforurening.

6 2 Forberedende arbejder 2.1 Valg af udbud i henhold til EU's udbudsdirektiver Der findes tre EU-direktiver om udbudsregler, som gælder for alle myndigheder i den offentlige sektor: Tjenesteydelsesdirektivet, nr. 92/50 Vareindkøbsdirektivet, nr. 93/36 Bygge- og anlægsdirektivet, 93/37. Direktiverne er implementeret i dansk lovgivning i bekendtgørelser. Seneste bekendtgørelser er anført i kapitel 8. Alle udbud, beskrevet i denne rapport, er sket i henhold til Tjenesteydelsesdirektiver. Der har tilsyneladende ikke været tvivl om, hvilket direktiv de pågældende opgaver skulle udbydes efter. En enkelt udbyder anfører vigtigheden af at involvere fagekspertise i forbindelse med forberedelse af udbud, således at formelle krav til juraen bliver overholdt. 2.2 Valg af udbudsmåde Der findes flere måder at udbyde på: 1. Offentligt udbud: Fremgangsmåde, hvor alle interesserede kan afgive tilbud. 2. Begrænset udbud: Fremgangsmåde, hvorved kun de der af ordregivende myndighed opfordres dertil kan afgive tilbud. Proceduren er delt i to faser: udvælgelse (prækvalifikation) og tildeling. 3. Udbud efter forhandling: Fremgangsmåde, der kun undtagelsesvis kan anvendes efter de tre direktiver. Ordregivende myndighed henvender sig til bestemte leverandører og forhandler aftalens vilkår med en eller flere af disse. Proceduren er normalt delt i to faser: udvælgelse (prækvalifikation) og tildeling. I ingen af udbuddene er der anvendt udbud efter forhandling. Ved udbud af laboratorieopgaver er der for de fire her repræsenterede udbud valgt "offentligt udbud", dvs. udbud uden prækvalifikation. Alle laboratorier, der opfylder kravene til levering af ydelsen, kan således byde på opgaven. Dette valg er af to udbydere begrundet med, at antallet af laboratorier er så begrænset, at der ikke ses nogen grund til at begrænse antallet af tilbudsgivere yderligere.

7 Ved udbud af alle andre opgaver er der valgt begrænset udbud. Flere begrunder dette i, at der herved er mulighed for at fravælge ikke kvalificerede tilbudsgivere. En enkelt anfører, at der herved er mulighed for at indbyde tilbudsgivere med specifik faglig erfaring. Kommentar Set ud fra et overordnet ressourcehensyn vil de fleste potentielle tilbudsgivere formentlig værdsætte, at tilbudsgiverne begrænses for at undgå, at mange tilbudsgivere bruger tid på at give tilbud, hvor chancen for at få opgaven er lille. Et stort antal tilbudsgivere kan medføre dårligere kvalitet i de enkelte tilbud, da de investerede ressourcer i tilbudsgivningen i reglen må forventes at afspejle sandsynligheden for at få opgaven. 2.3 Hasteprocedure I særlige tilfælde kan direktivernes tidsfrister afkortes. Der skal være tale om hastetilfælde, som ikke kunne forudses, og hvor de normale tidsfrister ikke kan overholdes. Sådanne tilfælde må ikke skyldes forhold hos den ordregivende myndighed. I ingen af udbuddene er hasteproceduren valgt.

