Udbudskompendium. Begrænset udbud nr. 2008/S Udbud af. Ambulancetjenesten i Region Syddanmark

Transkript

1 Udbudskompendium Begrænset udbud nr. 2008/S Udbud af Ambulancetjenesten i

2 Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER Indledning Udbyder Kontaktafdeling og person Udbudsmateriale Fortrolighed Tidsplan Spørgsmål Afgivelse af tilbud og sprogkrav Aflevering af tilbud Vedståelsesfrist Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Forbehold og alternative tilbud Den udbudte opgave Tildelingskriterium med underkriterier Sideordnede tilbud på forskellige serviceniveauer Optioner Driftsperiode Virksomhedsoverdragelse Orientering om resultatet af udbudsforretningen KRAVSPECIFIKATION Terminologiliste Præsentation af Principper for udbudet Relevante samarbejdspartnere for ambulanceleverandøren Øvrige samarbejdsforpligtigelser for ambulanceleverandøren Krav til opgavens udførelse Krav vedr. kvalitetsudvikling og kvalitetssikring Antal enheder og geografisk placering Leverandørens generelle beredskabsforpligtelse Bemandingskrav Krav til uddannelse og kompetencer Krav til ambulancer og øvrigt materiel Yderligere generelle krav Betalingsmodel Indkøringsperiode DISPOSITION FOR TILBUD Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud Generelle oplysninger Erklæring vedrørende arbejdsforhold Forbehold Redegørelser/dokumentation Tilbudspris TILBUDS-BILAG ØVRIGE BILAG TIL UDBUDSMATERIALET... 59

3 Udbudsbetingelser 2 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Udbudet gennemføres som begrænset udbud af en tjenesteydelseskontrakt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort på udbyders hjemmeside den efter forudgående offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2008/S af samme dato. Vejledende forhåndsmeddelelse er tilsvarende offentliggjort på udbyders hjemmeside den efter forudgående offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2007/S af Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave findes i afsnit 1.14, side 7, og nærmere beskrivelse af opgavens omfang samt udbyder findes i Kravspecifikation, side 11ff. 1.2 Udbyder Udbyder af nærværende udbud er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Jette Schelderup Nielsen Tlf.: (+45) indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af ambulancetjenesten, Sagsnr. 07/21478." Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af:

4 Udbudsbetingelser 3 Nærværende Udbudskompendium indeholdende: o Udbudsbetingelser (side 2ff) indeholdende en beskrivelse af hvilke vilkår tilbudsgiver afgiver sit tilbud under o Kravspecifikation (side 11ff) indeholdende en beskrivelse af den udbudte opgave samt krav til udførelsen heraf o Disposition for tilbud (side 49ff) hjælpeværktøj til udformning af tilbud o Tilbuds-Bilag (side 50ff) indeholdende 5 bilag, som tilbudsgiver kan anvende til at afgive sit tilbud efter Øvrige bilag til Udbudsmaterialet indeholdende 16 bilag med supplerende oplysninger til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud Juridiske betingelser for ambulancetjenesten Kontrakt Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har modtaget det fulde udbudsmateriale i henhold til ovenstående oversigt. Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som i anonymiseret form løbende vil blive meddelt skriftligt pr. til samtlige tilbudsgivere, dog senest den Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.4, side 51. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

5 Udbudsbetingelser Tidsplan Alle datoer og tidsfrister markeret med * i nedenstående skema er vejledende og ikke forpligtende for udbyder Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende og på udbyders hjemmeside: kl Frist for modtagelse af ansøgning om prækvalificering Udbudsmateriale udsendt til alle prækvalificerede tilbudsgivere kl Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet Seneste dato for skriftlig fremsendelse af spørgsmål & svar i anonymiseret form, samt seneste dato for fremsendelse af eventuelle yderligere oplysninger til samtlige tilbudsgivere (sker pr. ) Kl September 2008 * Oktober 2008 * Uge * Uge * Frist for modtagelse af tilbud Gennemgang af tilbud Politisk behandling af indstilling om valg af leverandør Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden) Forventet kontraktindgåelse 2. kvartal 2009 * Forventet start på driftsperiode Vedståelsesfrist 1.7 Spørgsmål Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, krav, kontraktvilkår mv. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at gøre udbyder særligt opmærksom herpå, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk.