8 3 Udbudsbekendtgørelsen Udbudsbekendtgørelsen er født i ret fast form, hvortil der skal indgå et sæt af faste oplysninger. Nedenfor er opsummeret, hvilke oplysninger der skal indgå i udbudsbekendtgørelsen: Hvilket direktiv arbejdet udbydes efter. Oplysninger om den ordregivende myndighed, herunder hvor der kan indhentes supplerende oplysninger, og hvor bud/anmodninger om deltagelse skal sendes til (Del I). Kontraktens genstand, omfang og varighed, dvs. en beskrivelse af opgaven, herunder om opgaven kan opdeles i delaftaler og om alternative bud kan accepteres (Del II). Retslige, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger (Del III). Dette underopdeles i: - betingelser i relation til kontrakten, dvs. evt. krav om sikkerhedsstillelse, betalingsvilkår, vilkår for evt. konsortier (Del III.1). - betingelser for deltagelse (Del III.2). Her skal det fremgå, hvilke oplysninger en evt. tilbudsgiver skal fremsende, for at den ordregivende myndighed kan vurdere, om minimumskravene af økonomisk, finansiel og teknisk art er opfyldt af den pågældende. Af de enkelte direktiver fremgår, hvilke oplysninger der kan anmodes om. - betingelser i relation til tjenesteydelsesaftaler (Del III.3), herunder om udførelsen er forbeholdt en bestemt profession. Procedurer i forbindelse med udbuddet, dvs. udbudstype, evt. hasteprocedurer, antal bydende (ved begrænset udbud), tildelingskriterier, tidsfrister, sprog, fremgangsmåde ved åbning af bud etc. (Del IV). Andre oplysninger (Del VI), herunder om kontrakten vedrører et projekt, der finansieres af EU's strukturfonde, dato for afsendelse af udbudsbekendtgørelse, og evt. øvrige oplysninger som ordregiveren ønsker at oplyse. På nogle af de ovennævnte faste oplysninger er der mulighed for valg mellem alternativer. Valgmulighederne behandles nedenfor. 3.1 Sprog I alle elleve udbud er dansk, ikke overraskende, valgt som sprog for afrapportering. Dansk er det sprog offentlige myndigheder anvender ved kommunikation med borgerne. Begrænsningen i mulighederne for at anvende andre sprog betyder formentlig en begrænset interesse hos udenlandske konsortier i at byde på sådanne

9 opgaver. Ingen udenlandske konsortier har ønsket at afgive tilbud i de her behandlede udbud. 3.2 Alternative tilbud I udbudsbekendtgørelsen skal anføres, om alternative tilbud accepteres. I to af fire laboratorieudbud accepteres alternative tilbud. I ingen af tilfældene er denne accept nærmere begrundet. I alle øvrige ni udbud accepteres alternative tilbud ikke. Flere udbydere begrunder fravalget af alternative tilbud med følgende: Opgaven er klart defineret, bl.a. givet egne erfaringer på området. Ensartet produkt ønskes, bl.a. når opgaven nedbrydes i delopgaver, hvor flere rådgivere leverer ydelser. Vanskeligt at vurdere prisfastsættelsen ved alternative tilbud. 3.3 Sikkerhedsstillelse I ingen af de elleve udbud er der krævet sikkerhedsstillelse. I to har udbyder forbeholdt sig ret til en anfordringsgaranti på 10 % af kontraktsummen, men i ingen af tilfældene er denne ret brugt. Der er ikke argumenteret særligt for denne disposition. Udbyders ret til at vælge tilbudsgivere, som den føler sig tryg ved, betyder formentlig, at der ikke findes særlige grunde til at bede om garantier. 3.4 Opdeling af opgaven i delopgaver I de fem af seks udbud af V1- og V2-undersøgelser er opgaven udbudt i delopgaver, dvs. hvor mindst to tilbudsgivere er valgt til at løse opgaven. Dette valg er generelt begrundet i hensyn til arbejdsgangene, hvor flere sagsbehandlere således følger hver af delopgaverne. I et udbud er opgaven udbudt i delopgaver med mulighed for, at alle delopgaver tildeles én og samme leverandør. Tre af de fire udbud af analyseopgaver har valgt at udbyde opgaven samlet, mens en enkelt har valgt at udbyde i delopgaver med henblik på at finde den bedste leverandør inden for hvert fagområde. Opgaven er her udbudt med mulighed for at få hele opgaven. Endelig er udbuddet af afværgearbejdet tilsvarende udbudt som delopgaver med mulighed for at få hele opgaven. Begrundelsen for dette valg er dels ønsket om at anvende flere rådgivere for at undgå husrådgivere og dels

10 muligheden for at opnå rabatter ved at tildele flere delopgaver til samme leverandør. En samlet oversigt over valg af udbud i hel- og delopgaver er vist i tabel 3.1 nedenfor. Opgavetype Opgaven udbudt i delopgaver Opgaven ikke udbudt i delopgaver Opgaven udbudt i delopgaver med mulighed for tildeling af alle delopgaver til én tilbudsgiver V1-kortlægning 2 V2-2 undersøgelser V1- + V2-2 opgaver Analyser 3 1 Afværge 1 Tabel 3.1 Fordeling af udbud i hel- og delopgaver. 3.5 Supplerende orienteringsmateriale I de fleste udbud er der udarbejdet supplerende orienteringsmateriale til udbudsbekendtgørelsen, dvs. et materiale der mere detaljeret oplyser om det ønske arbejde. Der henvises normalt til eksistensen af et sådant i udbudsbekendtgørelsen. Supplerende orienteringsmateriale fremsendes enten på begæring herom eller annonceres på udbyders hjemmeside. Det sidste er formentlig det letteste at administrere, mens det første på et tidligt tidspunkt i forløbet giver udbyder et overblik over, hvem der er interesserede i at byde på opgaven. Valget at udarbejde supplerende orienteringsmateriale begrundes i to forhold: Det er en fordel at udbede anmodning om prækvalifikation i et fast format, således at det letter udvælgelsesproceduren. Det er en fordel for tilbudsgivere, at de har en klar fornemmelse af, hvad opgaven går ud på. Det sidste gælder vel også for udbyder, at man undgår henvendelser fra tilbudsgivere, som ikke vil have mulighed for at udføre opgaven.

11 En enkelt udbyder har valgt ikke at udarbejde supplerende orienteringsmaterialer for to udbud. Udbyder begrunder det med, at der ikke anses at være fordele ved at udarbejde supplerende orienteringsmaterialer. Synspunktet er ikke nærmere begrundet.

12 4 Prækvalifikation 4.1 Valg af parametre til udvælgelse Udbyder er i princippet meget frit stillet i forhold til valg af tilbudsgivere blandt indkomne anmodninger om prækvalifikation. I de syv udbud, der indgår her, er der stor konsensus om, at udvælgelse begrundes i tilbudsgivers erfaringer og kompetencer inden for fagområdet. Der er endvidere konsensus om, at sikkerhed for tilbudsgivers kapacitet og formåen til at løse opgaven er en væsentlig parameter. Der er dog nogen variation i, hvilke oplysninger der lægges til grund for udvælgelsen. I tre udbud er det valgt at lade CV'er for nøglepersoner indgå, og i to er det valgt at lade teknisk udstyr indgå som en parameter. Kommentar Det skal bemærkes, at udvælgelsesparametre ikke efterfølgende kan anvendes i forbindelse med tildelingen af opgaven. Hvis man således ønsker at lade faglige kvalifikationer på de medarbejdere, der skal løse opgaven, indgå som kriterium for tildeling af opgaven, skal man ikke fordre CV'er som del af udvælgelsesproceduren. Det vil være i konflikt med tjenesteydelsesdirektivet, og en genanvendelse af kriterier kan medføre, at hele udbudet skal gå om, hvis dette begæres af en tilbudsgiver. Normalt vil man formentlig vælge at anvende CV'er på de medarbejdere, der faktisk indgår i holdet, der skal løse opgaven, hvorfor anvendelse af CV'er som udvælgelseskriterium i forbindelse med prækvalifikation ikke kan anbefales. De parametre, der indgår i de syv her behandlede begrænsede udbud, er opstillet i tabel 4.1. nedenfor.