6 Udbudsbetingelser 5 Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til udbyders kontaktperson, gerne pr. , jf. pkt. 1.3, side 2. Tilbudsgiver bedes oplyse en adresse, som udbyder kan benytte til besvarelse af spørgsmål. Spørgsmål, der er udbyder i hænde senest den kl , vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil løbende og senest den blive fremsendt i anonymiseret form via mail til samtlige tilbudsgivere. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. 1.8 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, såfremt dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud i øvrigt henvises til Disposition for tilbud (side 49ff). Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.9 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét original eksemplar mærket Original. Udbyder ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. 10 stk. CD-rom indeholdende det samlede tilbud. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom, vedlægges 10 kopier af dette i papirformat. Hver CD-rom skal være mærket med tilbudsgivers navn samt teksten Ambulancetjeneste - Sagsnr. 07/ Tilbuds-Bilag 1 (se side 51ff) og Tilbuds-Bilag 3 (se side 53) vedlægges i Word-format på ovennævnte CD-rom. Tilbuds-Bilag 5 vedlægges i Excel-format på ovennævnte CD-rom. Disse dokumenter må ikke være skrivebeskyttede af hensyn til udbyders videre bearbejdning heraf. Tilbudsgiver har ansvaret for, at indholdet på CD-rom er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være papireksemplaret, der er gældende og bindende for tilbudsgiver. Tilbud skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi, CD-rom mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst:

7 Udbudsbetingelser 6 Tilbud vedrørende ambulancetjenesten Sagsnr. 07/21478 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmate-

8 Udbudsbetingelser 7 rialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for udbyder at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbudet er afleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at udbyder har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har udbyderen ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at udbyderen ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at udbyderen heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning Forbehold og alternative tilbud Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold Udbyder fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at udbyderen er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud Udbyder opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt Udbyder ser gerne, at eventuelle forbehold angives ved, at tilbudsgiver skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold anfører stedet (punktet) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt anfører den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. Det anbefales, at eventuelle forbehold vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i underskrevet stand (se side 53) Der kan ikke afgives alternative tilbud Den udbudte opgave Den udbudte opgave omfatter al behandlingskrævende kørsel i, herunder også kørsel med lægebiler, akutbiler og specialambulancer Opgaven udbydes som et antal præhospitale enheder (køretøjer + bemanding), hvis antal og placering bestemmes af det serviceniveau, som udbyder vælger. Den nærmere beskrivelse af opgaven findes i Kravspecifikation, side 11ff Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Økonomi 50 % Kvalitet 25 %

9 Udbudsbetingelser 8 Driftssikkerhed 25 % Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til de ovenfor anførte underkriterier, som nærmere angivet i det følgende: Økonomi Økonomi forstås som tilbudsgivers samlede tilbudspris, jf. Tilbuds-Bilag 5. Tilbudspriserne skal angives i tilbudsskemaet, jf. Tilbuds-Bilag 5. Tilbudsgiver skal angive én pris ud for hvert felt i tilbudsskemaet. Det er obligatorisk at afgive pris på hvert delelement inkl. optioner. På baggrund af tilbudspriserne angivet i Tilbuds-Bilag 5 beregnes den samlede økonomi efter følgende vægte: Vægte Positionsnumre 70 % Sum af positionerne A1 til A8 3 % For hver af positionerne B1, B2, B3, B7 og E4 For hver af positionerne E5, F1, F3, G1, G3, 1 % H2, H3, I2, I3, J2 og K2 For hver af positionerne C1, C2, C3, C7, D1, 0,5 % D2, D3 og E6 Se nærmere forklaring til tilbudsskemaet og udfyldelse heraf i Tilbuds-Bilag 5. Tilbudspriserne skal omfatte samtlige omkostninger i forbindelse med levering af ambulanceydelsen Kvalitet Kvalitet vurderes på baggrund af den til opgaven tilbudte kvalitet, hvor der særligt lægges vægt på følgende parametre i ikke prioriteret rækkefølge: Kvaliteten af sundhedsfaglige instrukser Procedure for vedligeholdelse af materiel og køretøjer, herunder procedure for kontrol og vedligeholdelse af funktion- og hygiejneprocedurer. Den lægeligt ansvarliges uddannelse og erfaring med akutte medicinske problemstillinger og ambulancebehandling samt med undervisning, skadestedsorganisation og kvalitetsudvikling/forskning. Den lægeligt ansvarliges indplacering i organisationen specielt med henblik på sundhedsfaglig indflydelse på ledelsesniveau. Øvrige personalemæssige forhold: o Udvikling og bibeholdelse af personalets kompetencer o Fastholdelse og rekruttering af personale o Nyuddannelsesplan o Rotationsordninger Løsningsforslag vedr. adipositas-, senge- og babyambulancer Håndtering af større hændelser Håndtering af medicin og luftarter under tryk Håndtering af klagesager IT-mæssige kompetencer

10 Udbudsbetingelser 9 Plan for kvalitetsudvikling i ambulancetjenesten Vurderes på baggrund af besvarelserne oplistet i Tilbuds-Bilag 4, nr. 1, 2, 3, 7, 8, 9, 10, 13, 14, 17, 18, 19, 20 og Driftssikkerhed Ved driftssikkerhed forstås den til opgaven tilbudte driftsikkerhed, hvor der særligt vil blive lagt vægt på følgende parametre i ikke prioriteret rækkefølge: Antal køretøjer af de ønskede beredskabstyper, herunder antal reservekøretøjer og/eller aftaler om sådanne. Teknisk specifikation af vognparken, alder, kørte km og aktuelle stand samt en vedligeholdelses- og udskiftningsplan for vognparken. Aktuel mandskabsstyrke og uddannelsesmæssige fordeling samt fordeling af medarbejderprofiler i driftsperioden Vagtplanlægning (inkl. ferieplanlægning) samt tilkaldemuligheder i forbindelse med sygdom eller anden form for fravær Levering af serviceniveauerne 2 og 3 Enheders tilgængelighed Overholdelse af mobiliseringstid Vurderes på baggrund af besvarelserne Tilbuds-Bilag 4, nr. 4, 5, 6, 11, 12, 15 og Sideordnede tilbud på forskellige serviceniveauer Der ønskes sideordnede tilbud på tre forskellige serviceniveauer jf. afsnit Regionsrådet i vil på baggrund af de indkomne tilbud beslutte, hvilket serviceniveau der skal være gældende. Udbyder har frit valg mellem de tilbudte serviceniveauer, og vil i forbindelse med kontrakttildelingen beslutte serviceniveauet. I afsnit 1.15 er anført de underkriterier, som udbyder vil lægge til grund ved evalueringen af tilbudene på hvert serviceniveau. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på serviceniveauerne 1 og 2, mens det er frivilligt at give tilbud på serviceniveau 3. Såfremt udbyder vælger serviceniveau 3, forbeholder udbyder sig ret til at se bort fra tilbudsgivere, der ikke har givet tilbud på dette serviceniveau. Priser på de tre serviceniveauer afgives i Tilbuds-Bilag Optioner For hvert af de tre serviceniveauer udbydes optioner på tilkøb af nedenstående beredskaber: Tilkøb eller fravalg af dagsberedskab (12 timers driftstid) Tilkøb eller fravalg af døgnberedskab (24 timers driftstid) Tilkøb eller fravalg af lavaktivitetsberedskab Tilkøb af akutbil dag Tilkøb af akutbil døgn Tilkøb af lægebil dag Tilkøb af lægebil døgn Der er desuden option på forlængelse af driftsperioden med 2x12 måneder optionen kan gøres gældende af udbyder med et varsel på 12 måneder forud for udløb af driftsperioden.

11 Udbudsbetingelser 10 Tilbudsgiver skal afgive tilbud på hver af de udbudte optioner, som skal være gældende i hele driftsperioden med eventuel forlængelse. Priser på ovenstående optioner afgives i Tilbuds-Bilag Driftsperiode Kontrakten træder i kraft ved underskrivelse heraf, og løber herefter i fire år fra tidspunktet for driftsstart (forventeligt 2. kvartal 2009) med option på forlængelse i 2 x 12 måneder Virksomhedsoverdragelse Da der ikke i forbindelse med nærværende udbud forudsættes overdraget materiel eller personel til den leverandør, der får tildelt kontrakten, finder lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse ikke anvendelse Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om ændring af bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (samtidig underretning af samtlige ansøgere og tilbudsgivere mv.). Denne meddelelse sendes pr. til den af tilbudsgiver i Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.2 angivne e- mailadresse. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstillperioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.