13 Tema Indgår Indgår ikke Firmabeskrivelse, økonomiske forhold 5 2 Firmabeskrivelse, omsætning for ydelser vedr. den aktuelle type ydelse 7 0 Gældserklæring 7 0 Firmakapacitet, ledelsesstruktur 4 3 Firmakapacitet, antal beskæftigede i alt 5 2 Firmakapacitet, antal beskæftigede ved den aktuelle type ydelse 7 0 CV for medarbejdere beskæftiget med den aktuelle type ydelse 3 4 Teknisk udstyr, der skal benyttes til opgaveløsningen 2 4 Projektleders og stedfortræders kvalifikationer 5 2 Referencer. Oplysninger om opgavetype, klient, firmaets rolle, tidspunkt for opgaven, evt. samarbejdspartnere 7 0 Firmaets forsikringsforhold 6 1 Firmaets interne kvalitetssikringssystem 7 0 Firmaets interne miljøledelsessystem 0 7 Tabel 4.1 Udvælgelsesparametre. 4.2 Udvælgelse Tre udbud benytter sig af muligheden for helt frit at vælge tilbudsgivere blandt indkomne ansøgninger om prækvalifikation, mens fire anvender vægtede kriterier. For et af de fire udbud oplyses følgende model: Der gives fra 0 til 4 point for hver af følgende parametre, der vægtes indbyrdes procentuelt som anført: Firmaets/konsortiets soliditet: 10 % Medarbejdernes kvalifikationer: 50 % Referencer: 30 % Interne KS-system: 10 %. En udbyder af to udbud oplyser, at flere sagsmedarbejdere foretager evalueringen, og at den endelige bedømmelse fremkommer som gennemsnit for hver parameter. For nærmere oplysninger om evalueringssystemer ved prækvalifikation henvises til materialesamlingen.

14 Kommentar Det frie valg giver mulighed for at vælge ud fra ikke synlige kriterier begrundet i konkurrenceforhold eller andet. Det stiller udbyder meget frit i forhold til valg og implicerer ikke nødvendigvis en tilbagemelding til tilbudsgiver om begrundelse for valg og fravalg. De vægtede kriterier binder udbyder til rent faktisk at følge de på forhånd valgte kriterier, hvilket kan lette udvælgelsesproceduren og lette tilbagemeldingen til tilbudsgivere. Man slipper måske for (ubehagelige) forklaringer til samarbejdspartnere. Desuden er det en god service over for tilbudsgivere at oplyse klar begrundelse for valg og fravalg. I ingen af de syv udbud har proceduren givet anledning til klager. Svarene på spørgeskemaerne er sammenfattet i tabel 4.2 nedenfor. Tema Ja Nej Frit blandt bydende som opfylder minimumskravene 3 3 Ud fra vægtede kriterier (pointsystem) 4 3 Opfyldte alle de bydende minimumskravene? 5 1 Var der tilbudsgivere, der fremsendte ikkekonditionsmæssigt materiale? 0 6 Var der så få tilbudsgivere, som fremsendte konditionsmæssige materiale, at udbuddet blev annulleret? 0 6 Har der været klager over forløbet til og med prækvalifikationen? 0 7 Note: Ikke alle har besvaret spørgsmålet. Tabel 4.2 Udvælgelse. 4.3 Antal, der udvælges ved prækvalifikation I de syv begrænsede udbud (alle udbud minus udbud af laboratorieopgaverne) er det valgt at prækvalificere forskellige antal firmaer/konsortier. Følgende er annonceret i udbudsbekendtgørelserne: Antal, der udvælges til at afgive tilbud: 5 (i tre udbud). Antal, der udvælges til at afgive tilbud: 5-7 (i to udbud). Antal, der udvælges til at afgive tilbud: 8 (i to udbud). Fem er det mindste antal, som kan udvælges i henhold til Tjenesteydelsesdirektivet. Fem er med andre ord det antal, som anses for at udgøre et rimeligt konkurrencegrundlag. I tre udbud er det også det antal, som anses at være passende for valg af det rette tilbud.