12 Kravspecifikation 11 2 KRAVSPECIFIKATION 2.1 Terminologiliste I Udbuds-Bilag 1 findes en terminologiliste, som indeholder nærmere angivelser vedr. lovgivning samt korte definitioner på udtryk og begreber anvendt i udbudskompendiet, f.eks. Driftstid, Mobiliseringstid etc. Angivelser, udtryk og begreber, der er markeret med en * (stjerne) i teksten nedenfor, findes på terminologilisten. Bemærk dog, at markeringen kun anvendes første gang, at angivelsen, udtrykket eller begrebet forekommer i teksten. 2.2 Præsentation af strækker sig geografisk fra Langeland i øst til Fanø i vest og fra grænsen til Tyskland i syd til ca. 40 km. nord for Vejle. er dermed broen mellem Øst- og Vestdanmark og porten til det europæiske kontinent. Regionen har ca. 1.2 mio. indbyggere. s hovedopgaver er primært inden for sundhed, social- og psykiatriomådet samt regional udvikling. Inden for sundhed driver regionen fire sygehusenheder med i alt 18 sygehuse. På det sociale og psykiatriske område sørger i samarbejde med regionens 22 kommuner for botilbud, behandling og specialundervisning. Gennem regional udvikling arbejder Region Syddanmark på at sikre vækst, som giver gode vilkår for borgere og erhvervsliv. Det sker i et tæt samarbejde med kommuner, erhvervsliv, arbejdsmarkedsparter og videninstitutioner. styres af et regionsråd, der består af 41 folkevalgte, der er valgt for fire år. Nuværende valgperiode udløber den 31. december Foruden at udgøre en geografisk enhed er også en koncern med ca ansatte. Dermed er regionens største virksomhed. Det årlige budget for er på ca. 19 mia. kr. har hovedadresse i Vejle, hvor regionshuset ligger. Flere informationer om kan ses på hjemmesiden: De seneste beslutninger vedr. regionens sygehusstruktur herunder akutstruktur findes på regionens hjemmeside under fremtidens sygehuse. Se følgende link Principper for udbudet Klagenævnet for udbud afsagde i foråret 2003 en kendelse, som betyder, at al patienttransport inklusiv ambulancekørsel fremover skal i udbud. Denne kendelse gør således op med den tidligere opfattelse, hvorefter den akutte ambulancekørsel er en del af behandlingen, forstået som en del af sygehusbehandlingen, hvorfor denne del af patienttransportområdet kunne undtages fra udbud. Indeværende udbud er således et udbud af ambulancekørslen i. Det overordnede mål med den præhospitale indsats er, at sikre borgerne i relevant hjælp hurtigst muligt.

13 Kravspecifikation 12 Udbyder har i forbindelse med overvejelserne omkring udbud af ambulancetjenesten været igennem en længevarende beslutningsproces. En uddybning af de principper, der ligger til grund for indeværende udbud, findes i Udbuds-Bilag Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Opgaven omfatter den samlede behandlingskrævende kørsel i, se Udbuds-Bilag 2 for en oversigt over det primære optageområde samt sygehusenes placering. En mindre del af kørslerne vil være til/fra lokaliteter udenfor. Udbyder ønsker at indgå kontrakt med én kørselsoperatør*. Leverandørens forpligtelser Leverandøren* har ansvaret for ambulancetjenestens udførelse. Leverandøren skal udføre kørsler disponeret af udbyders vagtcentral*. Leverandøren skal følge de regler, som de centrale sundhedsmyndigheder har givet og fremover må give vedrørende materiel, udstyr og uddannelse af det personale, der er beskæftiget med ambulancekørsel samt kørsel med øvrige præhospitale enheder*. Leverandøren skal følge udbyders retningslinier og målsætninger, som beskrevet i plan for sundhedsberedskabet* og den præhospitale indsats, se Udbuds-Bilag 7. Leverandøren skal følge de strategier og politikker, som udbyder i øvrigt måtte vedtage i kontraktens løbetid. Leverandøren forpligter sig til at følge udviklingen på det præhospitale område, både nationalt og internationalt, for kontinuerligt at kunne levere en tidssvarende ambulancetjeneste. Varetagelsen af disse forpligtelser indebærer, at leverandøren indenfor driftsperioden lever op til de forpligtelser, der påhviler udbyder i henhold til gældende lovgivning. Leverandørens ydelse er omfattet af målsætningen for præhospital indsats i henhold til BEK 977*. Overordnet har den præhospitale indsats til formål, at: redde liv forbedre helbredsudsigter formindske smerter og andre symptomer afkorte det samlede sygdomsforløb yde omsorg og skabe tryghed Herudover ser udbyder det som en målsætning, at: der ydes en sammenhængende præhospital indsats af høj kvalitet til borgerne i hele regionen, som medvirker til at skabe tryghed i alle områder den rette præhospitale hjælp sendes til den rette patient til rette tid udbyders præhospitale indsats baseres på en effektiv udnyttelse af de personalemæssige ressourcer den præhospitale indsats medvirker til at skabe sammenhængende akutte patientforløb der sker en fortsat styrkelse af det præhospitale område Enheder og beredskabstyper Enhederne i kan opdeles i en række forskellige beredskabstyper, afhængig af enhedens funktion og driftstid*:

14 Kravspecifikation 13 dagsberedskab (12 timers driftstid med start mellem 06 og 08) døgnberedskab (24 timers driftstid) lavaktivitetsberedskab øvrige præhospitale enheder Beredskabstyperne beskrives nærmere i afsnit Øvrige præhospitale enheder Foruden de ovennævnte ambulanceberedskaber* skal leverandøren levere et antal øvrige præhospitale enheder. De forskellige enheder betegnes: akutbil* dag akutbil døgn lægebil* dag lægebil døgn adipositasambulance døgn sengeambulance døgn babyambulance døgn Følgende øvrige præhospitale enheder skal leveres af ambulanceleverandøren* uanset valg af serviceniveau*: Lægebiler: to døgndækkende lægebiler med base* i hhv. Odense og Aabenraa en lægebil med driftstid* med base i Svendborg Akutbiler: en døgndækket akutbil med base i Rudkøbing to akutbiler med driftstid med base i hhv. Sønderborg og Haderslev Adipositasambulancer: to adipositasambulancer (baser aftales mellem leverandør og udbyder). Leverandøren skal udarbejde et løsningsforslag der sikrer, at mindst to ambulanceberedskaber i regionen døgnet rundt kan håndtere patienter, der vejer over 200 kg. Se udbyders overordnede krav til Adipositasambulancer i afsnit Sengeambulancer: to sengeambulancer (baser aftales mellem leverandør og udbyder). Leverandøren skal udarbejde et løsningsforslag der sikrer, at udbyders sygehuse døgnet rundt kan få overført patienter, som af sundhedsfaglige grunde skal transporteres i en hospitalsseng. Se udbyders overordnede krav til disse sengeambulancer i afsnit Babyambulance: en babyambulance placeret i Odense. Leverandøren skal udarbejde et løsningsforslag til, hvordan det sikres, at der på forsvarlig vis døgnet rundt kan transporteres børn og nyfødte. Se udbyders krav til en babyambulance i afsnit Adipositas-, senge- og babyambulancer skal være til rådighed på de aftalte baser, og vagtcentralen vil, i de tilfælde, hvor der er brug for disse køretøjer, samarbejde med leverandøren omkring mandskabsskift fra den almindelige ambulance* til den særlige ambulancetype. Udbyder skal inden kontraktstart godkende de valgte løsninger, herunder den geografiske placering af køretøjer (dog vil der være krav om, at babyambulancen har base i Odense).

15 Kravspecifikation Drift af vagtcentral, liggende patientbefordring og lægehelikopter Den udbudte opgave omfatter ikke: drift af udbyders vagtcentral til disponering* af ambulanceberedskaber og øvrige præhospitale enheder hovedparten af den ikke-behandlingskrævende liggende patientbefordring. Udbyders leverandør(er) på liggende patientbefordring har i spidsbelastningssituationer mulighed for at videresende bestillinger på liggende patienttransporter til ambulanceleverandøren, såfremt leverandøren heraf ikke kan opfylde de angivne servicemål. Disse to opgaver udbydes i to selvstændige udbud sideløbende med nærværende udbud. Der vil ikke være mulighed for at give rabatter, som betinges af, at Leverandøren tildeles en af disse andre opgaver samtidig med indeværende opgave. Endelig indeholder den udbudte opgave ikke en lægehelikopterordning. Udbyder vil i forhold til udbygning af lægehelikopterordningen afvente de centrale udmeldinger vedrørende etablering af en landsdækkende lægehelikopterordning. 2.4 Relevante samarbejdspartnere for ambulanceleverandøren I indeværende afsnit beskrives en række samarbejdspartnere, som har relevans for ambulanceleverandøren. Som det fremgår af nedenstående, forventer udbyder, at ambulanceleverandøren indgår i et tæt og konstruktivt samarbejde med følgende samarbejdspartnere: udbyders vagtcentral/amk*, udbyders sygehuse, andre regioner i Danmark, specielt Region Midtjylland samt udbyders tyske samarbejdspartnere m.fl. Herudover skal leverandøren samarbejde med øvrige aktører på det præhospitale område, herunder lægevagten og politiet Vagtcentral Vagtcentralen er som anført ovenfor i afsnit ikke en del af den udbudte opgave. Vagtcentralen ejes af udbyder, men forventes drevet af en privat operatør. Vagtcentralen udgør imidlertid en væsentlig funktion i forhold til den ydelse, der skal leveres i forbindelse med indeværende udbud. Fysisk placeres udbyders vagtcentral i bygning 14 på Odense Universitetshospital (OUH). Eftersom vagtcentralfunktionen spiller en afgørende rolle ift. den samlede præhospitale indsats, forventes ambulanceleverandøren at indgå i et tæt samarbejde med den leverandør, der skal drive udbyders vagtcentral. Ud over ambulancedisponering varetager vagtcentralen udbyders AMK-funktion, disponering af læge- og akutbiler, planlægning og disponering af interhospitale transporter, transporter af tunge patienter, transport af børn mv. Vagtcentralen er bemandet med vagtcentraloperatører, der er specielt uddannet til opgaven. Vagtcentralen modtager primært opgaverne fra alarmcentral-112* eller en rekvirent indenfor sundhedsvæsenet. Alarmcentral-112/rekvirenten er ansvarlig for en sundhedsfaglig disponering*, som indbefatter en vurdering af, hvilken kørselskategori samt kørselsform der er nødvendig til løsning af opgaven. Herefter foretager vagtcentraloperatøren en teknisk disponering* af opgaven.