15 I to udbud er det i udbudsbekendtgørelsen annonceret, at 5-7 firmaer/konsortier vil blive indbudt til at afgive tilbud. Fabricius og Offersen skriver i deres værk EU's udbudsregler i praksis fra 2002, side 199, at ordregiveren - hvis der er sat et minimumsantal og maksimumsantal formentlig må være berettiget til at skønne præcis, hvor mange derimellem han vil opfordre til at afgive bud. Ingen siger det modsatte. Det er et vanskeligt spørgsmål at afgøre, hvad det er, der kan begrunde, om man vælger 5, 6 eller 7. Det er der ikke nogen vejledning til, men det skal i hvert fald være et sagligt kriterium. Der er kun kendelser, der har taget stilling til, hvad der skal ske, hvis der er angivet et maksimumantal. Her har man pligt til at prækvalificere alle, der opfylder prækvalifikationsbetingelserne og kun fravælge, hvis der er flere end det opgivne antal. Der er ikke i materialet anført nærmere overvejelser over fastsættelse af antal, der udvælges ved prækvalifikation. Forskellige synspunkter kan gøre sig gældende: Mange tilbud giver større konkurrence Mange tilbud giver mere arbejde i forbindelse med evaluering og tildeling Mange tilbud nedsætter tilbudsgivers chance for at få opgaven, hvorfor der lægges mindre energi i at få opgaven, og dermed falder kvaliteten i tilbuddene Antal tilbudsgivere, der tildeles kontrakt på delopgaver, er retningsgivende for antallet af tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud. Dvs. jo flere leverandører, der ønskes, jo flere inviteres til at afgive tilbud.

16 5 Udbudsmateriale Alle de her behandlede udbud fordrer en opgave løst på grundlag af en arbejdsbeskrivelse. Ingen af udbudene er sket som funktionsudbud, dvs. hvor opgaven kan løses frit, men bundet til en nærmere defineret funktionalitet i resultaterne. V1- og V2-opgaven er i alle amter defineret i meget klare metodiske standarder, som indbyrdes er meget lig hinanden fra amt til amt. Disse klare standarder er dels givet i kortlægningsvejledningen, dels i økonomiske forhold, dels i tilgængeligheden af historiske oplysninger og dels i muligheder inden for kemiske analyser. Kommentar Det må derfor vurderes, at det vil være uhyre vanskeligt at udbyde kortlægningsopgaver på grundlag af krav til funktionalitet. De klare standarder for afrapportering, omfang af undersøgelser mv. vil på forhånd udelukke muligheden af alternative formater, som vil være en naturlig konsekvens af udbud på grundlag af krav til funktionalitet, altså at resultaterne skal kunne anvendes i de fastlagte procedurer. Sådanne alternative formater vil betyde større arbejde for udbyder i behandlingen af resultater og den videre sagsadministration. Funktionalitetsprincippet kan imidlertid have visse fordele ved udbud af afværgeforanstaltninger og kemiske analyser. I sidstnævnte vil funktionalitet normalt indgå som en parameter i arbejdsbeskrivelsen, idet f.eks. detektionsgrænser er et krav til funktionaliteten. Ved udbud af afværgeforanstaltninger kan udbudet tænkes udbudt på særlige krav om oprensningsniveau, hvor den anvendte teknologi således lades op til den enkelte tilbudsgiver. Sådanne indgår ikke i materialet. 5.1 Dokumenter i udbudsmaterialet I de seks udbud af V1- og V2-opgaver, et udbud af afværgeforanstaltninger og de fire udbud af laboratorieydelser, indhentes tilbud på grundlag af et til flere af følgende dokumenter: Særlig arbejdsbeskrivelse, SAB Tilbuds- og afregningsgrundlag, TAG Tilbudsliste, TBL Kontrakt. To V1- og V2-opgaver samt et udbud af laboratorieydelser er tillige udbudt på grundlag af rammekontrakt for standardydelser. Det fremgår ikke af det