16 Kravspecifikation 15 Der anvendes samme disponeringssystem på de øvrige regioners vagtcentraler. Vagtcentralen har således også et overblik over de øvrige regioners enheder, hvorfor det er muligt at disponere ambulancer på tværs af regionsgrænser samt overtage opgaver for andre vagtcentraler i tilfælde af nedbrud eller andre forstyrrelser. Ud over disponering til løsning af konkrete opgaver kan vagtcentralen disponere enhederne til opretholdelse af beredskabsdækningen i de enkelte dele af regionen samt låne enheder til beredskabsdækning i andre regioner f.eks. ved større hændelser. For en nærmere beskrivelse af vagtcentralen og dens funktion henvises til Udbuds-Bilag Akut Medicinsk Koordinationscenter Udbyder har i dag et Akut Medicinsk Koordinationscenter* (AMK), som sikrer, at de præhospitale ressourcer udnyttes så hensigtsmæssigt som muligt. Denne funktion vil fremover være en del af opgaven med at drive udbyders vagtcentral og placeres derfor i vagtcentralens lokaler. AMK aktiveres af alarmcentral-112 ved større hændelser (ti eller flere tilskadekomne). AMK ledes af en AMK-læge, som ved større hændelser koordinerer den samlede sundhedsberedskabsmæssige indsats i regionen. Se Udbuds-Bilag 13 for en nærmere beskrivelse af AMK Sygehusene i En meget vigtig samarbejdspartner for ambulanceleverandøren er personalet på udbyders sygehuse, som i overvejende grad vil være operatørens* daglige kontaktflade til udbyder. Specielt vil ambulanceleverandøren skulle samarbejde med udbyders sygehuse omkring modtagelse og afhentning af patienter Region Midtjylland Som følge af regionernes geografiske placering, er der både fra Region Midtjylland og fra Region Syddanmark en stor fælles interesse i et tæt samarbejde omkring ambulancetjenesten i grænseområdet mellem de to regioner. Leverandøren skal således forvente, at en mindre andel af de akutte kørsler vil foregå i Region Midtjylland, ligesom de leverandører, der skal køre for Region Midtjylland, skal forvente en mindre del kørsler i. De to regioner vil i fællesskab udarbejde en vejledning for samarbejdet. Denne vejledning fremsendes til leverandøren inden kontraktstart Kreis Nordfriesland Udbyder har indgået en kontrakt med Kreis Nordfriesland om grænseoverskridende assistance med lægeudrykningskøretøj fra alarmcentralen i Nieböl. Lægeudrykningskøretøjet yder assistance i Tønder-området og Højer-området. I enkelte tilfælde, hvor lægelig ledsagelse af patienten er påkrævet og der er lægelig indikation herfor, skal leverandøren køre patienter til et sygehus i Flensborg eller Nieböl Flensburg Feuerwehr Udbyder har ligeledes en aftale med Flensburg Feuerwehr om ambulancebistand i Sønderjylland. Specifikt er der tale om bistand i den tidligere Bov kommune (nu en del af Aabenraa kommune) samt bistand til motorvej E45 nordgående spor til Kliplev-afkørsel, nr. 73. Leverandøren skal samarbejde med ambulancer fra Flensburg Feuerwehr, specielt omkring større ulykker, hvor vagtcentralen disponerer leverandørens beredskaber såvel som beredskaber fra Flensburg Feuerwehr.