17 modtagne materiale, hvordan sådanne rammekontrakter indgår i V1-/V2- udbudene. 5.2 Sammenhæng Et af de områder, der har voldt de fleste amter visse vanskeligheder, er at sikre konsistens i arbejdsbeskrivelse, afregningsmetode og kontrakt/betalingsplan. Flere amters standardkontrakter er ikke udarbejdet med henblik på udbud efter tjenesteydelsesdirektivet. Kommentar Et godt råd er på et tidligt tidspunkt i forløbet at forberede udarbejdelse af den kontrakt, opgaven skal indgås på. 5.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet og behandling heraf Spørgerunden er vigtig for både udbyder og tilbudsgiver. Udbyder får igennem spørgsmål en direkte tilbagemelding på forståelsen af udbudsmaterialet, og tilbudsgivere får mulighed for at stille opklarende spørgsmål til materialet, hvor der måtte være upræcise formuleringer eller direkte fejl. Fejl og mangler i udbudsmaterialet kan næsten ikke undgås i første forsøg, og spørgsmål er et godt grundlag for rettelser med henblik på en genanvendelse af arbejdsbeskrivelsen i et senere udbud. Alle de her behandlede elleve udbud har givet anledning til spørgsmål til udbudsmaterialet. De anførte eksempler sigter alle på afklaring og præcisering af specifikke forhold. Generelt er det indtrykket, at udbudsmaterialet har været tilfredsstillende forståelsesmæssigt for tilbudsgivere, og de anførte spørgsmål har formentlig ikke ændret væsentligt på forståelsen og prisfastsættelsen i tilbudet. Kommentar Rådgivere overvejer ofte at udnytte spørgerunden til at vise interesse for opgaven. Mange spørgsmål er således ikke nødvendigvis udtryk for en mangelfuld arbejdsbeskrivelse. I ingen af udbuddene har der været afholdt spørgemøder.

18 6 Vurdering og tildeling 6.1 Valg af parametre for tildeling I alle udbud er valgt at tildele efter økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ingen har valgt at udbyde efter billigste pris. Der nævnes ingen særlig begrundelse for fravalget, men vurderet ud fra de valgte tildelingskriterier, er krav om kvalitet i arbejdet og faglig kompetence også afgørende for tildelingen af opgaven. Kommentar Udbud til billigste pris stiller store krav til klarheden i kvalitetsmål mv. i udbudsmaterialet, og skønt udbyder kan kassere resultatet uden vederlag, hvis disse mål ikke er til stede i resultaterne, er risikoen for besværligheder, hvor man ikke får resultaterne og måske skal ud i retstvister, altid til stede. Således må udbud til billigste pris generelt frarådes i disse typer opgaver Parametre De parametre, der indgår i de elleve her behandlede udbud, er opstillet i tabel 6.1 nedenfor. Tema Indgår Indgår ikke Ikke oplyst Samlet pris Bemandingsplan, projektleder og medarbejdere Bemandingsplan/projektleder Tidsplan for opgavens gennemførelse 8 3 Kvalitetssikringsplan Valg af analysemetoder Fremgangsmåde for opgavens gennemførelse Tabel 6.1 Tildelingsparametre. Den mest udbredte model ved udbud af V1- og V2-opgaver består af følgende parametre: Pris Bemanding (evt. inkl. projektleder) Tidsplan KS-plan. I to tilfælde er prisen nedbrudt i tre delpriser, nemlig for: Standardundersøgelse

19 Supplerende undersøgelse Reguleringspriser. Når disse parametre nærmest er blevet en slags standard, hænger det sammen med de krav, der således synes stor konsensus om, betyder mest i valget af leverandør. De er samtidig forholdsvis enkle at evaluere på. I flere af de her beskrevne udbud har udbyder lagt en tidsplan med frister for afleveringer og samtidig bedt om en tidsplan, som indgår i bedømmelsen. Kommentar Det kan umiddelbart virke forkert at bede om en tidsplan som anført ovenfor, men alligevel har det været muligt at tildele point, da fristerne ikke altid er reflekteret klart i tilbudene. Et godt råd er at undgå parametre, som ikke er en reel konkurrenceparameter, i evalueringen. Udbyder er bundet af at tildele opgaven efter de annoncerede principper. Det er klart, at der er nogen elasticitet i selve vurderingen, hvor 0,1 point på en enkelt parameter kan skubbe en knap så populær tilbudsgiver væk fra opgaven. Hvis der derimod er tale om en åbenlys forkert vurdering ud fra de indkomne tilbud, kan vurderingen give anledning til tvister Vægtning Det er blevet ganske normal praksis, at parametrene indgår i bedømmelsen med forskellig indbyrdes vægtning. I reglen vægtes pris og bemanding højt, mens f.eks. tidsplan og KS-plan vægtes lettere. Forskellige vægtninger, som indgår i de her behandlede udbud, er vist i tabel 6.2 nedenfor. For enkelte parametre er ingen vægtning oplyst.