17 Kravspecifikation Dansk Luftambulance A/S Endelig har udbyder en aftale med Dansk Luftambulance A/S om lægehelikopterservice, hovedsagelig i det tidligere Sønderjyllands Amt. Aftalen indebærer, at en lægehelikopter med base ved Nieböl Sygehus, kan benyttes til transport af sønderjyske patienter i akutte tilfælde. Leverandøren skal således være indstillet på at samarbejde med lægehelikopteren omkring behandling og transport af akutte patienter A/S Storebælt Der foreligger en speciel plan for storebæltsberedskabet. Sundhedsberedskabets opgaver, herunder ambulanceberedskabets* opgaver, er beskrevet heri, jf. Udbuds-Bilag Øvrige samarbejdsforpligtigelser for ambulanceleverandøren Sundhedsberedskabs- og Præhospitalt udvalg Ambulanceleverandøren er forpligtet til at leve op til den til enhver tid gældende plan for sundhedsberedskabet og det præhospitale område. Udbyder arbejder i øjeblikket på at udarbejde en ny sundhedsberedskabs- og præhospital plan. Den forventes politisk godkendt i slutningen af Indtil denne sundhedsberedskabs- og præhospital plan er politisk godkendt, er Overgangsplan og vejledning vedrørende sundhedsberedskabet (2006) gældende, jf. Udbuds-Bilag 7. Ambulanceleverandøren vil blive repræsenteret i Sundhedsberedskab-og præhospitaludvalget, og skal således påregne deltagelse i ca. 4 årlige møder i dette udvalg. Samarbejdet i udvalgetkoordineres med øvrige samarbejdspartnere i det præhospitale beredskab, herunder alarm- og vagtcentral samt redningsberedskabet*. Sundhedsberedskabs- og præhospitalsudvalget kan desuden nedsætte midlertidige eller permanente arbejdsgrupper og underudvalg, som leverandøren i relevant omfang skal deltage i Sygehuspraktik i forbindelse med ambulanceuddannelser Udbyder koordinerer, i samarbejde med ambulanceleverandøren og skolerne vedrørende redder-uddannelsen, tildelingen af praktikpladser på relevante afdelinger på udbyders eller naboregioners sygehuse Eksterne udstyrsleverandører Udbyder stiller bl.a. kommunikationsudstyr til rådighed for leverandøren, som er forpligtet til at lade dette installere i alle enheder. Leverandøren er forpligtet til at samarbejde med de eksterne parter, der vælges til at levere dette og andet udstyr indkøbt af udbyder. Se afsnit for nærmere beskrivelse af kommunikationsudstyr. 2.6 Krav til opgavens udførelse Lovgivning og standarder Leverandøren er ansvarlig for at udførelsen af opgaven sker i overensstemmelse med den gældende lovgivning på området, samt for at alle relevante standarder for køretøjer, materiel etc. overholdes. Den væsentligste lovgivning er: BEK 977 BEK 702* BEK 135* BEK 510* BEK 138*

18 Kravspecifikation 17 BEK 37* BEK 1222* CIRK 67 LOV 508 Sundhedsloven Beredskabsloven VEJL 9407 De væsentligste standarder er: DS/EN 1789:2007, Ambulancer og ambulanceudstyr (senere benævnt DS/EN 1789) DSF/prEN (forslag), Specifikationer for udstyr til patienthåndtering i ambulancer Del 1: Generelt båre-, løfte- og bæreudstyr (revidering af DS/EN 1865:2000) (senere benævnt DS/EN ) DSF/prEN (forslag), Specifikationer for udstyr til patienthåndtering i ambulancer Del 2: Bårer med elektrisk motor (revidering af DS/EN 1865:2000) (senere benævnt DS/EN ) DS/EN , Redningssystemer Transport af kuvøser Del 1: Grænsefladebetingelser (senere benævnt ) DS/EN , Redningssystemer Transport af kuvøser Del 2: Systemkrav (senere benævnt ) DS/EN , Luftbårne, vandbårne og terrængående ambulancer Del 1: Krav til grænseflader for medicinsk udstyr til kontinuitet af patientpleje (senere benævnt ) DS/EN , Luftbårne, vandbårne og terrængående ambulancer Del 2: Operationelle og tekniske krav til kontinuitet af patientpleje (senere benævnt ) DS/EN ISO 18778, Respirationsudstyr Monitorer til børn under 3 år Særlige krav pren :2007, Medical electrical equipment Part 2-20: Particular requirements for basic safety and essential performance of transport incubators (senere benævnt pren ) Opgavens omfang Leverandøren skal varetage følgende opgaver i udbyders optageområde, jf. Udbuds-Bilag 2: Ambulancekørsel med udstyr og mandskab i henhold til gældende bestemmelser Leverandøren skal tilvejebringe det aftalte antal enheder i den angivne driftstid. Det er leverandørens ansvar at dimensionere antallet af køretøjer og mandskab således, at det aftalte antal enheder kan leveres i den angivne driftstid. Sikring af overenskomstmæssige pauser og arbejdsmiljømæssige forhold for ambulancepersonalet påhviler leverandøren. Enhederne udbydes med en primær geografisk tilknytning, men kan af vagtcentralen frit disponeres over hele. I begrænset omfang vil disponeringen omfatte kørsel udenfor regionens område. Såfremt en enhed varetager en opgave udenfor regionens område, er leverandøren ikke forpligtiget til at stille erstatningskøretøj til rådighed indenfor regionen. Kørsel udenfor regionen medregnes i aktivitetsopgørelsen på samme måde som kørsel indenfor. Den primære geografiske tilknytning består i, at enheden i beredskabstiden* er hjemmehørende på en aftalt geografisk base. Basen er det sted, hvor enheden starter sin driftstid, og er den base, hvor enheden returnerer til efter endt opgaveløsning, såfremt den ikke disponeres til en ny opgave.