20 Tema 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Samlet pris 4 3 Bemandingsplan, projektleder og medarbejdere Bemandingsplan og projektleder Tidsplan for opgavens gennemførelse 6 1 Projektrelateret kvalitetssikringsplan 4 1 Valg af analysemetoder 1 Fremgangsmåde for opgavens gennemførelse Konsulentbistand ifm. ydelsen (laboratorieopgaver) Tabel 6.2 Vægtning af tildelingsparametre, antal udbud. I det ene tilfælde, hvor prisen er nedbrudt i tre delpriser, er følgende vægtning anvendt: Standardundersøgelse: 20 % Supplerende undersøgelse: 15 % Reguleringspriser: 25 %. Prisen vægtes således samlet med 60 %. Kommentar Der er ingen regler for, hvordan man må vægte. Det er imidlertid indlysende, at en vægtning af prisen med % burde føre til overvejelser om at udbyde til billigste pris, da både tilbudsgivere og udbyder derved sparer en masse tid. Det er ikke et krav, at vægtningen annonceres i udbudsmaterialet, blot at de parametre, der indgår i evalueringen er oplyst. Det må dog anses for god etik at oplyse denne, således at indbydere ved, hvordan der evalueres. Når en vægtning er oplyst, skal denne også følges ved evalueringen Beregningsmetode Vægtningen kan beregnes på forskellige måder. I eksemplet nedenfor i tabel 6.3 tildeles point for hver parameter, hvor 4 (fire) er højest og 1 (én) lavest. Point tildeles i et af udbudene således: Bedst opnåelige: 4 Meget tilfredsstillende: 3 Tilfredsstillende: 2 Ikke tilfredsstillende: 1

21 Bedømmelse ikke mulig: 0. Der kan principielt ikke scores 0 (nul), uden at tilbudet kasseres som ikke konditionsmæssigt. I eksemplet har flere personer foretaget evaluering ved tildeling af point. Således er fremkommet resultat beregnet som gennemsnit af de enkelte tildelinger af point. Denne metode er anvendt af de fleste udbydere af de her behandlede udbud. I eksemplet er scoren for pris beregnet således: Billigste pris = 4 point Anden billigste pris = Billigste pris/anden billigste x 4 Tredje billigste pris = Billigste pris/tredje billigste x 4 osv. Scorerne er med andre ord givet forholdsmæssigt i forhold til de indbyrdes prisforskelle. Man kan også vælge f.eks. at tildele hele point efter billigste, næstbilligste osv. Ved små prisforskelle giver dette imidlertid meget stor variation i scorerne og billigste pris har dermed store chancer for også at få opgaven uanset de andre parametre. Tilbud Pris (kr.) Pris, Bemanding Tidsplan KS-plan Samlet Rang score score ,00 3,72 3,50 3,00 3,90 3, ,00 2,92 4,00 3,20 3,00 3, ,00 3,33 3,75 2,90 4,00 3, ,00 4,00 2,00 1,00 1,00 2, ,00 2,84 2,90 3,50 1,00 2,56 4 Vægtning 40 % 30 % 10 % 20 % Den samlede score beregnes her således: Pris score x 40 % + Score bemanding x 30 % + Score tidsplan x 10 % + Score KS-plan x 20 % I eksemplet vinder næstbilligste pris på grund af høje scorer på bemanding, tidsplan og KS-plan. Tabel 6.3 Eksempel på resultat af evaluering. 6.2 Tildeling og meddelelse om tildeling og afslag Tilbud med højest score tildeles opgaven. Tildelingen meddeles den vindende tilbudsgiver ved returnering af underskrevet aftale. De øvrige tilbudsgivere gives med brev meddelelse om, at opgaven er gået til anden side. Der er ikke krav om, at evalueringen medsendes til de bydende