19 Kravspecifikation 18 Af hensyn til den samlede ambulancedækning i regionen (eller andre regioner) kan ambulancerne i en begrænset periode stationeres på en anden base eller forkantdisponeres, jf. afsnit Beredskabstyper Der opereres med i alt syv forskellige beredskabstyper, som er beskrevet i nedenstående tabel. Alle beredskabstyper skal være til udbyders rådighed alle dage hele året rundt. Enheder med fastsatte start- og sluttidspunkter starter fra det angivne starttidspunkt. Sluttidspunktet angiver seneste tidspunkt for tildeling af ny opgave. Hvis sluttidspunktet er fastsat til kl , skal enheden udføre en opgave, der er udmeldt kl Beredskabstype Dagsberedskab (driftstid 12 timer pr. enhed) Døgnberedskab (driftstid 24 timer pr. enhed) Lavaktivitetsberedskab* Lægebil dag Beskrivelse af driftstid og placering o Udføres i ambulanceenheder, der opfylder de angivne krav i afsnit 2.12 o Den enkelte enhed vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Disponeres til alle kørselskategorier* o Starttid: mellem 06 og 08 o Sluttid: mellem 18 og 20 o Udføres i ambulanceenheder, der opfylder de angivne krav i afsnit 2.12 o Den enkelte enhed vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Ambulanceenheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Disponeres til alle kørselskategorier o Bemandes hele døgnet o Udføres i ambulanceenheder, der opfylder de angivne krav i afsnit 2.12 o Den enkelte enhed vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Ambulanceenheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige Regioner o Bemandes hele døgnet, men efter kl disponeres enheden kun til kørselskategori A og kørselskategori B (kørsel 1*) o Opgavetid* i tidsrummet forventes at være mindre end 240 minutter (såfremt opgavetiden i et døgn overstiger 240 minutter, honoreres leverandøren med et vederlag, der er en forholdsmæssig andel af det årlige vederlag for ét døgnberedskab med tillæg af 50 %, for dette døgn) o Udføres i lægebiler, der opfylder de angivne krav i afsnit o Den enkelte lægebil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Starttid: 07.30

20 Kravspecifikation 19 Lægebil døgn Akutbil dag Akutbil døgn o Sluttid: o Udføres i lægebiler, der opfylder de angivne krav i afsnit o Den enkelte lægebil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner. o Bemandes døgnet rundt. o Udføres i akutbiler, der opfylder de angivne krav i afsnit o Den enkelte akutbil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner. o Starttid: o Sluttid: o Udføres i akutbiler, der opfylder de angivne krav i afsnit o Den enkelte akutbil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner. o Bemandes døgnet rundt Opgavekategori kørselskategori Den behandlingskrævende kørsel inddeles i følgende tre kørselskategorier, defineret efter hastegrad og eventuelt behov for supplerende indsats: Kørselskategori* A B C Prioriteringsgrad Kategori A* er ambulancekørsel med udrykning (kørsel 1), oftest ledsaget af læge- eller akutbil. Kategori A anvendes ved sygdom eller tilskadekomst, der enten er livstruende eller hurtigt kan udvikle sig til en livstruende tilstand, f.eks. større traumer, hjertestop eller alvorlige luftvejsproblemer. Kategori B* er ambulancekørsel med (kørsel 1) eller uden udrykning (kørsel 2*). Den kan anvendes ved sygdom eller tilskadekomst, der er alvorlig og hastende, men uden en umiddelbar trussel mod liv eller førlighed, f.eks. smertetilstande, opblussen i kendt kronisk sygdom eller større knoglebrud. Kategori C* er som hovedregel ambulancekørsel uden udrykning (kørsel 2), og omfatter andre ambulanceopgaver, f.eks.: o forudbestilte kørsler, hvor der er behov for observation eller fortsættelse af behandling, f.eks. overflytning af patient til andet hospital med henblik på supplerende undersøgelser, eller transport til akut indlæggelse efter ordination af egen læge eller vagtlæge. En del af disse kørsler vil være bestilt minimum dagen før, kørslen skal udføres. o kørsler rekvireret via alarmcentral-112, hvor der ikke er hastende behov for hjælp eller transport. Det kan f.eks. være lettere grad af sygdom, mindre forstuvninger eller brud, hvor egen transport til behandling ikke er mulig eller forsvarlig. o kørsler med ikke-behandlingskrævende patienter rekvireret af udbyders vagtcentral (Kategori D*)